Administracion de compras

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ALUMNO: JESUS DEL RIO CHAVEZ
ASESOR: JOSE MEDINA CONTRERAS
LICENCIATURA: ADMINISTRACION
“ADMINISTRACION DE COMPRAS”

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INDICE
INTRODUCCION……………………………………………………………………4
OBJETIVOS…………………………………………………………………………5
UNIDAD 1: LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS………….6
1.1 Introducción a las compras……………………………………………………6
1.2 Concepto de compras…………………………………………………………7
1.3 Importancia y Objetivos de las compras…………………………………….8
1.4 Concepto de abastecimientos………………………………………………..9
1.5 Importancia y Objetivos de los
Abastecimientos……………………………………………………………………11
1.6 Diagrama de secuencia o proceso de las
Compras…………………………………………………………………………….12
1.7 Tipos y clasificación de las compras y
1.8 Principios básicos de compras y
UNIDAD 2: ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
….....................................................................................................................15
2.1 Concepto de organización……………………………………………………15
2.2 Estructura Organizacional del
Departamento de compras………………………………………………………..17
2.3 Función del departamento de compras……………………………………..19
2.4 Objetivo del departamento de compras y
Abastecimientos…………………………………………………………………….20
2.5 Relaciones del departamento de
Compras……………………………………………………………………………..21

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UNIDAD 3: PROCEDIMIENTO Y FLUJO DE INFORMACION…………..23
3.1. Etapas en el sistema de compras……………………………………….23
3.2. Flujo de la requisición de compras………………………………………25
3.3. Uso de la requisición de compras………………………………………..27
3.4. Uso de la requisición de materiales……………………………………..29
3.5 Manual de políticas y procedimientos……………………………………30
UNIDAD 4: SELECCIÓN Y RELACION CON LOS
PROVEEDORES………………………………………………………………..35
4.1 Investigación de proveedores
Nacionales y extranjeros……………………………………………………….35
4.2 Importancia de los proveedores…………………………………………..37
4.3. Fuentes de información respecto a los
Proveedores …………………………………………………………………….39
4.4. Selección de proveedores
Y cotizaciones……………………………………………………………………40
4.5. Evaluación, calificación y desarrollo
De proveedores………………………………………………………………….42
4.6 Condiciones de negociación……………………………………………….43
4.7. Razones para asignar órdenes de Compras a uno o
Varios proveedores……………………………………………………………..44
4.8 Retroalimentación empresa
Proveedor………………………………………………………………………..45
UNIDAD 5 : LA ETICA EN LA FUNCION DE COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO……………………………………………………………46
5.1 Conceptos básicos de Ética………………………………………………46
5.2 Importancia de la Ética en el entorno……………………………………47
CONCLUSION………………………………………………………………….48
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………49

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INTRODUCCION
Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión
Económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el
Manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se
Requiere saber operar bien la adquisición de bienes o servicios en el momento
Idóneo para verificar existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo
Manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener
Los procesos productivos por falta de un abastecimiento oportuno y en los
Volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda pertinente manejar toda una
Serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen
Departamento de compras.

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OBJETIVOS
-Comprender los conceptos, importancia, objetivos, tipos, clasificaciones y
principios básicos de las compras y abastecimientos
- Analizar la estructura organizacional, función, objetivos, políticas, relaciones
internas y externas del departamento de compras.
- Investigar, evaluar, seleccionar a los proveedores que ofrezcan las mejores
oportunidades para las compras y abastecimientos de la empresa.

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UNIDAD 1
LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS.
1.1 Introducción a las compras.
El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de
servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice,
ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como
habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de
la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la
misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el
mercado y su consolidación definitiva.
Para las empresas industriales y comerciales las compras representan
esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la
compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente, estas
actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de
personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e
integrada.

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1.2 Concepto de compras.
Con el concepto de compra se hace referencia a la acción de obtener o adquirir, a
cambio de un precio determinado, un producto o un servicio. Pero también se
considera “compra” el objeto adquirido, una vez consumado el acto de adquisición.
Podemos decir que el hecho de que se produzca una compra también presume la
existencia de otra parte, que es la que recibe el precio pactado por la prestación, es
decir, quien realiza la venta. Resulta obvio que cada parte necesita de la existencia
de la otra para cumplir su función, lo que se plasma en la conocida expresión
“compra-venta”.
No es fácil establecer el origen de las compras en la humanidad, pero se puede
afirmar que la compra va ligada a la idea de propiedad, que en el marco de la
legalidad solo puede modificarse sobre la base de un acuerdo previo.
Se cree que durante las primeras civilizaciones no existía la compra, ya que el
sistema que funcionaba era el de trueque: en vez de que exista un comprador y un
vendedor determinado, ambos estaban en igualdad de condiciones entregando una
cosa a cambio de otra. Con la aparición de las unidades de reserva, que en los
primeros tiempos vinieron a satisfacer necesidades muy básicas asociadas a
objetos que no pudieran encontrarse fácilmente en la naturaleza, surge y se
expande la compra.
De este modo, a partir de un consenso las personas trataron de acumular objetos
para poder luego intercambiarlos sin tener obligatoriamente otra cosa para entregar.
Con el tiempo, aparecieron las monedas metálicas o el papel moneda, y mucho
tiempo después llegaría el dinero electrónico que simplifica aún más estas
operaciones.
Como se señaló, la operación de compra está ligada a su contraparte, la operación
de venta. Se conoce como compraventa al fenómeno legal de estas operaciones,
que está regulado jurídicamente por los Códigos de Comercio. De este modo
quedan claramente especificadas las características de esta clase de acuerdos y
los eventuales impuestos o tasas que podrá el Estado exigirles a las partes.
Al consumarse actos de compraventa se generan una serie de obligaciones para
cada una de las partes: el vendedor se compromete a garantizar una posesión útil,
a conservar el bien hasta su entrega, y a transmitirlo junto a sus títulos de derecho,
no entregando nada más ni nada menos que lo acordado. El comprador, en paralelo,
se compromete a pagar el precio y los intereses eventuales que se pudieran
convenir, y a recibir lo comprometido en el estado que estaba anunciado.

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1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo
posible:
Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de
las operaciones. Y este punto es de suma importancia que evalúes el precio
constantemente.
Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en
cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es
evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.
2. Asegurar el flujo continuo de la producción:
A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas,
etc, junto con el departamento mantención.
3. Aumentar la rotación de activos:
La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen
de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.
4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:
En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica.
Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para
aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los
materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.
5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:
Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen
favorable en todos los ámbitos.
Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o
negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez
de materiales.
Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su
influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al
volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales
entregados afecta directamente el costo del producto acabado.

