Smau 23/10/2014 agg. 16/03/2017 - Protocollo informatico e workflow documentale

Il protocollo informatico e il
workflow documentale
Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN)
"Automazione dei processi di lavorazione,
distribuzione e archiviazione dei documenti
digitali”
La presentazione è in costante evoluzione (agg.14/03/2017)
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)

2/260
Si può fare!
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com

3/260
Dichiarazione Universale sugli Archivi
approvata dall'Assemblea Generale
Oslo, 17/09/2010
●
Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni
svolte e delle memorie accumulate.
●
Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di
generazione in generazione.
●
I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da
preservarne il valore e il significato.
●
Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione
responsabile e trasparente.
●
Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo
alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva.
●
L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società
umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la
qualità della vita.

4/260
Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare
l'informazione?
●
Perché lo dispone la Legge Italiana
●
Perché è un diritto dei cittadini

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Codice dell'Amministrazione Digitale
(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per
la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile
la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni
tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di
produttività.

6/260
Il Codice dell’amministrazione digitale
promuove e regola
●
la disponibilità
●
la gestione
●
l’accesso
●
la trasmissione
●
la conservazione
●
la fruibilità
dell’informazione in modalità digitale.
Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti
prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare,
trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri
documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione.

7/260
Dematerializzazione
Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione
direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che
erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il
progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti
tradizionali della documentazione amministrativa in favore del
documento informatico.

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Gestione documentale
Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e
segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla
classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e
conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e
dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni,

9/260
L'oggetto del desiderio
Il documento informatico
Definizione
l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento
informatico come “la rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti”

10/260
Il Documento informatico, articoli di riferimento
●
art.20 Documento informatico
●
art.22 Copie informatiche di documenti analogici
●
art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
●
art.23 ter Documenti amministrativi informatici
●
art.40 Formazione di documenti informatici
●
art.41 Procedimento e fascicolo informatico

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Le regole tecniche
Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore
delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti:
●
DPCM 22/02/2013 - firma elettronica
●
DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico
●
DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione
●
DPCM 13/11/2014 - il documento informatico
le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli
strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del
documento amministrativo informatico.
Sospeso

12/260
Le regole tecniche
Sospeso

13/260
Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il
DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti
informatici nonché di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.
(articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD)
Le regole tecniche

14/260
Le regole tecniche
Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono
allegate le seguenti specifiche tecniche:
●
Glossario/Definizioni
●
Formati
●
Standard e Specifiche tecniche
●
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
●
Metadati

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Le regole tecniche
I formati
La leggibilità di un documento informatico dipende dalla
possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare
correttamente i dati binari che costituiscono il documento,
secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato
rappresentato.
Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare,
leggere e modificare il file.

16/260
Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale
a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di
staticità previste dalle regole tecniche.
È opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali
(de jure e de facto).
I formati adottati per le diverse tipologie di documenti
informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione
motivandone le scelte effettuate

17/260
Le regole tecniche
Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:
1) apertura
2) sicurezza
3) portabilità
4) funzionalità
5) Supporto allo sviluppo
6) diffusione

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Le regole tecniche
Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:
1) PDF -PDF/A
2) TIFF
3) JPG
4) Office Open XML (OOXML)
5) Open Document Format
6) XML
7) TXT
8) EML (messaggi di posta elettronica)

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Le regole tecniche
formato PDF
Il Portable Document Format, è un formato di file basato su un
linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems nel
1993 che attualmente si basa sullo standard ISO 32000
universalmente adottato, è diventato lo standard de facto per la
gestione dei documenti digitali può essere firmato digitalmente in
modalità nativa attraverso il formato ETSI PadES ma...

20/260
Le regole tecniche
formato PDF
...ma
Non è adatto alla conservazione dei documenti digitali in quanto:
1) non garantisce la riproducibilità a lungo termine
2) non garantisce la conservazione dell’aspetto visivo

21/260
Le regole tecniche
formato PDF/A
Per risolvere queste problematiche, è stato necessario definire uno
standard, una versione ideata per la conservazione a lungo termine dei
documenti PDF/A (PDF forArchiving)
Lo standard ISO 19005-1 ha definito un formato di file basato su
PDF,conosciuto come PDF/A,lo standard per l’archiviazione elettronica
dei documenti.

