Guía para comenzar Sage Simply Accounting

Sage Simply Accounting
Guía para comenzar
2012

Introducción.................................................................................................................................1
Configurar su empresa..............................................................................................................4
Configurar clientes y proveedores....................................................................................... 14
Configurar artículos........................................................................................................ 17
Configurar la nómina...................................................................................................... 19
Configurar proyectos...................................................................................................... 21
Tareas fundamentales............................................................................................................ 24
Reportes.....................................................................................................................................27
Administración del sistema...................................................................................................28
Requisitos del sistema............................................................................................................32
Servicios de negocios..............................................................................................................33
2012
2012
SageSimplyAccounting
Guía para comenzar

INTRODUCCIÓN
Introducción
¡Bienvenido a Sage Simply Accounting!
Utilice esta guía para ayudarle a instalar Sage Simply Accounting y también configurar los datos de su empresa
para que usted pueda empezar a utilizarlo lo más pronto posible.
En esta guía, usted aprenderá como:
Configurar su empresa
Activar preferencias que se ajustan a sus necesidades comerciales
Obtener ayuda cuando tiene preguntas
Asegurar los datos de su empresa
Ingresar transacciones comerciales comunes
Nota: Sage Simply Accounting está disponible en varias ediciones para acomodar las necesidades de pequeñas
empresas. Esta guía describe las siguientes ediciones: Sage Simply Accounting Pro, Sage Simply Accounting
Superior y Sage Simply Accounting Corporativo.
Para aprender más acerca de las funciones en Sage Simply Accounting, lea la sección Novedades que se
encuentra en la Ayuda.
Sage Simply Accounting Información sobre la instalación
Mi Nombre de Empresa:
Mi ID de Cuenta de Sage:
Mi Número de Serie de Sage Simply
Accounting:
Mi Código Clave de Instalación:
Guía para comenzar 2012 1

INTRODUCCIÓN
La ventana Principal
La ventana Principal está diseñada para brindar eficiencia, facilidad de empleo y acceso rápido a las funciones
que utiliza mas frecuente. Puede rápidamente tener una perspectiva general de su negocio y luego seguir los
diagramas de proceso de trabajo para encontrar las tareas específicas que desea realizar. Si está actualizando
desde una versión anterior de Sage Simply Accounting, puede acceder fácilmente a la ventana principal clásica
con la que está familiarizado al pulsar Cambiar a Vista Clásica.
Pulse una de las opciones de la barra de navegación en la izquierda para obtener diagramas de proceso de trabajo,
listas, reportes y acceso rápido a tareas. ¡En Accesos Directos, pulse Personalizar para agregar sus propios
vínculos rápidos a otras tareas!
Cómo Obtener Ayuda
Hay una variedad de opciones disponibles para cuando usted tenga preguntas.
Obtenga Ayuda mientras Trabaja
Utilice la Ayuda integrada y la Ayuda en línea para buscar respuestas a sus preguntas. Ingrese una
pregunta en una ventana de Sage Simply Accounting o en la ficha Buscar en la Ayuda. Examine la lista de
resultados y luego seleccione un tema de Ayuda que desea ver.
Abra el Centro de Aprendizaje para ver las novedades y acceder a los últimos cursos de capacitación, las
preguntas frecuentes y los tutoriales en video. Utilice el Lector de Fuentes RSS integrado para ver el estado de
las entradas en el foro y agregar sus propias fuentes a otros recursos en línea.
2 Guía para comenzar 2012

INTRODUCCIÓN
Recursos de Asistencia en Línea
En cualquier momento, usted puede buscar la base de conocimientos de Sage Simply Accounting y usar otros
recursos de asistencia del producto en http://es.simplyaccounting.com/supportTraining/.
Comuníquese con otros profesionales de pequeñas empresas y representantes de Sage Simply Accounting en la
Comunidad en Línea de Sage Simply Accounting al visitar www.simplyaccounting.com/community/.¡El
Centro de Aprendizaje en Sage Simply Accounting pone a su disposición directamente el contenido de la
Comunidad!
Capacitación de la Universidad de Sage
Abra el Centro de Aprendizaje para tener acceso a videos y cursos disponibles a Cualquier Hora ofrecidos por la
Universidad de Sage en www.sageu.com.
Contactar Sage para Obtener Asistencia
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta por medio de la Ayuda, la Base de Conocimientos u otros
recursos de autoayuda, comuníquese con nosotros para obtener asistencia.
Contáctenos de lunes a viernes de 6 a.m. a 5 p.m. hora del Pacífico.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Ventas al Cliente: 1-866-797-8395
Servicio al Cliente: 1-866-407-7146
Asistencia Técnica: 1-866-297-5318
En línea: http://es.SimplyAccounting.com
Nota: Todos los clientes reciben soporte en línea GRATUITO para un caso dentro de un plazo de 60 días
después de registrar el producto. Visite http://www.simplyaccounting.com/2012support.1
¡Conéctese al Internet para dialogar con un especialista del servicio al cliente!
Trabajar con un Experto de Sage Simply Accounting
¡Obtenga la ayuda necesaria de expertos en contabilidad! Sage tiene una extensa red de Asesores Principales y
de Consultores Certificados para brindar soporte a todas las fases del desarrollo de negocios e instalación del
software de contabilidad. Para buscar un experto en su región, visite
http://www.simplyaccounting.com/findconsultant.
1Se debe usar dentro de un plazo de 60 días después de registrar el producto. Los especialistas de la asistencia técnica se reservan el
derecho de limitar los diálogos por Internet a una hora.