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1.4 Concepto de abastecimientos.
Abastecimiento es un término que se vincula con la acción y las consecuencias de
abastecer. Este verbo hace referencia, por su parte, a proveer de aquello que es
necesario para la supervivencia.
Abastecimiento
Puede decirse, por lo tanto, que el abastecimiento es una actividad que consiste en
satisfacer, en el tiempo apropiado y de la forma adecuada, las necesidades de las
personas en lo referente al consumo de algún recurso o producto comercial. La
noción, por lo general, se equipara al suministro o al término inglés supply.
A nivel económico, el abastecimiento aparece vinculado a la logística y a la cadena
de suministro. Esta cadena debe prever la demanda de los consumidores y asegurar
la entrega de los productos a los distribuidores, para evitar el agotamiento de
unidades a la venta. Curiosamente, algunas empresas, sobre todo fabricantes de
productos electrónicos, utilizan la falta de stock como punto de venta, ya que para
llegar a ese punto es necesario haber tenido mucho éxito con la propuesta.
El proceso de abastecimiento, por lo tanto, abarca todas aquellas actividades que
posibilitan la identificación y la compra de los bienes y de los servicios que una
empresa u otra entidad necesita para funcionar.
La gestión de la cadena de abastecimiento se encarga de establecer las relaciones
entre sus diversos componentes y de integrar las actividades para que sus objetivos
puedan cumplirse.
Más allá del comercio, podría decirse que el abastecimiento de alimentos a la
ciudadanía es la obligación más importante de un gobierno. Sin alimentos, no hay
vida posible; con una alimentación deficiente, el desarrollo no puede completarse.
En Cuba, por último, la libreta de abastecimientos es un cuaderno que permite llevar
el registro de los alimentos racionados que las autoridades entregan a los
ciudadanos. Se trata de un sistema de control que incluye una cantidad cada vez
menor de productos.
El mundo y el abastecimiento de agua potable
El agua es un recurso que en ciertas ciudades tiende a darse por sentado, dado el
sistema de suministro a domicilio presente desde hace décadas. Pero la sed en el
mundo es uno de los temas más preocupantes de la actualidad; algunos
especialistas predicen que para el año 2025, es posible que 3 mil millones de
personas carezcan del abastecimiento de agua necesario para vivir.
Desde hace más de 300 años, en varios países se utilizan sistemas de captación
del agua de lluvia para consumo personal. En México, por ejemplo, esta técnica de
recolección hidráulica es común en ciertas ciudades donde el agua potable contiene

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altas cantidades de sales y produce cálculos renales. Sin embargo, no todas las
personas que se abastecen de agua por estos medios cuentan con la infraestructura
necesaria para mantener las reservas en condiciones higiénicas.
La ignorancia acerca de las necesidades de otros países, así como el escaso interés
en el cuidado de nuestro planeta comienza por el gobierno y continúa por las
escuelas. El ser humano se caracteriza por actuar cuando llega la catástrofe. En
ciudades como Buenos Aires, el servicio de suministro de agua se cobra con un
monto fijo; es decir, no varía de acuerdo al consumo. De esta forma, millones de
personas derrochan grandes cantidades de este recurso tan preciado, mientras en
otras partes del mundo hay quienes pasan meses sin renovar sus reservas.
Por otro lado, en países donde se cobra por cantidad de agua consumida, sus
habitantes toman medidas de precaución para no pagar de más. Lamentablemente,
esto no significa que esas personas sean conscientes de la situación planteada
anteriormente, de la posibilidad de una sequía a nivel mundial dentro de unas
décadas; simplemente están cuidando su propia economía, con una visión
absolutamente circunstancial y egoísta. La solución, una vez más, reside en la
educación, en la unión de esfuerzos y en el respeto por el medio ambiente.

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1.5 Objetivos de los Abastecimientos.
Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios
necesarios para el funcionamiento de la organización.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel
mínimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
Mantener la posición competitiva de la organización.
Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros
departamentos de la organización.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles
Por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y
económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento
oportuno y al precio total más conveniente.

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1.6 Diagrama de secuencia o proceso de las
Compras.

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1.7 Tipos y clasificación de las compras y
Abastecimientos.

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1.8 Principio básico de compra y Abastecimiento.
El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el
cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y
servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus
actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores.
Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las
siguientes: Investigación de precios, elección de proveedores, relaciones con los
mismos, emisión de órdenes de compra, inspección de pedido, investigaciones de
mercado, cobertura de facturas.
En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica,
escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia primaimportada, así
como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la
eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo
adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su
sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que sededique,
siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero
presupuestado.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son
sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores
y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra,
celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienesy servicios útiles a la
organización, con el siguiente pago de éstos.
CALIDAD
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor
precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de
guía para un comprador.
La calidad no solo determina si un artículo es bueno o malo, también implica todo el
proceso de adquisición, desde la elección del artículo, la atención del el proveedor,
el servicio, etc.
La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un
artículo sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga una necesidad.

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UNIDAD 2
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
2.1 Concepto de organización.
En estos momentos vamos a proceder a llevar a cabo el análisis del término
organización que nos ocupa pero antes de eso es importante que conozcamos el
origen etimológico del mismo para así entender mejor su significado. En este
sentido, tenemos que subrayar que esta palabra procede del griego organón que
puede traducirse como “herramienta o instrumento”.
Organización
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas.
En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas,
tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática
para cumplir con sus objetivos.
Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que
se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su
misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas
para el cumplimiento de los propósitos.
Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las
tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han
marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben
incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los
naturales o los intangibles.
Las agrupaciones ciudadanas que son creadas para cubrir alguna necesidad social
son denominadas organizaciones civiles. Los partidos políticos, los sindicatos, los
clubes deportivos y las ONGs son organizaciones civiles.
En el caso de las ONG´s (Organizaciones No Gubernamentales) hay que subrayar
el hecho de que existen multitud de ellas en todo el mundo. Se caracterizan porque
no dependen de ningún gobierno y porque pretenden conseguir el bienestar del ser
humano desde diversos puntos de vista.
Así, por ejemplo, nos encontramos con ONG´s que apuestan por mejorar las
condiciones laborales, el medioambiente, la participación ciudadana y la
investigación científica. Sin olvidarse tampoco de las que apuestan por la ayuda
humanitaria, la protección de la infancia o la tercera edad.

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En cambio, las organizaciones que son creadas por el Estado para desarrollar
tareas sociales son conocidas como organizaciones gubernamentales. Las mismas
son dirigidas desde el gobierno y se financian con fondos públicos.
No obstante, también pueden realizarse otras muchas clasificaciones de
organizaciones en base a otros diferentes criterios. De esta manera, podemos
catalogarlas por su localización (local, regional, nacional o internacional), su
propiedad (privada y pública), su tamaño (pequeña, mediana o grande) e incluso
por su finalidad (con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro).
Por último podemos referirnos al término organización de empresas, que hace
referencia a la estructura organizativa del trabajo en el ámbito empresarial. Existen
varios elementos que son claves en esta estructura, como la burocracia, la
especialización del empleo, la departamentalización, la cadena de mano, la
descentralización y la formalización.
La forma en que se organizan las empresas es estudiada por una ciencia
administrativa denominada administración de empresas, que estudia la forma en
qué se gestionan los recursos y procesos. Esta administración es considerada como
la base del funcionamiento de una empresa.