23/260
Le regole tecniche
Le specifiche del formato PDF/A1
Le specifiche del formato sono state riconosciute standard ISO il 28
settembre 2005 con la denominazione ISO 19005-1:2005 Document
management - Electronic document file format for long-term
preservation.
Il formato si basa sul PDF Reference 1.4

24/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A1
Dal momento che nel nome di un file in formato PDF/A non è presente
alcun elemento che possa far identificare il formato, sta cominciando
ad essere molto diffusa la consuetudine di aggiungere al nome del file,
prima dell’estensione, la desinenza “_A1a” o “_A1b” per indicare che si
tratta di un file nel formato PDF/A e la sua versione.
●
ad esempio, il file
– lettera.pdf
●
potrebbe essere denominato:
- lettera_A1a.pdf
- lettera_A1b.pdf

25/260
Le regole tecniche
Le limitazioni del formato PDF/A1

26/260
Le regole tecniche
Limitazioni del formato PDF/A-1
●
è obbligatoria l’incorporazione dei font (con i file PDF/A non può
verificarsi l’errore di “missing fonts”);
●
lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera
indipendente dal dispositivo su cui il documento verrà
rappresentato;
●
è proibito l’utilizzo di contenuti audio e video;
●
è vietato l’uso di link esterni;
●
è proibito l’utilizzo di Javascript;
●
è proibita la cifratura del documento;
●
è obbligatorio l’uso di metadati basati su standard.

27/260
Le regole tecniche
I livelli di conformità del formato PDF/A-1
Lo standard ISO 19005-1:2005 è suddiviso su due livelli di conformità:
●
PDF/A-1a (accessibile)
●
PDF/A-1b (basic)
Il PDF/A-1a (livello di conformità A) indica la piena conformità allo standard
PDF/A attualmente approvato. Esiste un livello di conformità minima per il
PDF/A: il PDF/A-1b.
I requisiti del PDF/A-1b mirano a garantire che l’aspetto visivo del file sia
riproducibile nel lungo periodo e differiscono per il grado di conformità allo
standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file
e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.

28/260
Le regole tecniche

29/260
Le regole tecniche
Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa, che assicura la
rispondenza a tutti i requisiti dell’ISO 19005-1, compresi quelli relativi
all’utilizzo dei tag.
Questi tag, forniscono informazioni sulla struttura del file e sulla
semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione
della sua struttura logica e del normale ordine di lettura. In sostanza, il
PDF/A-1a non solo assicura che il file venga riprodotto sempre alla
stessa maniera, ma anche che il suo contenuto possa essere
interpretato in maniera semanticamente corretta, che sia accessibile
alle persone con deficit sensoriali e che possa essere ristrutturato
(reflowed) per poter essere fruito, ad esempio, in dispositivi mobili o
altri apparati.

30/260
Le regole tecniche
Il PDF/A-1b è il livello di conformità minima, che assicura la
rispondenza solamente ai requisiti minimi dell’ISO 19005-1, ovvero
quei requisiti che sono sufficienti per garantire solamente che
l’aspetto visivo di un file PDF/A venga conservato nel tempo.
In altre parole, questa versione assicura che il testo e i contenuti
aggiuntivi (ad esempio, le immagini) vengano visualizzati
correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto
sia leggibile o comprensibile o che sia possibile interpretare
semanticamente il suo contenuto.

31/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A-2
Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre
altre vengono superate.
A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2:
– maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie
all’adozione dell’algoritmo di compressione JPEG2000;
– supporta gli effetti di trasparenza e l’impiego dei layer;
– permette l’incorporamento di font OpenType;
E inoltre...

32/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A-2
E inoltre...
offre la possibilità di incorporare allegati PDF/A (sia PDF/A-1 che
PDF/A-2) permettendo l’archiviazione in un unico file di insiemi di
documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza.
In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una
sorta di “contenitore” di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi
file PDF/A devono essere conservati insieme ma rimanendo file
indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A).

33/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A-2
E inoltre...
Supporto per le firme elettroniche PaDES
●
L’aggiunta di firme elettroniche CaDES ad un documento era già
prevista dal PDF/A-1.
●
Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard
PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili
per l’utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai
sensi della Direttiva dell’Unione Europea 1999/93/CE.

34/260
Le regole tecniche
Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità:
1) il PDF/A-2a (accessibile)
2) il PDF/A-2u (caratteri unicode)
3) il PDF/A-2b (basic)
Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in
particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e
per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.

