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Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información

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Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental.

This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development.

Citación recomendada: Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información. XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital". Tarragona, 19 de mayo de 2016.

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Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información

  1. 1. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital" Tarragona, 19 de mayo de 2016
  2. 2. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas El papel del Sistema dentro de la organización
  3. 3. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El papel del Sistema dentro de la organización
  4. 4. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El papel del Sistema dentro de la organización
  5. 5. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas El papel del Sistema dentro de la organización
  6. 6. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿HACIA DÓNDE VAMOS?
  7. 7. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿En qué contexto estamos diseñando actualmente los SGD? Empresarial y organizacional Tecnológico Social Inmediatez Transparencia Reutilización Refuerzo identidades Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación) Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles
  8. 8. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿Funcionan los SGD que diseñamos?
  9. 9. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿Funcionan los SGD que diseñamos? Excesivamente formal y autoexigente (perfeccionista) Perspectiva discreta (focus on small-data) Planteado en base a fronteras (custodialista) Concepción centralista del Sistema Bajo porcentaje de cobertura real Poca fiabilidad y seguridad efectivas Con poca aportación de valor al usuario Con un ROI a (demasiado) largo plazo
  10. 10. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Métricas que demuestran que no acaban de funcionar 30% 46% 48% 50% 70% 54% 52% 50% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Retail Manufacturing Energy services Financial services They have They don't Iron Mountain (2016)
  11. 11. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Bajo porcentaje de cobertura real ?
  12. 12. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas 85% 37% 54% 15% 63% 46% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Redes sociales no incluidas en las políticas de GD Interacciones esenciales en redes sociales no capturadas ni conservadas Empleados que utilizan el correo particular para enviar datos de empresa John Newton, AIIM (2016)
  13. 13. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas 65% 20% 35% 80% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% IT Department Legal Department Unconfident with company's recordkeeping system Confident with company's recordkeeping system Baseline Magazine (2015) • Coste • Funcionalidades • Facilidad de uso • Cumplimiento legal • Mitigación de riesgos (litigios) • Precisión en la recuperación (eDiscovery)
  14. 14. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Poca aportación de valor al usuario Iron Mountain Survey (2015) ¿Las técnicas de gestión documental les inspiran confianza ante los riesgos de la información, y satisfacen sus necesidades? ¿Conoce usted el sistema de gestión documental de su organización, y quienes son sus responsables? ¿En caso afirmativo, mantiene usted un contacto regular con dichos responsables (formación, etc.)? Sí 15% No 85% Sí 58% No 42% Sí 31% No 69%
  15. 15. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Poca aportación de valor al usuario 70% 12% 72% 50% 56% 62% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ability for change management Experiencie in internal training Ability for innovative thinking Employers that feel it important RM that feel able to deal with “Next generation information management professionals” AIIM & Iron Mountain (2015)
  16. 16. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Poca aportación de valor al usuario Comunicaciones (correspondencia) Documentos (capturados) + Confianza - (en procesos de eDiscovery)
  17. 17. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ROI a demasiado largo plazo Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
  18. 18. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Y el papel se acaba Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya. Crece 33% Estable 28% Decrece 39% 2014: crecimiento global 10% 2015: decrecimiento global 6% (21% empresas >5000 trab.) Information Governance: too important to be left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.
  19. 19. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 La respuesta del sector profesional: evolución (o ISO 30300) Information (records) Information and records governance About policies Information and records management About procedures ISO 15489 Distintos entornos y modelos de implementación Orientación a sistemas Metodología de gestión de proyectos: DIRKS vs. IT (incluyendo Scrum/Agile) Migraciones Análisis funcional y secuencial vinculados a la valoración ISO 9000 Métricas documentadas y auditables Refuerzo del enfoque a procesos Enfoque a riesgos y oportunidades Información documentada ISO 30300 Orientación al cliente Liderazgo y responsabilización de los agentes Orientación a procesos Integración en los sistemas globales de gestión Mejora contínua
  20. 20. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 La respuesta del mercado: revolución (o Information Governance) • Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals. • Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014 Debra Logan, 2010
  21. 21. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El gobierno (integrado) de la información
  22. 22. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Qué actividades forman parte del gobierno de la información Fuente: eDiscovery Journal 2014
  23. 23. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Qué ámbitos forman parte del gobierno de la información Gestión documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologías de la Información Legal (eDiscovery) Privacidad Y gestión de procesos!
  24. 24. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Tendencias Legislación •Ley 39/2015 •Transparencia •Europea LOPD Normativa técnica •ISO 15489 •ISO 9000 •ISO 30300 Prioridades organizaciones •Data breaches •eDiscovery •Data analysis Efectividad Automa tización (Des)cent ralización Datifica ción Externali zación