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2.2 Estructura Organizacional del Departamento de compras
a estructura organizacional se refiere a la jerarquía del poder de decisión dentro de
un departamento. Construido como una pirámide, el empleado en la parte superior
tiene más responsabilidad al tomar decisiones. Mientras que cada puesto de trabajo
se considera vital para el departamento, todos responden a la persona que está por
encima. Cada empresa refina su organigrama basado en las necesidades
particulares. La estructura de un departamento de compras no necesariamente se
verá como el de cualquier otro, aunque hay posiciones que aparecen en la mayoría
de las jerarquías.
Director
El director del departamento puede tener cualquier número de títulos, como "gerente
de compras", "director de procura" o "comprador líder". Este individuo es el
responsable del departamento de compras, de sus operaciones del día a día y de
la eficiencia con que opera.
Subdirector
El subdirector es el segundo al mando. Aunque las empresas pueden tener
diferentes títulos para esta posición, el subdirector básicamente toma señales del
director, ayudando a manejar las actividades diarias del departamento.
Los compradores mayores
En un negocio de fabricación, un comprador mayor debe saber qué materiales son
necesarios y en qué cantidad deben ser comprados. El departamento de compras
debe mantener un equilibrio entre la cantidad de material que entra y lo que se
utilizará en el proceso de fabricación, de manera que los fondos corporativos no se
gasten en materiales que se quedan sin utilizar en los estantes. En los negocios
orientados al consumidor, el comprador mayor debe ser capaz de predecir lo que
los consumidores quieren comprar. Los errores en este aspecto, pueden costarle
dinero al negocio y dañar su reputación. Los compradores mayores informan al
subdirector.
Los compradores asistentes
Los compradores asistentes responden a los compradores mayores, pero tienen su
propia responsabilidad para mantenerse al corriente de inventario y de las
tendencias actuales. Los compradores asistentes también se centran en la
evaluación de proveedores, la búsqueda de la fuente de suministro más confiable
para el mayor ahorro de costos para la empresa.

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Personal de apoyo
Los departamentos de compras a menudo trabajan en estrecha colaboración en un
enfoque de equipo, con cada miembro del equipo manejando tareas específicas,
pero se unen en su conjunto para tomar decisiones importantes. Los auxiliares
administrativos y oficinistas son parte de ese equipo. A menudo son empleados
multi-talentosos en que son capaces de manejar cualquier número de tareas a la
vez con el fin de ayudar a que el departamento actúe como una unidad cohesiva.
No es raro que los administradores o empleados se muevan a la posición de un
comprador, una vez que se han familiarizado con el departamento.

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2.3 Función del departamento de compras.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización
Funciones:
1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse
a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que
cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y
control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas.
3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento de
compras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse
grandemente de una empresa a otra.
a) Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias
primas, suministros y servicios a la empresa.
b) Entrevistar a los proveedores o a sus representantes.
c) Cotizar los precios, la calidad y el transporte.
d) Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de
rechazo y ajustes.
e) Vender desechos, sobrantes y artículos de desuso.
f) Recibir, guardar y almacenar los artículos y materiales.
g) Efectuar la clasificación de los recursos materiales

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2.4 Objetivo del departamento de compras y
Abastecimientos.
El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras
es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad),
en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la
fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con
puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta)
y al precio conveniente.
Los siguientes puntos nos darán una perspectiva más clara de los objetivos del
departamento de compras.
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operación de la organización. La falta de inventarios de
materiales para la producción podría disminuir una operación y ser extremadamente
costosa en términos de retraso de producción.
2. Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario. Se podría
asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes
cantidades, pero esto haría que el costo de mantener el inventario se eleve
demasiado; porro que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de
materiales o una estimación de aplicación.
3. Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una
obra de calidad es necesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos
cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables,
pues estos no reúnen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de
reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar
al daño al prestigio de la empresa.
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito del departamento de
compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores
apropiados, que tengan interés y que sean responsables con la empresa para
obtener los recursos.

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2.5 Relaciones del departamento de Compras
Producción
En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras.
El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir
con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros
en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar
costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de
un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado
pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de
abastecimiento y flexibilidad.
Mercadotecnia
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
Ingeniería
Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de
producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del
producto.
Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información
importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y
otras características del material como son: resistencia, dureza, tensión,
dimensiones etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de
diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son;
Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
Contabilidad.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artículos comprador por el departamento de compras están
sujetos a la inspección en el área de adquisición.

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Departamento legal
Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organización
requiere de este departamento para revisar las cláusulas del contrato y protegerse,
una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado
y se puede usar la transacción mediante formas estándares impresas.
Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurídico para
asesorarse.
Como el departamento de compras representa legalmente a la compañía puede
requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y
departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen
importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.
Recibo
Este departamento es responsable de descargar los artículos que fueron
comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de
almacenamiento de la planta.
Este departamento revisará que el embarque esté completo, que el pedido
corresponda a la orden de compra y a la descripción de los artículos. Si resulta
dañada la mercancía, se reportará al área de adquisiciones para negociar con el
proveedor la certificación del material o el pago de un seguro que cubra los daños,
si está en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.

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UNIDAD 3
PROCEDIMIENTO Y FLUJO DE INFORMACION
3.1. Etapas en el sistema de compras.
El tema de hoy es un tema donde se relacionan la administración con la psicología,
y es propio del marketing empresarial, con lo que a muchos les puede interesar, y
a decir verdad veremos por qué todos (comerciantes o no) deberíamos conocer este
tema.
El proceso de decisión de compra por parte de los consumidores, que somos todos
nosotros, es un proceso complejo, que puede ser seccionado en cinco partes, según
la evolución de este proceso.
Para un comerciante o empresario, es importante conocer este proceso de decisión
de compra, ya que le permitirá tomar medidas que le ayuden a la hora de las ventas.
Proceso de Decisión de Compra
Como se dijo el sistemas consta de cinco partes:
Surgimiento de la necesidad de consumir: las necesidades son ilimitadas eso ya
lo conocemos, pero muchas necesidades pueden ser causadas o estimuladas por
la publicidad, ya que los consumidores no somos conscientes en todo momento de
las necesidades.
Búsqueda de información: una vez surgida la necesidad, el consumidor busca
información sobre los productos o servicios que pueden satisfacer su necesidad
originada. Esta búsqueda de información puede ser muy amplia, como ser la
consulta a amigos o familiares, hasta la búsqueda en internet de información.
Identificación y Análisis de las alternativas posibles: una vez encontrada la
información, el consumidor realiza un análisis de las alternativas con que cuenta
para cubrir su necesidad. Este sub proceso lo realiza mediante la formulación de
preguntas. Quizás la más básica de todas y que elimina muchas opciones es :
¿cuánto dinero puedo gastar? Luego de esta, aparecerán otras preguntas que de a
poco irán dejando pocas opciones. Las empresas por su parte deben evaluar con
qué criterios las personas analizan la conveniencia de los productos que son propios
de su rubro, tales como precio, calidad, envase, tiempo, etcétera.
Decisión de Compra: es el momento cumbre de todo el proceso. El consumidor ha
hecho su análisis y ha determinado que tal producto o servicio es el que mejor se
adapta a sus criterios.