35/260
Le regole tecniche

36/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A-2
Il formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che dovrebbero essere
valutate attentamente da tutti coloro che si occupano di archiviazione e
conservazione digitale.
Rispetto al suo predecessore PDF/A-1, il formato PDF/A-2 dispone di
alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come
l’utilizzo dell’algoritmo di compressione JPEG2000, l’utilizzo degli effetti
di trasparenza, l’utilizzo dei layer, etc.
Altre funzionalità rimangono, invece, vietate, come l’utilizzo di
codice Javascript o l’utilizzo della crittografia applicata all’intero file.

37/260
Le regole tecniche
Il formato PDF/A-3
Da un punto di vista tecnico, rispetto al predecessore PDF/A-2, c’è
un solo cambiamento, ma si tratta di un cambiamento che apre la
strada ad innumerevoli campi applicativi:
ora qualsiasi tipo di file (comprese le tabelle di Excel, i documenti
Word, file HTML o XML) può essere incorporati come allegato in un
file PDF/A.

38/260
Le regole tecniche
Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità:
1) il PDF/A-3a (accessibile)
2) il PDF/A-3u (caratteri unicode)
3) il PDF/A-3b (basic)
Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in
particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e
per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.

39/260
Le regole tecniche
Le relazioni tra i formati PDF/A-n

40/260
Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul
protocollo informatico e gestione dei flussi documentali
e consente di salvare la mail con i relativi allegati
senza alterare minimamente il messaggio di posta
elettronica conservando quelle caratteristiche di
integrità e immodificabilità del documento che si
ottengono quando forma e contenuto non sono
alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia
di staticità nella fase di conservazione.
Le regole tecniche
Il formato EML

41/260
Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di
posta elettronica completi di formattazione del testo,
immagini ed eventual allegati.
Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia
l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta
elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook,
Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open
source, multipiattaforma).
Per la apertura è necessario un client di posta
elettronica residente.
DPCM 13 novembre 2014
Il formato EML

42/260
DPCM 22/02/2013
Le Regole tecniche
"Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della
firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione
temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori
qualificati.”
Documento informatico e... firma elettronica

43/260
La firma digitale
La firma digitale è il risultato di una procedura informatica
detta validazione che garantisce l’autenticità e l’integrità
di documenti informatici.
La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti
caratteristiche:
●
autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del
sottoscrittore del documento;
●
integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia
stato modificato dopo la sottoscrizione;
●
non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al
documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal
sottoscrittore;

44/260
Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2,
del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono
soddisfatti una serie di requisiti.
Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è
generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o
revocato.
Efficacia della firma digitale

45/260
[Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali,
ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo
certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se
alle stesse è associabile un riferimento temporale (es.
una marca temporale) opponibile a terzi che collochi la
generazione della firma in un momento precedente alla
sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato

46/260
[Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013]
Oltre alla marca temporale, costituiscono
validazione temporale:
●
Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di
protocollo
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico
uifficiale o di una pubblica amministrazione
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del
servizio di posta elettronica certificata
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della
marcatura postale elettronica (convenzione postale
universale)

47/260
il CAD distingue tra quattro tipologie di firma
●
la firma elettronica pura e semplice
●
la firma elettronica avanzata
●
la firma elettronica qualificata
●
la firma digitale
(DPCM 22/02/2013)

48/260
Firma elettronica pura e semplice
Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi
tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di identificazione informatica;
(DPCM 22/02/2013)

49/260
Firma elettronica avanzata
Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione del
firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al
firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare
un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si
riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati.
(DPCM 22/02/2013)

50/260
Firma elettronica qualificata
particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro
per la creazione della firma
(DPCM 22/02/2013)

51/260
Firma digitale
Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
(DPCM 22/02/2013)

52/260
Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma
autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante
un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di
una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che
permettono di identificare con certezza il firmatario
Documento informatico e... firma grafometrica
(DPCM 22/02/2013)

53/260
Tra questi parametri comportamentali figurano:
●
la velocità di scrittura
●
la pressione esercitata sul tablet
●
l’angolo di inclinazione della penna
●
l’accelerazione dei movimenti
●
il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta
(DPCM 22/02/2013)

54/260
La firma grafometrica “forte” e... il riconoscimento
dell'autore
Al fine di rendere "probante il documento" cui è apposta una firma
grafometrica, il dirigente scolastico appone la sua firma digitale a
conferma del riconoscimento.

