El documento resume las principales escuelas del pensamiento administrativo, incluyendo la escuela empírica, científica, clásica, humano-relacionista, estructuralista, humano-conductista, de decisión y de sistemas. Describe los orígenes y características clave de cada escuela, así como sus principales exponentes como Taylor, Fayol, Mayo, Lewin, McGregor y Simon.

1. ADMINISTRACIÓN LIC. JORGE COSTA RODRIGUEZ INSTITUTO DE FORMACION BANCARIA

2. Etimologia de la Palabra ADMINISTRACION AD : Direccion MINISTER : Subordinacion

3. CARACTERISTICAS DISCIPLINA : Incluye Principios, Conceptos, Teorias, etc. PROCESO : Comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo.

4. 1.- DESARROLLO HISTÓRICO DE LA ADMINISTRACIÓN En el orígen de la administración se afirma que los actos administrativos son universales y tan antiguos como el hombre; y que debido a sus limitaciones físicas, los hombres prehistóricos tuvieron la necesidad de agruparse y cooperar entre sí para poder alcanzar, de manera conjunta, determinados objetivos con mayor eficiencia y economía de acción y recursos. Todo lo anterior requería de la cooperación humana, donde podemos identificar un objetivo común del grupo, una división rudimentaria del trabajo, y por deducción lógica, a ciertas personas que ejercían el liderazgo sobre otras.

5. 2.- LA ADMINISTRACIÓN EN LA ANTIGÜEDAD Desde los orígenes de la humanidad, el trabajo en grupo siempre ha existido y la practica administrativa en las organizaciones creadas, se fue realizando de manera empírica, hasta principios del siglo XX. En general cuando se hace referencia a la administración en la antigüedad es común destacar obras y acontecimientos importantes que se dieron en las antiguas civilizaciones y su relación con aspectos administrativos.

6. Civilización obras o acontecimientos principales referencias administrativas Primitiva Sobrevivir Se dieron procedimientos rudimentarios de administración por la necesidad de agruparse para lograr sus objetivos de alimentación y vestido. Egipcia Las pirámides de Egipto Sorprende la hazaña que represento la realización de estas construcciones en las que trabajaron mas de cien mil personas durante poco mas de 20 años Hebrea El Éxodo (salida de Egipto) Los diez mandamientos Los consejos de Jetró, suegro de Moisés, que implicaron una mejor forma de organización para delegar la autoridad y la toma de decisiones. Conjunto de reglas que servían como guías de conducta individual y organizacional. China Forma de gobernar el imperio Utilización de consejeros o asesores Las recomendaciones de Confucio para mejorar la administración publica. Griega Formas de estructurar el trabajo Motivación La división del trabajo expuesta por Platón en su obra La República La música como factor psicológico que contribuye a lograr mayor eficiencia

7. 3.- LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL La revolución Industrial fue un acontecimiento trascendental en la historia de la humanidad, se caracterizo por la sustitución de la fuerza de trabajo humana por las maquinas. Los primeros inventos fueron la maquina manuales de hilar y maquinas hiladoras impulsadas por fuerza hidráulica Entre las diversas consecuencias importantes de la Revolución Industrial se encuentran: a) * Sustitución de la fuerza de trabajo humana, por la fuerza de las maquinas. b)* Surgimiento y desarrollo de las fábricas. c) * Producción de bienes y servicios en mayor cantidad y variedad. d ) * Desarrollo de los medios de transporte y comunicación. e)* Amplio desarrollo del comercio con otras ciudades y países. f)* Problemática administrativa dentro de las empresas que se fueron creando .

12. TAYLOR identifica seis grupos de actividades básicas que se llevan acabo en las empresas industriales : FUNCIONES TÉCNICAS : R elacionadas con la producción de los bienes . FUNCIONES COMERCIALES : I nvolucran a las operaciones de compra, venta y cambio de productos . FUNCIONES FINANCIERA S: A barcan las operaciones que se efectúan para obtener recursos financieros y la forma de aplicarlos o invertirlos .

13. FUNCIONES DE SEGURIDAD : R elacionadas con la protección de bienes y las personas . FUNCIONES CONTABLES : C omprende la realización de inventarios, registros, balances, costos y estadísticas . FUNCIONES ADMINISTRATIVAS : C onsiste en prever, planificar, organizar, integrar, mandar, y controla.

16. UNIDAD DE DIRECCIÓN : Para la ejecución de un plan o grupo de actividades que tienden al mismo fin, debe haber únicamente un jefe . SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL INTERÉS GENERAL : La subordinación puede lograrse mediante acuerdos justos, equitativos y buen ejemplo de los superiores. REMUNERACIÓN DEL PERSONAL : Debe establecerse un sistema de remuneración económica que sea justo y satisfactorio para el personal y la organización CENTRALIZACIÓN : Encontrar el largo de relación óptima para centralizar o descentralizar la autoridad.

