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  1. 1. I.- DESCRIPCION DE LA EMPRESA: DULCES FINOS “BRUNING” 1.- HISTORIA DE LA EMPRESA: Su propietario el Sr. CARRILLO VILCABANA LUIS, natal de la ciudad de Salas, Distrito de Ferreñafe, quien junto a su esposa la Sra. Consuelo Jara de Carrillo, emprendieron el deseo de hacer realidad la construcción de la fábrica de “Dulces Finos Bruning”, dicho nombre en honor al descubridor del Museo Bruning, el señor, Henry Bruning. Dicha empresa, fue constituida el 06 de Abril de 1983, teniendo como giro de negocio la Producción y Comercialización de kingkones en bolsa y cajas; además de variados dulces como: alfajores, natillas, suspiros, galletas paciencias, entre otros. Está fábrica en sus inicios se instaló en la calle Sutton Nº 132- Lambayeque, como una fábrica incipiente y con ventas que no superan ni el 10% de las ventas que actualmente realiza, empezando su labor empresarial con un número de 3 trabajadores, que laboraban doce horas a más durante el día, con la finalidad de abastecer la demanda e incursionarse dentro del mercado lambayecano, cuyo propósito se está logrando. Es entonces, que desde el año 1992, al ver que la fábrica prosperaba a pasos agigantados, se tomó la decisión de constituir una microempresa, donde daría la oportunidad a más personas lambayecanas a trabajar y ellos como empresa a emprender un camino más amplio lleno de satisfacción tanto como persona como por el hecho de obtener ganancias permanentes.
  2. 2. Uno de los productos, el cual es el giro de negocio, el King Kong”,es considerado como un producto tradicional lambayecano, debido a sus virtudes, características, ingredientes y procesos de producción que aún se mantiene hasta nuestros días. Iniciándose con la producción del dulce de 3 sabores para después diversificar hasta alcanzar a cubrir 11 presentaciones, además de incluir 9 productos tradicionales a nuestra cartera. Hoy, se ubica como una empresa ubicada en la carretera Indoamérica (carretera Panamericana Norte km 782) Distrito: Lambayeque, Provincia: Lambayeque y Departamento: Lambayeque. Nuestra empresa está conformada por personal altamente calificado, los cuales se encuentran en permanente capacitación tanto técnica como personal. Cuenta con un personal de 20 integrantes que laboran a destajo o jornada laboral, tanto en su empresa misma: “Dulces FinosBruning”, como en su sucursal:”Dulcería Vaquita” ubicada en la ciudad de Lambayeque y un centro comercial: “Dulcería Yosip.”, situada en la ciudad de Chiclayo. 2.- MISIÓN DE LA EMPRESA: Somos una empresa que produce dulces finos de calidad y a bajo costo satisfaciendo la necesidad del consumidor conservando el tradicional y verdadero sabor del dulce lambayecano, contribuyendo mediante el comercio nacional del producto al desarrollo del DepartamentoLambayeque como al Perú. 3.- VISIÓN DE LA EMPRESA: Ser una empresa líder en el Norte del Perú en la venta de dulces finos tradicionales de calidad y de valor accesible para la población peruana, constituyéndonos como una empresa tradicional con personal calificado, tecnología adecuada y con una cultura de sencillez, cariño y dedicación en la elaboración de cada uno de los productos.
  3. 3. II.- CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA:  Propietario : Sr. Carrillo Vilcabana Luis.  Giro del Negocio : Producción y comercialización.  Nº RUC : 10175214009  CIIU :1549–Elaboración de otros productosalimenticios.  Constitución : Persona Natural.  Inicio de Actividad: 06/04/1992  Ubicación :CarreteraIndoamérica (Pan. Norte km 782).  Teléfono : 283494  Régimen Tributario:REGIMEN GENERAL  Sistema de Contabilidad: Manual (Sistema de Partida Doble)  Comprobantes Autorizados a Emitir: Factura, Boleta de Ventas, Guía de Remisión.  Estado del Contribuyente: Activo  Buen Contribuyente : Sí. Incorporado al Régimen de Buenos Contribuyentes (Resolución N° 0730190000095) a partir del 01/12/2005  Agente de Retención del IGV: NO  Agente de Percepción Venta Interna: NO  Personal Laboral : 20 trabajadores.  Áreas Laborales : 05  Centro comercial : Dulcería “La Vaquita”  Ubicación : AV. Ramón Castilla Nº 661- Lambayeque.
