COLVAN Agencia de Aduanas S.A.S
Jair Bernal Moreno
Bogotá, Colombia
2015
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PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONES DEL...
COLVAN S.A.S
INDÍCE
Presentación……………………………………………………………………………..5
Capítulo I
1.1 Planteamiento del problema…………………………………………...
COLVAN S.A.S
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Presentación
Debido a la necesidad de la existencia de un manual que permita ejercer el control
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COLVAN S.A.S
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organización, ya que les permite c...
COLVAN S.A.S
CAPÍTULO I
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
SUMARIO:
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1.1 Plan...
COLVAN S.A.S
Capítulo I
1. Planteamiento del Problema
COLVAN Agencia de Aduanas S.A es una empresa del sector privado que
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COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S
Es por esto que surge la necesidad de crear un manual de puestos y un manual
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COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S
1.3 Objetivos Específicos:
Identificar el nivel organizacional (puestos) del Departamento...
COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S
1.4 Justificación
Toda empresa posee gran variedad de cargos, y cada uno de ellos ofrece ...
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Así mismo, para el departamento es indispensable, porque le permitirá contar con
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CAPÍTULO II
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PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
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COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S
Capítulo II
Marco Metodológico
2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se a...
COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S
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Internacional
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B. Identificación de las funciones y tareas:
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CAPÍTULO III
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DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
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COLVAL Agencia De Aduanas S.A.S
Capítulo III
Perfiles de los funcionarios que conforman el
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3.2.1.4 Funciones Básicas del Puesto
a) Recepción de solicitud por parte del cliente o ven...
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3.2.2.1 Descripción del Puesto: Encargada de las operaciones
terrestre
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f) Verificar si la mercancía requiere inspección de la DIAN
g) Elaboración de documentos d...
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3.2.3.1 Descripción del Puesto: Logística Marítima y Aérea, y apoya a la logística
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e) Pasar status al cliente según el reporte del chofer.
f) Facturación
Marítimo y aéreo:
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Estructura Organizacional Departamento Internacional
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General
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DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
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CAPITULO IV
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Internacional
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COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S
En cuanto a las actividades de Importación y Exportación, según la información
analizada e...
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reexportación), Declaración de exportación e instrucciones para
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Reestructuración del Departamento
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Conclusiones
El manual de puesto va a permitir determinar cuáles son las tareas que le
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Referencias
- http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-
administrativo/procedim...
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ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL
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ANEXO 1
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Cuestionario Guía Para Establecer las Funciones
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8. ¿Quién es su Jefe inmediato? (Directamente a quién debe brindarle cuentas del
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Anexo II
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  1. 1. COLVAN Agencia de Aduanas S.A.S Jair Bernal Moreno Bogotá, Colombia 2015 Página 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INTERNACIÓNAL
  2. 2. COLVAN S.A.S INDÍCE Presentación……………………………………………………………………………..5 Capítulo I 1.1 Planteamiento del problema……………………………………………………8 1.2 Delimitación del problema………………………………………………………9 1.3 Objetivos de la Investigación…………………………………………………..10 1.4 Justificación……………………………………………………………………...11 1.5 Alcances………………………………………………………………………….12 Capítulo II 2.1 Tipo de investigación…………………………………………………………..14 2.2 Diseño de investigación……………………………………………………….14 2.3 Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos………………………..14 2.4 Bases para Propuesta del Departamento de Transporte…………………..16 Capítulo III 3.1 Misión del Departamento de Transporte…………………………………….19 3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de Transporte Internacional………………………………………………………..19 Capítulo IV 4.1 Información General del Departamento de Transporte Internacional……27 Página 2
  3. 3. COLVAN S.A.S 4.2 Descripción de los proceso realizados por el Departamento de Transporte de Transporte……………………………………………………………..29 4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de Transporte …………………………………………………………………………35 Conclusiones…………………………………………………………………………..40 Referencias…………………………………………………………………………….41 Anexos 1. Anexo I “Cuestionario Guía para establecer las funciones de los empleados”……………………………………………………………………...43 2. Anexo II Diseño del Organigrama……………………………………………46 3. Anexo III Organigrama de COLVAN S.A.S ………………………………47 Página 3