17. JERARQUÍA : La constituyen la serie de jefes, desde e l que ocupa el puesto más alto, hasta el más bajo , formando una cadena escalar , de autoridad y comunicación suficientemente clara , la cual no será obstáculo para estimular la comunicación horizontal cuando sea benéfica para lograr rapidez en las acciones . ORDEN : En este sentido , señala dos conceptos : 1.- Orden material : U n lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar . 2.- Orden social: U n lugar para cada persona y cada persona en su lugar . EQUIDAD : Será el resultado de combinar la bondad y la justicia en el trato con el personal de toda la organización .

20. ESCUELA ESTRUCTURALISTA Se le conoce también como “escuela del sistema social” . El origen de esta escuela se remonta a la aparición de las obras del famoso sociólogo alemán Max Weber, reconocido como el padre de la sociología moderna . 1.- L os estructuralistas examinan la evolución histórica de las sociedades y los tipos de organizaciones económicas, políticas, culturales, etc., establecidas en ella. Señalan diversas repercusiones que originó la Revolución Industrial en las sociedades, entre ellas, la aparición y proliferación de la empresa moderna y concluyen que la sociedad actual esta compuesta por organizaciones, de cuyo funcionamiento efectivo depende la supervivencia de la sociedad .

21. Se le conoce también como “escuela del comportamiento humano”, o “neo-humano realista”, ya que representa un nuevo enfoque de la escuela de relaciones humanas; sin embargo, esta considera una perspectiva mas amplia de el elemento humano dentro de un organismo social. Los Psicólogos sociales son considerados como representantes de esta escuela y aunque se basan en Antecedente de Elton Mayo, se considera como fundador a Kurt Lewin y a Douglas Mcgregor como el principal representante. Lewin dedico su estudio a los pequeños grupos, destaco las ventajas de la participación en grupo de trabajo, sus investigaciones estuvieron basadas en una técnica conocida como “Dinámica de Grupo” esto dio origen a numerosos estudio sobre conducta organizacional. ESCUELA HUMANO-CONDUCTISTA

22. Douglas Mcgregor por su parte publica un libro en 1960 llamado “El aspecto humano de la empresa”, en donde nos muestra dos enfoques, dirección y control, diferentes pero que nos dan la pauta a seguir de cómo debemos administrar . Al primer enfoque denominado “Teoría X” es considerado como tradicionalista ya que esta basado en ideas y practicas administrativas. El segundo por su parte es llamado “Teoría Y” el cual se basa principalmente en la psicología moderna y hace una invitación a los diferentes administradores a que cambien su manera de pensar. Acerca de los métodos de influencia y control el considera que la autoridad no es la forma fundamental de control administrativo, no como lo hacen ver la mayoría de las teorías de la organización, que centran el principio básico de la organización en la autoridad, sino que esta es solo una de las diversas formas de influencia o dominio social, otras pueden ser la coercitiva y la persuasiva . Cabe aclarar que el no esta en contra de la autoridad pero simplemente no la considera como única ya que en casos extremos puede ser causa de problemas.

23. Teoría X Esta considera que los hombres tienen un rechazo natural hacia el trabajo, que solo los mueve la necesidad de satisfacer sus necesidades y que por lo tanto la empresa no les interesa, eluden sus responsabilidades y prefieren ser dirigidos. McGregor no esta de acuerdo con esta teoría ya que piensa que si las personas actúan así, es por la forma de ser dirigidas y tratadas en el trabajo, porque las experiencias vividas les han enseñado a asumir esa conducta . Teoría Y Sus postulados principales son los siguientes: a) El desarrollar esfuerzos físicos y mentales en el trabajo es tan natural como el realizarlos en el juego o descanso.

24. b) Cuando los hombres están profundamente motivados para comprometerse a lograr objetivos, se genera un amplio margen de auto dirección y autocontrol, por lo que no será necesaria tanta influencia de la autoridad. c) La motivación para comprometerse a lograr objetivos está relacionada con las recompensas que se reciban al obtenerlos, que en su conjunto deben satisfacer todos los niveles de necesidades, y culminar con las de realización personal. d) En condiciones adecuadas, las personas se habitúan a desear y aceptar responsabilidades. e) Las personas poseen capacidad para imaginar, descubrir y crear soluciones a los problemas de la organización. f) En las condiciones actuales, la potencialidad de los recursos humanos con que se cuenta, sólo es utilizada parcialmente en las organizaciones.

26. TEORÍA DE SISTEMAS La teoría de sistema es reconocida como el enfoque moderno en el estudio de los organismos sociales. Introducción En un sistema se concibe importante a todos los elementos interrelacionados, formando uno solo que constituye algo más que la simple suma de sus partes. Por ejemplo : el sistema solar, el cuerpo humano, un automóvil, una televisión, una empresa, una escuela, un hospital, etc. Aunque las partes sean importantes, lo que en esencia caracteriza a un sistema son las relaciones entre ellas y los resultados que generan en su conjunto; el resultado del todo es producto de un esfuerzo sinérgico.

27. En todos los sistemas podemos encontrar las características que se mencionan a continuación: 1. Todo sistema abarca varias partes o elementos (subsistemas), o bien, es parte (subsistema) de otro más grande (suprasistema). 2.Todo sistema tiene un fin especifico al cual contribuyen todas sus partes; sus interrelaciones carecerían de sentido sino existiera ese objetivo determinado. 3. Ser complejos, puesto que el simple cambio de una variable en el funcionamiento de cualquiera de sus partes, repercute en las demás. 4. El comportamiento total del sistema depende de cómo funcione su parte interna , y en lo externo de las relaciones que mantenga con su medio ambiente (suprasistema).

