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Página 29 de 46COPIA CONTROLADA1. OBJETIVO(S):Se emplea para definir por qué y para qué se crea el procedimiento.2. ALCANC...
Página 30 de 46COPIA CONTROLADA7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/OBSER...
Página 31 de 46COPIA CONTROLADA8. CONTROL DE CAMBIOSFORMATO CODIGO 10020039.0 ANEXOS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL ANEXO)CUER...
Página 32 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 3ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES REGLAMENTARIASMEMBRETEIDENTIFICACIÓN YASUNTO...
Página 33 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATOESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES R...
Página 34 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 4ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO)CODIG...
Página 35 de 46COPIA CONTROLADAOBJETIVODescribir el ¿Por qué? y ¿Para qué? del proceso.ALCANCEEstablecer qué comprende el ...
Página 36 de 46COPIA CONTROLADA4.1 DESCRIPCION DEL PROCESOPROVEEDOR -PROCESOCLIENTE – PROCESOPHVAINTERNO EXTERNOENTRADA/ I...
Página 37 de 46COPIA CONTROLADASEGUIMIENTO Y/OMEDICIÓN:Ver IndicadoresRIESGOSVer Mapa de Riesgos y Plan deManejo de Riesgo...
Página 38 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 5ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDADPLAN DE CALIDAD DEL PROCESO: (escriba aqu...
Página 39 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 6ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTOCARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTOÍTEM CARA...
Página 40 de 46COPIA CONTROLADA¡ANEXO 7FORMATO PARA ELABORAR ACTAS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN)ACTA No. __...
Página 41 de 46COPIA CONTROLADA(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN)ACTA No. _________LUGAR: FECHA: HORA INICIO: H...
Página 42 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE ACTASENCABEZADO: espacio para identificar el acta, est...
Página 43 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 8LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)FECHA: (ESCRIBA AQU...
Página 44 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS:NOMBRE DEL PROCESO:...
Página 45 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 9LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)(*)R...
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  1. 1. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNPágina 1 de 46COPIA CONTROLADAPROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS DELSISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNCODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 1002VERSIÓN No. 7.0FECHA: 18 DE DICIEMBRE DE 2012Elaboró Revisión y AprobaciónTécnica o de contenidoRevisión y Aprobaciónmetodológica del SIGFirma: Firma: Firma:Nombre: Luis JaimeCampos Bello. XimenaSalazar Q.Nombre: Ligia Inés BoteroMejíaNombre: Edna PiedadCubillos CaicedoCargo: ProfesionalesDirección de PlaneaciónCargo: Contralora Auxiliar Cargo: Directora Técnica –Dirección de Planeación.
  2. 2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 2 de 46COPIA CONTROLADA1. OBJETIVOEstablecer las actividades a desarrollar para el control de los documentos internos delSistema Integrado de Gestión que permitan garantizar la elaboración, revisión,aprobación, actualización e identificación de los documentos del SIG.2. ALCANCEEste procedimiento aplica para el control de los documentos internos que hacen parte delos procesos del SIG. Inicia con la Identificación de la necesidad de elaborar, modificar oeliminar un documento interno del SIG que se adopta por resolución reglamentaria óplanes y termina con la entrega del documento al interesado en caso que se solicitencopias controladas.3. BASE LEGAL:Ver NormogramaNormas técnicas de calidad: ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 (Numeral 4.2.3) eISO 14001:2004 (Numeral 4.4.5.)4. DEFINICIONES:ACTA: documento que evidencia los temas tratados en una reunión. Es decir la relaciónescrita de lo sucedido, tratado o acordado en un comité, junta o reunión. Ver formato“FORMATO PARA ELABORAR ACTAS” (Formato Código 1002010).ANEXO: los anexos contienen información de apoyo al procedimiento documentado, talescomo: tablas, gráficos, diagramas de flujo y formatos. De no ser necesario incluir anexos,se indicará que no aplica.APLICATIVO SIGESPRO: es el Sistema de Gestión de Procesos y Documentos queadministra y da soporte a los procesos de la Contraloría de Bogotá, mediante la definicióndel flujo de los mismos, el control de las actividades, tareas y documentos entre laspersonas responsables. SIGESPRO maneja el mapa de cada proceso parametrizadopara la Contraloría de Bogotá con conceptos de: procesos, actividades, términos, trámites(asunto), tareas, responsables, movimientos, entradas, salidas y control de términos deprocesos y documentos.APROBACIÓN: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de undocumento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para larealización de una actividad.
  3. 3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 3 de 46COPIA CONTROLADACÓDIGO: corresponde a la Identificación de los procesos y procedimientos dentro delSistema Integrado de Gestión.COPIA CONTROLADA: son las copias que se publican a través de la INTRANET (linkSIG – Listado Maestro de Documentos) y las que en medio físico autorice el responsabledel proceso en los eventos en que se justifique, para garantizar el uso de la versiónvigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Lascopias físicas autorizadas por el responsable del proceso y las correspondientes a la Listade Destinatarios, se le agregará el sello de “COPIA CONTROLADA”.COPIA NO CONTROLADA: son copias de los “Documentos del Sistema Integrado deGestión” que no cumplen con las características de copias controladas, no autorizadospor el responsable del proceso.DOCUMENTO: escrito que contiene datos que poseen información para evidenciar algo ysu medio de soporte.DOCUMENTO INTERNO: se establece como documento interno del Sistema Integradode Gestión, los siguientes:a. ManualesManual del Sistema Integrado de GestiónManual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laboralesb. Procesos y Procedimientos:Proceso: ver Anexo 4 “ESTRUCTURA PARA CARACTERIZARPROCESOS”. Que incluye la Matriz de Descripción del Proceso (FormatoCódigo 1002006)Procedimiento: ver Anexo 2 “ESTRUCTURA PARA ELABORARPROCEDIMIENTOS” (incluido historial de cambios).c. Planes y ProgramasDOCUMENTO OBSOLETO: documentos del Sistema Integrado de Gestión que hanperdido vigencia por modificación o derogación.FORMATOS: Plantilla que sirven para consignar datos generados de una actividad,proporciona evidencia de esta o presenta resultados.HISTORIAL DE CAMBIOS: formato en el cual se registra las modificaciones de undocumento del Sistema Integrado de Gestión.INFORMACIÓN PRIMARIA: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datosde fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está enpermanente contacto. La Información Primaria proviene de fuentes externas y se procesa
  4. 4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 4 de 46COPIA CONTROLADAdentro de la entidad, circunscribiéndose a su entorno, es decir, las circunstancias con lasque la organización está en permanente contacto con la comunidad, los proveedores, loscontratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos.INFORMACIÓN SECUNDARIA: Elemento de Control, conformado por el conjunto dedatos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes delejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información quesoportan la gestión de la entidad pública. La Información Secundaria es la informaciónque se transforma en la ejecución de operaciones de la entidad. Toma como base laInformación Primaria y la relacionada con los hechos financieros, económicos y socialesque se generan en el desarrollo de su función administrativa.Se pueden identificar dos tipos de Información Secundaria:- La formal, que se obtiene de la operación de la entidad y se materializa a través de suestructura documental. Para su obtención requiere de la identificación y estructuración dediferentes fuentes como el Manual de Procedimientos , los resultados de información quegeneran los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, losregistros contables y de operación, la intranet, entre otros.- La informal, que conforma el capital intelectual de la entidad y corresponde a losconocimientos y experiencias y al ejercicio de interacción entre los servidores.INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada,empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet, es también unimportante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: es la relación de los documentos del SistemaIntegrado de Gestión que se encuentran vigentes.LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS: es la relación de lasdependencias a quienes se les entrega copia física de los documentos del SIG.PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.PUNTOS DE CONTROL: se refiere a la identificación específica de acciones de controlen un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en losprocedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normalde las operaciones.REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia deactividades desempeñadas. Deben denominarse acorde con lo establecido en las TDR.En caso de no existir se debe solicitar la modificación en la TRD.
