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DE2-110
DISEÑO DE ORGANIZACIONES
Original del profesor Néstor Miranda Carús del IE Business School.
Versión original de 3 de junio de 2008. Última versión, 15 de septiembre de 2011.
Editado por el Departamento de Publicaciones del IE, María de Molina 13, 28006 – Madrid, España.
©2008 IE. Prohibida la reproducción total o parcial sin el permiso escrito del IE.
HISTORIA DE LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN
Desde sus inicios en el siglo XIX, muy ligada a la revolución industrial, hasta el día de hoy, la
Teoría de la Organización ha vivido muchos cambios conceptuales en su intento por definir las
funciones que deben tener las organizaciones y cómo mejorar su efectividad. A lo largo de todos
estos años las organizaciones han crecido y han evolucionado en diferentes formas en función de
sus objetivos.
Vamos a realizar ahora una retrospectiva que nos permitirá conocer la evolución de la Teoría de la
Organización desde sus inicios hasta nuestros días, donde contemplamos grandes cambios
conceptuales que pretenden adecuar las organizaciones a los grandes retos que suponen la
globalización y el aprovechamiento de las oportunidades generadas por las nuevas tecnologías.
Los siguientes capítulos muestran esta evolución de modelos y conceptos de una manera muy
condensada y la categorizan en tres etapas fundamentales, presentando a los principales autores
y académicos que han conformado a lo largo de los años la Teoría de la Organización.
ORGANIZACIONES CERRADAS, BUROCRÁTICAS
A principios del Siglo XX, entre aproximadamente 1900 - 1930 las organizaciones eran vistas
como sistemas cerrados y racionales.
El pensamiento dominante establecía que los objetivos de las organizaciones se podrían lograr
utilizando métodos formales y burocráticos. Se ve a los individuos como seres racionales y de una
manera casi mecanicista.
La efectividad de la organización se logra vía:
 definición de objetivos
 la prescripción de las formas de actuar y de lo que se espera de cada individuo
 la evaluación del desempeño real del individuo en función de las expectativas previamente
establecidas
Es el periodo de la ciencia de la gestión (“scientific management”) donde se establecen
mecanismos de control burocrático.
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DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110
2
SISTEMAS NATURALES
Ante el creciente reconocimiento de las limitaciones de los Sistemas Racionales surge una nueva
perspectiva, la de los Sistemas Naturales, que ha sido el modelo prevalente desde los años 30
hasta los años 70.
En comparación con los Sistemas Racionales la teoría de los Sistemas Naturales se basa en la
idea central del ser humano como base de la organización. Las organizaciones son consideradas
como una colectividad de individuos que comparten un interés común por la supervivencia del
sistema y que realizan actividades colectivas estructuradas informalmente para asegurar el logro
de sus objetivos.
Los seguidores de este paradigma ponen más énfasis en las relaciones humanas informales. El
énfasis de la gestión pasa del control y la evaluación a la motivación de los individuos.
Esta escuela ha influido mucho en la literatura especializada en gestión empresarial y se han
desarrollado conceptos como la cooperación, la cultura organizacional, el liderazgo, la motivación
y el trabajo en equipo.
SISTEMAS ABIERTOS
La perspectiva de los sistemas naturales ha desembocado en un punto de vista más abierto que
está enfocado en la interacción de la organización con su entorno.
En los años 60 se empezó a hablar de modelos orgánicos con una gran influencia tanto en la
configuración de la organización como en la función de los directivos. La complejidad de la gestión
de las empresas en un entorno globalizado ha favorecido la difusión de este nuevo enfoque.
Hoy en día se ve cada vez más claro que los directivos no están a cargo únicamente de la tarea
de liderar, motivar y controlar a los miembros de su equipo dentro de un área funcional
determinada, sino que su responsabilidad ha aumentado drásticamente hacia un rol de gestión del
entorno, que facilite la interacción y aproveche las oportunidades generadas en la “red de valor”
de la organización.
Entre las habilidades clave para liderar una organización, la flexibilidad, adaptabilidad y la
capacidad de innovar están tomando un papel cada vez más importante.
El diseño y la implementación de “estructuras” organizativas ha dejado de ser el principal foco de
la Teoría de la Organización al hacerse cada vez más necesario desarrollar organizaciones ágiles,
flexibles con mayores grados de coordinación entre las distintas áreas funcionales y de la empresa
en su conjunto con su entorno.
EVOLUCIÓN DE CONCEPTOS
MAX WEBER: MODELO DE BUROCRACIA
 Diferenciación clara de tareas y responsabilidades.
 Coordinación a través de una estricta jerarquía de autoridad.
 Derechos de decisión, normas y procedimientos estandarizados.
 Separación vertical de la planificación y la ejecución.
 Uso de criterios técnicos para la selección y promoción de personal.
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3
TAYLOR Y FAYOL: GESTIÓN CIENTÍFICA
 Diseño de puestos de trabajo y planes de incentivos para incrementar la productividad
aplicando métodos de ingeniería industrial.
 Principios de supervisión efectiva.
 Número máximo de reportes directos (hasta 6).
 Unidad de mando y autoridad: cadena de mando que fluye desde el máximo ejecutivo hasta el
último empleado.
 La organización se concebía como una máquina que si estaba bien diseñada, alcanzaría sus
objetivos de forma eficiente.
BURNS Y STALKER: DISEÑO DE ORGANIZACIONES
 Mecanicistas: Estructuras formales orientadas a condiciones estables en las que prima la
eficiencia.
 Orgánicas: Estructuras informales más indicadas para condiciones inciertas que exigen
innovación.
 Rechazo a la idea de que únicamente existe una manera óptima de estructurar una
organización.
MAYO & ROETHLISBERGER: RELACIONES HUMANAS
 Destacan la importancia de las relaciones informales en el trabajo.
 Conciben la organización como un sistema de seres humanos interdependientes que
comparten un interés por el funcionamiento del sistema.
