Als volledige dochteronderneming van de Nederlandse Spoorwegen exploiteert Servex op meer dan 100 NS-stations ruim 400 winkels die de treinreiziger van eten en drinken voorzien. Onder Servex vallen bekende winkelformules op het station, zoals eigen formules C’est du pain, Smullers, Kiosk en franchise-formules als AH-to-go en Burger King. Servex beheert, ontwikkelt en optimaliseert de verschillende winkelformules. Het handmatig invullen van de gegevens in Excel voldeed niet meer. Servex wilde resultaten per winkel, per kostensoort en per station met één druk op de knop overzichtelijk in kaart kunnen brengen.Daarbij wilde de organisatie de analysemogelijkheden uitbreiden, zodat ook forecasts gemaakt konden worden. Servex implemen- teerde daartoe de planningsoplossing van Business Objects.

2. Als volledige dochteronderneming van de Nederlandse Spoorwegen exploiteert Servex op
meer dan 100 NS-stations ruim 400 winkels die de treinreiziger van eten en drinken
voorzien. Onder Servex vallen bekende winkelformules op het station, zoals eigen formules
C'est du pain, Smullers, Kiosk en franchise-formules als AH-to-go en Burger King. Servex
beheert, ontwikkelt en optimaliseert de verschillende winkelformules.
‘De budget- en
planningsoplossing
maakt groeidoelstellingen
Servex mogelijk’
Raymond Umans, Manager Planning en Control en senteren en te analyseren. Snelle en betrouwbare
Sjouke Wolters, Controller bij Servex rapportages zijn voor onze organisatie cruciaal.”
Probleemstelling
Servex had een sterke behoefte aan een centraal
Aanleiding platform voor het uitvoeren van Planning en Control-
Servex formuleerde een duidelijke groeistrategie voor taken. “Om te voldoen aan de groeiende vraag naar
de winkels, zowel binnen als buiten de stations. Het frequente en betrouwbare rapportages om budgetten
verbeteren van het inzicht in de financiële resultaten en planningen tijdig bij te kunnen sturen, voldeed
en de planningsmogelijkheden was daarvoor een ons bestaande systeem niet meer”, licht Umans toe.
belangrijke voorwaarde. Raymond Umans, Manager “Binnen onze organisatie rapporteerden zo’n 450
Planning en Control bij Servex zegt: “Om de winkel- verantwoordelijken via Excel-sheets voor de verzame-
managers, de unitleiders en de operationeel mana- ling van budgetgegevens, waarna de spreadsheets
gers volledig te faciliteren, was een nieuw geavan- handmatig geconsolideerd werden. Deze omvangrijke
ceerd systeem nodig. Daarmee wilden we hen ener- bestanden waren technisch zeer complex en insta-
zijds ondersteunen bij het budgetteren en plannen biel. De formules hadden een hoge foutgevoeligheid
van de winkelresultaten. Anderzijds wilden we de en de consolidatie nam vaak enkele dagen in beslag.
operationeel managers en het management van het Daarnaast was alle relevante kennis slechts bij en-
hoofdkantoor in staat stellen om de actuele informa- kele personen bekend en dat was een groot risico.”
tie over de resultaten snel en overzichtelijk te pre- Het handmatig invullen, analyseren en bewerken van

3. de gegevens in Excel voldeed niet meer. Servex
wilde resultaten per winkel, per kostensoort en per
station met één druk op de knop overzichtelijk in
kaart kunnen brengen. Daarbij wilde de organisatie
de analysemogelijkheden uitbreiden, zodat ook
forecasts gemaakt konden worden. Servex implemen-
teerde daartoe de planningsoplossing van Business
Objects.
Waarom Kadenza
Met de uitgebreide oplossing voor Planning en
Control wilde Servex een volgende stap zetten naar
verdere professionalisering van het planningsproces.
Het bedrijf zocht een gespecialiseerde partij die,
behalve de vereiste technische kennis over het
Business Objects-pakket, beschikte over kennis van
de specifieke business issues. Door de relevante
referenties en het hoge expertiseniveau sprak de
aanpak van Kadenza direct aan. “Met de consultants
van Kadenza heb ik diverse verbetersuggesties voor
alle templates en rapportagemodellen geïnventari-
seerd en uitgewerkt”, zegt Sjouke Wolters, Controller
bij Servex en projectleider van de implementatie
van Business Objects Planning. “Daarmee is het Aanpak Kadenza
Planning en Control-model geoptimaliseerd en zijn Vanaf de start van het project verdiepte Kadenza zich
er extra informatie-indicatoren toegevoegd voor nog in de wensen en eisen van de vele gebruikers van
betere analyse en bijsturing.” het nieuwe systeem. Daardoor kon het nieuwe model
concreet verder ontwikkeld worden en werd een
solide basis gelegd voor toekomstige ontwikkelingen.
Binnen Servex wordt het Planning en Control-systeem
voornamelijk door de afdeling Planning & Control
ontwikkeld. De consultants van Kadenza hebben hen
‘Het handmatig begeleid en getraind in het gebruik van het systeem.
“Zo kan ik nu de indicatoren in de templates en de
budgetteren rapportages relatief eenvoudig zelf aanpassen en
de gebruikerstoegang beheren en monitoren”, licht
en plannen Wolters toe. “Ik ben daarvoor niet afhankelijk van de
in Excel IT-afdeling.”
voldeed niet meer’ Naast de technische en business ondersteuning
leverde Kadenza aan Servex meerwaarde in kennis-

