Presentatie gegeven op 26-10-2011 in Syntra. ICT en recht voor CIOs

1. CONTACT
drs.ir. Jan Devos, MBA
.
Electronics and IT Lab
University College West-Flanders
Ghent University Association
Graaf Karel De Goedelaan 5
BE-8500 KORTRIJK - BELGIUM
T: +32 56 24 12 72
F: +32 56 24 12 24
e-mail: jan.devos@howest.be
e-mail: jgdvos.devos@ugent.be
linkedIn: www.linkedin.com/in/jangdevos
website: http://elit.howest.be/jdevos

2. Agenda
 1. Project mislukkingen
 2. Project traject
 3. Tools
 4. Geschillen oplossen

© Jan Devos - 2

3. Project mislukkingen
Wat is een Engineering Failure?
© Jan Devos - 3

4. Project mislukkingen
Wat is een IS Failure?
An IS Failure is an outcome of a human process
© Jan Devos - 4

5. Project mislukkingen
- Best bewaarde publiek geheim wereldwijd?
- Veel onderzoek sinds meer dan 40 jaar
1967, Management misinformation systems, (Ackoff)
2006, Health information systems: failure, success and improvisation,
(Heeks)
- Veel is geweten, maar wordt er iets aan gedaan?
- The mythical Man-Month (Brooks)
- (te) Sterk positief perspectief op IT projecten en de waarde
creërende kracht van IT
© Jan Devos - 5

6. Project mislukkingen
1994 1996 1998 2000 2004
Mislukte projecten 31% 40% 28% 23% 18%
“Challenged” 53% 33% 46% 49% 53%
projecten
Succesvolle 16% 27% 26% 28% 29%
projecten
Source: Standish Group
© Jan Devos - 6

7. Project mislukkingen
© Jan Devos - 7

8. Project mislukkingen
© Jan Devos - 8

9. Project mislukkingen
© Jan Devos - 9

10. Project mislukkingen
© Jan Devos - 10

11. Project risico’s
1. 1) Lack of top management commitment to the project
2. 2) Failure to gain user commitment
3. 3) Misunderstanding the requirements
4. 4) Lack of adequate user involvement
5. 5) Lack of required knowledge/skills in the project personnel
6. 6) Lack of frozen requirement
7. 7) Changing scope/objective
8. 8) Introduction of new technology
9. 9) Failure to manage end user expectations
10. 10) Insufficient/appropriate staffing
11. 11) Conflict between user departments
• Source: Schmidt, Lyytinen, Keil & Cule;
• Identifying Software Project Risks, 2001
© Jan Devos - 11

12. Project risico’s
de verwachtingsfout (expectation failure)
= de onmogelijkheid van een informatiesysteem om te voldoen aan de
specifieke verwachtingen van een stakeholdersgroep.
Stakeholders: elke groep van mensen die een aantal waarden delen die
mee bepalen wat de wenselijke eigenschappen behoren te zijn van een
informatiesysteem en hoe die moeten behaald worden
Types van verwachtingsfouten:
Correspondentie mislukking
Proces mislukking
Interactie mislukking
© Jan Devos - 12

13. Project mislukkingen
(Inter)organizational trust
Written Contract Psychological
Contract
Unexpected
Changes
Structural Controls Trust
R. Sabherwal
© Jan Devos - 13

14. Agenda
 1. Project mislukkingen
 2. Project traject
 3. Tools
 4. Geschillen oplossen

© Jan Devos - 14

15. Project traject
3–6m 1 – 1,5 m 3–6m 6m – 1j 6m – 1j 1 jaar
Onderhoud
Analyse Waarborg
Ontwikkeling periode
Leveranciers Implementatie
electie Leverancier- Opleiding
Long list selectie Conversie Definitieve
RFI Short list oplevering
RFP
Doelstelling Acceptatie
(definitiestudie) Voorlopige
Projectstructuur oplevering
Condities
Contract
© Jan Devos - 15

