El sistema de registro contable

1. UNIDAD DE TRABAJO Nº 1
EL SISTEMA DE REGISTRO
CONTABLE DE LA EMPRESA Y
LA DOCUMENTACIÓN
SOPORTE DE LOS HECHOS
CONTABLE

2. 1. EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE
DE LA EMPRESA
• Conjunto de libros y registros que debe llevar
una empresa para poder registrar
convenientemente los hechos contables que
se originen en el desarrollo de su actividad
empresarial.

3. HECHOS CONTABLES
• Aquellos acontencimientos que afectan , o
pueden afectar a los elementos patrimoniales de
la empresa.
• ¿poner algunos ejemplos?

4. LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS
SEGÚN EL CÓDIGO DE COMERCIO
• Libro diario donde se registran día a día todas
las operaciones realizadas por la empresa.
• ¿se permite registrar una anotación conjunta de
los totales de las operaciones por periodos de
tiempos que no sean superiores a un mes?

5. • Libro de inventarios y cuentas anuales en
el que se recogen diferentes documentos:
• Balance inicial detallado de la empresa.
• Balance de comprobación de todas las cuentas.
• Inventario del ejercicio.
• Cuentas anuales:
▫ Balance
▫ Cuenta de pérdidas y ganancias
▫ Estado de cambios en el patrimonio neto
▫ Estado de flujos de efectivo
▫ memoria

6. • Las sociedades mercantiles además han de
llevar:
▫ un libro de actas, en el que constarán todos los
acuerdos tomados por los socios en las juntas
generales y demás órganos colegiados.
▫ Un informe de gestión.
• Las sociedades anónimas formularán además
una propuesta de aplicación del resultado
económico que hayan obtenido.

7. LIBRO IMPRESCINDIBLE
• Libro mayor que muestra la situación y el
valor de los diferentes elementos patrimoniales.
• La información es vital para la empresa ya que
sin ella seria imposible hacer los balance
obligatorios ni conocer el estado del patrimonio
de la empresa.
• ¿Por qué creéis que es así?

8. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS
• Legalización:
▫ Articulo 27 del Código de comercio:
▫ Presentar los libros en el Registro Mercantil antes de
utilizarlos.
▫ En el primer folio le ponen una diligencia indicando
los folios que tiene el libro, y en cada hoja el sello del
Registro.
▫ Hoy día se puede llevar la contabilidad
informatizada siempre que se impriman las hojas y
se encuadernen de forma correlativa para formar los
libros obligatorios. Además hay que presentarlos en el
Registro Mercantil dentro de los cuatro meses
siguientes al cierre del ejercicio económico.

9. • Realización de las anotaciones:
▫ De forma cronológica
▫ Con claridad
▫ No modificaciones
▫ No tachaduras
¿Qué hacer si nos equivocamos?
a. Si llevamos la contabilidad de forma
tradicional
b. Si la llevamos con medios informáticos.

10. • Conservación y valor de los libros:
▫ Conservación:
 el Código de comercio establece que deben
conservarse durante seis años a partir de la última
anotación realizada.
▫ Valor:
 En el artículo 31 del CC se establece que tienen valor
como prueba ante los tribunales.

11. 1.2 OBLIGACIONES FISCALES
• PARA EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO:
(Régimen general)
▫ LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS DONDE SE
REGISTRARAN:
 Todas las facturas que se hayan expedido.
 Los documentos equivalentes o sustitutivos de facturas.
 Facturas rectificativas .
 Tiques y recibos que puedan cumplir la función de factura.
 Las facturas de las operaciones exentas de IVA.
Se deben anotar una por una.
¿Cuando se pueden agrupar?
siempre estén numeradas correlativamente, emitidas en la misma fecha,
que tengan el mismo tipo impositivo, que se emitan a particulares y que no
exceda cada una de 100 € (IVA no incluido)
¿Cuando se puede dividir una factura en varios asientos?
cuando en ella figuren operaciones con distintos tipos de IVA

12. • Libro registro de facturas recibidas donde se
registrarán:
▫ Todas las facturas y documentos equivalentes que
se reciban por los bienes adquiridos y los servicios
comprados.
▫ Los documentos de aduanas de los bienes
importados.
Todos los documentos deben estar numerados.
Se registraran uno por uno.