28. CUADRO RESUMEN DE LAS CORRIENTES ADMINISTRATIVAS Con el fin de proporcionar una visión de conjunto de las escuelas, teorías o corrientes administrativas, se ha elaborado el siguiente cuadro, que pretende reflejar lo más característico de cada una. Nombre Lo fundamental es Se apoya en Principales representantes o fundadores Empírica La experiencia Estudios de casos Ernest Dale Científica La eficiencia del trabajador Estudio de métodos de trabajo Federick Taylor Clásica Estudios de las funciones administrativas y aplicación de principios Modelos de procesos administrativos y principios de administración Henri Fayol Humano - Relacionista Las relaciones humanas Conocimientos de ciencias de la conducta Elton Mayo Estructuralista La organización como sistema social Estudio de las relaciones internas y externas Máx. Weber Humano - Conductista La adaptación del hombre a la organización. La participación democrática Douglas McGregor De Decisional La toma de decisiones Modelos matemáticos y computadoras Herbert Simon De sistemas Sistemas operables Diseño de modelos de organizaciones Kenneth Boulding

29. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

30. PRIMER ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PREVISION Lic. Jorge Costa Rodriguez

31. DEFINICION “ Cierta anticipacion a los acontecimientos y situaciones futuras reveladas por una investigacion tecnica que nos permita determinar todos los principales cursos de accion o alternativas de decision a traves de los cuales podemos llegar a los objetivos previstos”

32. PARA HACER PREVISION ES NECESARIO : a) Fijar los OBJETIVOS que se persiguen b) Investigar los factores positivos y negativos (VENTAJAS y DESVENTAJAS ) c) Coordinar los distintos medios en diversos CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCION . Elegir algunos como base de nuestros planes

33. PROGRAMAS DE ACCION

34. FUENTES DEL PROGRAMA a) RECURSOS DE LA EMPRESA : Activos b) NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LAS OPERACIONES EN CURSO : Que se esta produciendo actualmente. Con que medios se cuenta y para quienes producimos o brindamos un servicio c) POSIBILIDADES FUTURAS : Los programas estan sujetos a cambios o reajustes en funcion de las coyunturas de la EMPRESA

35. PRINCIPIOS DE LA PREVISION

36. A) PREVISIBILIDAD : Las PREVISIONES deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa,siempre habra RIESGO. Por eso hay que apoyarse en experiencias pasadas, propias, ajenas B) OBJETIVIDAD : Las PREVISIONES deben descansar en hechos OBJETIVOS mas que en opiniones SUBJETIVAS C) MEDICION : Debe apreciarlas CUALITATIVAMENTE Y CUANTITATIVAMENTE o susceptibles de medirse

37. SEGUNDO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION Lic. Jorge Costa Rodriguez

38. DEFINICION Consiste en establecer : 1) La Forma en que actuara la EMPRESA para alcanzar sus objetivos 2) Los MEDIOS necesarios para ello, sean MATERIALES o SOCIALES 3) Las PRIORIDADES de la Empresa, en funcion del TIEMPO y de la IMPORTANCIA

39. EN RESUMEN : “ ES LA SELECCION DE POLITICAS, PROGRAMAS, ESTRATEGIAS Y EL ESTABLECIMIENTO DE LOS MEDIOS O RECURSOS PARA CONSEGUIRLOS ”

40. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION a) Util y ventajosa para el GERENTE b) Ayuda a reducir los COSTOS c) Tiende a eliminar las ACTIVIDADES COSTOSAS, FORTUITAS, INCONSISTENTES y fuera de lugar d) Encausa todos los ESFUERZOS hacia metas comunes e) Permita la EFICIENCIA y evita la IMPROVISACION f) Señala el OBJETIVO y las SECUENCIAS DE OPERACIONES para realizarlo g) Todo PLAN tiende a ser economico, es decir, ahorra tiempo,esfuerzos,recursos h) Todo CONTROL es imposible sino se compara con un PLAN PREVIO, sin planes se trabaja a ciegas

41. CONDICIONES PARA UNA BUENA PLANIFICACION 1.NECESITA INFORMACION 2. BASARSE EN PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA CLARIFICAR LOS OBJETIVOS Y METAS 3. ORGANIZACION PARA LA EJECUCION Y SISTEMAS DE EVALUACION 4. CONTINUIDAD Y OPORTUNIDAD 5. LOS PLANES DEBEN SER SENCILLOS Y FACILES DE COMPRENDER

42. CLASES DE PLANES A) POR SU IMPORTANCIA B) POR SU DURACION C) POR SU AREA FUNCIONAL

43. POR SU IMPORTANCIA : 1. PRIMARIOS o PRINCIPALES : Actividades de la EMPRESA, en su totalidad Sirven de referencia para planes SECUNDARIOS 2. SECUNDARIOS solamente aspectos especificos de la actividad de la EMPRESA