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Comportamiento Post Compra: luego de la compra, suele aparecer en el
consumidor – comprador una sensación de duda sobre la conveniencia o no de la
compra del producto. Esta sensación será mayor cuanto más importante sea la
transacción. Un claro ejemplo es la compra de un automóvil, el cual será retirado
recién en unos días. Luego de la compra aparece la duda de si no hubiera sido
mejor invertir ese dinero en otra cosa. Las empresas deben capacitar a los
vendedores y tomar medidas para que cada vez que se realice una venta, el
consumidor no sienta esa duda, conocida como disonancia post compra.

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3.2. Flujo de la requisición de compras
Como mínimo, será necesario que se formulen dos copias de la requisición: una de
ellas la conservará el departamento que hace la requisición y la otra se deberá
enviar al departamento de compras. Se considera una práctica generalizada que en
una requisición sólo se incluya un tipo de producto, particularmente cuando se trata
de artículos estandarizados. En el caso de algunos artículos especiales, como
podrían ser los materiales de plomería que no se mantienen en inventario, se podrá
incluir diferentes artículos en una sola requisición, condicionado esto a que se hayan
de comprar a un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto simplificará
el manejo de los registros, puesto que se adquirirán artículos específicos de
diferentes proveedores, se precisarán fechas de entrega diferentes, órdenes de
compra por separado y otras clase de tratamiento.
Se considera de suma importancia para el departamento de compras que se sepa
quién tiene la autoridad para presentar solicitudes de compra. Bajo ningún concepto
aceptará aquél requisiciones de personas que no estén específicamente
autorizadas para elaborar tales requisiciones. Esto se considera tan importante
como el que todo el personal de ventas esté consciente que una requisición de
compra no es en definitiva una orden de compra.
Será necesario que se revisen cuidadosamente todas las requisiciones antes de
proseguir. La cantidad solicitada deberá basarse en necesidades previstas y deberá
cotejarse con lo que se consideran lotes óptimos de compras. La fecha de entrega
solicitada deberá conceder el suficiente tiempo para que se obtengan cotizaciones
y muestras, si fueran necesarias, así como para colocar el pedido y obtener la
entrega de los productos. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para poder
cumplir con la fecha estipulada se tuviera que incurrir en costos adicionales, esto
deberá comunicarse de inmediato a la persona que presenta la requisición.
El procedimiento que aplica el departamento de compras para manejar las
requisiciones al recibirlas, se considera de tanta importancia que amerita citar un
ejemplo:
Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, después de que se
les anota la fecha, se turnan en su totalidad a la persona que mecanografía la orden
y que las tarjetas de especificaciones, quien habrá de adjuntar la tarjeta
correspondiente de especificación a cada una de las requisiciones. Estas se turnan
luego al comprador quien habrá de señalar cuáles corresponden a contratos,
anotando el término "contrato" en la orden, el nombre de la empresa a la cual se le
hará el pedido, el precio, los términos, las condiciones de l.a.b., el valor total y la
fecha de pago, información que necesita el contralor. Las requisiciones se habrán

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de regresar a la persona que mecanografía las órdenes, quien procederá a elaborar
la orden y al terminar de hacer esto se procederá a compararla con la tarjeta de
especificación, con el precio y términos, etc., antes de enviarla finalmente al
proveedor.
Cuando los artículos no estén comprendidos en contratos, será necesario que se
envíen solicitudes de cotización en las formas estándar que se tienen para tal efecto.
Cuando se tenga que enviar solicitudes de cotizaciones, será necesario que en el
reverso de las requisiciones se anote el listado de nombres de proveedores
potenciales. Las requisiciones se turnarán luego a la persona que mecanografía,
quien habrá de elaborar las formas de solicitud de cotización entregándoselas a la
persona encargada de compras quien las revisará y firmará antes de enviarlas.
Cuando se reciban las cotizaciones de los diversos proveedores, habrá de vaciarse
los datos en una hoja de cotizaciones y el empleado que haga tal trabajo la turnará
al encargado de compras, quien decidirá a cuál de los proveedores se le pasará el
pedido. El comprador inicial hará la requisición y la turnara al empleado que se
encargará de mecanografiar la orden de compra.

27
3.3. Uso de la requisición de compras
Con el afán de reducir los gastos de operación, algunas compañías han llegado a
considerar deseable el utilizar requisiciones respecto a demandas recurrentes de
materiales y partes estandarizadas. Esta requisición tiene la forma e un cartón y se
utiliza cuando un artículo específico debe adquirirse frecuentemente por un
determinado departamento. Tal requisición contiene la descripción detallada de un
artículo, habiendo de enviarse al departamento de compras cuando el usuario
necesite que se le abastezca de nuevo con el material solicitado, indicando en tal
requisición la cantidad y la fecha en que se necesitará. El departamento de compras
procederá a elaborar la orden de compra u anotará en la requisición el nombre del
proveedor, el precio y el número de dicha orden, regresando el documento a la
persona que hizo la solicitud de compra, quien colocará la tarjeta en el archivo hasta
en tanto se necesite de nuevo volver reabastecer. De 24 a 36 compras podrán
tramitarse mediante estas requisiciones preimpresas. El uso de estas requisiciones
evita el tener que volver a copiar cierta descripción de rutina y habrá de reemplazar
hasta 24 a 36 requisiciones individuales de compra, ahorrando papeleo y tiempo del
personal de oficina. Asimismo, proporciona un historial completo y acumulativo
respecto de compras y consumos en una sola forma.
En el anverso de la tarjeta se proporcionará la siguiente información:
En la parte superior de la tarjeta:
El número de la pieza o descripción de artículo o material que se requiere y la
indicación donde habrá de utilizarse.
Inventarios máximos y mínimos, así como los puntos de indicación para hacer
nuevos pedidos.
En la parte inferior de la tarjeta:
En el lado izquierdo, se incluirá una sección de "Ordenado" que incluye espaciopara
la fecha, número de la orden de compra, fecha en que se necesita el material,
departamento en nombre de quien se hace el pedido y que presentó la requisición,
la cantidad que se necesita y espacio para que se incluyan la firma autorizada.
A la derecha se incluirá una sección de "Recibido" en donde se anotará la fecha en
que recibe, el número de la orden de compra, la cantidad y el costo del artículo
arenado en el momento en que se recibe.
El reverso de la tarjeta permite que se presente una descripción de los artículos
incluidos en la orden de compra, así como el número de la pieza, si lo tuviera; un

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listado de proveedores autorizados, incluyendo los términos de descuento por
pronto pago y las condiciones de L.A.B. para cada uno de esos proveedores;
incluirá, además, columnas para indicar cuál de los proveedores fue el que en
definitiva obtuvo el pedido; se indicará también el número de la orden de compra, la
cantidad, la fecha límite de entrega, el precio unitario, así como un espacio para
anotar en él el nombre del encargado de hacer la compra y la fecha.
Cuando se estén ordenando piezas o materiales comprendidos en una de estas
requisiciones preimpresas, el empleado encargado de control de inventarios
anotará en ella la fecha en que hace tal anotación, la fecha en que se necesitará el
material, el nombre del departamento para el que se hace la requisición y la
cantidad, obteniendo una firma autorizada antes de que se envíe la requisición al
departamento de compras. Después de seleccionar al proveedor, el comprador
anota el número de codificación de éste, la cantidad, la fecha límite de entrega, el
precio unitario, y su nombre y fecha, regresando la tarjeta al departamento de
control de inventario después de que se elabora la Orden de Compra.