  4. 4. IV.- POLITICAS DE LA EMPRESA Las políticas, son normas que tienen como fin lograr objetivos de uniformidad de todas las transacciones que realice la empresa, a través de su directiva, relacionadas con la actividad contable. Según nuestra investigación la empresa presenta las siguientes políticas: a) Políticas de otorgamiento y acceso al crédito: La Fábrica “Dulces FinosBruning” otorga créditos de mercaderías por un lapso de una semana, ya que, el encargado de llevar los productos tanto a la ciudad de Trujillo como a la ciudad de Lima, realiza sus respectivos viajes una vez a la semana, motivo para el cobro de dichos créditos. Tiene acceso al crédito en los productos de galones de gas, cuya empresa le provee por una semana hasta por un lapso de tiempo de 15 días, ésta empresa es “Costa Gas” S.A.A ubicada en la ciudad de Chiclayo. b)Políticas con respecto al Método de Valuación de las Existencias: La empresa emplea el Método de Valuación Promedio Ponderado (móvil), ya que la empresa adquiere materiales cuyos costos fluctúan constantemente debido a la economía peruana actual. Por ejm: hoy se adquiere un saco de azúcar rubia S/. 89.00; nadie nos asegura de que mañana lo podemos encontrar a un precio mayor o menor que éste. c)Políticas con respecto a la forma de procesamiento de la información. Para sus respectivas compras requeridas por el Jefe de Almacén del Área de Materiales de Producción, se recepciona los comprobantes de pago que se le emite cuyo control inmediato se lleva al Registro de Compras y a su Kárdex de control de almacén de Materiales de Producción. La elaboración para un mejor control de las existencias de los productos como el importe de cada uno de ellos, se respalda a través de los Kárdex que maneja cada área diseñada en el organigrama presentado.
  5. 5. Tanto las áreas de Producción como los centros de venta (Tienda Vaquita, y Tienda Bruning), presentan a diario sus respectivos Kárdex que será controlado y verificada dicha información por el área de contabilidad. Cuando se realizan las ventas de las tiendas ya mencionadas, se emite facturas y boletas de venta, según lo pedido por el cliente, cuyo control se lleva mediante el Registro de Ventas. Dentro de la empresa, laboran 20 trabajadores, de los cuales 05 de ellos se encuentran dentro de la Planilla de Remuneraciones, llevando sus respectivos registros y para la plana laboral restante, se lleva su control de pagos a través de un Cuaderno interno de Remuneraciones semanales (contrato temporal de trabajo) Se concluye el correcto registro de las operaciones mencionadas a través de su trascripción manual al Libro Diario, posteriormente al Libro Mayor y finalizándolo con los Estados Financieros (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas). d) Políticas referentes a la incorporación de personal a la empresa El personal que se encuentra laborando en la empresa ha sido requerido mediante previa presentación de currículum inmediata entrevista personal en el área de recursos humanos. (Psicóloga). Una vez aprobada la entrevista laboral, el personal seleccionado entra a trabajar a prueba durante una semana, sin dejar de percibir su respectivo pago. Los trabajadores del área de producción (paila, galletas y productos variados) laboran a destajo; mientras que el personal restante labora a tiempo completo, es decir con el horario laboral de la empresa. El horario de la empresa comprende desde las 8am (entrada) a las 8pm. (Salida); con un refrigerio de 1 hora. V.- PERSONAL DE LA EMPRESA El personal que labora en la empresa Fábrica de Dulces Finos Bruning, son en un número de 20 trabajadores, todos ellos son reclutados a través de una entrevista
  6. 6. personal y experiencia de una semana, dependiendo de ello se contrata el personal calificado, ello para el área de producción. En el área Administrativo, se recluta personal técnico o practicante universitario en el campo de la contabilidad, para el control interno; es decir, para el manejo y supervisión de los kárdex presentados a diario por cada una de las tiendas donde se ofertan los productos. En el aspecto de presentar los respectivos Estados Financieros lo realiza una persona profesional, cuyo caso es el de un Contador Público Colegiado. Los Requerimientos para cada puesto son:  Habilidades esenciales en cada área que se le contrate.  Nivel de satisfacción en el trabajo que realice.  Pagos a destajo en el área de producción y Jornada laboral para el resto.  Motivaciones y supervisión diaria. El proceso de incorporación del personal (reclutamiento) y el funcionamiento del sistema contable, se hace a través de: - Convocatoria (presentación de currículum) - Selección y evaluación ( por parte de la Psicóloga) - Adiestramiento y acoplamiento al sistema ( ayuda del Ing. Industrial) - Incentivos (por parte del Gerente General) - Capacitación por parte de todo el personal. e) Políticas de venta de los productos Cada tienda realiza sus ventas al contado, si la comercialización de sus productos se efectuaran al por mayor siempre y cuando sea partir de una docena lo que se refiere a kingkong y a partir de un cuarto de ciento los productos variados. Y las compras que se realicen el personal de la empresa se otorgara un precio preferencial (precio al por mayor).