CONFIGURAR SU EMPRESA
Configurar su empresa
Cómo Prepararse para Crear Su Empresa
A menos que comience a utilizar Sage Simply Accounting cuando arranca su negocio, debe conocer sus saldos
de cuenta desde la fecha que comienza a utilizar y registrar transacciones en Sage Simply Accounting.
Pasos a Realizar Antes de Crear Su Archivo de Empresa
1. Decida cual va a ser su Fecha de Transacción Más Antigua. Ésta es la fecha en la que usted convierte su
sistema de contabilidad antiguo (si tuvo uno) a Sage Simply Accounting.
¿Cuál Fecha Elijo?
Esta fecha es un factor importante, si bien aún podrá modificar esta fecha después de
ingresarla en Sage Simply Accounting. Hay dos buenas elecciones:
El primer día de su año fiscal. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esta fecha es el
inicio del año calendario. Seleccionar esta fecha le ofrece la opción de ingresar todos sus
datos desde el inicio del año para que tenga toda la información financiera del año actual en el
sistema.
El primer día de un periodo fiscal. Comience del principio de un periodo contable
conocido. Éste será generalmente el principio de un mes o un trimestre. Es una buena opción
si está en la mitad del año actual y no quiere volver a ingresar toda la información financiera en
Sage Simply Accounting. Necesita conocer los saldos de sus cuentas del año hasta la fecha
y deberá ingresar una o más facturas históricas para los montos pendientes que le deben sus
clientes y para los montos por pagar a los proveedores. Si controla inventarios, deberá
conocer el costo de bienes vendidos a la fecha, el saldo de apertura y el valor de cada artículo
que controla.
2. Prepare un Reporte de Balance de Comprobación a la fecha de inicio.
¿Qué es un Balance de Comprobación?
Si tiene tiempo haciendo negocios, deberá referirse a este reporte para actualizar Sage
Simply Accounting después de crear su empresa.
El Balance de Comprobación enumera todos sus saldos de cuenta (activos, pasivos, activos
netos, ingresos y gastos) desde una fecha proporcionada. Pídale su contador este reporte a la
fecha de conversión que elija.
Si esta convirtiendo desde otro sistema de contabilidad informatizado tal como QuickBooks,
podría imprimir el reporte si mismo. Entonces, si convierte a Sage Simply Accounting el 1ro.
de enero del 2012, necesitará el reporte de balance de comprobación al 31 de diciembre del
2011.
3. Junte todas facturas por cobrar a los clientes y todas facturas por pagar a los proveedores.
4. Si tiene empleados, junte los registros y la información de la nómina de sus empleados.
5. Haga una lista de artículos que vende. Si controla artículos de inventario, determine por cada artículo la cantidad
disponible a la fecha de inicio y el valor de apertura.

6. Si tiene proyectos, junte la siguiente información por cada proyecto: la fecha de inicio, el estado y los saldos de
ingresos y gastos de apertura.

Cómo Crear una Nueva Empresa
El Asistente de Configuración de Nueva Empresa sirve de guía durante el proceso de creación de una nueva
empresa en unos pasos simples.
Durante el proceso, el asistente le solicita que ingrese detalles acerca de su empresa, tales como el nombre de su
empresa, dirección, números de teléfono y el tipo de negocio y de industria en la que trabaja. Pulse el botón
Siguiente para avanzar o el botón Regresar para regresar y revisar la información que ingresó. Si tiene problemas,
pulse el botón Ayuda para obtener asistencia.
1. Ingrese el nombre y la dirección de su empresa.
2. Ingrese las fechas de inicio y de fin del año fiscal y la fecha de Transacción Más Antigua.
3. Si está comenzando, permita que Sage Simply Accounting cree una lista de cuentas para usted.
Permita que Sage Simply Accounting cree la lista de cuentas que utilizará para controlar su negocio.
Algunas cuentas son específicas para la industria. Entonces, seleccione su industria para obtener la lista
de cuentas que se adecuen a sus necesidades comerciales. Si no sabe que tipo de industria escoger,
seleccione Otro. Siempre puede modificar su lista de cuentas más tarde.

4. Seleccione la estructura de propiedad, tipo de industria y de empresa.
5. Pulse Ver Lista de Cuentas para ver la lista completa de cuentas que se crearán para su empresa.
Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting Corporativo
Pulse el botón Rangos de Cuentas para expandir o cambiar el rango de sus grupos de
cuentas. Para aprender más, busque “expandir números de cuenta” en la Ayuda.
6. Acepte el nombre de archivo sugerido (su nombre de empresa) o ingrese un nombre diferente.
7. Acepte la ubicación sugerida o pulse Buscar para navegar a una carpeta diferente.

8. Pulse Finalizar y Sage Simply Accounting creará su empresa.
Cómo Revisar y Modificar las Especificaciones
Ahora que ha configurado su empresa, está listo para revisar sus especificaciones de empresa y actualizar
sus libros.
En Sage Simply Accounting, las especificaciones están divididas en los siguientes tipos:
Especificaciones del Sistema
Preferencias del Usuario
Especificaciones de reportes y formularios
Encontrará las especificaciones del sistema, agrupadas por módulo, en la ventana Especificaciones. Las
opciones de la copia de seguridad y las especificaciones que afectan más de un módulo están ubicadas en el
grupo Empresa.
Hay tres especificaciones del sistema que son importantes y que debería revisar.
Impuestos a las Ventas
Monedas Extranjeras
Cuentas Vinculadas
Impuestos a las Ventas
En Sage Simply Accounting puede configurar los impuestos a las ventas así como definir códigos fiscales,
incluyendo códigos de exención de impuestos para clientes y proveedores y así adaptarse a los requisitos de su
negocio y de las autoridades fiscales.
Sugerencia
Asigne códigos fiscales a los clientes, proveedores y artículos para simplificar los cálculos de
impuestos cuando procesa una transacción.
Para aprender más, busque “Acerca de impuestos a las ventas” y “Cómo modificar un código
fiscal” en la Ayuda.
Monedas Extranjeras
Si tiene clientes o proveedores que residen en el extranjero, Sage Simply Accounting puede configurarse para
contabilizar las operaciones en una moneda extranjera. Esto le permite crear cuentas bancarias en moneda
extranjera, agregar precios extranjeros a sus artículos de inventario y servicio, pagar facturas y recibir pagos sin
tener que convertir manualmente los montos a o desde otra moneda, y mostrar los reportes con montos tanto en
moneda extranjera como en su equivalente en su moneda local.
Sage Simply Accounting Pro admite 2 monedas; Superior y las ediciones superiores admiten una cantidad
ilimitada de monedas.
Para aprender más, busque “Trabajar con monedas extranjeras” en la Ayuda.

