Apresenta o uso de taxonomia em portais de informação empresarial. www.terraforum.com.br

1. Os portais de informação empresarial assumem importância cada vez maior para os negócios,
traduzindo todo o manancial de conteúdo informacional proveniente das mais variadas fontes
da empresa em informação útil para a tomada de decisões nos três níveis: estratégico, tático e
operacional.
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INTRODUÇÃO de controle da diversidade de significação; e
oferecer um mapa de área que servirá como
Quantas organizações falam de “core guia em processos de conhecimento. É
competencies” sem compreender que as portanto, um vocabulário controlado de uma
competências essenciais das mesmas são determinada área do conhecimento, e acima de
baseadas em conjuntos de informações e tudo um instrumento ou elemento de estrutura
conhecimentos que precisam ser criados, que permite alocar, recuperar e comunicar
organizados, atualizados e disseminados de informações dentro de um sistema, de maneira
maneira sistemática. É no contexto da lógica.
discussão de “core competencies” que iremos
tratar do tema taxonomia. Taxonomia não é um Embora recentemente tenha ganho muita
termo muito comum no dia-a-dia do mundo dos importância no mundo dos negócios, a
negócios. De fato, taxonomia soa como algo disciplina da taxonomia não é nova. Ela sempre
restrito, capaz de despertar interesse apenas esteve presente, por exemplo, na
em cientistas ou bibliotecários. No entanto, biblioteconomia e no universo científico. O
vamos argumentar neste artigo que taxonomias exemplo clássico é a Classificação dos Seres
são elementos estruturantes, estratégicos e Vivos, de 1735, fruto do trabalho do botânico
centrais para negócios baseados em sueco Karl von Linné. Em sua taxonomia, o
informação e conhecimento. cientista dividiu os seres vivos em grupos, de
acordo com suas características em comum,
A taxonomia é um sistema para classificar e obedecendo a uma ordem hierárquica. Um
facilitar o acesso à informação, e que tem como exemplo bastante simplificado do que seria uma
objetivos: representar conceitos através de estrutura taxonômica vem a seguir:
termos; agilizar a comunicação entre
especialistas e entre especialistas e outros
públicos; encontrar o consenso; propor formas
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2. O conceito de taxonomia tem se tornado ainda As organizações necessitam desenvolver
mais importante nos tempos atuais na medida categorias e estruturas de informação que
que o volume de informações cresce de forma façam sentido para seus próprios negócios e
exponencial e os usuários adquirem um papel comunidades específicas de usuários que
essencial tanto na produção, como na utilizam o sistema. No ambiente web, em
categorização e uso de informações. No particular, as taxonomias servem para
contexto do mundo de negócios, podemos simplificar as buscas e a navegação e designar
definir de maneira simplificada que taxonomias responsabilidades em termos de avaliação,
são regras de alto nível para organizar e organização, eliminação e arquivamento de
classificar informação e conhecimento. E isto é informações. O verdadeiro teste de qualquer
essencial, pois organizações que não taxonomia é a eficiência que ela fornece para o
conseguem fazer isto acabam não grupo de usuários para o qual foi projetada. A
compreendendo as atividades agregadoras de seguinte pergunta resume bem essa questão:
valor dentro delas mesmas; atividades estas apoiados pela taxonomia, os usuários são
que crescentemente estão baseadas na capazes de encontrar informação relevante e
produção e uso de informação e conhecimento. significativa de maneira eficiente e em tempo
hábil?
