Política de gestió de documents electrònics

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Presentació del curs "Política de gestió de documents electrònics", celebrat a Gandia els dies 15 i 16 de setembre de 2011.

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Política de gestió de documents electrònics

  1. 1. Política de gestió de documents electrònics Jordi Serra SerraAssociació dArxivers i Gestors de Documents Valencians Ajuntament de Gandia Gandia, 15 i 16 de setembre de 2011
  2. 2. Sumari1. La documentació administrativa avui2. Gestionar la gestió: la necessitat de definir polítiques3. Aprofitar el moment4. El nostre arsenal: el disseny del sistema5. Els actors: el problema del perfil professional
  3. 3. 1. La documentacióadministrativa avui
  4. 4. EL CONCEPTE DE DOCUMENT DINS LATRAMITACIÓ: EVIDÈNCIA O EINA?
  5. 5. ¿Podem gestionar l’organització sense gestionar documents?
  6. 6. Com es manifesten els documents?• Paper (metadades en electrònic)• Correu electrònic• Imatges escanejades• Pàgines Web (Websites)• Missatgeria instantània• Xarxes socials• Gravacions de veu• Dades estructurades
  7. 7. QUÈ SÓN ELS DOCUMENTSELECTRÒNICS
  8. 8. El concepte• Document electrònic• Document digital (informàtic)• Document telemàtic
  9. 9. El document electrònic
  10. 10. Els components estructurals d’un document electrònic Entidad intel·lectual Representación manifestación Fichero (file) Bitstream Filestream
  11. 11. Propietats significativesLas características de los objetos digitales que deben ser conservadas a lo largo del tiempo para asegurar la contínua accesibilidad, usabilidad y significación de los objetos. Proyecto InSPECT
  12. 12. Tipus de propietats significatives• Contenido: expresión de la información, no necesariamente en una forma humanamente legible (texto, imágenes, etc.).• Contexto: información que permite la comprensión del entorno tecnológico y administrativo con el que el objeto se relaciona, así como su procedencia.• Apariencia: la forma en que el contenido del objeto se visualiza ante un agente o usuario (fuentes de letra, colores, etc.).• Estructura: la organización de las partes que componen el objeto, y cómo se relacionan unas con otras (cabeceras, paginación, etc.).• Comportamiento: funcionalidades intrínsecas al objeto (enlaces hipertextuales, fechas actualizables, etc.).
  13. 13. LA PROBLEMÀTICA DELSDOCUMENTS ELECTRÒNICS
  14. 14. La problemàtica dels documents electrònicsOBJETO EXPERIMENTADO OBJETO LOGICO OBJETO FÍSICO SOFTWARE CONTENIDO SOPORTE Word 1010101010 Disco duro Explorer 0010011101 CD/DVD Windows 0010101010 Token USB etc. 1110101100 etc. CONTEXTO Firmas Cabeceras Contraseñas
  15. 15. La dissociació del suportOBJETO EXPERIMENTADO OBJETO LOGICO OBJETO FÍSICO SOFTWARE CONTENIDO SOPORTE Word 1010101010 Disco duro Explorer 0010011101 CD/DVD Windows 0010101010 Token USB etc. 1110101100 etc. CONTEXTO Firmas Cabeceras Contraseñas
  16. 16. La virtualitat del documentOBJETO EXPERIMENTADO OBJETO LOGICO OBJETO FÍSICO SOFTWARE CONTENIDO SOPORTE Word 1010101010 Disco duro Explorer 0010011101 CD/DVD Windows 0010101010 Token USB etc. 1110101100 etc. CONTEXTO Firmas Cabeceras Contraseñas
  17. 17. La modificabilitat del contingutOBJETO EXPERIMENTADO OBJETO LOGICO OBJETO FÍSICO SOFTWARE CONTENIDO SOPORTE Word 1010101010 Disco duro Explorer 0010011101 CD/DVD Windows 0010101010 Token USB etc. 1110101100 etc. CONTEXTO Firmas Cabeceras Contraseñas
  18. 18. L’obsolescènciaOBJETO EXPERIMENTADO OBJETO LOGICO OBJETO FÍSICO SOFTWARE CONTENIDO SOPORTE Word 1010101010 Disco duro Explorer 0010011101 CD/DVD Windows 0010101010 Token USB etc. 1110101100 etc. CONTEXTO Firmas Cabeceras Contraseñas
  19. 19. La cultura organitzacional OBJETO EXPERIMENTADOSustituimos? Confiamos?Compartimos? Conservamos?
