Este documento fornece instruções sobre como criar formulários online usando o Google Docs. Explica como adicionar perguntas de diferentes tipos, enviar o formulário para preenchimento, visualizar as respostas, e compartilhar o formulário com outros.
2. Introdução
O que é o Google Docs? Basicamente, trata-se de um site na Internet onde pode criar
documentos ou carregar ficheiros já existentes (por exemplo, em formatos doc, xls ou
ppt), partilhar e colaborar em tempo real com colegas seus, em torno de um
documento ou de uma apresentação que podem estar a ver e a alterar em simultâneo
e aceder aos seus ficheiros em qualquer lugar, com acesso à Internet. No entanto,
como o objeto deste pequeno guião é a construção de formulários, ou seja,
questionários que podem ser colocados e preenchidos on-line, vou-me centrar apenas
neste aspeto.
O Formulário é uma opção da folha de cálculo do Google Docs. Esta ferramenta
destina-se a criar um instrumento de recolha de dados para, por exemplo, avaliar o
trabalho realizado numa Unidade Curricular ou recolher as opiniões dos participantes
numa ação de formação que organizámos. Como poderá constatar, com um esforço
bem menor do que as formatações exigidas no processador de texto ou na folha de
cálculo, consegue obter um produto mais profissional e colocá-lo de imediato on-line,
disponível para preenchimento ao público que definir. Mas uma potencialidade não
menos importante é a forma como a ferramenta organiza automaticamente em
tabelas e gráficos os dados recolhidos, que podem assim ser apresentados.
Como criar um formulário?
Na página principal do Google Docs, escolha CRIAR – Formulário.
Aí pode atribuir um nome ao formulário (tal como surgirá aos respondentes), uma
pequena descrição (facultativa), indicando, por exemplo, o objetivo ou fim a que se
destina, o Nome da pergunta, o Texto de ajuda (facultativo) explicitando ou
clarificando, por exemplo, algum termo da pergunta, o Tipo de pergunta (escolha
múltipla, caixa de verificação, etc.) e, de acordo com a escolha, as várias opções que
deve redigir. Pode ainda Tornar (ou não) a pergunta de resposta obrigatória, ativando
a caixa. Note que esta decisão tem implicações, uma vez que o programa impede o
envio do questionário enquanto não se responder à pergunta.
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3. Para introduzir uma nova pergunta faça um duplo clique em Pergunta da amostra 2 e
o processo de preenchimento segue o já descrito no parágrafo anterior. Qualquer
engano no tipo de pergunta selecionado ou nas opções indicadas, pode ser corrigido a
posteriori, editando a respetiva pergunta. Após a redação de uma pergunta pode fazer
um clique em Concluído e continuar a introduzir novas perguntas, acedendo a
Adicionar item e selecionando o tipo da pergunta a introduzir.
O aspeto mais delicado da criação do formulário está na decisão sobre a formulação
das perguntas e na escolha do tipo de pergunta mais adequado, situação que deve
planificar antes, embora possa sempre alterar decisões anteriores. Na escolha do tipo
de pergunta, entre as sete disponíveis, deve ter em conta a seguinte informação:
Texto: Para texto curto;
Texto de parágrafo: Para texto longo;
Escolha múltipla: Quando, entre várias opções, apenas pode escolher uma. Este tipo
de pergunta permite-lhe, caso o pretenda, direcionar o respondente para uma página
específica de acordo com a resposta dada.
Caixas de verificação: Quando pode escolher uma ou mais opções;
Selecionar a partir de uma lista: Quando pode selecionar uma das opções
disponibilizadas numa lista;
Escala: Quando se pretende situar numa escala ordinal (estabelece uma relação
valorativa);
Grelha: Quando relativamente a uma mesma pergunta pretende abordá-la de
diferentes ângulos, numa escala de valor (ver exemplo a seguir).
Neste caso, a pergunta é Considera o trabalho realizado na Unidade Curricular … Os
cabeçalhos Desadequado a Muito adequado são as etiquetas das colunas e as várias
concretizações da pergunta (Quanto à metodologia utilizada, etc.) são as etiquetas das
linhas.
Alguns tipos de pergunta (3 e 4) permitem a introdução da opção adicionar Outra.
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4. Como enviar o formulário aos destinatários para preenchimento on-line?
Após ter criado o formulário, acione o botão Enviar este formulário a outras pessoas
onde deve indicar os mails dos destinatários e pode desativar a caixa Incluir o
formulário no e-mail. Após ter feito um clique no botão Enviar, os destinatários
receberão uma mensagem com a ligação para o site onde está o formulário (ver o
exemplo em baixo). Por exemplo, no exemplo a seguir, o link do formulário será
enviado a todos os professores da ESE.
