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         Sistema de Bibliotecas
 Biblioteca de Administración Pública




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             Mayo 2011




                        Semana de la Biblioteca 2011
• Conocer la herramienta tecnológica Dropbox y sus
1.     beneficios.



     • Visualizar a Dropbox como una herramienta de
2.     apoyo en el ámbito educativo, laboral y personal.



     • Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar
3.     el programa a su ordenador.
• Aprender a manejar Drobox desde el ordenador
     •Crear carpetas
     •Insertar documentos en carpetas
4.   •Compartir enlaces de documentos




     • Aprender a manejar Drobox desde la cuenta en Internet.
     •Crear carpetas
     •Subir documentos
     •Descargar documentos
5.   •Compartir carpetas
     •etc.




     • Conocer las formas de adquirir espacio adicional
6.     (gratuito) en Dropbox.
¿Sete dañó o te robaron tu ordenador y perdiste
todos tus documentos?

¿Perdiste tu USB con información muy valiosa?

¿Se te olvida actualizar tus backups?
Es una herramienta de alojamiento
de archivos en Internet con cualquier
    tipo de extensión y tamaño.
Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de
2008.

En el 2010 Dropbox tenía 5 millones de usuarios.

Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios.

Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox
(más de un millón cada 5 minutos).

Dropbox utiliza los servidores de Amazon.


                                             (Dropbox, 2011)
No es necesario el pendrive o disco duro externo.

Crea copia de seguridad en línea de tus documentos
depositados en la carpeta.

Puede almacenarse cualquier tipo de archivo   (videos, fotos,
documentos, música)


No cambia el formato de tus documentos almacenados.

Permite tener los mismos archivos en más de una
computadora a la vez y en tu smart phone.

Se puede bajar la aplicación a smart phone.
Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en
la cuenta de Internet.

Envía alerta de los eventos realizados a todos los
ordenadores que tengan el programa instalado bajo la
misma cuenta.

Permite compartir archivos con otras personas.

Se puede utilizar con cualquier sistema operativo.

Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.
Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.

Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o
ayuda técnica.

Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta
10GB/16 GB si se invitan amigos.

Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.
Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez
en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia
“conflicted copy” del mismo documento.
 No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o
encabezamientos de materia.
El espacio gratuito disponible para albergar documentos
alcanza de 10GB o 16GB.
El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.
El límite en tamaño para subir archivos a través de la interface
web es de 300MB.
Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox.
La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través de
correo electrónico.
Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a
través de un canal cifrado (SSL).
• SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro
  para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la
  red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los
  mensajes.


Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados
(AES-256).
• AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard)
  es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de
  Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.

Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of
             Dropbox.
your data on Dropbox.
University of Melbourn, Australia
 Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de
 derechos de autor y otros asuntos.
 Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.
Escuela de Comunicación e Información de la
Universidad de Rutgers – New Jersey
 Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad
Pennsylvania State University
Tres pasos para crear una cuenta en
     Dropbox:
1.   Acceder a https://www.dropbox.com/
2.   Seleccionar create an account en la opción
     de Log in
3.   Completar los espacios con la información
     requerida



              2
                                          3
El proceso de instalación se puede realizar mientras
creamos la cuenta o en cualquier otro momento.

Podemos instalar con la misma cuenta en varias
computadoras a la vez.

Pasos para la instalación de Dropbox




1
2   3
4   5
6   7
9
8
Taller Dropbox
Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier
     otra carpeta.

          ¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?

1.   Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox.

2.   Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la
     carpeta de Dropbox.

3.   Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de
     Dropbox .
Carpeta sincronizada



Documentos sincronizando




Documentos no sincronizado
Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer
públicos o compartirlos a través de enlaces.

Los documentos serán públicos sólo donde coloquemos
el enlace del mismo.
1.   Hacemos un clic en botón derecho del ratón
2.   Seleccionamos la opción de Dropbox
3.   Copy Public Link
4.   Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
https://www.dropbox.com/
Hacer búqueda de
 tus documentos




                    Invita a un amigo y
                    aumenta tu espacio
 Instalar Dropbox


                                     Espacio utilizado


                                                         Idioma
Invita a un amigo
  250MB para el que invita
  250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox




                             Invita a los contactos de tu    Invita por
                                  correo electrónico        Facebook y
                                                              Twitter




        Colocar el correo
        electrónico de las
       personas que desea
              invitar
Provee todas las alternativas para convertirte
en un experto en Dropbox.
Presenta los eventos más recientes: documentos borrados,
compartidos, añadidos, etc.
Te permite recuperar documentos desde esta sección
haciendo un clic sobre el nombre del mismo.