Cuentas Vinculadas
Sage Simply Accounting utiliza cuentas vinculadas para actualizar todas las cuentas relacionadas
automáticamente cuando procesa una transacción. Las cuentas vinculadas reducen el tiempo que gasta en
asignar montos a sus cuentas cuando procesa una transacción. Por ejemplo, cuando realiza una venta, el monto
que su cliente le debe aumenta, las cantidades en inventario se reducen y Sage Simply Accounting registra
cualquier impuesto a las ventas, cargos de flete y descuentos por pago adelantado en las cuentas apropriadas.
Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, las cuentas vinculadas serán configuradas para
usted. Si desea realizar cambios en sus cuentas vinculadas, podrá editarlas una a la vez o puede utilizar el
asistente de Cuentas Vinculadas, si necesita agregar o editar varias cuentas vinculadas.
Para aprender más, busque “Acerca de cuentas vinculadas” en la Ayuda.
Preferencias del Usuario
Puede personalizar Sage Simply Accounting para adaptarlo a las necesidades de ciertos usuarios. Por ejemplo,
puede ocultar módulos que el usuario no necesita acceder o cambiar la terminología del español común a la
terminología contable.
Para aprender más, busque “Acerca de preferencias del usuario” en la Ayuda.
Opciones de Reportes y Formularios
Las opciones de reportes definen las especificaciones predeterminadas de impresión para los reportes. Puede
cambiar estas especificaciones en cada reporte.
Seleccione el tipo de formulario para los formularios de negocios que utiliza, tal como cheques y facturas. Puede
personalizar cualquier Formulario de Sage Simply Accounting en el Diseñador de Formularios integrado de Sage
Simply Accounting para ajustarlo a sus necesidades comerciales.
Configure Sage Simply Accounting para recordarle cuando tiene que ordenar nuevos cheques.

Para aprender más acerca de la personalización de sus formularios de negocios, busque "Cómo personalizar un formulario" en la
Ayuda.
Cómo Agregar o Modificar Cuentas
El Asistente de Configuración de Nueva Empresa crea una serie de cuentas para su negocio. Ahora puede
agregar más cuentas, ocultar o quitar cuentas que no necesita o editar las cuentas en la lista.
Lo Básico de Cuentas
Nombre y Numeración. Sage Simply Accounting asigna números a las cuentas con el beneficio de que puede
identificar el tipo de cuenta sólo por su número de cuenta.
Sugerencia
Puede elegir ocultar números de cuentas en transacciones y reportes. Estas especificaciones se
encuentran en la ventana Especificaciones, en el grupo General, bajo Numeración.
La mayoría de las empresas siguen la misma agrupación estándar de cuentas:
Rango de Números Grupo de Cuentas
1000 - 1999 Activo
2000 - 2999 Pasivo
3000 - 3999 Activo Neto
4000 - 4999 Ingresos
5000 - 5999 Gastos

Tipos de Cuentas. Sage Simply Accounting utiliza Tipos de Cuentas para determinar cómo las cuentas y los
totales se reportan en los reportes financieros.
Tipo Descripción
H
Título de Grupo. Una subdivisión de uno de los 5 grupos principales de cuentas; por ejemplo,
Activos Circulantes. No se utiliza en transacciones.
A
Cuenta de Subgrupo. Parte de un grupo mayor de cuentas que tiene un subtotal. Se utiliza
en transacciones.
S
Subtotal. Total de todas las cuentas de subgrupo que lo preceden en la lista de cuentas. No
se utilizan en transacciones.
G
Cuenta de Grupo. Una cuenta autónoma cuyo saldo no es parte de un subtotal. Esta cuenta
se utiliza en transacciones.
T
Total de Grupo. Una acumulación de todos los subtotales y todas las cuentas de grupo que lo
preceden en la lista de cuentas. No se utiliza en transacciones.
El tipo de cuenta X se reserva para la cuenta definida por el sistema Ganancias Actuales. Sage Simply
Accounting calcula el saldo de cuenta automáticamente—ingresos menos gastos, a la fecha de la sesión actual.
Clases de Cuenta. Éstas son subcategorías de los grupos principales de cuenta. Por ejemplo, Banco es un tipo
particular de cuenta de Activos.
Cuando la Clase de Cuenta = Banco, campos adicionales están disponibles para la banca electrónica:

Para aprender más, busque “Como agregar o modificar una cuenta” en la Ayuda.
Ingresar Saldos de Cuentas
Si tiene tiempo administrando su negocio, ya tiene saldos para agregar a sus cuentas—por ejemplo, el monto total
que sus clientes le deben. Ingrese sus saldos de cuenta de apertura en Sage Simply Accounting para asegurar
que sus registros de negocio son precisos.
Puede agregar cuentas e ingresar saldos de cuenta de apertura en el Libro de Cuentas o en la Guía de
Configuración.
1. Encuentre su reporte de Balance de Comprobación más reciente—la fecha del reporte debe ser un día antes de
la Fecha de Transacción Más Antigua que eligió en el Asistente de Configuración de Nueva Empresa.
2. En el menú Configuración, seleccione Guía de Configuración y luego pulse la opción Cuentas.
3. Para cada cuenta, ingrese el saldo de cuenta del balance de comprobación.

