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1. INTRODUCCIONLa organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, yproducción de congresos, festivales, ce...
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  1. 1. PimeProgramas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial T } Taller TresORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES 1
  2. 2. Cibergrafiashttp://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventoshttp://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-y-organizar-un-eventohttp://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-y-ProtocoloNuestro programa le brinda:La información necesaria para organizar un evento de manera satisfactoriateniendo en cuenta todos los parámetros designados para el buenfuncionamiento y correcto desarrollo del mismo; de esta manera mejorar losniveles de contacto y relaciones personales.PrefacioProgramas de intervención para el mejoramiento empresarialPromoción de empresas sostenibles y responsablesEste manual es parte del programa que surgió como parte de la competencia:Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramientoorganizacional que se deriven de la unidad administrativa.PIME: Es el programa de intervención para el mejoramiento empresarial.Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experienciaacumulados durante el programa: Organizar eventos empresariales quepromuevan las relaciones sociales. Los siguientes autores han contribuido enla elaboración de este manual:APRENDICES:Juan Camilo Sandoval GaitánJulieth Marisella Vargas MoraDayanna Zuleny Vargas ChiquilloInstructor:Nelson Enrique Vera Prieto 2
  3. 3. Prefacio 1. INTRODUCCION 1.1 Objetivo……………………………………………………………………………………… 4 1.2 Que es un evento ………………………………………………………………………. 4 1.3 Tipos de eventos………………………………………………………………………… 4 2. PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO 2.1 Diseño y cotización……………………………………………………………………... 5 2.2 Producción ………………………………………………………………………………….5 2.3 Montaje ……………………………………………………………………………………….5 2.4 Ejecución ……………………………………………………………………………………..5 2.5 Desmontaje ………………………………………………………………………………….5 2.6 Evaluación de resultados……………………………………………………………… 5 2.7 Post evento ………………………………………………………………………………….6 3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER …………………………………….6 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA …………………………………………………..7 3
  4. 4. 1. INTRODUCCIONLa organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, yproducción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otrotipo de reuniones1.1 OBJETIVO:Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos y prácticos paraorganizar eventos siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con lasnormas de seguridad1.2 QUE ES UN EVENTOSe producen en un tiempo y lugar determinado con un método para sudesarrollo y control, a través de una jerarquía que realiza la división detrabajo, funciones, y responsabilidades. Los eventos no son actividadesrutinarias y son diferentes uno de otro. Los eventos requieren de materialesy elementos que generen opinión pública y que contribuyan a la creación dela memoria del evento.1.3 TIPOS DE EVENTO 1.3.1 Social ( Instalación y protocolo) 1.3.2 Cultural ( Exposición, danza, teatro) 1.3.3 Académico (Seminario, Conferencia) 1.3.4 Recreativo (Festival, Espectáculo) 1.3.5 Deportivo (Campeonatos, Juegos) 4
  5. 5. 2. PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO 2.1 Diseño y cotizaciónEstablecer objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremostransmitir a los participantes. Crear las expectativas de la realización de este.Los organizadores deben tener en cuenta que hasta la ejecución final delevento nada puede quedar al azar o a la improvisación. 2.2 ProducciónGestionar la preparación de recursos y equipos que compondrán lapreparación del evento. Se deben tener en cuenta las finalidades previstas, lacantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles,lugares y tiempos de realización 2.3 MontajeDisposición de recursos, equipos técnicos y humanos que se utilizaran en ellugar donde se realizara en el evento. Se deben tener en cuenta servicios deapoyo como alimentación, transporte y seguridad. 2.4 EjecuciónCompartir y desarrollar las actividades planificadas 2.5 DesmontajeRetirar los materiales y elementos que fueron utilizados en el desarrollo delevento 2.6 Evaluación de resultadosEstablecer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y laeficiencia de la prestación del servicio. Es una de las partes más importantesdel post evento que nos da a conocer si se han cumplido los objetivos 5
  6. 6. previstos y el rendimiento de las personas encargadas de desarrollo delevento 2.7 Post eventoRealizar un seguimiento que ayuda a la evaluación del evento en donde seincluye la documentación gráfica recopilada durante el evento comoimágenes y videos 3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER3.1 Que se debe hacer:  INNOVAR: Pensar, ser creativo hacer del evento algo memorable  Hacer que todos los participantes interactúen y se conozcan.  Identificar al público y adaptar el mensaje y el contenido  Asociarse con un profesional que pueda dar apoyo  Establecer metas y métodos claros  Elegir un buen lugar para el desarrollo del evento3.2 Que no se debe hacer:  No cobrar por el parqueadero o la comida  Lo más barato no siempre es lo mejor se debe tener en cuenta siempre el presupuesto.  Informar con poco tiempo de anterioridad.  No pensar que todas las personas consumen los mismos alimentos  No depender de los voluntarios  No improvisar el día del evento  No olvidar hacer una retroalimentación del evento 6
  7. 7. 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA HORA ACTIVIDAD8:00 am Bienvenida y control de asistencia9:00 am Introducción10:00 am Refrigerio10:30 am Inducción 1:00 pm Almuerzo 2:00 pm Creación de grupos de trabajo y organización de comités 3:00 pm Organización y planeación del evento 4:30 pm Verificación resultados del programa5:00 pm Cierre del programaDuración: 8 horasLugar: Instalaciones de la empresaParticipantes: Máximo 25 personasDías de capacitación: 1 díaDías de desarrollo y ejecución: Aproximadamente 8 díasMaterial de apoyo: Video beam y portátil.CordialmenteDayanna Zuleny Vargas Chiquillo – Facilitador. 7

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