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Que sus documentos sean...•   Fiables•   Auténticos•   Íntegros•   Usables (accesibles)Y conseguirlo al menor coste posible.
Beneficios para la organización
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Un ejemplo: procedimientos de      conservación activa
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Muchas gracias     Jordi Serra Serra       serra@ub.eduhttp://bd.ub.edu/pub/serra/
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Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Universidad de Costa Rica, septiembre de 2012

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Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Conferencia pronunciada en la Universidad de Costa Rica, el 4 de septiembre de 2012.

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  • Dos dudas de alcance: ¿Debo tener en cuenta el soporte? ¿Sólo es administrativo el documento firmado en papel? ¿Y si está firmado electrónicamente, no tiene el mismo valor? ¿Sólo debo tener en cuenta el documento final (lo que la tradición anglosajona denomina “record”)? ¿A la empresa no les interesan los documentos previos?
  • Por lo tanto, a día de hoy gestionar documentos es, en un importantísimo porcentaje, gestionar documentos electrónicos. Y para esto necesitamos disponer de un Sistema de Gestión Documental.
  • Ojo! Y si esto no es obligatorio, no necesita sistema de gestión documental ni archivo.
  • Los beneficios internos sólo se pueden vender dentro de la propia organización. Són los beneficios externos los que pueden inducir las organizaciones a tomar medidas, y esto se consigue mediante la legislación y la normativa técnica. Beneficios documentales Conseguir que los documentos de la organización sean auténticos, fiables, íntegros y accesibles. Beneficios funcionales Gestionar la organización de forma más eficiente Dar soporte a la toma de decisiones directivas Proporcionar continuidad y productividad a la gestión Garantizar la continuidad en caso de desastre Beneficios de seguridad ( compliance ) Cumplir los requisitos de legalidad Proporcionar protección en litigios (seguridad jurídica) Proteger los intereses y derechos de la organización Beneficios patrimoniales Dar suporte a la futura investigación histórica Fijar la identidad corporativa y la memoria colectiva
  • La LISI vendrá a completar para el ámbito privado lo que la LAECSP regula para el ámbito público.
  • Las políticas confirman que estan implantados sistemas normalizados (se publica lo que se hace, requisito de calidad ISO 9000). Los procedimientos no se pueden separar. Por ejemplo, no podemos definir una política sólo de ingreso al archivo, si no tenemos definidos los procedimientos de conservación.
  • Crear una estructura que garantice el mantenimiento futuro del Sistema no implica crear una unidad de archivo. Ni tampoco designar un superesponsable del Sistema (ojo con la ISO 30300). A título de ejemplo, en los casos de LOPD o ENS, la figura del responsable de LOPD o de Seguridad Informática no garantiza el cumplimiento de los requisitos si no hay un sistema implantado. Lo importante es que el sistema funcione, no que tenga responsable.
  • Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Universidad de Costa Rica, septiembre de 2012

    1. 1. Los documentos electrónicos:régimen jurídico y políticas de gestión y preservación Jordi Serra Serra Universidad de Costa Rica Septiembre de 2012
    2. 2. Los retos1. Poder definir políticas y procedimientos2. Definir políticas y procedimientos3. Aplicar las políticas y procedimientos4. Mantener las políticas y procedimientos
    3. 3. Los retos1. Poder definir políticas y procedimientos2. Definir políticas y procedimientos3. Aplicar las políticas y procedimientos4. Mantener las políticas y procedimientos
    4. 4. Definir políticas y procedimientos• ¿Es competencia de los archivos hacerlo?• ¿La organización lo necesita realmente?
    5. 5. Definir políticas y procedimientos• ¿Es competencia de los archivos hacerlo?• ¿La organización lo necesita realmente?
    6. 6. Un trámite habitual...
    7. 7. La translación del valor evidencial Valor evidencial Valor evidencial
    8. 8. El objeto de trabajo de la archivística Competencia archivística DOCUMENTO ADMINISTRATIVO O DE ARCHIVO
    9. 9. Un trámite habitual...