Na figura abaixo pode ver o aspeto do mail que eles receberão:
Como ficam registadas as respostas e como podem ser visualizadas?
As respostas são registadas na folha de cálculo, com os vários registos dos indivíduos
que responderam, um por cada linha, e podem ser visualizados, quando está no
processo de edição do formulário, em Ver respostas – Folha de cálculo.
Também quando entra no seu documento, abre-se uma janela da folha de cálculo que
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5. ‘suporta’ os dados recolhidos no formulário que construiu.
Na 1ª linha observa todos os campos, correspondentes às variáveis criadas, com as
respetivas perguntas. Na 1ª célula da linha tem um campo que o Google Docs cria
automaticamente e que indica a data e hora em que o questionário foi
enviado/recolhido.
Pode acontecer que a hora não esteja certa, situação que pode corrigir no Fuso
horário, acedendo através do ícone no canto superior direito, a Definições dos
documentos.
Aí deve corrigir a situação de acordo com a imagem abaixo.
Cada linha seguinte constitui um registo com as respostas que o programa transferiu
automaticamente a partir dos formulários que foram enviados.
Quando está a editar o formulário, pode ainda ver um resumo dos resultados,
organizados em tabelas e gráficos, relativamente a cada uma das questões (Ver
respostas – Resumo). De igual modo, quando está na folha de cálculo, a opção
Formulário – Mostrar resumo das respostas permite aceder a essa nova folha com os
dados organizados em tabelas e traduzidos em gráficos (exemplos abaixo).
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6. Note que, se for o caso de ter um blogue ou outro site onde queira integrar o
questionário que criou, pode criar aí uma ligação. Quando está a editar o formulário,
tem em rodapé a ligação para o site onde fica alojado (ver exemplo em baixo).
Para incorporar o próprio formulário no site/blogue, escolha em Mais ações -
Incorporar e copie o código HTML da ligação. Em seguida, aceda ao menu HTML do
site e cole aí o código que copiou. Grave e verá o seu formulário integrado na página.
O mesmo menu Formulário permite ainda as operações Editar formulário, Enviar
formulário e Ir para formulário ativo.
Editar o formulário permite-lhe corrigir ou anular perguntas ou alterar o seu tipo. Isso
pode ser feito usando a ferramenta que surge do lado direito de cada pergunta (o lápis
que edita, a dupla folha que duplica – quando quer gerar perguntas muito
semelhantes e o caixote do lixo para remover a questão).
A frase na figura acima, Dados sobre a Unidade Curricular, é um cabeçalho que pode
introduzir no seu formulário quando está a editá-lo, acedendo a Adicionar item –
Cabeçalho da secção.
Enviar o formulário permite-lhe que indique os endereços de correio eletrónico das
pessoas a quem quer enviar o questionário. Ir para o formulário ativo permite-lhe
aceder ao formulário on-line para o preencher e enviar.
Se não gosta dos títulos visualizados nos gráficos automáticos que a aplicação cria,
uma vez que eles assumem como títulos as questões tal como foram perguntadas no
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7. formulário, pode alterá-los na 1ª linha da folha de cálculo, nomeadamente tornando-
os mais curtos.
Como pode partilhar a elaboração do formulário?
Pode partilhar com outros atribuindo-lhe direitos de visualização ou de edição. Neste
último caso, todos os editores podem ir construindo o formulário colaborativamente.
Na página inicial, com o título do seu trabalho selecionado, aceda ao ícone Partilhar
Abre-se uma janela onde pode Adicionar pessoas, indicando o mail das pessoas com
quem partilha e definindo se Pode editar ou apenas Pode visualizar.
Como pode transferir e importar ficheiros?
O conjunto dos registos de dados pode ser gravado/exportado num ficheiro em vários
formatos, como xls(x) (Excel) ou PDF, que pode ser posteriormente lido
respetivamente na folha de cálculo ou no Acrobat Reader.
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8. Em Ficheiro – Transferir como … selecione Excel ou PDF (caso da janela abaixo).
No caso do ficheiro em formato pdf, pode definir em Esquema a configuração e
orientação da página com os dados recolhidos na folha de cálculo. A possibilidade de
gravar em formato xls ou xlsx permite-lhe tratar e organizar os dados recolhidos
através do formulário, aproveitando as enormes potencialidades da folha de cálculo
(Excel) que podem não estar disponíveis na folha de cálculo do Google Docs.
Por outro lado, a folha de cálculo do Google Docs pode importar dados em formato xls.
Para o efeito, selecione Ficheiro – Importar, procure o ficheiro a carregar e o tipo de
ação que deseja realizar (criar uma nova folha, acrescentar linhas à folha atual, etc.).
Bom trabalho!
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