Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise
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Au cours de son déploiement, à la fin de l’année 2013, le nouvel intranet de La Capitale a été optimisé pour devenir un environnement technologique et communicationnel performant. En plus d’être le point d’accès central à l’information d’entreprise, le réseau ouvre la voie à une nouvelle culture en matière de communication et de collaboration dans les différentes entités de l’organisation. Depuis, des gains opérationnels sont régulièrement observés. - Quelles conditions gagnantes vous permettront de réussir l’optimisation de votre intranet au moment de son implantation ? - Comment organiser le contenu, encadrer les émetteurs et faciliter la publication ? - Comment gérer les utilisateurs ? - Quelles sont les principales difficultés rencontrées et comment les surmonter ? - Comment gérer le changement ? - Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise ?
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- 1. Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives
- 3. … changement de culture
- 4. Mission possible! Opérationnel en quelques mois seulement Relation harmonieuse avec les TI 3000 utilisateurs (employés et partenaires d’une dizaine de secteurs d’affaires) Gains rapides en efficience Collaboration entre les employés
- 5. En coulisse 5 conditions gagnantes 3 volets d’un intranet collaboratif Surmonter les difficultés Valeur pour l’entreprise
- 6. L’intranet en un coup d’oeil Publier Cibler Publier Cibler Consulter Filtrer Chercher Consulter Filtrer Chercher CommenterPartagerApprécier CommenterPartagerApprécier
- 7. Une seule chose à retenir Plus qu’un changement de plateforme Changement de la façon dont on travaille Nouvelle culture de communication et de collaboration Travailler mieux ensemble!
- 9. 1. Faire équipe avec la direction
- 10. 2. Questionner la confidentialité Confidentialité Il y a des cas où il doit y en avoir Complexité des permissions Transparence Meilleure connaissance des secteurs Diffusion plus simple
- 11. 3. Être prêt au changement
- 12. 4. Rassurer les secteurs
- 13. 5. Établir vos besoins Conclusion : choix d’un progiciel (Jive)
- 14. 3 volets d’un intranet collaboratif
- 16. La publication de contenu : centraliser ou décentraliser?
- 17. Les présidents le font aussi!
- 18. Communication rapide de la part des ressources humaines Avis d’ébullition de l’eau et distribution de bouteilles Rétroaction d’employés Situation de crise – «Eau» secours!
- 23. Des gains considérables! Perte de 5 minutes par visite, anciennement 6 mois6 mois 11 600 visites avaient pour but de trouver le mot de passe
- 25. Collaborer sur un document
- 27. Participer à des emplacements
- 29. Humaniser les rôles et les relations
- 31. Résistance au changement J’ai pas le temps d’aller dans Agora. Il y a trop d’information, je ne m’y retrouve pas et je manque des nouvelles. Je n’aime pas les réseaux sociaux Je ne sais pas comment rechercher sans menu. C’est fait pour les jeunes. Où est mon répertoire?
- 32. Relativisez… et continuez! 100% des employés ont réussi à s’inscrire au party de Noël. Le menu de la cafétéria est le document le plus consulté chaque semaine.Le bingo du président pour amasser des fonds pour Centraide s’est comblé en 2 heures… Les billets à rabais pour le Festival d’été de Québec se sont envolés en quelques minutes. Le serveur a planté lorsque les employés sont allés massivement voir les photos d’un événement.
- 33. Tenir compte du niveau d’habileté Peu de connaissance sur comment chercher sur Internet Méconnaissance des fonctionnalités des navigateurs + Nouvelles fonctionnalités (abonnement, partage, etc.) Guides pratiques sur chacune des fonctionnalités (placer sa photo, etc.) Le secret : accompagner!
- 34. Idées pour faciliter le changement Plan de communication de chaque étape d’implantation Facilitateurs dans chacun des secteurs Formation en ligne Espace de soutien « live » aux utilisateurs Feuillet des premiers pas avec Agora Concours : ex. retrouvez dans l’Agora... tel document Kiosques Accompagnement sur mesure lors de projets sectoriels Soutien un à un
- 35. Le déclic!
