Présentation globale de la gouvernance de l'information, ses enjeux, son organisation, ses moteurs. Offre de services riches, mettre l'utilisateur au centre. Intégrer les usages et comportements d'usage, approche marketing des solutions techniques (archivage, record management, MDM, collaboratif, développement durable, ..) contre une globale. Présentation des résultats de l'observatoire gouvinfo, organisé par 3org conseil : Http://www.3org.com, de la gouvernance de l'information.

1. 3org Conseil
3org
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Gouvernance, usages et gestionde l’information
Gouvernance, usages et gestion de l’information
par quelque procédé ou support que ce soit, est interdite sans autorisation expresse et préalable de 3org.
Gouvernance de l'information, utiliser des offres
pour mettre l'utilisateur au centre de l'information
• Mieux gouverner l’information,
1
• pour améliorer les usages, anticiper les risques, réduire les coûts 1
Jean-Pascal Perrein
Présenté par Jean-Pascal Perrein – Doc & Finances 2012 – 2012-S1-V1 001201V2

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2
Gouvernance, usages et gestion de l’information
2
La gouvernance de l’information

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3
Gouvernance, usages et gestion de l’information
3
Nous sommes des éponges, nous changeons par palier, une fois absorbé ce qui nous permet
Et surtout : Nous sommes encore des enfants, juste moins spontanés et plus compliqués.
de grandir, nous avons besoin d’une ambiance pour nous développer.
CHANGEMENT : Tout se joue sur des paliers
Maria Montessori

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4
Gouvernance, usages et gestion de l’information
4
C’est quoi ?

5. Un organe vital : Le cœur, de l’information
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Renforcer
la responsabilité de l’entreprise
face à ses parties prenantes
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Mettre l’utilisateur au Maitriser les processus
Centre de la gouvernance par la maitrise
de l’information de l’information
Gouvernance
de
l’information
Savoir INFORMATION Savoir
gérer le contenu gérer les données,
physique et numérique Qualitativement et
Gérer des infrastructure quantitativement
Gérer des solutions techniques 5
Gérer des services et savoir faire marketing 5
Jean-Pascal Perrein
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6
Gouvernance, usages et gestion de l’information
6
Est seul
…
Possède une
technique
solution
Une filiale
…
Rattaché au
Juridique
Une responsabilité majeure : Animer
Rattaché à la DSI
Rattaché à la DG
Gère des offres
de services
A une équipe

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7
Gouvernance, usages et gestion de l’information
7
« les Hommes construisent trop de murs
et pas assez de ponts »
Isaac Newton
Une base simple : Des fondamentaux

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8
Gouvernance, usages et gestion de l’information
8
Les apports
gains
80%
La gouvernance de l’information se vend par la peur, elle se justifie par la valeur et les gains en qualité
de V
R
Sa raison d’être : Apporter de la valeur
V
R
Le besoin
Gérer les
risques
80%
=

9. Comment : Anticiper, penser grand
3org
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Développement
durable
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Référentiel de
Facture, Bon de
GED conservation
commande, Devis, RIB,
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Collaboratif
Référentiel d’exigences Contrat, CR de réunion,
Référentiels
réglementaires Transaction, Accusé de
réception, Donnée de
Workflow et Taxonomie, Folksonomie
BPM Organisation référence, Taxonomie,
Plans de classement
Constitution Avenants, Kbis,
Nomenclatures Attestation, Dossiers
(géographies devises, .. )
des (client, fournisseur, …),
Réseaux Identification
sociaux
Référentiels Business plan,
Référentiels capture
d’information critiques Convention, Bilan, Bail,
Bulletin de salaire,
Master Data Convention de nommage Indicateurs qualité,
Management
Référentiels tiers (client, Tableau de suivi, Email,
fournisseurs, ..), projet et Déclaration, Cahier des
métier (produits, charges, Inventaire,
Outils de processus, …) Audit,
recherche Définition Certifications, acte de
… des acteurs naissance, Relevé de
et rôles compte, …
Archives Définition
physiques Cartographie de des
processus
Processus
Non-dé Cycle de vie de
matérialisation l’information
(Conservation,
Criticité, Confidentialité,
Archivage Valorisation, …)
probant 9
9
Jean-Pascal Perrein
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001201V2
10
10
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Qu’en dites vous ?