  20. 20. La problemàtica jurídica• La determinació de l’original• Els mecanismes vàlids per a la preservació i el trasllat de la integritat i l’autenticitat• La normativa processal i la prova documental• La completesa i homogeneïtat del marc legal• La responsabilitat i iniciativa dels organismes públics i privats
  21. 21. 2. Gestionar la gestió:la necessitat de definir polítiques
  22. 22. PERQUÈ CAL INTERVENIR EN LA GESTIÓDELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS
  23. 23. ¿Perquè cal intervenir?• Per obligació legal• Per exigència de la normativa tècnica• Pels beneficis per a l’organització• Pels beneficis per a l’arxiu
  24. 24. Intervenir per obligació legal• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica• Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP)• Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público• Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información• Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad• Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad• Normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad
  25. 25. Reconeixement– Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común – Artículo 45.5: "Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por esta u otras Leyes."
  26. 26. Normativa estatal: antecedents• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común• Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado• Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica.• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal• Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico
  27. 27. Aportacions de la LAECSP: principis• Flexibilización del uso de la firma electrónica avanzada y de los sistemas de seguridad más restrictivos (principio de proporcionalidad) (art. 4.g))• Independencia de los condicionantes tecnológicos (principio de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de la técnica) (art. 4.i))• Reconocimiento de derechos a los ciudadanos respecto al uso de medios electrónicos con un impacto enorme sobre la gestión documental: • A no aportar datos y documentos (interoperabilidad) (art. 6.2.b)) • A conocer el estado de la tramitación (sistemas CRM) (art. 6.2.d)) • A obtener copias electrónicas (transformación) (art. 6.2.e)) • “A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente” (art. 6.2.f))
  28. 28. Aportacions de la LAECSP: l’autenticació• Regulación de los sistemas de identificación y autenticación (art. 13): • Para el ciudadano firma electrónica ordinaria y avanzada • Para la Administración firma de sede electrónica, órgano y persona• Autenticación vinculada al concepto de procedencia (sello de órgano), mediante dos tipos de firma (art. 18.1): • Sello electrónico de órgano o entidad, con certificado digital. De uso en procedimientos automatizados (compulsa, notificación, identificación de sede electrónica, etc.) • Código seguro de verificación con comprobación por acceso a sede. De uso en procedimientos automatizados (impresión autentificada, intercambio de datos entre administraciones, etc.).
  29. 29. Aportacions de la LAECSP: el document• Uso preceptivo de la firma electrónica y el sellado de tiempo para la creación de documentos electrónicos administrativos válidos (art.29)• Normalización de los procedimientos de transformación entre soportes y obtención de copias auténticas (art. 30): • Copias electrónicas de documentos originales electrónicos mediante comparación con documento obrante en archivo • Copias electrónicas de documentos originales en papel mediante digitalización certificada por sello electrónico (compulsa electrónica) • Copias en papel de documentos originales electrónicos mediante impresión con código relativo a documento obrante en archivo• Posibilidad de eliminar los documentos originales en papel de los que se hayan efectuado copias auténticas electrónicas (art. 30.4)
  30. 30. Transformacions vàlides Copia c/s cambio formato Digitalización certificada Impresión con código
  31. 31. Aportacions de la LAECSP: la gestió documental• Reconocimiento y definición de la noción de expediente electrónico (art. 32): • “…cualquiera que sea el tipo de información que contengan.” • Garantizando la integridad mediante el foliado electrónico • Admitiendo el uso concurrente de un mismo documento (tramitación)• Preceptividad del rediseño de procedimientos previo a la automatización, especialmente centrado en la supresión o reducción de la documentación requerida (art. 34)