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3.4. Uso de la requisición de materiales.
Una segunda variante lo constituye la lista de materiales. Es utilizada por las
empresas que fabrican un producto estándar durante un espacio de tiempo
relativamente largo, como una forma rápida de notificar al departamento de compras
respecto de las necesidades de producción. Una lista de materiales relativa a un
tostador fabricado por un productor de aparatos habría de señalar el número total o
cantidad, la cual deberá proveer cierta cantidad para desperdicios, de piezas o
materiales que se necesiten para elaborar un producto terminado. El departamento
de programación de la producción sólo habrá de notificar al departamento de
compras que ha programado 18.000 de tal modelo dentro de la producción del
siguiente mes. El departamento de compras habrá entonces de "disparar" la lista de
materiales (generalmente mediante el empleo de un sistema de computador)
considerando los 18.000 para así determinar la cantidad total de materiales que se
necesitan para poder cubrir el programa de producción del siguiente mes. Una
comparación de estas cifras con las cantidades en inventarios brindarán al
departamento de compras las cifras de "aprobación para compra". El empleo del
sistema Lista de Materiales representa un medio para simplificar el proceso de
requisiciones cuando están involucradas grandes cantidades de artículos
frecuentemente utilizados.

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3.2. Manual de políticas y procedimientos.
• Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de servicio, de
lo contrario, la tesorería no se hará responsable de su pago. Ninguna otra persona
o dependencia de gobierno municipal esta autorizada para realizar compras.
• Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el área interesada.
• Las solicitudes para el desarrollo comunitario, siempre deberán ser
expedidas el interesado, quien deberá requisitarlas en su totalidad
• Compras deberá de asesorarse con las diversas áreas, cuando el material o
servicio a adquirir, sea especializado, tomando en cuenta el siguiente criterio:
A). Lo relacionado con tecnología, con el departamento de sistemas.
B). Lo relacionado con materiales para la construcción, con obras públicas.
C). Armamento y equipo de seguridad, con seguridad pública.
D). Maquinaria con el área que la solicito.
• La recepción de solicitudes de requerimientos, se harán de acuerdo con el
calendario elaborado por el departamento de compras, el cual será dado a conocer
a todas las áreas mediante oficio. Debemos comprender que el departamento
mantiene dos líneas de comunicación; la primera es interna (con las dependencias
de gobierno municipal), y la segunda es externa (con proveedores y prestadores de
servicios).
Si cada departamento realizara esta relación con el exterior, romperíamos con el
primer filtro de control, permitiendo que cada área asignara las características de
una compra, (precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega,
condiciones de pago) que son funciones del departamento de compras.
Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicación adecuado para la
realización de una compra o la prestación de un servicio, considerando los
lineamientos para la integración de la cuenta pública y a los distintos sujetos que se
involucran en la cotización, revisión, autorización, compra directa, recepción de
documentos, pago a proveedor, archivo de comprobaciones.

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Del análisis anterior se desprende la necesidad de utilizar adecuadamente los
documentos de control con los que actualmente contamos, sin dejar a un lado la
necesidad de mejorar nuestros sistemas electrónicos puesto que estos serán los
que nos permitan agilizar el trámite.
Una vez explicadas las dos líneas de comunicación del departamento de compras,
procedemos a traducir esta comunicación informal (verbal) a comunicación formal
(escrita) que es la mejor forma de tener evidencia suficiente del procedimiento, así
como de la justificación de la toma de decisiones. Lo anterior procede al tenor de
los siguientes lineamientos.
1. La utilización de “Solicitudes de requerimiento” por parte de cada
departamento dirigidas al área de compras, estas pueden ser enviadas vía
electrónica o en papel donde anotaran por lo menos:
• Los materiales o servicio que requieren.
• El tiempo de entrega que solicitan.
• Anexar cotización previa si se cuenta con alguna
• La justificación del gasto
• Firma del director del área
2. Una vez obtenida la solicitud por el departamento de compras, este
procederá a solicitar cotizaciones a diferentes proveedores; dependiendo del monto
del bien o servicio, será el número de cotizaciones necesarias. La elección del
proveedor se hará tomando en cuenta:
A). Calidad del producto: Se da privilegio a la calidad del producto o servicio
inclusive sobre el precio .
B). Precio: De proveedores con el mismo precio se escoge el de mejor calidad
del servicio o el producto, se considera el precio más competitivo para productos de
igual calidad.
Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman esta
administración pública municipal, tienen diferentes necesidades y requerimientos,
por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en
busca de la mayor calidad al brindar el servicio, está relacionado con la creación e

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implantación de métodos, formas o procesos que de forma responsable, y
correspondida estén conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal
de cada área, si no de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas
técnicas de prevención y previsión para lograr un mejor manejo de recursos.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los
Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Compras, las
Políticas que norman a los mismos, así como también, señalar los puestos
involucrados en la ejecución de las diversas funciones administrativas, a fin de
establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad
Administrativa en cuestión.
Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta administración
pública municipal en cuanto a el manejo de documentos para comprobar gastos que
por actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.
Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen
por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos
establecidos.
Las políticas, procedimientos, flujos de información, reportes y responsabilidades,
descritos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del
Departamento de Compras son aplicables al personal adscrito a esta Dirección y en
su caso a otras Dependencias del Municipio, cuando impliquen su interacción,
siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada Dependencia.
Se deberá garantizar el adecuado registro de proveedores, para poderles asignar la
compra de los artículos y materiales requeridos para el desempeño de las
actividades de las Dependencias.
Se deberá garantizar la transparencia en el registro de proveedores y permitirles el
acceso al padrón.
Cada proveedor es responsable de su inscripción, así como de mantenerse
actualizado en el padrón de proveedores, por medio de una renovación, a la cual se
le dará el mismo tratamiento que la inscripción, esto para ser considerado como
activo en las compras del municipio.