44. POR SU DURACION : * CORTO PLAZO : No cambian las condiciones fundamentales de la EMPRESA ( 1 AÑO ) * MEDIANO PLAZO : Se dan ciertos cambios en la estructura de la EMPRESA, no comprometen sus caracteristicas fundamentales ( 3 A 4 AÑOS ) * LARGO PLAZO : Se dan cambios fundamentales en la estructura de la EMPRESA, se incorporan nuevas actividades ( 5 AÑOS o MAS )

45. POR SU AREA FUNCIONAL : A. PRODUCCION B. COMERCIALIZACION C. FINANCIAMIENTO D. CONTABLES - ESTADISTICOS E. ADMINISTRATIVOS

47. B. PLANES DE COMERCIALIZACION * CANALES DE COMERCIALIZACION * INVESTIGACION DE MERCADOS * MANEJO DE CONSERVACION DE PRODUCTOS * VENTAS * PROMOCION Y PUBLICIDAD

48. C. PLANES FINANCIEROS * CONSECUCION DE FONDOS a) Propias o internas b) Instituciones Bancarias c) Otras * USO o APLICACION DE FONDOS a) Corto Plazo b) Largo Plazo

49. D. PLANES CONTABLES * ESTADOS FINANCIEROS : Perdidas, Excedentes * BALANCE DE SITUACION * BALANCES GENERALES * BALANCES CONSOLIDADOS * REPORTES E INFORMACION PERIODICA * METODOS o SISTEMAS

50. E. PLANES ADMINISTRATIVOS * CONTRATACION DE PERSONAL * PROMOCION DE PERSONAL * CAPACITACION * COMUNICACIONES

51. FASES DE LA PLANIFICACION A. RECOPILACION DE DATOS B. DEFINICION DE POLITICAS Y OBJETIVOS C. FORMULACION DE PLANES D. DIVULGACION DEL PLAN E. SEGUIMIENTO y EVALUACION DEL PLAN

52. CARACTERISTICA DE LOS ELEMENTOS BASICOS DEL PROCESO PARA LA FORMULACION DE UN PLAN

53. 1. OBJETIVOS *Descripcion de los RESULTADOS que deben ser alcanzados y debe reflejar las expectativas globales del TRABAJO, esta en relacion con los recursos de la EMPRESA *Deben ser bien definidos *Hacer planes a CORTO y LARGO PLAZO *Deben ser COMUNICADOS a todos los que intervienen

54. 2. METAS *CUANTIFICACION DE LOS OBJETIVOS *El CUANDO o fijacion de TIEMPO, se emplea la Grafica de GANTT *Si son EMPRESAS comerciales o productivas la fijacion de metas esta referida a las UTILIDADES * Debe ser satisfactoria con respecto a la inversion realizada

55. 3. POLITICAS * GUIAS de pensamiento o REGLAS DE CONDUCTA que contribuyen en la ADOPCION DE DECISIONES * Determinan el RUMBO A SEGUIR frente a ciertos problemas * Hay Politicas Generales, Especificas como Politicas de Ahorro, Produccion, Creditos, Administrativas, etc.

56. 4. LAS ESTRATEGIAS *Son Planes elaborados, de APLICACION ALTERNATIVA a los Programas vigentes, ante las acciones de la ORGANIZACION o EMPRESA *Se produce la REACCION que se conoce como “VARIABLES NO CONTROLABLES”

58. LA PLANEACION Y SUS TECNICAS

59. GRAFICA DE GANTT *Es un instrumento muy util para PROGRAMAR LOS TRABAJOS o PROYECTOS. * Controla la EJECUCION SIMULTANEA de ACTIVIDADES no muy NUMEROSAS * Da una VISION DE CONJUNTO

60. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UNA GRAFICA DE GANTT

61. 1. Determinar el OBJETIVO 2. LISTADO DE ACTIVIDADES importantes 3.Establecer la SECUENCIA DE ACTIVIDADES 4. Para cada actividad definir EL TIEMPO 5. Para cada ACTIVIDAD determine FECHA de ejecucion 6. Fecha de Inicio y Terminacion 7. Graficar el PLAN y paralelamente ver que la EJECUCION se vaya realizando 8. Importante poner en una columna a los RESPONSABLES 9. Los Graficos pueden ser CUALITATIVOS, CUANTITATIVOS, o ambos

62. TERCER ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACION Lic. Jorge Costa Rodriguez

63. DEFINICION “ Es el ESTABLECIMIENTO DE UNA ESTRUCTURA , resultante de la combinacion coordinada de medios HUMANOS Y FISICOS , que permiten llevar a cabo un PLAN ” “ La ORGANIZACION no se refiere a las personas, sino a la DISPOSICION y CORRELACION DE TAREAS ”

64. TIPOS DE ORGANIZACION

65. ORGANIZACION FORMAL “ SISTEMA DE ACTIVIDADES COORDINADAS de un grupo de personas que cooperan en PROCURA DE UNA META COMUN bajo la AUTORIDAD Y EL LIDERAZGO ”

