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  1. 1. PÁGINA 1 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA 27/03/2012 ACTUALIZACIÓN El presente instructivo tiene la finalidad de servir como guía sobre elfuncionamiento de la Unidad de Servicios y Transporte del Área de ApoyoAdministrativo, para facilitar la ejecución de las funciones que permitan mantener elbuen desempeño y funcionamiento de la flota automotriz, así como también de losequipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras. Para dar cumplimiento a los fines de este instructivo, se han planteado lossiguientes objetivos:Objetivo General: Establecer los procedimientos que ejecuta la Unidad de Servicios y Transporte,para la coordinación, supervisión y asesoramiento en la adquisición y elmantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz, así como también de losequipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras.Objetivos Específicos: 1. Exponer los pasos para el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz y de los equipos informáticos y de telecomunicación. 2. Señalar el procedimiento para la elaboración de los puntos de cuenta y de información para la adquisición y/o renovación de la flota automotriz. 3. Indicar las normas para el procedimiento de la correspondencia.
  2. 2. PÁGINA 2 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LA FLOTA AUTOMOTRIZ, EQUIPOS INFORMÁTICOS Y EQUIPOS DE TELECOMUNICACIÓN DE LA OFICINA DE FRONTERAS. La solicitud de mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz, asícomo también de los equipos informáticos y de telecomunicación que requiera oefectúe la Oficina de Fronteras, se tramitará ante el la Dirección de Administración,indicando debidamente las causas y motivos y características según el caso. 1. Solicitud de Mantenimiento de la Flota Automotriz:  Toda solicitud de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo de vehículos, se inicia con la recepción de un memorando por parte de la Dirección solicitante del servicio, dirigido al Área de Apoyo Administrativo.  El director, gira las instrucciones a la Unidad de Servicios y Transporte.  La Unidad de Servicios y Transporte realiza la revisión del vehículo y toma nota del servicio a realizar llenando el formato de inspección y marcando la casilla de recepción y revisión y hacer firmar por las partes involucradas.  En caso de ser un mantenimiento preventivo se pide presupuesto al taller del servicio a realizarse.
  3. 3. PÁGINA 3 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO  En caso de ser un mantenimiento correctivo, el vehículo es llevado al taller mecánico autorizado para que evalué los daños y emita el presupuesto respectivo.  Todo mantenimiento deberá estar autorizado para su ejecución por el Director General y revisado por él Director del Área de Apoyo Administrativo, a través del formato de Solicitud de Servicio.  Seguidamente la Unidad de Servicios y Transporte, elabora un memorando dirigido a la Oficina de Servicios Administrativos, solicitando la autorización para el mantenimiento o reparación del vehículo, el cual debe llevar los siguientes documentos: el presupuesto del taller en original, la solicitud de servicio o la solicitud y entrega de materiales y el formulario de solicitud de disponibilidad presupuestaria.  Una vez recibida la autorización por parte de la Oficina de Servicios Administrativos para efectuar el mantenimiento o reparación del vehículo, la Unidad de Servicios y Transporte envía la orden de reparación al taller para su reparación, debidamente firmada.  Una vez reparado el vehículo la Unidad de Servicios y Transporte verifica que efectivamente se realizo la reparación.  Carga en el sistema la información para el control y seguimiento de los gastos de mantenimiento y emite la orden de servicio para recibir la factura del trabajo realizado por el taller designado.
  4. 4. PÁGINA 4 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO  Recibe la factura, elabora acta de entrega a la unidad responsable, archiva en el expediente del vehículo y remite a la Oficina de Servicios Administrativos para tramitar el pago al taller.  Hacer seguimiento ante la Oficina de Servicios Administrativos del pago de las facturas pendientes.  Una vez emitido el pago al taller, se procede a cerrar la Orden de reparación y/o mantenimiento del vehículo respectivo.  Se cargan la información en el formato de Relación de Gastos de Vehículos del año en curso, el cual se lleva por trimestres. 2. Solicitud de Mantenimiento de los equipos Informáticos.  Se efectuará mediante notificación escrita por la Dirección o Área donde se requiera el servicio, exponiendo el motivo de la misma.  El director, gira las instrucciones a la Unidad de Servicios y Transporte.  La Unidad de Servicios y Transporte, evalúa el equipo y procede a la revisión y reparación del problema.  En caso de no contar con las herramientas para la solución del problema, la Unidad de Servicios y Transporte coordina con la Dirección de Tecnología y Sistema para su debido proceso, indicándole el motivo del problema encontrado y sugerencias para efectuar dicha reparación.  Hacer seguimiento del cumplimiento efectivo de la reparación del equipo de computación por parte de la Dirección de Tecnología y Sistemas.