  4. 4. COLVAN S.A.S Presentación Debido a la necesidad de la existencia de un manual que permita ejercer el control de las funciones y procesos que surjan dentro del departamento de Transporte Internacional; se prevé la creación de un manual de procedimientos, el cual, permita determinar las funciones que se deriven de este, y así mismo, puedan ser distribuidas de la manera más adecuada entre los funcionarios, es decir; el manual constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional del Departamento de Transporte Internacional de Colvan Agencia de Aduanas, al proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los funcionarios administrativos que la integran. Por otra parte, una vez que las funciones son distribuidas entre los empleados, se da la necesidad de crear también un manual de procedimientos que permitan controlar los insumos y salidas que se deriven en el departamento. Donde hay que tener en cuenta, que entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de los empleados, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal. Página 4
  5. 5. COLVAN S.A.S Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. De este modo, lo que se busca establecer en este proyecto, es que los funcionarios tengan conocimiento de lo que pueden y no llevar a cabo dentro del departamento; de igual forma, se busca lograr obtener la manera en que los puestos de mayor rango o jerarquía de la empresa (Departamento Gerencial de la empresa), al cual departamento de transporte internacional tiene que brindarle resolución o respuesta de los procesos que se estén ejerciendo dentro de este, puedan tener un mayor control de lo que se esté llevando a cabo. Página 5
  6. 6. COLVAN S.A.S CAPÍTULO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE SUMARIO: Página 6 1.1 Planteamiento del problema. 1.2 Delimitación del problema. 1.3 Objetivos de la Investigación. 1.4 Justificación 1.5 Alcances
  7. 7. COLVAN S.A.S Capítulo I 1. Planteamiento del Problema COLVAN Agencia de Aduanas S.A es una empresa del sector privado que brinda servicios y soluciones de Logística Internacional y Agencia de Aduanas en el mercado nacional e internacional, brinda servicios como: o Transporte aéreo o Transporte marítimo o Transporte terrestre (Centroamérica, México y Panamá). o Consolidación de carga o Manejo de contenedores completos o Seguimiento de los embarques hasta destino final. o Seguro de Cargas Actualmente se encuentra en proceso de expansión y para esto se ha creado el Departamento de Transporte Internacional, el cual brinda servicios de consolidación de carga (los primeros cuatro servicios indicados anteriormente). Por ser de reciente creación este departamento no se encuentra debidamente estructurado, lo cual, dificulta el desempeño de las labores de sus funcionarios especialmente en el control de los procesos. Al no existir un manual que permita controlar las funciones que ejercen cada uno de los empleados, del departamento, así mismo, sobre los procesos derivados de estas funciones, no se puede tener un control claro de todos los procesos. Página 7
  8. 8. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Es por esto que surge la necesidad de crear un manual de puestos y un manual de procedimientos que permitan a los funcionarios del departamento poder ejercer sus funciones de la manera más adecuada. 1.2 Delimitación del Problema El presente trabajo se refiere al Diseño de un Manual de puestos y un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados de las funciones del Departamento de Transporte Internacional; de la empresa COLVAN Agencia de Aduanas, S.A, con la finalidad de llevar la secuencia lógica de las actividades de los procedimientos. 1.3 Objetivos de la Investigación 1.3.1 Objetivos Generales: Elaborar una propuesta de mejora del ámbito estructural del Departamento de Transporte Internacional de COLVAN Agencia de Adunas S.A. Aportar y/o reforzar las herramientas necesarias para la documentación, implementación y mantenimiento de los manuales de puestos y manuales de procedimientos administrativos. Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de los procesos de transporte internacional de la empresa COLVAN Agencias de Aduanas. Página 8
  9. 9. COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S 1.3 Objetivos Específicos: Identificar el nivel organizacional (puestos) del Departamento de Transporte Internacional. Diseñar un manual de puestos y funciones de los funcionarios que conforman el Departamento de Transporte Internacional. Establecer la relación entre estructura organizacional, cargo, puesto y posición. Identificar los usos. Diagnosticar internacional, componentes de una descripción de puesto y sus distintos la situación actual del departamento de Transporte en la empresa COLVAN Agencias de Aduanas, S.A. Preparar el Diseño del manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, de la empresa COLVAN Agencias de Aduanas, S.A. Página 9
  10. 10. COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S 1.4 Justificación Toda empresa posee gran variedad de cargos, y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad y complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar un manual de cargos o de puesto y un manual de procedimientos administrativos para el correcto funcionamiento. La importancia de un Manual de Puestos, es que, nos permite conocer al detalle la distribución de funciones dentro de la organización, estableciendo con facilidad QUIÉN hace QUÉ y CUÁNDO, y de esta forma determinar la cantidad de personal realmente necesario y poder elegir y mantener a los mejores en la organización. Tal conocimiento sólo es posible al mantener Manuales de Puestos bien estructurados y actualizados. La importancia de un manual de procedimientos administrativos, es que, a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción y despacho de los mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa. Página 10
  11. 11. COLVAN Agencia De Aduanas, S.A. Así mismo, para el departamento es indispensable, porque le permitirá contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna, ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de los documentos de importación o exportación, permisos, etc., que se deriven del proceso de transporte internacional. Igualmente; para los funcionarios resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercancía, en el respectivo medio de transporte. De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantación de este manual de procedimiento y puesto no surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento. El cual también facilitará la información clara y sencilla de las actividades a la hora de realizarlas. 1.6 Alcances Este manual de funciones y de procedimientos va hacer creado con el objetivo de ser aplicado en el Departamento de Transporte Internacional, de la empresa COLVAN Agencia de Aduanas, de modo tal, que permita determinar y evaluar las funciones laborales que se ejerzan en este departamento. Página 11
  12. 12. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S CAPÍTULO II MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INTERNACIONAL SUMARIO: Página 12 2.1 Tipo de investigación. 2.2 Diseño de investigación. 2.3 Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos. 2.4 Bases para Propuesta del Departamento Internacional de Transporte.