    10. 10. Un trámite habitual...
    11. 11. Un trámite habitual...
    12. 12. El objeto de trabajo de la archivística Competencia archivística DOCUMENTO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO O DE ARCHIVO
    13. 13. El objeto de trabajo de la archivística DATACÉNTRICO DOCUCÉNTRICO Metadat Seguri Infor o dad mació Form autentic ante n ulario Base Gestor de docum datos ental Competencia Model archivística DocuPista de o de mento Tipoauditori objeto docum a datos ental Regla de Control retenció de n accesos
    14. 14. El documento electrónico como entidad intelectualCompetenciaarchivística Competencia tecnológica
    15. 15. Definir políticas y procedimientos• ¿Es competencia de los archivos hacerlo?• ¿La organización lo necesita realmente?
    16. 16. ¿Qué necesita una organización?
    17. 17. Que sus documentos sean...• Fiables• Auténticos• Íntegros• Usables (accesibles)Y conseguirlo al menor coste posible.
    18. 18. Beneficios para la organización
    19. 19. Seguridad jurídica: obligar por normativa legal• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica• Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos• Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público• Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información• Real Decreto 3 / 2010, de 8 de enero, por lo que se regula el Esquema Nacional de Seguridad• Real Decreto 4 / 2010, de 8 de enero, por lo que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
    20. 20. Normas Técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad• Documento electrónico• Digitalización de documentos• Expediente electrónico• Política de firma electrónica y de certificados de la Administración• Protocolos de intermediación de datos• Relación de modelos de datos• Política de gestión de documentos electrónicos• Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas• Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos• Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales
    21. 21. Mantenimiento del EsquemaNacional de Interoperabilidad
    22. 22. Normativa catalana: ámbito archivístico• Llei 10/2001, de 13 de juliol, darxius i documents• Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents• Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i lorganització dels arxius de la Generalitat de Catalunya• Ordre d11 de juliol sobre grups de treball en matèria darxivística
    23. 23. Normativa catalana: ámbito Administración electrónica• Llei 26/2010, del 3 dagost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya• Llei 29/2010, del 3 dagost, de lús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya• Decret 56/2009, de 7 dabril, per a limpuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a lAdministració de la Generalitat. • Protocolo de servicios y trámites electrónicos • Protocolo de interoperabilidad • Protocolo de identificación y firma electrónica • Protocolo de archivos
    24. 24. Obligaciones legalesObligaciones 11/2007 56/2009 4 / 2010Conservar en formato electrónico los documentos 1.2electrónicos, evidencias firmadas y otra información original 6.2.fque forme parte de un expediente, garantizando en todo 16.3momento su autenticidad, fiabilidad, integridad y 31disponibilidad.Utilizar la firma electrónica y el sellado de tiempo para la 29 30-34creación de documentos electrónicos y copias validos. 30 39Mantener un catálogo unificado y en línea de todos los 37.4expedientes.Mantener un inventario de información administrativa, 17-18 9.1procedimientos y servicios clasificados en familias.Mantener una relación actualizada de órganos 9.1administrativos, codificados de forma unívoca.
    25. 25. Obligaciones legalesObligaciones 11/2007 56/2009 4 / 2010Crear expedientes electrónicos, y garantizar su integridad 32 37 21.1.bmediante el foliado electrónico.Definir una política corporativa de gestión de documentos y 37.3 21.1.aexpedientes.Identificar los documentos electrónicos mediante un sistema 37.3 21.1.ede clasificación funcional y normalizada.Identificar los documentos electrónicos mediante un 21.1.cidentificador único e inequívoco.Identificar los documentos electrónicos mediante los 37.3 21.1.dmetadatos mínimos obligatorios y complementarios.
