PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 1 de 6
COPIA CONTROLADA
Elaboró: Gere...
PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 2 de 6
COPIA CONTROLADA
4. TÉRMINOS Y...
PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 3 de 6
COPIA CONTROLADA
Nº ACTIVIDAD ...
PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 4 de 6
COPIA CONTROLADA
Nº ACTIVIDAD ...
PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 5 de 6
COPIA CONTROLADA
Nº ACTIVIDAD ...
PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
Página 6 de 6
COPIA CONTROLADA
No.
VERSIÓN
I...
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

2 de-p-004 procedimiento para la revision por la direccion

1.510 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Educación
0 comentarios
1 recomendación
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
1.510
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
7
Acciones
Compartido
0
Descargas
33
Comentarios
0
Recomendaciones
1
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

2 de-p-004 procedimiento para la revision por la direccion

  1. 1. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 1 de 6 COPIA CONTROLADA Elaboró: Gerente de Calidad Revisó: Representante de Calidad Aprobó: Comité de Calidad Firma: Firma: Firma: Fecha: 2008-07-01 Fecha: 2008-07-01 Fecha: 2008-07-17 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisión por la Dirección, de tal forma que permita evaluar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad continuas del Sistema de Gestión Integral. 2. ALCANCE Este procedimiento Inicial con la convocatoria a la reunión y termina con el plan de mejoramiento Institucional. Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión Integral. 3. RESPONSABLES Son responsables de velar por la aplicación de este documento; el Gerente de Calidad y el Representante de Calidad.
  2. 2. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 2 de 6 COPIA CONTROLADA 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Adecuación: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos. Conveniencia: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.  Los responsables de los procesos, deben asegurarse de realizar los informes para la revisión por la dirección de manera adecuada para su presentación y registro en el acta de la reunión del Consejo de Gobierno.  Antes de cualquier revisión por la dirección, la Administración debe haber realizado las Encuestas de Satisfacción y las Auditorías Internas de Calidad, con el fin de lograr mayor impacto en el mejoramiento continuo.  El Representante de Calidad debe asegurarse de diligenciar el Acta de la Revisión por la Dirección acorde a las indicaciones del formato diseñado. Ver Anexo No.2.  Después de realizada la Revisión por la Dirección, el Gerente de Calidad debe asegurarse de diseñar el Plan de Mejoramiento Institucional de la Administración. 6. CONTENIDO Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO
  3. 3. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 3 de 6 COPIA CONTROLADA Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO 01 Convocatoria a la Revisión por la Dirección. Programan con un mes de anticipación, de manera concertada con el Consejo de Gobierno, la revisión al Sistema de Gestión Integral, y se aseguran de enviar la convocatoria a cada Secretario de Despacho y Jefes de Oficina, como responsables de procesos, para que recopilen la información requerida en la Revisión por la Dirección. Formato DE-F-008 convocatoria a la revisión por la dirección. Alcalde y Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) 1 mes antes de la Auditoría del Ente Certificador 02 Recolección de la Información de Entrada. Recopilan la información relacionada con sus procesos de acuerdo con lo descrito en la convocatoria realizada por el Alcalde y el Gerente de Calidad. Y para ello, deben efectuar los informes de manera adecuada para su presentación, adjuntando las tablas y gráficas que permitan el análisis eficaz de la información en la durante la reunión. Responsables de Procesos Inmediatament e 03 Desarrollo de la Revisión por la Dirección. Una vez el Alcalde y el Gerente de Calidad den la apertura a la Revisión por la Dirección, el Representante de Calidad coordina la reunión de acuerdo al orden del día y solicita a cada responsable la presentación de los informes de la gestión de sus procesos, según lo solicitado en la convocatoria. Durante del desarrollo de la reunión, el Representante de Calidad toma los apuntes necesarios para la posterior elaboración del Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F- 009), incluyendo el análisis de cada ítem de la información presentada, así como, todas las decisiones y acciones acordadas, y debe asegurarse de designar los responsables para la implementación de los compromisos descritos en la reunión, para la posterior elaboración del plan de mejoramiento institucional. Esta acta debe tener anexos todos los informes de cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina presentados en la revisión. Nota: En la revisión por la dirección se deben incluir aquellos informes de los entes de control y recomendaciones de mejoramiento. Alcalde, Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) y Profesional Universitaria (Representante de Calidad) Según el Orden del Día de la Reunión