  32. 32. Aportacions de la LAECSP: la conservació• Obligatoriedad de la conservación de los documentos electrónicos originales, y de forma implícita de la creación de archivos digitales (art. 31)• Obligación de conservación de las evidencias electrónicas firmadas por los ciudadanos, para la certificación de la existencia y contenido de las actuaciones de los ciudadanos (art. 16.3)• Extensión de la conservación a la información no documental: “…asegurando *…+ la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias.” (art. 1.2)• Conceptualización de la sede electrónica e identificación de las responsabilidades del titular de la sede electrónica, que posibilita de forma indirecta el archivo de páginas Web (art. 10)• Habilitación para la transformación de documentos originales con finalidades de generación de copias auténticas o de preservación (art. 30 y 31)
  33. 33. Obligacions legalsObligaciones 11/2007 56/2009 4/2010Conservar en formato electrónico los documentos 1.2electrónicos, evidencias firmadas y otra información original 6.2.fque forme parte de un expediente, garantizando en todo 16.3momento su autenticidad, fiabilidad, integridad y 31disponibilidad.Utilizar la firma electrónica y el sellado de tiempo para la 29 30-34creación de documentos electrónicos y copias válidos. 30 39Mantener un catálogo unificado y en línea de todos los 37.4expedientes.Mantener un inventario de información administrativa, 17-18 9.1procedimientos y servicios clasificados en familias.Mantener una relación actualizada de órganos 9.1administrativos, codificados de forma unívoca.
  34. 34. Obligacions legalsObligaciones 11/2007 56/2009 4/2010Crear expedientes electrónicos, y garantizar su integridad 32 37 21.1.bmediante el foliado electrónico.Definir una política corporativa de gestión de documentos y 37.3 21.1.aexpedientes.Identificar los documentos electrónicos mediante un sistema 37.3 21.1.ede clasificación funcional y normalizado.Identificar los documentos electrónicos mediante un 21.1.cidentificador único e inequívoco.Identificar los documentos electrónicos mediante los 37.3 21.1.dmetadatos mínimos obligatorios y complementarios.
  35. 35. Obligacions legalsObligaciones 11/2007 56/2009 4/2010Aplicar un período de conservación establecido por la 38.1 21.1.fcomisión calificadora competente.Garantizar el acceso completo en línea a los documentos, 38.1 21.1.gsus firmas y metadatos, durante todo el período deconservación.Borrar la información y destruir físicamente de los soportes 21.1.kdejando registro.Transferir los expedientes a repositorios electrónicos a 38.4 21.1.jefectos de conservación.Adoptar medidas para asegurar la conservación de los 31 38.5 21.1.hdocumentos y su valor probatorio a lo largo de su ciclo devida mediante transformación.Validar mediante firma electrónica de las transformaciones 38.5realizadas con finalidades de preservación.
  36. 36. Obligacions legalsObligaciones 11/2007 56/2009 4/2010Rediseñar los procedimientos con anterioridad a su 34 9automatización.Garantizar la coordinación horizontal entre el responsable de 21.1.igestión de documentos y los restantes servicios interesados.Documentar los procedimientos y de las medidas de 21.1.midentificación, recuperación, control y tratamiento de losdocumentos electrónicos.Asegurar la formación tecnológica del personal responsable 21.1.lde la ejecución y del control de la gestión de documentos, desu tratamiento y de su conservación en archivos.Mantener un catálogo de estándares. 11.3
  37. 37. Intervenir per exigènciade la normativa tècnica
  38. 38. Família de normes ISO 26122 WPA 23081 15489 Metadata SGD 16175 Office30300 13028 MSR Digitization27000 14721 20652Security 18492 OAIS PAIMAS Preservation 13008 Conversion
  39. 39. Altres normes tècniques • MoReq2010 • DoD 5015.2 • TRAC • Nestor • Drambora
  40. 40. Normes de format • ISO 19005 PDF/A • ISO 32000 PDF • ISO 26300 ODF • ISO 29500 OOXML
  41. 41. Intervenir pels beneficis per a l’organització• Beneficis funcionals i econòmics• Beneficis de seguretat (compliance)• Beneficis patrimonials• Beneficis documentals
  42. 42. Requisits documentalsDe validesa (ISO 15489) De gestió• Fiable • Capturable• Autèntic • Classificat• Íntegre • Recuperable• Usable (accessible) • Conservable
  43. 43. Amb un doble objectiu:• Crear i mantenir documents fiables i autèntics durant la seva fase activa.• Conservar documents autèntics durant la seva fase semi/inactiva.