 Las organizaciones no son sólo sistemas técnicos para lograr la producción, sino que son
también un entorno de interrelación social.
GALBRAITH, MINTZBERG: ALINEACIÓN ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA
La organización debe basarse en la alineación de los objetivos de la empresa y su entorno:
Esta nota técnica se basa en el nuevo paradigma, que pretende diseñar una organización
adaptable, flexible o “reconfigurable” siguiendo fundamentalmente las teorías de Jay Galbraith.
EMPRESA EN RED
Hoy en día se habla mucho de la organización en red. No sólo se refiere al impacto de las nuevas
tecnologías en el concepto y el diseño de las organizaciones, sino también en las formas cada vez
menos estables y con menos estructuras tradicionales. Estamos ante un nuevo punto de inflexión
en la teoría. La empresa en red es la forma más adaptable a los nuevos cambios que ocurren
cada vez con más frecuencia en la política de las organizaciones.
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4
DISEÑO DE ORGANIZACIONES
LA LABOR DEL DIRECTIVO
La creación y el desarrollo de la organización es una de las principales tareas del directivo, quien
debe estar capacitado para:
 Desarrollar una visión de negocio claramente comunicable, una misión que determine la
dirección a seguir y una serie de objetivos cuantificables que sirvan de referencia.
 Liderar a las personas que componen la organización, atraer el talento necesario restablecer
el ambiente de trabajo, recompensas e incentivos que aseguren la motivación de todos los
empleados.
 Gestionar la división del poder, los mecanismos de toma de decisiones, los procesos
organizativos y productivos y la comunicación entre departamentos.
 Utilizar en cada momento la forma organizativa más adecuada para la consecución de los
objetivos, gestionar el cambio cuando las circunstancias lo aconsejen y modelar una cultura
empresarial capaz de adecuarse a los cambios del entorno y el mercado.
ESTRATEGIA
Las organizaciones se crean y desarrollan para ser capaces de alcanzar una serie de objetivos
estratégicos, por este motivo, el diseño de una organización debe estar siempre alineado y ser
coherente con la estrategia.
La organización es el principal determinante de las capacidades empresariales y por tanto su
desarrollo es una pieza clave para la evolución estratégica de cualquier empresa.
ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA
La estructura de la organización determina la distribución del poder dentro de la organización.
Los elementos básicos que hay que manejar para determinar la estructura son:
 Departamentalización
 Grado de especialización
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5
 Niveles de supervisión
 Distribución de la toma de decisiones
 Las fronteras organizativas
Además es necesario tener en cuenta:
 La naturaleza política de cualquier organización
 La existencia de una estructura informal que convive necesariamente con la estructura formal
ESTRUCTURA Y PROCESOS
Los procesos determinan el flujo de información dentro de la organización de manera horizontal y
vertical. Si la estructura es el esqueleto de la organización, los procesos son el sistema
circulatorio.
La función principal de los procesos verticales es la asignación de recursos, la planificación, el
presupuesto, y la supervisión de las operaciones.
Los procesos horizontales o laterales, aseguran la coordinación entre los distintos departamentos
de la empresa.
FORMAS ORGANIZATIVAS
Cada forma de organización está aplicada a una situación diferente para cumplir con las
necesidades puntuales. Cada forma de estructurar una organización (sea funcional, divisional,
matricial, en red o cualquier forma híbrida) puede ayudar a los gestores de la empresa a hacerla
más eficaz y adaptarla a cada situación y sus necesidades.
PERSONAS, INCENTIVOS Y RECOMPENSAS
Además de contar con el talento necesario dentro de la organización, es necesario hacer coincidir
los objetivos de los empleados con los objetivos de la organización.
Los sistemas de incentivos determinan en gran medida el comportamiento y la motivación de
todos los miembros de la organización y deben ser congruentes con la estructura y la estrategia de
la organización.
ORGANIZACIÓN Y PERSONAS
Las organizaciones están formadas por personas. Por ese motivo, las políticas de selección,
rotación y formación son fundamentales para atraer y desarrollar el talento necesario para lograr
los objetivos estratégicos.
Nota: En esta nota profundizaremos en los temas relacionados directamente con el diseño de la
estructura y los procesos organizativos, pero queremos hacer especial énfasis en la idea de que
construir una organización es mucho más que definir su estructura y sus procesos. El equilibrio
entre todos los elementos de diseño organizativo es absolutamente necesario.
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DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110
6
ELEMENTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE ORGANIZACIONES
Una vez establecida la estrategia, es necesario construir la organización más adecuada para
lograr los objetivos estratégicos. Para ello es necesario tomar una serie de decisiones basadas en
los siguientes elementos básicos del diseño organizativo.
ESPECIALIZACIÓN
Dado que las organizaciones existen para poder alcanzar metas que sobrepasan la capacidad de
los individuos que la componen, es necesario determinar cómo se van a dividir las tareas y
responsabilidades de cada miembro de la organización.
Es necesario tomar una gran cantidad de decisiones en cuanto a:
 Cuál el grado de especialización requerido por cada trabajo
 Cuántas actividades lo componen
 Qué capacidad conlleva de concepción, ejecución y administración,
 Cómo se enlaza con otros trabajos complementarios
En general, cuanto mayor sea la especialización, mejor se desarrollaran cada una de las sub-
tareas de un proceso.
La mayor especialización también hace que aumente la dificultad de integrar cada tarea del
proceso para lograr un resultado eficiente.
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7
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la elección del tipo de departamentos que integrarán cada unidad de trabajo especializado
dentro de la jerarquía de la organización.
Los criterios normalmente utilizados son:
 Por especialidad o función – Estructura Funcional
 Por línea de producto – Unidades de Negocio
 Por segmento de mercado – Orientada al Cliente
 Por área geográfica – Globales, Multinacionales o Multidomésticas
 Por flujo de trabajo – Intentan romper las limitaciones de la estructura funcional tradicional
NIVELES DE SUPERVISIÓN
El perfil de la organización lo determina el número de personas que forma los departamentos en
cada nivel jerárquico.