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El Padrón de Proveedores deberá cuando menos de contener:
a) El nombre y denominación o razón social.
b) Contener número de folio del proveedor (asignado en el Departamento de
Contabilidad).
c) Lugar y Fecha de solicitud.
d) Giro en que opera y porcentaje por actividad así como clase de mercancía o
descripción del servicio que ampara.
e) Copia del recibo de pago hecho en la Tesorería.
f) Copia de Identificación con foto del propietario o apoderado legal.
g) Copia de comprobante de domicilio (agua, luz y/o teléfono).
h) Copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.
i) Copia de la última declaración fiscal (anual y mensual).
j) Copia del acta constitutiva (en caso de ser persona moral).
k) Copia del acta de nacimiento (en caso de ser persona física).
l) Copia de la C.U.R.P. (en caso de persona física)
m) Calidad del producto y/o servicio.
n) Tiempo de entrega del producto y/o servicio.
Nota: La inscripción en el padrón de proveedores tendrá la vigencia correspondiente
a un año calendario (del mes de enero al mes de diciembre de cada año).
El Departamento de Compras será el responsable de dar de baja del sistema, al
proveedor que tenga más de un año y no renueve su inscripción en el padrón.

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Se deberá llevar un registro del desempeño de los proveedores y este debe ser
parte de la información contenida en el Padrón de Proveedores el cual deberá de
cubrir por lo menos los siguientes aspectos:
a) Calidad del producto y/o servicio brindado.
b) Tiempo de entrega del producto. (información que proporcionará la
Dependencia solicitante)
c) Costos de producto y/o servicio referente a otros proveedores que manejen
un producto similar.
Será responsabilidad del Departamento de Compras realizar una revisión al Padrón
de Proveedores, por lo menos una vez al año para asegurarse la actualización del
mismo. La fecha de la última revisión deberá ser colocada al inicio del padrón.
Las únicas áreas autorizadas para realizar modificaciones al padrón de proveedores
son:
a) El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal.
b) El Departamento de Compras.
El Departamento de Compras será la única dependencia que podrá dar de alta a los
proveedores en el sistema.
El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal será el responsable de
asignar la cuenta contable y la activación dentro del sistema a cada proveedor
mediante la autorización expresa por parte del Departamento de Compras.
Será Responsabilidad del Departamento de Compras por lo menos con un mes de
anticipación sobre el vencimiento del registro a cada proveedor, indicando en el
mismo aviso las consecuencias que genera dicho vencimiento.

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UNIDAD 4
SELECCIÓN Y RELACION CON LOS PROVEEDORES
4.1 Investigación de proveedores Nacionales y extranjeros
Además de las consideraciones de precio, calidad, entrega y servicio, la
investigación incluye muchos factores intangibles que no pueden ser cuantificados,
pero que ejercen influencia considerable en la estabilidad a largo plazo de la
empresa y la economía. Estas variables cualitativas incluyen:
Hay que tomar en cuenta su ubicación, así como las políticas de la compañía
proveedora.
Si los proveedores locales serán tratados igual o preferentemente cuando entran en
competencia con otros proveedores.
Al comprar, los proveedores locales siempre tendrán ventajas inherentes como:
Se involucra un ahorro obvio por cargas, dadas las distancias relativas más cortas.
Se comparten los mismos intereses políticos e impositivos.
Mejor comunicación y mejor servicio, además de un mayor intercambio técnico y
reducción en los tiempos de producción.
Mejores relaciones públicas con la economía local. Investigación de proveedores
nacionales y extranjeros. Cuando se desconocen los posibles proveedores, se
puede recurrir a organismos públicos y privados que existen en nuestro país tales
como A.N.I.E.R.M. (Asociación Nacional de Importadores y Exportadores de la
República Mexicana A.C.), las Cámaras de Comercio e Industria, el Banco Nacional
de Comercio Exterior, la Secretaría de Comercio, etc. Agregados comerciales de
las Embajadas de otros países, organizaciones especializadas como JETRO de
Japón, dedicadas exclusivamente a la promoción de los productos de su país,
exposiciones, etc. México tiene un gran número de países, consejeros comerciales
en sus embajadas.
La mayoría de los departamentos de adquisiciones mantienen archivos sobre los
proveedores. Estos archivos son fuentes valiosas de información, ya que contienen
datos sobre el desempeño del proveedor en operaciones anteriores relativas a
órdenes similares. Algunos departamentos de adquisiciones visitan las plantas de
los proveedores principales para tener información de primera mano sobre las
instalaciones de que disponen para cumplir la orden y sobre la calidad del trabajo

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producido. Algunos proveedores envían películas cinematográficas, transparencias
y folletos que describen sus instalaciones.
En la selección de proveedores y cotizaciones, generalmente se procede a consultar
y elaborar un listado de proveedores disponibles en el ramo deseado, y dicha
recopilación puede generarse a través de diversas fuentes:
a) Experiencias que la compañía compradora haya tenido.
b) Contacto con agentes vendedores.
c) Catálogos y publicaciones
d) Anuarios de Cámaras industriales.
e) Ferias, exposiciones y convenciones.

37
4.2 Importancia de los proveedores
En los tiempos de incertidumbre y altibajos económicos que corren, ¿las empresas
deben establecer relaciones a largo plazo con los proveedores o adoptar un enfoque
flexible de la colaboración cliente-proveedor?
Mantener el rumbo y no dejar pasar las oportunidades de negocio mientras se
navega por aguas turbulentas resulta una responsabilidad estresante para los
directivos, que se ven obligados a ceñirse estrictamente a sus objetivos y delegar
en otros miembros de la tripulación para que les ayuden con las tareas más
mundanas.
Entre esos “miembros de la tripulación” se cuentan no sólo los empleados de la
propia empresa sino, además, los socios externos, siendo muchos los beneficios
que se derivan de una relación sólida y transparente con los clientes, lo cual
proporciona una ventaja sostenible y segura.
Cómo acertar en la elección de proveedor
En la amistad, al igual que ocurre en los negocios, las relaciones deben reportar
beneficios a ambas partes y, como sucede en toda vinculación estrecha, implican
respeto, confianza y dependencia mutua.
Una empresa puede tener una relación amistosa e informal a largo plazo con un
proveedor; sin embargo, si ambos desean reforzar el vínculo existente, no tienen
más remedio que sentarse a discutir todos los aspectos de la relación. Por ejemplo,
una empresa puede llevar años cursando pedidos “tal cual” a un mismo proveedor
sin tan siquiera haber tratado de obtener las mejores condiciones. Tal situación no
constituye exactamente una relación proveedor-cliente a largo plazo. Si ambas
partes dedican tiempo a reunirse para hablar y planificar qué cantidad de negocio
está previsto, tanto en un aspecto cuantitativo (volumen / valor de los pedidos) como
cualitativo (expectativas, ética) para los próximos años, se pueden tomar decisiones
muy racionalizadas que benefician a ambos socios.
Por ejemplo, el proveedor puede contar en la actualidad con un determinado
volumen de negocio durante todo el año y planificar su producción en consecuencia,
beneficiándose así de unos mejores precios a la hora de comprar materias primas
y de la posibilidad de trasladar esa bajada de precios al cliente.
Saber que la materia prima ha sido comprada a granel y está a disposición del
proveedor resulta tranquilizador para el cliente, puesto que ello significa que puede
contar con una mayor capacidad de reacción si fuera necesario.