  5. 5. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 5 de 46COPIA CONTROLADARESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: son los actos administrativos que profiere laadministración para fijar normas de carácter general y abstracto, relacionadas con elcumplimiento de la misión institucional y los procesos misionales y administrativos, con elestablecimiento de la organización interna de la Entidad y con el funcionamiento de lamisma. Entre ellas se encuentran las que adoptan los documentos del Sistema Integradode Gestión. Para su elaboración se tiene en cuenta La “ESTRUCTURA PARADOCUMENTAR RESOLUCIONES” (Formato Código 1002005)REVISIÓN Y APROBACIÓN METODOLÓGICA DEL SIG. Es la verificación y visto buenoque realiza el director de planeación y/o los profesionales de la Dirección de Planeaciónsobre la estructura del documento frente a lo establecido en el SIGREVISIÓN Y APROBACIÓN TÉCNICA O DE CONTENIDO Es la verificación y vistobueno que realiza el responsable del proceso sobre el contenidoVERSIÓN: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta undocumento del Sistema Integrado de Gestión.5. POLITICAS O LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN• La información primaria (IP) y secundaria (IS) de las caracterizaciones de los procesosse constituye en un elemento de control, sobre las cuales debe garantizarse por partedel responsable del proceso su registro oportuno, exacto y confiable para sudivulgación, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones quesoportan las decisiones y permiten su divulgación a la ciudadanía y las partesinteresadas.• La elaboración, actualización, modificación o eliminación de los documentos del SIGes responsabilidad de los responsables de los procesos.• Los procedimientos deben ser instrumentos, que describen acciones reales y noideales.• No se deben tomar FOTOCOPIAS ni DUPLICAR los documentos controlados delSistema Integrado de Gestión,. Cuando por cualquier circunstancia se fotocopien odupliquen se entenderán que no son copias controladas y por lo tanto no se puedegarantizar que están actualizados. El uso de estos documentos, serán responsabilidaddel usuario.• Serán copias controladas, es decir que están vigentes únicamente las que estáncontenidas en la Intranet en el icono del SIG o en medio magnético o físico en estosdos últimos casos y deben estar registradas en la lista de distribución.• El código de un procedimiento que se derogó por objeto de fusión o que se considerono ser funcional no se debe volver a utilizar.
  6. 6. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 6 de 46COPIA CONTROLADA6. ANEXOS:Anexo 1. Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema Integrado deGestión. (Formato Código 1002001)Anexo 2. Estructura para elaborar procedimientos.“Descripción del Procedimiento”, (Formato Código 1002003),Anexo 3. Estructura para documentar resoluciones reglamentarias. (Formato Código1002005)Anexo 4. Estructura para caracterizar procesos:“Descripción del proceso” (Formato Código 1002006),Anexo 6. Formato para elaborar actas. (Formato Código 1002010)Anexo 7. Listado maestro de documentos. (Formato Código 1002011)Anexo 8. Lista de destinatarios de copias controladas. (Formato Código 1002012)
  7. 7. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 7 de 46COPIA CONTROLADA7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:7.1 Elaboración y modificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión- SIGNo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONES1Contralor,ContralorAuxiliar, Director,Jefe OficinaAsesora, JefeOficina,Coordinador,Subdirector,Asesor,Profesional,Técnico oAuxiliarAdministrativo.Identifica la necesidad deelaborar, modificar oeliminar un documentointerno del SistemaIntegrado de Gestión.Diligencia y firma elformato “Solicitud deelaboración omodificación dedocumentos del SistemaIntegrado de Gestión” y loremite al responsable delproceso. Ver anexo 1.Observación:La necesidad puede surgirpor resultados de la revisiónpor la dirección, de auditorías,de equipos de mejoramientoo por análisis directo, entreotros.2ContralorAuxiliar, Director,Jefe de Oficina(Responsable deProceso delSIG).Reúne a los gestores delproceso y estudia laconveniencia de lasolicitud.ActaObservación:En estos casos esindispensable la presencia delresponsable del proceso paradejar definida o no larespectiva solicitud.Cuando la modificación de unprocedimiento involucre eldiseño o modificación de unaplicativo o algunas de susfuncionalidades, se debeinformar o hacer partícipe a laDirección de Informática conel fin de que se determinenaspectos como la viabilidadtécnica, los recursosnecesarios, el tiempo para suimplementación y de estamanera evitar que exista unadisociación entre losaplicativos y los
  8. 8. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 8 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESprocedimientos vigentes. Enestos casos, la Dirección deInformática debe enviar porescrito dicha aprobación.3ContralorAuxiliar, Director,Jefe de Oficina(Responsable deProceso delSIG).Aprueba ó no la “Solicitudde elaboración omodificación dedocumentos del SistemaIntegrado de Gestión “.En caso de aprobar firmala solicitud y asignafuncionario(s) para laelaboración omodificación deldocumento del SistemaIntegrado de Gestión.Solicitud deelaboración omodificacióndedocumentosdel SistemaIntegrado deGestión4Subdirector,Coordinador deGrupo, Asesor,Jefe OficinaAsesora, Jefe deOficina,Profesional,Técnico oAuxiliarAdministrativoElabora o modifica eldocumento del SIG deacuerdo con lo aprobadoen la solicitud yconservando lasdirectrices y estructuradada en los anexos deeste procedimiento.Observación:Cuando se elabore undocumento por primera vezse le asignará la versión No.1.0.Los códigos para cadaproceso son: OrientaciónInstitucional 10, Enlace conClientes 20, Prestación deServicio Macro 30, Prestaciónde Servicio Micro 40,Responsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva 50,Gestión Humana 60,Recursos Físicos yFinancieros 80 y Evaluación yControl 90.
  9. 9. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 9 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESCualquier modificación a undocumento del SistemaIntegrado de Gestión,implicará cambio de versión yse adoptará medianteresolución reglamentaria,excepto planes y programas.Los anexos del documentotendrán logotipo, nombre ycódigo del formato. Lapaginación del documentodebe comenzar desde laportada así: “Página 1 de #”.Punto de control:Cuando se vaya a modificar lacaracterización de cualquierproceso, es necesario verificarque el ajuste no afecte losdemás procesos (interacciónde los procesos), caso en elcual se deberá solicitar elajuste necesario al procesorespectivo.5Subdirector,Coordinador deGrupo, Asesor,Jefe OficinaAsesora, Jefe deOficina,Profesional,Técnico oAuxiliarAdministrativoSomete la propuesta deldocumento aconsideración de lasdependenciasinvolucradas para susobservaciones y realizaajustes.