Este número de personas determina el “ámbito de control” del directivo de cada departamento.
Existe una tendencia hacia estructuras cada vez más planas a medida que nos alejamos de los
estilos de dirección fundamentados en la "autoridad y el control" directo.
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8
DISTRIBUCIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES
Dos formas de distribución:
 Vertical: Centralización o Descentralización
 Horizontal: Distribución del poder entre departamentos
LAS FRONTERAS ORGANIZATIVAS
Además, es necesario tener en cuenta:
 La naturaleza política de cualquier organización
 La existencia de una estructura informal que convive necesariamente con la estructura formal.
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9
LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
En su libro “Structure in Fives: Designing Efffective Organizations” (1983), Henry Mintzberg
describe las cinco partes fundamentales que conforman las organizaciones y los mecanismos de
coordinación entre las mismas.
En esta sección vamos a analizar este modelo de forma muy esquemática.
1.- Núcleo operativo
Formado por los operarios que hacen las funciones básicas de compras, de producción, de
ventas, etc. Son todas aquellas personas que realizan el trabajo básico directamente relacionado
con la producción de productos y servicios. Realizan cuatro funciones principales:
 Aseguran los inputs para la producción
 Transforman los inputs en outputs
 Distribuyen los outputs
 Proporcionan un apoyo directo a las funciones de input
2.- La línea media
Las personas que realizan su tarea entre la cumbre estratégica y el núcleo de operaciones. Tienen
responsabilidades sobre departamentos, divisiones, funciones, procesos, etc. Son aquéllas que
tratan de entender las líneas estratégicas, implantarlas e implementarlas.
3.- Cumbre estratégica
Los directivos que ocupan la parte superior de la jerarquía y que supervisan la totalidad del
sistema. Se ocupa de que la organización cumpla efectivamente, su misión y de que satisfaga los
intereses de las personas que controlan o tienen algún poder sobre la organización. Ello implica
tres conjuntos de obligaciones:
 La supervisión directa
 Las relaciones con el entorno
 El desarrollo de la estrategia de la organización
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10
4.- El staff de soporte
Son unidades especializadas en proporcionar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de
operaciones.
5.- La tecnoestructura
Son analistas que estudian la adaptación y el control, la estabilización y la normalización de la
actividad de la organización. Analizan, planifican y controlan el trabajo de la organización.
Existen tres tipos de analistas:
 De estudios de trabajo, que normalizan procesos
 De planificación y control, que normalizan los outputs
 De personal, que normalizan las habilidades
6.- La ideología
Alcanza las tradiciones y creencias de la organización y le da cierta vida propia al esqueleto de la
estructura.
LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN
Estos mecanismos son los que consiguen la coordinación del trabajo. Pueden considerarse como
los elementos básicos de una estructura, el adhesivo que mantiene la cohesión de las
organizaciones.
1.- Adaptación mutua
La coordinación del trabajo en la organización, a todos los niveles, se consigue mediante la simple
comunicación informal.
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11
2.- Supervisión directa
La coordinación se consigue en la organización asumiendo la responsabilidad del trabajo de los
demás por parte de los directivos, dándoles instrucciones y controlando sus acciones.
3.- Normalización de procesos
Se logra la coordinación del trabajo mediante la especificación directa del contenido del trabajo de
los miembros de la organización, sobre todo a nivel operativo.
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12
4.- Normalización de resultados
La coordinación se fundamenta en la especificación de aquello que se quiere conseguir a fin de
alcanzar los objetivos que se proponga la organización.
5.- Normalización de habilidades
Parte de determinar los conocimientos necesarios para ocupar un puesto de trabajo, a saber, el
perfil profesional de la persona. La adquisición de conocimientos, normalmente, tiene lugar fuera
de la organización en las escuelas, centros de formación profesional o universidades.
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13
6.- Normalización de las normas
Se logra la coordinación compartiendo creencias, valores, normas, reglas, etc. comunes de los
trabajadores.
PROCESOS LATERALES DE COMUNICACIÓN
La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical.
A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales
se convierten en la principal forma de coordinar actividades.
Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación
interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir.
Los drivers:
 Diversidad
 Necesidad de adaptación a los cambios del mercado – Reducción de los ciclos de vida de los
productos
 Interdependencia entre unidades funcionales
 Entorno tecnológico – Internet – Herramientas de colaboración
 Rapidez en la toma de decisiones
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14
GRUPO VOLUNTARIO E INFORMAL
Estos grupos se crean espontáneamente. Son la forma más fácil y no tienen connotaciones de
financiación, dado que no tienen un coste explícito para la organización. Aunque aparezcan de
forma natural, los diseñadores de las organizaciones (directivos) pueden influir en su creación y en
su efectividad (por ejemplo: vía arquitectura).
E- COORDINACIÓN
Este proceso lateral se basa en el uso de las nuevas tecnologías de la información. Ejemplos
podrían ser grupos que trabajan en el mismo proyecto vía una plataforma de CAD (computer aided
design) o algún proyecto de CRM para dar servicio al mismo cliente.
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15
GRUPO FORMAL (DESDE SIMPLE HASTA MULTIDIMENSIONAL Y JERÁRQUICO)
En los grupos formales los equipos y sus objetivos están establecidos formalmente, los procesos
de trabajo definidos y se han establecido objetivos para funciones interdepartamentales. Los
grupos formales cuestan más dinero porque surgen de la dirección de la empresa y pierden su
naturalidad. También son más intensivos en costes dado que se usan además de los grupos
informales y no sustituyéndolos.
En general, la organización necesita los dos tipos, dado que la coordinación informal no es
suficiente para lograr objetivos de integración de estrategias.