66. LA esencia de la ORGANIZACION FORMAL es un PROPOSITO COMUN y tiene lugar cuando LAS PERSONAS siguen las siguientes NORMAS o REGLAS especificas : A. Se comunican entre si a traves de la COORDINACION B. Estan dispuestas a ACTUAR EN UN GRUPO de personas C. Participan de un PROPOSITO COMUN en persecucion de una META D. AUTORIDAD y LIDERAZGO

67. ORGANIZACION INFORMAL “ Resulta de la ACTIVIDAD PERSONAL CONJUNTA. Sus propositos no son conscientes para el GRUPO, aun cuando posiblemente contribuya a resultados conjuntos” Por Ejemplo : *Personas que caminan por una CALLE *El Grupo de Taller *El Grupo de Ingenieria de Produccion

68. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION A. MEJORAR UTILIZACION DEL PERSONAL B. ECONOMIA DE MATERIALES Y TIEMPO C. EFICIENCIA DE MAQUINAS Y EQUIPOS D.OPTIMO RESULTADOS, CON MINIMOS RECURSOS

69. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION “ Es necesaria la ORGANIZACION, pero no podemos hacer un modelo unico para todos los casos” “ Cada situacion amerita y exige una forma de ORGANIZACION diferente” “ Los principios son CARACTERISTICAS COMUNES en diversas situaciones diferentes”

70. 1. PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION 1. Es IMPOSIBLE aun a mentes privilegiadas ABARCARLO TODO 2. Es necesario DELIMITAR la carga de TRABAJO 3. Esta Subdivision genera la especializacion que se traduce en un trabajo mas eficaz No se debe llegar extremar la subdivision, se llega a una SUPER ESPECIALIZACION, el trabajo se vuelve aburrido

71. 2. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO Tener en cuenta estas TRES FASES : INFORMATIVA .- A la AUTORIDAD sobre las cosas que tiene que conocer. ASESORA .- SUGERENCIAS o CONSEJOS sobre decisiones de la autoridad. SUPERVISORA .- CONTROL de la EJECUCION de las dos precedentes.

72. 3. PRINCIPIO DE AUTORIDAD - RESPONSABILIDAD *Debe precisarse el grado de RESPONSABILIDAD juntamente y en la misma proporcion que la AUTORIDAD *La AUTORIDAD se grafica con una linea de arriba hacia abajo, y se conoce por DELEGACION *La RESPONSABILIDAD se visualiza con una linea de abajo hacia arriba, se ASIGNA y no se DELEGA

73. Este principio es conocido como GRADUAL o JERARQUICO.Se basa en : A. El LIDERAZGO : Forma de actuar de una AUTORIDAD. Jefe es una cosa, lider otra. B. La DELEGACION : Doble responsabilidad Las funciones de este principio son: *Asigna a cada uno TAREAS ESPECIFICAS *Determina el OBJETIVO *Dirige la ACCION *Interpreta REGLAS y LEYES

74. 4.PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE DIRECCION Y CONTROL A cada grado de DELEGACION o autoridad debe establecerse CONTROLES ADECUADOS, asegura la unidad de mando En cuanto a la DIRECCION: Que el GRUPO logre objetivos conforme a los PLANES, es una funcion EJECUTIVA En cuanto al CONTROL: CANTIDAD de personas que un JEFE tiene que manejar en forma EFECTIVA

75. 5. PRINCIPIO DE LA COORDINACION “ Es disposicion ordenada del esfuerzo del grupo para dar UNIDAD DE ACCION con vista a un PROPOSITO COMUN ”

76. Se basa en : LA AUTORIDAD *Derecho a mandar o hacer *La Autoridad se delega *La Responsabilidad se exige *Las Funciones se asignan Se divide en : 1) FORMAL 2) INFORMAL

77. FORMAL : Proviene de la ubicacion en la Organizacion, es una AUTORIDAD IMPUESTA LEGALMENTE INFORMAL : Basado en la Teoria de aceptacion SINDICALISTA

78. ORGANIGRAMA Y MANUALES

79. ORGANIGRAMA “ Representacion GRAFICA de las FUNCIONES JERARQUICAS que existen entre dependencias e individuos pertenecientes a una ORGANIZACION”

80. IMPORTANCIA Sirve para : 1) Proporcionar una imagen Formal de la ORGANIZACIÓN 2) Indicar las JERARQUIAS 3) El conocimiento del personal de su UBICACION y RELACION dentro de la EMPRESA 4) Evitar DUPLICACIONES o LAGUNAS 5) Ayudar al conociniento de la Organizacion

81. METODOLOGIA A) PASOS BASICOS : * RECOPILAR DATOS BASICOS * ANALIZAR LOS DATOS * DISEÑAR EL ORGANIGRAMA

82. B) DEL DISEÑO DEL ORGANIGRAMA : 1) La COLOCACION : *De acuerdo a los niveles Jerarquicos *Los niveles de Direccion Arriba *Luego las unidades Administrativas Mayores *Finalmente las menores 2) Los RECTANGULOS se unen los unos a los otros con lineas rectas de arriba hacia abajo señalando la relacion de dependencia.

