CIRCULAR DE CALIDAD EN MARCHA  Nº 1 <br />PARA :DIRECTIVOS, DOCENTES, ADMINISTRATIVOS DE LA I.E. COMUNEROSDE:RECTOR Y COOR...
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Circula No. 01 de Marzo de 2011

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Circular no 1 de marzo de 2011

  1. 1. CIRCULAR DE CALIDAD EN MARCHA Nº 1 <br />PARA :DIRECTIVOS, DOCENTES, ADMINISTRATIVOS DE LA I.E. COMUNEROSDE:RECTOR Y COORDINACION DE CALIDADASUNTO:EMISION DE PRIMERA CIRCULAR DE CALIDADCIUDAD Y FECHA :POPAYÁN, 1 DE MARZO DE 2011<br />La adopción de un sistema de Gestión de calidad, es una decisión estratégica para la Institución Educativa los Comuneros y en general para todos los establecimientos educativos en Colombia; esta viene tomando mayor fuerza en nuestro país, los últimos cinco años; dada la urgente necesidad de incrementar las fortalezas en los procesos Institucionales públicos.<br />Al trabajar mediante un sistema de Gestión de calidad, estamos fortaleciendo las posibilidades de respuesta a las necesidades y expectativas de nuestra comunidad educativa, porque planificamos, hacemos, verificamos, actuamos y aseguramos la mejora continua en todas nuestras actividades diarias, la calidad no debe ser ajena a ellas.<br />En nuestra Institución, en el marco de la política de mejoramiento y en particular la estructuración del sistema de Gestión de Calidad, se ha designado a la coordinadora Liliana Hoyos, para que además de sus funciones cotidianas, cumpla con funciones específicas como coordinadora del Sistema de Gestión de la Calidad de toda la Institución. <br />Bajo este nuevo enfoque, vale la pena precisar al respecto que sus funciones como Coordinadora de calidad se han estructurado como:<br />Participar activamente en la implementación del sistema de Gestión de calidad y el diseño de sus mecanismos de control y seguimiento.<br />Evaluar periódicamente y hacer seguimiento al nivel de cumplimiento de todos aquellos compromisos, actividades y/o eventos institucionales, que redunden en el mejoramiento de la calidad educativa Institucional y que se encuentren expresados tanto en el plan operativo mensual como en los planes de mejoramiento institucional (PMI).<br />Divulgar resultados de seguimiento a actividades y/o eventos a través de medios de comunicación formal: comunicación interna, circular, correo electrónico y página institucional.<br />Diseñar de manera precisa y oportuna todos los elementos que hagan parte del sistema de Gestión Documental y que sirvan de soporte de funcionamiento a los procesos institucionales<br />Elaborar informes de retroalimentación a los diferentes procesos y/o personal de la Institución cuando considere necesario hacerlo<br />Diseñar mecanismos de evaluación y/o medición para lo relacionado con el control de aspectos críticos de la calidad.<br />Proponer y promover la implementación de estrategias y mecanismos efectivos, que contribuyan a la mejora continua, con base en el análisis de datos y hechos.<br />Aplicar estrategias efectivas de despliegue que garanticen la implementación de las directrices a nivel Institucional.<br />En vista de esta decisión, hoy nace para la I. E. los Comuneros, un documento denominado “Circular de calidad en marcha”; el cual estará emitiéndose de manera mensual y a más tardar el 2º día hábil de cada mes, para toda la comunidad educativa y deberá ser leído por todo el personal apenas llegue a la sede, en un espacio institucional, para efectos de garantizar que sea conocida por todos los docentes, directivos y administrativos.<br />El propósito de esta circular es:<br />Mejorar y formalizar los canales de comunicación Institucional<br />Precisar y dar directrices sobre ciertas actividades que se desarrollarán a Nivel Institucional o en alguna sede determinada, pero que requieren ser conocidas por todas las personas de la comunidad educativa.<br />Registrar y hacer seguimiento a las actividades planteadas dentro del plan operativo mensual (POM) por los diferentes estamentos educativos.