INTEGRADORES (A TIEMPO COMPLETO, POR ROLES O DEPARTAMENTOS)
Estos integradores son necesarios para liderar grupos formales. Muchas veces son jefes de
producto/proyectos/procesos/de marca, etc. Estos puntos de integración se tienen que
profesionalizar para asegurar resultados. Es un rol muy difícil de desempeñar, dado que requiere
una coordinación de personas sobre las que puede no tenerse autoridad jerárquica y en ocasiones
introduce cierta confusión respecto a los roles y responsabilidades.
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16
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
La última y más compleja forma de institucionalización formal de los procesos laterales es la
organización matricial. Para crear una matriz el rol del integrador se cambia a un rol de línea en la
organización y se crea una dimensión jerárquica adicional. La compañía tiene entonces dos
dimensiones jerárquicas. Las estructuras matriciales normalmente se ponen en marcha cuando la
estrategia de la empresa requiere un balance y equilibrio entre poderes.
ESQUEMA DE CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS
FORMAS ORGANIZATIVAS
La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical.
A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales
se convierten en la principal forma de coordinar actividades.
Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación
interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
 Apropiada para estrategias enfocadas y de bajo coste
 Orientada a los “inputs”
 Centralizada
 Supervisión mediante jerarquía, planes y procedimientos
 Orientación hacia la eficiencia de los recursos
 Apropiada para entornos estables
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17
 Crea especialistas funcionales
 Crea barreras interfuncionales. Burocracia
Ventajas Inconvenientes
Jerarquía muy clara
Fácil de entender
Muy buena para el control
Claridad en la toma de decisiones
Desarrolla buenos especialistas
Claridad de las responsabilidades
Prevalece la eficiencia sobre la innovación
Resistencia al cambio
Una función suele predominar
Cada función se concentra en sí misma
Comunicación interfuncional difícil
Lenta y burocrática
Funciones aisladas, conflictos
Desarrolla “ejecutivos” no innovadores
Toma de decisiones concentrada en pocas
personas
ORGANIZACIÓN DIVISIONAL
 Apropiada para estrategias de Diversificación
 Orientada a los “outputs”
 Separación de estrategia y operaciones
 Directores de división y staff
 Orientación hacia la rendición de cuentas
 Adaptabilidad a distintos mercados
 Crean generalistas
 Crean barreras entre negocios – duplicidades
 Fallan por diversificación no relacionada o por
 Fallan por excesivo intervencionismo de la central
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18
Ventajas Inconvenientes
Desarrolla directivos
Estimula la descentralización y la
delegación
Claridad de responsabilidades a nivel de
cada división
Hay que pelear por los recursos
Empowerment
Más rápida para reaccionar
Bajar el nivel jerárquico de la toma de
decisiones
La innovación se restringe a las divisiones
existentes
Es más compleja de gestionar
Poca transferencia de recursos entre divisiones
Menores economías de escala
Costes de transacción altos
Mala comunicación entre divisiones
Es cara; dobla recursos
La central no lo cede todo
Las divisiones quieren más autonomía
ESTRUCTURA MATRICIAL
 Apropiada para estrategias de Adaptación a Mercados
 Doble orientación input-output
 Derechos de decisión compartidos
 Doble “reporting”
 Adaptabilidad y Eficacia
 Entornos Complejos - Múltiples demandas
 Obliga a aprender a vivir en la ambigüedad
 Complejidad y desequilibrios
Ventajas Inconvenientes
Innovadora y versátil
Puede o debe ahorrar costes
Favorece la comunicación
Favorece el desarrollo profesional con
punto de vista de Dirección General
Flexible y adaptable a nuevos
escenarios y situaciones
Riesgo de tensiones y de clima de anarquía
Anima a las luchas de poder
Exige una alta calidad directiva
Mucho tiempo en reuniones y búsqueda del
consenso
Su gestión es muy compleja
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19
ORGANIZACIÓN DE RED
 Una pequeña “central”
 Satélites de especialistas en su alrededor
 Muchas veces “outsourcing” en varias empresas independientes
 La red de contactos es muy importante (Networking)
 Continuo flujo de entrada y salida de proveedores (subcontratados) que aparecen bajo el
mismo paraguas para el cliente
 El núcleo se centra en las competencias que mejor conoce y donde puede añadir valor
Ventajas Inconvenientes
Facilita a organizaciones obtener talento y
recursos por todo el mundo
No hay necesidad de grandes inversiones
en infraestructura
Gran aportación a la flexibilidad y a los
tiempos de respuestas
El coste de administración se está
limitando
Falta de control de gestión de las actividades
y de los empleados
La gestión de las relaciones necesita mucho
tiempo
El riesgo de fallos organizativos es más alto
La lealtad puede ser menor
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20
VISTA GLOBAL DE FORMAS ORGANIZATIVAS
Funcional Divisional Matriz Red
División del
Trabajo
Por “inputs” Por “outputs”
Por “inputs y
outputs”
Por conocimientos
Mecanismos de
Coordinación
Supervisión
Jerárquica,
planes y
procedimientos
Director General de
División y “Staff
Central”
Relaciones
jerárquicas dobles
Equipos
Transfuncionales
Derechos de
Decisión
Altamente
Centralizados
Separación de
Estrategia y
Ejecución
Compartidos
Altamente
descentralizados
Importancia de
la Estructura
informal
Baja Moderada Considerable Alta
Política Interfuncional
Central-división e
interdivisional
A lo largo de las
dimensiones de la
matriz
Coaliciones
Cambiantes
Bases de la
Autoridad
Posición y
Competencias
Funcionales
Responsabilidades