  44. 44. Per això el sistema ha de garantir… • Fiabilitat • Integritat • Compliment • Exhaustivitat • Sistematicitat
  45. 45. Intervenir pels beneficis per a l’arxiu• Optimització de les característiques dels documents que hauran de ser objecte de tractament i conservació• Posicionament orgànic / estratègic• Aliances amb actors clau• Respecte de làmbit competencial
  46. 46. 3. Aprofitar el moment
  47. 47. Nivells d’actuació Disseny d’un Nivell sistema deestratègic gestió documental Nivell Compartit: Liderat: actuacions actuacionsoperatiu puntuals transversals
  48. 48. Les oportunitats d’actuar1. Automatización de un 2. Automatización de la gestiónprocedimiento documental(reglado o no reglado) (con o sin gestor documental)Carácter sectorial. Carácter global.El reto más habitual. El reto real o final.Fàcil en la planificación. Planificación compleja.Difícil en el detalle y la ejecución. Gran coste en gestión del cambio.Asequible en la gestión del cambio. Reto de justificar los beneficios.La oportunidad de participar depende El proyecto es propio (de la unidadde que haya proyecto. responsable de la gestión documental)
  49. 49. Oportunitat 1: projecte concret Análisis del Análisis del sistema de procedimiento X información X Identificación y normalización del sustrato documental Aportación a Desarrollo de una solución la solución tecnológica transversal
  50. 50. Oportunitat 2: pla estratègic Análisis de los Análisis de los sistemas de procedimientos información Identificación y normalización del sustrato documental Aplicación a Automatización de la proyectos gestión documental concretos
  51. 51. Tipus de projecte Disseny d’unNivell estratègic sistema de gestió documental Compartit: Liderat:Nivell operatiu actuacions puntuals actuacions transversals Solucions Solucions de Solucions de Solucions per al orientades a gestió Projectes processos o tràmits concrets col·laboració i treball en grup treball autònom dels usuaris finals documental i/o arxiu digital
  52. 52. Sistemes d’informacióHerramientas Entorno de Gestor de Aplicaciones de oficina colaboración procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Sistema de archivo permanente
  53. 53. Solucions orientades a processos o tràmits concretsHerramientas Entorno de Gestor de Aplicaciones de oficina colaboración procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Sistema de archivo permanente
  54. 54. Mètode• Anàlisi del procediment i identificació del substrat documental: identificar les evidències equivalents a documents, referenciar i fixar la seva forma externa.• Derivació de polítiques i requeriments funcionals: indicar com ha de tractar el sistema les evidències identificades, dins duns procediments homogenis de gestió documental, i dacord amb una política conjunta per a tota la informació de lorganització.