- 36. Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise? Gains en efficacité des communications Savoir ce qui préoccupe les employés Meilleure connaissance entre les secteurs Gains opérationnels Minimiser les coûts de développement TI Culture de collaboration Mobilisation
- 37. La plus grande valeur de votre Travailler mieux ensemble
- 38. /jacinthecroisetiere @jacintaka /riomarti @riomarti Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives
Notes de l'éditeur
- JC Modernisation image de marque Image à l’interne fidèle à l’image externe Climat négatif envers l’agora Désuet : design, classement information Communication unidirectionnelle Administrer l’Agora, formation de 2 jours Évolution difficile de la plateforme
- JC
- JC
- Martine
- Martine 5 éléments au cœur de la transformation Tout au long de la présentation À chaque étape, il faut avoir à l’esprit ces 5 éléments
- Martine
- JC Sera aidant de s’assurer que la table est mise avant de débuter
- JC S’assurer que ça vient d’en haut Qu’ils sont au courant de vos travaux Font redescendre cette orientation dans leurs secteurs Communication claire et concertée que l’Agora est l’outil officiel de communication interne Donne de la légitimité aux actions
- Évitez-vous de la complexité: Ancien: tendance à bloquer de l’information au nom de la pertinence pour un groupe d’individu Amène énormément de complexité de permissions * L’entreprise qui tentait de faire des groupes, mais il y a trop de spécificités En réalité,m ce n’est pas confidentiel, pas d’enjeu Il y a des cas de confidentialité, mais exception Décloisonnement, valeur de l’entreprise Un gros changement à l’approche
- JC Être convaincus du changement à faire, y croire Car il y aura des embuches à surmonter Équipe solide et présente de gestion de changement Avoir des ressources attitrées à ce projet (à adapter selon la situation de l’entreprise) Trop gros comme changement pour rouler tout seul Mentalité prête au changement Périodes où ce n’est pas bonsmoment
- JC Par rapport à ce qui va se passer Le travail attendu de leur part Informer les gestionnaires de ces personnes Ce n’est pas un Facebook ou un site de partage de recettes ou un kijiji : gamification Bien communiquer les étapes du projet Segmenter par étapes
- JC D’abord élaborer les critères et objectifs et les priorités Selon les enjeux de votre entreprise Partir des besoins pour touver une solution Plusieurs secteurs peuvent avoir des critères (ex. sécurité) Dans notre cas, nous avons opté pour l’implantation d’un progiciel
- Martine Façon dont l’intranet «vit» au quotidien, en 3 volets Interreliés entre eux Force de l’outil Volet #1: la communication
- Page d’accueil d’un employé : nouvelles «nationales» Tour de la page: nouvelles «régionales» *Change la façon dont les gens s’informent* + Ancien: 1 endroit: traité également, sans hiérarchie. L’entreprise Maintenant: buffet de nouvelles, une partie est poussée, l’utilisateur a l’opportunité de lui-même d’aller chercher et organiser ce qui est pertinent pour lui. Se responsabiliser à aller s’informer
- Martine Demande changement auprès de ceux qui vont publier du contenu (émetteurs) Accompagner les gens vers une publication plus directe, plus rapide Encourager les gens, se faire confiance! En cas d'erreur, possible de modifier Toujours penser à l’utilisateur apprendre à accepter les commentaires et à y donner suite
- Martine Adhésion haute direction Impact au niveau de la communication et du taux de lecture pour les nouvelles Exemple de constance Relation de proximité de répondre aux commentaires
- Martine
- Martine
- MArtine
- Martine Recherche est efficace pour trouver mais les gens sont aussi habitués d’avoir des pages de carrefour où l’information est exposée Test utilisateurs
- JC
- JC Refaire le calcul, au cas!!
- Martine
- Martine Plusieurs niveaux Différentes actions possibles quand on parle de collaboration Gestion des versions Ex. Au lieu de s’envoyer tous des versions par courriel, on se retrouve que plusieurs versions dans les ordinateurs personnels, une personne doit rassembler tout ensemble = perte de temps
- Martine Outil de messagerie inclus et permet les communications Dans certains cas de collaboration, juste par la notification, cela libère la personne d’écrire à tous que la version a été modifiée.
- Groupe de collaboration : Projets Comités Directions Regrouper et organiser des contenus autour d’un même sujet au même endroit Partagé à l’intérieur d’un même document ou entre plusieurs secteurs de l’entreprise Plus facile à gérer un groupe de document de cette façon que sur un serveur
- Martine Pas toujours une personne avec un «titre» qui peut répondre, d’autres utilisateurs qui expérimentent peuvent aussi connaître la réponse Entraide entre les employés Ex. Soutien Agora 1 réponse publique répond à plusieurs personnes en même temps
- Martine Avec les photos de profil, on comprend mieux avec qui on travaille Communications par courriel et on ne sait pas quand on le croise à la cafétéria Organigramme nous permet de savoir les collaborateurs, le supérieur, etc. si on a à joindre la personne.
- JC Pas sans heurts
- JC et Martine Lecture de chacune des bulles On a constaté que ce n’est pas pour les jeunes ou les vieux Nouvelle responsabilité quant aux nouvelles ça ne plait pas à tous, ça brise les vieilles habitudes
- JC Défi d’être pertinent Et réaliste quant à sa publication: Il ne pourra pas avoir un taux de lecture fracassant sur certaines nouvelles et c’est normal!
- JC Ne rien prendre pour acquis Les gens ne savent pas copier-coller Même si le profil de vos employés est jeune Nouvelles fonctionnalités = nouveau vocabulaire propre à l’outil, complexifie les apprentissages
- Martine Série de mesures et activités et stratégies pour faciliter l’adhésion Idées pour vous
- Martine Selon expérience: un déclic se produit quand les gens réalisent l’apport dans leur travail pour leur faire sauver du temps Peut paraître plus compliqué que ce que c’est en réalité
- Jacinthe 1 –gestion de crise, recherche du mot de passe 2- sttatisiques collaboration humaine, facilite au lieu de dupliquer des vesiosn de travail Sentiment d’appartenance
- JC