1. Pime
Programas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial
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Taller Tres
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS
RELACIONES EMPRESARIALES
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2. Cibergrafias
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-
planificar-y-organizar-un-evento
http://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-y-Protocolo
Nuestro programa le brinda:
La información necesaria para organizar un evento de manera satisfactoria
teniendo en cuenta todos los parámetros designados para el buen
funcionamiento y correcto desarrollo del mismo; de esta manera mejorar los
niveles de contacto y relaciones personales.
Prefacio
Programas de intervención para el mejoramiento empresarial
Promoción de empresas sostenibles y responsables
Este manual es parte del programa que surgió como parte de la competencia:
Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento
organizacional que se deriven de la unidad administrativa.
PIME: Es el programa de intervención para el mejoramiento empresarial.
Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experiencia
acumulados durante el programa: Organizar eventos empresariales que
promuevan las relaciones sociales. Los siguientes autores han contribuido en
la elaboración de este manual:
APRENDICES:
Juan Camilo Sandoval Gaitán
Julieth Marisella Vargas Mora
Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo
Instructor:
Nelson Enrique Vera Prieto
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3. Prefacio
1. INTRODUCCION
1.1 Objetivo……………………………………………………………………………………… 4
1.2 Que es un evento ………………………………………………………………………. 4
1.3 Tipos de eventos………………………………………………………………………… 4
2. PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO
2.1 Diseño y cotización……………………………………………………………………... 5
2.2 Producción ………………………………………………………………………………….5
2.3 Montaje ……………………………………………………………………………………….5
2.4 Ejecución ……………………………………………………………………………………..5
2.5 Desmontaje ………………………………………………………………………………….5
2.6 Evaluación de resultados……………………………………………………………… 5
2.7 Post evento ………………………………………………………………………………….6
3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER …………………………………….6
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA …………………………………………………..7
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4. 1. INTRODUCCION
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, y
producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro
tipo de reuniones
1.1 OBJETIVO:
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos y prácticos para
organizar eventos siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las
normas de seguridad
1.2 QUE ES UN EVENTO
Se producen en un tiempo y lugar determinado con un método para su
desarrollo y control, a través de una jerarquía que realiza la división de
trabajo, funciones, y responsabilidades. Los eventos no son actividades
rutinarias y son diferentes uno de otro. Los eventos requieren de materiales
y elementos que generen opinión pública y que contribuyan a la creación de
la memoria del evento.
1.3 TIPOS DE EVENTO
1.3.1 Social ( Instalación y protocolo)
1.3.2 Cultural ( Exposición, danza, teatro)
1.3.3 Académico (Seminario, Conferencia)
1.3.4 Recreativo (Festival, Espectáculo)
1.3.5 Deportivo (Campeonatos, Juegos)
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5. 2. PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
2.1 Diseño y cotización
Establecer objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos
transmitir a los participantes. Crear las expectativas de la realización de este.
Los organizadores deben tener en cuenta que hasta la ejecución final del
evento nada puede quedar al azar o a la improvisación.
2.2 Producción
Gestionar la preparación de recursos y equipos que compondrán la
preparación del evento. Se deben tener en cuenta las finalidades previstas, la
cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles,
lugares y tiempos de realización
2.3 Montaje
Disposición de recursos, equipos técnicos y humanos que se utilizaran en el
lugar donde se realizara en el evento. Se deben tener en cuenta servicios de
apoyo como alimentación, transporte y seguridad.
2.4 Ejecución
Compartir y desarrollar las actividades planificadas
2.5 Desmontaje
Retirar los materiales y elementos que fueron utilizados en el desarrollo del
evento
2.6 Evaluación de resultados
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la
eficiencia de la prestación del servicio. Es una de las partes más importantes
del post evento que nos da a conocer si se han cumplido los objetivos
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6. previstos y el rendimiento de las personas encargadas de desarrollo del
evento
2.7 Post evento
Realizar un seguimiento que ayuda a la evaluación del evento en donde se
incluye la documentación gráfica recopilada durante el evento como
imágenes y videos
3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER
3.1 Que se debe hacer:
INNOVAR: Pensar, ser creativo hacer del evento algo memorable
Hacer que todos los participantes interactúen y se conozcan.
Identificar al público y adaptar el mensaje y el contenido
Asociarse con un profesional que pueda dar apoyo
Establecer metas y métodos claros
Elegir un buen lugar para el desarrollo del evento
3.2 Que no se debe hacer:
No cobrar por el parqueadero o la comida
Lo más barato no siempre es lo mejor se debe tener en cuenta siempre
el presupuesto.
Informar con poco tiempo de anterioridad.
No pensar que todas las personas consumen los mismos alimentos
No depender de los voluntarios
No improvisar el día del evento
No olvidar hacer una retroalimentación del evento
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7. 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
HORA ACTIVIDAD
8:00 am Bienvenida y control de asistencia
9:00 am Introducción
10:00 am Refrigerio
10:30 am Inducción
1:00 pm Almuerzo
2:00 pm Creación de grupos de trabajo y organización de comités
3:00 pm Organización y planeación del evento
4:30 pm Verificación resultados del programa
5:00 pm Cierre del programa
Duración: 8 horas
Lugar: Instalaciones de la empresa
Participantes: Máximo 25 personas
Días de capacitación: 1 día
Días de desarrollo y ejecución: Aproximadamente 8 días
Material de apoyo: Video beam y portátil.
Cordialmente
Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo – Facilitador.
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