Si comienza a ingresar transacciones en Sage Simply Accounting a la fecha de inicio fiscal, su balance de
comprobación será bastante simple—contendrá saldos sólo para sus cuentas de balance general y no para las
cuentas de ingresos y gastos.
Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cuentas en el Centro de Aprendizaje o busque “Cómo agregar
o modificar una cuenta” y “Guía de Configuración” en la Ayuda.
Verificar Saldos de Cuenta
¿Por qué recibí un mensaje acerca de la asignación de una diferencia?
Si no actualiza todos sus saldos de cuentas, es posible que las cuentas no se compensen y que
reciba un mensaje que le pida asignar la diferencia a una cuenta específica. Acepte la cuenta que
Sage Simply Accounting sugiere o seleccione una cuenta diferente. Verifique el saldo en esta
cuenta después de terminar de ingresar todos saldos de cuenta de apertura para asegurar que el
saldo concuerda con sus registros.
Para asegurar que ha ingresado sus cuentas y saldos correctamente, imprima un balance de comprobación en
Sage Simply Accounting y cotéjelo con sus registros existentes.
Para verificar sus cuentas:
1. Abra la página Empresa en la ventana principal y luego seleccione el icono Centro de Reportes del panel
Reportes. Seleccione Reportes Financieros, Balance de Comprobación y luego Saldos Históricos de Apertura.
2. Pulse Mostrar para ver el reporte.
3. Para imprimir el reporte, asegúrese de que su impresora está configurada y luego seleccione Imprimir del menú
Archivo o de la barra de herramientas.
4. Coteje los números de cuentas, nombres y saldos con sus registros existentes.

CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES
Configurar clientes y proveedores
Ingresar Información de Clientes
Cuando crea un registro de cliente, sólo necesita un nombre. Por supuesto, puede agregar más información de
contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted.
Puede ingresar clientes y saldos de apertura en el Libro de Clientes o en la Guía de Configuración.
Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cliente en el Centro de
Aprendizaje o busque “Cómo agregar o modificar un cliente” y “Guía de Configuración” en la
Ayuda.
1. Ingrese el nombre del cliente u otro identificador único.
2. Agregue otros detalles acerca del cliente.
Sugerencia
¿Está convirtiendo de QuickBooks®, Quicken® o MYOB®? Ejecute el Asistente de Importación
para importar su información de clientes actuales. Para más información, busque “Cómo importar
registros” en la Ayuda.

Ingresar Saldos de Clientes
Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que algunos clientes le deban dinero a la fecha de
transacción más antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cada
registro de cliente.
Para cada cliente, determine el total del monto pendiente a la fecha de transacción más antigua y luego ingrese
una factura histórica para este monto. Si desea registrar cada transacción con este cliente a la fecha, ingrese
facturas y pagos históricos individualemente.
1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de
transacción más antigua.
2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura.
Sugerencia
El total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de
la cuenta de Cuentas por Cobrar en su lista de cuentas.
Ingresar Información de Proveedores
Cuando crea un registro de proveedor, sólo necesita un nombre. Por supuesto, deseará agregar más información
de contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted.
Puede ingresar proveedores y saldos de apertura en el Libro de Proveedores o en la Guía de Configuración.
Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Proveedor en el Centro de
Aprendizaje o busque “Cómo agregar o modificar un proveedor” y “Guía de Configuración” en la
Ayuda.
1. Ingrese el nombre del proveedor u otro identificador único.
2. Agregue otros detalles acerca del proveedor.

Sugerencia
¿Está convirtiendo de QuickBooks®, Quicken® o MYOB®? Ejecute el Asistente de Importación
para importar su información de proveedores actuales. Para más información, busque “Cómo
importar registros” en la Ayuda.
Ingresar Saldos de Proveedores
Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que deba dinero a proveedores a la fecha de transacción
más antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cada registro de
proveedor.
Para cada proveedor, determine el total del monto adeudado y luego ingrese una factura histórica para este monto.
Si desea registrar cada transacción con este proveedor a la fecha, ingrese facturas y pagos históricos
individualmente.
1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de
transacción más antigua.
2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura.
Sugerencia
El total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de
la cuenta de Cuentas por Pagar en su lista de cuentas.

CONFIGURAR ARTÍCULOS
Configurar artículos
Ingresar Información de Artículos
Puede crear dos tipos de artículos en Sage Simply Accounting:
Inventario. Son artículos físicos o tangibles. Sage Simply Accounting controla la cantidad disponible, la
cantidad en orden para clientes y la cantidad en orden con proveedores. Cuando crea un artículo de inventario,
debe definir una cuenta de Activos para controlar el valor de su inventario y una cuenta del Costo de Bienes
Vendidos (CBV) para controlar su costo. En Sage Simply Accounting Corporativo, puede ingresar y
controlar artículos de inventario serializados. Para más información, busque “inventario serializado” en la
Ayuda.
Servicios. Son artículos intangibles, tales como una tarifa de consultoría, o artículos para los cuales no
controla la cantidad comprada o vendida.
Cuando crea un artículo, defina una cuenta de ingresos o gastos para simplificar la entrada de datos. Configure
una cuenta de Desviación si permite los niveles de inventario por debajo de cero.
Para más información, busque “Como creo un registro de artículo” en la Ayuda.
Sugerencia
Si su negocio se basa únicamente en la venta de servicios o usted no necesita controlar
inventarios en Sage Simply Accounting, debería sin embargo configurar artículos de servicio para
que el ingreso de datos en la ventana de Ventas sea más fácil y consistente.