  10. 10. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 10 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESElabora proyecto deResolución Reglamentariaque adopta el documentodel Sistema Integrado deGestión.Observación:Ver estructura paradocumentar ResolucionesReglamentarias (FormatoCódigo 1002005).Las Resoluciones quederoguen, modifiquen,sustituyan, adicionen osubroguen normas internas,indicarán expresamentecuales, señalando su númeroy fecha.6Subdirector,Coordinador deGrupo, Asesor,Jefe OficinaAsesora, Jefe deOficina,Profesional,Técnico oAuxiliarAdministrativoEntrega en mediomagnético y envía porSIGESPRO alresponsable del procesolos siguientesdocumentos: documentodel SIG ajustado yproyecto de resoluciónreglamentaria.Entrega en medio físico lasolicitud de modificaciónpreviamente aprobada.Observación:El nombre del archivo debeidentificar el contenido deldocumento y la versiónvigente.7Contralor Auxiliaro Director, Jefede Oficina(Responsable delProceso SIG).Revisa: Documento delSIG o su modificación, yproyecto de ResoluciónReglamentaria.Solicita ajustes si sonnecesarios.Remite, a la OficinaAsesora Jurídica, enmedio magnético a travésObservación:En caso de que sea necesariorealizar ajustes al documentoestos deben realizarseutilizando la herramienta de“Control de Cambios”Punto de control:
  11. 11. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 11 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESde SIGESPRO, losdocumentos del SIGajustados y el proyecto deResolución; y remite enmedio físico la solicitud demodificación aprobada.Verifica que el contenido delos archivos magnéticos seaidéntico a los documentosfísicos.Activa procedimiento denormograma.8Jefe OficinaAsesora Jurídica.Revisa el proyecto deResolución Reglamentariay base legal deldocumento del SIG.Solicita ajustes si sonnecesarios.Envía los documentos delSIG en medio magnético ypor SIGESPRO a laDirección de Planeaciónpara la respectiva revisiónmetodológica.Remite en copia física elproyecto de ResoluciónReglamentaria con pie defirma; y la solicitud demodificación aprobada porel Responsable deProceso.Observación:En caso de que sea necesariorealizar ajustes al documentoestos deben realizarseutilizando la herramienta de“Control de Cambios”Punto de control:La revisión jurídica asegura lalegalidad del documento.9ProfesionalDirección dePlaneación.Revisa los siguientesdocumentos: Documentodel SIG o su modificación,proyecto de ResoluciónReglamentaria, solicitudde modificación delPunto de control:La revisión técnica asegura laconveniencia, adecuación,eficacia, eficiencia yefectividad del tema objeto de
  12. 12. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 12 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESdocumento y solicitud demodificación delnormograma.Solicita ajustes si sonnecesarios.Imprime una copia físicade los documentos.Coloca fecha de revisión yaprobación metodológicadel SIG en la portada deldocumento físico.Coloca sello de“APROBADO” en todaslas páginas deldocumento físicoActualiza el normograma.Solicita firma delResponsable del procesoen la portada delprocedimiento y pie defirma en la Resolución.la revisión.La nueva versión deldocumento se debe imprimircompleto en original yanexarse al proyecto deResolución correspondiente.Observación :En caso de que sea necesariorealizar ajustes al documentoestos deben realizarseutilizando la herramienta de“Control de Cambios”La Dirección de Planeaciónmantendrá las versionesvigentes, en su formatooriginal, de los documentos delSistema organizados porprocesos.10ContralorAuxiliar, Director,Jefe de Oficina(Responsable deProceso delSIG).Firma la portada delprocedimiento en“Revisión y AprobaciónTécnica o de contenido” ycoloca pie de firma en laResolución.11Director Técnicode PlaneaciónFirma la portada en“revisión y aprobaciónmetodológica del SIG”.Coloca pie de firma en elObservación:El nombre del archivo debeidentificar el contenido deldocumento y la versión
  13. 13. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 13 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESproyecto de resolución.Envía al despacho delContralor el proyecto deResolución, condocumentos, tanto encopia física y magnéticacomo a través deSIGESPRO.vigente.12 ContralorRevisa los documentos yfirma ResoluciónReglamentaria.Remite los documentos,en medio físico ymagnético al director deapoyo al despacho.Observación:En caso de presentarobservaciones comunica a laDirección de Planeación pararealizar el trámite pertinente.13Profesional oTécnico deDirección deApoyo alDespachoDirector deApoyo alDespachoRadica, numera y colocafecha a la ResoluciónReglamentaria.Registra en el historial decambios el número yfecha de la ResoluciónReglamentaria.Remite los documentosen copia física ymagnética, a lasubdirección de ServiciosLibroRadicador deResolucionesReglamentariasResoluciónReglamentariay documento óprocedimientoObservación:Las Resoluciones se numeranen forma consecutiva paracada clase de resolución,comenzando con el númerouno (001) a partir del primerdía hábil de cada año.El original de las ResolucionesReglamentarias reposará en laDirección de Apoyo alDespacho quien adoptará losmecanismos de controlestablecidos por el ArchivoGeneral de la Nación, para laadministración de lascomunicaciones oficiales enlas entidades públicas.
  14. 14. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 14 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESAdministrativos.El libro radicador debe estarfoliado y se registrarán demanera consecutiva ycronológica las resolucionesque se profieran yorganizarán, conservarán ycustodiarán el consecutivo delas mismas.14TécnicoSubdirecciónServiciosAdministrativosTramita la publicación dela ResoluciónReglamentaria en elRegistro Distrital dejandoconstancia en la últimapágina de la misma.Actualiza el archivomagnético de laResolución Reglamentariacon número de laResolución Reglamentariay fecha (día, mes, año) ynúmero del RegistroDistrital y fecha.Comunica mediantecorreo electrónico a laDirección de Planeación lapublicación de laResolución Reglamentariay de los documentos delSIG aprobados.Confirmaciónde entrega decorreoelectrónicoPunto de Control:Verifica que el contenido delarchivo magnéticocorresponda al archivo físicoprevio al trámite definido en elRegistro Distrital.15Subdirector deServiciosAdministrativosDevuelve a la Dirección deApoyo al Despacho eloriginal de la ResoluciónReglamentariadebidamente publicada y
  15. 15. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 15 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTOS DE CONTROL /OBSERVACIONESlos documentos quehacen parte integral de lamisma, para su custodia.16Director Técnicode Planeación -TécnicoDirección dePlaneación.Coloca identificación decopia controlada a losdocumentos del SIG,incluida la ResoluciónReglamentaria en elmedio magnético (marcade agua).Convierte los archivos delos documentos enformato PDF, incluida laResoluciónReglamentaria.Actualiza el listadomaestro de documentosdel SIGSocializa a través decorreo electrónico laexpedición.Publica en la Intranet.Confirmaciónde entrega decorreoelectrónicoPunto de Control:Los archivos convertidos aPDF deben contar con larestricción de copia eimpresión.7.2 Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión.1No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONES1Profesional òTécnicoDirección dePlaneaciónRecibe los documentos delSIG de las dependenciasresponsables de suelaboración, a través deSIGESPRO y en mediofísico.Planes yprogramasen mediofísicoObservación:Esta actividad aplica para todoslos documentos del SIG (Planes,Programas, Resoluciones,Procedimientos)1 Este numeral aplica para el control y distribución los documentos del SIG.
