1. ESCUELA MILITAR DE INGENIERIA
“MCAL. ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
BOLIVIA
SISTEMA DE INVENTARIOS DE REPUESTOS DEL PARQUE
AUTOMOTOR DEL COMANDO DE TRANSPORTES DEL EJÉRCITO
1. Título.
Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Comando de
Transportes del Ejército.
2. Introducción.
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de repuestos y materiales que
se utilizan en un parque automotor para el mantenimiento de vehículos, los mismos
que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, siendo entregados
a los supervisores o mecánicos encargados de desarrollar su trabajo sin que se
vean afectados por la falta de continuidad en la adquisición o por la demora en la
entrega por parte del proveedor.
Los inventarios varían en razón de su consumo o la salida de cada artículo
(repuesto) que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por
ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios,
produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función
de dicha rotación.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia,
obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe
estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en
que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la
existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el
almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
3. Antecedentes.
La organización del Ejército, se divide en diferentes departamentos, cada uno de
ellos tiene una misión específica, el Departamento IV, en el cual dentro su
organización se encuentra el objeto de nuestro estudio, los Almacenes de los
diferentes Batallones de Transportes, los mismos que tienen la misión de: “Ejecutar
actividades referidas a pedidos, recepción, distribución, redistribución y
mantenimiento de vehículos a fin de satisfacer las necesidades de empleo del
Ejército” y contribuir de esta manera al mejor rendimiento operativo de Grandes y
Pequeñas Unidades.
Existe asimismo una carencia de técnicas y metodologías que ayuden a manipular la
información existente, en forma oportuna, útil y confiable, ya que el sistema actual
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2. genera pérdida de tiempo e inclusive errores por lo que se recomienda la
implantación de un nuevo sistema de información que satisfaga las necesidades de
mencionados Batallones de Transportes.
Haciendo referencia a los antecedentes de trabajos realizados con anterioridad de
acuerdo a investigación bibliográfica, se comprobó que existen trabajos de
investigación:
En el anterior semestre fue realizado un Sistema de Inventarios para el batallón de
Transportes II, por el Sgto. 1ro. San. Rudy Marca Nina:
Los repuestos de la base de datos con los cuales trabajó no son estandarizados.
El mencionado proyecto no abarca el campo control de personal.
E proyecto, no toca aspectos relacionados al área de repuestos para vehículos
chinos, brasileros y argentinos.
4. Planteamiento delProblema.
3.1.Problema Principal.
La gestión de almacenes en los Batallones de Transportes del Ejército, que se
dedican al mantenimiento, reparación y operación de vehículos livianos,
semipesados y pesados, es importante por ser el motor del movimiento de la
mencionada Institución.
El movimiento de repuestos destinados para el mantenimiento y reparación
cobra mayor importancia en un almacén. Ya que cualquier defecto en su
presentación inmediatamente es rechazado.
Asimismo, en el almacén se realizan un control de las existencias como
tenemos: cantidad, adecuada rotación, clasificación, compras locales, etc.
Y por último, el almacenamiento propiamente dicho debe ser el adecuado para
realizar una rápida identificación y colocación del repuesto o material requerido
por el mecánico. Contando para ello con los medios de almacenamiento y
ubicación más idóneos.
Por esta razón resulta importante que el almacenamiento, el control y el manejo
de tan importantes elementos vayan al nivel de la tecnología.
3.2.Problemas Secundarios.
Considerando las operaciones de recepción de repuestos en desuso, entrega
de repuestos nuevos, actualización de ingresos y egresos y compras locales.
La cantidad recibida de unidades de repuestos ya sean estas importadas o
compras locales según la cantidad a entregar, así como de la variedad de items
(diferentes unidades) de acuerdo a prioridad deben estar registradas en casillas
de estantes o rimeros para su fácil ubicación.
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3. “La eficiencia de la entrega de acuerdo a prioridad requerida por el mecánico,
debe ser eficiente para la salida de vehículos de mantenimiento”.
La falta de control y actualización de existencias produce un desbalance con los
egresos e ingresos.
“Existen días donde hay más repuestos requeridos por los mecánicos de
acuerdo a prioridad 02 (urgente) y otros con menos unidades requeridas”.
“Mientras haya un buen control y el inventario se sistematice, la eficiencia será
mayor”.
Otro problema importante es la falta de una adecuada ubicación de los
repuestos a despachar, ocasionando demora en la salida de vehículos de
mantenimiento.
5. Objetivos.
3.1.Objetivo General.