55/260
Diversi fornitori stanno integrando il meccanismo base
dell’acquisizione delle firme grafometriche con altre soluzioni di
sicurezza informatica allo scopo di realizzare un sistema che soddisfa
pienamente i requisiti imposti dalla normativa per la generazione di
firme elettroniche avanzate. Nel breve periodo, si potrà valutare
concretamente dove e come poter utilizzare questo tipo di
sottoscrizione su base digitale.
(DPCM 22/02/2013)

56/260
L'art. 21 del CAD
ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica
avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma
di nuova dignità e rilevanza giuridica.
Si introduce un principio di carattere generale di libera
valutabilità in giudizio del documento informatico come
documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità,
sicurezza, integrità ed immodificabilità.
(DPCM 22/02/2013)

57/260
●
Approvare un documento
●
Indicare che è stata eseguita la revisione del documento
●
Accettare i termini di un documento
●
Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al
documento.
●
Certificare di essere l'autore di un documento e che il
documento non è stato modificato dopo la certificazione.
Documento informatico e... firma digitale
Una firma digitale può essere utilizzata per:

58/260
la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito
“busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento
originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la
verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato
emesso a nome del sottoscrittore.
L’autenticità del certificato è garantita da un’Autorità di
certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi
dell’articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005).
Documento informatico e... firme digitali
La Busta Crittografica

59/260
i formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES
(file con estensione pdf) e la loro attitudine ad ospitare più
firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della
firma digitale quali, ad esempio, la segnatura di protocollo
prevista dall’articolo 55 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro
ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia
modificato dopo l’apposizione della firma.
formati di firma
CAdES e PAdES

60/260
La busta CAdES è un file con estensione .p7m, il cui contenuto
è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di
“sbustare” il documento sottoscritto.
Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma
presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il
documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole.
Infatti, è necessario utilizzare un’applicazione specifica.
formati di firma
La busta CAdES

61/260
Per il formato CAdES l’apposizione di due o più firme può
essere effettuata in due modi:
●
re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata
dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o “firma
matrioska” o firma gerarchica).
●
oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate
dai relativi certificati (c.d. firme congiunte o firme parallele).
formati di firma
La busta CAdES

62/260
La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione .pdf,
leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato.
Questa tipologia di firma, nota come “firma PDF”, prevede
diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il
documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme
previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento
più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo
documenti di tipo PDF.
Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni
dello stesso documento senza invalidare le firme digitale
apposte.
formati di firma
La busta PAdES

63/260
Predisposizione del documento PDF
Il documento può essere predisposto, attraverso la gestione dei
“moduli”, alla firma digitale da parte di utenti che dispongono di
un prodotto conforme allo standard PDF (ISO 32000), fra questi
Acrobat Reader.
A tale scopo sarà necessario trasformare il documento in
formato PDF e, successivamente, predisporre i campi firma.
Il documento può anche essere predisposto per contenere dei
campi testo ove è possibile inserire delle informazioni
successivamente alla firma senza invalidare la stessa.
formati di firma
La busta PAdES

64/260
Altra caratteristica è che il documento in formato PDF consente
di collocare fisicamente la firma digitale in un preciso
punto del documento. Tale caratteristica è particolarmente
utile nel caso di sottoscrizione di clausole vessatorie o,
comunque, in ogni caso in cui la collocazione della firma abbia
una qualche valenza.
Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le
firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori
firme senza invalidare le precedenti.
formati di firma
La busta PAdES

65/260
gestione delle versioni (versioning)
Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le
firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme
senza invalidare le precedenti.
Ogni versione successiva alla prima, contiene la versione integrale,
non modificata, del documento precedente (comprese le firme
digitali).
Ogni modifica al documento (ulteriore firma o aggiunta di testo o
immagini) produce, infatti, una nuova versione che contiene la
versione originale non modificata.
formati di firma
La busta PAdES

66/260
Verifica della firma
Ad una prima analisi, un documento sottoscritto sul quale sono
riportate tali annotazioni potrebbe apparire corrotto in quanto
modificato dopo la firma, tuttavia nella busta PAdES è presente ed
è accessibile anche la versione non modificata del documento, che
pertanto conserva piena efficacia giuridica.
Non devono, trarre in inganno i messaggi mostrati dal
reader del documento “Almeno una delle firme non è valida” e “Il
documento dopo la firma è stato modificato o si è danneggiato”, in
quanto è comunque possibile accedere alla versione del documento
correttamente sottoscritta, coerentemente con quanto previsto
dalle regole tecniche di cui al DPCM 22/02/2013
formati di firma
La busta PAdES