A importância da taxonomia para informações
não estruturadas (Intranets, sites, e-mails, As boas taxonomias devem facilitar a busca por
documentos Office, etc) é apontada, por alguns documentos, permitindo que as pesquisas
especialistas, como equivalente à importância possam ser conduzidas por diferentes critérios
que os bancos de dados tiveram para as (ex: autor, data, formato de arquivo, domínio de
informações tabulares. Sabendo que a maior conhecimento, etc.). Não existe, ademais, certo
parte das informações em uma empresa estão ou errado universal: pessoas diferentes
sob a forma de textos, vê-se que seu desenvolverão taxonomias diferentes.
tratamento é um assunto essencial, e que seu Conseqüentemente, a taxonomia deve ajudar a
uso correto no dia-a-dia deverá favorecer o criar caminhos (categorias) múltiplos para
desempenho de outras atividades corporativas. encontrar a mesma informação, de acordo com
o ponto de vista adotado. No entanto, alguns
OBJETIVOS ESPECÍFICOS critérios devem ser observados:
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3. Comunicabilidade: os termos utilizados devem Feita esta analogia, é importante destacar
transparecer os conceitos carregados, de também que são muitas as diferenças
acordo com a linguagem utilizada pelos relacionadas à taxonomia entre o mundo
usuários do sistema. Em uma indústria química tradicional da biblioteca e o espaço digital. A
faz sentido a utilização do termo “cloreto de mais evidente é que um livro só pode estar em
sódio” ou “NaCl”. No entanto, para um público um único local e é acessado tradicionalmente
leigo, o termo “sal” comunica de forma mais nas bibliotecas por meio de uma única
clara e objetiva. taxonomia. Na web, nenhuma destas restrições
existe. Outra importante diferença é que os
Utilidade: uma taxonomia deve apresentar sistemas de classificação de conteúdos das
somente os termos necessários. Isto significa bibliotecas tradicionais são estabelecidos de
que ainda que um termo possa ser dividido em maneira totalmente centralizada sem nenhuma
outros termos, isso somente é feito se esses participação dos usuários. Isto é impossível no
termos forem utilizados na organização. Basta ambiente web ou de um portal desenhado a
citar o termo frutas, ou é necessário especificar partir de princípios de gestão do conhecimento.
cada uma: maçã, limão, pêra...?
TIPOS DE TAXONOMIA
Estimulação: uma boa taxonomia apresenta
termos que induzem o usuário a continuar a As taxonomias e as categorizações são
navegação pelo sistema. Este critério é usualmente hierárquicas. Entretanto, novas
relacionado ao da comunicabilidade, uma vez formas mais visuais, como por exemplo as
que também é o resultado de um estudo da árvores espaciais ou hiperbólicas, estão se
linguagem dos usuários do sistema. tornando a cada dia mais comuns, como as
fornecidas pela Antartic.ca, TheBrain ou
Compatibilidade: a taxonomia deve conter InXight. Arquitetos da informação ajudados de
somente estruturas do campo que se está perto pelos “proprietários” dos conteúdos são
ordenando e que façam parte das atividades ou usualmente responsáveis pela definição da
funções da organização. taxonomia empregada em cada empresa. Em
alguns casos, eles usam ferramentas de
A taxonomia deve tornar intuitivo para os classificação automática, como a SemioMap da
empregados o processo de busca por uma Semio e a Verity, com o objetivo de simplificar
informação específica, colocando-os em contato ou acelerar o processamento (as ferramentas
com tópicos e categorias relacionadas não de classificação são algoritmos que permitem o
previstas anteriormente. Isto é mais bem agrupamento de documentos baseando-se em
explicado se imaginarmos usuários buscando regras estatísticas ou de proximidade
por livros colocados em prateleiras de uma semântica).
biblioteca bem organizada, mas fazendo isto de
maneira muito mais rápida e multidimensional. TAXONOMIA E METADADOS
Os funcionários devem estar familiarizados com
os nomes, categorias e sinais usados na Metadados são classicamente definidos como
taxonomia. Nesse ponto, a experiência on-line informação sobre informação, responsáveis por
não deveria ser muito diferente da experiência fornecer o contexto informacional necessário,
off-line (com a diferença que no mundo off-line facilitando assim a localização dos documentos
não é possível realizar buscas com várias pelos mecanismos de busca
visões e multidimensionais). independentemente de alguma informação
prévia da localização física. Os metadados
também desempenham um papel importante ao
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4. permitir que documentos diferentes possam ser empresa. Isto ocorre porque estas pessoas já
facilmente agrupados de forma lógica. Para que têm suas próprias maneiras idiossincráticas de
isso aconteça é necessário acontecer a procurar por informação que eles precisam.