  16. 16. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 16 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONESColoca identificación de“Copia Controlada” a losdocumentos del SIG en elmedio magnético (marca deagua) y almacena eldocumento en el PC en elformato original en el que seelaboró.Coloca identificación deobsoleto (marca de agua) alas versiones anteriores delos documentos del SIG.Convierte los archivos de losdocumentos del SIG enformato PDF.Cada plan tiene previsto unprocedimiento para suformulación, aprobación yseguimiento.Punto de Control:Los archivos convertidos a PDFdeben contar con la restricción decopia e impresión.2Director Técnicode PlaneaciónProfesional óTecnicoDirección dePlaneaciónEnvía los documentos delSIG a la Dirección deInformática, para lapublicación en la páginaWeb.Publica en la Intranet, eldocumento y/o planes oprogramas, dondepermanecerá disponible parasu consulta.Reemplaza los documentosidentificados como obsoletosen la red incluidos planes yprogramasConfirmaciónde entregade correoelectrónico.ListadoMaestro deDocumentosObservación:Todos los documentos sepublicarán en la Intranet y en lapágina Web en formato PDF.Los archivos originales en mediomagnético se deben organizar enla red interna de la Dirección dePlaneación en carpetas queidentifiquen claramente laresolución y la vigencia.
  17. 17. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 17 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROPUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONES3Profesional oTécnico de ladirección deInformáticaPublica en la página Web eldocumento y/o planes oprogramas, dondepermanecerá disponible parasu consulta.4Profesional oTécnico deDirección deApoyo alDespachoArchiva los originales de lasresoluciones reglamentariascon sus correspondientesdocumentos.5Profesional,Técnico ySecretariaDirección dePlaneación(funcionariodesignado por elDirector)Archiva los originales de losplanes y programas.7.3 Solicitud y distribución de copias controladas de documentos del SIG2.No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES1ContralorAuxiliar, Director,CoordinadoresGruposEspeciales, JefeOficina Asesora,Jefe Oficina,Asesor.Presenta solicitud alresponsable del proceso,para el suministro de unacopia controlada de undocumento del SIG.2ContralorAuxiliar, Director,Jefe de Oficina.(Responsabledel Proceso SIG)Estudia solicitud que le lleguea través de medio físico ytoma la decisión de aprobarla entrega de la copiacontrolada.Elabora lista de destinatariosObservación:Solamente se autorizarán copiascontroladas en medio físico en loscasos en que se justifique laimposibilidad de acceder a laIntranet.2 Aplica tanto para documentos y procedimientos adoptados mediante resolución reglamentaria como paraplanes y programas.
  18. 18. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 18 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONESde copias controladas (Veranexo 9, formato 1002012) yregistra el número y fecha dela Resolución Reglamentaria.Remite a la Dirección dePlaneación para laexpedición de la copiacontrolada.3Director Técnicode PlaneaciónProfesional óTécnicoDirección dePlaneaciónSolicita a la Dirección deApoyo al Despacho eloriginal de los documentosdel SIG.Fotocopia la ResoluciónReglamentaria con eldocumento que se adopta.Coloca el sello de “COPIACONTROLADA”, en todaslas páginas.Distribuye las copiascontroladas, según la “LISTADE DESTINATARIOS DECOPIAS CONTROLADAS”.Entrega el documento alinteresado y registra en la“Lista de destinatarios decopias controladas” la fechade entrega, nombre y firmaquién recibe la copiacontrolada. (Ver formatocódigo 1002012) y recoge laversión anterior.Envía la lista de destinatariosa la Dirección de Apoyo alDespacho para que reposecon el original del documentoLista dedestinatariosde copiascontroladasObservación :Las ResolucionesReglamentarias reposarán en laDirección de Apoyo al Despachoy los Planes y Programasreposarán en la Dirección dePlaneacion.Cuando se trate de planes yprogramas, la Dirección deplaneación expedirá las copiascontroladas.La copia controlada que seentrega a cada destinatario,debe coincidir con el númeroasignado en la lista dedestinatarios de copiascontroladas.Las copias controladas novigentes (versión anterior) quedevuelve los destinatarios sedestruyen.
  19. 19. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 19 de 46COPIA CONTROLADANo RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONESpara el caso de documentosadoptados medianteResolución Reglamentaria.Archiva lista de destinatariosde copias controladas para elcaso de planes y programas.9. CONTROL DE CAMBIOSVersión No. Del ActoAdministrativoque lo adopta yFechaDescripción de la modificación1.0R.R. 001 del 24 deenero de 2003Se ajustó el alcance, modificaron varias definiciones, se aclaró sobreel manejo de documentos obsoletos, se ajustaron actividades, seFlexibilizó la actividad de la publicación de las Resoluciones enla Gaceta Distrital. Se modificaron los formatos: Solicitud deElaboración o Modificación de documentos, Historial de cambios, Listade destinatarios y Listado Maestro de documentos.2.0R.R. 028 del 7 demayo de 2003En la carátula se modificó Revisión Técnica por “ Aprobado por”. En laactividad 1 se aclara el destino del Original y la Copia de la solicitud deelaboración o modificación de documentos. En la actividad 2 sereemplaza asignación de profesionales para elaboración deldocumento, por “funcionarios para la elaboración de documentos” enla parte del Registro se modifica y en el campo de observaciones sesuprime la observación existente.En las actividades 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 se adicionan los cargos desubdirectores en el campo de ejecutores. Y en el campo deobservaciones de la actividad 3 se aclara el nombre del procedimiento.En la actividad 12 se aclara que no es Revisión Técnica sino“Aprobado Por”. En la actividad 25, se suprimió en el último renglónla frase “Continua actividad 25”. Se ajustaron las instrucciones paraDiligenciar el Formato del Listado Maestro de Documentos.Codificación del procedimiento. Codificación de los formatos.Modificación del nombre del “Procedimiento para el control dedocumentos internos adoptados por resolución reglamentaria versión2.0 por el nombre “procedimiento para el control de documentosinternos del sistema de Gestión de la Calidad versión 3.0”Consolidación en el presente procedimiento de los siguientes