  55. 55. Aportacions documentals• A la definición del procedimiento (BPM/Aplicaciones) • Identificación del sustrato documental (evidencias) • Definición y mejora del circuito documental• A la definición de funciones de gestor documental(DM) • Criterios de clasificación (identificación de series) • Criterios de descripción y herencia de metadatos • Representación de las entidades supertipo (expediente-documento) • Normalización documental (tipos vinculados a las fases del procedimiento) • Procedimientos de gestión de documentos integrados en los procedimientos de negocio• A la definición de funciones de gestor documental(RM) • Ciclos de vida y políticas de retención y preservación • Definición del régimen de acceso y protección de datos • Definición de riesgos (carácter vital)• A la definición del sistema de archivo permanente • Procedimiento de generación del paquete de información de transferencia
  56. 56. Un exemple
  57. 57. Solucions de col·laboració i treball en grupHerramientas Entorno de Gestor de Aplicaciones de oficina colaboración procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Sistema de archivo permanente
  58. 58. Aportacions documentals• A la definición del gestor documental (DM) • Criterios de clasificación (categorización y estructura de archivo) • Criterios de descripción y herencia de metadatos • Representación de las entidades supertipo (expediente-documento) • Normalización documental (modelos documentales y de expediente) • Procedimientos de gestión de documentos• A la definición del gestor documental (RM) • Ciclos de vida y políticas de retención y preservación (reglas) • Definición del régimen de acceso y protección de datos • Definición de riesgos (carácter vital)• A la definición del sistema de archivo permanente • Procedimiento de generación del paquete de información de transferencia
  59. 59. Un exemple
  60. 60. Solucions per al treball autònom dels usuaris finalsHerramientas Entorno de Gestor de Aplicaciones de oficina colaboración procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Sistema de archivo permanente
  61. 61. Aportacions documentals• Criterios de clasificación y organización: espacios y estructura• Criterios de denominación e identificación• Criterios de descripción (metadatos)• Criterios de autentificación e integridad• Criterios de formato• Criterios de sincronización con fuentes de datos estructurados• Normalización documental (elaboración de formularios y modelos de documento)• Criterios de expurgo (conservación / eliminación)• Definición del régimen de acceso (por espacios)• Soluciones de transferencia manual y empaquetado en expedientes• Criterios complementarios de carácter funcional (gestión del correo electrónico, gestión de documentos multimedia, etc.)
  62. 62. Un exemple
  63. 63. Solucions de gestió documental i/o arxiu digitalHerramientas Entorno de Gestor de Aplicaciones de oficina colaboración procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Sistema de archivo permanente
  64. 64. Aportacions documentals• A la definición del gestor documental (DM) • Criterios de clasificación (función vs serie) • Criterios de descripción y herencia de metadatos • Representación de las entidades supertipo (expediente-documento) • Normalización documental (tipos y modelos documentales) • Procedimientos de gestión de documentos• A la definición del gestor documental (RM) • Ciclos de vida y políticas de retención y preservación • Definición del régimen de acceso y protección de datos • Definición de riesgos (carácter vital) • Definición de los instrumentos de registro a mantener• A la definición del sistema de archivo permanente • Procedimientos de adquisición • Procedimientos de preservación • Procedimientos de difusión/acceso
  65. 65. Un exemple
  66. 66. 4. El nostre arsenal:el disseny del sistema
  67. 67. Components del sistemaEntorn extern Dimensió conceptual Subsistema de Subsistema de Subsistema control classificació d’avaluació i tria d’accés i ús Subsistema de Subsistema de descripció conservació Dimensió física
  68. 68. Processos del sistema• Captura• Registre• Classificació • Classificació funcional • Classificació de seguretat i accés • Assignació de cicle de vida• Emmagatzemament• Utilització i registre d’auditoria• Implantació de la disposició (tria)
  69. 69. Processos vs. componentsPROCESOS ISO 15489 COMPONENTESClasificación (func., seg., disp.) Subsistema de clasificaciónDisposición Subsistema de valoraciónUtilización Subsistema de control de accesoCaptura y registro Subsistema de descripciónAlmacenaje y preservación Subsistema de conservación
  70. 70. Instruments del sistema• Dimensió conceptual (definició) • Subsistema de classificació Mapa de • Subsistema d’avaluació i tria sèries documentals • Subsistema de control d’accés i ús• Dimensió física (materialització) • Subsistema de descripció Gestor • Subsistema de conservació Documental
  71. 71. EL SUBSISTEMA DE CLASSIFICACIÓ
  72. 72. Les tres dimensions funcionals de la classificació Sé donde Accedo a él está • (lo • (lo ubico) recupero) Actúo sobre él • (lo modifico, elimino, etc.)