CONFIGURAR ARTÍCULOS
Ingresar Cantidad y Valor de Apertura
Para ingresar saldos de apertura para sus artículos de inventario:
1. Abra la página de Inventario y Servicios en la ventana Principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derecho
sobre ícono Inventario y Servicios y luego seleccione Agregar Inventario y Servicios en el menú.
2. Para cada artículo de inventario y servicio, en la ficha Historial, ingrese la cantidad y el valor de apertura para este
artículo. En la ficha Estadísticas, es posible que también desee ingresar información acerca del artículo al año
pasado y hasta la fecha cuando comenzó a utilizar Sage Simply Accounting.
3. Imprima un balance de comprobación (Saldos Históricos de Apertura) y luego imprima reportes de resumen del
inventario para cada cuenta de activos. Si tiene cuatro cuentas de activos, luego imprimirá cuatro reportes.
4. Compare el total de cada reporte de resumen de inventario con la cuenta de activos apropiada. Si no son iguales,
verifique sus asientos.
5. En Sage Simply Accounting Corporativo, para cada artículo serializado, ingrese números de serie para todas
cantidades de apertura disponibles.
Sugerencia
El total de los saldos de apertura de un grupo de artículos de inventario debe ser
equivalente al saldo de apertura de la cuenta vinculada de activos del
inventario correspondiente en la lista de cuentas.

CONFIGURAR LA NÓMINA
Configurar la nómina
Cómo Configurar La Nómina
Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, todas las cuentas de nómina requeridas serán
creadas para usted. Antes de agregar sus registros de empleados, configure:
Los ingresos y las deducciones que utilizará en su negocio
Los derechos que ofrece y como se calculan
Las tasas fiscales para desempleo, compensación al trabajador y otros gastos del empleador
Los gastos pagados por el empleador específicos a su negocio (gastos definidos por el usuario)
Los saldos de inicio para los montos que debe a las autoridades de nómina
También debería revisar las cuentas que utilizará para controlar los anticipos de nómina, pasivos de nómina,
gastos de salarios y otros gastos de nómina.
Todas las especificaciones de nómina se ubican de manera conveniente en el grupo Nómina en la ventana
Especificaciones. Para aprender más, seleccione un artículo en el grupo Nómina y luego pulse el botón Ayuda.
Ingresar Información de los Empleados
1. Puede ingresar información básica de los empleados (información de contacto, fecha de nacimiento, número de
seguro social, fecha de contratación) en:
Libro Mayor del Empleado: Abra la página de Empleados y Nómina en la ventana principal. En el
panel Tareas, pulse con el botón derecho sobre el ícono Empleados y luego seleccione Agregar

CONFIGURAR LA NÓMINA
Empleado en el menú.
Guía de Configuración: En el menú Configuración, seleccione Guía de Configuración y luego la
opción Empleado.
2. Para cada empleado, ingrese la siguiente información adicional:
Impuestos. Agregue información fiscal, tal como el estado de empleo y los montos de petición federal
y estatal del empleado.
Ingresos. Seleccione los ingresos aplicables, ingrese tasas de pago y cálculos de vacaciones y luego
la cantidad de períodos de pago por año.
Deducciones. Seleccione las deducciones de origen aplicables e ingrese los montos de períodos de
pago.
Otros Gastos. Ingrese las contribuciones del período de pago para los gastos adicionales pagado por
el empleador.
Derechos. Registre cómo se calculan los derechos, tales como ausencias por enfermedad.
Información adicional. Puede crear hasta 5 campos definidos por el usuario en los cuales ingresa
información adicional del empleado. Si configura estos campos en el grupo Nómina en la ventana
Especificaciones, entonces podrá ingresar información del empleado aquí.
Memos. Agregue avisos y notas.
Depósito Directo. Si ofrece depósito directo, active la opción en el registro del empleado y luego
especifique las cuentas bancarias en las cuales se deposita el pago.
Si ya ha procesado la nómina para el año, necesitará registrar la información histórica para imprimir los montos
correctos en los formularios W2 del empleado al fin del año. Para cada empleado, ingrese los siguientes montos
históricos para cada trimestre en el año calendario:
Impuestos pagados
Anticipos pagados
Beneficios gravables a la fecha
Vacaciones pagadas
Salario pagado
Deducciones tomadas
Gastos del empleador definidos por el usuario a la fecha
Montos de gastos
En las otras fichas, puede ingresar montos del trimestre a la fecha para el trimestre actual.
Sugerencia
Verifique los estándates de empleo federales y estatales para aprender
más acerca del seguro de invalidez, de los requisitos de pago de
vacaciones y el reporte de fin de año.
Asegúrese de actualizar el saldo de apertura en cada cuenta de nómina
vinculada.
Abra la ventana Opciones de Reportes y Formularios desde el menú
Configuración y luego revise sus especificaciones de formulario de
nómina.

CONFIGURAR PROYECTOS
Configurar proyectos
Cómo Ingresar Información del Proyecto
Los registros de proyecto se utilizan para controlar costos y/o gastos incurridos durante un contrato o trabajo que
su empresa realiza para clientes. Los proyectos le permiten guardar información detallada acerca de los ingresos
y gastos asociados con el trabajo que realiza su empresa. Luego puede revisar esta información en una cantidad
de reportes de proyecto para asegurar que el trabajo se está realizando a tiempo y según presupuesto.
Para configurar proyectos, abra la página Proyectos en la ventana principal. Luego en el panel Tareas, pulse con
el botón derecho sobre el ícono Proyecto y seleccione Agregar Proyecto en el menú.
Ingrese los ingresos totales recibidos y los gastos incurridos a la fecha de transacción más antigua
que ingresó cuando configuró su empresa.
Sugerencia
Puede renombrar el modulo Proyectos en la ventana Especificaciones. En Sage
Simply Accounting Superior y Corporativo, es posible que "Proyectos" tenga otro
nombre inicialmente, dependiendo del tipo de industria que seleccionó al crear su
empresa.

Cómo Revisar y Modificar Especificaciones del Proyecto
Si crea presupuestos para sus proyectos, abra la ventana Especificaciones a partir del menú Configuración.
Pulse Proyecto y Presupuesto. Marque la casilla Presupuesto Proyecto y luego seleccione el período del
presupuesto. Cuando estas opciones están activadas, una nueva ficha Presupuesto aparecerá en cada registro
de proyecto para que pueda administrar proyectos individuales.
Registra los ingresos y gastos de un proyecto al asignar montos de transacción al proyecto. Estos montos se
pueden ver en varios reportes de proyecto. Pulse el botón Ayuda para aprender más acerca de las
especificaciones de asignación.