recursos de
Dirección General
Habilidades y
recursos de
Negociación
Conocimientos y
Recursos
Estrategia más
indicada
Estrategias
enfocadas/ de
bajo coste
Estrategias
Diversificadas
Estrategia de
adaptación al
mercado
Estrategia
Innovadora
Eficiencia de
Recursos
Excelente Escasa Moderada Excelente
Capacidad de
Respuesta
Escasa Moderada Buena Excelente
Adaptabilidad Escasa Buena Moderada Excelente
Responsabilidad Buena Excelente Escasa Moderada
Entorno más
indicado
Estable Heterogéneo
Complejo con
múltiples
exigencias
Entorno Volátil
■ ■ ■

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  • 1. *Para acceder al contenido multimedia móvil escanee el código QR. http://multimedia.ie.edu/productos/mobile/organizaciones/ DE2-110 DISEÑO DE ORGANIZACIONES Original del profesor Néstor Miranda Carús del IE Business School. Versión original de 3 de junio de 2008. Última versión, 15 de septiembre de 2011. Editado por el Departamento de Publicaciones del IE, María de Molina 13, 28006 – Madrid, España. ©2008 IE. Prohibida la reproducción total o parcial sin el permiso escrito del IE. HISTORIA DE LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN Desde sus inicios en el siglo XIX, muy ligada a la revolución industrial, hasta el día de hoy, la Teoría de la Organización ha vivido muchos cambios conceptuales en su intento por definir las funciones que deben tener las organizaciones y cómo mejorar su efectividad. A lo largo de todos estos años las organizaciones han crecido y han evolucionado en diferentes formas en función de sus objetivos. Vamos a realizar ahora una retrospectiva que nos permitirá conocer la evolución de la Teoría de la Organización desde sus inicios hasta nuestros días, donde contemplamos grandes cambios conceptuales que pretenden adecuar las organizaciones a los grandes retos que suponen la globalización y el aprovechamiento de las oportunidades generadas por las nuevas tecnologías. Los siguientes capítulos muestran esta evolución de modelos y conceptos de una manera muy condensada y la categorizan en tres etapas fundamentales, presentando a los principales autores y académicos que han conformado a lo largo de los años la Teoría de la Organización. ORGANIZACIONES CERRADAS, BUROCRÁTICAS A principios del Siglo XX, entre aproximadamente 1900 - 1930 las organizaciones eran vistas como sistemas cerrados y racionales. El pensamiento dominante establecía que los objetivos de las organizaciones se podrían lograr utilizando métodos formales y burocráticos. Se ve a los individuos como seres racionales y de una manera casi mecanicista. La efectividad de la organización se logra vía:  definición de objetivos  la prescripción de las formas de actuar y de lo que se espera de cada individuo  la evaluación del desempeño real del individuo en función de las expectativas previamente establecidas Es el periodo de la ciencia de la gestión (“scientific management”) donde se establecen mecanismos de control burocrático. Contenido multimedia*
  • 2. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 2 SISTEMAS NATURALES Ante el creciente reconocimiento de las limitaciones de los Sistemas Racionales surge una nueva perspectiva, la de los Sistemas Naturales, que ha sido el modelo prevalente desde los años 30 hasta los años 70. En comparación con los Sistemas Racionales la teoría de los Sistemas Naturales se basa en la idea central del ser humano como base de la organización. Las organizaciones son consideradas como una colectividad de individuos que comparten un interés común por la supervivencia del sistema y que realizan actividades colectivas estructuradas informalmente para asegurar el logro de sus objetivos. Los seguidores de este paradigma ponen más énfasis en las relaciones humanas informales. El énfasis de la gestión pasa del control y la evaluación a la motivación de los individuos. Esta escuela ha influido mucho en la literatura especializada en gestión empresarial y se han desarrollado conceptos como la cooperación, la cultura organizacional, el liderazgo, la motivación y el trabajo en equipo. SISTEMAS ABIERTOS La perspectiva de los sistemas naturales ha desembocado en un punto de vista más abierto que está enfocado en la interacción de la organización con su entorno. En los años 60 se empezó a hablar de modelos orgánicos con una gran influencia tanto en la configuración de la organización como en la función de los directivos. La complejidad de la gestión de las empresas en un entorno globalizado ha favorecido la difusión de este nuevo enfoque. Hoy en día se ve cada vez más claro que los directivos no están a cargo únicamente de la tarea de liderar, motivar y controlar a los miembros de su equipo dentro de un área funcional determinada, sino que su responsabilidad ha aumentado drásticamente hacia un rol de gestión del entorno, que facilite la interacción y aproveche las oportunidades generadas en la “red de valor” de la organización. Entre las habilidades clave para liderar una organización, la flexibilidad, adaptabilidad y la capacidad de innovar están tomando un papel cada vez más importante. El diseño y la implementación de “estructuras” organizativas ha dejado de ser el principal foco de la Teoría de la Organización al hacerse cada vez más necesario desarrollar organizaciones ágiles, flexibles con mayores grados de coordinación entre las distintas áreas funcionales y de la empresa en su conjunto con su entorno. EVOLUCIÓN DE CONCEPTOS MAX WEBER: MODELO DE BUROCRACIA  Diferenciación clara de tareas y responsabilidades.  Coordinación a través de una estricta jerarquía de autoridad.  Derechos de decisión, normas y procedimientos estandarizados.  Separación vertical de la planificación y la ejecución.  Uso de criterios técnicos para la selección y promoción de personal.
