Este documento resume el proceso de planificación y presupuestación de un proyecto de e-learning. Explica que es importante analizar el entorno del sector y las fortalezas y debilidades de la institución. Luego define los componentes clave del proyecto como la visión general, plataforma tecnológica, gestión, modelo pedagógico, y coordinación. También cubre cómo presupuestar los costos de desarrollo de cursos, tutoría, materiales y tareas complementarias. Concluye que un presupuesto realista es fundamental para

1. et
2011
Gestión económica de
proyectos de e-
learning
Documento de Síntesis
Consejero: Javier Revuelta Pérez
Jairo Acosta Solano
Gestión Docente, Tecnológica, Financiera y Presupuestaria del e-learning
10/01/2011

2. CONTENIDO
ANALISIS DEL ENTORNO................................................................................................. 2
ANALISIS INTERNO ........................................................................................................... 3
DEFINICIÓN DEL PROYECTO .......................................................................................... 3
Visión general del proyecto ............................................................................................... 3
Plataforma tecnológica ....................................................................................................... 4
Gestión del entorno, tutorización y dinamización.............................................................. 4
Modelo pedagógico, autores y materiales .......................................................................... 5
Nivel de virtualización ....................................................................................................... 5
Tareas complementarias ..................................................................................................... 5
Coordinación general ......................................................................................................... 6
CONCLUSIONES ................................................................................................................. 6
Estamos frente al caso del Instituto Nacional de Cancerología (INC) donde Javier Díaz se
da a la tarea de convencer a la entidad sobre la conveniencia de tener una plataforma virtual
de aprendizaje. La gran expectativa de Javier era la estructuración y organización del
proyecto, especialmente en lo que tiene que ver con la presupuestación de los ingresos,
costos y gastos con el fin de evaluar su viabilidad económica.
ANALISIS DEL ENTORNO
Antes de iniciar un proceso de presupuestación es necesario evaluar el entorno sectorial
donde este se encuentre enmarcado, por lo anterior es pertinente que se tengan en cuenta los
siguientes puntos:
Comportamiento del sector al que se dirige la formación.
Perfiles de los estudiantes que van a ingresar al o los programas de formación
virtual.
Identificación de las áreas del saber o competencias que se piensan impartir en
modalidad virtual.
Parámetros de formación actuales con el fin de identificar tendencias útiles para el
proyecto.
Se deben identificar también las oportunidades y amenazas del entorno que puedan
afectar el proyecto.
Etc.
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3. ANALISIS INTERNO
Además de conocer el entorno del sector al que dirigimos nuestro accionar pedagógico, se
debe caracterizar la propia institución, es importante identificar el tipo de empresa o
institución, su organigrama para conocer como es su conformación, los recursos humanos
con que cuenta, la inversión realizada en capacitación, su capacidad de inversión con
recursos propios y la capacidad de endeudamiento.
En esta fase es importante determinar las debilidades y fortalezas que tiene la institución
para afrontar un proyecto de este tipo con el fin de aprovechar esta información para la
formulación de estrategias que logren sacar adelante la implantación de una plataforma
virtual de aprendizaje.
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Es necesario definir exactamente qué es lo que se espera del proyecto, que servicios se van
a ofrecer, que ventajas o ganancias vamos a obtener con la realización del proyecto, Javier
identifica tres componentes necesarios en una escuela virtual: la cantidad y calidad de los
cursos a ofrecer, la plataforma tecnológica a utilizar, y los servicios de tutores y
dinamizadores necesarios. El desafío de toda escuela virtual debe ser ofrecer material y
recursos humanos para una formación de primera calidad, este debe ser el eje de cualquier
proyecto de este estilo.
