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Qué significa Planear                                                                       Mejora Continua• Plasmar en un...
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La rama negativa de no planificar y el círculo vicioso                                                                    ...
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Pasos para planear                                                                        Mejora Continua• Verbalizar el p...
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El ciclo PHCA                                                                         Mejora ContinuaPlanificar Hacer Cont...
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Conclusión                                                                        Mejora Continua• Debemos planificar lo m...
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Planificar vs improvisar

  1. 1. Mejora ContinuaPlanificar vs. Improvisar Si fallas en planear, entonces estás planeando fallar © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados 1
  2. 2. Cuáles son los problemas de losproyectos Mejora Continua• Toman más tiempo de lo planificado• Cuestan más de lo necesario• Rinden menos beneficios que lo esperado 2 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  3. 3. Qué significa Planear Mejora Continua• Plasmar en un documento la mejor forma que conocemos para lograr un objetivo en el futuro• Un plan es solo tan bueno como el conocimiento y la experiencia de los planificadores, en el tema inherente al proyecto• La habilidad sistemática de planear también influye en el plan• Planificar no excluye la improvisación, en algunos proyectos con alto nivel de incertidumbre, no hay forma de planear todo por anticipado, en ese momento, la habilidad de improvisación es apreciada 3 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  4. 4. El conflicto Mejora Continua Continuidad Construir redes en la de proyecto operación detalladasSer ungerenteexitoso Aprovechar el No construir tiempo al redes máximo 4 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  5. 5. El conflicto Mejora Continua• Los proyectos son importantes para la Cía• Somos juzgados por el cumplimiento de los objetivos Continuidad en los proyectos Ser un gerente exitoso Aprovechar el tiempo al• Mi tiempo es muy escaso máximo• Las labores del día a día consumen gran parte de mi tiempo 5 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  6. 6. El conflicto Mejora Continua • Hay recursos que toma tiempo conseguir • El plan puede estar claro para algunos, pero el resto del equipo no lo conoce • Si no podemos detallarlo, ¿cómo pretendemos hacerlo? • La mayoría de actividades son dependientes, omitir esas dependencias produce errores en las estimaciones de tiempo y presupuesto Continuidad Construir redes en la de proyecto operación detalladas 6 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  7. 7. El conflicto Mejora Continua Aprovechar el No construir tiempo al redes máximo • Es más productivo ejecutar que planear • De cualquier forma no conozco con certeza que es lo que se tiene que hacer en el proyectos • Una cucharada de acción vale más que una tonelada de planificación 7 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  8. 8. La rama negativa de no planificar y el círculo vicioso Mejora Continua Gastamos tiempo considerable apagando incendios El tiempo de Los gerentes de Proyectos la mayoría de constantemente tienen que gerentes es apagar incendios corregir escaso errores, luchar por recursos que no están disponibles Cuando hay que hacer Los participantes del proyecto no saben una tarea de un proyecto cuando van a tener que hacer sus tareas los recursos seguramente y la calidad (especificaciones)con la que están comprometidos en deben hacer el trabajo otras cosasEn la mayoría de proyectos Cuando no se cuenta con un No construimosparticipan varias personas / plan, los miembros deldepartamentos que tienen otras equipo no saben que tienen las redes deresponsabilidad y obligaciones que hacer ni cuando ni como 8 proyectos © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  9. 9. El supuesto errado Mejora ContinuaPlanificar quita tiempoPara hacer buenos planes hay que invertir algo detiempo, esa inversión se traducirá en:• Un gran ahorro de tiempo en el futuro• Mayor continuidad en la operación – proyectos que se terminan en menos tiempo• Considerables ahorros de gastos• Mayor cumplimiento de especificaciones 9 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  10. 