67/260
Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e
pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti
dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella
di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al
ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle
ricevute di avvenuta consegna.
Documento informatico e... PEC

68/260
Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del
13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed
integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il
14.09.2016
(video dell'Avvocato Ernesto Belisario)

69/260
Valore probatorio del documento informatico
Interessanti novità in tema di valore probatorio del
documento informatico sottoscritto con una firma
elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice
dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005).
Il "CAD 3.0"

70/260
Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti
documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le
caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico
e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri
del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e
garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione.
Il "CAD 3.0"

71/260
●
solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa;
●
per il resto vige il principio della non discriminazione: non può
essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il
solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento
informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile
in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.
Il "CAD 3.0"

72/260
Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma
elettronica, che può andare da una password banale ad un
sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un
livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso
per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata.
Il "CAD 3.0"

73/260
Modifiche all'art. 20
"Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici”
EX "Documento informatico"
Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico
a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore
probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione
alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità".
Il "CAD 3.0"

74/260
"Documento informatico sottoscritto con firma elettronica"
Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della
"scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma
elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente
dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei
documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.
Il "CAD 3.0"

75/260
c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione
"Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il
documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato
nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il
requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo
di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia prova contraria."
Il "CAD 3.0"

76/260
Efficacia della scrittura privata
Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art.
2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere
oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o
"semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma
proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o
legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la
proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza
da parte di chi l'ha sottoscritto.
Il "CAD 3.0"

77/260
Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art.
2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con
firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive
dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità
(imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta)
sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per
sottoscrivere il documento.
Il "CAD 3.0"

78/260
Sarà comunque il giudice a valutare se nella
fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al
regolamento.
Il "CAD 3.0"

79/260
Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale
Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma
elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma
del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i
documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso
anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di
firma per i documenti con firma elettronica avanzata.
Il "CAD 3.0"

80/260
Regolamento
del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014
"Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le
transazioni elettroniche nel mercato interno”
Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di
utilizzare la loro identificazione elettronica per
autenticarsi in un altro Stato membro.
Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”

81/260
Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
●
È introdotto il sigillo elettronico
●
Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota
●
Riconosciuta e introdotta la validazione temporale
●
Introdotto il servizio di recapito certificato
●
Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei
siti web

82/260
La firma digitale verso eIDAS
Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme
elettroniche:
●
Firma Elettronica
●
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
●
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

83/260
La Firma Elettronica
nel CAD
Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità.

84/260
Firma Elettronica
Nel regolamento eIDAS
Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma
elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi
europei definire gli effetti giuridici delle firme
elettroniche.

85/260
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
●
è connessa unicamente al firmatario;
●
è idonea a identificare il firmatario;
●
è creata mediante dati per la creazione di una firma
elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di
sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
●
è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire
l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

86/260
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica
avanzata possiede queste caratteristiche:
●
è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una
firma elettronica
●
è basata su un certificato qualificato
●
ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma
autografa.

87/260
Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale
nel CAD
Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e
l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista
dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di
firma qualificata o digitale si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia prova contraria.

88/260
Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale
nel regolamento eIDAS
Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma
autografa.
Una firma elettronica qualificata basata su un certificato
qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta
quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati
membri (mutuo riconoscimento).

89/260
I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter
“Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può
essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri
definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale
è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la
corrispondenza allo stesso della copia analogica.

90/260
“Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli
effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la
produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del
medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente
necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.”

91/260
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i
dati identificativi del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un
estratto del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente
l’intero documento amministrativo informatico

92/260
I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone
giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del
regolamento e serve per provare l’emissione di un documento
elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la
certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto,
secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti
giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo
perché è elettronico.

93/260
Esistono due tipi di sigilli:
●
sigillo elettronico avanzato
●
sigillo elettronico qualificato

94/260
il sigillo elettronico avanzato
è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo
a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso
dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è
collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere
l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati;

95/260
il sigillo elettronico qualificato
oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su
certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi
sicuri.