  • 3. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 3 TAYLOR Y FAYOL: GESTIÓN CIENTÍFICA  Diseño de puestos de trabajo y planes de incentivos para incrementar la productividad aplicando métodos de ingeniería industrial.  Principios de supervisión efectiva.  Número máximo de reportes directos (hasta 6).  Unidad de mando y autoridad: cadena de mando que fluye desde el máximo ejecutivo hasta el último empleado.  La organización se concebía como una máquina que si estaba bien diseñada, alcanzaría sus objetivos de forma eficiente. BURNS Y STALKER: DISEÑO DE ORGANIZACIONES  Mecanicistas: Estructuras formales orientadas a condiciones estables en las que prima la eficiencia.  Orgánicas: Estructuras informales más indicadas para condiciones inciertas que exigen innovación.  Rechazo a la idea de que únicamente existe una manera óptima de estructurar una organización. MAYO & ROETHLISBERGER: RELACIONES HUMANAS  Destacan la importancia de las relaciones informales en el trabajo.  Conciben la organización como un sistema de seres humanos interdependientes que comparten un interés por el funcionamiento del sistema.  Las organizaciones no son sólo sistemas técnicos para lograr la producción, sino que son también un entorno de interrelación social. GALBRAITH, MINTZBERG: ALINEACIÓN ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA La organización debe basarse en la alineación de los objetivos de la empresa y su entorno: Esta nota técnica se basa en el nuevo paradigma, que pretende diseñar una organización adaptable, flexible o “reconfigurable” siguiendo fundamentalmente las teorías de Jay Galbraith. EMPRESA EN RED Hoy en día se habla mucho de la organización en red. No sólo se refiere al impacto de las nuevas tecnologías en el concepto y el diseño de las organizaciones, sino también en las formas cada vez menos estables y con menos estructuras tradicionales. Estamos ante un nuevo punto de inflexión en la teoría. La empresa en red es la forma más adaptable a los nuevos cambios que ocurren cada vez con más frecuencia en la política de las organizaciones.
  • 4. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 4 DISEÑO DE ORGANIZACIONES LA LABOR DEL DIRECTIVO La creación y el desarrollo de la organización es una de las principales tareas del directivo, quien debe estar capacitado para:  Desarrollar una visión de negocio claramente comunicable, una misión que determine la dirección a seguir y una serie de objetivos cuantificables que sirvan de referencia.  Liderar a las personas que componen la organización, atraer el talento necesario restablecer el ambiente de trabajo, recompensas e incentivos que aseguren la motivación de todos los empleados.  Gestionar la división del poder, los mecanismos de toma de decisiones, los procesos organizativos y productivos y la comunicación entre departamentos.  Utilizar en cada momento la forma organizativa más adecuada para la consecución de los objetivos, gestionar el cambio cuando las circunstancias lo aconsejen y modelar una cultura empresarial capaz de adecuarse a los cambios del entorno y el mercado. ESTRATEGIA Las organizaciones se crean y desarrollan para ser capaces de alcanzar una serie de objetivos estratégicos, por este motivo, el diseño de una organización debe estar siempre alineado y ser coherente con la estrategia. La organización es el principal determinante de las capacidades empresariales y por tanto su desarrollo es una pieza clave para la evolución estratégica de cualquier empresa. ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA La estructura de la organización determina la distribución del poder dentro de la organización. Los elementos básicos que hay que manejar para determinar la estructura son:  Departamentalización  Grado de especialización
  • 5. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 5  Niveles de supervisión  Distribución de la toma de decisiones  Las fronteras organizativas Además es necesario tener en cuenta:  La naturaleza política de cualquier organización  La existencia de una estructura informal que convive necesariamente con la estructura formal ESTRUCTURA Y PROCESOS Los procesos determinan el flujo de información dentro de la organización de manera horizontal y vertical. Si la estructura es el esqueleto de la organización, los procesos son el sistema circulatorio. La función principal de los procesos verticales es la asignación de recursos, la planificación, el presupuesto, y la supervisión de las operaciones. Los procesos horizontales o laterales, aseguran la coordinación entre los distintos departamentos de la empresa. FORMAS ORGANIZATIVAS Cada forma de organización está aplicada a una situación diferente para cumplir con las necesidades puntuales. Cada forma de estructurar una organización (sea funcional, divisional, matricial, en red o cualquier forma híbrida) puede ayudar a los gestores de la empresa a hacerla más eficaz y adaptarla a cada situación y sus necesidades. PERSONAS, INCENTIVOS Y RECOMPENSAS Además de contar con el talento necesario dentro de la organización, es necesario hacer coincidir los objetivos de los empleados con los objetivos de la organización. Los sistemas de incentivos determinan en gran medida el comportamiento y la motivación de todos los miembros de la organización y deben ser congruentes con la estructura y la estrategia de la organización. ORGANIZACIÓN Y PERSONAS Las organizaciones están formadas por personas. Por ese motivo, las políticas de selección, rotación y formación son fundamentales para atraer y desarrollar el talento necesario para lograr los objetivos estratégicos. Nota: En esta nota profundizaremos en los temas relacionados directamente con el diseño de la estructura y los procesos organizativos, pero queremos hacer especial énfasis en la idea de que construir una organización es mucho más que definir su estructura y sus procesos. El equilibrio entre todos los elementos de diseño organizativo es absolutamente necesario.
  • 6. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 6 ELEMENTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE ORGANIZACIONES Una vez establecida la estrategia, es necesario construir la organización más adecuada para lograr los objetivos estratégicos. Para ello es necesario tomar una serie de decisiones basadas en los siguientes elementos básicos del diseño organizativo. ESPECIALIZACIÓN Dado que las organizaciones existen para poder alcanzar metas que sobrepasan la capacidad de los individuos que la componen, es necesario determinar cómo se van a dividir las tareas y responsabilidades de cada miembro de la organización. Es necesario tomar una gran cantidad de decisiones en cuanto a:  Cuál el grado de especialización requerido por cada trabajo  Cuántas actividades lo componen  Qué capacidad conlleva de concepción, ejecución y administración,  Cómo se enlaza con otros trabajos complementarios En general, cuanto mayor sea la especialización, mejor se desarrollaran cada una de las sub- tareas de un proceso. La mayor especialización también hace que aumente la dificultad de integrar cada tarea del proceso para lograr un resultado eficiente.