<br />Divulgar resultados de procesos Institucionales internos y/o externos<br />Unificar Institucionalmente fechas y/o actividades, eventos que requieren la participación de todas las sedes y/o comunidad educativa.<br />Este documento, de aquí en lo sucesivo constará de los siguientes apartes:<br />En la primera parte de la circular, aparecerán de manera mensual todas las actividades que se han programado durante el mes correspondiente, desde las diferentes áreas, núcleos o Gestiones; estas actividades a su vez contemplarán el nombre de las personas que la coordinan, el nombre de las personas que participan en esa actividad, la fecha en la que inicia la actividad, la fecha en que termina, los días que dura, el objetivo, la sede donde se desarrollará la actividad y/o sedes involucradas, el seguimiento a las actividades y las observaciones que se consideren pertinentes.<br />En la segunda parte de la circular se detallarán los resultados del seguimiento a las actividades planteadas durante el mes anterior a la circular, que se supone ya deben estar ejecutadas. <br />Para la confirmación de la ejecución de la actividad, es importante considerar las evidencias presentadas; las cuales se convertirán en la prueba fehaciente de que dichas actividades o eventos se llevaron a cabo. Si una actividad contemplada en el Plan operativo mensual (POM) no se realiza, el coordinador responsable de ésta, debe informar con anterioridad (en lo posible por lo menos dos días antes), y al correo institucional comuneros6@yahoo.com, el porqué de su aplazamiento o cancelación. <br />Es importante hasta dónde sea posible respetar las fechas programadas, ya que un cambio en ellas genera automáticamente problemas en la ejecución de las demás actividades; de ahí que se considere necesario aclarar que si una actividad se va a reprogramar, se debe revisar en el plan operativo mensual, que en esa nueva fecha, no haya cruce con otra actividad que impida realizarla, ya que en este caso priman las fechas planeadas sobre las improvisadas. De igual manera, en el caso de requerir espacio para una actividad no contemplada dentro del POA, se pretende que esta se informe a Coordinación de calidad, mediante comunicación interna o correo electrónico, especificando el objetivo, responsables, participantes y fecha.<br />En la tercera parte de la circular irán de manera específica algunas directrices institucionales, que orientarán el qué hacer en determinada fecha o evento del mes.<br />Como aparte final, se contemplará todo lo relacionado con la adopción del sistema de Gestión documental. Se detallará en este caso el o los documentos y/o formatos que institucionalmente se vayan adoptando con sus correspondientes actualizaciones y explicaciones de uso.<br />I PARTE<br />Plan operativo mensual (POM)<br />Esta circular por ser la primera, va acompañada de un archivo anexo, en Excel, llamado “POA 2011 I.E. los Comuneros”, el cual contempla la totalidad de las actividades planteadas desde y para los diferentes estamentos en la Institución, hasta el IV período. Este archivo muestra período a período los eventos a realizarse, los responsables, el objetivo del evento, etc.<br />Se espera que en este momento nos concentremos en todo lo relacionado con actividades del primer período, y que en lo posible nos ubiquemos en las actividades en las que somos o participantes o coordinadores, durante el mes de Marzo de 2011; las cuales son objeto de esta circular, para efectos de garantizar el cumplimiento de la actividad. Los coordinadores de cada actividad buscarán mecanismos de comunicación efectiva, mediante comunicación interna a cada sede o participante con el objeto de generar recordación de su actividad.<br />Las actividades del mes de Marzo de 2011 pueden verse de manera más detallada en el archivo de Excel. Este archivo estará disponible e impreso en carteleras de la Institución, en oficinas de Coordinación; pueden consultarlo en los correos personales y en www.Comuneriandoblogspot.com. <br />Todas las actividades aquí relacionadas fueron informadas por todas las coordinaciones de todas las sedes, jornadas, núcleos y gestiones; no son por tanto fechas ni actividades impuestas ni supuestas; además, están ordenados de tal manera que el arreglo de una actividad puede generar la cancelación de otra. Las actividades que no se contemplen aquí no fueron tramitadas por medio de las coordinaciones.