Después de analizar y observar los inconvenientes presentados en la
adquisición de repuestos y materiales para vehículos del parque automotor del
ejército, asimismo para el control efectivo de inventario, se manifestó la
necesidad de crear un sistema computarizado para el registro de inventario de
los productos existentes dentro delos almacenes o depósitos.
3.2.Objetivos Especificos.
Reducir los tiempos de demora de atención al cliente.
Redistribución de la zona de almacenaje, acorde al sistema.
Reducir las distancias recorridas por el manipuleo de productos en
almacén.
Disminuir los costos logísticos.
Mejorar el control de inventarios.
6. Justificación.
6.1. Justificación Institucional.
El desarrollo del presente proyecto permitirá mejorar el sistema de control de
inventarios de repuestos en los almacenes de Parques Automotores del Ejército.
6.2. Justificación Técnica.
Los almacenes de repuestos están bajo la responsabilidad permanente de los
profesionales técnicos militares, para realizar este trabajo de manera eficiente
es necesario que tenga información actualizada sobre repuestos.
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4. La utilización de software permitirá tener información sobre existencias de
repuestos, precios para su compra, control y reportes, hecho que facilitará el
desempeño profesional de los Usuarios finales.
6.3. Justificación Económica.
Al tener almacenes centralizados en cada División del Ejército, de carácter
institucional, es necesario el uso óptimo de los recursos económicos asignados
en presupuesto; por tanto el sistema de información propuesto reduce los costos
administrativos y el tiempo en el proceso de control de inventario.
7. Metodología (Materiales y Métodos)
El presente proyecto se desarrollará con la metodología XP (Programación Extrema)
y el método MPR (Método de Prototipado Rápido)
8. Desarrollo General del Proyecto.
8.1 . Análisis Preliminar.
El desarrollo de este sistema se llevará a cabo en etapas distintas la cuales serán
de acuerdo al siguiente curso de acción: Análisis de requerimientos, Diseño del
sistema, Desarrollo del mismo, Pruebas del sistema y corrección de errores, y la
Instalación del sistema.
Análisis de requerimientos: En esta primera etapa se recabaran los datos
necesarios para describir los servicios que debe de proporcionar el sistema, y las
restricciones operativas que deberá de cumplir.
Diseño del sistema: El sistema a desarrollar estará compuesto por subsistemas
que proporcionan algún conjunto de servicios relacionados. El proceso de diseño
deberá de identificar estos subsistemas, establecer un marco de control y
comunicación entre los mismos, para su elaboración independiente.
Desarrollo del sistema: Se elaboran las interfaces, las bases de datos y se le
agregaran los datos necesarios para el funcionamiento del mismo, siguiendo el
modelo diseñado previamente.
Pruebas del sistema y corrección de errores: En esta etapa se someterá a
pruebas el sistema, tratando de someterlo a las condiciones y características más
reales posibles, múltiples inscripciones, cambios, etc. 5. Instalación del sistema:
Esta etapa se sujeta normalmente a ventanas de mantenimiento en las cuales se
pueda integrar el sistema de tal manera que no afecte el servicio productivo. Se
instalará en el ambiente productivo. Se harán prueba hasta que todo quede de
manera perfecta. Vigilando durante los primeros días su funcionamiento para
verificar que no haya ningún problema.
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5. 8.2 . Desarrollo del Proyecto.
8.2.1. Planificación del Proyecto.
De acuerdo a los siguientes pasos y al cronograma de actividades
Análisis de Sistema: En esta fase se recabará información, se organizará y
se iniciará la elaboración del Sistema por separado.
Diseño del Programa: Es la fase en donde se realiza la estructura de datos,
se desarrolla la arquitectura de software, las representaciones de interfaz y
los algoritmos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos del
usuario así como también los análisis necesarios para saber que
herramientas usar en la etapa de Codificación.
Implementación o Codificación: Es la fase de programación o
implementación propiamente dicha. Aquí se implementa el código fuente,
haciendo uso de prototipos así como pruebas y ensayos para corregir errores.
Dependiendo del lenguaje de programación y su versión se crean las
bibliotecas y componentes reutilizables dentro del mismo proyecto para hacer
que la programación sea un proceso mucho más rápido.
Pruebas: Los elementos, ya programados, se ensamblan para componer el
sistema y se comprueba que funciona correctamente y que cumple con los
requisitos, antes de ser puesto.
Mantenimiento: Es la última fase, se realiza la corrección de errores no
detectados en la etapa de pruebas, posibles mejoras funcionales debidas a
nuevos requerimientos del cliente, en esta fase se vuelven a aplicar todas las
etapas anteriores sobre el software existen.
8.2.2. Identificación de Procesos.
El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Inventarios se define
para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso
brinda al sistema logístico en los parques automotores del Ejército.