  7. 7. IX.- EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES REALIZADOS EN LA FÁBRICA DE “DULCES FINOS BRUNING” 1.-PROCEDIMIENTOS CONTABLES.Son aquellos procesos, secuencia de pasos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros de contabilidad, cuya finalidad es reducir al mínimo el impacto de un pequeño error, en los Estados Financieros presentados. El Sr. Luis Carrillo Vilcabana, dueño de la fábrica es la persona encargada de realizar las compras de la materia prima, los días: Lunes, Miércoles y Viernes de cada semana, quien al finalizarlas lleva al Area de Administración, específicamente a la Sección de Contabilidad para que dichas facturas sean archivadas en su respectivo fólder, separado conforme a días cronológico del calendario, posteriormente, el CPC. Odensio, los lleva a su estudio contable y los registra en el Libro de Compras para su respectiva Declaración mensual del IGV. Registrándose, también, la compra del Gas realizados los días Miércoles y Sábado con su respectivo Comprobante de Percepción (2%). De igual manera, el CPC. Odensio lleva todas las Boletas de Venta y Facturas que emite la Fábrica para su respectivo registro. 2.- PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES.- Son aquellos procesos o pasos que no afectan las cifras de los estados financieros Ejemplo: Procedimiento para contratación de empleados: El personal de la empresa para el Área de Paila, Galleta y Llenado, se contratan por la modificación de Destajo, y durante el mes de Mayo hasta Agosto son los meses que más ventas se efectúan y debido a ello, contratan mayor cantidad de personal para satisfacer a la demanda.
  8. 8. Procedimiento para cambio de horario laborable: Debido a la gran demanda por satisfacer, el horario se amplía hasta poder completar los pedidos tanto dentro del departamento Lambayeque, como para Lima y Trujillo, ciudades de mayor venta durante el año. Procedimiento para tramitar reclamos de clientes: Como en toda empresa de productos perecibles, existen clientes que reclaman por el vencimiento tan próximo de sus kingkones o por el error de la cantidad de mercadería vendidas, cuyo reclamo fundado es resuelto de manera inmediata.
  9. 9. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” GERENTE GENERAL SUB GERENTE ING. INDUSTRIAL ÁREA DE TALENTO HUMANO ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD MANTENIMIENTO A. PRODUCCION A. MATERIALES DE PRODUCCION JEFE DE PAILA A. PRODUCTOS SEMITERMINADOS JEFE DE LLENADO ÁREA DE VENTAS A. PRODUCTOS TERMINADOS JEFE DE ALMACEN VENTAS CHICLAYO VENTAS LAMBAYEQUE VENTAS FÁBRICA JEFE DE GALLETA JEFE DE PRODUCTOS VARIOS JEFE DE EMPAQUE ÁREA DE TRANSPORTE
  10. 10. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” 3.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, mediante este manual se podrá observar los distintos puestos de trabajo los cuales deben figurar siempre por escrito y las funciones que como tales deben cumplir. EL MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES (MOF). El MOF nos permite: 1.- Saber de forma clara la funcionalidad de la estructura orgánica diseñada para La Empresa“DULCES FINOS “BRUNING”para responder a las exigencias del mercado y de sus actividades. 2.- Indicar las tareas, funciones y responsabilidades que tiene el personal que labora y trabajo en la empresa. 3.- Contribuir al correcto desarrollo y funcionalidad de la empresa. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS GERENTE GENERAL Ubicación Organizacional: o Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización. Coordinación: o Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama. Descripción Genérica del Puesto: o Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa. Descripción Específica: o Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.