En la página Nombres, puede renombrar el modulo “Proyectos” al ingresar un término que se utiliza habitualmente
en su industria o negocio y agregar hasta 5 campos definidos por el usuario para guardar información acerca de
sus proyectos.

TAREAS FUNDAMENTALES
Tareas fundamentales
Introducción a Transacciones de Clientes
Si prepara órdenes y cotizaciones de ventas para sus clientes, abra la ventana Especificaciones y luego pulse
Funciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para clientes.
Entrada de Dinero
Cotizaciones
de Ventas
Controle los presupuestos que ha enviado a un cliente actual o potencial. No se
realiza ningún asiento contable al ingresar una cotización.
Órdenes de
Ventas
Cree una orden para un artículo o un servicio que proporcionará más tarde. No se
realiza ningún asiento contable al ingresar una cotización.
Facturas de
Ventas
Facture a sus clientes por los bienes enviados o recibidos al momento de la venta
y por los servicios proporcionados.
Recibos
Ingrese los pagos que recibe de sus clientes y aplique el pago a una o más
facturas no pagadas.
Sugerencia
En la ventana Ventas, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en una
orden o factura, o una orden en una factura.
Cómo Facturar Clientes
Cuando se registra una venta, Sage Simply Accounting controla los bienes y servicios vendidos y
actualiza el registro del cliente.
Para crear una factura: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el ícono
Facturas de Ventas y luego complete los siguientes pasos.
1. Seleccione un cliente. Sage Simply Accounting completará automáticamente los campos de Vendido a, Enviar
a, Comentarios y Condiciones con los datos del registro de cliente.
2. Seleccione los artículos de su lista de precios o ingrese los detalles acerca de los artículos que está vendiendo.
3. Imprima o envíe por correo electrónico la factura o imprima sus facturas en un lote más tarde.
4. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.

Cómo Recibir Pagos de Clientes
Para registrar el pago de un cliente: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel
Tareas, pulse el ícono Recibos y luego complete los siguientes pasos.
1. Seleccione un cliente.
2. Seleccione el método de pago y la cuenta en la cual depositará el pago. Si el cliente paga por cheque, ingrese el
número de cheque.
3. Asegúrese de que la fecha de recibo sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual.
4. Seleccione la factura a la cual el pago debería aplicarse. Sage Simply Accounting calcula automáticamente el
descuento elegible basado en los términos de pago que ingresó.
5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.
Introducción a Transacciones de Proveedores
Si envía órdenes de compra a sus proveedores, o si solicita cotizaciones, abra la ventana Especificaciones y
luego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para proveedores.
Salida de Dinero
Cotizaciones de Compra
Ingrese un presupuesto que recibió de un proveedor para
bienes o servicios. No se realiza ningún asiento contable al
ingresar una cotización.
Órdenes de Compra
Registre una orden para un artículo que su proveedor
proporcionará más tarde o para un servicio que el proveedor
le proporcionará más tarde.
Facturas de Compra
Ingrese las facturas de los proveedores para artículos que
ha recibido o para servicios proporcionados.
Pagos
Pagar Facturas de Compra: Ingrese un pago a un
proveedor y aplique el pago a una o más facturas no
pagadas.
Pagar Facturas de Tarjeta de Crédito: Ingrese pagos
(por ejemplo, escriba un cheque) a su compañía de tarjeta
de crédito para gastos comerciales.
Pagar Gastos (también conocido como Hacer Otro
Pago): Registra un gasto y el método de pago.
Pagar Remesas: Ingrese pagos a autoridades de nómina
para deducciones de origen y otros gastos relacionados
con la nómina.
Sugerencia
En la ventana Compras, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en una
orden o factura, o una orden en una factura.

Cómo Registrar Gastos
Si no necesita utilizar Sage Simply Accounting para controlar y avisarle de sus facturas no pagadas, puede
simplificar su teneduría de registros al ingresar sólo sus gastos. En realidad, todos los negocios tienen varios
gastos diarios que se pueden registrar así. Para obtener más información en relación a cómo ingresar y pagar una
factura, busque “Cómo ingresar una factura de compra” en la Ayuda.
Para ingresar un gasto: Abra una página en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derecho
sobre el ícono Pagos, seleccione Pagar Gastos en el menú y luego complete los siguientes pasos.
1. Seleccione un proveedor de la lista.
2. Seleccione un método de pago y la cuenta de la cual se paga el gasto. Si está pagando por cheque, ingrese el
número de cheque.
3. Asegúrese de que la fecha de pago sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual.
4. Seleccione una cuenta para registrar el gasto y luego ingrese los detalles acerca de cada gasto.
5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta.
Cómo Pagar Empleados
Sage Simply Accounting puede calcular automáticamente los impuestos de nómina basados en la tabla fiscal del
empleado. Tenga en cuenta que mientras esté en el modo historial, debe calcular e ingresar los impuestos de
nomina usted mismo.
1. Seleccione un empleado en la lista.
2. Confirme la cuenta bancaria y el número de cheque (o el número de depósito directo, si este empleado está
configurado para depósito directo).
3. Confirme las fechas de inicio y de fin del período de pago.
4. Ingrese los detalles, tales como las horas trabajadas si al empleado se le paga por horas.
5. Utilice la vista preliminar y luego imprima el cheque de sueldo.
6. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del empleado.
Para aprender cómo emitir cheques de sueldo a varios empleados a la vez, busque “Cómo
procesar una corrida de cheque de nómina” en la Ayuda.