                                            Localizar evento por
                                                   fecha




                                                 Cantidad de
                                                 eventos por
                                                   página
Presenta las carpetas previamente compartidas.
Para compartir una carpeta seleccionamos la opción
share a folder.




         Compartir
          carpeta
Presenta diferentes opciones de ayuda
  Preguntas más frecuentes
  Espacio para hacer preguntas
Menú General de Dropbox
 Subir documentos
 Crear carpetas
 Compartir carpetas
 Ver documentos borrados




               Carpetas
Regular

Compartida

Pública

Carpeta para Fotos
1.   New Folder
2.   Asignamos nombre
3.   Create
Taller Dropbox
La opción de subir documentos funciona igual al proceso
     realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.
1.   Upload
2.   Choose File
3.   Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo
4.   Start upload
Búsqueda Básica
 La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información
 considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.

 En la opción de búsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el
 documento.




  Lista de
 resultados
Búsqueda Avanzada
 Seleccionamos la opción advanced seach
Búsqueda Avanzada
  Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:
•   Todas las palabras escritas
•   Con frase exacta
•   Alguna de las palabras escritas
•   Ninguna de las palabras escritas
•   Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced
    search
Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo
Descargarla
Moverla
Cambiarle el nombre
Copiarla
Borrarla
Ver versiones anteriores
Descargarlo
Moverlo
Cambiarle el nombre
Copiarlo
Borrarlo
Ver versiones anteriores
Descargarla
Copiar enlace público
Moverla
Cambiarle el nombre
Copiarla
Borrarla
Puntos importantes:
  Positivo (+)                   Negativo (-)
  • Permite hacer trabajos       • La(s) persona(s) con la(s)
    colaborativos.                 que compartimos carpetas
                                   tiene(n) todos los
  • Permite que otras personas     privilegios que tiene usted
    tengan acceso al material      como propietario de ella.
    contenido en la carpeta.       (compartirlo con otras
                                    personas, cambiarle el nombre
                                    y borrarlo).
Recomendaciones:
 Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza.

 Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a
 formato PDF previamente.

 Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo
 determinado para que la persona con la que compartió la carpeta tenga acceso a los
 documentos.

 Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido.

 Colocar en las carpetas sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario,
 seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.
Existen tres formas de compartir carpetas:
1.  Desde la pestaña Sharing
2.  Desde la opción de Share a Folder
3.  Desde el menú de una carpeta Ivite to folder o Share
    Folder Option (carpeta compartida)
                                   1


                           2

                                                            Carpeta
                                                  3        Compartdia
Sharing
  Seleccionamos la pestaña de Sharing
Sharing
 Presenta las carpetas previamente compartidas
 Seleccionamos la opción share a folder




           Compartir
            carpeta
Sharing
   En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla.
   A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos
   estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la
   carpeta vacía originalmente.
   También podemos compartir una carpeta existente.
   Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos
   opción de Next.




Opción para crear una
carpeta nueva (vacía) y
     compartirla
Sharing
  Seleccionamos la carpeta que queremos compartir
  Presionamos opción de Next
Sharing
        Colocamos el correo electrónico de las persona que
        deseamos invitar
        Presionamos opción de Share folder
 Colocamos el correo
   electrónico de la
persona que deseamos
        invitar
Share a Folder
  Seleccionamos la opción Share a folder
Share a folder
  Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para
  compartirla ó podemos compartir una carpeta existente.
  Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y
  presionamos opción de Next.
Share a folder
  Seleccionamos la carpeta que queremos compartir
  Presionamos opción de Next
Share a folder
   Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos
   invitar
   Presionamos opción de Share folder

     Colocamos el
   electrónico de la
persona que deseamos
        invitar
Ivite to Folder/ Share Folder Option
   Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.
   Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder.
Invite to folder/ Share folder Option
   La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede
   crear al recibir la invitación.
   Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no
   se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.
   Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.
   Presionamos opción de Share folder.


                        Colocamos el correo                       Colocamos el
                          electrónico de la                     correo electrónico
                            persona que                         de la persona que
                          deseamos invitar                       deseamos invitar
La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la
  cuenta de Internet.