  11. 11. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” o Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas. o Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias, etc. o Recluta y selecciona el personal necesario para la organización. o Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico. Sub. -Gerente Ubicación Organizacional: o Esta dentro del primer nivel del organigrama, es el puesto inmediato inferior y de mayor jerarquía dentro de la organización después del Gerente General. Coordinación: o Este puesto tiene coordinación al igual que el gerente general con todos los demás puestos del organigrama. Descripción Genérica del Puesto: o Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros) ante presencia y ausencia del gerente general, para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa. Descripción Específica: o Cumple y desempeña las mismas funciones que el gerente general ante ausencia de este. INGENIERO INDUSTRIAL Ubicación Organizacional: o Ocupa el nivel inmediato inferior del Sub Gerente General dentro del organigrama. o Esta a cargo de esta área un Ingeniero Industrial.
  12. 12. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” Coordinación: o Este puesto tiene coordinación con todos los puestos del organigrama principalmente con los de producción y contabilidad. Descripción Genérica del Puesto: o Administra, coordina y supervisa los recursos de la organización dentro del proceso de producción para la correcta elaboración de los productos y así alcanzar los objetivos propuestos por la empresa. Descripción Específica: o Participa en la elaboración dentro del proceso de producción, junto con el personal de trabajo del área correspondiente. o Aprueba la elaboración de los productos y los supervisa dentro de sus responsabilidades los correctos procesos de produccion. o Recluta y selecciona el personal necesario para la organización. o Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución. AREA DE TALENTO HUMANO Ubicación Organizacional: o Ocupa el nivel inmediato inferior del Ingeniero Industrial dentro de la organización. o Este cargo lo desempeña una Psicóloga. Coordinación: o Este puesto tiene coordinación con todos los puestos principalmente con el personal de trabajo dentro de la producción. Descripción Genérica del Puesto: o Administra, coordina y supervisa los recursos humanos de la organización dentro del proceso de producción para el correcto desempeño de sus funciones. Descripción Específica: o Evalúa al personal que desea laborar o ya labora en la empresa mediante test o cuestionarios. o Ayuda a reclutar y seleccionar al personal necesario para la organización.
  13. 13. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” o Brinda asesoría psicológica. AREA DE ADMINISTRACIÓN Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la alta gerencia de la misma. o Cargo desempeñado por un Contador Publico Colegiado. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el área de Ingeniería Industrial; con el Despacho Contable y proveedores hacia fuera de la misma. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización. Descripción Específica: o Participa en la creación del "Plan General de Desarrollo Anual", en coordinación con la gerencia. o Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la dirección. o Se encarga de los procesos administrativos de la institución. o Realiza y coordina la aprobación del pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa. o Lleva la contabilidad y se encarga de emitir la información correspondiente a las entidades del estado-SUNAT (anualmente). o Periódicamente (mensual, trimestral y anual) proporciona al despacho información al despacho contable necesaria para la adopción de mejoras en las políticas.
  14. 14. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” MANTENIMIENTO. Ubicación Organizacional: o Ocupa un nivel jerárquico de la organización subordinado a la Dirección en relación directa con las áreas de producción, llenado y empaque, almacén, ventas y transporte. Coordinación: o Se coordina con la gerencia y las áreas de de relación directa para desempeñar sus funciones. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de conservar en condiciones óptimas de limpieza las instalaciones del plantel. Descripción Específica: o Aseo de salones y de las maquinarias de la empresa. o Mantener en buenas condiciones los bienes de cada salón o área. o Anualmente debe pintar las partes más deterioradas. AREA DE PRODUCCION. Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el nivel jerárquico inferior de la organización, subordinado a la dirección de la misma. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el Ingeniero Industrial. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de elaborar los productos para ser ofrecidos al público de la empresa. Descripción Específica: o Se encarga de la elaboración de los distintos ingredientes y subproductos para ser comercializados. o Mejorar continuamente los procesos de producción.