  73. 73. La classificació: característiques• Quadre organitzat en una jerarquia de classes• Classificació per canvi despai o per assignació de metadades• Classificació manual, semiautomàtica o automàtica• Herència de propietats entre nivells depenents• Els expedients poden aparèixer a qualsevol nivell de la jerarquia• Ha de disposar de mecanismes dintitulació i notes dabast• Facilitat per a la migració total o parcial• Possibilitat de fer referències creuades• Possibilitat de construir codis qualificats• Una mateixa unitat documental pot assignar-ne a diverses classes?
  74. 74. El(s) quadre(s) de classificacióISO 26122, ISDF, UMM UMM (UN/CEFACT)Goal / objective FonsBusiness domain SubfonsFunction Secció (classe)Subfunction Subsecció (subclasse o funció)Business process Sèrie (subfunció)Activity Subsèrie (activitat)Action or task ExpedientTransaction Subexpedient Volum
  75. 75. L’anàlisi ISO 26122Anàlisi funcional Anàlisi seqüencial Objectiu Procés Procés Procés Funció Activitat Activitat Activitat Activitat Transacció Transacció Transacció Transacció
  76. 76. L’AGREGACIÓ: EL MAPA DE SÈRIESDOCUMENTALS
  77. 77. La sèrie documental• La sèrie és una entitat documental dins dun esquema de descripció arxivístic.• Però també és un recurs per a la gestió, que fa possible: • Identificar i aglutinar el substrat documental dels processos. • Dotar de significació documental a tot tipus devidències electròniques. • Gestionar de forma unificada entorns documentals híbrids. • Sistematitzar la gestió per entitats documentals de la informació generada per tot tipus de processos. • Identificar fitxers lògics i físics amb dades personals i assignar règims especials de protecció. • Definir les condicions de gestió i de tractament de tots els documents.
  78. 78. El rol de la sèrie en ladefinició del sistema Funciones y actividades Actores / Ciclos de agentes vida Series documentales Procesos y Tipos de trámites documentos Sistemas y aplicaciones
  79. 79. El rol de la sèrie en laimplantació del sistema Cuadro de clasificación funcional Cuadro de Políticas procedencias, sujetas a seguridad y calendarios acceso Series documentales Mapa de Repertorios de procesos y plantillas y flujos de modelos trabajo Integraciones y conectores con sistemas
  80. 80. El mapa de sèries documentals Unidades operativasFunciones yactividades Documentos y sistemas de información
  81. 81. EL SUBSISTEMA D’AVALUACIÓ I TRIA
  82. 82. Avaluació i tria de documents electrònics“The traditional media-centric space-reduction paradigm has been augmented by another paradigm, one that organizations today believe is even more important. It is content- centric and its focus is risk reduction.” AIIM International Cohasset Associates
  83. 83. Avaluar per a preservar• La valoració permet garantir les condicions de conservar dels documents.• La valoració evita que sapliquin costosos mètodes de preservació a documents de conservació a curt termini.• La valoració permet avançar la transferència a larxiu històric dels documents de conservació permanent.
  84. 84. El model InterPARES
  85. 85. Principis de l’avaluació dels documents electrònics• Cal avaluar les funcions i els processos que produeixen documents.• Són els arxivers els que han de definir els requeriments funcionals per a la gestió del cicle de vida dels documents electrònics duna organització.• La valoració sha de realitzar en la fase de disseny dels sistemes informàtics.• Els conjunts de metadades que sassocien als documents han dincloure elements que serveixin per descriure i executar les diferents etapes del seu cicle de vida.
  86. 86. Requeriments de les regles• Les regles afectes tots els components dels objectes documentals, les diferents versions, les relacions entre objectes, les seves metadades i les pistes d’auditoria.• Les accions de disposició de les regles solen ser: • Conservar de forma permanent • Presentar per a revisió • Destruir automàticament o previa autorització de l’administrador • Transferir a un altre repositori • Transformar a un altre format (exportar) • Modificar els permisos o criteris d’accés i ús• La disposició s’ha d’activar de forma automàtica, però la seva execució pot ser mediada per l’administrador del sistema (revisió i bloqueig).• Es preceptiu el registre de totes les accions de disposició.• Els conflictes entre regles es poden resoldre de forma manual o automàtica.• Les regles son heretables entre objectes relacionats o depenents.• Les regles es poden combinar amb altres regles, recursos i serveis en el marc d’una determinada política.