Desde el correo electrónico
  La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta
  para tener acceder a la carpeta.
  Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de
  crearla en el momento.
Aceptación o rechazo de carpeta compartida

  Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza
  la invitación.
Desde la cuenta de Dropbox en Internet
  Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaña de
  Sharing con número que indica la cantidad de carpetas invitadas.
  Presionamos la opción de Sharing
Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva
carpeta ha sido compartida.
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En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.
Vamos al menú de la carpeta compartida deseada
Marcamos Share folder option.
En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.
Opciones disponibles:
 Eliminar a una persona en particular
 Dejar de compartir la carpeta completa
 Salir de la(s) carpetas compartida(s)




                                               Eliminar a la
                                               persona de la
                                                  carpeta


    Dejar de compartir   Salir de la carpeta
     carpeta completa        compartida
La alternativa de Kick out ofrece la opción de
dejarle una copia de la carpeta a la persona con
quien la estábamos compartiendo.
Seleccionamos el documento y marcamos la
opción previous versions.
La siguiente pantalla presenta:
  El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio
  Tipo de cambio o actualización realizada
  Persona que realizó el cambio
  Vista preliminar del documento
Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos
  y seleccionamos la opción Restore.
Desde el menú del documento que se quiere
descargar seleccionamos la opción Download file
Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de
abrir el documento o grabarlo en el ordenador.
Después de seleccionar la opción deseadas marcamos ok.
Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo
     en su lugar original también.
1.     Seleccionamos la opción Copy to en el menú del documento
       que deseamos copiar.
Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia
del documento y marcamos la opción Copy File.
1.   Hacemos doble clic en la carpeta pública.
2.   Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el
     enlace y seleccionamos la opción Copy public link.




         1




                                                   2
1.   Marcamos la opción Copy to clipboard
2.   La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho
3.   Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo.




                               1




            2
Seleccionamos opción Show deleted
files
Permanecen guardados durante 30 días
Se puede recuperar (undelete) el documento
borrado.
Opción # 1

  Colocamos el ratón sobre el icono de Dropbox localizado en la parte
  inferior derecha de la computadora.
  Seleccionamos la opción preference…
Opción # 1

  En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego
  ok.
Opcion # 2
  Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la
  opción Account .
Opción # 2
  Seleccionar la alternativa de My Computers.
  Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera
  desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.
Taller Dropbox
Invita a un amigo
* 250MB para el que invita
* 250MB para el que instala Dropbox



  250MB
  EXTRA




  Colocar el ó los
correos electrónicos
de las personas que
 se desean invitar
https://www.dropbox.com/edu
500MB
EXTRA
https://www.dropbox.com/free


640MB
EXTRA
Completa los pasos de Get Started




250MB
EXTRA
Actualización de la cuenta
Dropvox - aplicación para grabar
recordatorios de voz en tu Smart Phone.

Send to Dropbox - Permite que los archivos
adjuntos enviados a tu correo electrónico
suban a tu cuenta única de Dropbox.
Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200
    millon files saved daily by more than 25 millon people.
    Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release

Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de
    http://www.dropbox.com/dmca#security.

Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide.
    Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws.
    com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf
University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university
    information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/
    infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf.

University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox
    and University Information . Recuperado de
    http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo
    xExplanation.pdf
Jeannette Lebrón Ramos, MPA
     Biblioteca de Administración Pública
Correo electrónico: jeannette.lebron2@upr.edu
     Teléfono: 787-764-0000, ext. 3290
           Skype: jeannette.lebron2