  15. 15. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” AREA DE LLENADO Y EMPAQUE. Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el nivel jerárquico inferior de la organización, subordinado a la dirección de la misma. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el Ingeniero Industrial. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de almacenar y empacar los productos para ser ofrecidos al público de la empresa. Descripción Específica: o Se encarga de empacar, embolsar los distintos productos y subproductos para ser comercializados por la empresa. AREA DE ALMACEN. Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el nivel jerárquico inferior de la organización, subordinado a la dirección de la misma. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección, con el Ingeniero Industrial y con la Administración. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de almacenar los suministros y productos que son solicitados por la empresa. Descripción Específica: o Se encarga de almacenar los suministros y productos que son solicitados por la empresa para ser utilizados por las áreas de producción. o Tiene las responsabilidad de la custodia de los bienes y del control de las mismas
  16. 16. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” AREA DE VENTAS. Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el nivel jerárquico inferior de la organización, subordinado a la dirección de la misma. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia fuera. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de proporcionar al público una buena imagen de la empresa, así como ver que sus deseos sean satisfechos. Descripción Específica: o Atiende y sugiere ideas de atención al cliente a sus superiores. o Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de los clientes. o Tiene a su cargo las ventas de la empresa. AREA DE TRANSPORTE. Ubicación Organizacional: o Se encuentra en el nivel jerárquico inferior de la organización, subordinado a la dirección de la misma. Coordinación: o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y así también con distintas áreas de la empresa. Descripción Genérica del Puesto: o Se encarga de brindar el servicio de transporte al personal. Descripción Específica: o Se encarga de brindar el servicio de transporte al personal. o Tiene la responsabilidad de transportar la mercadería a los centros de venta.
  17. 17. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” o Tiene a cargo la coordinación para el traslado de los bienes o insumos que son adquiridos por la empresa para trasladarlos al almacén de la misma 4.- Así como también la empresa debe contar con una política administrativa en lo que se refiere a la selección adecuada del personal (fundamental). Es preferible que el proceso sea algo más costoso si con ellos se consigue contratar empleados más capaces e idóneos. Por regla general es un error que inmediatamente después de la selección, empiecen a trabajar. Es más beneficioso darles una formación cuidadosa que les permita adaptarse a su nuevo ambiente sin choques traumáticos y empezar su trabajo con dominio de las tareas a realizar: El resultado será un mejor rendimiento, reducción de costos y empleados más eficaces, atentos y activos. 5.- La empresa Bruning para una mejor organización debe contar con un: CONTROL INTERNO El control interno es imprescindible para llevar a cabo una gestión eficaz de las empresas, y para tener seguridad de que los objetivos de la organización se van a lograr. El control interno incluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, así como también el cumplimiento de las políticas establecidas. Para un mejor desarrollo de la empresa bruning debe tener en cuenta los siguientes elementos: * Ambiente de control: Este es el elemento principal; el cual debe generar un entorno que estimule la actividad del personal con respecto al control de sus actividades; donde debe fluir un ambiente de Integridad y valores éticos.
  18. 18. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” * Sistema Contable: Son los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad. * Procedimientos de control: Son todas aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están relacionadas a la aprobación, verificación, inspección de sus funciones. * Información y Comunicación: Información:de los acontecimientos internos y externos para mejor toma de decisiones, así como el seguimiento de las operaciones. Comunicación: se debe contar con una adecuada comunicación para que el personal conozca sus responsabilidades y obligaciones sobre las actividades que realiza. * En el Control interno de la empresa debe observarse claramente la responsabilidad de la Gerencia, así como también de cada uno de los departamentos y personas * La responsabilidad fundamental de la dirección de la empresa bruning debe ser: operarla con la finalidad de lograr los mayores beneficios posibles.  La dirección debe producir con el menor costo posible  Vender al mejor precio que se pueda obtener  Tener en cuenta los factores de la competencia y la innovación, tecnológica. * La empresa Bruning tendrá que desarrollar estrategias y políticas que promuevan la eficiencia en todas sus actividades como: Compra y ventas, Producción, Distribución y Publicidad * Efectuar una apropiada selección y formación de su personal, aplicando técnicas que permitan optimizar las tareas, supervisión y control de las mismas.
