MANUAL DE      CONTRATACION DE FSEAño: 2012            IE LOS COMUNEROSVersión 1.0
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Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosANEXO 2: FORMATO DE REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO PARA CONT...
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  1. 1. MANUAL DE CONTRATACION DE FSEAño: 2012 IE LOS COMUNEROSVersión 1.0
  2. 2. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros TABLA DE CONTENIDOIdentificación ...................................................................................................................................................... 2 Institución Educativa ...................................................................................................................................... 2 NOMBRE DEL RECTOR .................................................................................................................................... 2 Periodo Lectivo .............................................................................................................................................. 2Introduccion ....................................................................................................................................................... 3ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES que contempla El REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO ................ 4FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO .................... 6 PRIMER PASO ................................................................................................................................................. 6 EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS ........................................................... 6 SEGUNDO PASO ............................................................................................................................................. 7 CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO ......................................................................................... 7 GRUPO 2 .................................................................................................................................................... 8 tercer paso ..................................................................................................................................................... 9 DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO ................................................................................................... 9FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .................................. 11 INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTAR .......................................................................................... 11PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A20 SMLMV ........................................................................................................................................................ 12ANEXOS ............................................................................................................................................................ 15 1
  3. 3. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros MANUAL DE CONTRATACION FSE SEGÚN DISPOSICIONES DE CONSEJO DIRECTIVOIDENTIFICACIÓNINSTITUCIÓN EDUCATIVAINSTITUCION EDUCATIVA LOS COMUNEROS.NOMBRE DEL RECTORWALTER AUGUSTO GAVIRIA GOMEZPERIODO LECTIVO2012 2
  4. 4. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosINTRODUCCIONEste instructivo señala lo concerniente al manejo que se le debe dar a los procesos deCompras y contratos para la IE los Comuneros, a propósito de la contratación de los Fondos de ServiciosEducativos (FSE), a los cuales como es conveniente se les debe aplicar el procedimiento del Reglamento delConsejo Directivo o del Estatuto de Contratación Estatal, según corresponda.Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trámites y reglas se le aplicarán sinexcepción a TODAS las compras y contratos inferiores a 20 SMLMV que realicen los FSE.Este instructivo ordena y explica el Reglamento del Consejo Directivo, para lo concerniente a la ContrataciónEstatal, buscando garantizar la vigencia de “…los principios de transparencia, economía, publicidad, yresponsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.” En tal sentido además decontenidos de norma muestra formatos y procedimientos relacionados con compras y contratos, paso a pasocon el nivel de responsabilidad designado. 3
  5. 5. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES QUE CONTEMPLA EL REGLAMENTO DELCONSEJO DIRECTIVOMediante el Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de: Contrato de Compraventa(cuando el FSE compra cualquier bien así sea una resma de papel, una caja de tizas…o bienes de un valorsuperior); Contrato de Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas periódicas); Contratode Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro profesional o técnico para una asesoríatemporal y concreta); Contrato de Obra Pública (cuando el FSE realiza reparaciones, adecuaciones,remodelaciones o construye un aula), etc.La expedición del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competenciaexclusiva del Consejo Directivo de los FSE, según lo autoriza el Artículo 13 de la Ley 715 y los Artículos 5 y17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que “… en todo caso siguiendo los principios detransparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de