  13. 13. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Capítulo II Marco Metodológico 2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación que se aplico fue "Descriptivo", ya que se describe la problemática presentada en el departamento de transporte internacional por la carencia de un manual de puestos y un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados de este para llegar a la comprensión y entendimiento del mismo. 2.2 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN El diseño de esta investigación fue de campo; en vista de que se pudo recopilar directamente la información detallada y exacta específicamente en el departamento de transporte internacional por la falta de un manual de procedimientos administrativos. 2.3 TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo del mismo. De acuerdo a lo antes señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente Trabajo se basan en una investigación cualitativa de carácter relacional. Página 13
  14. 14. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Se toma en cuenta este enfoque para tratar de explicar y comprender el ámbito interno y micro estructural del departamento. Para la elaboración de este manual de procedimientos administrativos se va a llegar a cabo una serie de investigación documental o recolección de información de otras investigaciones relacionadas con el tema. Así mismo, se llevara a cabo una investigación de campo, la cual, se basara en: La técnica de entrevistas o cuestionarios: Para la investigación se aplicó la técnica de cuestionario, la cual, se le aplico a cada uno de los funcionarios del departamento de transporte internacional. La observación directa: Para este trabajo de investigación se aplicó la técnica de la observación directa ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemática que acarrea al departamento de transporte internacional, debido al hecho de la carencia de un manual de procedimientos administrativos. La entrevista no estructurada: Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada en la empresa COLVAN Agencia de Aduanas, S.A; en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas con todo el personal interno que labora en el departamento. Esto con el fin de conocer y estudiar la información obtenida y poder canalizar y detectar todo lo referente a las entradas y salidas de los procesos de transporte internacional de importación y exportación. Página 14
  15. 15. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 2.4 Bases para la Propuesta del Departamento de Transporte Internacional Para la realización de la propuesta del departamento de Transporte Internacional, es necesario visualizar dos etapas importantes: A. Orden organizacional del departamento de Transporte Internacional. B. Identificación de las funciones y tareas. Esto con el fin de lograr recaudar la información necesaria para una correcta elaboración del manual de procedimientos del departamento de Transporte Internacional, así como, para su posible implementación en la empresa. A. Orden organizacional del Departamento de Transporte Internacional: Para llegar a cabo esta etapa, se realizara un análisis actualizado de las actividades emprendidas por el departamento, así como, de su estructura interna. Para ello se analizará la información recolectada a través de las técnicas de entrevista, entrevista no estructurada y observación directa, recurriendo para esta a la utilización del cuestionario como instrumento de recolección de información, cual, tiene como objetivo, brindar la información necesaria para la construcción del manual de procedimientos y al mismo tiempo permitirá determinar el orden organizacional del departamento. Una vez que se encuentre analizada la información recaudada a través del instrumento de evaluación, se procederá a la elaboración del organigrama del Departamento de Transporte Internacional. Página 15
  16. 16. B. Identificación de las funciones y tareas: COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Se busca diseñar un apartado que permita identificar y definir las funciones que se desempeñen en el departamento de Transporte Internacional esto con el objetivo de tener una mejor compresión de las funciones que realizan cada una de los funcionarios del departamento: 1) Identificación del perfil del trabajador: Debido a la falta de la existencia de un perfil escrito que permita una elección adecuada del personal, así como, determinar cada puesto; de esta manera, se busca llegar a cabo una correcta definición de los perfiles de los funcionarios del departamento. 2) Caracterización Funcional: Una vez que se establezca el perfil escrito para cada puesto, es necesario clarificar las funciones que desempeñaran cada uno de los funcionarios del departamento; esto con el fin de evitar que más de un funcionario realice la misma función o dado el caso, que ninguno la realice; esto con el objetivo de llegar a cabo de una mejor forma las labores del departamento. Página 16
  17. 17. COLVAN Agencia De Aduanas, S.A. CAPÍTULO III MANUAL DE PROCEDIMIENTOS y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INTERNACIONAL SUMARIO: Página 17 3.1Misión del Departamento de Transporte Internacional. 3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de Transporte Internacional.