10. Hay que remover algunosobstáculos para planear Mejora Continua Supuestos:Falta de - Planear quita tiempo y no lo ahorra en la ejecucióntiempo - Reunirse a pensar puede ser molesto,No nos especialmente si no hay garantía de losgusta resultados (la gente ignora los beneficios deplanear planear)La gente - Cuando la gente no conoce algo, con frecuenciaresiste lo despreciarlo es un mecanismo de defensaque noconoce 10 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  11. 11. Hay que remover algunosobstáculos para planear Mejora Continua Unas horas de planificación pueden ahorrarFalta de muchas horas de trabajo y paras en la ejecución también la calidad del entregable puede mejorartiempo considerablemente Hay eventos-proyectos que nos encanta planearNo nosgustaplanearLa gente Conseguir el tiempo para enseñar y luego laresiste lo oportunidad de practicar preferiblemento con algún proyecto realque noconoce 11 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  12. 12. Pasos para planear Mejora Continua• Verbalizar el problema que queremos resolver o el objetivo que queremos conseguir• Cómo vamos a verificar que conseguimos el objetivo• Identificar los componentes principales (entregables) del proyecto (Cualitativo y/o Cuantitativo, Límites)• Identificar los Objetivos Intermedios que hay que conseguir para lograr el proyecto. Algunos OI sirven de hitos para tener una idea del progreso• Deducir las tareas necesarias para conseguir los OI• Identificar la habilidad necesaria de los recursos para tales tareas 12 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  13. 13. Más sobre planificación Mejora ContinuaEl plan puede estar claro en la mente de su promotorpero hay una necesidad importante; de que algunos,por no decir todos los participantes entiendancuales son los objetivos que el proyecto debelograr. La coordinación de actividades también esimportante para garantizar el flujo del proyecto, sinque hayan actividades que comienzan demasiadopronto, consumiendo el presupuesto y deteriorando elROI. Otra razón para no comenzar demasiado prontoes correr menos riesgo de cambio deespecificaciones.En algunos proyectos el análisis de riesgos esimportante para tomar acciones preventivas y mitigarel impacto. 13 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  14. 14. Más sobre planificación Mejora Continua• Esfuerzate en la práctica para que no sangres en la batalla• Los 5 pasos del arte de la guerra SUN TZU 1. Estudio de las características del terreno 2. Decisión sobre el PLAN de la campaña 3. Calculo de los efectivos humanos 4. Sopesar las probabilidades (riesgos) 5. Deliberación sobre la victoria 14 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  15. 15. La administración científica Mejora Continua• Una de las mayores contribuciones es el ciclo de PHCA Planificar Actuar Hacer Controlar 15 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  16. 16. El ciclo PHCA Mejora ContinuaPlanificar Hacer Controlar Actuar• Permite corregir errores cuando se producen• Aprender de los errores• Utilizar plantillas para situaciones repetitivas• Mejoramiento continuo 16 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  17. 17. ¿Y la improvisación? Mejora Continua• Ninguna estrategia sale intacta del contacto con el enemigo [Sun Tzu]• Debemos ser fuertes, flexibles, rápidos, creativos para que en caso de que la realidad no se desenvuelva como lo planeamos, podamos tomar alternativas para lograr al objetivo a pesar de todo.• Muchas veces se pierde de vista el objetivo y nos concentramos en la actividad, desviandonos de la ruta• Comienza con el fin en mente [Covey] 17 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  18. 18. ¿Y la improvisación? Mejora Continua• Una acción vale más que mil palabras• La planificación es acción• Nuestra habilidad tiene que llevarnos a planificar de manera enfocada y con la continuidad para contar con el plan lo más rápido posible• La buena planificación Garantiza mayor continuidad en la ejecución, mejor calidad, mejor coordinación, etc.• Mejor uso de recursos humanos, materiales y económicos 18 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados
  19. 19. Conclusión Mejora Continua• Debemos planificar lo mejor que podamos, sin escatimar esfuerzos, esa cultura es vital dentro de nuestra organización. La improvisación es una alternativa a la que recurriremos cuando los proyectos no se desenvuelvan como lo esperabamos• La improvisación por sí sola no puede ganar de ninguna manera el caso contra la planificación.• Si es un buen improvisador, canalice mejor su energía y su inteligencia planificando mas, verá que la ejecución se simplifica y su productividad se incrementa. 19 © `2011 www.mejoracontinua.biz Derechos Reservados

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