REPORTES
Reportes
Los reportes le ayudan a determinar la situación financiera de su negocio. Debería prestar una atención particular
a los reportes financieros principales: el Balance General y el Balance de Resultados. ¡Sage Simply Accounting
incluye más de 100 reportes pre-formateados y puede personalizarlos para adaptarse a sus necesidades
comerciales!
El Centro de Reportes
Los reportes que necesita se pueden encontrar fácilmente en el Centro de Reportes. El ícono del Centro de
Reportes aparece en cada página de la ventana principal para que siempre esté al alcance de sus manos.
1. Seleccione un tipo de reporte para mostrar una lista de reportes.
2. Los reportes similares están agrupados. Pulse dos veces para abrir un grupo y pulse una vez para seleccionar un
reporte en particular. Una imagen de muestra del reporte impreso y la descripción aparecen a la derecha.
3. Pulse Modificar este reporte para abrir la ventana Modificar Reporte para este reporte. Puede personalizar las
especificaciones de Impresión y Fuentes para cada reporte. Las otras opciones de modificación incluyen: la
cantidad y el tamaño de las columnas del reporte, los filtros y las opciones de clasificación.
4. Pulse Mostrar para ver el reporte.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
Administración del sistema
Cómo Administrar sus Archivos del Sistema
Sus datos de Sage Simply Accounting están guardados en una base de datos MySQL. Cada base de datos
consta de un archivo SAI que contiene información de perfil acerca de los datos de su empresa y de una carpeta
con una extensión SAJ que contiene sus datos de empresa reales así como la información de seguridad del
usuario. Se necesitan la carpeta y el archivo para abrir su empresa en Sage Simply Accounting.
Copia de Seguridad y Restauración de Datos
Sus registros de empresa son indispensables. Le ayudan a facturar sus clientes, pagar sus proveedores a tiempo
y proporcionar la información necesaria para planificar el futuro de su negocio Porque los archivos de su empresa
valen tanto, debería tomar tiempo para asegurarse de que sus datos financieros estén seguros y protegidos. Crear
un programa regular para realizar copias de seguridad es una buena manera de ahorrar tiempo y mantener copias
de seguridad consistentes.
Sugerencia
Sage Simply Accounting le puede recordar realizar una copia de seguridad de sus datos de
empresa cada vez que cierra su empresa o usted puede crear un programa regular para que Sage
Simply Accounting cree automáticamente una copia de seguridad de sus datos cuando cierra el
archivo de empresa en el día programado.
Por defecto, Sage Simply Accounting está configurado para verificar que los datos de empresa y de seguridad en
sus archivos de copia de seguridad estén intactos y se puedan restaurar. Si comete un error que desea deshacer
o si sus archivos están dañados o se borraron por error, restaure los datos de su copia de seguridad más reciente.

Para aprender más, busque “Cómo hago una copia de seguridad de mi empresa” en la Ayuda.
Cómo Asegurar los Datos de Su Empresa
Cuando crea su empresa, Sage Simply Accounting crea automáticamente un perfil de usuario llamado sysadmin.
Este administrador tiene todos los derechos a sus datos de empresa. Es el único usuario que puede crear nuevos
usuarios, asignar derechos de acceso y contraseñas a otros usuarios y configurar las preferencias para toda la
empresa en Sage Simply Accounting. Aunque usted sea el único usuario, debería proteger el usuario sysadmin
con contraseña y luego crear un nuevo perfil de usuario para usted mismo.
Si va a acceder a los datos de Sage Simply Accounting desde otros programas, tales como Microsoft Access,
asigne derechos de acceso de terceros a los usuarios de Sage Simply Accounting y proteja sus datos con
contraseña.
Cómo Configurar Usuarios Adicionales
Cree usuarios adicionales para:
Restringir el acceso a sólo esas secciones del programa que los usuarios necesitan para realizar su trabajo.
Por ejemplo, no todos los empleados tienen el derecho de conocer el saldo actual de las cuentas bancarias de
su empresa.
Protegerse contra el robo y desfalco. Si da un nombre a cada usuario, siempre podrá identificar la persona que
modificó sus registros financieros.
Permitir que varias personas trabajen en Sage Simply Accounting Superior Sage Simply Accounting
Corporativo al mismo tiempo.
Para configurar usuarios adicionales, primero debe crear una contraseña para el administrador de Sage Simply
Accounting, sysadmin. Pulse Modificar Usuario y luego ingrese una contraseña. Su contraseña debería ser
“segura” – debería tener una combinación de 5 a 7 números y letras y no ser fácil de descifrar.

Para conocer más, busque “Aprender los derechos de seguridad y acceso” en la Ayuda.
Perfiles de Seguridad en Sage Simply Accounting Corporativo
En un entorno multi-usuario, perfiles de seguridad rápidamente pueden otorgar a los usuarios un conjunto
predefinido de derechos de acceso a los datos de empresa. Los perfiles están basados en todos los derechos
disponibles del usuario, excepto derechos de acceso a los datos de empresa con productos de terceros (tales
como Crystal Reports o Microsoft Access). Sólo el usuario sysadmin tiene permisos para crear, asignar y quitar
los perfiles de seguridad del usuario.
Asigne un nombre y una descripción al perfil y luego seleccione los derechos de acceso para este perfil. Pulse
Informe Avanzado para restringir el acceso a reportes específicos de Banca y Empresa.
Una vez que un perfil ha sido creado, se puede asignar a varios usuarios. Fácilmente puede asignar nuevos
perfiles a los empleados existentes u otorgar a nuevos empleados los mismos derechos de usuario de Sage
Simply Accounting que los de empleados existentes o salientes.
Para aprender más acerca de la configuración de perfiles de usuarios, busque “Cómo agregar un
perfil de seguridad” en la Ayuda.