  20. 20. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 20 de 46COPIA CONTROLADAdocumentos:Documentos del sistema de Gestión de la Calidad Versión 2.0.Procedimiento para el control de documentos internos adoptados porresolución reglamentaria Versión 2.0Procedimiento para el control de documentos internos – planes-Se ajustaron las definiciones de Copias Controladas, Copias NoControladas, Lista de Destinatarios de Copias Controladas ylistado maestro de Documentos Excluir la estructura para documentarresoluciones e incorporarla a la resolución reglamentaria No. 033 de27 de diciembre de 2002Revisión de todas las actividades del procedimiento.Incorporación del Plan de calidad para el seguimiento y medicióndel proceso y la matriz para la caracterización de productos, comodocumentos del sistema de Gestión de la calidad.Actualización de las siguientes estructuras:“Estructura para caracterizar procesos”“Estructura para elaborar procedimientos”“Formato para elaborar actas”Adición de las instrucciones para la codificación de los procesosdel S.G.C., procedimientos y formatos.3.0R. R. 042 del 9de Noviembre de2005.Cambia de versión.Se incluye la definición de puntos de control y se deja comoencabezado con las observaciones en la descripción delprocedimiento.Se limita las copias físicas de la copia controlada a las autorizadas porel responsable del proceso, en los casos en que se justifique laimposibilidad de acceder a la Intranet.Se incluye como registro el acta de reunión de trabajo del equipode análisis.Se incluye la estructura para documentar resoluciones reglamentarias.Se incluye como documento del SGC el Plan de Bienestar Social yPlan de Compras.Se adiciona la palabra competencias laborales al manual específico defunciones y requisitos y se elimina el manual de habilidades.Se recodifican los códigos de los formatos.Se cambia Plan Operativo Anual por Plan de Actividades ySistema de Medición.Se codifica el formato de historial de cambios.Se incorpora en la actividad Nº 3 la siguiente observación: El formatode solicitud se diligencia en original y copia. El original para laDirección de Planeación y la copia para el Responsable del Proceso.Se adiciona la actividad No. 13 “Envía a las Direcciones Técnicas deInformática y Planeación los archivos de la Resolución Reglamentariay el documento y/o planes”.La responsabilidad por actualizar el archivo magnético de la
  21. 21. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 21 de 46COPIA CONTROLADAResolución y Registro Distrital será de la Subdirección de ServiciosAdministrativos.4.0R.R. 008 dejunio 16 de 2008Cambia la codificación del procedimiento junto con sus respectivosformatos.Se puntualiza el objetivo y se concreta el alcance.Se ajusta y actualiza la Base Legal incluyendo: Normas técnicas decalidad: ISO 9000:2005, ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004(Numeral 4.2.3) y Acuerdo 361 de enero 6 de 2009.Se incluyeron las definiciones de: aprobación, código, documento,formato, lista de destinatarios de copias controladas,procedimiento, registro y se complementaron las definiciones decopia controlada y copia no controlada.En la definición de documento interno en los Planes y Programascambió Plan de Actividades por Plan de Acción.Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en larespectiva columna.En la Elaboración y modificación de documentos del Sistema deGestión de la Calidad que se adoptan por ResoluciónReglamentaria, cambia la observación del numeral 3, secomplementa la actividad 4 y la actividad 6.El numeral 7.2. Control y distribución de documentos del Sistemade Gestión de la Calidad: la actividad, se complementa y reformaen su totalidad.En el numeral 7.3 solicitud y distribución de copias controladas dedocumentos del SGC, se complementa la actividad 2, la actividad 3y se incluye la actividad 4.Del formato Listado Maestro de Documentos, se eliminan lascolumnas: Versión Anterior y Observaciones.5.0ResoluciónReglamentaria028 deNoviembre 3 de2009.El procedimiento cambia de versión 5 a 6.Se actualiza el logo de acuerdo a Resolución ReglamentariaNo.015 de mayo 29 de 2009.En la base legal se adicionan:Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión dela Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otrasentidades prestadoras de servicios”.Decreto 4485 de 18 de noviembre de 2009, “Por medio delcual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidadde la Gestión Pública”.Acuerdo Distrital 122 de 2004, “Por el cual se adopta enBogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por laLey 872 de 2003”.
  22. 22. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 22 de 46COPIA CONTROLADASe incluyeron las definiciones de: anexo y aplicativo Sigespro y seincluye el Programa de Salud Ocupacional a la definición deDocumento Interno.En la descripción del procedimiento:Numeral 7.1 Elaboración y modificación de documentos delSistema de Gestión de la Calidad SGC que se adoptan porResolución Reglamentaria:Se modifican actividades de trámite.En la actividad 2, se incluye la observación 2: “Cuando lamodificación de un procedimiento involucre el diseño o modificaciónde un aplicativo o algunas de sus funcionalidades, se debe informaro hacer partícipe a la Dirección de Informática con el fin de que sedeterminen aspectos como la viabilidad técnica, los recursosnecesarios, el tiempo para su implementación y de esta maneraevitar que exista una disociación entre los aplicativos y losprocedimientos vigentes. En estos casos, la Dirección deInformática debe enviar por escrito dicha aprobación”.La actividad 7: se define como responsable al profesional de laDirección de Planeación.La actividad 8 se incluyó: como responsable al Director Técnicode Planeación y sus actividades correspondientes.En la actividad 11, se ajusta redacción relacionado con que seComunica mediante correo electrónico a la dirección de planeaciónla publicación de la Resolución Reglamentaria y devuelve a laDirección de Apoyo al Despacho el original de la ResoluciónReglamentaria debidamente publicada y los documentos que hacenparte integral de la misma, para su custodia.Se incluye la actividad 13: “Coloca identificación de copiacontrolada a los documentos del SGC, incluida la ResoluciónReglamentaria en el medio magnético (marca de agua); conviertelos archivos de los documentos en formato PDF, incluida laresolución reglamentaria; actualiza el listado maestro dedocumentos del S.G.C.; socializa a través de correo electrónico laexpedición y publica en la Intranet”Las demás actividades se corre la numeración.Numeral 7.2 Control de documentos del Sistema de Gestión dela Calidad:En la actividad 1, se define como responsable al Director Técnicode Planeación; profesional Dirección de Planeación.