lafunción administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP, y son los siguientes: losprincipios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y losDirectores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior, es ilegal que el Rector dineros al CER, puesto que lo quedebe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractualADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos de calidad destinados para gratuidad seadministrarán a través de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido en el artículo 11 de laLey 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de contratación vigentes, las que las modifiquen osustituyan y las que se establecen en el presente Decreto.En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarán en cuentasindependientes de los demás ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Teniendo en cuenta el artículo 11 del decreto 4791 de 2008,relacionado con la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos la IE los Comuneros,destaca que:1. La contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.2. El desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.3. Los costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.4. Los costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar. 4
  6. 6. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosPARÁGRAFO. La destinación de los recursos para gratuidad educativa deberá realizarse teniendo en cuentalas políticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en el plan de desarrollo de larespectiva entidad territorial y en coordinación con ésta.PROHIBICIÓN DE USO DE LOS RECURSOS. Para este entre otros se tiene en cuenta lo contemplando enlos numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones en la ejecución delos recursos de los Fondos de Servicios Educativos:1. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del presente decreto.2. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.3. Financiar la capacitación de funcionarios.4. Financiar el pago de gastos suntuarios. 5
  7. 7. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosFASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJODIRECTIVOPRIMER PASOEL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRASAntes de iniciar el año lectivo, el Rector hará un inventario de todas las necesidades de la propia institución,para conformar el Presupuesto, el Plan de Compras, únicamente con aquellos bienes y servicios que indicael Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan estricta relación con el PEI.El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE: Estos deberán recoger en forma unificada el inventariode las necesidades propias de la institución para programar con anticipación las compras y contratos: esILEGAL que un FSE ejecute compras al menudeo los bienes y servicios ya que estos deben responder a unaplaneación previa de la actividad contractual, a partir de la elaboración del PRESUPUESTO y EL PLAN DECOMPRAS.Una vez que se haya priorizado y realizado el inventario de necesidades, éstas deben convertirse medianteacto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva vigencia, que el ConsejoDirectivo, previa elaboración del Rector, discutirá y aprobará.Tanto en la confección del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecución, se deberá tener encuenta la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artículo 3), que establecen que elmanejo presupuestal de los FSE deberá sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgánico de Presupuesto,contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás normas que lo modifican y complementan. Ver losartículos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y10 del Decreto 4791/2008.Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrán consignar enestablecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que quiere decir, que no puedenser consignados en cooperativas u otras entidades similares así sean de ahorro y crédito, salvo que seanCooperativas Financieras.El Plan de Compras deberá registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada año. Una vezocurrido el registro SICE, las variaciones que en el año tenga el presupuesto y el Plan de Compras seregistrarán allí mismo como una simple modificación que se hará cada vez que sea necesario.Todo Proveedor que vaya a ofertar a las entidades del Estado dentro de un proceso de selección del Estatutode Contratación Estatal, debe también registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con lapropuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario que lo acredite el proveedor cuando lacompra o contrato se vaya a realizar según el procedimiento que establece el Reglamento del ConsejoDirectivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011).De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puestoque es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante 6
