Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Documents i governança de...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Situació actual
Evolució ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Situació actual
Evolució ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Evolució en les formes do...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Eixos d’evolució en les T...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Situació actual
Evolució ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Pressió social
 Immediat...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Noves dimensions de l’acc...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Conflicte de dinàmiques
+...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Situació actual
Evolució ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
El meu sistema de gestió
...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Limitacions del model tra...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Conseqüències del model t...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Percentatge d’empreses qu...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Baix percentatge de cober...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Poca fiabilitat i seguret...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Poca fiabilitat i seguret...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Poca aportació de valor a...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
ROI a massa llarg termini...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Dificultat per satisfer l...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Disminució del volum de p...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Una professió en risc d’e...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Drivers per a l’evolució ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
La governança de la infor...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
La governança de la infor...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
La governança de la infor...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Quines activitats formen ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Efectivitat
 Avançar de ...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Automatització
Pràctiques...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Automatització
• Això req...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
 “Focus all the attentio...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Escenari 0: silos
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Escenari 1: records cente...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Escenari 2: in place RM
S...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Escenari 3: integrated in...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
 “We’ve entered a new er...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Datificació
 Augment exp...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Impacte en el disseny del...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Tendències
Efectivitat
Au...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Externalització
Direcció
...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
El futur és nòmada: la co...
Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Moltes gràcies
Jordi Serr...
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental

235 visualizaciones

Publicado el

Serra Serra, Jordi. "Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental". A: Taula rodona: Governança de la informació. 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 de març de 2016 (http://cobdc.net/14JCID/?page_id=312).

Publicado en: Datos y análisis
0 comentarios
3 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
235
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
16
Acciones
Compartido
0
Descargas
0
Comentarios
0
Recomendaciones
3
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental

  1. 1. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental Jordi Serra Serra Màster de Gestió Documental i Informació a les Empreses (MGDIE) Universitat de Barcelona Taula rodona: Governança de la informació 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC) 4 de març de 2016
  2. 2. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  3. 3. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  4. 4. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Evolució en les formes documentals Documento Correo electrónico Documento born digital Datos estructurados (transaccionales) Contenidos Web Redes sociales Datos estructurados (abiertos) Datos estructurados (enlazados) Datos interoperables IT IT
  5. 5. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Eixos d’evolució en les TI actuals Mobile Cloud Social Big Data RM
  6. 6. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions Pressió social Pressió del “capital”
  7. 7. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Pressió social  Immediatesa (si no està en línia no existeix)  Nous drets relacionats amb la informació  Major rendició de comptes (publicitat)  Dilució de la propietat de la informació (reutilització)  Reforçament de les identitats (memòria històrica no institucional)
  8. 8. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Noves dimensions de l’accés i de l’ús Accés reactiu Accés proactiu (publicitat) Ús en el context original Ús en un context diferent (reutilització) TRANSPARÈNCIA Interoperabilitat i integració (sistemes/CRM) Tractament semàntic (open/linked)
  9. 9. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Conflicte de dinàmiques + Valor (més usabilitat per als usuaris/àries i treballadors/ores) - Risc (més seguretat i capacitat de control per a l’organització) Multiformes Compostes Ubiqües Àgils
  10. 10. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Situació actual Evolució en la naturalesa i necessitats de les organitzacions
  11. 11. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 El meu sistema de gestió documental és segur i efectiu
  12. 12. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Limitacions del model tradicional  Excessivament formal i autoexigent (perfeccionista)  Perspectiva discreta (focus on small-data)  Plantejat en base a fronteres (custodialista)  Concepció centralista del Sistema
  13. 13. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Conseqüències del model tradicional  Baix percentatge de cobertura real  Poca fiabilitat/seguretat efectives  Amb poca aportació de valor a l’usuari  Amb un ROI a (massa) llarg termini
  14. 14. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Percentatge d’empreses que tenen responsable de gestió documental Iron Mountain (2016)
  15. 15. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Baix percentatge de cobertura ?
  16. 16. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Poca fiabilitat i seguretat efectives John Newton, AIIM (2016)
  17. 17. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Poca fiabilitat i seguretat efectives Baseline Magazine (2015) •Cost d’arxivar les dades i si això és pressupostàriament sostenible •Funcionalitats de la solució de data archiving •Facilitat per implantar la solució de data archiving •Compliment de lleis i regulacions •Reducció de potencials demandes (litigis) •Rapidesa i precisió en la recuperació de les dades quan es produeix un litigi
  18. 18. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Poca aportació de valor a l’usuari Iron Mountain (2015 ¿Les tècniques de gestió documental us inspiren confiança davant els riscos de la informació, i satisfan les vostres necessitats? ¿Coneixeu el sistema de gestió documental de la vostra organització, i qui són els seus responsables? ¿En cas afirmatiu, manteniu un contacte regular amb aquests responsables (formació, etc.)?
  19. 19. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 ROI a massa llarg termini Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
  20. 20. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Dificultat per satisfer les expectatives 0% 20% 40% 60% 80% Habilitat per a gestionar el canvi Experiència en formació interna Habilitat per al pensament innovador Empleadors que ho consideren important RM que s'hi senten preparats “Next generation information management professionals” AIIM & Iron Mountain (2015)
  21. 21. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Disminució del volum de paper Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya. 2014: creixement global 10% 2015: decreixement global 6% (21% empreses >5000 treb.) Information Governance: too important to be left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.
  22. 22. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Una professió en risc d’extinció? Records manager Departaments d’IT i anàlisi de dades Departaments legals especialitzats Automatització de tasques Desaparició del paper  “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016
  23. 23. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Drivers per a l’evolució de la gestió documental durant l’any 2016 Nous requisits normatius Normativa d’Administració electrònica (expedient electrònic i arxiu únic) Normativa de transparència i publicitat Normativa europea de protecció de dades (gestió del “dret a l’oblit”) Noves oportunitats normatives Actualització de la norma ISO 15489 i ISO 16175 Actualització de la familia ISO 9000 (informació documentada) Desenvolupament de la familia ISO 30300 Prioritats creixents de les organitzacions Incidents de seguretat amb efectes en el negoci Defensa de drets i riscos d'incompliment legal (sancions i litigis) Pèrdua reputacional i d’avantatge competitiu Capacitat i demanda creixent d’anàlisi de dades
  24. 24. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 La governança de la informació  Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals.  Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014 Debra Logan, 2010
  25. 25. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 La governança de la informació Gestió documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologíes de la Informació Legal (eDiscovery) Privacitat I gestió de processos
  26. 26. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 La governança de la informació
  27. 27. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Quines activitats formen part de la governança de la informació? 0% 20% 40% 60% 80% 100% eDiscovery Security Risk Management Storage & Archiving Compliance Records management eDiscovery Journal (2014)
  28. 28. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  29. 29. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  30. 30. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Efectivitat  Avançar de les mesures formals (polítiques i procediments) a mesures que garanteixin l’efectivitat (eines i controls).  Assegurar mínims de compliment d’ampli abast enlloc de màxims d’abast focal.  Potenciar el control en orígen i ens els entorns originals (abans de la captura formal).  Mantenir indicadors que permetin medir constantment el ROI del sistema i el valor que aporta als usuaris i a l’organització.  Automatitzar la gestió documental.
  31. 31. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  32. 32. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Automatització Pràctiques habituals Evolució Demanar als usuaris que capturin (manualment) els documents rellevants Captura automatitzada basada en regles (RBR) Ensenyar als usuaris a triar el codi de classificació adient Sistemes d’autoclassificació (per regles o algorítmics) Demanar als usuaris que emplenin manualment metadades per unitat/agrupació documental Anàlisi de fitxers i generació automàtica de metadades Demanar als usuaris que facin accions específiques de classificació o descripció Integrar les accions de classificació i descripció en les accions habituals de l’usuari (col·laboració) Concentrar esforços a avaluar i poder eliminar documentació original Avaluar tenint present un ventall més flexible de possibles usos (processabilitat) Restringir l’abast del sistema a allò que és possible controlar de forma centralitzada Ampliar l’abast del sistema per fer-lo entrar als silos i a les accions d’usuari Construir la plataforma de gestió documental abans de controlar els entorns de generació Entorns col·laboratius i transparència a l’usuari de la infraestructura de gestió documental
  33. 33. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Automatització • Això requereix dos canvis en els SGD: • Estructurar el sistema (datificar-lo) per poder-ne automatitzar l’aplicació. • Avançar cap a la gestió documental basada en regles (RBR) per tal d’eliminar la discrecionalitat. • Això comporta prèviament consolidar-ne les bases teòriques.
  34. 34. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  35. 35. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016  “Focus all the attention onto a single RM platform only gives the illusion of Information Governance maturity”.  “Knowing where our information lives is the first step to proficiently governing our organisation’s information assets”. RecordLion, 2016
  36. 36. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Escenari 0: silos
  37. 37. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Escenari 1: records center SGD
  38. 38. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Escenari 2: in place RM SGD SGD SGD SGD SGD
  39. 39. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Escenari 3: integrated in place RM SGD SGD SGD SGD SGD SGD
  40. 40. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  41. 41. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016  “We’ve entered a new era of RIM, with big data at the forefront.”  “Data analysis has become a twisting Mobius strip, looping back not only how we look at data but also how we manage data itself.” Kon Leong, 2016
  42. 42. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Datificació  Augment exponencial de la capacitat de generar (recollir) i processar dades.  Crisi del document-contingut:  Principi de dada única  Reutilització de la dada en diferents contextos  L’anàlisi de dades no està donant encara els fruits que podria donar a causa... de la mala gestió de les dades de què s’alimenta.  La gestió documental ha de passar de gestionar entitats discretes (documents-objecte) a gestionar fluxes d’informació.
  43. 43. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Impacte en el disseny dels sistemes Mapeig de processos Mapeig d’agentsMapeig de sèries Mapeig de sistemes Mapeig de dades
  44. 44. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Tendències Efectivitat Automatització (Des)centralització Datificació Externalització
  45. 45. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Externalització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització Direcció Disseny i implantació Servei de gestió de regles Servei de custòdia i preservació Servei de control i auditoria Servei d’actualització
  46. 46. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 El futur és nòmada: la consultoria Efectivitat Eficiència ContinuitatConformitat Voluntat Necessitat
  47. 47. Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016 Moltes gràcies Jordi Serra Serra serra@ub.edu http://bd.ub.es/pub/serra/ http://www.mgdie.net/es/ Citació recomanada: Serra Serra, Jordi. "Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental". A: 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 de març de 2016.

×