rotulação (tagging) dos documentos, o que Sendo que, em geral, são os novatos e os
pode ser um processo muito trabalhoso, pois agentes externos (clientes, parceiros, etc) que
requer cooperação entre os criadores/geradores necessitam de ajuda para compreender como
de conteúdo (para facilitar este processo, novas um determinado campo do conhecimento é
ferramentas são criadas com o objetivo de organizado e se relaciona com outros campos
minimizar a maioria das entradas manuais do conhecimento.
através da geração automática de informações
para índices como autor, data de criação, etc.). Na maioria dos casos, os integradores externos
de sistemas ou firmas de desenvolvimento web
A captura de metadados ocorreria idealmente são responsáveis por desenvolver um esboço
logo após a criação do conteúdo. Isso tem de taxonomia inicial. No entanto, no processo
ocorrido cada vez mais através da combinação de elaboração de taxonomias, além do
de processos automáticos (tipicamente autor, cumprimento das etapas metodológicas para
nome, data, etc.) e manuais (palavras-chave, recolhimento das informações a serem
categorias, etc.). Os metadados mais organizadas, existe um momento de grande
importantes, no entanto, são aqueles importância para o sucesso da empreitada: a
usualmente fornecidos pelos próprios autores e validação.
incluem informações detalhadas dos
documentos (ex: resumo, contexto na criação, Neste momento, são reunidos grupos de
objetivo, outros autores que tenham contribuído, funcionários com funções heterogêneas dentro
etc). Em um ambiente no qual exista uma da organização, que recebem conceitos
taxonomia definida e compartilhada, os relacionados à construção e à validação da
metadados são armazenados de forma taxonomia, e participam de exercícios de
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+ , -
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organizada e padronizada, e o trabalho tanto de pesquisa e classificação de informações
quem publica informação, como de quem a geradas pela empresa.
pesquisa é otimizado. Essa etapa é fundamental por pelo menos três
motivos:
DESENVOLVIMENTO DE TAXONOMIAS 1. Os geradores de informação se vêem
como pesquisadores ou usuários da
Preferencialmente, a construção de uma mesma, e passam a enxergar a
taxonomia deveria começar com entradas padronização dos metadados com
construídas em conjunto com os especialistas mais cuidado e relevância;
ou “proprietários” dos conteúdos e os arquitetos 2. Atinge-se a consistência e coerência
da informação. Em muitos casos, esta é uma na validação das estruturas, uma vez
colaboração importante porque muitos que quem as utiliza (ou a utilizará) de
especialistas não estão muito preocupados fato tem a oportunidade de interferir
sobre como o conhecimento é organizado na no processo. Além disso, são trazidos
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5. elementos e conceitos que realmente obtidos pela aplicação das ferramentas, estas
representam as informações da estruturas prontas (e já validadas em seus
organização; segmentos de mercado) podem ser usadas
3. Finalmente, há a integração dos para confrontação e enriquecimento do
funcionários no processo, que resultado do trabalho realizado nas dinâmicas
passam a entender a importância da com usuários e arquitetos de informação.
taxonomia e a internalizar seus
procedimentos. À primeira vista, a classificação manual seria
uma boa forma para associar documentos a
Como resultado do processo, surge uma estruturas de categorias pré-definidas. Pessoas
estrutura taxonômica que se apresenta como com conhecimento prévio dos documentos
um mapa das informações da organização, de saberiam categorizar corretamente, o que
forma padronizada, e que integra as várias garantiria a qualidade do resultado final (vide,
visões existentes dentro da empresa por meio por exemplo, o que as pessoas já fazem
de uma interface única, adaptável às naturalmente nos diretórios de seus próprios
necessidades de cada funcionário e usuário das desktops ou redes departamentais).
informações da organização.
Entretanto, o processo de categorização
USO DE FERRAMENTAS DE TI executado apenas manualmente não é viável
quando o número de documentos é muito
Há várias ferramentas disponíveis no mercado grande (dezenas de milhares). Os algoritmos de
que visam auxiliar grandes corporações nas classificação automática, por sua vez, possuem
etapas de criação, população, utilização e capacidade para processar grandes
manutenção de árvores de classificação. quantidades, com regras uniformes para todo o
Empresas como Verity, Entrieva (antiga Semio) universo de documentos. Dentre as técnicas
e Stratify oferecem softwares que incorporam mais utilizadas na classificação automática,
algoritmos bastante diversificados, que visam encontram-se:
interpretar documentos em texto, reconhecer
semelhanças entre contextos e definir se devem Classificação baseada em regras, onde as
pertencer a uma determinada categoria ou não. “regras” definidas previamente por especialistas
são aplicadas ao conteúdo dos documentos,
A definição de uma boa estrutura de categorias metadados e situações específicas do negócio,
é um passo fundamental, e sua obtenção deve como, por exemplo, o tempo de validade de
ser respaldada pelo uso de uma metodologia documentos;
bem definida. Há, entretanto, ferramentas de TI
que têm por finalidade analisar grandes Análises estatísticas aplicadas ao conteúdo,
números de documentos, mostrando pontos em que tentam aprimorar o entendimento do
que há semelhanças, bem como critérios para contexto e reduzir ambigüidades de termos
diferenciação entre eles. A análise deste isolados. Examina-se a freqüência de palavras
resultado é útil, porque revela eventuais inter- e sua localização no texto, entre outras
relacionamentos que passariam despercebidos, características;
e que, caso sejam considerados relevantes,
poderão ser incorporados à árvore de Cálculos de probabilidade Bayesiana: em
categorização proposta. que o nível de correlação às palavras que
definem uma categoria é determinado através
Há também fornecedores que têm estruturas de da presença, no texto, de outras afins;
classificação já prontas. Tal como os resultados
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6. Correlação semântica e lingüística: que desempenho da taxonomia. Neste sentido,
dependem do idioma e utilizam dicionários e observam-se indicadores específicos, tais
tesauros para aprimorar o “entendimento”; como:
1. A quantidade de usuários que não
Support Vector Machines (SVM): que encontram os documentos que
considera cada documento como sendo um procuram;
“vetor”, com “direção” calculada em função da 2. Os documentos e categorias que têm
gama de palavras contidas e “magnitude” volume de acessos muito acima ou
definida conforme a quantidade destas abaixo da média;
palavras. Documentos são classificados às 3. Número de documentos não
categorias que possuem “vetores” semelhantes. categorizados automaticamente;
4. Número de documentos presentes nas
As aplicações e ferramentas relacionadas às diversas categorias, bem como seu
atividades relacionadas à classificação de crescimento e diminuição no tempo.
documentos pertencem a um segmento Os resultados obtidos podem indicar
excepcionalmente dinâmico de mercado, já que necessidade de re-estruturação da
tanto as tecnologias quanto os usos para árvore, alteração de regras para
árvores taxonômicas estão em constante alocação de documentos, etc.
evolução. Ainda assim, algumas tendências
podem ser antevistas, tais como: A manutenção atualizada das categorias de
1. Integração gradual de taxonomias a informação validadas exigirá, porém, a
diversos sistemas corporativos, como designação de várias novas responsabilidades
mecanismos de busca, portais para os funcionários da empresa e o uso de
corporativos, geradores de conteúdo ferramentas sofisticadas para automatizar parte
e outros; do esforço de classificação do conteúdo
2. Uso de representações espaciais de existente. Neste processo, que é permanente,
categorias e inter-relacionamentos; são diversos os desafios para os quais as
3. Adoção de linguagens específicas, empresas devem se preparar:
como a proposta pela iniciativa • Quem traz a voz do cliente ou usuário?