13. Se pueden agrupar en un solo asiento: Si se
han recibido en la misma fecha, proceden de un
único proveedor, se hayan numerado
correlativamente, su importe individual sea
inferior a 500 € y su importe global no exceda de
6.000 € (IVA) incluido.
En este caso, en el asiento resumen deben figurar:
▫ la fecha
▫ los números inicial y final del conjunto de facturas
▫ La base imponible global
▫ El tipo impositivo
▫ La cuota global

14. • Se puede dividir una factura en varios asientos:
▫ Si figuran en la misma operaciones con distinto
IVA.
(Ver rayado)

15. LIBRO REGISTRO DE BIENES DE
INVERSIÓN
• Se llevará solo cuando la empresa adquiera bienes
con derecho a deducción y bienes sin derecho a
deducción de IVA.
• Se registraran los bienes de inversión adquiridos.
• De cada uno de ellos se reflejará:
▫ Datos identificativos de las factura
▫ La fecha de comienzo de utilización del bien
▫ La prorrata aplicada y
▫ Las regularizaciones anuales de las deducciones
aplicadas.

16. LIBRO REGISTROS DE DETERMINADAS
OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS
• Hacer resumen del articulo 66 del reglamento
del IVA

17. MODO DE LLEVAR ESTOS LIBROS
• Por orden de fechas, claridad y exactitud.
• Sin modificaciones, ni tachaduras, ni espacios en blanco, ni
interpolaciones.
• Al igual que los libros obligatorios que establece el CC si se
comete un error se debe corregir inmediatamente realizando
una nueva anotación que corrija los efectos de la anotación
anterior y se debe indicar el error cometido.
• En estos libros no se tiene que realizar ninguna diligencia.
• Pueden estar encuadernados, o encuadernarse
posteriormente.
• Se pueden realizar las anotaciones de forma manual o
informática.
• Se deben conservar cuatro años a partir de la última
anotación realizada.

18. OBLIGACIONES FISCALES: REGIMENES
ESPECIALES
• Buscar en el reglamento del IVA cuales son los
regímenes especiales de IVA y que libros
contables son obligatorios llevar.

19. OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL
IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS
FÍSICAS (IRPF)
• Régimen de estimación normal:
▫ Libros contables establecidos por el Código de Comercio.
• Régimen de estimación directa simplificada:
▫ Pueden llevar los libros contables del CC pero si no los
llevan deben llevar:
 Libro de ventas e ingresos.
 Libro de compras y gastos.
 Libro de bienes de inversión.
• Régimen de estimación objetiva del IRPF:
▫ No tienen obligación de llevar ningún libro, salvo
excepciones
Se deben guardar las facturas recibidas numeradas
por orden de fechas y copia de las facturas
expedidas.

20. OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL
IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES
• El impuesto de sociedades solo exige en materia
contable los libros diario y el libro de inventarios
y cuentas anuales.

21. LIBROS AUXILIARES
• LIBRO DE ALMACÉN:
▫ Para controlar de forma separada cada uno de los productos.
 (Ver modelo)
 Se estudiará el las unidades 3 y 4
• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE PAGOS:
▫ Controlar los pagos que la empresa tiene pendientes en cada momento.
▫ La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos muestra por
orden de vencimientos los pagos que tenemos que hacer en cada momento.
▫ Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a pagar(
para las obligaciones instrumentalizadas en letras aceptadas) y un libro auxiliar de pagos para
el resto de obligaciones.
• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE COBROS:
Controlar los cobros que la empresa tiene pendientes en cada momento.
La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos muestra por orden
de vencimientos los cobros que tenemos que hacer en cada momento.
Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a cobrar( para
los derechos instrumentalizados en letras ) y un libro auxiliar de cobros para el resto.
• (Ver modelos)

22. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL
REGISTRO CONTABLE
• Facturas y albaranes valorados, tanto expedidos como recibidos.
• Facturas rectificativas expedidas a clientes y deudores.
• Facturas rectificativas recibidas de proveedores o acreedores.
• Documentos de entradas y salidas de almacén.
• Documentos en el que se instrumentalizan los cobros y pagos
(letras, pagares, etc).
• Documentos soporte de movimientos de fondos ( cheques, notas de
caja, notas de ingresos en bancos, etc).
• Documentos de declaraciones y pagos de impuestos a Hacienda.
• Documentos de pago a la Seguridad Social.
• Nómina de los trabajadores.
Todos estos documentos deben estar localizables para poder
efectuar las comprobaciones que se consideren necesarias.