  25. 25. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 EL DISEÑO DEL SISTEMA
  26. 26. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El SGD, esa nebulosa metodológica... Política de disposición Documento Cuadro de clasificación Cuadro de control de acceso Documentos vitales Preservación digital Normalización de documentos Interoperabilidad Publicidad activa Metadatos Depósitos físicos Política de gestión documental Dato Reutilización Mejora de procesos Mejora de procesos Firma electrónica
  27. 27. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de evaluación y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento* Documento integrado
  28. 28. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Clasificaciones (mapas) Procedimientos (agentes) Reglas Espacios Documento
  29. 29. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 La clasificación: mapeo de una realidad cambiante Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de tipos (datos) Mapeo de series Mapeo de agentes
  30. 30. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El sistema como conjunto de reglas Documento o dato Quién lo puede ver y modificar (incluye LOPD) Acceso y uso Quién lo debe ver Publicidad y reutilización Cuanto y cómo se debe conservar Conservación y eliminación Cómo se debe proteger Vitalidad
  31. 31. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿Cómo lo construimos? El enfoque a procesos Control y mantenimiento Automatización Mejora Análisis Identificación
  32. 32. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Identificación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de agentes Análisis funcional ISO 26122
  33. 33. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Serie Acceso y uso Publicidad y reutilización Conservación y eliminación Vitalidad y seguridad El diseño orientado a procesos Análisis Cálculo de métricas Descripción del procedimiento Derivación del circuito documental Derivación de series documentales Caracterización de series documentales Análisis de eficiencia, valor e interacciones Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) • Evidencias • Transacciones Análisis secuencial ISO 26122
  34. 34. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Mejora Análisis de eficiencia, valor e interacciones Descripción del procedimiento Análisis de requisitos documentales Modificaciones: •Optimización •Deshibridación •Datificación Descripción del procedimiento mejorado Modificaciones: •Poda •Reordenación •Paralelización Eficiencia Cumplimiento Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) Definición funcional
  35. 35. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Automatización Desarrollo Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones Sistemas dedicados Sistemas dedicados Plataformas transversales Sistemas comunes
  36. 36. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Control y mantenimiento Puntos de control Monitorización Auditoría periódica Mantenimiento Actuaciones transversales Actuaciones focales Contexto único (organización) Procesos Sistemas Agentes Series Tipos
  37. 37. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 EL PASO DEL MODELO DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO
  38. 38. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 SGD OAISPolíticas Sistema-almacén vs sistema-reglas: ¿Dónde lo archivo?
  39. 39. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 La parte física del SGD: los entornos de gestión, almacenaje y explotación Buzones de correo Discos compartidos Entornos colaborativos Gestores documentales Aplicaciones de negocio Archivo electrónico Gestión de reglas (RM) Cuadros de mando y auditoría Explotación de información (BI)
  40. 40. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Escenario 0: silos
  41. 41. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Escenario 1: records center SGD
  42. 42. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Escenario 2: in place RM SGD SGD SGD SGD SGD
  43. 43. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Escenario 3: integrated in place RM SGD SGD SGD SGD SGD SGD
  44. 44. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Automatización •In place / integrated in place RM •Captura basada en reglas (RBR) y en procesos de negocioCaptura •Análisis de ficheros •Extracción automática de metadatosRegistro •Autocategorización (por reglas o algorítmica)Clasificación •Almacenamiento en cloud (AaaS) •Almacenamiento de datos estructurados y no estructuradosAlmacenamiento •Trazabilidad automatizada •Integración con los procesos de negocio / colaboraciónUtilización •Reglas de ciclo de vida in place •Ampliación del alcance de la valoración (data analysis)Disposición
  45. 45. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO
  46. 46. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿Una profesión en riesgo de extinción? Records manager IT & Data analysis Legal (especial.) Automa tización Disminución del papel • “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016
  47. 47. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 ¿Hacia dónde centrifugamos competencias? • Compliance • Gestión del riesgo • Control de acceso • eDiscovery Departamentos legales • Clasificación • Eliminación • Conservación Records manager • Gestión de procesos • Análisis de datos • Explotación • Reutilización Departamentos de IT
  48. 48. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. de archivo Dept. de IT Cliente Servicio de custodia de papel Herramienta de gestión de archivo
  49. 49. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. de archivo y RM Dept. de IT Cliente Servicio de custodia electrónica Herramientas de custodia electrónica Servicio de tramitación electrónica
  50. 50. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. de IT Dept. de archivo y RM Cliente Servicio de tramitación electrónica Servicio de custodia electrónica
  51. 51. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. de IT Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica Servicio de orientación y soporte
  52. 52. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. de IT (CIO) Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  53. 53. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Evolución Dept. IG (CIGO) Dept. de IT Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  54. 54. Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016 Muchas gracias. Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona http://www.mgdie.net/ http://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu

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