  87. 87. Aplicació de regles combinades Atributo nombre: e-mail Atributo tipo: clase Atributo nombre: Contratación de personal Atributo formato para conservación Atributo clase: Recursos humanos (metaclase) permanente: XML Atributo tipo: clase Comportamiento para conservación Atributo período vigencia: 5 años permanente: transferencia al ERMS Atributo disposición: conservación permanenteAtributo nombre: ANS4651 Atributo nombre: GW455S Atributo nombre: E1845SAtributo clase: Planificación Atributo clase: Contratación de Atributo clase: Contratación deanual personal personalAtributo tipo: e-mail Atributo tipo: e-mail Atributo tipo: documento WordAtributo fecha: 12/5/2001 Atributo fecha: 14/5/2001 Atributo fecha: 16/4/2001 Conversión automática del objeto GW455S a XML a los cinco años de su creación, y transferencia al archivo digital.
  88. 88. EL SUBSISTEMA DE CONTROL DEL’ACCÉS I DE L’ÚS
  89. 89. La seguretat a nivell de sistema: Autentificació Autorització Auditoria Qui Què Què sóc puc fer faig
  90. 90. El control de l’accés i l’ús• Art. 16 de l’ENS: “El acceso al sistema de información deberá ser controlado y limitado a los usuarios, procesos, dispositivos y otros sistemas de información, debidamente autorizados, restringiendo el acceso a las funciones permitidas.”
  91. 91. Les pistes d’auditoria• Art. 23 de l’ENS: “Con la finalidad exclusiva de lograr el cumplimiento del objeto del presente Real Decreto, con plenas garantías del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen de los afectados, y de acuerdo con la normativa sobre protección de datos personales, de función pública o laboral, y demás disposiciones que resulten de aplicación, se registrarán las actividades de los usuarios, reteniendo la información necesaria para monitorizar, analizar, investigar y documentar actividades indebidas o no autorizadas, permitiendo identificar en cada momento a la persona que actúa.”
  92. 92. El control de l’accés i l’ús: funcionament Rols Espais Usuaris Permisos Grups Objectes
  93. 93. Requeriments de control de l’accés i l’ús• Autenticació en accés = autenticació de les accions• Un usuari pot concedir permisos a un altre usuari en funció del context• La cerca, la navegació i les traces: punts febles del sistema daccés• Ocultació parcial de dades, completa del contingut i completa de lobjecte• La pista dauditoria garanteix la integritat, ergo lautenticitat• La pista dauditoria ha de ser inalterable i conservable, però parametritzable• Les còpies de seguretat garanteixen la disponibilitat del sistema• Els documents essencials han de ser objecte despecial protecció
  94. 94. EL SUBSISTEMA DE CAPTURA IDESCRIPCIÓ
  95. 95. La importància del procés de captura Document Relacionat amb el seu context i vinculat a altres documents Ubicat en un entorn controlat que permet que sigui gestionat adequadament
  96. 96. Captura• “Declare a document to be a record”• La captura se materializa mediante: • Un cambio de espacio lógico • Un proceso de registro y protección • Un proceso de descripción • Un proceso de clasificación
  97. 97. Les metadades
  98. 98. Tipus de metadadesSegons la visibilitat Segons la utilitat• Metadades explícites • Descriptives o de recuperació • Endògenes • Exògenes • Administratives o de gestió• Metadades implícites • Tecnològiques o de preservació
  99. 99. Tipus de metadades ISO 23081 (en gris cobertura MoReq) Mandates Govern Business Establish Account for competencies Execution of Is of Do Records documented management in business Record, Manage, Do Enable, use Create People Records (Agents) Used by
  100. 100. Requeriments per a la gestió de les metadades • Incorporar implícitament totes les metadades obligatòries • Permetre validar els valors de les metadades • Assignació de les metadades únicament al nivell pertinent • Herència de metadades entre objectes o tipus documentals • Alimentació de metadades per introspecció • Definició de valors per defecte • Les traces d’auditoria no es consideren metadades