38
Hay otras cuestiones que abordar con detalle para edificar la colaboración sobre
terreno sólido. Algunas de ellas son la facturación, las condiciones de pago, los
plazos de entrega, etc., además de un mejor conocimiento del entorno de la parte
contraria que permita buscar la solución óptima conjuntamente. La transparencia
por ambas partes es fundamental para sentar una relación de confianza, mientras
que el conocimiento del mercado de la parte contraria, así como las limitaciones de
esta, pueden evitar futuros desacuerdos.
Crecer juntos
A medida que los socios comerciales se van conociendo el uno a otro, y sus
respectivos mercados, pueden compartir los recursos que mejoran los productos o
servicios, mejorar los procesos industriales y compartir la inversión económica en
tecnología que contribuirá a desarrollar y conservar las ventajas competitivas y
estratégicas. Todo ello puede comenzar, sencillamente, por conseguir la
compatibilidad entre los sistemas tecnológicos e informáticos con el fin de facilitar
la facturación, las pruebas de imprenta o la logística.
Esa relación privilegiada entre proveedor y cliente es preciso alimentarla, para que
crezca con los años, compartiendo para ello información, orientaciones estratégicas
y valores.
Trabajar con un número reducido de proveedores de confianza es una estrategia
habitual que ahorra mucho tiempo y dinero en comparación con el proceso de
convocatoria de licitaciones y elección y puesta a prueba de nuevos proveedores.
No obstante, para algunos, el hecho de que un fabricante dependa de uno o varios
proveedores puede obligar a estos a especializarse en un nicho de mercado e
impedir que aprovechen nuevas oportunidades de desarrollo. Esas mismas
personas afirmarían que los proveedores pueden tener la tendencia de mostrarse
complacientes si saben que tienen una relación a largo plazo con un cliente, y que
la no celebración de un acuerdo a largo plazo obliga a los socios externos a no bajar
la guardia.
Ese riesgo real se puede evitar fácilmente con una vigilancia constante de los
servicios e intercambios entre ambas partes, introduciendo cambios o resolviendo
los problemas sobre la marcha, si es preciso, de tal manera que se refuerza la
relación de colaboración, lealtad y respeto, además de las recompensas
económicas.

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4.3. Fuentes de información respecto a los
Proveedores
En el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se podría requerir
información necesaria para el diseño de estrategias que determinen el rumbo de la
empresa, o que permitan su expansión (se suele requerir información específica y
puntual).
En el nivel medio (conformado por jefes, administradores, etc.) se podría requerir
información necesaria para el diseño de estrategias comerciales (se suele requerir
información más detallada que en el nivel anterior).
En el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se podría requerir
información necesaria para la ejecución de tareas (se suele requerir información
más detallada que en el nivel anterior).
fuentes de información
Y para obtener la información requerida se recurre a las fuentes de información, las
cuales se pueden dividir en fuentes internas y externa:
Fuentes internas
Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa.
Ejemplos de fuentes internas pueden ser las bases de datos internas (que, por
ejemplo, permiten obtener información referente a los clientes), los estados
financieros (que, por ejemplo, permiten obtener información referente a la situación
financiera de la empresa), los registros de inventarios, registros de ventas, registros
de costos, el personal de la empresa, etc.
Fuentes externas
Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa.
Ejemplos de fuentes externas pueden ser Internet (páginas web de organismos
gubernamentales, páginas web de la competencia, etc.), oficinas de gobierno,
locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, diarios, revistas,
publicaciones, etc.; en donde se puede obtener información referente a estadísticas,
tendencias, preferencias, etc.

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4.4. Selección de proveedores
Y cotizaciones
Investigación de proveedores nacionales y extranjeros. Cuando se desconocen los
posibles proveedores, se puede recurrir a organismos públicos y privados que
existen en nuestro país tales como A.N.I.E.R.M. (Asociación Nacional de
Importadores y Exportadores de la República Mexicana A.C.), las Cámaras de
Comercio e Industria, el Banco Nacional de Comercio Exterior, la Secretaría de
Comercio, etc. Agregados comerciales de las Embajadas de otros países,
organizaciones especializadas como JETRO de Japón, dedicadas exclusivamente
a la promoción de los productos de su país, exposiciones, etc. México tiene un gran
número de países, consejeros comerciales en sus embajadas.
La mayoría de los departamentos de adquisiciones mantienen archivos sobre los
proveedores. Estos archivos son fuentes valiosas de información, ya que contienen
datos sobre el desempeño del proveedor en operaciones anteriores relativas a
órdenes similares. Algunos departamentos de adquisiciones visitan las plantas de
los proveedores principales para tener información de primera mano sobre las
instalaciones de que disponen para cumplir la orden y sobre la calidad del trabajo
producido. Algunos proveedores envían películas cinematográficas, transparencias
y folletos que describen sus instalaciones.
En la selección de proveedores y cotizaciones, generalmente se procede a consultar
y elaborar un listado de proveedores disponibles en el ramo deseado, y dicha
recopilación puede generarse a través de diversas fuentes:
a) Experiencias que la compañía compradora haya tenido.
b) Contacto con agentes vendedores.
c) Catálogos y publicaciones
d) Anuarios de Cámaras industriales.
e) Ferias, exposiciones y convenciones.
4.5. Evaluación, calificación y desarrollo
De proveedores.
De los posibles proveedores es deseable realizar visitas a sus instalaciones fabriles,
donde el comprador evalué sus técnicas de producción mediante observaciones

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guiadas por el encargado de manufacturas (o de control de almacén para
intermediarios o distribuidores) , con la finalidad de conocer si pueden proporcionar
un abasto ininterrumpido. Uno de los factores del proveedor a evaluar son su
reputación, sus políticas de venta relación precio - calidad, la cercanía de las
instalaciones del comprador, los métodos que emplea para fletes y entregas, entre
otros.
Con respecto al requisito de Compras, éste afecta a todas las compras de productos
tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus
productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la
calidad final de las prestaciones a los clientes.
De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de
compras para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera
documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo
proceso de gestión de compras es fundamental para sus actividades.

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4.5 Condiciones de negociación
Normalmente, cuando nos imaginamos una negociación importante, la enmarcamos
dentro de una sala de reuniones, con los negociadores equipados de abundante
documentación para argumentar los objetivos a conseguir, etc. Toda negociación
significativa debe ser preparada para comprender aquello que se negocia, conocer
los actores o equipo contrario y controlar todos los aspectos que pueden
presentarse durante la reunión para saber como reaccionar ante ellos.
La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en función de la negociación
de condiciones establecidas por el cliente.
En todo proceso de negociación es fundamental considerar aspectos clave, tanto
técnicos, económicos como logísticos, para poder ofrecer la cotización más
competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente.