  8. 8. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comunerosla Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato sinpeligro de que mañana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los preciosdel mercado.SEGUNDO PASOCONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATOLas únicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en elArtículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación con el Proyecto EducativoInstitucional, PEI.Esas obras, bienes y servicios se clasifican asíGRUPO 1Bienes de uso común y características técnicas uniformes (en adelante también BSCTU): i): Papelería,tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, fólderes, libretas, tintas, CD, equipos de cómputo perode los cuales solo se exigirán las características técnicas requeridas según la necesidad del establecimientoeducativo, sin nombrar o exigir una marca en específico; ii): útiles de oficina tales como: lápices, lapiceros,minas, portaminas, borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente yque se ofrezcan en cualquier tienda, miscelánea o almacén y satisfagan la necesidad que motiva la compra,independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimientocon las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresión ypublicaciones, etc.Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institución el Rectorelaborará:-UN ÚNICO OBJETO TOTAL PARA UN ÚNICO CONTRATO EN VIRTUD DE UN SOLO PROCEDIMIENTODE SELECCIÓN SEGÚN INDICACIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO, POR TRATARSE DE CUANTÍASIFERIORES A 20 SMLMV. (Ver en anexos el procedimiento de elaboración de contratos). En este caso elobjeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institución y las demás sedesparael año o el período que corresponda de este, un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad delos bienes o de una parte de ellos. O varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios gruposde bienes. Lo anterior, siempre que se garantice la disponibilidad presupuestal suficiente en el respectivorubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato, y este valga menosde 20 SMLMV.-Ante la imposibilidad de conformar un único objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o porlimitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rectorpodrá armarVARIOS OBJETOSCONTRACTUALES PARA VARIOS CONTRATOS EN VIRTUD DE VARIOS PROCESOS DE SELECCIÓNSEGÚN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO, CADA UNO DE LOS CUALES DEBERÁ SERINFERIOR A LOS 20 SMLMV. Ejemplos: 7
  9. 9. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros - El Conjunto “A” conformado por resmas de papel carta y oficio, carpetas, carátulas, sobres…. y otros de igual o similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto “B” integrado por útiles de escritorio u oficina: así sean de diferente naturaleza los elementos de los citadosconjuntos, ambos tienen en común un mismo uso en el quehacer de la institución, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un único OBJETO CONTRACTUAL y un único proceso de selección del contratista. - Conjunto “C integrado por detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes, esponjillas y otros utensilios (plásticos y no plásticos): todos los anteriores, son elementos de aseo.Teniendo en cuenta los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que enrazón de la naturaleza, especialidad o del uso o destinación, pueden conformar varios OBJETOSCONTRACTUALES, diferentes son los que a continuación se relacionan a manera de ilustración:1. Objeto contractual integrado por equipos de cómputo, impresoras y elementos similares.2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo.3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretería.4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares.El Rector deberá fundamentar en debida forma el porqué de la conformación de los diversos OBJETOSCONTRACTUALES, lo que hará en el respectivo documento de Justificación Previa del Contrato, que esuna versión elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos que obligancuando se utiliza un procedimiento del Estatuto de Contratación Estatal.GRUPO 2Lo constituyen: i): La Obra pública: adecuaciones, reparaciones, refacción, pintura y similares delestablecimiento educativo; ii): Los demás bienes que requieran cada una de las sedes: los repuestos, elcomputador y el softwarePara este GRUPO 2 se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en formaindependiente aplicando la misma lógica, condiciones y explicaciones dadas para la conformación de losobjetos contractuales del GRUPO 1.PROHIBIDO FRACCIONAMIENTO DE CONTRATO: Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo encaja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1,el Rector divide arbitrariamente la compra de tal manera que la cuantía de cada contrato sea inferior a los 20SMLMV para poder adquirir varias veces la misma clase de bienes en un mismo período fiscal con base en elReglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de selección de ley 80 y 1150, querequiere más trámites, requisitos y documentos en el proceso de selección del contratista. 8
  10. 10. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosTERCER PASODOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASEEN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVOLa Justificación Previa del Contrato Debe elaborarse cuando se hace uso de una de las modalidades de laContratación Estatal, excepto en la Contratación Directa, donde también simplemente obliga es un simpledocumento de justificación de la necesidad. Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80de 1993. Artículo 77 del Decreto 2474/2008.En la Justificación Previa del Contrato o necesidad, que es el documento que obliga cuando se contratasegún el procedimiento del Consejo Directivo, se analizará la necesidad y conveniencia de la compra ocontrato a la luz de los principios de la Contratación Estatal, el PEI del respectivo establecimiento educativo yel Artículo 11 del Decreto 4791/2008CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD PREVIAPRIMERO: -Una sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación yautorización del Consejo Directivo, según lo disponga el Artículo 11 del Decreto 4791/2008. La necesidaddeberá tener ESTRICTA RELACIÓN con el Plan Educativo Institucional-PEI y estar prevista dentro delNumeral 11 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008. Y no estar prohibida por la Directiva Ministerial 22 del 21de Julio de 2010, o el Artículo 13 del Decreto 4791/2008. Si el gasto no tiene esa ESTRICTA RELACIÓN conel PEI, el FSE no podrá realizar la compra o contrato.SEGUNDO: -La descripción del objeto a contratar e indicación de sus condiciones técnicas. Una vezdescrita la necesidad y hechas las verificaciones sobre su relación estricta con el PEI y la NO prohibición delgasto, en el documento de Justificación Previa deberá constar que el bien o servicio está previsto en el Plande Compras de los FSE y registrado en el SICE.En el documento de Justificación Previa Se requiere detallar cuál es el bien o servicio requerido, cuáles sonsus características, cuál es su número o cantidad, cuál es el precio unitario en el mercado, cuál el valortotal…etc.TERCERO: -El valor estimado del contrato y forma de pago. En la justificación Previa se debe decir quela forma de pago, debe ser de contado y total una vez recibido el bien o servicio a satisfacción y que esta seacreditará siempre que se compruebe el pago de la seguridad social integral, además de las obligacionesparafiscales si se trata de una sociedad, empresa o establecimiento de comercio, según el mandato delArtículo 50 de la Ley 789 de 2002.Si se trata de suministros periódicos, o de construcción de obra pública, el precio se pagará por el avance dela obra en la forma que se haya establecido, o por el monto de los suministros recibidos en el período segúnlo pactado previamente en el contrato respectivo. Con los recursos de los FSE, NO está permitido daranticipos ni pagos anticipados (adelantar pagos) cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, 9
  11. 11. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneroslo que se explica en razón de la naturaleza de los contratos que realizan los referidos Fondos, la agilidad deltrámite, la cuantía mínima de los mismos y su ejecución instantánea o inmediata.El valor deberá calcularse en forma razonada, es decir, conforme con los precios del mercado del respectivomunicipio de ubicación del FSE, que será la base para la expedición del Certificado Previo de DisponibilidadPresupuestal-CDP, cuyo monto, número y fecha quedarán registrados en el documento de JustificaciónPrevia que nos ocupa: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, es el que garantiza que hayrecursos suficientes en el presupuesto y en bancos para la compra o contrato y respalda luego la expedicióndel Registro Presupuestal-RP a nombre del contratista seleccionado.El valor del bien o servicio que está dispuesto a pagar el FSE, no podrá ser superior al precio del mercado: osea, el que registre el SICE para el municipio sede del FSE o el que resulte del estudio de mercado querealice el Rector o Director. La propuesta cuyo precio supere el presupuesto oficial que indique el FSE, serárechazada.Si por cualquier razón no hubiere precio de referencia del SICE, bien porque no existe ningún proveedor en elmunicipio o bien debido a una imposibilidad insalvable de consultarlo de lo cual se dejará constancia en eldocumento de Justificación Previa, el Rector realizará en forma documentada un estudio de mercado en elrespectivo municipio para indagar el precio y con base en ello expedir el CDP.CONTRATACIONES EN OTROS MUNICIPIOSEl Rector solo comprar o contratar obras en otro municipio con base en el Reglamento del Consejo Directivo,únicamente en el caso de NO existir proveedor para el bien o servicio en Popayán; para ello deberá probar, almenos, con los siguientes documentos previos que harán parte inseparable de la Justificación Previa delposterior contrato que realice por fuera de su jurisdicción:El pantallazo del SICE que pruebe la consulta previa a la compra o adquisición que haya realizado en otromunicipio, o del documento donde conste el estudio de mercado que haya hecho el Rector o Director Rural enel municipio sede del FSE, ante la ausencia de proveedor SICE.El texto de la convocatoria pública a contratar fallida por ausencia siquiera de un proponente. Lo anterior,debido a que la INVITACIÓN PÚBLICA de todas formas deberá realizarse aun habiéndose constatado laausencia de proveedores en el SICE y en el municipio de Popayán, conforme con el estudio de mercadorealizado por el Rector.Deberá ser una CONVOCATORIA PÚBLICA para asegurar que si no hubo oferta se debió realmente a la faltade interés o de físico proveedor y no al desconocimiento de la invitación a presentar oferta.No debe ser causal válida para contratar o comprar en un municipio diferente a Popayán, el menor precio delbien ya que el Reglamento del Consejo Directivo de la IE los Comuneros es para compras y contratosinferiores al 20 SMLMV y está destinado a aplicarse en el municipio de Popayán.Lo anterior para dar la protección a los “… principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad,aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse loscontratos,…y la eficacia y la celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso delos recursos públicos”, principios que se aducen en el Artículo 17 del Decreto 4791/2008. 10
