1. Proces effectiviteit en SAP WorkflowProces effectiviteit en SAP Workflow
Een eerste kennismaking

2. www.avelon.be
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI
Programma

3. www.avelon.be
Introductie (1/3)
• Consultancy bedrijf dat zich sinds 2000 richt op
proces optimalisatie met behulp van SAP workflow
• Focus op workflow en aanverwante technieken
• Consultancy, opleidingen en standaard producten
• Meer dan 250 workflow trajecten succesvol
afgerond
• Zeer ervaren consultants (gem. > 5 jaar ervaring)
• Actief advieslid van de VNSG

4. www.avelon.be
Introductie (2/3)
• SAP zorgt (met name) voor dataverwerking
– FI, MM, SD, PP, HR,...
• Avelon zorgt voor integratie en optimalisatie van
procedures en processen, o.a.
– digitale factuurverwerking
– elektronisch berichtenverkeer: uitzonderingen /
fouten afhandeling
– aanmaak en wijzigingen van stamdata
– goedkeuringstrajecten voor o.a. verlof en declaraties
– …

5. www.avelon.be
Introductie (3/3)

6. www.avelon.be
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI
Programma

7. www.avelon.be
W
Workflow in het algemeen
Workflow is het, geheel of gedeeltelijk,
automatiseren van een bedrijfsproces waarbij
documenten, informatie en taken van de ene
medewerker naar de andere ter uitvoering wordt
doorgegeven volgens een vooropgezette
regelgeving.
(Workflow Management Coalition)

8. www.avelon.be
W
W
Workflow in het algemeen
Verschillen workflow & workflow management
Workflow moet de juiste mensen op het juiste
moment aansturen om een bepaalde actie uit
te voeren.
Workflow management is de rapportage en
pro-actieve reactie over deze workflow
procedures in de organisatie.

9. www.avelon.be
Workflow in het algemeen
Karakteristieken
• Diverse activiteiten
• Betrokkenheid van mensen
• Lange doorlooptijd (variërend van minuten tot
maanden)
• Herhalend
• Pro-actief

10. www.avelon.be
Workflow in het algemeen
Voordelen
Transactie - georiënteerd
gebaseerd op individuele
activiteiten
Proces- georiënteerd
in een netwerk
omgeving
 Minimaliseren doorlooptijd
 Aanbieden alle relevante data en documenten
 Verminderen complexiteit proces
 Toename verantwoordelijkheid medewerkers
 Focus op toegevoegde waarde
 “Capture data at the source”
 Vastleggen beslissingen
 Vastleggen procedure (formaliseren informere organisatie)
 Bewaking voortgang door rapportage mogelijkheden
 ………………………………...

11. www.avelon.be
Programma
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI

12. www.avelon.be
SAP Workflow
Kenmerken
• Standaard onderdeel R/3 sinds release 3.0C
• Aanwezig in SAP backend, SRM, CRM, BW,..
• Module onafhankelijke tool
• Diverse inboxen (SAPOffice,
Outlook & Web inbox)
• Grafische weergave van
gemodelleerd proces

13. www.avelon.be
SAP Workflow
Onder de motorkap

14. www.avelon.be
SAP Workflow
Werkgebieden
WorkflowWorkflow
(Adobe)
Formulieren
Scanning / OCR
Mail koppeling
Internet / Web

15. www.avelon.be
Inkoop verzoeken
verwerken
Medewerkers vervullen Rol in bepaald Bedrijf scenario een aantal ActiviteitenMedewerkers vervullen Rol in bepaald Bedrijf scenario een aantal Activiteiten
 Professionele
Inkoper
 Crediteuren
administrateur
Verwerken
binnenkomende
facturen
 Verkoop
medewerker
Verwerken van
verkoop- orders
Relatiebeheer klanten
verzorgen
 Vrijgeven van
inkoop verzoeken
 Aanmaken boekingen
 Vrijgeven voor
betaling
 Invoeren & controle
verkooporders
SAP Workflow
Werkwijze

16. www.avelon.be
Programma
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI

17. www.avelon.be
Scenario’s
Enkele toepassingsgebieden
Vrijgave / goedkeuring procedures:
• Financiën factuurverwerking
• Materiaalbeheer vrijgave ATB
• Verkoop vrijgave geblokkeerde orders
• Personeelsbeheer goedkeuren van declaratie
indienstname
Uitzonderingen afhandeling:
 Basis afhandeling van elektronische
fouten/uitzonderingen
 Materiaalbeheer blokkeren van facturen door
prijs/hoeveelheid verschillen

18. www.avelon.be
Scenario’s
Demo digitale factuurverwerking

19. www.avelon.be
Programma
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI

20. www.avelon.be
Return on investment
Proces
• Doorlooptijd van proces verkort
• Meer proactief handelen dan reactief
• Transparantie proces vergroot
• Uitgebreide rapportage + processturing
• Processen consistent uitgevoerd
Informatie
• Zoektijden sterk verkort
• Besluiten vastgelegd en traceerbaar
Kosten
• Sterke reductie van papier gebruik
• Minder FTE voor zelfde werk
Diversen
• Interne / externe relaties verbeterd
• Efficiëntere probleemafhandeling
• Betrokkenheid sterk vergroot

21. www.avelon.be
Programma
1
3
2
3
2
4
5
Introductie
Workflow in het algemeen
SAP Workflow
Scenario’s
ROI