11. L’observatoire www.gouvinfo.org
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Une production collaborative des analyses avec 33 personnes (26
organisations) à travers un outil collaboratif 2.0.
Plus de 10 évènements de sensibilisation autour de ce sujet,
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Des livrables (Articles sur www.3org.com, Infographie, livre blanc, ..)
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Vous
Les secteurs d’activité des
participants
Le marché
Taille des Le type de
responsabilités des
Votre organisations
représentées participants
organisation 11
11
Ainsi que la contribution de Cryptolog, Odysgroup, Arcsys software, Owi tech et Ruleis.
Jean-Pascal Perrein
001201V2

12. L’observatoire www.gouvinfo.org
3org
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Gouvernance, usages et gestion de l’information
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Les enjeux de la gouvernance de l’information 12
« Pour vous, la mise en place d'une gouvernance de l'information dans votre organisation permettrait » 12
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
www.gouvinfo.org - www.3org.com Jean-Pascal Perrein
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3org
001201V2
13
13
Gouvernance, usages et gestion de l’information
«Quelle est la position de votre management direct vis-à-vis de la gouvernance de l'information ?»
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
Qu’en pense votre hiérarchie ?
www.gouvinfo.org - www.3org.com
Votre hiérarchie vous attend

14. Passage du cap des 50% dans moins de 2 ans
3org
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Un rôle porté par Rattachée à la
plusieurs personnes direction générale
29% 30%
Un service Rattachée à la
dédié DSI
26% 15%
L’instance de gouvernance de l’information 14
«Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son rattachement ?» 14
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
www.gouvinfo.org - www.3org.com Jean-Pascal Perrein
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15. Besoin de simplicité
3org
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Votre maitrise de l’information
«Pour pouvoir mieux maitriser votre information, qu’est-ce qui vous parait être le plus important d’avoir ?» 15
15
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
www.gouvinfo.org - www.3org.com Jean-Pascal Perrein
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16. L’enjeu : Perdurer dans le temps
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N°1 N°2 N°3 N°4
Application non spécifiques Logiciel développé Record Management
Tableaux Excel (Fonctionnalités d’applications métier) en interne Master Data Management
(exæquo)
L’instance de gouvernance de l’information 16
« Quel serait ses outils ? » 16
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
www.gouvinfo.org - www.3org.com Jean-Pascal Perrein
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17
17
Gouvernance, usages et gestion de l’information
L’instance de gouvernance de l’information
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«Quelle est la taille de l’instance de gouvernance ?»
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Une taille d’équipe très aléatoire

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18
18
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Autrement

19. OSR : Le tango de la gouvernance de l’information
3org
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Faible Forte
Niveau de subjectivité
Individus
Compétence
Que l’on applique
à une situation
Connaissance 2 donnée
Type de ‘traitement’
Que l’on
assimile
Information
Que l’on utilise
Contenu
À laquelle on rajoute un
Machines
contexte
Donnée 2
Complexité
Faible Forte
19
19
Et si l’utilisateur était le membre le plus actif de la gouvernance de l’information ?
Jean-Pascal Perrein
001201V2

20. OSR : Un pas en arrière
3org
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Catalogue Schéma directeur
Rapports Support
Documentation
Gouvernance, usages et gestion de l’information
d’exploitation, local,
Formation
qualité délocalisé
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« Conduite » au Gestion des Administration,
changement applications Sécurité,
Se concentre Conseil en mode Contrats de service Gestion de
sur ses outils (continuité, disponibilité,
« souffre douleur » ..)
l’infrastructure
-
Développe
son système D
- 001110010
Le système est responsable
des informations Logiciel X
manipulées
Logiciel Y
Logiciel Z
Fournisseur
de moyens techniques 20
20
Pourquoi changer ?
Jean-Pascal Perrein
001201V2