  • 7. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 7 DEPARTAMENTALIZACIÓN Es la elección del tipo de departamentos que integrarán cada unidad de trabajo especializado dentro de la jerarquía de la organización. Los criterios normalmente utilizados son:  Por especialidad o función – Estructura Funcional  Por línea de producto – Unidades de Negocio  Por segmento de mercado – Orientada al Cliente  Por área geográfica – Globales, Multinacionales o Multidomésticas  Por flujo de trabajo – Intentan romper las limitaciones de la estructura funcional tradicional NIVELES DE SUPERVISIÓN El perfil de la organización lo determina el número de personas que forma los departamentos en cada nivel jerárquico. Este número de personas determina el “ámbito de control” del directivo de cada departamento. Existe una tendencia hacia estructuras cada vez más planas a medida que nos alejamos de los estilos de dirección fundamentados en la "autoridad y el control" directo.
  • 8. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 8 DISTRIBUCIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES Dos formas de distribución:  Vertical: Centralización o Descentralización  Horizontal: Distribución del poder entre departamentos LAS FRONTERAS ORGANIZATIVAS Además, es necesario tener en cuenta:  La naturaleza política de cualquier organización  La existencia de una estructura informal que convive necesariamente con la estructura formal.
  • 9. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 9 LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA En su libro “Structure in Fives: Designing Efffective Organizations” (1983), Henry Mintzberg describe las cinco partes fundamentales que conforman las organizaciones y los mecanismos de coordinación entre las mismas. En esta sección vamos a analizar este modelo de forma muy esquemática. 1.- Núcleo operativo Formado por los operarios que hacen las funciones básicas de compras, de producción, de ventas, etc. Son todas aquellas personas que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de productos y servicios. Realizan cuatro funciones principales:  Aseguran los inputs para la producción  Transforman los inputs en outputs  Distribuyen los outputs  Proporcionan un apoyo directo a las funciones de input 2.- La línea media Las personas que realizan su tarea entre la cumbre estratégica y el núcleo de operaciones. Tienen responsabilidades sobre departamentos, divisiones, funciones, procesos, etc. Son aquéllas que tratan de entender las líneas estratégicas, implantarlas e implementarlas. 3.- Cumbre estratégica Los directivos que ocupan la parte superior de la jerarquía y que supervisan la totalidad del sistema. Se ocupa de que la organización cumpla efectivamente, su misión y de que satisfaga los intereses de las personas que controlan o tienen algún poder sobre la organización. Ello implica tres conjuntos de obligaciones:  La supervisión directa  Las relaciones con el entorno  El desarrollo de la estrategia de la organización
  • 10. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 10 4.- El staff de soporte Son unidades especializadas en proporcionar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones. 5.- La tecnoestructura Son analistas que estudian la adaptación y el control, la estabilización y la normalización de la actividad de la organización. Analizan, planifican y controlan el trabajo de la organización. Existen tres tipos de analistas:  De estudios de trabajo, que normalizan procesos  De planificación y control, que normalizan los outputs  De personal, que normalizan las habilidades 6.- La ideología Alcanza las tradiciones y creencias de la organización y le da cierta vida propia al esqueleto de la estructura. LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN Estos mecanismos son los que consiguen la coordinación del trabajo. Pueden considerarse como los elementos básicos de una estructura, el adhesivo que mantiene la cohesión de las organizaciones. 1.- Adaptación mutua La coordinación del trabajo en la organización, a todos los niveles, se consigue mediante la simple comunicación informal.
  • 11. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 11 2.- Supervisión directa La coordinación se consigue en la organización asumiendo la responsabilidad del trabajo de los demás por parte de los directivos, dándoles instrucciones y controlando sus acciones. 3.- Normalización de procesos Se logra la coordinación del trabajo mediante la especificación directa del contenido del trabajo de los miembros de la organización, sobre todo a nivel operativo.
  • 12. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 12 4.- Normalización de resultados La coordinación se fundamenta en la especificación de aquello que se quiere conseguir a fin de alcanzar los objetivos que se proponga la organización. 5.- Normalización de habilidades Parte de determinar los conocimientos necesarios para ocupar un puesto de trabajo, a saber, el perfil profesional de la persona. La adquisición de conocimientos, normalmente, tiene lugar fuera de la organización en las escuelas, centros de formación profesional o universidades.
  • 13. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 13 6.- Normalización de las normas Se logra la coordinación compartiendo creencias, valores, normas, reglas, etc. comunes de los trabajadores. PROCESOS LATERALES DE COMUNICACIÓN La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical. A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales se convierten en la principal forma de coordinar actividades. Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir. Los drivers:  Diversidad  Necesidad de adaptación a los cambios del mercado – Reducción de los ciclos de vida de los productos  Interdependencia entre unidades funcionales  Entorno tecnológico – Internet – Herramientas de colaboración  Rapidez en la toma de decisiones
  • 14. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 14 GRUPO VOLUNTARIO E INFORMAL Estos grupos se crean espontáneamente. Son la forma más fácil y no tienen connotaciones de financiación, dado que no tienen un coste explícito para la organización. Aunque aparezcan de forma natural, los diseñadores de las organizaciones (directivos) pueden influir en su creación y en su efectividad (por ejemplo: vía arquitectura). E- COORDINACIÓN Este proceso lateral se basa en el uso de las nuevas tecnologías de la información. Ejemplos podrían ser grupos que trabajan en el mismo proyecto vía una plataforma de CAD (computer aided design) o algún proyecto de CRM para dar servicio al mismo cliente.
  • 15. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 15 GRUPO FORMAL (DESDE SIMPLE HASTA MULTIDIMENSIONAL Y JERÁRQUICO) En los grupos formales los equipos y sus objetivos están establecidos formalmente, los procesos de trabajo definidos y se han establecido objetivos para funciones interdepartamentales. Los grupos formales cuestan más dinero porque surgen de la dirección de la empresa y pierden su naturalidad. También son más intensivos en costes dado que se usan además de los grupos informales y no sustituyéndolos. En general, la organización necesita los dos tipos, dado que la coordinación informal no es suficiente para lograr objetivos de integración de estrategias. INTEGRADORES (A TIEMPO COMPLETO, POR ROLES O DEPARTAMENTOS) Estos integradores son necesarios para liderar grupos formales. Muchas veces son jefes de producto/proyectos/procesos/de marca, etc. Estos puntos de integración se tienen que profesionalizar para asegurar resultados. Es un rol muy difícil de desempeñar, dado que requiere una coordinación de personas sobre las que puede no tenerse autoridad jerárquica y en ocasiones introduce cierta confusión respecto a los roles y responsabilidades.