16. Project traject
• Precontractuele fase (rechten en plichten bestaan ook hier!)
▫ definitiestudie
▫ projectstructuur opzetten
▫ voorcontracten (MOU, LOI, …)
▫ lastenboek
▫ onderhandelen
• Contractuele fase
▫ contracteren
▫ uitvoeringsfase (analyse / programmatie / testen)
▫ opleveren: voorlopig – definitief
▫ garantie / waarborg
▫ onderhoud
© Jan Devos - 16

17. Project traject
- Informatieplicht van de leverancier
▫ de klant waarschuwen voor technologische veranderingen of
koerswijzigingen
▫ de klant informeren over de interne keuken (personeelswissels,
Chapter 11, fusies, …)
▫ zichzelf informeren bij de constructeurs
▫ zichzelf informeren bij de klant
▫ de plicht tot bijstand (indien de klant daar nood aan heeft)
▫ de klant waarschuwen en desnoods ontraden te automatiseren
- Informatieplicht van de klant
▫ verregaande onderhandelingen niet afbreken
▫ zorgvuldig te werk gaan
▫ zich desnoods laten bijstaan door een consultant
© Jan Devos - 17

18. Project traject
- Plichten van de leverancier (Informatieplicht)
▫ de klant waarschuwen voor technologische veranderingen of
koerswijzigingen
▫ de klant informeren over de interne keuken (personeelswissels,
Chapter 11, fusies, …)
▫ zichzelf informeren bij de constructeurs
▫ zichzelf informeren bij de klant
▫ de plicht tot bijstand (indien de klant daar nood aan heeft)
▫ de klant waarschuwen en desnoods ontraden te automatiseren
- Plichten van de klant (Plicht tot samenwerking)
▫ verregaande onderhandelingen niet afbreken
▫ zorgvuldig te werk gaan
▫ zich desnoods laten bijstaan door een consultant
▫ samenwerken
© Jan Devos - 18

19. Project traject
Rechten en plichten klant
?
Rechten en plichten leverancier
?
© Jan Devos - 19

20. Agenda
 1. Project mislukkingen
 2. Project traject
 3. Tools
 4. Geschillen oplossen

© Jan Devos - 20

21. Tools
- Het lastenboek
- De projectstructuur
- De overeenkomst (contract)
- De oplevering
- Garantie en Onderhoud
- Escow
© Jan Devos - 21

22. Tools: Lastenboek
- Definitiestudie (haalbaarheidstudie)
▫ Impactstudie
▫ Risicoanalyse
▫ Kosten/baten of waarde/risico analyse
▫ Systeemconcept
▫ Plan(nen) van aanpak: exploitatieplan, capaciteitenplan, uitwijkplan, …
- Diverse bepalingen
▫ Opdrachtgever: wie zijn wij? wat doen we? wat zijn onze producten?
wat is onze missie?
▫ Doelstellingen voor de nieuwe website
▫ Beschrijving van het bestaande systeem/website
▫ Beschrijving van het nieuwe systeem/website
- Randvoorwaarden (administratieve bepalingen)
▫ Verzekeringen
▫ Arbeidsvoorwaarden
▫ BIN / ISO
▫ AREI
▫ Wet op Privacy (bv. gebruik van E-mail)
© Jan Devos - 22

23. Tools: Projectstructuur opzetten
▫ Stuurgroep / projectgroep / werkgroepen / gebruikersgroepen: gemengde
samenstelling
 Belangrijkste is dat CEO in stuurgroep zit
▫ Duidelijke taakomschrijving voor iedereen
▫ Planning van de vergaderingen
 Vaste dagen op vaste tijdstippen (nooit wijzigingen!)
▫ Eventueel risicomanagement introduceren:
Hoe omgaan met: gebrekkige kwaliteit, vertragingen,
budgetoverschrijdingen, gebruikersontevredenheid, faillissement
leverancier, weggaan van ontwikkelaars, onvoldoende performance,….
▫ Arbeidsovereenkomsten (tijdelijk/vast personeel) – bodyshopping -
wetgeving op de uitzendkantoren!
▫ Formeel te werk gaan (= schriftelijk)
© Jan Devos - 23