TopicMap.org, que procura incorporar • Como permitir a re-categorização de
contexto às informações de forma documentos com base em feedback dos
padronizada; usuários?
4. Reconhecimento dos usuários e das • Como conciliar diferentes visões sobre a
informações que têm interesse organização do conhecimento
(personalização). Ainda, técnicas organizacional?
computacionais destinadas à • Quem deve decidir sobre quais categorias
interpretação de texto deverão se um documento deve ser enquadrado?
desenvolver bastante nos próximos • Quem manterá a integridade da taxonomia
anos, o que deverá favorecer ainda à medida que ela cresce ao longo do
mais a utilização de software para tempo?
esta finalidade.
Estas questões são fundamentais para que se
VALIDAÇÃO E MANUTENÇÃO DAS mantenha uma taxonomia de qualidade: suas
TAXONOMIAS respostas determinarão o rumo do mapeamento
das informações na organização. Além disso, é
A validação da estrutura de categorias é feita importante ressaltar o caráter dinâmico desse
através do constante monitoramento do
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7. instrumento assim como das informações taxonomias. Seu e-mail é
organizadas, o que explica a necessidade de michely@terraforum.com.br
freqüente manutenção, atualização e validação
da taxonomia. Carlos Eduardo Franco é consultor associado
da TerraForum e trabalha como consultor na
CONSIDERAÇÕES FINAIS criação e reestruturação de websites de
empresas e organizações interessadas em
Empresas que vivem na Era da Informação e do otimizar os resultados de sua presença na
Conhecimento precisam dar o devido Internet. Seu e-mail é
tratamento aos seus principais inputs e fatores carlos@terraforum.com.br
de produção: a informação e o conhecimento. O
desenvolvimento de taxonomias específicas 0 # !"
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para o negócio da empresa é um dos pilares da
gestão da informação do conhecimento. Esta
disciplina ou conceito, no entanto, precisa da A TerraForum Consultores é uma empresa de
devida atenção dos níveis mais altos da
organização e, como procuramos destacar consultoria e treinamento em Gestão do
neste artigo, do trabalho de especialistas com Conhecimento (GC) e Tecnologia da
métodos e ferramentas testadas na prática.
Informação. Os clientes da empresa são, em
0& ! sua maioria, grandes e médias organizações
Taxonomia - Conceitos e Confusões dos setores público, privado e terceiro setor. A
empresa atua em todo o Brasil e também no
*** exterior, tendo escritórios em São Paulo,
José Cláudio Cyrineu Terra é presidente da Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr.
TerraForum Consultores. Atua como consultor e
palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência
em Portugal, na França e no Brasil. Também é em Gestão do Conhecimento no país. Além
professor de vários programas de pós-
graduação e MBA e autor de vários livros sobre disso, conta com uma equipe especializada e
o tema. Seu e-mail é jcterra@terraforum.com.br internacional de consultores.
Ricardo Schoueri é consultor associado da
TerraForum e sócio fundador da Íntegra 2 4 0 7 " 1 ! '! #
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Tecnologia. Ricardo atua há 15 anos como
consultor e engenheiro de software, onde tem
procurado adequar recursos de TI e modelos Gestão do Conhecimento e E-learning na
matemáticos a problemas reais de negócio. Seu Prática
e-mail é ricardo@terraforum.com.br
Portais Corporativos, a Revolução na Gestão
Michely Jabala M. Vogel é consultora do Conhecimento
associada da TerraForum, Bibliotecária formada
pela USP, mestranda em Ciência da Informação Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio
pela mesma instituição. Especialista na Empresarial
elaboração e aplicação de ontologias e
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8. Gestão do Conhecimento em pequenas e
médias empresas
Realizing the Promise of Corporate Portals:
Leveraging Knowledge for Business Success
Gestão de Empresas na Era do Conhecimento
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