  19. 19. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” VISIÓN DEL SISTEMA BÁSICO DE RECOPILACIÓN DE DATOS ¿CÓMO FLUYE LA INFORMACION? Comienzo del año 01/01/2007 Informe del Balance 31/12/2007 Informes Intermedios PROCESO CONTABLE Documentos Fuentes Libros y Registros Auxiliares Libros contables principales PERIODO Hojas de trabajo Estados Financieros
  20. 20. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” MANUAL DE PROCEDIMIENTO: DIAGRAMAS DE FLUJOS MENÚ PRINCIPAL Nota de Pedido MANTENIMIENTO DE INVENTARIO PROVEEDOR 0 Nota de Pedido Guía de entrada Factura CLIENTE Guía deEntrega Factura
  21. 21. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” MANUAL DE PROCEDIMIENTO: DIAGRAMAS DE FLUJOS MENÚ PRINCIPAL Aquí se detalla de cómo fluye la información y la relación que se tienen de las entidades externas (proveedores y clientes) con el proceso que realiza la empresa (mantenimiento de inventario). Este proceso refleja los flujos de datos(notas de pedido, guías de entradacomprobantes de pago) que constituyen así los documentos fuentes para el buen control de la entidad de los bienes que entran y salen de la misma,producto de la comercialización, permitiendo realizar la correcta contabilización de la misma, haciendo más exacta y fidedigna la información que resulta producto de llevará acabo el proceso contable.
  22. 22. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” EXPANSION DEL MANTENIMIENTO DE INVENTARIO 1 Pedido 3 Jefe de Almacén Pedido Atención del Pedido Guía de Entrada factura Guía de Entrega factura Control de Existencias Actualización 2 Inventario Artículos Cantidades Entregadas
  23. 23. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” EXPANSION DEL MANTENIMIENTO DE INVENTARIO El proceso de mantenimiento de inventario contiene así mismo los siguientes procesos y un almacenamiento de datos:  Jefe de Almacén: Este proceso se ve relacionado con la entidad externa (proveedor) de forma directa, a la cual se realiza el pedido correspondiente de los bienes y de recepcionar los documentos de la misma bajo responsabilidad documentos permitirán al del jefe de almacén, dichos almacenamiento de datos (inventario de artículos) actualizar su información y el control de los bienes que se hallan adquirido. También se tiene la tarea de coordinar el jefe de almacén junto con el inventario de artículos el abastecimiento de bienes lo cual permitirá al atender los pedidos que realicen los clientes (la otra entidad externa).  Atención del Pedido: Aquí esta atención se ve reflejada por medio de la recepción de la orden de pedido que realiza el cliente (entidad externa) y para ser atendida se coordinará con el inventario de artículos la existencia de dicho bien y así se lleve el control respectivo de los bienes que salgan de la entidad producto de su giro del negocio, dicho control se vera reflejada mediante los respectivos comprobantes de pago que se emita al cliente producto de la atención de la venta realizada.  Inventario de Artículos: Aquí se lleva a cabo el control y la coordinación de los bienes que se soliciten para abastecerse y atender los pedidos que se hace y nos hacen por parte de las entidades externas, proveedor y cliente respectivamente. El almacenamiento de datos coordina constantemente con las áreas externas (proveedor y cliente) e implica la actualización de los datos y el correcto control.
  24. 24. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” 1 EXPANSION DEL AREA DE JEFE DE ALMACEN AREA DE MATERIALES DE PRODUCCION AREA DE PRODUCTOS SEMITERMINADOS 1.1 AREA DE PRODUCTOS TERMINADOS 1.2 1.3 Jefe paila Llenado Pedido Control de Existencias Pedido Pedido Control ALMACEN Galleta Entrega Guía Guía de Entrada Guía Actualización Empaque Prod.vario
  25. 25. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” EXPANSION DEL AREA DE JEFE DE ALMACEN La expansión del área de jefe de almacén se ve reflejada por tres áreas más: Área de materiales de producción: Es aquella área encargada de la recepción de los materiales y de empezar a producir los bienes que comercializa la empresa. Aquí se destacan tres áreas:  Jefe de paila: Encargado de cocinar la leche y obtener los productos derivados de la misma, tales como el manjar.  Galleta: Encargado de realizar la masa y hornearla para obtener las galletas.  Productos varios: Encargado de realizar demás productos menores (dulces). Área de productos semiterminados: Es el área al cual se trasladan los productos obtenidos en el área de materiales de producción para proceder a continuar con la producción.  Llenado: Aquí se encarga de juntar los productos semiterminados para convertirlos en productos terminados mediante el llenado.  Empaque: Aquí se encarga de embolsar y empacar los productos mediante con las etiquetas propias de la fábrica y así estar listas para el mercado. Área de Productos Terminados: Esta área se encarga de almacenar los productos que están listos para ser comercializados al público y de mantener el control de las mismas.