<br />II PARTE<br />Seguimiento a las actividades Institucionales<br />Al momento tenemos que a 28 de Febrero de 2011, debe aparecer en el correo Institucional el formato de plan de asignatura de cada docente. <br />Nuestras sinceras FELICITACIONES a los siguientes docentes; quienes de manera oportuna enviaron los planes de asignatura. Esto demuestra un compromiso Institucional digno de resaltar.<br />Descripción del Inductor de seguimientoDocentes que enviaron el formato diligenciado de manera oportunaSEDE PRIMERO DE MAYOFATIMA ORDOÑEZHERMELANDA CARVAJALSEDE COMUNEROS – JORNADA DE LA MAÑANAADIELA MOPANCARLOS PERAFANALBERTO CHILITOEDNA VELASCOJANETH HURTADOOLGA BENAVIDESMARY NARVAEZMARTHA BENAVIDESSEDE COMUNEROS – JORNADA DE LA TARDEADRIANO FERNANDEZARY PARUMAAMDERS LINARESFERNANDO PARRAALBEIRO CERONISRAEL LEMUSOSCAR MUÑOZTERESA MEDINAMARIA AMINTA CHAVEZEDGAR SILVAHUMBERTO GARRIDOJAIME MONCAYOROSALBA CASTAÑOALVARO PEREZARMANDO CAMPOERUIN SANCHEZJUAN CARLOS GUEVARARUBY AMPARO LIZSEDE JOSE ANTONIO GALANANDREA RIVERAJORGE PINOLILIANA COLLAZOSDANIEL ORDOÑEZJAIRO OJEDANURY MONTERONANCY FLOREZ<br />De manera especial nos permitimos FELICITAR y AGRADECER toda la colaboración brindada por el docente JOSE ADRIANO FERNÁNDEZ, quien de manera incondicional ha apoyado este proceso de sistematización y formalización de nuestra comunicación, a través de www.comuneriando.blogspot.com. Su proactividad con seguridad nos ayudará a sacar avantes nuestros avances Institucionales.<br />III y IV PARTE<br />Directrices Institucionales y sistema de Gestión Documental<br />Teniendo en cuenta que para efectos de indicadores de Gestión Institucional, se nos está exigiendo mostrar resultados sustentados a través de datos y hechos, fácilmente verificables; se hace necesario precisar sobre la necesidad de dejar registro de todo lo que hacemos. En algunos casos esta evidencia puede ser solo documental como por ejemplo actas y listados de asistencia; en otros casos puede ser gráfica como fotos y videos; y en otros casos puede ser virtual, a través de correos electrónicos u otros medios informáticos; etc., en fin se requiere de manera urgente empezar a organizarnos en ello.<br />Respecto a este requerimiento, se ha dispuesto para generar evidencias lo siguiente:<br />Crear un formato de comunicación interna, el cual pretende formalizar la comunicación entre los diferentes procesos. En este formato, cualquier persona que haga parte de la I. E. Los Comuneros, podrá presentar sus inquietudes, a otras personas dentro de la misma Institución; solicitar ciertas explicaciones, informar eventos, etc. Este formato debe adoptarse de manera Institucional y se ha denominado “comunicación Interna GAF- F -01 Ver 1. Este formato estará disponible en correos personales y www.Comuneriandoblogspot.com. <br />Para efectos de enviar oficios a otras entidades externas, también se ha dispuesto un formato Institucional. Este formato estará disponible en correos personales y www.Comuneriandoblogspot.com.<br />Siempre que se realice una reunión, se debe dejar constancia o evidencia de ella a través del registro en una Acta de reunión; para esto se ha previsto el formato Institucional “Actas de reunión- GAF-F-08 Ver 1”.<br />Estas actas deben digitarse y enviarse al correo institucional comuneros6@yahoo.com, este formato de actas, lo encuentran en su correo personal y adicionalmente en www.Comuneriandoblogspot.com.<br />Para el caso de los eventos es importante y en todos los casos, llevar a cabo el registro en:<br />LISTAS DE ASISTENCIA. Usando en este caso el formato Institucional: “formato de Lista de asistencia de personal a eventos Institucionales “GAF-F-03 Ver 1”; el cual se encontrará en sus correos personales, en www.Comuneriandoblogspot.com o impreso en las coordinaciones para ser fotocopiado.