De acuerdo a la tabla de procesos y existencia de repuestos y recursos para el
suministro oportuno de los repuestos requeridos para asegurar las actividades
de mantenimiento, además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer
las necesidades del cliente (mecánico).
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6. TABLA DE PROCESOS
No. Procesos
01 Gestión de pedidos
02 Predespacho
03 Despacho
04 Gestión de inventario
05 Recepción de repuestos
06 Registro de ubicaciones y almacenaje,
07 Actualizaciones y reportes
08 Auditoria
8.2.3 Estructura de Datos (Diagrama E-R)
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN.
CLIENTE PROVEEDOR
PROVEE
SOLICITA ENTREGA
JEFE DE
GENERA
ALMACÉN REPUESTO
REPORTES
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7. 8.2.4 DiseñodelSistema.
El diseño de un Sistema de Control de Inventarios para un almacén de
repuestos, es una herramienta que puede ser utilizada por diferentes
Almacenes para generar ambiente de control en todas las actividades
desarrolladas por la entidad.
En tal sentido es un mecanismo dinámico y fácil de comprender dado a la
estructura organizada del presente diseño del Sistema de Control
deinventarios, que a su vez está basado en la incorporación de fundamentos
profesionales del ejercicio de la profesión.
Para la formulación y diseño del sistema de Control Interno se evaluaron las
etapas o fases que este debe contener, es así como el sistema debe
contemplar los siguientes procesos:
8.2.5 Diseño de Procesos (Diagrama de DTE)
EN REPOSO
SE PRESIONÓ REINICIO
SE PRESIONÓ MISION
SE PRESIONÓ VISIÓN
ESPERANDO
USUARIO
SE PRESIONÓ INICIO
DESPUES INGRESE USUARIO Y CONTRASEÑA
ESPERANDO SE PRESIONÓ REINICIO
CONTRASEÑA
CONTRASEÑA INGRESADA
DESPLIEGA PAGINA PRINCIPAL
SE PRESIONÓ REINICIO
ESPERANDO
ELECCIÓN
MUESTRA LISTAS
GENERA REPORTES
REPORTE DE
LISTADO DE CONSULTA DE ALTAS Y BAJAS
INGRESOS Y
REPUESTOS REPUESTOS DE REPUESTOS
EGRESOS
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8. 8.2.6 Diseño de la Base de Datos
Se diseñaron 4 tablas
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9. 8.2.7 Diagrama Entidad Relación.
Dirección
Teléfono
Amat Idproveedor
Celular Apat
Apat
Área de Tr Amat
Nombre Nombre
CLIENTE
Especialidad DirDom
IdCliente
N Cargo DirSuc
TelSuc
TelDom
PROVEEDOR
SOLICITA ENTREGA
Celular
N
Empresa
GENERA PROVEE
REPORTES
N
StockMín
IdEncargado
REPUESTOS
IdRepuestom
1
StockMaximo
Nombre NombreRep
ENCARGADO
ExistActual
CodigoRep
Apat
Celular Ubicación
MSN
Amat Teléfono NumPart
Dirección
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10. 8.2.8 Diseño de la arquitectura
ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA
REPORTES ACTUALIZACIÓN
BASE DE
DATOS
PEDIDOS INGRESOS
ENTREGAS EGRESOS
ACTUALIZACIÓN
PORTAL DE
USUARIOS
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11. 8.2.9 Diccionario de Datos.
Nombre de Archivo: BDencargado Fecha de creación: 17/JJUN/12
Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla del Jefe de Personal
Campo Tamaño Tipo de dato Descripción
IdEncargado 18 Numerico Identificación de Registro del Jefe de Alm.