  26. 26. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” 3 EXPANSION DEL AREA DE ATENCIÓN DEL PEDIDO A Tienda Vaquita Control de Existencias Pedido B Tienda Yosip Cantidades Entregadas C Tienda Bruning Guía de Entrega Factura
  27. 27. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” EXPANSION DEL AREA DE ATENCIÓN DEL PEDIDO La expansión de esta área está conformada por las tres tiendas encargadas de la venta de los productos directamente al público, estas tiendas son:  Tienda “La Vaquita”  Tienda “Bruning”  Tienda “Yosip” Estas tiendas se encargan de recepcionar los pedidos de los clientes y de coordinar con el área de inventarios de tal manera que la venta se pueda llevar a cabo de forma exitosa y ésta se vea reflejada mediante el respectivo comprobante de pago que se emita por la venta, ya sea, una factura, guía de remisión o lo más común en las ventas diarias, la emisión de una boleta de venta. Además de abastecer a la demanda del departamento lambayecano, tiene que hacerlo de igual manera, con la demanda de Lima, Piura y ciudades de Trujillo, cuyas ventas se hacen de dos a tres veces permanentes durante la semana.
  28. 28. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” 5.-Teniendo en cuenta la estructura de la empresa, los datos de la misma y sus miembros, tanto del personal como propietarios proponemos lo siguiente: o En cuanto a su forma societaria esta actualmente como Persona Natural por lo cual se recomienda pasar a ser una Persona Jurídica, ya sea como Empresa Individual de Responsabilidad LimitadaE.I.R.L. (D. Ley 21621) o como Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada-S.R.L., Sociedad Anónima S.A., Sociedad Anónima Cerrada SAC(según Ley General de Sociedades Nº 26887) o De pasar a ser una Persona Jurídica su responsabilidad estaría solo limitada al patrimonio o aportes de la misma y el titular de la misma no respondería por las obligaciones de ésta. o Ser persona jurídica obtendría beneficios como más acceso al crédito o financiamiento por parte de las empresas del Sistema Financiero. 6.- En cuanto al Sistema: o La empresa hace bien en contar con su Patrón de Operaciones que contenga las operaciones que realiza la empresa, así llevar el control, y el orden de los asientos a realizar en los libros para que sea más fácil de buscar algún asiento en caso de verificar algún error o realizar alguna aclaración. o Dicho patrón de operaciones debe ser frecuentemente revisado para saber si se esta considerando todas las operaciones o en caso de agregar algunas nuevas operaciones que no realiza frecuentemente. o La empresa debe contar con un modulo que nos proporcione a detalle todos los trabajadores en planillas. 7.- Si bien es cierto, la Fábrica “Bruning” emplea diversos Kárdexs para un mejor control, aquí señalamos algunas modificaciones y/o creación de nuevos formularios para tener aún más excelente control de todos los productos desde que llegan a Almacén de Materias Primas hasta los productos ya terminados, destinados al Almacén de Productos Terminados, cuyo destino es la venta en sus diferentes tiendas:
  29. 29. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” I. NIVELES DE LA CARRERA ANALISTA  Analista Junior: Descripción: Se encarga de realiza el diseño en sistemas lógicos económicos o prácticos de los requerimientos definidos en el análisis de sistemas (supervisado por un analista de mayor jerarquía), también se encarga de validar que las soluciones cumplan con las necesidades (vinculándose con empleados a nivel departamental). Obligaciones y Responsabilidades: Realizar la recolección de datos, analizar toda la documentación que refleje flujo de trabajo, ordenar la información en el marco de la gestión de configuración, documentar procedimientos y técnicas de operaciones, participar en el desarrollo de sistemas informáticos nuevos o mejorados para luego revisarlos y modificarlos, realizar reportes de estado del personal y de los recursos informáticos y a veces dar soporte a los usuarios.  Analista Senior: Descripción: Indica diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. Se encarga de recolectar y analizar información para nuevos desarrollos o aplicaciones en uso. Comprender las funciones del negocio para ser procesadas y ser tecnológicamente capaz de implementarlas informativamente. Obligaciones y Responsabilidades: Gestionar el análisis y el diseño, analizar aplicaciones de usuario e interactuar con gerentes-usuarios, implementar sistemas, diseñar
