Projet de modernisation d'un Ministère, en Afrique ------------------------------- Modernization Project of Ministry, Africa

1. Moderniser
le Ministère
des Travaux Publics
Quelques idées sur ce projet
Jean Garutti
vertika.org
jean.garutti@gmail.com

2. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Ce document est un résultat du projet similaire,
que j’ai dirigé en 2011, sur un « Ministère des
Travaux Publics » en Afrique
 Contractuellement, je n’ai pas le droit de
mentionner le pays

3. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Les buts
1) augmenter ses performances
2) fluidifier la communication interne et externe
3) donner une parfaite vision des projets

4. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

5. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, ce n'est pas
 proposer des objectifs impossibles
 délirer sur les ressources humaines et techniques
 installer des bureaucraties pénibles

6. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

7. 1) moderniser les procédures
 Recenser les procédures existantes
 Nettoyer ce qui a (mal) vieilli
 Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les procédures

8. PDCA
Méthode de collaboration et de pilotage de projets
par un cycle en 4 phases, à répéter constamment
 Plan
qui fait quoi, avec quoi, et quand ?
 Do
faites-le, et notez ce qui se passe
 Check
regardons les résultats, par rapport aux objectifs
 Act (le tout premier cycle commence ici)
décidons de ce que nous allons faire,
pour le prochain « cycle »

9. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

10. 2) moderniser les hiérarchies
 Recenser les hiérarchies existantes
 Moderniser selon les nouvelles méthodes
 Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les hiérarchies
 Le Ministre en personne doit être dans ce PDCA,
vu les implications humaines.
Il est le seul à pouvoir mettre de l’huile dans les rouages
et l’autorité de l’État

11. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

12. 3) moderniser les méthodes -1
 Recenser les méthodes existantes
 Moderniser selon les nouvelles méthodes
 Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les méthodes

13. 3) moderniser les méthodes -2
 Objectif :
donner les « livrables »
de qualité suffisante
(pas plus, pas moins)
aux dates convenues

14. 3) moderniser les méthodes -3
 Moyens :
savoir définir un « livrable »
savoir ajuster le niveau « qualité suffisante »
savoir évaluer/créer/respecter le planning
… et les budgets

15. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

16. 4) moderniser les informatiques -1
3 domaines d’action
 Front-office
ce que les collaborateurs voient, sur leur écrans,
site web compris, intranet et extranet
 Back-office
ce que les programmes / applications / réseaux /
bases de donnés
préparent, traitent, archivent
 Sécurité globale

17. 4) moderniser les informatiques -2
Pour chaque domaine d’action :
 Analyser l’existant
(audit technique)
 Proposer les changements nécessaires
(pas plus)
 Budgéter, planifier, installer,
vérifier, vérifier, vérifier
(projet lourd)

18. 4) moderniser les informatiques -3
 Supprimer le mail (le réduire au minimum)
Envoyer et recevoir
des dizaines de mails
en les envoyant à des dizaines de destinataires
Cela encombre
cela tue l’efficacité professionnelle

19. 4) moderniser les informatiques -4
 Installer des outils collaboratifs modernes
Fonctionnant en douceur
sur des ordinateurs de bureau,
sur des tablettes,
sur des téléphones portables
Fuir les marketings menteurs,
et les produits horribles
très chers, ou perfides

20. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

21. 5) moderniser les collaborateurs
 Enseigner l’efficacité professionnelle
Respecter le travail des autres
Aider les autres à réussir
Communiquer efficacement
Respecter ses propres responsabilités
Constamment proposer des améliorations

22. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

23. 6) moderniser la collaboration
 Installer l’esprit « mission »
et les projets verticaux et transverses
Intégrer tous les chapitres précédents
Être en « PDCA constant »
Savoir déléguer
Savoir vérifier

24. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT

25. installer le CHANGEMENT PERMANENT
 Tout vieilli, tout se périme, tout passe
Définir et accepter le « cycle de vie »
de chaque projet,
de chaque livrable
Intégrer toujours des charnières,
des « briques en legos »
facilitant le remplacement des parties
périmées

26. Moderniser
le Ministère
des Travaux Publics
Quelques propositions
Jean Garutti
vertika.org
Jean.garutti@gmail.com

27. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
 Nous proposons de concrétiser ce projet,
dont voici les parties :
1) une analyse préalable
2) une vision de l’objectif
3) une commande, un contrat
4) une réalisation
5) une collaboration

28. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Merci pour votre attention