  12. 12. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosA la luz de los anteriores principios (eficacia, celeridad en la atención del servicio educativo, y economíaen el uso de los recursos públicos) es claro que el menor precio de un bien o servicio en otro municipio nosiempre sería el más económico puesto que al comprar en otro lugar, deberá tenerse en cuenta los costos detrasporte, de viáticos, manutención y estadía del Rector.Estos costos en cuestión, son fácilmentecuantificables y basta sumarlos al supuesto menor precio pagado para que tengamos una idea, así seaaproximada, de lo antieconómico que podría resultarle al FSE comprar por fuera de su municipio deubicación, teniendo en este oferta comercial del bien.Para las compras con base en el Reglamento del consejo Directivo, no es necesario que el proponente estéinscrito en el SICE, ni en el RUP, pero los precios que aparecen en el SICE o en el mercado local sí obligancomo referente para la oferta que haga dicho proponente y sobre todo obliga para el FSE.CUARTO: -El documento de Justificación Previa indicará el plazo dentro del cual se cumplirá con laejecución del contrato o el día cierto y el lugar en el cual se recibirá el bien o servicio, lo cual deberá constaren actas, tanto de inicio de ejecución como de recibo a satisfacción o no del bien o servicioVer en anexo 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD A CONTRATAR CONBASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVOFASE DE LA SELECCIÓN, LA FIR MA, LA EJECUCIÓN Y L A LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO  En la Justificación Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la IE los Comuneros deberá establecer en forma razonada cuál será el procedimiento o la modalidad de selección que utilizará para escoger al contratista: En la citada Justificación, el Rector dirá, por ejemplo, que utilizará el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de Condiciones Simplificados dirán que se convoca una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no sería procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicación deberá darse en los Pliegos de Condiciones normales.  Definido el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se procederá según la normativa a seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.  Una vez ejecutado el presupuesto a través de la actividad contractual, el establecimiento educativo tendrá en su bodega todo aquello que necesita para funcionar y prestar el servicio durante el año lectivo, razón por la cual no habrá necesidad de realizar ninguna otra compra durante el período, salvo que por algún eventual motivo muy especial se haya agotado algún bien de la bodega. O deba contratar algún servicio esporádico y transitorio, puesto que debe entenderse que también se realizaron los mantenimientos y demás trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTARSe recomienda la Convocatoria Pública por considerar que es lo más acorde con el deber de protección delos principios de IGUALDAD, TRASPARENCIA y PUBLICIDAD: La Convocatoria Pública NO riñe con la 11
  13. 13. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comunerosacogida en el Reglamento de un procedimiento ágil, de 3, 4 días o un poco más, obviamente dependiendo dela complejidad del objeto. Así las cosas tendríamos:CONVOCATORIA PÚBLICA: La Convocatoria pública se cumpliría fijando la invitación a contratar osuministrar el bien o servicio, mínimo por UN (1) DÍA HÁBIL en la página WEB, o Cartelera en lugares visiblesy de fácil acceso al público en general (NO en la Rectoría o en la Secretaría de la institución), o a través de laemisora local u otro medio de comunicación de cobertura en el municipio. En los casos anteriores, se dejaráconstancia escrita y documental en la carpeta de cada contrato o convocatoria, del tiempo en que estuvofijada la invitación a contratar y el medio o medios utilizados.El contenido de la Convocatoria Pública o invitación a proponer se debe exponer los elementos básicos yfundamentación de la Convocatoria o Invitación a ofertar, los cuales están en la Etapa Preparatoria delContrato, desde la confección del Presupuesto y el Plan de Compras y el documento de Justificación Previade la necesidad.Ver anexo 2. FORMATO DE CONVOCATORIA PÚBLICAPROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS YCONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMVNUMERO CICLO ACCION RESPONSABLE DOCUMENTOS REQUERIDOS 1 P Recibe al docente o administrativo la solicitud Directivo ( Formato de de compra de elementos, diligenciada coordinador de la solicitud de sede o jornada) compra de elementos, diligenciado 2 H Verifica si la necesidad está prevista, o sea, la Directivo ( Presupuesto obra, bien o servicio, en el Presupuesto y Plan de coordinador de la anual y plan de sede o jornada compras del Compras del año año 3 H Remite al Rector la solicitud firmada y con visto Directivo ( Formato de bueno coordinador de la solicitud de sede o jornada compra de elementos, diligenciado y con visto bueno de coordinador 4 V Verifica en el SICE si hay oferta para la necesidad. Rector Aplicativo SICE Si no hay oferta, hace estudio de mercado. y solicitud de cotizaciones 5 H Informa precios del bien o servicio de acuerdo a Rector Comunicación la oferta SICE o estudio de mercado interna con relación de precios 6 H Recibe comunicación interna de precios del bien Tesorera Comunicación o servicio de acuerdo a la oferta SICE o estudio interna con relación de de mercado precios y 12