  30. 30. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” bases de datos, organizar y preparar la documentación, coordinar y supervisar analistas juniors y programadores. PROGRAMADOR  Programadores junior o Aprendices de Programación. Descripción: Son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación. Se encarga de asistir esencialmente en el diseño y codificación de programas además de implementar las actividades necesarias para producir reportes y mantener archivos de información. Todas las actividades las realiza bajo supervisión directa. Obligaciones y Responsabilidades: Documentación de programas, realizar testeo de datos y organizar el calendario de prueba de los programas, diseñar los procedimientos de conversión de datos, programar y testear cambios en los procesos de prueba, analizar las pruebas, formalizar procesos para los operadores y organizar procedimientos de control de datos.  Programadores Senior: Descripción: Son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes. Se encarga de dirigir el diseño, programación y mantenimiento de software. Define configuración de interfaces entre hardware y aplicaciones. Controla modificaciones y/o mejoras del software
  31. 31. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” desarrollado. Define y gestiona estándares relativos al uso del software. Obligaciones y Responsabilidades: Administrar el trabajo de los programadores. Dirigir la selección de los proveedores de software, implementar software y nuevas versiones, especificar la relación costo- beneficio entre las diversas alternativas de software. REDES  Administrador de Red Descripción: Se encarga de gestionar estado y accesos a la red y administrar restricciones y excepciones establecidas por el jefe de seguridad informática. Obligaciones y Responsabilidades: Implementar procedimientos y técnicas para mejorar la eficiencia bajo la supervisión del jefe de telecomunicaciones y el de soporte técnico. SOPORTE TECNICO  Soporte Técnico en Micro computación. Descripción: Se encarga del correcto funcionamiento (incluyendo la conectividad y la comunicación) de las terminales y esto lo hace a través de mantenimiento preventivo y correctivo, también se encarga de instalación de hardware con el software que trae.
  32. 32. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” Obligaciones y Responsabilidades: Realizar el mantenimiento preventivo en el equipamiento informático (tercerizado), solucionar problemas relacionados con el hardware (a veces se terceriza y tener en cuenta garantía de equipamiento). Instalar o supervisar instalación de hardware con el software de base necesario y responder consultas de los usuarios. BASE DE DATOS  Administrador de Base de Datos Descripción: Se encarga de monitorear el estado y los accesos de las bases de datos y mantener la disponibilidad de las mismas dentro del sistema de restricciones y excepciones fijados por el jefe de seguridad informática. Realiza actividades de preparación de entrada de datos. Obligaciones y responsabilidades Implementar procedimientos y técnicas para mejorar la eficiencia fijadas en conjunto con el jefe de soporte técnico. Participar en el desarrollo de procedimientos, investigación y todas las que utilicen los datos de la empresa. SEGURIDAD INFORMATICA  Jefe de seguridad Informática Descripción Se encarga de mantener la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la empresa. Obligaciones y responsabilidades Definir la política de seguridad informática a seguir por medio de normas y procedimientos que mantengan el grado de integridad,
  33. 33. UNIVERSIDAD NACIONAL FÁBRICA LAMBAYECANA “PEDRO RUIZ GALLO” “DULCES FINOS BRUNING” disponibilidad y confidencialidad de la información necesario para la misión de la empresa sin afectar la operatividad de los procesos de la misma. La política puede también ser fijada por una consultoría externa o por la casa matriz. Seleccionar herramientas y proveedores para llevar adelante las normas y procedimientos. Definir la estructura de restricciones y excepciones de acceso a la información de todo el personal, de acuerdo a las pautas de la política de seguridad y a las necesidades de acceso de los usuarios de acuerdo a su función. Diseñar el plan de contingencias de la empresa, implementarlo y ensayarlo periódicamente. Este plan también puede ser provisto por una consultoría externa o por la casa matriz. Fijar junto con los otros jefes de área cuales son las necesidades, seleccionar a los proveedores y supervisar las instalaciones.

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