24. Tools: Contract
Wat is een overeenkomst?
„meeting of the minds‟
elementen:
 wilsautonomie van de contracterende partijen
bindend karakter
schriftelijk hoeft niet !
voorbeelden
 huurovereenkomst
 arbeidsovereenkomst (aparte rechtspraak)
 busticket
 licentie overeenkomst (shrink wrap)
 overeenkomst tot de bouw van een website
 technische interventie
© Jan Devos - 24

25. Tools: Contract
Angelsaksisch recht Belgisch recht
Uitgebreidere contracten Burgerlijk wetboek
Algemene bepalingen (bv. overdracht van
eigendom bij levering)
Onrechtmatige daad:
art. 1382 -1386bis
Ruimere exoneratie mogelijkheden Beperktere exoneratie
Grotere schadevergoedingen Beperktere schadevergoedingen
(opgelet: resultaat- versus
middelenverbintenis)
© Jan Devos - 25

26. Tools: Contract
• voorstelling van partijen: naam vennootschap (identificatiegegevens:
BTW-nr, handelsregister, ondernemingsnummer), bevoegde
mandataris (zaakvoerder, gedelegeerd bestuurder), correcte
adresgegevens (correspondentiegegevens)
• doel van de overeenkomst: eventueel verwijzen naar offertes,
lastenboek, en voorcontracten
• definitie van gebruikte terminologie: bv. dagen: kalenderdag of
werkdag? Software: besturingssoftware of applicatiesoftware?
• algemene bepalingen: datum van uitvoering, afstand van
verkoopsvoorwaarden leverancier of bestelvoorwaarden van klant,
• voorrangsregeling: raamcontract, bijlagen, offerte, lastenboek
-
© Jan Devos - 26

27. Tools: Contract
• de betalingsvoorwaarden: standaard 30 dagen,
prijsherzieningsformule
• de leveringsvoorwaarden: voorlopige en definitieve aanvaarding,
testen en acceptatie, garantie
• vertrouwelijkheid van informatie: wet op privacy,
• intellectuele eigendom: basis is de Auteurswet van 30/6/1994, Escrow,
overdracht van eigendomsrecht, ….
• Handtekening
• Bijlagen of annexen
© Jan Devos - 27

28. Tools: Contract
• Paper Trail: verslaggeving (schriftelijk – tegensprekelijk)
• Afspraken over de (gevraagde) kwaliteit van de dienstverlening
• SLA‟s
– Helpdesk – call center (Call nr)
– Duurtijd van de dienst (werkdagen, 24/24 -7/7, …)
– Responstijden (“within one business day”, binnen de 4 uren,
kalenderdagen, werkdagen, …)
– Herstelling vs opname van een call
– Telemaintenance
© Jan Devos - 28

29. Tools: Oplevering
Voorlopige oplevering
Waarborg
Definitieve oplevering
© Jan Devos - 29

30. Tools: waarborg en onderhoud
• Standpunt van de websitebouwer:
• een vaste inkomstenstroom
• fouten oplossen
• levenscyclus: nieuwe versies / nieuwe functies
• Standpunt van de klant
• gedurende bepaalde periode werken met dezelfde software
• verzekering tegen wettelijk aanpassingen (boekhouding)
• ondersteuning?
© Jan Devos - 30

31. Tools: waarborg en onderhoud
Vaak voorkomende punten van discussie:
 recht op nieuwe versies vs installatie van een nieuwe versie
 onbeperkte helpdesk
 technologie wijziging (adaptief onderhoud): wat met de onderliggende
constructeurs?
 verplichting
 prijssetting
 soorten onderhoud
correctief onderhoud
adaptief onderhoud
evolutief onderhoud
 begripsverwarring: upgrade / update / mayor update / patch / version /
point-version / release / fix / ptf ….
© Jan Devos - 31