  • 16. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 16 ORGANIZACIÓN MATRICIAL La última y más compleja forma de institucionalización formal de los procesos laterales es la organización matricial. Para crear una matriz el rol del integrador se cambia a un rol de línea en la organización y se crea una dimensión jerárquica adicional. La compañía tiene entonces dos dimensiones jerárquicas. Las estructuras matriciales normalmente se ponen en marcha cuando la estrategia de la empresa requiere un balance y equilibrio entre poderes. ESQUEMA DE CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS FORMAS ORGANIZATIVAS La mayor parte del flujo de trabajo en una organización no sigue la jerarquía vertical. A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales se convierten en la principal forma de coordinar actividades. Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL  Apropiada para estrategias enfocadas y de bajo coste  Orientada a los “inputs”  Centralizada  Supervisión mediante jerarquía, planes y procedimientos  Orientación hacia la eficiencia de los recursos  Apropiada para entornos estables
  • 17. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 17  Crea especialistas funcionales  Crea barreras interfuncionales. Burocracia Ventajas Inconvenientes Jerarquía muy clara Fácil de entender Muy buena para el control Claridad en la toma de decisiones Desarrolla buenos especialistas Claridad de las responsabilidades Prevalece la eficiencia sobre la innovación Resistencia al cambio Una función suele predominar Cada función se concentra en sí misma Comunicación interfuncional difícil Lenta y burocrática Funciones aisladas, conflictos Desarrolla “ejecutivos” no innovadores Toma de decisiones concentrada en pocas personas ORGANIZACIÓN DIVISIONAL  Apropiada para estrategias de Diversificación  Orientada a los “outputs”  Separación de estrategia y operaciones  Directores de división y staff  Orientación hacia la rendición de cuentas  Adaptabilidad a distintos mercados  Crean generalistas  Crean barreras entre negocios – duplicidades  Fallan por diversificación no relacionada o por  Fallan por excesivo intervencionismo de la central
  • 18. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 18 Ventajas Inconvenientes Desarrolla directivos Estimula la descentralización y la delegación Claridad de responsabilidades a nivel de cada división Hay que pelear por los recursos Empowerment Más rápida para reaccionar Bajar el nivel jerárquico de la toma de decisiones La innovación se restringe a las divisiones existentes Es más compleja de gestionar Poca transferencia de recursos entre divisiones Menores economías de escala Costes de transacción altos Mala comunicación entre divisiones Es cara; dobla recursos La central no lo cede todo Las divisiones quieren más autonomía ESTRUCTURA MATRICIAL  Apropiada para estrategias de Adaptación a Mercados  Doble orientación input-output  Derechos de decisión compartidos  Doble “reporting”  Adaptabilidad y Eficacia  Entornos Complejos - Múltiples demandas  Obliga a aprender a vivir en la ambigüedad  Complejidad y desequilibrios Ventajas Inconvenientes Innovadora y versátil Puede o debe ahorrar costes Favorece la comunicación Favorece el desarrollo profesional con punto de vista de Dirección General Flexible y adaptable a nuevos escenarios y situaciones Riesgo de tensiones y de clima de anarquía Anima a las luchas de poder Exige una alta calidad directiva Mucho tiempo en reuniones y búsqueda del consenso Su gestión es muy compleja
  • 19. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 19 ORGANIZACIÓN DE RED  Una pequeña “central”  Satélites de especialistas en su alrededor  Muchas veces “outsourcing” en varias empresas independientes  La red de contactos es muy importante (Networking)  Continuo flujo de entrada y salida de proveedores (subcontratados) que aparecen bajo el mismo paraguas para el cliente  El núcleo se centra en las competencias que mejor conoce y donde puede añadir valor Ventajas Inconvenientes Facilita a organizaciones obtener talento y recursos por todo el mundo No hay necesidad de grandes inversiones en infraestructura Gran aportación a la flexibilidad y a los tiempos de respuestas El coste de administración se está limitando Falta de control de gestión de las actividades y de los empleados La gestión de las relaciones necesita mucho tiempo El riesgo de fallos organizativos es más alto La lealtad puede ser menor
  • 20. IE Business School DISEÑO DE ORGANIZACIONES DE2-110 20 VISTA GLOBAL DE FORMAS ORGANIZATIVAS Funcional Divisional Matriz Red División del Trabajo Por “inputs” Por “outputs” Por “inputs y outputs” Por conocimientos Mecanismos de Coordinación Supervisión Jerárquica, planes y procedimientos Director General de División y “Staff Central” Relaciones jerárquicas dobles Equipos Transfuncionales Derechos de Decisión Altamente Centralizados Separación de Estrategia y Ejecución Compartidos Altamente descentralizados Importancia de la Estructura informal Baja Moderada Considerable Alta Política Interfuncional Central-división e interdivisional A lo largo de las dimensiones de la matriz Coaliciones Cambiantes Bases de la Autoridad Posición y Competencias Funcionales Responsabilidades recursos de Dirección General Habilidades y recursos de Negociación Conocimientos y Recursos Estrategia más indicada Estrategias enfocadas/ de bajo coste Estrategias Diversificadas Estrategia de adaptación al mercado Estrategia Innovadora Eficiencia de Recursos Excelente Escasa Moderada Excelente Capacidad de Respuesta Escasa Moderada Buena Excelente Adaptabilidad Escasa Buena Moderada Excelente Responsabilidad Buena Excelente Escasa Moderada Entorno más indicado Estable Heterogéneo Complejo con múltiples exigencias Entorno Volátil ■ ■ ■