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Taller Dropbox

  • 1. Universidad de Puerto Rico, Río Piedras Sistema de Bibliotecas Biblioteca de Administración Pública Jeannette Lebrón Ramos, MPA Mayo 2011 Semana de la Biblioteca 2011
  • 2. • Conocer la herramienta tecnológica Dropbox y sus 1. beneficios. • Visualizar a Dropbox como una herramienta de 2. apoyo en el ámbito educativo, laboral y personal. • Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar 3. el programa a su ordenador.
  • 3. • Aprender a manejar Drobox desde el ordenador •Crear carpetas •Insertar documentos en carpetas 4. •Compartir enlaces de documentos • Aprender a manejar Drobox desde la cuenta en Internet. •Crear carpetas •Subir documentos •Descargar documentos 5. •Compartir carpetas •etc. • Conocer las formas de adquirir espacio adicional 6. (gratuito) en Dropbox.
  • 4. ¿Sete dañó o te robaron tu ordenador y perdiste todos tus documentos? ¿Perdiste tu USB con información muy valiosa? ¿Se te olvida actualizar tus backups?
  • 5. Es una herramienta de alojamiento de archivos en Internet con cualquier tipo de extensión y tamaño.
  • 6. Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008. En el 2010 Dropbox tenía 5 millones de usuarios. Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios. Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox (más de un millón cada 5 minutos). Dropbox utiliza los servidores de Amazon. (Dropbox, 2011)
  • 7. No es necesario el pendrive o disco duro externo. Crea copia de seguridad en línea de tus documentos depositados en la carpeta. Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (videos, fotos, documentos, música) No cambia el formato de tus documentos almacenados. Permite tener los mismos archivos en más de una computadora a la vez y en tu smart phone. Se puede bajar la aplicación a smart phone.
  • 8. Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en la cuenta de Internet. Envía alerta de los eventos realizados a todos los ordenadores que tengan el programa instalado bajo la misma cuenta. Permite compartir archivos con otras personas. Se puede utilizar con cualquier sistema operativo. Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.
  • 9. Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes. Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica. Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta 10GB/16 GB si se invitan amigos. Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.
  • 10. Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento. No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de materia. El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB. El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB. El límite en tamaño para subir archivos a través de la interface web es de 300MB. Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox. La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través de correo electrónico.
  • 11. Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de un canal cifrado (SSL). • SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes. Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256). • AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente. Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of Dropbox. your data on Dropbox.
  • 12. University of Melbourn, Australia Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de derechos de autor y otros asuntos. Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.
  • 13. Escuela de Comunicación e Información de la Universidad de Rutgers – New Jersey Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad
  • 15. Tres pasos para crear una cuenta en Dropbox: 1. Acceder a https://www.dropbox.com/ 2. Seleccionar create an account en la opción de Log in 3. Completar los espacios con la información requerida 2 3
  • 16. El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento. Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez. Pasos para la instalación de Dropbox 1
  • 17. 2 3
  • 18. 4 5
  • 19. 6 7
  • 20. 9 8
  • 22. Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta. ¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox? 1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox. 2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de Dropbox. 3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox .
  • 24. Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces. Los documentos serán públicos sólo donde coloquemos el enlace del mismo.
  • 25. 1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón 2. Seleccionamos la opción de Dropbox 3. Copy Public Link 4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
  • 27. Hacer búqueda de tus documentos Invita a un amigo y aumenta tu espacio Instalar Dropbox Espacio utilizado Idioma
  • 28. Invita a un amigo 250MB para el que invita 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox Invita a los contactos de tu Invita por correo electrónico Facebook y Twitter Colocar el correo electrónico de las personas que desea invitar
  • 29. Provee todas las alternativas para convertirte en un experto en Dropbox.
  • 30. Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc. Te permite recuperar documentos desde esta sección haciendo un clic sobre el nombre del mismo. Localizar evento por fecha Cantidad de eventos por página
  • 31. Presenta las carpetas previamente compartidas. Para compartir una carpeta seleccionamos la opción share a folder. Compartir carpeta
  • 32. Presenta diferentes opciones de ayuda Preguntas más frecuentes Espacio para hacer preguntas
  • 33. Menú General de Dropbox Subir documentos Crear carpetas Compartir carpetas Ver documentos borrados Carpetas
  • 35. 1. New Folder 2. Asignamos nombre 3. Create
  • 37. La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos. 1. Upload 2. Choose File 3. Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo 4. Start upload
  • 38. Búsqueda Básica La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos. En la opción de búsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el documento. Lista de resultados
  • 39. Búsqueda Avanzada Seleccionamos la opción advanced seach
  • 40. Búsqueda Avanzada Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez: • Todas las palabras escritas • Con frase exacta • Alguna de las palabras escritas • Ninguna de las palabras escritas • Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search
  • 41. Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo Descargarla Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla
  • 43. Ver versiones anteriores Descargarla Copiar enlace público Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla
  • 44. Puntos importantes: Positivo (+) Negativo (-) • Permite hacer trabajos • La(s) persona(s) con la(s) colaborativos. que compartimos carpetas tiene(n) todos los • Permite que otras personas privilegios que tiene usted tengan acceso al material como propietario de ella. contenido en la carpeta. (compartirlo con otras personas, cambiarle el nombre y borrarlo).
  • 45. Recomendaciones: Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza. Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a formato PDF previamente. Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo determinado para que la persona con la que compartió la carpeta tenga acceso a los documentos. Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido. Colocar en las carpetas sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario, seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.
  • 46. Existen tres formas de compartir carpetas: 1. Desde la pestaña Sharing 2. Desde la opción de Share a Folder 3. Desde el menú de una carpeta Ivite to folder o Share Folder Option (carpeta compartida) 1 2 Carpeta 3 Compartdia
  • 47. Sharing Seleccionamos la pestaña de Sharing
  • 48. Sharing Presenta las carpetas previamente compartidas Seleccionamos la opción share a folder Compartir carpeta
  • 49. Sharing En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente. También podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next. Opción para crear una carpeta nueva (vacía) y compartirla
  • 50. Sharing Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opción de Next
  • 51. Sharing Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos opción de Share folder Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar
  • 52. Share a Folder Seleccionamos la opción Share a folder
  • 53. Share a folder Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.
  • 54. Share a folder Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opción de Next
  • 55. Share a folder Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos opción de Share folder Colocamos el electrónico de la persona que deseamos invitar
  • 56. Ivite to Folder/ Share Folder Option Seleccionamos la carpeta que queremos compartir. Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder.
  • 57. Invite to folder/ Share folder Option La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación. Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta. Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar. Presionamos opción de Share folder. Colocamos el correo Colocamos el electrónico de la correo electrónico persona que de la persona que deseamos invitar deseamos invitar
  • 58. La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta de Internet. Desde el correo electrónico La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta. Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.
  • 59. Aceptación o rechazo de carpeta compartida Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza la invitación.
  • 60. Desde la cuenta de Dropbox en Internet Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaña de Sharing con número que indica la cantidad de carpetas invitadas. Presionamos la opción de Sharing
  • 61. Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida. Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida.
  • 62. En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.
  • 63. Vamos al menú de la carpeta compartida deseada Marcamos Share folder option. En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.
  • 64. Opciones disponibles: Eliminar a una persona en particular Dejar de compartir la carpeta completa Salir de la(s) carpetas compartida(s) Eliminar a la persona de la carpeta Dejar de compartir Salir de la carpeta carpeta completa compartida
  • 65. La alternativa de Kick out ofrece la opción de dejarle una copia de la carpeta a la persona con quien la estábamos compartiendo.
  • 66. Seleccionamos el documento y marcamos la opción previous versions.
  • 67. La siguiente pantalla presenta: El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio Tipo de cambio o actualización realizada Persona que realizó el cambio Vista preliminar del documento Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.
  • 68. Desde el menú del documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download file
  • 69. Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abrir el documento o grabarlo en el ordenador. Después de seleccionar la opción deseadas marcamos ok.
  • 70. Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo en su lugar original también. 1. Seleccionamos la opción Copy to en el menú del documento que deseamos copiar.
  • 71. Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamos la opción Copy File.
  • 72. 1. Hacemos doble clic en la carpeta pública. 2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link. 1 2
  • 73. 1. Marcamos la opción Copy to clipboard 2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho 3. Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo. 1 2
  • 74. Seleccionamos opción Show deleted files
  • 75. Permanecen guardados durante 30 días Se puede recuperar (undelete) el documento borrado.
  • 76. Opción # 1 Colocamos el ratón sobre el icono de Dropbox localizado en la parte inferior derecha de la computadora. Seleccionamos la opción preference…
  • 77. Opción # 1 En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego ok.
  • 78. Opcion # 2 Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la opción Account .
  • 79. Opción # 2 Seleccionar la alternativa de My Computers. Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.
  • 81. Invita a un amigo * 250MB para el que invita * 250MB para el que instala Dropbox 250MB EXTRA Colocar el ó los correos electrónicos de las personas que se desean invitar
  • 84. Completa los pasos de Get Started 250MB EXTRA
  • 86. Dropvox - aplicación para grabar recordatorios de voz en tu Smart Phone. Send to Dropbox - Permite que los archivos adjuntos enviados a tu correo electrónico suban a tu cuenta única de Dropbox.
  • 87. Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200 millon files saved daily by more than 25 millon people. Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de http://www.dropbox.com/dmca#security. Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide. Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws. com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf
  • 88. University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/ infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf. University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox and University Information . Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo xExplanation.pdf
  • 89. Jeannette Lebrón Ramos, MPA Biblioteca de Administración Pública Correo electrónico: jeannette.lebron2@upr.edu Teléfono: 787-764-0000, ext. 3290 Skype: jeannette.lebron2 Estamos para servirles