SIGUIENTES ETAPAS
Siguientes etapas
Finalizar el Ingreso del Historial
Si ha creado una nueva empresa, verá este ícono en la ventana principal, lo que indica que está en modo
historial. En modo historial, puede ingresar los saldos de apertura de cuentas e inventario así como información
histórica de facturas y pagos para clientes y proveedores y también información de nómina del año hasta la fecha.
Debe finalizar el ingreso del historial para un módulo antes de que pueda comenzar a ingresar transacciones para
el módulo en un nuevo año fiscal (año calendario para la nómina).
Generalmente, cerrará la historia para todos módulos al mismo tiempo. Sin embargo, si no ha terminado de
ingresar toda su información histórica para un módulo, oculte este módulo antes de seleccionar Finalizar Ingreso
de Historial en el menú Historial de la ventana principal. Para ocultar un módulo, abra el menú Configuración,
seleccione Preferencias del Usuario y luego Vista. Desactive la casilla del módulo que todavía necesita
actualizar.
¡Gracias por elegir Sage Simply Accounting!
Ya ha configurado Sage Simply Accounting y sabe cómo ingresar transacciones básicas.

REQUISITOS DEL SISTEMA
Requisitos del sistema
Requisitos mínimos del sistema para Sage Simply Accounting Pro 2012 y Sage Simply Accounting Superior 2012
Procesador de 1,0 GHz o superior (2,0 GHz recomendado)
512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado)
1 GB de espacio en disco duro (400 MB adicionales de espacio en disco duro para la instalación)
Internet Explorer 6.0 o posterior
Microsoft® Windows® XP, Vista o 7 (con las últimas actualizaciones de Microsoft)
Monitor SVGA de 256 colores o superior, resolución mínima de 1024 x 768
La integración de Sage ACT! requiere Sage ACT! 2011 o Sage ACT! 2012
Unidad de CD-ROM
Los formularios a enviar por correo electrónico requieren un cliente de correo electrónico compatible con MAPI,
conexión a Internet, servicio de correo electrónico y procesador de texto
La integración con Word y Excel requiere las versiones de 32 bits de Microsoft Word y Microsoft Excel 2003,
2007 ó 2010
Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) La sincronización con Outlook requiere las versiones
de 32 bits de Microsoft Outlook® 2003, 2007 o 2010
Optimización de multi-usuario (Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) para Windows XP,
Vista y Windows 7. Servidor dedicado recomendado: Windows Server® 2003 R2, Windows Small Business
Server 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Small Business Server 2008,
Windows Small Business Server 2008 R2, Red Hat® Enterprise Linux® 5.0 o SUSE® Linux Enterprise Server
10 de Novell.
Servicios de terminal: Windows Server® 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2
Nota: El Administrador de conexión para Linux está disponible para descarga separada.
Conversión:
Convierte todos los datos de versiones anteriores de Sage Simply Accounting, excluyendo versiones de DOS y
Macintosh®. No obstante, no se puede convertir a una versión de nivel inferior. Convierte datos del libro mayor,
clientes, proveedores, empleados e inventario desde Quickbooks® versiones 2001 a 2011; MYOB® versiones 10
y 11, Quicken® versiones XG 2003, XG 2004 y XG 2005 y Microsoft Excel.
Sage Simply Accounting Corporativo 2012 y ediciones superiores
Los mismos requisitos del sistema como Sage Simply Accounting Pro y Sage Simply Accounting Superior con
estas excepciones:
Procesador de 2,0 GHz o superior (procesador de núcleos múltiples de 2,33 GHz recomendado)
1 GB de memoria RAM (2 GB recomendado)

SERVICIOS DE NEGOCIOS
Servicios de negocios
Después de haber empezado a utilizar Sage Simply Accounting, es posible que se de cuenta que podría
beneficiarse de otros servicios para su negocio. Sage Simply Accounting le puede ayudar:
Sage Business Care
Obtener mayor eficiencia y disfrute de los beneficios y la tranquilidad que le ofrece Sage Business Care. Durante
el período de su suscripción, recibirá una actualización de Sage Simply Accounting al momento de su salida al
mercado , asegurando que su negocio siempre esté usando la última versión del software disponible. Además,
puede elegir recibir las actualizaciones fiscales de nómina para procesar la nómina internamente. La
disponibilidad de cálculos automáticos de impuestos en el software le ofrece los días de paga más fáciles y sin
complicaciones.
Para aprender más:
Visite http://es.simplyaccounting.com/care/
Llame al 1-866-797-8395
Sage Simply Accounting Intelligence
Actualice automáticamente reportes de negocios basados en Microsoft® Excel® con datos en tiempo real para
que pueda acceder a la información necesaria para tomar decisiones rápidas y con seguridad. No es necesario
exportar, consolidar ni cortar y pegar datos. No tiene que arreglar fórmulas rotas. No se preocupe por el formato.
Para aprender más:
Visite http://es.simplyaccounting.com/intelligence
Llame al 1-866-797-8395
Sage Simply Accounting Pagos directos
Realice y reciba cómodamente pagos electrónicos más rápido y en forma más precisa con Pagos directos de
Sage Simply Accounting. Aumentará la satisfacción comercial y tendrá menos pagos vencidos (y salvar unos
árboles) al ofrecer más maneras para enviar y recibir dinero de forma electrónica.
Para aprender más:
Visite http://es.simplyaccounting.com/directpayments
Llame al 1-866-797-8395
Servicios de tarjetas de crédito
Automatice su procesamiento de tarjetas de crédito con un servicio económico en línea de Sage Soluciones de
Pago. Al inscribirse para tener una cuenta de comerciante con Sage Soluciones de Pago, usted puede autorizar
los pagos de tarjeta de crédito directamente desde las transacciones de ventas en Sage Simply Accounting.
Luego, puede conectarse para administrar su cuenta y ver los reportes de pagos.
Para aprender más:
Visite http://www.sagepayments.com/products-services/sage-simply-accounting
Llame al 1-866-297-5441

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counting y los productos y nombres de servicios de Sage mencionados aquí son marcas registradas o marcas de Sage Software, Inc. o de sus
entidades afiliadas. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos dueños.
Ventas al cliente: 1-866-797-8395
Servicio al cliente: 1-866-407-7146
Asistencia técnica: 1-866-297-5318
http://es.SimplyAccounting.com
SageSimplyAccounting

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