  23. 23. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 23 de 46COPIA CONTROLADASe elimina la actividad 2La actividad 3, se divide en dos actividades más:La primera actividad detalla como responsable de Publicar en laIntranet al Director Técnico de Planeación y profesional Direcciónde Planeación, además se incluye que “envía los documentos y/oplanes y programas a la Dirección de Informática, para lapublicación en la página Web” y se elimina la observación.La segunda actividad especifica que el Director Técnico deInformática y profesional de la dirección publica en la página Web yademás se elimina la observación.Se elimina la actividad 4, 5 y 6.Como actividad 4, se define al Director Técnico de PlaneaciónProfesional, Técnico y Secretaria Dirección de Planeación(funcionario designado por el Director), “Archiva los originales delas resoluciones reglamentarias con sus correspondientesdocumentos”.Las demás actividades se corre la numeración.Numeral 7.3 Solicitud y distribución de copias controladas dedocumentos del SGC:Se modifican actividades de trámite.En la actividad 3, se incluyen dos observaciones.En el anexo 6, Estructura para La Caracterización del Producto, seincluyó una nueva columna “Entidades con participación ciudadana”y se agregó una nota.6.0ResoluciónReglamentariaNo. 012 de abril18 de 2011Cambia El título del procedimiento por “Procedimiento para elControl de Documentos Internos del Sistema Integrado de Gestión”Se modifica el formato para documentar procedimientos así:a. Se modifica la portada modificando los campos derevisión por: Elaboro, Revisión y aprobación técnica(responsable de proceso) y Revisión y aprobaciónmetodológica (Dirección de Planeación).b. El ítem base legal se remite al nomograma, de talmanera que se maneje en un único documento todaslas normas.c. Se Incluye el numeral de políticas de operación delprocedimientod. Se elimina el numeral de registros, ya que estosestán contenidos en el cuerpo del documento.e. El formato de Historial de Cambios se incluye como
  24. 24. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 24 de 46COPIA CONTROLADAun numeralf. Se modifica el formato de caracterizaciónSe ajustan las definiciones de los siguientes términos: Actas,Anexos, Código, Formatos, Registro,Se incluye la definición de los siguientes conceptos: SistemaIntegrado de Gestión, Información primaria, InformaciónSecundaria, Revisión y Aprobación metodológica del SIG, Revisióny Aprobación técnica del SIG,Se modifica el término “equipo de análisis” por “gestores delproceso”.Se elimina la observación relacionada con los documentos que seadoptan por resolución.En la actividad 4 se incluye como observación los códigos de losprocesos.Se elimina la actividad “Diligencia el formato “Historial de Cambio””Se modifica la actividad de impresión de los documentos por“entrega en medio magnético”. Aplica para los documentos del SIGajustados y la Resolución reglamentaria.Se elimina la observación de la actividad 6 relacionada con laimpresión de la nueva versión del documento.Se invierte el orden en la revisión de los documentos del sistema,de tal manera primero se realice la revisión jurídica de la base legaly por ultimo la revisión metodológica por la Dirección dePlaneación.Se incluye como observación la activación del procedimiento parala elaboración del normograma.Se incluye una observación a la actividad de revisión por parte de laoficina Asesora Jurídica.Se incluye como actividad de la Dirección de Planeación laimpresión de los documentos del SIG y la consecución de lasfirmas.
  25. 25. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPágina 25 de 46COPIA CONTROLADASe incluye la actividad de actualización del Normograma.Se modifica el responsable de la actividad No. 12.La actividad No. 13 pasa a ser la actividad No. 14 y se modifica elresponsable de ejecutar la actividadSe incluye como punto de control la restricción de copia e impresiónen los documentos convertidos a formato PDF.En el procedimiento control de documentos se incluye laobservación que dicho procedimiento aplica para todos losdocumentos del SIG.Se indica que Apoyo al despacho conserva las resoluciones y susanexos y Planeación conserva todos los planes y programasSe elimna el Anexo 5 “Matriz de Responsabilidades yComunicaciones” por cuanto la responsabilidad y comunicacionesse encuentra en otros documentos del sistema como son:Procedimientos, Caracterización de procesos, Manual deFunciones. Lo anterior con el fin de evitar duplicidad deinformación.Se modifican los códigos de los formatos.7.0R.R. 026 dediciembre 20 de2012
  26. 26. Página 26 de 46COPIA CONTROLADAAnexo 1SOLICITUD DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMAINTEGRADO DE GESTION(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)NOMBRE DEL DOCUMENTO: ________________________ VERSIÓN ACTUAL _____FECHA DE LA SOLICITUD: ___________________ELABORACIÓN: ( ) MODIFICACIÓN: ( ) ELIMINACIÓN: ( )JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________PROPUESTA DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ELABORADO POR: ______________________ __________________ ______________Cargo Nombre FirmaAPRUEBA LA SOLICITUD: SI: __________ NO: _________Firma: Responsable del procesoNombre:Cargo:Dependencia:FORMATO CÓDIGO 1002001
  27. 27. Página 27 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATOSOLICITUD DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMAINTEGRADO DE GESTIONNOMBRE DEL DOCUMENTO: registrar el nombre del documento del SIG a elaborar o modificar yel código asignado:• Manual del Sistema Integrado de Gestión• Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales• Procedimientos• PlanesVERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento del SIG que se va a elaborar omodificarFECHA DE SOLICITUD: registrar la fecha en que se está realizando la solicitud de elaboración omodificación.ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale con una X el propósito de la solicitud.JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale brevemente lajustificación que origina la elaboración, modificación o eliminación del documento del SIGPROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: indique claramente en quéconsiste la modificación, elaboración o eliminación del documento del SIGELABORADO POR: registre el(os) cargo(s), nombre(s) y firma(s) del(os) funcionario(s) quepropone la elaboración, modificación o eliminación del documetno del SIGAPRUEBA LA SOLICITUD: este espacio será diligenciado por el Responsable del Proceso alque pertenece el documento que se proyecta modificar, elaborar o eliminar, o por quienes señaleel procedimiento adoptado para cada uno de los documentos.
  28. 28. Página 28 de 46COPIA CONTROLADAAnexo 2ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO)CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:VERSIÓN No.Fecha:AUTORIZACIONElaboró Revisó y Aprobación Técnica Revisión y AprobaciónmetodológicaFirma: Firma: Firma:Nombre: Nombre: Nombre:Cargo: Cargo: Cargo:Nota: verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes de utilizar el documentoLa identificación para el caso de los procedimientos corresponde a cuatro dígitos, los dosprimeros pertenecen al número del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión y los dossiguientes dígitos al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.
  29. 29. Página 29 de 46COPIA CONTROLADA1. OBJETIVO(S):Se emplea para definir por qué y para qué se crea el procedimiento.2. ALCANCE:Establecer qué comprende el procedimiento. Se explica donde comienza y donde termina elprocedimiento.3. BASE LEGAL:Precisa el entorno normativo sobre el cual se basa o afecta el procedimiento. En este ítem sehace referencia al Normograma vigente de la Contraloria de Bogotá.4. DEFINICIONES:Es el glosario de términos utilizados en el procedimiento, en orden alfabético ascendente5. POLITICAS O LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN:Son orientaciones para garantizar la estandarización y operatividad del procedimiento. Pueden serde carácter administrativo, técnico o de control.6. ANEXOS:Modelos de formatos, formularios, planillas o cuestionarios que se diligenciarán durante laejecución del procedimiento o cualquier documento que ayude a aclarar el procedimiento.Los anexos deben llevar código el cual esta dado así: **.**.***.**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema Integrado deGestión.**, Los siguientes dos dígitos al número del procedimiento dentro del proceso en ordenconsecutivo, empezando por el 01.***, Los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en ordenconsecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeraciónconsecutiva de los anexos.Todos los anexos se incluirán al final del documento. Deben tener un encabezado donde seindique la palabra ANEXO, seguido por el número correspondiente, por ejemplo Anexo No.1,Anexo No.2, etc. Se puede hacer referencia a los anexos en el propio documento que los contieneu otros documentos del Sistema Integrado de Gestión.