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4.6. Razones para asignar órdenes de Compras a uno o Varios proveedores.
Una de las decisiones más importantes relacionadas con el abastecimiento y que
está implícita en todo tipo de compras se refiere a la de escoger entre trabajar con
múltiples proveedores o un único proveedor. Analicemos, pues, cada una de estas
alternativas:
* Debido a los descuentos por cantidad o las economías que pueden lograrse en el
transporte, puede ser más conveniente concentrar las compras en una sola fuente
de suministro. Las compras de artículos especializados o ‘a medida’ son otro
ejemplo de la conveniencia de trabajar con un único proveedor, ya que de esta
forma se garantiza la consistencia en la calidad de los artículos adquiridos. Las
compras JAT, como se ha visto, también requieren una estrecha relación entre el
cliente y un único proveedor.
Este tipo de estrategia se basa en el establecimiento de relaciones a largo plazo, lo
que favorece el entendimiento entre las partes, la confianza y el compromiso, y
promueve una relación positiva de trabajo en común. Además, recordemos que la
cooperación entre las partes puede producir un importante ahorro de costos en el
mediano y largo plazo, favoreciendo la competitividad de la suplí chan.
Sin embargo, esta estrategia también tiene algunos aspectos negativos, como por
ejemplo la alta dependencia que puede producirse entre comprador y proveedor; de
esta forma, cualquier inconveniente de una de ellas repercute fuertemente en la otra
(desabastecimiento, problemas financieros, entre otros) y, además, el cambio de
socios se torna muy costoso para ambas partes.
Otra de las desventajas es el riesgo de que los socios se conviertan en
competidores; esto puede ocurrir a partir de la mayor información que suele
compartirse en este tipo de relación (tanto el proveedor como la empresa
compradora pueden aprovechar el mayor conocimiento de los procesos productivos
y mercados de la contraparte para emprender nuevos negocios).

44
4.7 Retroalimentación empresa
Proveedor.
El departamento de adquisiciones debe establecer sistemas de retroalimentación
mediante los cuales los proveedores le comuniquen con anticipación las entregas
que sufrirán retraso, lo cual deberá informarse al departamento de control de
materiales, para establecer acciones que contrarresten esta situación.
Este tipo de solución de problemas requiere sistemas bien diseñados y personas
expertas en encontrar la solución más acertada.

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UNIDAD 5
LA ETICA EN LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
5.1 Conceptos básicos de Ética.
1. Definición de ética.
La ética se relaciona con el estudio de la moral y de la acción humana. El concepto
proviene del término griego éticos, que significa “carácter”. Una sentencia ética es
una declaración moral que elabora afirmaciones y define lo que es bueno, malo,
obligatorio, permitido, etc. en lo referente a una acción o a una decisión. La ética,
estudia la moral y determina cómo deben actuar los miembros de una sociedad. Por
lo tanto, se le define como la ciencia del comportamiento moral.
La ética no es coactiva, ya que no impone castigos legales (sus normas no son
leyes). La ética ayuda a la justa aplicación de las normas legales en un Estado de
derecho, pero en sí misma no es punitiva desde el punto de vista jurídico, sino que
promueve una autorregulación.
2. Definición de moral.
Se denomina moral al conjunto de creencias, normas y circunstancias a través de
las cuáles se puede determinar si una persona a lo largo de toda su vida logró ser
buena persona, además su contribución en su grupo social que determinará el
comportamiento a obrar característico (es decir, que orienta acerca del bien o del
mal correcto o incorrecto de una acción o acciones).
La moral son las reglas o normas por las que se rige la conducta de un ser humano
en concordancia con la sociedad y consigo mismo. Este término tiene un sentido
positivo frente a los de «inmoral» (contra la moral) y «amoral» (sin moral).
3. Definición de principios.
Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan
la vida de la organización. Son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los
objetivos estratégicos. Estos principios se manifiestan y se hacen realidad en
nuestra cultura, en nuestra forma de ser, pensar y conducirnos.
Tenga en cuenta primero los objetivos y las políticas de Vilter Manufacturing.
Apunte a obtener el máximo valor por cada dólar invertido. Rechace con cortesía
gratificaciones o regalos inapropiados, que estén destinados directa o
indirectamente a influir en transacciones comerciales.
Preste a todos los proveedores competitivos la misma atención hasta donde lo
permitan la legislación estatal o federal y las políticas institucionales.
Realice negocios con proveedores actuales y potenciales de buena fe y sin
tergiversar datos en forma intencional.

46
Exija honestidad e integridad en la actividad de ventas, ya sea ofrecida en forma
verbal o escrita, mediante un anuncio o una muestra del producto.
Obtenga el consentimiento de ideas y diseños originales o patentados antes de
utilizarlos con fines de compra competitiva.
Haga todo esfuerzo razonable por llegar a un acuerdo mutuo y equitativo para
resolver controversias con proveedores y esté dispuesto a someter controversias
importantes a arbitraje o revisión de terceros, en la medida en que lo permitan las
políticas establecidas de la institución.
Conceda una pronta y cortés recepción, en tanto las condiciones lo permitan, a
quienes se presenten en misiones comerciales legítimas.
Coopere con asociaciones comerciales, industriales y profesionales, y con
organismos gubernamentales y privados a fin de promover y desarrollar métodos
de negocios sólidos.
Aliente prácticas comerciales justas, éticas y legales.

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5.2 Importancia de la Ética en el entorno
Teóricamente podemos decir que la Ética se encarga del estudio de la moral y la
conducta moral del hombre, sin embargo ¿Comprendemos que es lo que, en el
sentido practico, la Ética significa?
Muchos podríamos decir que la Ética es solo una ciencia más, que como el resto
de las demás buscan resultados sistemáticos, sin embargo, olvidamos e ignoramos
la respuesta más simple de todas, la Ética analiza las circunstancias que
enfrentamos diariamente, responde las preguntas más comunes, que la mayoría de
las veces nosotros consideramos tonterías, la Ética se enfrenta a la vida cotidiana
tanto de un estudiante, un profesionista hasta un médico o una ama de casa.
Afirmo, al igual que lo hace que la Ética y la moral constituyen a la persona, no son
un ingrediente extra de nuestras vidas.

48
CONCLUSION
A lo largo de este trabajo un poco sobre la definición de compras,
Resaltando su importancia como parte importante en el manejo financiero y
Operativo de toda empresa.
Para ello también analiza lo que es una compra inteligente y lo importante
Que en toda empresa u organización cuente con un departamento de compras
Para administrar la materia prima para la fabricación de bienes.
Revisamos algunos objetivos de las compras, así como su clasificación
Resaltando los grupos de bienes y servicios.
Finalmente reflexiona sobre los tipos de compra y su clasificación, sabiendo
Que antes de cualquier compra es necesario seguir unos principios para
Considerar y que nos ayudará a tomar mejores decisiones.

49
BIBLIOGRAFIA
Cubillos, importancia, 2007
http://cubillos.info/objetivos-importancia-departamento-de-
compras/#los_principales_objetivos_del_departamento_de_compras
(ultimo acceso el 5 de febrero del 2016)
Monografías, abastecimiento, 2007
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-abastecimiento/gestion-
abastecimiento2.shtml
Definición, organización, 2009
http://definicion.de/organizacion/
Mailxmail, procedimientos, 2006
http://www.mailxmail.com/curso-mejora-procedimientos-compras/relacion-
departamento-compras-departamentos
Finanbolsa,proceso, 2010
http://finanbolsa.com/2010/07/01/etapas-en-el-proceso-de-compra/

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