En este punto del proyecto Javier con la ayuda de Joan Martínez, después de haber
detectado algunas falencias que los obligo a reformular el proyecto, identifican los
siguientes puntos para definir el proyecto:
Visión general del proyecto
Plataforma Tecnológica a utilizar o desarrollar
Gestión del entorno, tutorización y dinamización
Presupuestación de los cursos
El modelo pedagógico a utilizar
Los materiales necesarios
El nivel de virtualización necesario
Las tareas complementarias
La coordinación general
Visión general del proyecto
En este punto si no se cuenta con la suficiente experiencia en la formulación de proyectos
de e-learning, se hace necesario de integrar al equipo a alguien conocedor de la materia,
puede ser una persona o empresa. En el caso Javier y Joan acuden a Ana Salazar consultora
perteneciente a la empresa GEC.
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4. Aquí es importante determinar el alcance de los cursos que se desean impartir y cabe la
posibilidad de que con el fin de amortizar los costos se pueda aumentar este hacia otros
perfiles relacionados e interesados en recibir las capacitaciones.
El planteamiento más interesante de Ana es que los presupuestos deben elaborarse una vez
que se tenga definida la visión y se hayan identificado las partes del mismo, no a la inversa.
Una vez definido lo anterior se puede determinar el modelo financiero que será utilizado
para la presupuestación del proyecto.
Plataforma tecnológica
Identificar el tipo de plataforma tecnológica necesaria para la plataforma virtual que se
piensa poner en servicio permite identificar los costos asociados con esta, entre otras es
necesario determinar la necesidad de comprar o arrendar los servicios vinculados a la
plataforma.
Existen costos fijos que tienen que ver con la plataforma tecnológica elegida que tienen que
ver con la personalización y diseño de la misma, más adelante pueden generarse algunos
costos variables que están relacionados directamente con la capacidad y demanda de
servicios necesarios.
Es importante recordar de que, en los casos en que no se pueda ser propietario de la
tecnología, la gestión de esta puede ser compartida o asumida por alguna de las partes lo
cual debe quedar especificado al momento de realizar el contrato.
Gestión del entorno, tutorización y dinamización
Ana recalca la importancia de realizar una gestión integral es así como se identifican los
perfiles de los actores necesarios para la puesta en marcha del proyecto. El tutor es el
responsable de “seguir el contenido” y trabajar dentro de los límites de un curso y los
dinamizadores “siguen al alumno” y tratan de crear sinergias entre los diferentes usuarios.
El tutor debe ser un experto en el tema del curso que se le asigne, se aconseja realizar una
mezcla inteligente de tutores con renombre o no, ya que por lo general los primeros tienen
poca disponibilidad de tiempo por lo que por lo general no son de los más comprometidos
con su labor.
El dinamizador, no necesariamente debe ser un conocedor amplio del tema, pero sabe de de
comunicación y aprendizaje virtual, o tiene las competencias para aprender sobre el tema.
Su función práctica es detectar necesidades de los usuarios, identificar temáticas de interés,
problemas de usabilidad y dar soporte a los usuarios del sistema.
Con miras al cumplimiento de la visión es necesario contemplar las necesidades
pedagógicas, tecnológicas, administrativas y gerenciales que puedan surgir en el proyecto.
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5. Para esto es necesario establecer un organigrama preliminar de los cargos y departamentos
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Obviamente para poder llevar estos aspectos al presupuesto debemos determinar cuál será
el costo del recurso humano necesario para poner en marcha la plataforma virtual.
Modelo pedagógico, autores y materiales
La escogencia del modelo pedagógico en el que se van a enmarcar los cursos determina en
gran medida los costos de elaboración de los materiales necesarios. Por eso la primera
decisión que se debe tomar es si los cursos serían tutorizados, de autoaprendizaje o de
autoaprendizaje asistido.