  14. 14. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros anexos de cotizaciones o pantallazos SICE 7 H Expide el Certificado de Disponibilidad Tesorera Comunicación Presupuestal, lo que se hace con base en el SICE interna con relación de o el estudio previo de mercado precios y anexos de cotizaciones o pantallazos SICE; presupuesto y orden de compras del período 8 V Presenta Justificación Previa de la necesidad con Solicitante de la formato de las explicaciones del caso indicando el #, fecha y compra Justificación el valor del CDP. Ver formato de Justificación previa, previa diligenciado 9 H Clasifica el objeto contractual, en grupo 1 o 2, y Rector formato de crea subgrupos, si es necesario Justificación previa, diligenciado y plan de compras del período 10 A Constituye un único o varios objetos Rector formato de contractuales, según sea el caso Justificación previa, diligenciado y plan de compras del período 11 H Diligencia Invitación Pública a presentar ofertas Rector Formato de convocatoria publica 12 H Realiza Invitación Pública a presentar ofertas, Rector Aplicativos, mínimo por un día hábil, o varios, dependiendo carteleras, publicidad de lo que disponga el CD: bien en página de la IE, radial o visual, Cartelera Pública u otro medio similar páginas Institucionales 13 H Recibe las propuestas dentro del plazo indicado Rector Propuestas en la Invitación. Examina documentos-requisitos recibidas habilitantes. Por ejemplo: si acreditan cumplimiento Art. 50 Ley 789, o copia del RUT o de la Cédula,… 14 H Informa verificación de los requisitos Rector Propuestas 13
  15. 15. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros habilitantes para poder participar y término para recibidas y subsanar-aportar requisito faltante. Este informe documentos anexos se hace conocer de todos. 15 V Selecciona la Oferta más Favorable, o sea la de Rector Propuestas MENOR PRECIO siempre que el proponente haya recibidas y documentos acreditado los requisitos para participar, la anexos cantidad y calidad solicitada 16 H Elabora carta informando formalmente la Secretaria Propuesta adjudicación a través de carta de aceptación o ganadora una minuta contractual que deberán firmar el proponente y el Rector 17 H Expide el Registro Presupuestal a nombre del Tesorera Carta de proponente selecciona que ya es el contratista formalización de adjudicación y propuesta ganadora 18 V Realiza seguimiento al contrato ya sea por Interventor del Formato de compra del bien o servicio e informa el estado contrato actas institucionales de avance, en los períodos establecidos en el contrato. Acta de informe de avance firmada por las dos partes. 19 V Indica si el contrato se ha ejecutado Esto es con Interventor del Formato de la entrega del bien comprado. Si es obra o contrato acta de recibido a satisfacción servicio, con la realización de la obra o la de la compra o prestación del servicio totalmente terminada servicio 20 V Recibe Acta de Recibo a Satisfacción y Pago. Tesorera Formato de acta de recibido a satisfacción de la compra o servicio firmado por las dos partes 21 A Exige los documentos para el pago y solicita Tesorera Documentos de recibo de cancelación de la seguridad social y identificación y demás de pago de parafiscales. Art. 50 Ley 789. parafiscales al díaAspectos a tener en cuenta: Si la solicitud de compra no está incluida en el plan de compras debe devolverse al solicitante justificando la devolución Todas las consultas del SICE deben dejarse impresas con el pantallazo respectivo, ya que constituyen evidencia; incluyendo los pantallazos que por falla técnica no nos hayan permitido ingresar en ella. 14
  16. 16. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los Comuneros Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector aplicará el procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo. ($ 11.334.000) Si la cuantía de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la convocatoria de una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA aplicando el Decreto 2516/2011, modalidad que no es tan ágil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo, pero sí más rápido que las otras modalidades contractuales. ($ 15.867.600) Si la cuantía de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los 280 SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar según la modalidad de la SELECCIÓN ABREVIDADA (Subasta Inversa y De Menor Cuantía). ($ 158.676.000) Si la cuantía supera los 280 SMLMV, el Rector convocará un Licitación Pública, para contratar la obra pública, los bienes o servicios que NO SEAN de características técnicas uniformes y común utilización. ($ 158.676.000) V. Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, técnicos y oficios específicos, contratará en forma directa, teniendo en cuenta el cumplimiento de las causales “a, c, e, g, h, i”, del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150; además, con base en el Artículos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artículo 13, ibídemANEXOSANEXO 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRATAR CON BASE EN EL REGIMEN DELCONSEJO DIRECTIVO (GAF-F-33-VER (1)) 15
  17. 17. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosANEXO 2: FORMATO DE REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO PARA CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOSGAF-F-30-VER (1)ANEXO 3: FORMATO DE PRESENTACION DE OFERTA POR PARTE DE LOS PROPONENTESGAF-F-31-VER (1) 16
  18. 18. Manual de contratación FSEInstitución Educativa Los ComunerosANEXO 4: FORMATO DE PRESENTACION DE LA OFERTA ECONOMICA POR PARTE DE LOS PROPONENTESGAF-F-32-VER (1) 17

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