  101. 101. Principals models de metadades• Dublin Core Metadata Element Set (DC)• Encoded Archival Description (EAD)• MoReq2010 XML Metadata Scheme• Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)• Preservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS)• Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA)
  102. 102. L’AGREGACIÓ: EL GESTORDOCUMENTAL
  103. 103. Abast de l’ECM
  104. 104. Funcionalitats d’un eina de Document Management (DM) • Producció i captura • Indexació, descripció i registre Finalitat: • Classificació i autoclassificació gestió de la • Gestió per documents virtualsdocumentació • Control de versionsen entorns de • Processos simples de revisió tramitació • Gestió de formularis i models de document electrònica • Integració amb aplicacions • Cerca, recuperació i visualització • Publicació i transformació
  105. 105. Funcionalitats d’una eina de Records Management (RM) • Classificació i gestió d’agrupacions Finalitat: documentals gestió i • Gestió de calendaris i polítiquescontrol del • Execució i registre de les polítiques cicle de • Retenció i bloqueig dexecució de vida dels les polítiquesdocuments • Definició de nivells de seguretat ielectrònics accés • Gestió dels registres d’utilització
  106. 106. Funcionalitats d’una eina deBusiness Process Management (BPM) • Modelització i disseny Finalitat: • Simulació definició, • Control de l’execució execució i control de • Monitorització i registre tramitacions • Alarmes i punts de control
  107. 107. Què és un entorn de gestió híbrid? Originals en suport paper o altres suports Originals en físics suport electrònic Còpies autèntiques (producte de transformació) Eina/es comuna/es
  108. 108. Funcionalitats d’una eina d’arxiu a llarg termini • Ingesta, caracterització, Finalitat: validació i encapsulat conservació • Emmagatzematge i verificació accessible i a d’integritat llarg termini de la • Detecció d’obsolescènciadocumentació • Definició, execució i control de electrònica polítiques de preservació • Gestió de l’accés i la difusió
  109. 109. Tecnologies de transformació Digitalització • Transformació de documents paper en documents electrònicsReconeixement • Transformació de documents de caràcters imatge en documents textuals • Transformació de documents Signatura electrònica electrònics en documents electrònics autèntics
  110. 110. Sistemes de seguretat• Tráfico de relleno y control de encaminamiento (firewall)• Control y restricción de acceso y uso de recursos compartidos• Sistemas de registro (logging, audit trail)• Criptografía, firma electrónica y PKI• Notaría digital y sello de tiempo (time stamping)• Marca de agua (watermark)
  111. 111. La tramitació per mitjans electrònics Portal de tramitació Sistemes externs telemàtica Sistemes corporatius Registre Plataforma telemàtic interoperabilitat Bústia de Sistemes notificació d’altres ens telemàtica
  112. 112. 5. Els actors: el problema del perfil professional
  113. 113. Barreras y retos• Imaginario social• Ubicación orgánica• Formación y habilidades• Disposición para la acción
  114. 114. Virtudes necesarias• Solidez conceptual y metodológica.• Disponibilidad de herramientas archivísticas.• Poliglotía en vocabularios ajenos.• Aceptación de la invisibilidad y de la distribución de competencias.
  115. 115. La participación del archivero en un proyecto tecnológicoGestión de 25%  Análisis del sustrato documentalprocesos  Análisis de circuitos documentales(BPM)  Normalización documentalGestión 50% a 75%  Criterios de clasificacióndocumental  Criterios de descripción(DM/CM)  Procedimientos de gestiónGestión de 75% a 100%  Criterios de ciclo de vidaciclos de vida  Definición del régimen de acceso(RM)  Definición de riesgos (caràcter vital)Gestió del 100%  Procedimientos de adquisiciónarchivo  Procedimientos de preservación  Procedimientos de difusión/acceso
  116. 116. Moltes gràcies Jordi Serra Serra serra@ub.eduhttp://bd.ub.es/pub/serra/

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