4. sneden te maken op business drivers, zoals account-
niveau en organisatieonderdelen.
‘Door de relevante Budget- en planningsgegevens zoals ureninzet,
transacties en gemiddelde bestedingen worden
referenties en het rechtstreeks in de database ingevoerd. Onder
hoge expertiseniveau, gedetailleerde gebruikersbeveiliging wordt de data
direct inzichtelijk gemaakt voor winkelmanagers,
sprak de aanpak van unitleiders, operationeel managers en hoger manage-
ment. “Doordat de resultaten direct inzichtelijk zijn,
Kadenza direct aan’ is de betrokkenheid van medewerkers om de gege-
vens daadwerkelijk in te voeren toegenomen”, vertelt
Wolters. “Daarbij komt dat onze Planning en Control-
oplossing gebaseerd is op de bekende Excel-
omgeving, zodat de gebruikers weinig moeite hadden
om aan het nieuwe systeem te wennen.”
overdracht. “Kadenza heeft ons in contact gebracht
met andere marktpartijen met vergelijkbare probleem-
stellingen, zodat we onze oplossingen konden toet-
sen aan de markt”, vertelt Umans. “We hebben met
de consultants van Kadenza als vrijwel gelijkwaardige
partners samengewerkt bij de ontwikkeling van onze
oplossing.”
Resultaten business
Door het invoeren van het Planning en Control-
systeem van Business Objects is een sterke kwali-
teitsverbetering gerealiseerd. Voor langetermijnplan-
ningen kan Servex nu vooraf verschillende scenario’s
analyseren en daarop het beleid vijf jaar vooruit plan-
nen. Op het gebied van jaar- en kwartaalresultaten
zijn vooral de betrouwbaarheid van de gegevens en
de sturingsmogelijkheden verbeterd. “Hogere
managementniveaus kunnen real-time meekijken in
het systeem en de voortgang van het planproces
scherp in de gaten houden”, licht Umans toe. “Wij
zijn nu in staat om ieder kwartaal uitgebreide plan-
nings- en evaluatierondes uit te voeren waarmee we
de groeistrategie van Servex optimaal kunnen onder-
steunen.” Ook is het mogelijk om diverse door-

5. ‘Wij hebben met de
consultants van Kadenza
als vrijwel gelijkwaardige
partners samengewerkt’
Resultaten technisch
Met het Planning en Control-systeem van Business
Objects beschikt Servex over een complete oplossing
die het gebruik van spreadsheets combineert met zijn gestandaardiseerd. De mogelijkheden voor
een databaseomgeving. “De Business Objects-plan- rapportages en analyses zijn eenvoudig te beheren
ningsoplossing stelt ons in staat om de investering en uit te breiden. Er is via de module workflow-
in het ontwikkelen van onze Excel-templates te be- management continu inzicht in de voortgang van
schermen en tegelijkertijd het planningsproces te de planningsrondes en de organisatie beschikt nu
verbeteren”, zegt Umans. ”Onze initieel enkelvoudige over mogelijkheden voor het uitvoeren van ‘what-if’
rapportageomgeving hebben we nu veranderd in een scenario’s.
solide planningsoplossing die herkenbaar, gemakke-
lijk in gebruik en tevens kosteneffectief is.”
De financiële gegevens van Servex worden opgesla-
gen in een centrale database. Alle gebruikers hante-
ren dezelfde planningstemplate en de berekeningen
‘Wij zijn nu in staat de groeistrategie van Servex en
de NS optimaal te ondersteunen’