83. 3) De otros Tipos de RELACIONES : * Relacion de Asesoria : Se da entre los que proporcionan informacion Tecnica o conocimientos especializados a alguna administrativa. * Relacion de Coordinacion : Interrelaciona las actividades que realizan las diversas unidades de la Organizacion * Relacion con Comites : Se colocan por lo general en el Nivel Superior

84. TIPOS DE ORGANIGRAMA *Con el Gerente, las Unidades Administrativas Mayores, las Asesorias y Comites *De cada Unidad Administrativa Mayor con sus correspondientes SUBDIVISIONES *Con el Gerente, las Unidades Administratrivas Mayores y las Relaciones de Coordinacion

85. CUARTO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO INTEGRACION Lic. Jorge Costa Rodriguez

86. DEFINICION “ INTEGRAR es ARTICULAR los elementos Materiales y Humanos que la Organizacion y la Planeacion señalan como necesarios para el ADECUADO FUNCIONAMIENTO de un Organismo Social” *La Planeacion nos dice “que” y “cuando” *La Organizacion : quienes, donde y como *La Integracion : Llena los cuadros teoricos formados por la Planeacion y la Organizacion

87. IMPORTANCIA A) Primer Paso PRACTICO de la etapa DINAMICA, depende que la “Teoria” tenga eficiencia prevista y planeada B) Es el punto de Contacto entre lo Estatico y lo Dinamico, lo Teorico y lo Practico C) Es una funcion PERMANENTE,porque en forma constante hay que estar integrando la Organizacion

88. 1.PRINCIPIO DE LA INTEGRACION DE LAS PERSONAS A) DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES “ Los hombres que han de desempeñar cualquier funcion dentro de un Organismo Social, deben buscarse siempre bajo el criterio que REUNAN los requisitos minimos para desempeñarla adecuadamente” B) DE LA PROVISION DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS “ Debe proveerse a cada miembro de un Organismo Social, de los Elementos Administrativos necesarios para hacer frente en forma EFICIENTE a las Obligaciones de su PUESTO

89. PRINCIPIO DE LA INTEGRACION DE LAS PERSONAS C) DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA “ El momento en que los ELEMENTOS HUMANOS se INTEGRAN, a una EMPRESA tiene especialisima IMPORTANCIA, y , por lo mismo, debe SER VIGILADO con especial CUIDADO ”

90. 2.PRINCIPIO DE LA INTEGRACION DE LAS COSAS A) DEL CARACTER ADMINISTRATIVO DE ESA INTEGRACION A.1) Simplificacion de Metodos, distribucion de funciones, mantenimiento preventivo,etc. son funciones administrativas A.2) Cambio de Maquinarias, Seleccion de Materiales,etc.

91. PRINCIPIO DE LA INTEGRACION DE LAS COSAS B) DEL ABASTECIMIENTO OPORTUNO C) DE LA INSTALACION Y EL MANTENIMIENTO D) DE LA DELEGACION Y CONTROL: D.1 Centralizacion en Materias Tecnicas puede ser peligrosa por : a) Un hombre no puede conocer todo b) Es imposible Controlar Detalles D.2 A toda Delegacion debe darse un Sistema FIJO y ESTABLE de CONTROL (RESULTADOS)

92. REGLAS Y TECNICAS DE LA INTEGRACION DE LAS PERSONAS

93. DEL RECLUTAMIENTO “ Tiene por objeto hacer de PERSONAS totalmente extrañas a la EMPRESA , CANDIDATOS a ocupar PUESTOS en ella” “ Deben distinguirse dos aspectos: LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO y los MEDIOS DE RECLUTAMIENTO

94. 1. FUENTES DE ABASTECIMIENTO *La misma EMPRESA *INSTITUCIONES EDUCATIVAS *AGENCIAS DE COLOCACIONES *PERSONAL RECOMENDADO por los actuales trabajadores * “LA PUERTA DE LA CALLE”, personas atraidos por el prestigio de la EMPRESA

95. 2. MEDIOS DE RECLUTAMIENTO “ Pueden dar o quitar valor al personal que proporciona una fuente determinada” 2.1 Asi una REQUISICION adecuada en la misma empresa, puede hacer que no se produzcan malos efectos 2.2 Solicitud Escrita a otra Empresa, obtengamos mayor precision 2.3 Empleo de la PRENSA, RADIO, TELEVISION,etc. no es aconsejable

99. QUINTO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION Lic. Jorge Costa Rodriguez

100. ETIMOLOGIA Y DEFINICION “ La palabra DIRECCION, viene del verbo DIRIGERE se forma del prefijo “di”, intensivo, y “regere”: regir, gobernar” “ Direccion es el elemento administrativo en el que se logra la REALIZACION efectiva de todo lo planeado, por medio de la Autoridad del Administrador”

101. OTRAS DEFINICIONES “ Funcion EJECUTIVA de guiar y vigilar a los SUBORDDINADOS” KOONTS y O’DONELL “ Consiste para cada jefe, en obtener los Maximos Resultados de los elementos que componen su unidad, en interes de la Empresa” FAYOL

102. IMPORTANCIA 1, EN RELACION CON LOS DEMAS ELEMENTOS “ La Direccion es la parte ESENCIAL y CENTRAL de la Administracion, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demas elementos” 2. EN RAZON DE SU CARACTER “ Es el mas REAL y HUMANO, aqui tenemos que ver en todos los casos con HOMBRES CONCRETOS”

104. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

105. COORDINACION DE INTERESES “ El logro del FIN COMUN se hara mas facil, cuanto mejor se logre coordinar INTERESES DEL GRUPO y aun los INDIVIDUALES, de quienes participan en la busqueda de aquel” “ El gran RETO del ADMINISTRADOR radica en lograr que TODOS persigan el INTERES COMUN, sobre la base de ver que de esa manera obtienen mejor sus fines particulares”

106. PERSONALIDAD DE MANDO “ La AUTORIDAD en una empresa debe ejercerse, mas como producto de una necesidad de toda la EMPRESA, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda” “ Una ORDEN surge de dos cosas: DE LA SITUACION que la exige o reclama y de la AUTORIDAD DEL JEFE, en el sentido, que se siente obligado a resolverla”

107. VIA JERARQUICA “ Al TRANSMITIRSE una ORDEN, deben seguirse los CONDUCTOS previamente establecidos y JAMAS saltarlos sin razon y nunca en forma constante” “ Cuando CIRCUNSTANCIAS especiales y extraordinarias exijan que un Jefe superior de ORDENES DIRECTAMENTE sin pasarla a traves de los jefes intermedios, debe explicarse la razon y comunicar de inmediato a los Jefes Intermedios, para evitar duplicidad del mando”

108. RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS “ Debe procurarse que LOS CONFLICTOS que aparezcan SE RESUELVAN LO MAS PRONTO que sea posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes”

109. APROVECHAMIENTO DE LOS CONFLICTOS A) Por DOMINACION : Cuando una de las partes en conflicto obtiene todo lo que deseaba, la otra pierde B) Por COMPROMISO o CONCILIACION: Cuando ambas partes solucionan su conflicto, cediendo cada una, parte de sus pretensiones C) Por INTEGRACION o COORDINACION: Cuando ambas partes logran realizar integramente sus pretensiones, aparentemente Antagonicas o irreductibles, a base de un replanteamiento del problema

110. TIPOS DE DIRECCION

112. TIPOS DE GERENTES

115. ATRIBUTOS Y CUALIDADES DEL GERENTE

117. SEXTO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL Lic. Jorge Costa Rodriguez

118. DEFINICION “ Es la MEDICION de los RESULTADOS Actuales y Pasados, en relacion con los esperados, ya sea TOTAL o PARCIALMENTE, con el fin de CORREGIR, MEJORAR y FORMULAR NUEVOS PLANES”

119. IMPORTANCIA A) Cierra el ciclo de la ADMINISTRACION, de hecho los controles son a la vez medios de prevision B) Se da en todas las demas FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

121. PRINCIPIOS 1) DEL CARACTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL, es necesario distinguir las operaciones de las funciones.LAS FUNCIONES son de caracter Admnistrativo, LAS OPERACIONES son de caracter Tecnico 2) DE LOS ESTANDARES, el control es imposible sino existen ESTANDARES de alguna manera prefijados, y sera tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos ESTANDARES

122. 3) DEL CARACTER MEDIAL, un CONTROL solo debera USARSE si el Trabajo, Gasto, etc. que impone, se JUSTIFICA ante los BENEFICIOS que de el se esperan. 4) DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION, el CONTROL administrativo es mucho mas EFICAZ y RAPIDO cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, antes que en los resultados que se obtuvieron como se habia planeado.

123. PROCESO “ Hay que DISTINGUIR, ante todo, los PASOS o ETAPAS de todo control : 1. Establecimiento de los Medios de Control 2. Operaciones de Recoleccion y Concentracion de Datos 3. Interpretacion y Valoracion de los Resultados 4. Utilizacion de los mismos Resultados ************ 1 y 4 Son del Administrador 2 Del Tecnico 3 Administrador con la ayuda del Tecnico

124. REGLAS 1.- Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo, hay que escoger los que puedan considerarse como ESTRATEGICOS 2.- Los Sistemas de Control deben reflejar, en lo posible la estructura de la Empresa 2.1 La Organizacion es la expresion de los PLANES, y a la vez un MEDIO DE CONTROL 2.2 Los Controles Pierden Eficacia

125. 3.- Al establecer los CONTROLES, hay que tener en cuenta su Naturaleza y la Funcion Controlada 4.- Los Controles deben ser FLEXIBLE 5.- Los Controles deben reportar rapidamente las DESVIACIONES 6.- Los Controles deben ser CLAROS para todos aquellos que de alguna manera han de usarlos 7.- Los Controles deben llegar lo mas concentrados a los Altos Niveles que los han de utilizar 8.- Los Controles deben conducir por si mismos a la ACCION CORRECTIVA

126. CLASIFICACION DE LOS MEDIOS DE CONTROL

128. CONTROLES EN PRODUCCION *INVENTARIOS *OPERACIONES PRODUCTIVAS *DE CALIDAD *DE TIEMPOS Y METODOS *DE DESPERDICIOS *DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACION

129. CONTROLES CONTABLES Y FINANCIEROS *LOS ESTADOS FINANCIEROS *SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS *AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA *CONTROL DE DEPRECIACIONES Y ADICIONES *CONTROL EFECTIVO DE CAJA *CONTROL DE COSTOS Y UTILIDADES *CONTROL DE RECUPERACION DE INVERSIONES *CONTROL DE ACCIONES, OBLIGACIONES Y VALORES EN GENERAL

130. CONTROL DE LA CALIDAD DE LA ADMINISTRACION “ CONSTITUYEN LO ESTUDIADO EN CADA UNO DE LOS ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS ANALIZADOS EN EL CURSO ”

131. PIONEROS DE LA ESCUELA DE LA CALIDAD TOTAL: 1.-EDWARD DEMING 2.-PHILLIPS CROSBY 3.-KAOURU ISHIKAWA 4.-JOSEPH M.JURAN

141. TRILOGIA DE JURAN 1.- Planeación de calidad.-Se puede generalizar en una serie universal de pasos de entrada-salida, llamado mapa de la planeación de la calidad. 3.-Mejoramiento de la calidad.- Incluye realizar todas las mejoras, proyecto a proyecto . 2.- Control de calidad.- Verificar las actividades de operaciones que se realizan

142. 6.- DEFINICIÓN DE EMPRESA Y SU C LASIFICACIÓN ANTECEDENTES La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución de compensación. En toda empresa el factor humano es muy importante . La administración e s fundament al para lograr los intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Con base en el análisis anterior , es posible definir la empresa como un: Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

143. CLASIFICACION 1. Industriales 2. Comerciales 3 . Servicio

144. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. La industrias les , a su vez, son susceptibles de clasificarse en: 1.- INDUSTRIALES E xtractivas. Manufacturera E . producen bienes de consumo final . E . producen bienes de producción Agropecuarias

145. E XTRACTIVAS. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, y a sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

146. E . producen bienes de consumo final . E . producen bienes de producción MANUFACTURERA Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, que pueden ser de dos tipos:

147. EMPRESAS QUE PRODUCEN BIENES DE CONSUMO FINAL Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor: estos pueden ser: duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Verbigracia: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos, etc.

148. EMPRESAS QUE PRODUCEN BIENES DE PRODUCCIÓN Est as empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de industrias son las productoras de: papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc.

149. Como su nombre lo indica, su función es la explotación de la Agricultura y la Ganadería. AGROPECUARIAS.

150. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra-venta de productos terminados pueden clasificarse en: Mayoristas. Minorista o Detallista. Comisionista. COMERCIALES

151. Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Las empresas de servicio pueden clasificarse en: A. Transporte B. Turismo. C. Instituciones financieras. D. Servicios públicos varios: Comunicaciones.  Energía.  Agua E. S ervicios Privados varios:  Asesorías.  Diversos servicios contables, jurídicos, administrativos.  Promoción y venta  Agencias de publicidad. F. Educación. G. Salubridad (hospitales). H. Finanzas, seguros. SERVICIO

152. ORIGEN DEL CAPITA L 1. - Públicas. En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social; 2. - Privadas. Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa.

153. PÚBLICAS . · CENTRALIZADAS. Cuando los organismos de la empresa se integran en una jerarquía que encabeza directamente el presidente de la república, con el objeto de unificar las decisiones, el mando y la ejecución. Las Secretarías de Estado caen dentro de esta clasificación. · DESCONCENTRADAS . Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitadas, que manejan su autonomía y su presupuesto, pero sin que deje de existir el nexo de jerarquía. Ejemplo: INDECOPI. · DESCENTRALIZADAS . En las que se desarrollan actividades que competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de personalidad, patrimonio y régimen jurídico propios. Ejemplo: SEDAPAL

154. · ESTATALES . Pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de sociedad privada, tienen personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad económica y se someten alternativamente al Desarrollo Público y al Derecho Privado. Ejemplo : ENAPU · MIXTAS O PARAESTATALES. En estas existen la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes o servicio. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario, tanto del capital como los servicios de la empresa.

155. Magnitud de la empresa Unos de los criterios mas utilizados para la clasificación de la empresa es este, en el que, de acuerdo con el tamaño de la empresa se establece que puede ser pequeña, mediana o grande . Existen múltiples criterios para hacerlo, pero, solo se veremos los más usuales: 1. FINANCIERO. El tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital . 2. PERSONAL OCUPADO. Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran menos de 250 empleados; una mediana, aquella que tiene entre 250 y 1000 trabajadores; y una grande es aquélla que se compone de mas 1000 empleados.

156. 3. PRODUCCIÓN. Este criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinación que existe en el proceso de producción. 4. VENTAS. Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. 5. CRITERIO DE TAMAÑO DE EMPRESA. Una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro. La empresa chica es la de menor importancia dentro de su ramo, y la mediana es aquella en la que existe una interpolación entre la grande y la pequeña.

157. 7.- AREAS DE ACTIVIDAD ( FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA ) Las áreas de actividad, comprenden funciones y labores homogéneas; las más usuales, y comunes a toda empresa son; : i.- I.- Producción II.- Mercadotecnia III.- Recursos Humanos IV.- Finanzas. La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional especifica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales.