Giornataaperta Milano 13 maggio 2013 Varini dematerializzazione a scuola

La dematerializzazione dei documenti a scuola?
Si può fare?
A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com

Si può fare!
Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare
l'informazione?
●
Perché lo dispone la Legge Italiana
●
Perché è un diritto dei cittadini

Codice dell'Amministrazione Digitale
(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la
digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la
modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e
organizzative che consentono un forte recupero di produttività.
Si può fare!vv

Il Codice dell’amministrazione digitale, promuove e regola
●
la disponibilità
●
la gestione
●
l’accesso
●
la trasmissione
●
la conservazione
●
la fruibilità
dell’informazione in modalità digitale.
___________________________________________________________
Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le
pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli
originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
Si può fare!

Dematerializzazione
Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli
atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su
carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della
documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
Si può fare!

Gestione documentale
Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di
protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti
informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni,
Si può fare!

Il documento informatico
Definizione: l’articolo 1, comma 1, lettera p) del Codice dell'Amministrazione
Digitale definisce il documento informatico come “la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
Si può fare!

Il Documento digitale, articoli di riferimento
●
Copie analogiche di documenti informatici
●
Copie informatiche di documenti analogici
●
Definizioni
●
Documenti amministrativi informatici
●
Documento informatico
●
Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
●
Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
●
Formazione di documenti informatici
●
Procedimento e fascicolo informatico.
●
Regole tecniche
●
Riproduzione e conservazione dei documenti
●
Riproduzioni informatiche
Si può fare!

Le regole tecniche
L'Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA) ha redatto le regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni.
Si può fare!

Le regole tecniche
Gli allegati e le indicazioni tecniche di maggior dettaglio
●
Glossario/Definizioni
●
Formati
●
Standard e Specifiche tecniche
●
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
●
Metadati
Si può fare!

IERI
Per le copie dei documenti analogici unici
era sempre necessario l’intervento del
pubblico Ufficiale, il quale doveva dichiarare
la conformità della copia informatica al
documento originale
OGGI
La conformità dell’originale analogico
unico alla copia informatica è
assicurata da chi detiene il documento
mediante la propria firma digitale
OGGI
La conformità dell’originale analogico
unico alla copia informatica è
assicurata da chi detiene il documento
mediante la propria firma digitale
Conformità tra documento analogico e documento digitale
Si può fare!

Copie e riproduzioni di documenti digitali
da analogico a digitale
●
La copia informatica di un documento analogico è il documento informatico
avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto;
●
La copia per immagine su supporto informatico di documento analogico è
il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del
documento analogico da cui è tratto (ndr non accessibile);
Si può fare!

da digitale a digitale
●
La copia informatica di documento informatico è il documento informatico
avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto
informatico con diversa sequenza di valori binari;
●
Il duplicato informatico è il documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima
sequenza di valori binari del documento originario;il documento informatico
avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto;
Si può fare!

da digitale a analogico e viceversa
codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix
(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)
Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie
analogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa,
un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica
automatica della conformità del documento analogico a quello
informatico.
Si può fare!

Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix
(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)
Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la
“conformità” del documento analogico all’originale informatico, ma
consente solo la verifica.
Il contrassegno digitale
Si può fare!

Vengono, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati
identificativi del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un
estratto del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente
l’intero documento amministrativo informatico
Il contrassegno digitale
Si può fare!

Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano
probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilità
e identità dell'autore o di chi ne ha certificato l'autenticità.
La firma digitale
Si può fare!

Una firma digitale può essere utilizzata per:
●
Approvare un documento
●
Indicare che è stata eseguita la revisione del documento
●
Accettare i termini di un documento
●
Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al
documento.
●
Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non
è stato modificato dopo la certificazione.
La firma digitale
Si può fare!

La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si
attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale
opponibile ai terzi.
La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore,
che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un
documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione
temporale opponibile a terzi.
Si può fare!

Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e
pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta
elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di
messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di
avvenuta consegna.
Si può fare!

La dematerializzazione dei documenti a scuola
Le fasi del processo di dematerializzazione

Ingresso del documento ANALOGICO
mediante scansione
È necessario dotarsi di uno scanner di rete veloce da 30/40 pagine
al minuto (fronte/retro) dotato di cassetto alimentatore per gli
originali e corredato da software per acquisizione, OCR ed editing
dei documenti.
Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi

Documenti accessibili
Al fine di ottenere da un processo di scansione, un
documento che rispetti le regole dell'accessibilità è
necessario aver configurato il software d'acquisizione in
modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF
testo (non PDF immagine)
strumenti e servizi

Attenzione alla dimensione finale del file
destinato all'archiviazione digitale.
È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del
documento tale da non determinare una eccessiva perdita di
qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio
negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,
lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px
strumenti e servizi

Software per la conversione e il salvataggio in formato
PDF di documenti digitali di varia natura comprese email e
pagine web.
strumenti e servizi

Software per la conversione e il salvataggio in formato
PDF, Appartengono a questa famiglia
Di programmi i software che, installando
una stampante virtuale consentono,
attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari
software, la stampa o più precisamente il salvataggio di
documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.
Anche in questo caso è opportuno verificare la
configurazione dei programmi affinché possano salvare i files
nella modalità accessibile precedentemente indicata.
strumenti e servizi

Fax
Modem fax e relativo software che consente ai fax di essere
ricevuto direttamente in formato elettronico da un computer.
Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine e
pertanto dovrà anch'esso ssere sottoposto alla conversione
in formato PDF testo (accessibile).
strumenti e servizi

Suite OpenOffice con aggiunta di plugin PDF Importer.
Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento
compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft;
l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare
un PDF, operazione molto utile ad per esempio per attribuire
manualmente una segnatura di protocollo (in attesa di
attivare una procedura di automazione per tale operazione)
strumenti e servizi

INPUT del documento: Ingresso da modem-fax
1.Aprire la cartella configurata per il salvataggio dei fax ricevuti
con il computer (Il file é una immagine TIFF)
2.Selezionare il file ed aprirlo con un qualsiasi visualizzatore di
immagini (lo stesso software utilizzato per la ricezione dei fax
dovrebbe essere dotato del proprio visualizzatore)
3.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante
virtuale PDF
4.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo
questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente
codificato]
5.Sottoporre ad OCR il file
strumenti e servizi

Ingresso da pagine web, email e altri software di
editing/reading non di back-office
1.Aprire la pagina web (es. Webmail) oppure il software client
di posta (es. Outlook) oppure aprire/creare un file particolare
con il relativo software.
2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante
virtuale PDF
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome
seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto
possibilmente codificato]
strumenti e servizi

Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)
1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.
2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella
barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona)
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome
seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto
possibilmente codificato]
strumenti e servizi

Processo amministrativo
1.Se dotati di apposito software automatico, sottoporre il file alla
segnatura di protocollo, altrimenti aprire il PDF con OpenOffice,
applicare la segnatura di protocollo e salvare il file PDF
(suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno]
[num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]
2.Se necessario, certificare il documento con firma digitale.
3.Se necessario, aprire un nuovo fascicolo/pratica o associare il
documento ad un processo già esistente
4.inserire il documento nel processo amministrativo di pertinenza
(mediante procedura automatica per il workflow documentale o
con altri sistemi di smistamento verso i responsabili delle
procedure)
strumenti e servizi

D.M. 23/1/2004
art. 1, co. 2, lett. a)
Documento statico non modificabile
“documento informatico redatto in
modo tale per cui il contenuto risulti
non alterabile durante le fasi di accesso
e di conservazione nonchè immutabile
nel tempo; a tal fine il documento
informatico non deve contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali
da attivare funzionalità che possano
modificare gli atti, i fatti o i dati nello
stesso rappresentati”
D.M. 23/1/2004
art. 1, co. 2, lett. a)
Documento statico non modificabile
“documento informatico redatto in
modo tale per cui il contenuto risulti
non alterabile durante le fasi di accesso
e di conservazione nonchè immutabile
nel tempo; a tal fine il documento
informatico non deve contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali
da attivare funzionalità che possano
modificare gli atti, i fatti o i dati nello
stesso rappresentati”
La conservazione sostitutiva
(Deliberazione CNIPA 11/2004 e DPCM 13 genn. 2004)
La conservazione
sostitutiva del documento
analogico si ottiene
mediante la
memorizzazione
dell’immagine del
documento su un supporto
che permette di leggere
tale atto nel tempo e che
garantisce l’assoluta
inalterabilità nella forma e
nel contenuto dell’atto
stesso, rendendo il
suddetto documento statico
e non modificabile.

Documento analogico originale
“documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo
secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre
scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi” (art. 1, co. 1, lett. c, Deliberazione CNIPA n. 11/2004);
Art. 4, comma 4, Deliberazione CNIPA n. 11/2004
“La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è
consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione
sostitutiva […] ”
Art. 4, comma 4, DMEF 23 gennaio 2004
“La distruzione di documenti analogici, di cui e' obbligatoria la conservazione, e'
consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale”
Art. 23, commi 4 e 5, CAD
“Per la validità del documento analogico originale unico si rende possibile una
conservazione sostitutiva a cura del solo detentore cartaceo”
Distruzione del documento analogico unico
le fonti

Circolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate e Art. 4,
comma 3, DMEF 23 gennaio 2004
Gli originali analogici unici possono essere distrutti soltanto
dopo l’intervento del Pubblico Ufficiale che dichiara la
conformità della copia sostitutiva
La suddetta regola è stata superata dal nuovo testo dei
commi 4 e 5, art. 23 del CAD
Distruzione del documento analogico unico

●
Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la
tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo
di conservazione;
●
La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di
controllo e verifica;
●
La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del
documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno
acceduto al sistema informatico.
Il ruolo del responsabile della conservazione

Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004
●
Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in
tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che,
per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle
operazioni ad esse delegate.
●
Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in
parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto
previsto dalla presente deliberazione.
●
Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente
dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso
formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2,
e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso
della stessa amministrazione.
Le funzioni del responsabile della conservazione

Archivi digitali: i raccoglitori

Archivi digitali: elenco dei documenti

Campi di ricerca personalizzabili

Inseriamo un documento
Click suClick su

Compiliamo i Campi di ricerca

Alleghiamo un File da disco
Click suClick su

Alleghiamo un File da disco

É possibile aprire il file archiviato

Acquisire il file da scanner

Fascicolazione automatica e manuale

Si può fare!
Buona dematerializzazione a tutti
Mario Varini

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