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Administración de un hostal

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Administración de un hostal

  1. 1. Administración de un hostalSe desea realizar un sistema automatizado con el propósitode reducir los costos de un hostal a partir de un incrementodel control y mejoramiento del servicio al cliente.El hostal está organizado en habitaciones. Lashabitaciones pueden diferir unas de otras según tipo ycategoría. El tipo de habitación se refiere al número dehuéspedes que pueden alojar: simples, dobles y triples. Lacategoría clasifica a las habitaciones según suequipamiento (frío bar, televisor, aire acondicionado,Internet, DVD, etc.). Existen tres categorías y es necesarioregistrar el equipamiento correspondiente a cada una deellas. Para cada habitación se define: número, piso, tipo ycategoría. Los precios por noche y recargo por horavencida (tiempo adicional que ocupa un huésped fuera delos reservados) se establecen en función de estos dosúltimos criterios. Una habitación puede estar en unperíodo dado, en alguno de los siguientes estados:Disponible, Reservada, en Mantenimiento u Ocupada.El hostal brinda a sus huéspedes un conjunto de servicios,clasificados en tres tipos:• Alimentación: Desayuno, Almuerzo, Comida y Alimentación Completa (que incluye las tres anteriores). La tarifa a cobrar se establece por tipo de alimentación, independientemente de la variedad de menús que puedan ofrecerse.• Llamadas telefónicas locales, nacionales e internacionales, con tarifas establecidas según destino y duración. 1
  2. 2. • Lavado y planchado: Se tarifan por tipo de pieza (terno, abrigo, camisa, etc.).Dentro del hostal existen diferentes EMPLEADOS: eladministrador, los recepcionistas, los encargados delimpieza, etc. Los empleados permanentes trabajan endiferentes turnos y son encargados de realizar y registrarlos servicios brindados. También existen empleadoseventuales que sustituyen a un empleado permanentecuando estos toman vacacionesAdemás del proceso de registro de las características delhostal y los servicios que brinda, el sistema automatizadotiene que soportar los procesos de reserva, hospedaje yfacturación.Proceso de reservaCuando un cliente desea hacer una reserva se le toman susdatos personales, nacionalidad, tipo y categoría dehabitación, fecha programada de hospedaje y duraciónestimada del mismo. En ese instante el sistema debe, deforma automática, presentar a quien atiende un conjuntode habitaciones en estado "Disponible" para la fechasolicitada. Si el huésped ya estuvo en el hostal en unahabitación con esas mismas características y estádisponible para el período solicitado, se presenta con unamarca como habitación propuesta, para que el empleadoque está atendiendo al cliente la pueda tener en cuentacomo propuesta inicial.Cuando una habitación es seleccionada, queda en estado"Reservada" para el periodo de hospedaje. Como lo másimportante para el hostal es el huésped, además de susdatos personales (identificación y teléfono), se lleva unregistro de sus aficiones de lectura (géneros de 2
  3. 3. preferencia), música (tipos) o televisión (películas ocanales de preferencia) con el propósito de acondicionarlas habitaciones de acuerdo a sus gustos.Los clientes pueden cancelar las reservas que hayanrealizado, antes de hospedarse, y este hecho debe quedarregistrado en el sistema para fines de análisis de lagerencia. 3
  4. 4. Proceso de hospedajeCuando un huésped llega a alojarse, se produce un registrode hospedaje en el que se especifica la forma de pago. Estaforma de pago puede ser directa (si lo pagan los mismoshuéspedes) o indirecta (si lo paga una empresa o untercero). En cualquier caso se registra si el pago serealizará en efectivo o con tarjeta de crédito. Cuando eltipo de pago es indirecto, se registra el nombre de laempresa o tercero y su RUC.El encargado del restaurante, la telefonista y el ama dellaves deben tener acceso al sistema para registrar losservicios de alimentación, llamadas telefónicas y lavado yplanchado de ropa que utilicen los huéspedes. En cadacaso se registra la fecha y hora del servicio y el montototal a facturar al huésped cuando se retire del hostal.Cuando un huésped se retira del hostal, su habitación pasaautomáticamente de "Ocupada" a "En mantenimiento".Cuando el personal de mantenimiento concluye lalimpieza y acondicionamiento de una habitación, se debecambiar el estado de "En mantenimiento" a "Disponible".Proceso de facturaciónCuando se registra la salida de un huésped, se debeelaborar su factura o boleta de venta. El comprobante depago se entrega al cliente y se registra su cancelación. Enla factura se tiene en cuenta el monto total por alojamientoy los servicios utilizados; además, se analiza si hay unpago por sobreestadía, en cuyo caso también a aparece enla factura. 4
  5. 5. Otra de las funcionalidades que debe contemplar elsistema, es permitir obtener reportes sobre el estado deocupación del hostal, ingresos por concepto (alojamiento /servicios por tipo), solicitudes que realizan eladministrador y el gerente del hostal.PROFESOR: MSC Luis Serna Jherry Lima – Perú 5

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