Una vez definido lo anterior deben buscarse expertos temáticos para la elaboración de los
materiales, teniendo el cuidado de que dispongan del suficiente tiempo para asumir el
diseño y desarrollo de estos en los tiempos programados en el proyecto. Si es necesario, y
por lo general es así, se debe actualizar las competencias necesarias para el desarrollo de
este tipo de material dirigido a la enseñanza virtual, especialmente en lo que tiene que ver
con las equivalencias aproximadas de horas de dedicación por hojas o recursos de material
desarrollado o por tipo de actividad.
En algunas ocasiones pueden existir materiales anteriormente desarrollados que se pueden
adaptar para cumplir con las necesidades del proyecto, aunque en la mayoría de las
ocasiones puede ser necesario desarrollar los materiales completamente.
Lo importante es determinar los costos asociados con la autoría de los materiales
dependiendo del modelo pedagógico que se utilice en los cursos el cual puede ser una
mezcla de varios dependiendo de las temáticas de los cursos.
Nivel de virtualización
Hay que decidir cuál va a ser el nivel de virtualización de los cursos, si van a ser totalmente
virtuales o en qué proporción van a estar soportados de forma virtual. Por ello es necesario
definir cuáles son los costos fijos y variables en que se incurren por hora virtualizada, ya
sea que este proceso sea realizado por la institución o este delegado a empresas externas.
Tareas complementarias
Indudablemente existen una infinidad de tareas que pueden afectar el desarrollo del
proyecto y su puesta en marcha, se hace imprescindible identificarlas junto con sus costos
asociados para que el presupuesto sea lo más realista posible. La suma de estas tareas
complementarias puede ser importante y llegar a afectar la viabilidad del proyecto. En el
caso que tratamos identificaron la necesidad de contar con un editor y con un traductor para
algunos de los materiales.
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6. Coordinación general
Todo proyecto debe tener un responsable, es por eso que se hace necesaria la figura de un
coordinador general que debe estar pendiente del desarrollo de los cursos por lo que se hace
necesario estructurar con anterioridad los objetivos de los cursos y definir su
conceptualización junto con el coordinador, en pocas palabras definir: qué se quiere lograr,
cómo se integra el modelo pedagógico y cómo se estructura el material. Es de utilidad que
la coordinación tenga una tabla de referencia de los tiempos necesarios para realizar las
tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto y poder cumplir con el cronograma general.
Obviamente a esta labor se le debe determinar los costos asociados, tanto si es manejada
por una persona o por un departamento aparte dependiendo de la complejidad del proyecto.
CONCLUSIONES
La base de todo proyecto es su planificación y el presupuesto es la herramienta por
excelencia de este proceso, con esta es posible llevar un control de las acciones que son
necesarias para llevar a feliz termino la implantación de una plataforma virtual. Esto no
significa que un presupuesto debe ser una herramienta rígida y de obligatorio
cumplimiento, este es una herramienta flexible que nos sirve de horizonte, claro esta que
esto no implica que las cifras no deban ser lo más realistas posible pero cabe la posibilidad
de realizar apropiaciones de rubros que hayan quedado sobrevalorados para cubrir las
necesidades de recursos adicionales de otros.
Una vez que se han identificado los costos necesarios para llevar a cabo el proyecto, es
necesario determinar cuál es el punto de equilibrio de indiferencia para con respecto a los
cursos en modalidad presencial, esto si estamos en el caso de instituciones que ya tenían sus
capacitaciones en modalidad presencial pero también es posible determinar este punto de
equilibrio con respecto a los costes del mismo proyecto. Si la utilización esperada está por
debajo del punto de equilibrio no vale la pena continuar con el proyecto, o puede ser que en
algunas ocasiones prime el beneficio sobre el costo por lo que este tipo de proyectos puede
ser asumido por las empresas.
Para finalizar la evaluación del proyecto se debe realizar un plan de inversiones que se debe
reflejar después en un flujo de caja proyectado (ingresos y egresos) a por lo menos cinco
años con el fin de determinar el valor presente neto de los flujos y la tasa interna del
proyecto con el fin de verificar la viabilidad económica del proyecto.
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