96/260
Approfondimenti
Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati
e favoriti strumenti quali:
●
il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale
(SPID)
●
il domicilio digitale
●
i pagamenti elettronici
Il "CAD 3.0"
D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179

97/260
S.P.I.D.
[art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi
in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini
e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il
sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale
di cittadini e imprese (SPID).
Il "CAD 3.0"

98/260
S.P.I.D.
[art. 64, c. 2-ter, CAD] – Il sistema SPID è costituito come
insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo
accreditamento da parte dell'AGID, gestiscono i servizi di
registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli
strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per
conto delle pubbliche amministrazioni, in qualità di erogatori di
servizi in rete, ovvero, direttamente, su richiesta degli interessati.
Il "CAD 3.0"

99/260
●
Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del
termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese)
●
Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano
sulle amministrazioni.
Il "CAD 3.0"

100/260
Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi)
comma 1-quater
prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo
da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità
per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i
termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il
relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e
il funzionario responsabile del procedimento».
Il "CAD 3.0"

101/260
comma 1-quinquies
prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale
attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in
rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso
delle tecnologie)
Il "CAD 3.0"

102/260
comma 1-sexies
prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale
e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un
domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto,
viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti
doveri in capo alle amministrazioni.
Il "CAD 3.0"

103/260
relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione
dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i
propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni
del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in
termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività,
stabiliti con le regole tecniche.
Il "CAD 3.0"

104/260
consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione
rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la
pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce,
altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che,
in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano
agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel
d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action.
Il "CAD 3.0"

105/260
viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con
«cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di
favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi
pubblici, a beneficio degli utenti.
Il "CAD 3.0"

106/260
relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede
un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si
applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un
ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di
«migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo,
ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente
legislazione, di forme di consultazione preventiva per via
telematica sugli schemi di atto da adottare.
Il "CAD 3.0"

107/260
Abolito l'art. 50 bis
In cui si dava l’obbligo alle pubbliche
amministrazioni di definire:
- il piano di continuità operativa;
- il piano di disaster recovery;
Il "CAD 3.0"

108/260
Sanzioni di cui all'art. 61
si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi
dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai
fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle
disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo
delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora
nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e
premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega.
Il "CAD 3.0"

109/260
Tutto pronto ma...
Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del
Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7
marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida
digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è
assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.

110/260
Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi
iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di
investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà
organizzative, norme di difficile interpretazione e che
troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati
adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per
cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il
Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non
arriva mai.
Tutto pronto ma...

111/260
Le regole tecniche
Sospeso
...e nel frattempo?

112/260
… e ora che fare?

113/260
1
Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici
utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per
l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario
all’adempimento alle norme di legge;
Che fare?
Attivare il processo di dematerializzazione

114/260
2
Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e
predisporre i documenti e manuali previsti dalla
normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul
sito istituzionale dell’Ente)
Che fare?

115/260
3
Provvedere alla necessaria formazione di tutto il
personale e alle attività di informazione/comunicazione per
l’utenza
Che fare?

116/260
4
Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali
integrato da protocollo informatico e conservazione
sostitutiva dei documenti informatici.
Che fare?

117/260
Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in
materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3
dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti –
ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a
predisporre il manuale della gestione documentale.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015

118/260
Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in
materia di gestione documentale e approfondiscono
concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole
Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con
le quali condividono le specifiche tecniche.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015

119/260
Nel decreto sono contenute le regole relative a:
a) formazione del documento informatico;
b) copie, duplicati ed estratti informatici;
c) formazione del documento amministrativo informatico;
d) fascicoli informatici;
e) formazione di registri e repertori della PA;
Le regole contenute nel decreto

120/260
Ogni cambio di stato di un documento...
...comporta la perdita della firma!
●
copie informatiche di documenti analogici
●
copie analogiche di documenti informatici

121/260
Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare
per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di
documenti informatici o analogici è necessario richiamare
alcune tra le più significative disposizioni in materia di
documento informatico introdotte dal CAD e successivamente
regolamentate con il DPCM 13/11/2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico

122/260
Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti
informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti
dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale
da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di
supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

123/260
La regola fondamentale
il documento informatico deve essere
formato e firmato digitalmente
nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13
novembre 2014

124/260
Il documento informatico è formato mediante una delle
seguenti principali modalità:
●
redazione con software;
●
acquisizione per via telematica o su supporto
informatico;
●
acquisizione della copia per immagine su supporto
informatico di un documento analogico;
●
acquisizione della copia informatica di un documento
analogico;

125/260
●
registrazione informatica delle informazioni risultanti
da transazioni o processi informatici;
●
presentazione telematica di dati (moduli o formulari
resi disponibili all'utente);
●
generazione o raggruppamento anche in via
automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a
più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica
predeterminata e memorizzata in forma statica.