    26. 26. Obligaciones legalesObligaciones 11/2007 56/2009 4 / 2010Aplicar un periodo de conservación establecido por la 38.1 21.1.fcomisión calificadora competente.Garantizar el acceso completo en línea a los documentos, 38.1 21.1.gsus firmas y metadatos, durante todo el periodo deconservación.Borrar la información y destruir físicamente los soportes 21.1.kdejando registro.Transferir los expedientes a repositorios electrónicos a los 38.4 21.1.jefectos de conservación.Adoptar medidas para asegurar la conservación de los 31 38.5 21.1.hdocumentos y su valor probatorio a lo largo de su ciclo devida mediante transformación (migración).Validar mediante firma electrónica las transformaciones 38.5realizadas con finalidades de preservación.
    27. 27. Obligaciones legalesObligaciones 11/2007 56/2009 4 / 2010Rediseñar los procedimientos con anterioridad a su 34 9automatización.Garantizar la coordinación horizontal entre el responsable de 21.1.agestión de documentos y los restantes servicios interesados.Documentar los procedimientos y las medidas de 21.1.midentificación, recuperación, control y tratamiento de losdocumentos electrónicos.Asegurar la formación tecnológica del personal responsable 21.1.lde la ejecución y del control de la gestión de documentos, desu tratamiento y de su conservación en archivos.Mantener un catálogo de estándares. 11.3
    28. 28. Prestigio:promover por normativa técnica
    29. 29. El mapa de normas ISO
    30. 30. Otros normas técnicas • MoReq2010 • DoD 5015.2 • Normas de metadatos • TRAC • Nestor • Drambora
    31. 31. Los retos1. Poder definir políticas y procedimientos2. Definir políticas y procedimientos3. Aplicar las políticas y procedimientos4. Mantener las políticas y procedimientos
    32. 32. El sistema de gestión documental
    33. 33. Política de gestión documental"La política es un documento de altonivel, que establece las estrategias degestión documental y que actúa como unmarco donde deben encuadrarse losobjetivos de gestión documental."Bustelo, Carlota. Serie ISO 30300: sistema de gestión para los documentos. SEDIC, 2011.
    34. 34. ¿Cómo debe ser la política?• The rationale for the policy must be stated and its scope defined.• The policy should be based on the purpose and function of the institution.• The policy should contain a statement of preservation philosophy.• It should be supported by financial and human resource which ensure that the policy is realistic and can be implemented.• It should be based on an assessment of the needs.• Most important of all, it must be a living document, known by all concerned, frequently referred to, regularly updated and constantly monitored.Building Blocks for a Preservation Policy. National Preservation Office (The British Library), 2001.
    35. 35. Una política debe indicar...• Qué se debe hacer (objetivos)• Cómo lo debe hacer (métodos y procedimientos)• Quién lo debe hacer (responsables)• Cuando se debe hacer (condiciones)• Qué recursos se utilizan (instrumentos)• Cómo se mide lo que se hace (indicadores)• Qué pasa si no se hace (riesgos)
    36. 36. Objetivos de una política de preservación digital• Find it when you need it• Open it when you need it• Work with it in the way you need to• Understand what it is and what it is about• Trust that it is what it says it is Digital Continuity Plan. National Archives of Australia.