  5. 5. PÁGINA 5 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO  Una vez efectuada la reparación se cierra la solicitud de servicio y/o reparación del equipo correspondiente. 3. Solicitud de Mantenimiento de los equipos Telecomunicación:  Toda solicitud de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo del sistema de telecomunicación, se inicia con la recepción de un memorando por parte de la Dirección solicitante del servicio, dirigido al Área de Apoyo Administrativo.  El director, gira las instrucciones a la Unidad de Servicios y Transporte.  La Unidad de Servicios y Transporte realiza el levantamiento de información, y solicita el registro fotográfico a través de la Dirección de Asuntos Fronterizos, quien se encarga de hacer las coordinaciones con los establecimientos fronterizos.  Una vez recibida la información requerida se elabora un punto de cuenta con el apoyo de la Unidad de Administración de la Oficina de Fronteras.  Se remite el Punto de Cuenta al ente respectivo para su revisión y aprobación.  En caso de ser aprobado, se procede a coordinar el envió del equipo técnico de la Oficina de Fronteras al establecimiento fronterizo para solventar la situación.  Se procede a elaborar el registro fotográfico in situ, para anexarlo al informe, final a presentar.
  6. 6. PÁGINA 6 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO  Se remite copia del Informe a la Oficina de Servicios Administrativo, con el registro fotográfico y el soporte de los gastos que se ocasionaron. REGISTRO Y CONTROL DE LOS VEHÍCULOS ASIGNADOS A LA OFICINA DE FRONTERAS. Es deber de la Unidad de Servicios y Transporte, mantener actualizado elregistro de todos los vehículos asignados a la Oficina de Fronteras, así comotambién el control de los servicios, reparaciones, adquisiciones o desincorporacionesde estos. A través de la elaboración de formatos que reposan en los respectivosexpedientes individuales de cada vehículo, los cuales se muestran a continuación:  El registro de los vehículos asignado a la Oficina de Fronteras, y su ubicación, se lleva mediante el formato denominado: relación de los vehículos adscritos a la oficina de fronteras  El control de gastos pendientes, procesados y pagados se llevará mediante el formato denominado: control de gastos  El control de servicios y reparaciones se llevará por medio de cuatro (4): Tarjeta de control de lubricación, control de baterías, control de neumáticos y control de reparaciones en general.  El control de los Conductores se llevará mediante un archivo que constara de los documentos reglamentarios vigentes de los conductores, los cuales son: (Cédula de Identidad, Licencia de Conducir y Certificado Médico).
  7. 7. PÁGINA 7 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO REGISTRO Y CONTROL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LOS VEHÍCULOS ASIGNADOS A LA OFICINA DE FRONTERAS  La Unidad de Servicios y Transportes llevará el registro y control de las pólizas de seguros de los vehículos asignados a la Oficina de Fronteras.  Coordinará con la Dirección de Asuntos del Protocolo / Coordinación de Inmunidades y Privilegios, lo relacionado a la emisión de las pólizas de seguros correspondientes a los vehículos asignados a la Oficina de Fronteras.  Llevara a cabo ante la Compañía de Seguros todo lo relacionado a reportes de siniestros de los vehículos.  Llevar seguimiento de las reparaciones de los vehículos que se encuentran en los talleres autorizados por la compañía de seguros para su reparación.  Solicitar a las Direcciones y Coordinaciones de la Oficina de Fronteras, la documentación requerida para la declaración de los siniestros.
  8. 8. PÁGINA 8 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR SINIESTROS DE VEHÍCULOS  Reportar al Área de Apoyo Administrativo de manera inmediata cualquier accidente o incidente ocurrido a los vehículos asignados a la Oficina de Fronteras.  Esperar la actuación de las autoridades competentes en materia de Transito terrestre, para el levantamiento del accidente.  Todo siniestro debe ser notificado a la Compañía de Seguros dentro de los primeros tres (03) días de ocurrido el siniestro sin excepción.  Elaborar una carta dirigida a la Compañía de Seguros, indicando las causas del siniestro, lugar, fecha y los daños ocasionados al vehículo.  Anexar toda la documentación reglamentaria de conducir del chofer del vehículo anexo a la carta de reporte de siniestro.  Una vez notificado el siniestro ante la compañía de seguros, se procede a escoger el taller.  Hacer seguimiento del siniestro  Una vez reparado el vehículo, se procede a inspeccionar el efectivo arreglo del mismo.  Se prueba el vehículo en carretera para verificar su buen funcionamiento.  Se procede a la entrega del vehiculo reparado, a través del llenado del formato de entrega de vehículo firmado por las partes.
  9. 9. PÁGINA 9 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO PARA LA CORRESPONDENCIA La Unidad de Servicios y Transporte tiene entre de sus obligaciones, recibirtoda aquella correspondencia que esté relacionada con el parque automotor,equipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras,para proceder al cumplimiento de las instrucciones que el Director General y elDirector del Área de Apoyo Administrativo determinen al respecto. El procedimiento para el tratamiento de la correspondencia, que le seaasignada a la Unidad, se rige por: INSTRUCTIVO INTERNO “PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE DOCUMENTOS” DE LA OFICINA DE FRONTERAS. Caracas, 11/02/2009. (ANEXO). DR. ÁNGEL MARCIAL PARRA YARZA GENERAL DE BRIGADA DIRECTOR GENERALAMPY/AEM/JRB
  10. 10. PÁGINA 10 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO ANEXOS
  11. 11. PÁGINA 11 CÓDIGO: MPPRE/OF/01 INSTRUCTIVO FECHA ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN: N°Oficina de FronterasÁrea de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012Unidad de Servicios y TransporteUNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DELASUNTO: ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA 27/03/2012 ACTUALIZACIÓN INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA 27/03/2012 ACTUALIZACIÓN UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DEL ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO

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