32. Tools: Escrow
Broncode Compileren Objectcode
Gebruiker: Softwarebouwer:
Objectcode Bronprogramma’s
Licentie-
overeenkomst
Escrow-
overeenkomst
Escrowagent :
Bronprogramma’s +
Objectcode
© Jan Devos - 32

33. Agenda
 1. Project mislukkingen
 2. Project traject
 3. Tools
 4. Geschillen oplossen

© Jan Devos - 33

34. Geschillen oplossen
Welcome
To
The
Matrix
© Jan Devos - 34

35. Geschillen oplossen
In the matrix or out of the matrix?
© Jan Devos - 35

36. Geschillen oplossen
Control square RELATION
TIME COST
OUTCOME
© Jan Devos - 36

37. Geschillen oplossen
Relation
1
0,8
0,6
Your ideal 0,4
situation 0,2
Time 0 Cost
Outcome
© Jan Devos - 37
|37

38. Geschillen oplossen
Relation
1
0,8
0,6
Worst case 0,4
0,2
Time 0 Cost
Outcome
© Jan Devos - 38
|38

39. Geschillen oplossen
Outcome? Opposite or Divergence
Relation? Long term value
Time? Time is money for everybody
Cost? There is no such thing as a
free lunch
© Jan Devos - 39
|39

40. Geschillen oplossen
• Mogelijkheden tot oplossingenregeling:
- Onderhandelen tussen partijen (Negociation)
- Alternative Dispute Resolution – ADR
- Arbitratie (Arbritration - private justice)
- Rechtbank: Deskundige – Deskundigen verslag
© Jan Devos - 40

41. Geschillen oplossen
Above parties
Court
Arbitrage
Minitrial/Minitrage
Between parties
Party A Party B
Mediation
Lawyer Lawyer
Negotiation
Expert Expert
ADR
© Jan Devos - 41

42. Geschillen oplossen
Negotiation ADR Arbitrage Court / EO
Third party No Yes Yes Yes
Control Parties Parties Third party Third party
DRB
Execution Deliberately Deliberately Court order Court order
Proof ad hoc ad hoc Flexible Strictly Ruled
Liability Secondary Tertiary Primary Primary
Contract Yes Yes Yes No
© Jan Devos - 42

43. Geschillen oplossen: tarieven
from 0,00 to 12.500,00 162,50 625,00
from 12.501,00 to 50.000,00 625,00 + 0,50% 625,00 + 2,50%
otae 12.500 otae 12.500
from 50.001,00 to 100.000,00 750,00 + 1,50% 1.500,00 + 2,00%
otae 50.000 otae 50.000
from 100.001,00 to 500.000,00 1.500,00 + 0,75% 3.000,00 + 0,75%
otae 100.000 otae 100.000
from 500.001,00 to 1.000.000,00 5.000,00 + 0,375% 6.250,00 + 0,75%
otae 500.000 otae 500.000
from 1.000.001,00 to 5.000.000,00 8.500,00 + 0,35% 10.000,00 + 0,375%
otae 1.000.000 otae 1.000.000
from 5.000.001,00 to 10.000.000,00 22.500,00 + 0,15% 30.000,00 + 0,15%
otae 5.000.000 otae 5.000.000
from 10.000.001,00 to 50.000.000,00 35.000,00 + 0,0125% 40.000,00 + 0,0125%
otae 10.000.000 otae 10.000.000
0,006% 0,006%
Above 50.000.000,00 45.000,00 + otae 50.000 70.000,00 + otae 50.000.000
© Jan Devos - 43

44. CONTACT
drs.ir. Jan Devos, MBA
.
Electronics and IT Lab
University College West-Flanders
Ghent University Association
Graaf Karel De Goedelaan 5
BE-8500 KORTRIJK - BELGIUM
T: +32 56 24 12 72
F: +32 56 24 12 24
e-mail: jan.devos@howest.be
e-mail: jgdvos.devos@ugent.be
linkedIn: www.linkedin.com/in/jangdevos
website: http://elit.howest.be/jdevos