  4. 4. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 4 de 6 COPIA CONTROLADA Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO 04 Conclusiones de la Revisión por la Dirección. Después de revisada la información de entrada, el Alcalde y el Gerente de Calidad en pleno Consejo de Gobierno, realizan las conclusiones acerca del Sistema de Gestión Integral, indicando la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad continuas del mismo. Ver Términos y Definiciones. Alcalde, Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) y Profesional Universitaria (Representante de Calidad) Durante el Consejo de Gobierno 05 Elaboración y Aprobación del Acta de la Reunión. Redacta el acta de la revisión por la dirección de acuerdo al (DE-F-009), y al desarrollo de la misma, asegurándose de exponer los análisis, opiniones, decisiones y acciones allí expresadas, de forma tal que se describa cada análisis a la información de entrada para la revisión por la dirección. Luego, pone a consideración el acta de la revisión por la dirección en el próximo Consejo de Gobierno, con el fin de asegurar su aprobación y firma de los asistentes. Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) y Profesional Universitaria (Representante de Calidad) 3 días hábiles después de terminada la revisión por la dirección 06 Elaboración y Aprobación del Plan de Mejoramiento Institucional. Según los compromisos de la revisión por la dirección, las recomendaciones de los entes de control y las opiniones de la comunidad, y en compañía de cada responsable, el Representante de Calidad elabora el Plan de Mejoramiento Institucional, según lo descrito en el (MG-F-010). Luego, pone a consideración el Plan de Mejoramiento Institucional en el próximo Consejo de Gobierno, con el fin de asegurar su aprobación y firma del Señor Alcalde, Gerente de Calidad y Secretario de Control Interno. Nota: Cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina debe exponer en su Grupo Primario, los resultados de la revisión por la dirección y los compromisos del plan de mejoramiento en sus dependencias y áreas, con el fin de asegurar el compromiso conjunto de la Administración en la búsqueda del mejoramiento continuo. Ver procedimientos para las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, y el de .Seguimiento y Mejora de la Gestión. Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) y Profesional Universitaria (Representante de Calidad) 8 días hábiles después de terminada la revisión por la dirección
  5. 5. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 5 de 6 COPIA CONTROLADA Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO 07 Seguimiento a los Resultados de la Revisión por la Dirección y al Plan de Mejoramiento Institucional. Efectúan el seguimiento a los compromisos de la revisión por la dirección en el Comité Coordinador de Control Interno, cuyas actas deben conservar un ítem para su registro e informe de avance. La Representante de Calidad debe asegurar de conservar los registros que den evidencia del cumplimiento de las acciones del Plan de Mejoramiento Institucional y conservarlas en la misma carpeta del Plan (MG-F-010). Alcalde, Secretaria Administrativa (Gerente de Calidad) y Profesional Universitaria (Representante de Calidad) En cada Comité Coordinador de Control Interno 7. PUNTOS DE CONTROL  Comunicación oportuna de la convocatoria a la revisión por la dirección.  Recolección y entrega de informes por cada uno de los responsables asignados.  Diligenciamiento adecuado y aprobación del acta de la revisión por la dirección y del plan de mejoramiento institucional.  Conclusión efectiva acerca de los resultados del análisis de la información de entrada.  Seguimiento periódico a las acciones del plan de mejoramiento institucional. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Procedimiento para el Seguimiento y Mejora de la Gestión (MG-P-004)  Procedimiento para las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (MG-P- 001) 9. REGISTROS Convocatoria a la Revisión por la Dirección (DE-F-008) Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F-009) Plan de Mejoramiento Institucional (MG-F-010) 10. NOTAS DE CAMBIO
  6. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: DE-P-004 Versión: 000 Página 6 de 6 COPIA CONTROLADA No. VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FINAL FECHA No aplica para esta versión 11. ANEXOS Convocatoria a la Revisión por la Dirección (DE-F-008) Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F-009)

×