126/260
Il documento informatico assume la caratteristica
di immodificabilità se formato in modo che
forma e contenuto non siano alterabili durante le
fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticità nella fase di conservazione.
Immodificabilità del documento informatico

127/260
Il documento informatico deve avere quindi un
formato cosidetto "statico”: non deve cioè
contenere campi che comporterebbero modifica di
alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica
della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML,
EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati
testo come il TXT.
La “staticità” e i “formati” del documento informatico

128/260
Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono
determinate da una o più delle seguenti operazioni:
●
la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
elettronica qualificata;
●
l'apposizione di una validazione temporale;
●
il trasferimento con PEC con ricevute complete;
●
la memorizzazione su sistemi di gestione documentale
che adottino idonee politiche di sicurezza;
●
il versamento ad un sistema di conservazione.
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Immodificabilità del documento informatico (2)

129/260
La “staticità” del documento informatico
Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in
particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche
sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009
che prevede:
"Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale
o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce
gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se
contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da
attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i
fatti o i dati nello stesso rappresentati".

130/260
Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato
elettronico.
Il risultato è la perdita dell'autografia della firma!
Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare
la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la
firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria
dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale
è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è
espressamente disconosciuta
Copia informatica di documento analogico

131/260
L'attestazione di conformità delle copie per immagine su
supporto informatico di uno o più documenti analogici può
essere altresì prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e
l'impronta del documento.
Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione
dell'originale che può essere distrutto a seguito di
conservazione sostitutiva della copia informatica.
Copia informatica di documento analogico

132/260
Mediante l'uso di una stampante viene stampato il
documento informatico ma...
una volta stampata la firma digitale non è più verificabile
e il documento risulta non firmato!
La soluzione è quella di far attestare la conformità della
copia al suo originale dal DS mediante firma autografa.
Copia analogica di documento informatico

133/260
Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura
"Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi
dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93"
ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma"
stampata ma solo l'indicazione della identità e della
qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe
necessario ricercare il documento originale nel caso in cui
ne fosse contestata la firma.
Copia analogica di documento informatico

134/260
L'estrazione del file dal documento informatico firmato
digitalmente interrompe il “contatto” della copia con
l'originale.
La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale
da cui è tratta se la sua conformità all’originale:
●
è attestata da un pubblico ufficiale (DS);
●
non è espressamente disconosciuta
Copia informatica di un documento informatico

135/260
Documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi
diversi, della medesima sequenza di valori binari del
documento originario: copia/incolla del file-documento.
… copia del file :-)
Il documento di risulta è un clone unico e originale e che
pertanto non necessità di attestazioni di conformità.
Duplicato informatico di un documento informatico

136/260
Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può
soddisfare,
ma...
quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente
che fare?

137/260
…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti
informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle
altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a
protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è
necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la
conformità all'originale "visto" sul sito web interessato
fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi
all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di
prelevamento.

138/260
…quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad
una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile
assumere a protocollo e conservare documenti privi di
firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che
richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di
accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico
che responsabilmente riconosce nel mittente identità
certa in quanto il documento è dotato di firma
elettronica (segue...)

139/260
firma elettronica?
Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella
dell'originale.

140/260
Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle
regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore,
l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia
prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…)
...la sua esibizione e produzione sostituisce quella
dell'originale.

141/260
… ma di quali documenti stiamo parlando?
i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e
pec), tramite la consegna a mano o spedizione via
posta.
per la posta in entrata il formato previsto è l'EML che
nel caso di mail ci permette di salvare la
comunicazione comprensiva dei suoi allegati.
i documenti in uscita vengono firmati digitalmente
attestando la provenienza e l'autenticità di un atto

142/260
...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
●
email con allegato doc privo di firma
●
email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e
scanditi in modalità inaccessibile
●
email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai
sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993
Questi NON sono documenti !

143/260
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la firma digitale per
firmare documenti informatici?
Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in
primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione
sostitutiva.