    37. 37. Tipos de políticas
    38. 38. Marcos para la definición de políticas Ámbito público
    39. 39. NARA Records Management Policy and Guidance
    40. 40. Descomposición de las políticas en procesos y procedimientos Gestión Preservación
    41. 41. Un ejemplo: procedimientos de conservación activa
    42. 42. Los procesos del sistema Organización Sistema de gestión documental Archivo electrónico  Archivo de gestión Archivo de soportes físicos Archivo histórico
    43. 43. Los procesos del sistema (archivo)
    44. 44. ¿Cómo se conectan las políticas? • Identificación Sistemas • Creación SIP • Vale. requisitos Repositorio Operacionales • Transferencia • Captura OAIS PAIMAS • Eliminación Política de Reglas de Procedimiento Política de gestión y retención de preservación evidencia transferencia
    45. 45. Los retos1. Poder definir políticas y procedimientos2. Definir políticas y procedimientos3. Aplicar las políticas y procedimientos4. Mantener las políticas y procedimientos
    46. 46. El sistema invisible Una breve anotación Algun proceso Algun criterio (y código) en la hoja deformal para indicar para identificar de qué seguimiento sobre a que lo controlo se trata y quien lo quien le he pasado (p.e. sello) puede ver y manipular los documentos Algun espacio Una selección y Una breve eliminación mínimamente anotación en periódica de seguro donde alguna hoja de aquello que ya no almacenar los seguimiento sirve documentos
    47. 47. Ámbito de pleno derecho de la Requiere un control Que és la gestión documental gestión general de una sistemático, homogéneo y organización, con un ámbito común a toda la organización… propio de responsa bilidad• Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. …a lo largo del ciclo de vida Todo el valor evidencial de los completo de los documentos, documentos proviene de su desde que se crean hasta que se relación con funciones y ISO 15489. eliminan o se archivan de forma actividades permanente Los documentos se mantienen como evidencia, y es necesario que residan en un entorno seguro que garantice su credibilidad
    48. 48. Componentes del sistemaEntorno externo Dimensión conceptual Subsistema de Subsistema de Subsistema de evaluación y control de acceso clasificación selección y uso Subsistema de Subsistema de descripción conservación Dimensión física
    49. 49. Instrumentos del sistemaSubsistema Subsistema Subsistema de control de Subsistema de evaluación y de Subsistema de descripción de acceso y uso selecciónclasificación conservación Clasificación AsignaciónClasificación Almacenami de seguridad Utilización Captura Registro de Disposición funcional ento y acceso disposición Mapa de Reglas de conservación y procesos Cuadro de seguridad y acceso Mapa de tipos documentales eliminación (BCS) Red de depósitos de archivo Mapa de series (RCS) Cuadro de procedencias
    50. 50. Instrumentos de conservaciónSubsistem Depósito de a de Depósito de Depósitoconservaci soportes ón archivo electrónico físicos Repositorio Contenedor Espacio físicoAlmacena online miento Instrumento de Instrumento de descripción descripción (base de datos o catálogo) Procedimientos Procedimientos Procedimientos (automáticos (semiautomáticos) Red de supervisados)depósitosde archivo Registros de actividad Conjunto de registros de actividad (audit trail)
    51. 51. Estructura del sistema deconservación a largo plazo (archivo)
    52. 52. Los retos1. Poder definir políticas y procedimientos2. Definir políticas y procedimientos3. Aplicar las políticas y procedimientos4. Mantener las políticas y procedimientos
    53. 53. Matriz de responsabilidades
    54. 54. La participación del archivo en la gestión de los documentos y la informaciónGestión de 25%  Análisis del sustrato documentalprocesos  Análisis de circuitos documentales(BPM)  Normalización documentalGestión 50% a 75%  Criterios de Clasificacióndocumental  Criterios de descripción(DM / CM)  Procedimientos de gestiónGestión de 75% a 100%  Criterios de ciclo de vidaciclos de vida  Definición del régimen de acceso(RM)  Definición de riesgos (carácter vital)Gestión del 100%  Procedimientos de Adquisiciónarchivo  Procedimientos de preservación  Procedimientos de Difusión / acceso
    55. 55. Definir el modelo organizativo para el mantenimiento del sistema Dirección Siempre propia. Obligatoria de acuerdo con la ISO 30300. Emitidas por un órgano propio, u obtenidas externamente Directrices por consultoría. Hay que prever un mantenimiento periódico. Prestador Servicios prestados por un órgano propio con recursos total o de servicios parcialmente propios, o plenamente externalizado. Herramientas Herramientas propias del sistema de gestión (centralizado), o reglas aplicadas a todas las herramientas de la organización.
    56. 56. Modelos organizativos para el mantenimiento del sistemaDirección Dirección Dirección Dirección DirecciónDirectrices Directrices Directrices Directrices Directrices Prestador Prestador Prestador Prestador Prestadorde servicios de servicios de servicios de servicios de serviciosHerramientas Herramientas Herramientas Herramientas Herramientas
    57. 57. Muchas gracias Jordi Serra Serra serra@ub.eduhttp://bd.ub.edu/pub/serra/

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