  18. 18. COLVAL Agencia De Aduanas S.A.S Capítulo III Perfiles de los funcionarios que conforman el Departamento 3.1 Misión del Departamento de Transporte Internacional: Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades derivadas del departamento de transporte internacional de mercancía, así como, la consolidación de las cargas, derivados de los contratos con clientes que estén realizando una importación o exportación, como parte de funciones de COLVAN Agencia de Aduanas. los las 3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de Transporte Internacional 3.2.1.1 Descripción del Puesto: Gerencia de Operación. Nombre del funcionario: Natalia Quirós Ortiz Jefe inmediato: Carlos Corrales Quirós Departamento: Transporte Internacional 3.2.1.2 Perfil deseado del puesto Página 18 Estudios-Grado académico Comercio Exterior, Negocios Nacionales Idiomas Ingles Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos de Computación Experiencia Previa Dos años mínimo Otras especificaciones Conocimientos de Exportación
  19. 19. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 3.2.1.4 Funciones Básicas del Puesto a) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (Exclusivo/ Consolidado). b) Coordinación de cargas completas y consolidadas. c) Cotización de Exportación / Importación y seguimiento de la misma. d) Seguimiento a clientes, desde cotización hasta manejo de carga. e) Proyección de consolidado para el fin de semana, tanto de Importación como Exportación. f) Coordinación en conjunto con el cliente y el departamento de para futuros pedidos. logística, g) Supervisión de operaciones y logística. h) Facturación y Liquidaciones. i) Revisión de facturación y Liquidación. j) Colaborar en la coordinación de consolidados el fines de semana. k) Elaboración de documentos. Página 19
  20. 20. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 3.2.2.1 Descripción del Puesto: Encargada de las operaciones terrestre del transporte Nombre del funcionario: Novedy Valenciano Valverde Jefe inmediato: Natalia Quirós Ortiz Departamento de Transporte Internacional 3.2.2.2 Perfil deseado del puesto 3.2.2.3 Funciones Básicas del Puesto a) Coordinación de recolección de como consolidadas. documentos y cargas, tanto exclusivas b) Subcontratación de transportes terrestres, aéreos o marítimos para viajes exclusivos o consolidados. c) Realización y coordinación de despachos terrestres. d) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado). e) Recepción y revisión de documentos por parte del cliente (Factura comercial, Lista de empaque, Permisos de Importación, etc.). Dinámica Agencia de Aduanas Página 20 Estudios-Grado académico Técnico en Transporte, Comercio Exterior Idiomas Ingles Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos Computación Experiencia Previa Un año mínimo Otras especificaciones Conocimientos de Exportación
  21. 21. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S f) Verificar si la mercancía requiere inspección de la DIAN g) Elaboración de documentos de recibido: Exportación, tres juegos por documento  Carta de Porte  Manifiesto  Bls  Instrucciones de Embarque, etc.  Digitación de documentos  Declaraciones  Declaración de Exportación  Manifiestos de carga i) j) Solicitud de Inspección, depósitos y autorizaciones Pasar prealerta de embarque al cliente, Solicitud de adelanto y saldo para choferes, despachos e instrucciones. Recepción de documentos recibidos por el cliente en destino, para facturación de servicios o transporte terrestre. Facturación de servicios o transporte y liquidación de embarque. Preparar las facturas para envío, adjuntar documentos de recibido por el cliente y cualquier otro documento de soporte que el cliente solicite. k) l) m) o) Página 21
  22. 22. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 3.2.3.1 Descripción del Puesto: Logística Marítima y Aérea, y apoya a la logística Terrestre Nombre del funcionario: Dariana Campos Castro Jefe inmediato: Natalia Quirós Ortiz Departamento de Transporte Internacional 3.2.3.2 Perfil deseado del puesto 3.2.3.3 Funciones Básicas del Puesto Logística Terrestre: a) Abrir recibo de expediente. b) Elaboración de carta porte, manifiestos, DTI y preparación de despacho. c) Solicitud de seguros de carga tanto de importación como exportación. d) Seguimiento de los choferes desde cada frontera hasta las bodegas de los clientes o almacén donde este. Página 22 Estudios-Grado académico Comercio Exterior, Negocios Internacionales Idiomas Ingles Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos de computación Experiencia Previa Dos años Otras especificaciones Conocimientos de Exportación
  23. 23. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S e) Pasar status al cliente según el reporte del chofer. f) Facturación Marítimo y aéreo: a) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado). b) Coordinar con los agentes en origen, para recepción de documentos y seguimientos de la carga. c) Coordinación con las navieras para colocaciones y arribo de contenedores y carga suelta. d) Elaborar y solicitar cotizaciones. e) Coordinación con Agencia para cargas en tránsito. f) Coordinación de pagos a la naviera y líneas aéreas. g) Elaboración de documentos de Conocimientos de embarque (BL´s) y Guías aéreas. h) Digitación de documentos Conocimientos de embarque y guías aéreas Notas técnicas Declaraciones de Exportación o Importación i) Enviar avisos de salida y arribo al cliente (Pasar STATUS según reporte de la naviera). j) Recepción de documentos recibidos por el cliente en destino, para facturación de servicios o transporte terrestre. k) Facturación de servicios o transporte y liquidación de embarque. Página 23
  24. 24. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Estructura Organizacional Departamento Internacional Junta Directiva Asesoría General Vice - Presidencia Gerente General Departamento Internacional Gerencia de Operaciones (Natalia Quirós Ortiz) Departamento de Ventas Logística y Pricing Operaciones Transporte Internacional Dariana Campos Novedy Valenciano Francisco Ureña Roy Morales Jose Luis Canales Natalia Quirós Página 24 Ventas
  25. 25. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S CAPÍTULO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INTERNACIONAL SUMARIO: Página 25 4.1 Información General del Departamento de Transporte Internacional. 4.2 Descripción de los proceso realizados por el Departamento de Transporte Internacional. 4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de Transporte Internacional.
  26. 26. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S CAPITULO IV Manual de Procedimientos para el Departamento de Transporte Internacional 4.1 Información General del Departamento de Transporte Internacional: Este departamento nació a raíz de la necesidad de los clientes por contar con un servicio puerta a puerta, ya que el departamento solamente ofrecía el servicio de importación a los clientes de la Agencia de Aduanas, a través del transporte marítimo. Pocos meses después nace la exportación Terrestre hacia Centroamérica y Panamá, la cual genero una mayor demanda del servicio y por ende un crecimiento importante del departamento. Actualmente se cuenta con una amplia cartera de cliente y países hacia los cuales se están exportando o importando en relación con el inicio de sus actividades: Página 26 Cant de Clientes Países Importación Se posee una cartera de aproximadamente 15 clientes. Estados Unidos Brasil México Guatemala El Salvador Italia Exportación Se posee una cartera de Aproximadamente 33 clientes Nicaragua Honduras El salvador Guatemala
  27. 27. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S En cuanto a las actividades de Importación y Exportación, según la información analizada existe una mayor actividad en las operaciones de exportación por parte del departamento, sin embargo, como lo demuestran los siguientes datos absolutos y porcentuales del desempeño del departamento en el primer semestre del presente año, habido una mayor actividad en las operaciones de importación a partir del tercer mes del año: Página 27 Porcentaje de importación y Exportación mensuales Cantidades absolutos Meses ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 may-15 jun-15 1er Semestre 2015 Importación Exportación Tramites 6,00 33,00 21,00 5,00 34,00 6,00 34,00 11,00 29,00 44,00 4,00 11,00 43,00 3,00 30,00 40,00 3,00 33,00 228,00 32,00 130,00 Cant. Total 60,00 45,00 74,00 59,00 76,00 76,00 390,00 Porcentajes Importación Exportación Tramites 10% 55% 35% 76% 11% 13% 46% 15% 39% 75% 7% 19% 56.58% 4% 39% 53% 4% 43% 58% 8% 33% Total 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% México Belice Estados unidos Brasil Hong Kong Inglaterra Rep. Panamá Rep. Dominicana
  28. 28. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 4.2 Descripción de los proceso realizados por el Departamento de Transporte Internacional. El Departamento de Transporte Internacional, es un departamento creado con el objetivo de encargarse de los trámites derivados de las importaciones y exportaciones, que se realizaban a través de esta agencia, como, el seguimiento de los embarques tramitados por este hasta su punto de destino. Actualmente, el departamento ofrece tres servicios: Marítimo, aéreo y terrestre. De estos tres servicios las labores operacionales se centran principalmente en los servicios terrestres; los servicios marítimos y aéreos son realizados para aquellos clientes que lo soliciten. Entre las labores que desempeña el departamento tenemos dos áreas: 4.1.1 Importación 4.1.2 Exportación. 4.1.1 Procedimientos de Importación de Mercancías (Marítimo): Entre los principales procesos operativos llevados a cabo de esta área tenemos: 1. Recepción de las instrucciones del cliente sobre contactos de proveedores, datos de factura, lista de empaque, instrucciones especiales. 2. Apertura del expediente. 3. Contacto con el proveedor para determinar fecha en que las mercancías estarán listas para ser embarcadas. 4. Coordinación con la naviera o agente en origen para la recolección de la carga (o en su defecto la entrega de la misma por parte del cliente en las bodegas). Confirmación del booking (lo que es igual en caso de que sea el agente en origen el que coordina directamente con la naviera, serán ellos Página 28
  29. 29. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S quienes confirmen el booking y nos lo pasan, en caso de que se coordine desde acá y se debe remitir el dato al origen para que esté al tanto y coordinar con la naviera). 5. La carga es cargada o recolectada. 6. Se envía un aviso de salida al cliente confirmando la salida de la misma una vez que el agente o naviera confirman la salida efectiva del vapor. 7. A partir de acá se ha abierto un recibo de servicios al cliente, se coordina en caso de que deba asegurar la carga o si se necesita permisos especiales para el ingreso de las mercancías. El departamento internacional se encarga de asegurar la carga, la agencia tramita permisos o revisiones de las cargas. 8. Se elabora el B/L hijo de la carga que se encuentra en tránsito, una copia se remite a la agencia para que ellos cuenten con los datos necesarios para la importación de la mercancías (calculo de impuestos de la misma, etc.). 9. Una vez ingresada la carga al país se envía un aviso de llegada al cliente para comunicarlo. 10. A partir de acá es la agencia la que se encarga del internamiento de las mercancías. El departamento internacional solo corrobora con el cliente que el proceso haya finalizado correctamente. Página 29