  30. 30. Página 30 de 46COPIA CONTROLADA7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONESFORMATO CODIGO 1002002Describa de manera lógica y secuencial las diferentes actividades necesarias para lograr elobjetivo.Para diligenciar la matriz para la descripción del procedimiento se debe tener en cuenta:No.: Es el orden consecutivo para ejecutar las actividadesRESPONSABLE: Cargo del funcionario responsable por la ejecución la actividad.ACTIVIDAD:Inicia con un verbo que determine la acción a ejecutar, redactadopreferiblemente en tercera persona del tiempo presente y seagrega el complemento que hace referencia a los aspectos demodo, tiempo y lugar.REGISTROS:Documentos que proporcionan evidencia objetiva de lasactividades realizadas o resultados obtenidos. Debe serconsistente con la denominación en las Tablas de RetenciónDocumentalPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES:En esta columna se identificarán la(s) actividades consideradascomo:Punto de control: indicando la acción a seguir.Observación: se anotará para aquellas actividades que necesitenmayor precisión.
  31. 31. Página 31 de 46COPIA CONTROLADA8. CONTROL DE CAMBIOSFORMATO CODIGO 10020039.0 ANEXOS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL ANEXO)CUERPO DEL ANEXOFORMATO CODIGO: 1002004Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el anexo.A Cada formato se colocará el código en la parte inferior derecha.**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión.**, Los siguientes dos dígitos al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.***, Los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cadaprocedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.Los modelos como memorando, comunicaciones oficiales internas y externas y autos de responsabilidad fiscal tendrán asignadoscódigo en el procedimiento que los adopta, pero no se les colocará en el momento de su elaboración.Nota: Los anexos al documento del SIG tendrán logotipo, nombre y código del formato. Lapaginación del documento del SIG debe comenzar desde la portada así: “Página 1 de ·”Versión No. Del ActoAdministrativo quelo adopta y FechaDescripción de la modificación
  32. 32. Página 32 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 3ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES REGLAMENTARIASMEMBRETEIDENTIFICACIÓN YASUNTORESOLUCIÓN REGLAMENTARIA No ____ DEL (FECHA)“Por la cual.... (Asunto).................”FACULTADESLEGALESEL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales,en especial .......................................................................CONSIDERANDOSCONSIDERANDO- Que .................................................................................................................................... -Que.....................................................................................................................................CONTENIDO OARTICULADORESUELVEARTÍCULO PRIMERO _______________________________________________________________________________________________________________________________________ARTÍCULO SEGUNDO _______________________________________________________ARTÍCULO (último) la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y derogalas resoluciones que le sean contrarias en especial ...ADOPCIÓN Y FIRMAS(PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASEDada en Bogotá, D.C., a los (fecha)Firma ____________ _NOMBREContralor de Bogotá, D.C.Proyectó: NombreCargoRevisión Técnica: NombreCargoRevisión Jurídica: NombreCargoRegistro Distrital NºPÁGINA: _____ DE: ____El encabezado y pie de página deben aparecer en todas las hojas de la Resolución y el sombreado se hará en gris al 5%.FORMATO CÓDIGO 1002005
  33. 33. Página 33 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATOESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES REGLAMENTARIASMEMBRETE• Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.IDENTIFICACIÓN Y ASUNTO• Se escribirá resolución reglamentaria• El número de la resolución y la fecha de expedición.• Se plantea el asunto de que va a tratar la resolución.FACULTADES LEGALES• Se enuncian las normas que facultan para la expedición del acto administrativo.CONSIDERANDOS• Se mencionan los motivos que justifican la creación del acto administrativo.CONTENIDO O ARTICULADO• Se enuncian uno a uno los artículos con las medidas adoptadas.• Existirá un artículo último que planteará el momento en que empiece a regir la resolución y lasnormas que deja sin vigencia.ADOPCIÓN Y FIRMAS• Las palabras PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE y CÚMPLASE, según correspondan a lanaturaleza y publicidad del acto administrativo.• El lugar y fecha de la expedición.• El nombre, firma y cargo del funcionario competente.• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión técnica de la resolución.• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión jurídica de la resolución.• Registro Distrital NºNota: las resoluciones se elaborarán en papel tamaño carta y preferiblemente usar letra Arialtamaño 11 o 12.
  34. 34. Página 34 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 4ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO)CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:VERSIÓN No.Fecha:AUTORIZACIONElaboró Revisó y Aprobación Técnica Revisión y AprobaciónmetodológicaFirma: Firma: Firma:Nombre: Nombre: Nombre:Cargo: Cargo: Cargo:Verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes deutilizar el documento.
  35. 35. Página 35 de 46COPIA CONTROLADAOBJETIVODescribir el ¿Por qué? y ¿Para qué? del proceso.ALCANCEEstablecer qué comprende el proceso.Se explica donde inicia y donde termina el proceso.BASE LEGAL Ver normogramaPOLITICA DEOPERACIÓNTRAMITESRELACIONADOS(ProcesosMisionales)Numerales NTCGP 1000Numerales ISO 9001Numerales ISO 14001REQUISITOElementos MECIRESPONSABLEPARTICIPANTES
  36. 36. Página 36 de 46COPIA CONTROLADA4.1 DESCRIPCION DEL PROCESOPROVEEDOR -PROCESOCLIENTE – PROCESOPHVAINTERNO EXTERNOENTRADA/ INSUMOACTIVIDADES CLAVESDEL PROCESOSALIDAINTERNO EXTERNOPLANEARHACERVERIFICAR:- Indicadores- Auditorias Internas- Auditorias Internas de Calidad- Auditorias Externas- Autoevaluación del control- Autoevaluación de la gestión- Evaluación independiente del sistema de control interno- Encuestas- Revisión por la Dirección- Derechos de petición, quejas y reclamos- Mapa de riesgos- Informes de seguimiento- Producto No ConformeACTUAR:- Planes de Mejoramiento- Acciones Correctivas- Acciones Preventivas- Acciones de Mejora
  37. 37. Página 37 de 46COPIA CONTROLADASEGUIMIENTO Y/OMEDICIÓN:Ver IndicadoresRIESGOSVer Mapa de Riesgos y Plan deManejo de RiesgosREGISTROSVer Listado Maestro deregistros o TRDDOCUMENTOSVer Listado Maestro deDocumentosPROCEDIMIENTOS Y CONTROLESINHERENTES.Ver Manual de procesos yprocedimientosRECURSOS:Humanos:Funcionarios de plantaFísicosInfraestructura-puestosde trabajo cuando hayalugar a elloFinancierosPresupuesto defuncionamientoProyectos de InversiónTecnológicosHardwareSoftwareActivos de InformaciónTécnicosN.A.Virtuales y deinformaciónIntranetPágina webCorreo electrónicoFORMATO CÓDIGO 1002006
  38. 38. Página 38 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 5ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDADPLAN DE CALIDAD DEL PROCESO: (escriba aquí el nombre del proceso)No.ACTIVIDAD ACONTROLARMÉTODODECONTROLVARIABLES ACONTROLARREQUISITOS RESPONSABLEFRECUENCIADE CONTROLREGISTROACCIONES DECORRECIONREGULAR ESPECIAL (*)FORMATO CÓDIGO 1002007Nota: las columnas Regular y Especial, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.