<br />Algunos eventos además pueden acompañar como evidencia:<br />Vídeos<br />Fotografías<br />gráficos,<br />cuadros<br />Mapas o muestras materiales<br />Estos vídeos o fotos deben almacenarse en un CD, marcarse y remitirse a la rectoría, mediante correo o comunicación interna para efectos de archivo.<br />Recordemos las conformaciones de las gestiones, consejos y núcleos, para efectos de ubicarnos mejor y apoyar las actividades y/o eventos programados.<br />LIDERES DE GESTIONES:<br />ACADÉMICA: Edgar Silva<br />COMUNITARIA: Alberto Chilito<br />DIRECTIVA: Rosalba Castaño<br />ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Liliana Collazos<br />LIDERES DE NUCLEOS<br />Núcleo de convivencia – Ofelia Castrillón<br />Núcleo de pensamiento- Eruin Sánchez<br />Núcleo de ambiente saludables- Olga Benavides<br />Núcleo de comunicación- Amders Linares<br />INTEGRANTES DE CONSEJO DIRECTIVO – REPRESENTACION DOCENTE<br />Armando Campo- Jornada de la tarde<br />Carlos Alfredo Perafán- Jornada de la mañana<br />Fátima Ordóñez- Sede 1º de Mayo<br />Jairo Ojeda – Sede José Antonio Galán<br />INTEGRANTES DEL CONSEJO ACADEMICO<br />Núcleo de convivencia – Ofelia Castrillón<br />Núcleo de pensamiento- Eruin Sánchez<br />Núcleo de ambiente saludables- Olga Benavides<br />Núcleo de comunicación- Amders Linares<br />Sede José Antonio Galán- Hernán Realpe<br />Sede Primero de Mayo- Hermelanda Carvajal<br />Jornada de la mañana- Mery Lucía Narváez<br />Jornada de la tarde- Fernando Parra<br />Jornada de la noche y sabatino- Daniel Ordóñez<br />INTEGRANTES DE GESTION DIRECTIVA<br />Daniel Ordóñez<br />Fatima Ordóñez<br />Eruin Sánchez<br />María Aminta Chávez<br />Rosalba Castaño<br />Albeiro Cerón<br />Armando Campo<br />Carlos Perafán<br />Adiela Mopán<br />Liliana Hoyos<br />Adriano Fernández<br /> <br />INTEGRANTES DE GESTION ACADEMICA<br />Nury Montero<br />Hernán Realpe<br />Hermelanda Carvajal<br />Fernando Parra<br />Janeth Hurtado<br />Amders Linares<br />Jaime Moncayo<br />Garrido Humberto Samboní<br />Edgar Silva<br />Mary Janeth Silva<br />INTEGRANTES DE GESTION COMUNITARIA<br />Ary Fabián Paruma<br />Oscar Muñoz<br />Israel Lemus<br />Teresa Medina<br />Alberto Chilito<br />Jorge Pino<br />Jairo Ojeda<br />Ofelia Castrillón<br />Olga Castrillón<br />Maricela Cruz<br />Edna Velasco<br />Andrea Rivera<br />Alma Rosa Quiroz<br />Ruby Amparo Lis<br /> <br />GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA<br />Martha Benavides<br />Olga Benavides<br />Rubiela Hurtado<br />Alvaro Pérez<br />Hilda Sandoval<br />Nancy Flórez<br />Liliana Collazos<br />Juan Carlos Guevara<br />Mary Narváez<br />Walter Gaviria<br />Amparo Molano<br />INTEGRANTES DE NUCLEO DE AMBIENTES SALUDABLES<br />Hermelanda Carvajal<br />Olga Benavides<br />Alvaro Pérez<br />Ary Paruma<br />Liliana Collazos<br />Albeiro Cerón<br />Daniel Ordóñez<br />Israel Lemus<br />Fernando Parra<br />Teresa Medina<br />Oscar Muñoz<br />Hilda Sandoval<br />Edna Velasco<br />NUCLEO DE DESARROLLO DEL PENSAMIENTO<br />Eruin Sánchez<br />Juan Carlos Guevara<br />Edgar Silva<br />Alberto Chilito<br />Jairo Ojeda<br />Hernán Realpe<br />Janeth Hurtado<br />Rubiela Hurtado<br />NUCLEO DE CONVIVENCIA<br />Ofelia Castrillón<br />Armando Campo<br />Alma Rosa Quiroz<br />Jaime Moncayo<br />Carlos Perafán<br />Adiela Mopán<br />Nancy Flórez<br />Martha Benavides<br />Rosalba Castaño<br />NN ( José Antonio Galán)<br />NUCLEO DE COMUNICACIÓN<br />Jorge Pino<br />Andrea Rivera<br />Amders Linares<br />María Aminta Chávez<br />Adriano Fernández<br />Ruby Amparo Lis<br />Humberto Samboní<br />Nury Montero<br />Amparo Molano<br />Fátima Ordóñez<br />Agradezco su disposición. Atentamente: <br />ORIGINAL FIRMADA<br />Walter Augusto Gaviria Gómez<br />Rector<br />Con copia a: Elcira Ruiz, Maricela Cruz, Mary Janeth Silva, Liliana Hoyos y Olga Castrillón.<br />Proyectó: Walter <br />“Lo que sabemos es una gota de agua; lo que ignoramos es el océano”.<br />Isaac Newton (1642-1727) Matemático y físico británico.<br />

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