  30. 30. Dinámica Agencia De Aduanas, S.A. transp Página 30 Flujograma Código de Tarea Descripción de las tareas Responsables Riesgo (+-0) Dep. de internacional Naviera Agencia Cliente 0 Inicio del proceso Inicio 1 Recepción de las instrucciones del cliente sobre proveedores, datos de factura, lista de embarque, instrucciones especiales. 2 Coordinación con el proveedor para fecha en que las mercancías están listas para ser embarcadas. 3 Coordinación con la naviera o agente en origen para la recolección de la carga. 4 Carga de la mercancía en el vapor o buque 5 Envío de aviso de salida del vapor al cliente 6 Apertura de expediente de servicio al cliente 7 Coordinación de asegurar la carga y solicitud de permisos especiales de importación en caso de ser necesario 8 Revisión de la carga 9 Elaboración de B/L hijo de la carga en tránsito, envió de copia a la agencia 10 Envío de ingreso de la carga al país al cliente. 11 Tramitación de internamiento de las mercancías. 12 Coordinación con cliente de que el proceso haya finalizado 14 Terminar el proceso
  31. 31. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S 4.1.2 Procedimientos llevados a cabo en el área de Exportación de Mercancías: Entre los principales procesos operativos llevados a cabo en esta área tenemos: Proceso de Exportación Terrestre: 1. 2. 3. 4. 5. Cotización por parte del vendedor Aceptación de tarifa por parte del cliente Coordinación de fecha y lugar (es) de carga Apertura de expediente Apertura de recibo y asignación de viaje en el consecutivo que lleva el departamento. Asignación de chofer (camión / furgón) Toma de datos al transportista Recepción y revisión de documentos (cantidades, origen, bultos, pesos, etc., copia de permisos de importación en caso de que se requiera) 6. 7. 8. 9. Determinar si los productos requieren de notas técnicas o requerimientos especiales para exportación 10. En caso de necesitar permisos electrónicos o no, se coordina y se hace la solicitud de los mismos. 11. Una vez revisada la documentación se procede con la elaboración del despacho 12. Se elabora carta de porte, manifiesto de carga, DTI (declaración de tránsito internacional – no aplica para Panamá a menos que sea una Página 31
  32. 32. Dinámica Agencia De Aduanas, S.A. reexportación), Declaración de exportación e instrucciones para el chofer básicamente. 15. Se hace la solicitud de subcontrato al chofer (se elabora una factura y un vale donde se establece lo que se le va a pagar al chofer y lo que se le va a adelantar). 16. Se alista el despacho con los documentos en tres juegos (documentos para trabajar en frontera, documentos originales del cliente y documentos para recibir sellados y firmados). 17. Se adjunta instrucciones de descarga así como instrucciones de custodio si requiriera. 18. En caso de que el cliente lo requiera se hace la solicitud de custodio correspondiente al contacto ya establecido. 19. Se despacha al chofer 20. Después de la salida del chofer, se debe dar una seguimiento de la ruta del mismo y al mismo tiempo estar enviando actualizaciones de status a los clientes, normalmente se pasan de una a tres actualizaciones por día a cada embarque. 21. También en algunos casos se debe coordinar con el cliente en destino o con nuestros agentes en el caso de que la carga tenga como destino almacén fiscal o se aun viaje consolidado. 22. Recibir los documentos recibidos por el cliente cuando los envíe el chofer, y hacer la solicitud de cheque respectiva para hacer efectivo el saldo del transportista. 23. Cuando en el trayecto se presente problemas, se debe dar el seguimiento hablando con las autoridades del país correspondiente y con el chofer, elaboración de cartas de corrección etc., en caso de ser necesarias. Página 32
  33. 33. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S de transporte Página 33 PROCEDIMIENTO: Logística de Exportación Terrestre CODIGO: REV.FECHA: 29/08/2010 FLUJOGRAMA Código de Tarea Descripción de las tareas Responsables Riesgo (+-0)Departamento internacional Cliente 0 Inicio del proceso Inicio 1 Cotización por parte del vendedor y envió al cliente. 2 Aceptación por parte del cliente no 3 Apertura de expediente y recibo. 4 Coordinación de fecha y lugar (es) de carga. 5 Asignación del chofer (camión y furgón). 6 Recepción y revisión de los documentos. Coordinación de solicitud de permisos especiales si fuesen necesarios 7 Elaboración carta de porte, manifiesto de carga, DTI, DE, instrucciones del chofer. 8 Se alista despacho con los documentos en tres juegos (documentos para trabajar en frontera, documentos originales a cliente y documentos para recibir sellados y firmados 9 Se adjunta marchamos e instrucciones de descarga, así como las instrucciones de custodio (Si se requiere) para el chofer. 10 Despacho del chofer 11 Seguimiento del chofer desde cada frontera hasta su destino y enviar actualizaciones de status al cliente 12 Recibir documentos recibidos por el cliente cuando los envíe el chofer y hacer solicitud de cheque para cancelación del saldo del chofer. 13 Facturación al cliente. 14 Terminar el proceso fin si
  34. 34. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Proceso de Exportación Marítima 1. Se coordina con el cliente la colocación del contenedor para la recolección de la carga. Se elabora el B/L y se remite a la agencia A partir de acá el departamento internacional solo se encarga de dar seguimiento a la carga y se confirma la salida y llegada de la misma a su destino. 2. 3. 4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de Transporte Internacional. Debido a que el Departamento de Transporte Internacional, es un departamento que no tiene mucho de haber iniciado sus actividades y el reciente crecimiento que este ha tenido, en los últimos tres años, principalmente en los servicios de transporte terrestre, dejando rezagados los servicios marítimos y aéreos, solo a solicitud de los clientes; es de vital importancia para un mayor crecimiento de este departamento, expandir las actividades del servicio marítimo y aéreos: 1. Servicios Marítimos: Se recomienda realizar la búsqueda de una nueva cartera de clientes cuyas necesidades de transporte de sus cargas impliquen un servicio marítimo, ya sea para la exportación o importación de una determinada mercancía, logrando la expansión y diversificación de sus actividades operacionales en un mercado más amplio al que actualmente se está trabajando, así como, un mayor ingreso económico, sin dejar, a un lados las operaciones terrestres, sino, por el contrario, seguir impulsando esta labor al mismo tiempo que los servicios marítimos. Página 34
  35. 35. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S El cumplimiento de estos objetivos se podría lograr a través de la realización de un estudio de mercado de los posibles clientes en nuestro país como fuera de este, dedicados a la comercialización de productos en un mercado internacional, así como para el consumo nacional o personal de la empresa o sujeto físico. La realización de este estudio es de suma importancia, ya que nos permitiría obtener buenos contactos a los cuales se les venderían los servicios del departamento y de la Agencia de Aduanas como órgano principal de la estructura empresarial. 2. Servicios Aéreos: Es de importancia a la vez generar al mismo tiempo que los servicios marítimos el crecimiento de los servicios aéreos del departamento para un mayor desarrollo total de este. Lo que genera, la necesidad de capacitar al personal del departamento como agentes IATA para poder expandir también los servicios de esta área, debido a la necesidad de cumplir con este requisito para poder desempeñarse en esa área de operación, sin la necesidad de depender de otra agencia. También se recomienda la realización de un estudio de mercado para la obtención de nuevos clientes inclinados hacia el transporte aéreo, según sus necesidades y características de las mercancías (si fuese perecederas, o la necesidad de la rapidez de la entrega). A la vez se puede trabajar en coordinación con otras agencias que posean el titulo de agentes IATA para la tramitación de los documentos de exportación o importación (Corte de las guías), si la agencia no decide capacitar a los empleados del departamento para la adquisición de la licencia de agente IATA, según el caso. 3. Ventas: Se recomienda la creación de un puesto dedicado únicamente a la venta de los servicios del departamento de transporte internacional, que se dedique a la búsqueda de los nuevos clientes potenciales, a través de este puesto se llevaría a cabo el estudio de mercado de los posibles clientes a Página 35
  36. 36. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.s obtener. Lo que sería adecuado la colocación de una persona dedicada únicamente a este servicio y ajena a cualquier otra labor del departamento para no general errores en las funciones de cada uno de los trabajadores del departamento. 4. Jefe del departamento: Es importante establecer a una persona encargado del departamento, quien se dedique de velar por el adecuada administración y desarrollo del departamento, y de cada una de las funciones llevadas a cabo por el personal de modo que se realicen de la manera correcta, permitiendo una mayor agilización de los tramites de exportación o importación. El jefe del departamento controlara las labores de este, evitando la mayor cantidad de errores posibles. Este será la figura de autoridad del departamento, después de los jerarcas y el responsable de responder ante el jefe jerarca de COLVAN Agencia de Aduana (gerente de la agencia). Entre las funciones principales del jefe del departamento tenemos: • Velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos dentro del departamento. • Vigilar el rendimiento del personal. • Velar por el adecuado servicio al cliente. • Mantener los controles y registros adecuados de los clientes y servicios brindados. • Responder ante el jefe jerarca de la agencia. Página 36
  37. 37. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Reestructuración del Departamento Propuesta de la nueva estructura del Departamento de Transporte Internacional: Organigrama del Departamento de Transporte Internacional Junta Directiva Asesoría General Vice- Presidencia Ventas Gerente General Jefe del Departamento Servicio Terrestre Servicio Marítimo Servicio Aéreo Ventas Servicio al clienteEncargado de Importaciones Encargado de Exportaciones Encargado de Importaciones Encargado de Exportaciones Encargado de Importaciones Encargado de Exportaciones Página 37
  38. 38. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Es de vital importancia establecer un plan estratégico que permita una expansión eficiente y eficaz de las operaciones del departamento a través de la nueva estructuración, así como el de toda la empresa C O L V A N Agencia de Aduanas, S.A. Al generar el crecimiento en estos tres servicios, se debe lograr un equilibrio entre ellos y el manejo de las operaciones de cada área (Marítima, Terrestre, Aéreo y Ventas) del departamento y de la agencia. Permitiendo una armonía en la expansión, para el bienestar del departamento y la agencia, al lograr expandir las actividades del mismo. Página 38
  39. 39. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S Conclusiones El manual de puesto va a permitir determinar cuáles son las tareas que le corresponde a cada funcionario, para el orden organizacional del departamento. Lo que contribuye a mantener un ambiente adecuado para el desarrollo de los trabajos, al tener cada funcionario bien definidas sus atribuciones, al proporcionar un panorama general de su cargo. Se espera que ambos manuales sean de utilidad para el departamento, así como su puesta en práctica, ya que le permitirá a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos dentro de este y cuáles son las áreas que deben de ser tomadas en cuenta para sus mejoras. Se resalta la necesidad de mantener un orden de prioridad de las tareas a realizar de cada empleado, así como, mantener actualizado los perfiles deseados para cada uno de los trabajadores según su puesto y los procedimientos a realizar dentro del departamento. A su vez, se ofrece una propuesta para el mejoramiento y expansión del departamento de las áreas que necesitan un reforzamiento de su estructura, esta propuesta le proporciona a la agencia una idea de los puntos débiles que posee el departamento y que deben ser tomados en cuenta, para el mejoramiento de este. Se espera que esta propuesta sea tomada en cuenta por la empresa en un futura para alcanzar el desarrollo esperado del departamento y de cada uno de sus procedimientos. Página 39
  40. 40. COLVAN Agencia De Aduanas, S.A. Referencias - http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento- administrativo/procedimiento-administrativo.shtml Hernández Orozco, Carlos. Análisis Administrativo: Técnicas y Métodos. Editorial Universidad Estatal a Distancia, San José, Costa Rica 1995 Saroka, Raúl H. Organigramas, diseño e interpretación. Ediciones Macchi S.A. Buenos Aires, 1999. Smith, W. A. Algoritmos, Flujogramas o secuencias lógicas. Para reglas y reglamentos, 2002 Wether Jr.& Davis. Administración de Personal y Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill, Bogotá 2000. Página 40
  41. 41. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S ANEXOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE INTERNACIONAL Página 41
  42. 42. COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S ANEXO 1 Dinámica Agencia de Aduanas Cuestionario Guía Para Establecer las Funciones Introducción: El presente cuestionario permite recopilar información sustancial acerca de las distintas funciones de cada puesto, así como, la naturaleza de las relaciones existentes entre cada uno de los funcionarios. Por otra parte pretende brindar información válida de los procedimientos llevados a cabo, para desempeñar en su totalidad las funciones asignadas a los distintos puestos. Objetivo: El objetivo del cuestionario es proporcionar información pertinente, válida y confiable, acerca de las distintas funciones, relaciones y procedimientos llevados a cabo por la organización. Fecha: _ 1. Nombre completo del funcionario: 2. Género: F ( ) M ( ) 3. Edad: 4. Grado académico: _ 5. Teléfono: 6. Correo electrónico: _ 7. Nombre del puesto: _ Página 42
  43. 43. COLVAN Agencia De Aduanas S.A. 8. ¿Quién es su Jefe inmediato? (Directamente a quién debe brindarle cuentas del trabajo que realiza). 9. ¿Cuáles son las funciones que desempeña en su puesto? 10. Detalle una a una las actividades que realiza (Procedimientos llevados a cabo). 11. ¿Realiza otra función que no corresponda a su cargo? (Funciones auxiliares o de apoyo a otro puesto). 12. ¿De quién (unidad administrativa o persona) recibe usted información para realizar sus funciones? 13. ¿Qué tipo de información le brindan y que medios utiliza para comunicarse tanto externo como internamente? 14. ¿De qué manera procesan la información entre los mismos funcionarios del departamento y el resto de la empresa? Página 43
  44. 44. Dinámica Agencia De Aduanas, S.A. 15. ¿Considera usted que tiene sobre cargo de las labores que realizan en el departamento? 16. ¿Logra usted llegar acabo todos sus labores en los tiempos establecidos para cada función? 17. ¿Consideran usted que es necesario crear puesto para una mejor distribución de las labores a desempeñar? Página 44
  45. 45. COLVAN Agencia De Aduanas S.A. Anexo II Diseño del Diagrama: Página 45 SIMBOLO SIGNIFICADO Operación/ Proceso Decisión Conector interno Terminal: Inicio/Final Documento Multidocumento: Documento original y copias Inspección Conector externo Envió

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