  39. 39. Página 39 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 6ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTOCARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTOÍTEM CARACTERÍSTICAREQUISITO, CRITERIO DEACEPTACIÓN O RECHAZOPROCEDIMIENTONORMA O LEYREGULAR ESPECIAL (*)ENTIDADES CONPARTICIPACIONACCIONARIAOBSERVACIONESFORMATO CÓDIGO 1002008Nota: las columnas Regular, Especial, Entidades con Participación Accionaria y Observaciones, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.
  40. 40. Página 40 de 46COPIA CONTROLADA¡ANEXO 7FORMATO PARA ELABORAR ACTAS(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN)ACTA No. _________LUGAR: FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:OBJETIVOORDEN DEL DÍA1. 5.2. 6.3. n.4.DESARROLLO TEMÁTICOTEMAS TRATADOS RESULTADOS1.2.3.n.RELACIÓN DE ANEXOSNo. deORDENTÍTULONo. DEL TEMATRATADO1.2.N-1N.
  41. 41. Página 41 de 46COPIA CONTROLADA(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN)ACTA No. _________LUGAR: FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:COMPROMISOSNo. DECOMPROMISOACCIÓN RESPONSABLEFECHA LIMITE DEEJECUCIÓN1.2N.LISTADO DE PARTICIPANTESNOMBRE CARGO DEPENDENCIA1.2.3.n.PRESIDENTE O DELEGADO O JEFE DE LADEPENDENCIASECRETARIOFIRMA: FIRMA:NOMBRE: NOMBRE:CARGO: CARGO:NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTAFORMATO CODIGO 100209
  42. 42. Página 42 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE ACTASENCABEZADO: espacio para identificar el acta, este aparece en todas las hojas de la misma ycontiene:• NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN QUE SESIONA:• ACTA No._______: cada acta debe numerarse en forma consecutiva, iniciando con el No. 01 encada vigencia fiscal• LUGAR: sitio donde se desarrolla la reunión.• FECHA: señala el día, mes y año en que se realiza la reunión• HORA INICIO /HORA FIN: Hace referencia a la hora en que se inicia y culmina formalmente lareuniónOBJETIVO: se expresa el motivo de la reunión.ORDEN DEL DÍA: se relacionan en forma secuencial los temas a tratar en la reunión. Ejm:• Llamado a lista y verificación del Quórum• Lectura y aprobación de los compromisos del acta anterior• Temas Específicos a tratar (Objetivo de la reunión)DESARROLLO TEMÁTICO: se describen en orden los temas tratados y los resultados.RELACIÓN DE ANEXOS: se describen en orden secuencial, el nombre de los diferentes formatos,formularios, planillas, o cualquier otro documento. En la columna “No. DEL TEMA TRATADO”anotar el numeral del tema tratado al cual corresponde el anexo.COMPROMISOS: se deben detallar claramente, el número del compromiso en orden secuencial, lasacciones a realizar y el o los responsable (s) de su ejecución, así como la fecha límite.LISTADO DE PARTICIPANTES: se relacionan los nombres completos, cargo y dependencia de cadauna de las personas que asisten a la reunión, incluidos los invitados.PRESIDENTE O DELEGADO O JEFE DE DEPENDENCIA Y SECRETARIO: en los comités el actaque se levante debe estar firmada por presidente o su delegado y el secretario. Si por disposiciónlegal es necesario, el acta debe estar firmada con nombre completo y cargo por todos los miembrosdel comité.En las reuniones de trabajo, firmará el acta el jefe de la dependencia y el secretario de la reunión.
  43. 43. Página 43 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 8LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)FECHA: (ESCRIBA AQUÍ DIA/MES/AÑO EN QUE SE ACTUALIZA LA INFORMACIÓN)No DOCUMENTO VERSIÓNFECHAAPROBADOACTOADMINISTRATIVO YFECHARESPONSABLEFORMATO CÓDIGO 1002010
  44. 44. Página 44 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS:NOMBRE DEL PROCESO: el proceso en el cual se generan los documentos que se van a consignaren el listado.FECHA: fecha de actualización de la información. Esta fecha la coloca la Dirección de Planeación almomento que llega copia controlada del documento del Sistema Integrado de Gestión.No.: corresponde al número de orden del documento del listado.DOCUMENTO: es el nombre completo del documento que se relaciona.VERSIÓN: se escribe el número que identifica la última modificación que se hizo al documento yque por lo tanto se encuentra vigente en la fecha de actualización del listado.FECHA APROBADO: fecha de aprobación por parte de la Dirección de Planeación para losdocumentos que se adoptan por resolución reglamentaria. Para los planes corresponde a la fecha deaprobación de la instancia competente.ACTO ADMINISTRATIVO Y FECHA: para los documentos que se adoptan por resoluciónreglamentaria corresponde al número y fecha de la resolución reglamentaria. Para los planescorresponde al número del acto administrativo y fecha según corresponda la instancia pertinente.RESPONSABLE: para el caso de los procedimientos de cada proceso se registra el cargo delresponsable del proceso respectivo y para los planes se registra el cargo del responsable de dichoplan.
  45. 45. Página 45 de 46COPIA CONTROLADAANEXO 9LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)(*)Resolución Reglamentaria No. ________________________ Fecha: ____________________Por la cual ____________________________________________________________________(**)Plan: ___________________________________ Fecha: __________________ Versión:_______DEVOLUCIÓNCOPIAANTERIORCOPIANo.DESTINATARIOSI NOFECHA DEENTREGANOMBRE Y FIRMADE QUIEN RECIBEORIGINAL1234567FORMATO CÓDIGO 1002011
  46. 46. Página 46 de 46COPIA CONTROLADAINSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATOLISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADASRESOLUCIÓN REGLAMENTARIA No. FECHA. POR LA CUAL: registre el número, la fecha y elencabezado de la Resolución Reglamentaria que adopta el documento del SIG. En caso de tratarsede un Plan este espacio se dejará en blanco.PLAN, FECHA Y VERSIÓN: indicar el nombre del plan, la última fecha de aprobación y la versiónque se está distribuyendo.COPIA No: se registra en la primera fila el término ORIGINAL, y seguidamente el consecutivo decopias a distribuir conforme haya sido definido por el Responsable del Proceso, garantizando comomínimo los siguientes destinatarios: Despacho del Contralor Auxiliar, Direcciones, Oficinas Asesoras,Archivo Central y Biblioteca de la Entidad.DESTINATARIO: indicar el nombre de la dependencia conforme a la estructura orgánica-funcionalvigente. La asignación de las copias controladas será responsabilidad del Jefe de cada Dependenciay se registrará en el Formato Único de Inventario Documental del Funcionario. El original de lasResoluciones Reglamentarias tiene como destino la Dirección de Apoyo al Despacho y el original delos Planes la Subdirección de Servicios Administrativos.DEVOLUCIÓN. COPIA ANTERIOR, SI - NO: indique claramente si la copia es devuelta por eldestinatario. En caso de haber señalado NO, el destinatario deberá garantizar la identificación de lacopia no devuelta, como documento obsoleto.FECHA DE ENTREGA: el destinatario registrará la fecha en que recibe el documento del SIG. (Día,mes y año).NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE: el destinatario registrará claramente sus nombres yapellidos acompañados de la firma.

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