144/260
Perchè non viene utilizzata la PEC per
trasmettere i documenti informatici?
Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files
firmati digitalmente, molte problematiche non
avrebbero più ragione d'esistere.

145/260
Cos'è una copia, cos'è un duplicato?
Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un
duplicato, quale origine nativa il documento possiede e
come va conservato, quando fare la dichiarazione di
conformità e come farla.

146/260
Quando posso dichiarare la conformità?
la dichiarazione di conformità posso apporla se
dispongo del documento originale, se posso
confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi
elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia.

147/260
Dove trovo la soluzione?
●
Nel rispetto della Legge
●
Nell'abbandono di inutili abitudini
burocratico-analogiche
●
Nella formazione continua

148/260
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
“Sistema di gestione dei flussi documentalie degli
archivi”
Una evoluzione NON soltanto lessicale...

149/260
Il documento
Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;
il documento quindi docet (monumentum) e
mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò
rappresentato.
Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola
documento, come già il DPR 1409/1963.

150/260
Atto e documento
L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati
effetti giuridici.
Il documento è l’entità materiale (res) capace di
rappresentare in maniera duratura un fatto o un
atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa”
contenente segni, diventa tecnicamente una res
signata.

151/260
La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente
attraverso i documenti...
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.

152/260
La PA opera attraverso i documenti
Le tre parole strategiche in Archivistica
●
Efficacia Registrazione
●
Efficienza Classificazione e Selezione
●
Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso

153/260
I documenti della PA vanno “registrati”
art. 53, comma 5
REGISTRAZIONE
Protocollo Repertorio
Arrivo, partenza e interni
(scambiati tra uffici della stessa AOO)
Documenti uguali per forma
ma diversi per contenuto

154/260
Sono oggetto di registrazione obbligatoria
i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti
i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e
i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali
statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione (repertoriati).
I documenti della PA vanno “registrati”
art. 53, comma 5

155/260
●
Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)
●
Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo
informatico
●
Introdurre il titolario di classificazione
●
Fascicolare i documenti
●
Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione)
Le Pubbliche Amministrazioni
hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale

156/260
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
La registrazione di protocollo
Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area
Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione
di protocollo con il sistema di gestione del protocollo
informatico, consistente nella memorizzazione dei dati
obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione,
senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni
in più fasi successive.

157/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il registro di protocollo
L’insieme delle registrazioni effettuate
costituisce il Registro di protocollo,
che fa fede dell’effettivo ricevimento e
spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità
del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è
destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel
tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il
dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di
protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale.
Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni
contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre
querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile.

La registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo di un
documento è eseguita dopo averne
verificato l’autenticità, la provenienza
e l’integrità.
Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione,
non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del
documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di
documenti non sottoscritti.
Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a
conservazione sostitutiva.

Requisiti necessari per ciascuna
registrazione di protocollo
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;
d) oggetto del documento;

e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se
disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, registrato in forma non modificabile;
g) identificativo di chi ha protocollato il documento;
h) classificazione;
i) assegnazione;

j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;
k) allegati;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria,
raccomandata, fax, ecc.);

Registrazione di protocollo
inoltre possono essere aggiunti:
m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
n) tipo documento;
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se
necessario;
p) eventuali altre informazioni connesse al documento.

Annullamento e modifica delle
registrazioni di protocollo.
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate,
eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile
del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di
motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso
Responsabile.
L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di
cui all’art. 54 del DPR 445/2000.

Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per
cause tecniche,
il responsabile del servizio
● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
protocollo su un registro di emergenza;
● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo
informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del
sistema informatico.
● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della
revoca dell’emergenza;
● conserva il registro di emergenza;
● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle
funzionalità del registro di protocollo informatico.

Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza
e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico
vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del
testo unico (dPR 445/2000):
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di
inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della
funzionalità del sistema.
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il
Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di
emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate.

Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono
verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti
una dall’altra:
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto informatico.
Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto cartaceo.

Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve:
a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1)
b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico;
manuale (documento n. 2)];
c) dare comunicazione alla struttura organizzativa
dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;
d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del
registro di emergenza.

Al termine dell’emergenza si deve:
a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza
b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo
informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal
manuale di gestione;

169/260
La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.
La gestione dei flussi documentali
Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio
La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.

Smau 23/10/2014 agg. 16/03/2017 - Protocollo informatico e workflow documentale

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