21. OSR : Un pas en avant
3org
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Plan stratégique Schéma directeur
Documentation Pilotage des offres Support
Local, délocalisé
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Formation (Programme)
Administration,
Sécurité,
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Conseil rayonnement Stratégie des offres
Partage – Regroupement fonctionnel par famille
Gestion de l’infrastructure
sensibilisation/évangélisation/animati d’utilisateur (Intelligence fonctionnelle) -
on – … Interaction entre les offres – Partage des
mêmes fondamentaux – Définition du
Contrats de service (continuité,
packaging – …
disponibilité, ..)
Se concentre Contrat d’offre
sur son métier Engagement bijectif Fondamentaux Gestion des applications
- Cartographie des usages –
Développe Indicateurs Consolidation des règles métiers - Rapports
Usage/comportement d’usage Gestion des référentiels – … d’exploitation, qualité
ses usages
-
Est responsable
des informations
manipulées
OSR
Agrégation,
Interaction,
Indicateurs,
Interopérabilité
Fournisseur (DOSR) Fournisseur (DSI)
d’offres de services de moyens techniques 21
21
Demain, la direction Marketing pilotera les offres informatiques
Jean-Pascal Perrein
001201V2

22. OSR : Exemple : Une réunion des délégués des ministres
3org
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Collaboration Collaboration Collaboration Collaboration Collaboration Collaboration
Métiers Métiers Métiers Métiers Examen Métiers Métiers
Création de notes
Par les groupes
Sur l’ODJ
de rapporteurs
Création Observation Adoption Carnet
Soumission Approbation par les
d’un de bord
de sujets délégués Mise à jour
Avant projet des sujets
Ordre du Collaboration
jour
Métiers
Un Rapport ODJ
Les sujets du bureau Collaboration
avant projet ODJ Métiers
ODT
Collaboration Réunion
Recherche et Recherche et Métiers
Centralisation
Consultation Consultation des
références
ODJ
Références
Enrichissement Publication
Recherche et
des sujets Consultation
Publication
Publication
Référencement
Références RéférencementDécisions
Recherche et
Consultation
22
22
Préservation
Stockage de l’information Archivage
Archivage
Jean-Pascal Perrein
001201V2

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23
23
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Futur
Renforcement
Reconstruction
« Amuse gueule » : La fosse du changement
Destruction
Annonce
Histoire

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001201V2
24
24
Gouvernance, usages et gestion de l’information
« 25% des budgets informatiques gérés par les DSI
« Les Directions marketing auront des budgets
Peter Sondergaard, senior vice-président Gartner (Novembre 2011)
informatiques plus conséquents que la DSI »
s
passeront à la Direction marketing »
Avant 2014
Avant 2017
Pour réflexion 1/2

25. Pour réflexion 2/2 : No futur ! ?
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Gouvernance, usages et gestion de l’information
L'intérêt général des marchés et des entreprises 82%
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Hausse Votre propre sensibilité et intérêt 81%
Stable L’attention portée par votre exécutif 78%
Baisse 77%
Le développement du marché logiciel
La sensibilité des utilisateurs finaux dans votre organisation 75%
La croissance du marché du service (SSII, Intégrateur) 74%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Le futur
«Dans les 5 ans à venir, quelle sera selon vous l’évolution de la gouvernance de
l’information ? »
25
25
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information sur une base de 469 réponses
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26
Gouvernance, usages et gestion de l’information
Ce que 3org Conseil vous propose
Valoriser une démarche, un projet
apporter des aides à la décision,
Accélérer, mûrir, développer un
gouvernance de l’information
Travailler la légitimité de la
projet de gouvernance de
Développer une vision
l’information