Nombre 30 Caracter Nombre del Jefe de Almacén
Apat 30 Caracter Apellido Paterno del Jefe de Almacén
Amat 30 Caracter Apellido Materno del Jefe de Almacén
Dirección 60 Caracter Dirección del Jefe de Almacén
Teléfono 18 Numerico Teléfono del Jefe de Almacén
Celular 18 Numerico Celular del Jefe de Almacén
Nombre de Archivo: BDCliente Fecha de creación: 17/JUN/12
Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de Sup. y Mecánicos
Campo Tamaño Tipo de dato Descripción
IdCliente 18 Numerico Identificación de Registro del Cliente
Nombre 30 Caracter Nombre del Cliente
Apat 30 Caracter Apellido Paterno del Cliente
Amat 30 Caracter Apellido Materno del Cliente
Dirección 60 Caracter Dirección del Cliente
Teléfono 18 Numerico Teléfono del Cliente
Celular 18 Numerico Celular del Cliente
AreaTrabajo 30 Caracter Área donde trabaja el cliente
Especialidad 30 Caracter Especialidad del Cliente
Nombre de Archivo: BDProveedor Fecha de creación: 17/JUN/12
Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de proveedores
Campo Tamaño Tipo de dato Descripción
IdProveedor 18 Numerico Identificación del Proveedor
Nombre 30 Caracter Nombre del Proveedor
Apat 30 Caracter Apellido Paterno del Proveedor
Amat 30 Caracter Apellido Materno del Proveedor
DirDom 50 Caracter Dirección del domicilio del Proveedor
DirSuc 50 Caracter Dirección de la Sucursal de repuestos
TelSuc 18 Numerico Teléfono de la Sucursal de repuestos
TelDom 18 Numerico Teléfono del domicilio de proveedor
Celular 30 Numerico Celular del Proveedor
Empresa 30 Caracter Nombre de la Empresa del proveedor
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12. Nombre de Archivo: BDRepuestos Fecha de creación: 17/JUN/12
Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de repuestos
Campo Tamaño Tipo de dato Descripción
IdRepuesto 18 Numerico Identificación del Repuesto
NombreRep 30 Caracter Nombre del Repuesto
CodigoRep 18 Numerico Código del Repuesto
MSN 18 Caracter MSN del Repuesto
NumPart 18 Numerico Número de Parte del Repuesto
Ubicación 18 Numerico Ubicación del Repuesto
ExistActual 18 Numerico Existencia actual del Repuesto
StockMaximo 18 Numerico Stock Máximo del Repuesto
StockMinimo 18 Numerico Stock Mínimo del Repuesto
El diccionario queda conformado de esta manera para consultas posteriores y/o
futuras reestructuraciones.
8.2.8 Desarrollo de las interfaces (pantallas muertas)
I.- PAGINA INICIAL.
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13. II.- PAGINA PRINCIPAL.
9. Impacto.
Contribuir al fortalecimiento de los proyectos de Sistemas Informáticos en el
Comando de Transportes del Ejército.
Consolidar los proyectos técnico-científicos, especialmente los generados por la
población estudiantil del tecnológico la EMI..
Contribuir a la especialización y profesionalización de los estudiantes de Sistemas
y Electrónica.
Conformar equipos de trabajo técnico-científicos para el desarrollo de más
proyectos técnico científicos.
10. Conclusiones.
Como hemos visto este primer proyecto es una guía práctica de cómo diseñar
interfaces, conectados a una Base de Datos y las responsabilidades que conlleva
el administrar una base de datos. Desde que fueron creadas en la década de los
setentas han sido de gran ayuda para el manejo de información a todos los
niveles, y en cualquier plano de productos y servicios.
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14. Un buen diseño de Interfaces y bases de datos nos lleva a tener datos
confiables, robustos y que no se requiere de reingeniería en mucho tiempo a
menos que así se decida en algún momento de la vida útil de la base de datos;
en otro lado la importancia de tener un cúmulo del diseño en medios magnéticos
y en papel, como este que se entrega al finalizar, será para tener la información
del diseño disponible y que sea comprensible para otros estudiantes o personas
que interactúen con la base de datos, a través de las interfaces.
Además de conocer la responsabilidad del administrador de base de datos por
una interfaz, pues este es pieza importante en el mantenimiento y aseguramiento
de los archivos que conforman la base de datos, es quien dará la garantía que la
información esté disponible en cualquier momento o bien asesorar en el uso de
esta misma.
En la actualidad este tipo de Sistema de Inventario, en el cual se interactúa
mediante ventanas a las bases de datos son vitales para muchas empresas,
instituciones, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, van desde
requerimientos muy básicos hasta grandes transacciones, un ejemplo de ello son
los bancos que realizan millones de transacciones en un solo día, en los
hospitales para tener los expedientes de los pacientes, en gobierno para pago de
impuestos, registros de sus actividades, agendas electrónicas,
Por último cabe decir que este Sistema aplicado a un Almacén de Cualquier
Batallón de Transportes de nuestra Institución, ayudará a mantener la
operatividad del parque automotor en general.
11. Bibliografia.
Grupo Isaias Carrillos Perez. (2008) Metodología del desarrollo de software.
New York:
Jacaboson, I., Booch, G., Rumbaugh J. (2000) Proceso Unificado de Desarrollo
deSoftware.
RUP/Easy. (2004). GUÍA METODOLÓGICA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.
Schmuller, Joseph. (2000) Aprendiendo UML en 24 horas.
México:
Texto Metodologia de la Investisgación.
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