Trabajo de Investigación individual sobre Sistemas de Gestión Documental (SGD) para la Universidad del Quindío presentado por Jonathan Javier Rodriguez Sichaca

1. Universidad del Quindío
Sistemas de Gestión Documental

2. Concepto
Según nuestra experiencia sabemos que la gestión documental es un
conjunto de normas y procesos encaminadas a administrar las
comunicaciones de una entidad y/o empresa, con las cuales se busca
velar por la conservación de los documentos y agilizar los trámites como
enfoque principal en base al decreto 2609 de 2012.
Ahora bien un sistema de gestión documental (SGD) es un sistema
tecnológico o sistemático de gestión de documentos el cual busca
rastrear, almacenar y gestionar las comunicaciones, de igual forma
clasificar de forma específica cada uno de estos y de esta forma poder
realizar un seguimiento más preciso al ciclo vital del documento.

3. Generalidades
• ORGANIZACIÓN: debe garantizar el ordenamiento y la
clasificación de los documentos electrónicos, así mismo su
rápida consulta.
• CONSERVACION Y ELIMINACION: establecer plazos de
conservación y eliminación en base a las TRD y TVD
• GARANTIZAR AUTENTICIDAD: El sistema debe garantizar la
autenticidad de la información y tener las herramientas
necesarias para evidenciar la legitimidad de las comunicaciones
suministrada a los usuarios.
• MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION: es
importante que el sistema permita clasificar los documentos
según las Series, Subseries y tipos documentales de la entidad
y/o empresa

4. Visita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural y atendido por la funcionaria Lady Marcela
Muñoz

5. Sistema que se maneja en la
entidad
• La entidad seleccionada es el Ministerio de Agricultura el cual
maneja el sistema de gestión documental ORFEO.

6. Sistema que se maneja en la
entidad
• La entidad seleccionada es el Ministerio de Agricultura el cual
maneja el sistema de gestión documental ORFEO.

7. CARACTERÍSTICAS
consultadas a la Oficina de tecnologías de la información y las
comunicaciones del Ministerio de Agricultura.
 Es un aplicativo de interfaz web

8. CARACTERÍSTICAS
consultadas a la Oficina de tecnologías de la información y las
comunicaciones del Ministerio de Agricultura.
 Cumple con todos los lineamientos exigidos por la ley y las
normas archivísticas vigentes


9. CARACTERÍSTICAS
consultadas a la Oficina de tecnologías de la información y las
comunicaciones del Ministerio de Agricultura.
 Tiene un módulo adicional de digitalización adaptado a los
nuevos sistemas operativos con la colaboración de Ximil S.A y
CoreGroup

10. CARACTERÍSTICAS
consultadas a la Oficina de tecnologías de la información y las
comunicaciones del Ministerio de Agricultura.
 Tiene un módulo adicional de digitalización adaptado a los
nuevos sistemas operativos con la colaboración de Ximil S.A y
CoreGroup

11. Gestión de Documentos
Gestión sobre documentos en reasignación, tipificación, devolución,
Revisión y expediente

12. Gestión de Documentos
Gestión sobre documentos en reasignación, tipificación, devolución,
Revisión y expediente

13. Implementación
La implementación del sistema se realizó en Junio de 2008 pasando
antes por una etapa de capacitación a funcionarios en los primeros
meses de año en mención, aunque al principio no se aplicó en un
100% en este momento se ha realizado un avance hasta lograr un
manejo de más del 80% del sistema, faltando la aplicación y el
manejo de algunos módulos, entre los que se encuentra ENVIOS
dado que este proceso lo realiza una empresa externa (4-72 Red
postal de Colombia)

14. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Proceso consulta y verificación de información, consulta externa
y registro de peticiones mediante el link:
http://orfeo.minagricultura.gov.co/consultaWeb/index_web.php
donde con el número de radicación asignado a la comunicación
previamente pueden verificar el estado de su tramite

15. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Consulta de radicados en el módulo “CONSULTAS”

16. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Consulta de radicados en el módulo “CONSULTAS”
En este módulo se pueden realizar búsquedas de comunicaciones
con diferentes parámetros, ya sea identificación del peticionario,
número de expediente, una opción adicional de “Buscar por” donde
podemos poner alguna palabra que contenga el asunto del
documento o algún dato del remitente de la comunicación,
igualmente se puede realizar un filtro básico ya sea por tipos de
radicados los cuales son identificados por el ultimo digito del número
de radicación (Entradas “2”, Salidas “1”, Memorandos “3”)

17. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Radicación de comunicaciones mediante el link:
https://orfeo.minagricultura.gov.co/pqr/ y personalmente, de
igual forma se tiene habilitado el siguiente correo:
gestión.documental@minagricultura.gov.co donde el usuario
puede enviar su petición para que sea radicada.

18. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Una vez registrados los datos del remitente en el sistema, el
funcionario en base al contenido del documento determina a
donde direccionar el documento, el sistema de información da la
opción de seleccionar a donde se direccionara la comunicación.

19. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:
 Una vez registrados los datos del remitente en el sistema, el
funcionario en base al contenido del documento determina a
donde direccionar el documento, el sistema de información da la
opción de seleccionar a donde se direccionara la comunicación.

20. TRAMITES DENTRO DEL
SISTEMA
Una vez realizada la radicación ya el funcionario encargado de dar
respuesta a la solicitud realiza el resto de trámites que son:
 Proyección documental
 Radicación de respuesta
 Tipificación de documento
 Clasificación documental
 Distribución interna para el posterior envío
 Archivo de la comunicación electrónica en los correspondientes
expedientes
Como podemos ver prácticamente en este Sistema de Gestión
documental se cubre todo el proceso de Gestión documental lo que
lo hace uno de los más completos.

21. Sobre el SGD del Ministerio
de Agricultura
Criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema
de Gestión de documentos
 Necesidades de la entidad:
 La protuberancia de la entidad y/o empresa
 Los recursos (Económicos, tecnológicos, físicos y humanos)
 La funcionalidad

22. Como garantiza el Ministerio
la integridad de la
información
EN CASO DE DESASTRES NATURALES
En la actualidad el Centro de Cómputos ofrece servicios a todas las
áreas del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO
RURAL, tanto al área interna como externa. Es importante señalar
que parte de un Plan de Recuperación de Desastres es identificar
aquellas áreas o sistemas que tienen prioridad y que por su
naturaleza pueden afectar el funcionamiento administrativo y
operacional de la institución si no se cuenta con el servicio que las
mismas ofrecen. Este plan identifica como prioridad los sistemas de
información relevantes y de prioridad funcional para el MINISTERIO
DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL.

23. Como garantiza el Ministerio
la integridad de la
información
EN CASO DE DESASTRES NATURALES
Actualmente el MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO
RURAL, cuenta con sus sistemas sobre plataforma X86, basados en
servidores balde y almacenamiento centralizado EVA. Cuenta con
instalaciones en un sitio alterno suministrado por un proveedor de
servicios para la aplicación del plan de continuidad del negocio
(DRP), donde se encuentran alojados los siguientes equipos:
 (1) Enclousure DELL M1000e
 (8) Servidores Dell M620
 (2) Procesadores Intel Core E5-2630
 RAM Instalada 128 GB
 Conectividad SAN – HBA Qlogic
 (2) Disco duro SAS 300GB

24. Como garantiza el Ministerio
la integridad de la
información
EN CASO DE DESASTRES NATURALES
Definido por el ministerio y en cabeza de la oficina de tecnologías se
definen los siguientes servicios para el plan DRP:
• Active Directory
• Correo electrónico
• Orfeo
• Plataforma SHP2010
• Plataforma SHP2013
• Nomina
• File Server
Todos los anteriores con un RPO[1] y un RTO[2] de 24 horas.

25. Como garantiza el Ministerio
la integridad de la
información
EN CASO DE VIRUS INFORMATICO
EL ESA: Es el equipo que cumple con la función de anti spam lo que
hace es filtrar los correos entonces de acuerdo a una base de datos
de cisco y la configuración que se haga manualmente se pueden
permitir o denegar la llegada de correos al ministerio.