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“DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTROL
INTERNO EN LA FUNDACIÓN MUNDIAL DEJAME VIVIR
EN PAZ”
Contenido
Contenido..............................................................................................................2
CAPITULO I ANTECEDENTES............................................................................4
1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA........................................................4
1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y
ASOCIATIVAS......................................................................................................6
1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA ...........................................................9
1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION......................................10
1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL.......10
1.2.3. NORMATIVA.............................................................................................11
1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS FUNCIONES...........15
1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338.........................................................15
1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES.......17
1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL).............................................20
1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y
ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL......................21
1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS .....................................................26
1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES ...........................................................27
1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES............................................................28
CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION............................29
2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ.......................................29
2.2 ORGANIGRAMA...........................................................................................35
2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION.....................................................36
2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA........................................................................36
2
2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa.....................................................37
2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa...........39
2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa...........39
2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta Administrativa....41
2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa..............41
2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa...........42
CAPITULO II CONTROL INTERNO DE UNA FUNDACIÓN............................56
2.1 Importancia del Control Interno....................................................................56
2.2 El responsable del control interno y su aplicabilidad en las operaciones
diarias..................................................................................................................68
Funciones y responsabilidades..........................................................................68
DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO......................................................83
CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN).............86
CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)....................88
CONTROL INTERNO DE PASIVOS................................................................102
CONTROL INTERNO DE EGRESOS..............................................................104
INGRESOS.......................................................................................................108
3
CAPITULO I ANTECEDENTES
1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA
Las fundaciones son personas jurídicas de carácter privado, que se crean para
desarrollar actividades educativas, artísticas, literarias, culturales o científicas
que signifiquen bienestar social y utilidad general. La fundación se inicia
cuando se destinan bienes al cumplimiento de un interés público, ligado a un fin
lícito permanente y estable, con una organización de personas que administran
un patrimonio para destinarlo sin afán de lucro, a un objetivo de interés social.
El acto de dotación del patrimonio puede constituir, en el nacimiento de la
fundación, en un mínimo símbolo, que podrá ser acrecentado, por los
fundadores o nuevos patrocinadores en el transcurso de su vida.
Las fundaciones se constituyen por escritura pública o por testamento; cada
fundación debe inscribirse en el caso de Costa Rica en la Sección Personas del
Registro Público, este pacto en su escritura constitutiva debe establecer su
nombre, objetivo, patrimonio, plazo y administración.
La fundación, al ser un ente privado se regirá por el principio de que puede
hacer todo aquello que no le está expresamente prohibido, por lo tanto puede
realizar todo tipo de relaciones jurídicas, puede administrar y poseer bienes de
toda clase, contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles conforme a sus
reglas de constitución y la ley. A pesar de lo señalado, las fundaciones tienen
un límite en su actuar, que es no poder realizar aquellos actos que se salgan
de los fines u objetivos para los que son constituidas.
Uno de los elementos claves de la fundación es el fin; debe ser lícito y
dinámico, de interés público, ello no impide que la fundación tenga varios fines
4
simultáneos. Las personas que comparten en el momento de la constitución de
la fundación, se denominan fundadores o fundador que tienen la voluntad de
crear dicha institución y aquellos que una vez creada la persona jurídica la
administran, es esta organización de personas que la dirige y administra, lo que
le da vida e importancia a su quehacer. Esta institución actuará por medio de
sus administradores, por medio de los cuales se plasma su voluntad.
La administración y dirección de las fundaciones esta a cargo de una Junta
Administrativa, el Presidente de la misma tendrá la representación legal, con
facultades de apoderado general; la Junta podrá designar un Delegado
Ejecutivo como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación.
La importancia de la acción del Estado en materia de fundaciones no se limita
al aspecto constitutivo, por la naturaleza de esta institución, el control y
actividad del Estado se da durante toda su vida jurídica. Dentro de la
concepción tradicional de la fundación, aquella en que el fundador la crea,
nombra unos administradores y se separa completamente de su operación, es
en la que se justificaba más ampliamente ese control. En las fundaciones
actuales el Estado debe velar además porque el patrimonio sea utilizado para
la obtención del objetivo propuesto, en Costa Rica sujetos al control que pueda
ejercer la Contraloría General de la República.
5
1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y
ASOCIATIVAS
Tradicionalmente se ha considerado a las fundaciones basados en la
necesidad de una prominente dotación de bienes al momento de constituirse,
que son destinados a un determinado objetivo, por un sujeto distinto a la
institución. Este fundador, en el acto constitutivo, dispone la administración de
la fundación, nombrando a la junta directiva como sujetos atados a lo dispuesto
en el estatuto. El fundador usualmente, una vez que ha creado la persona
jurídica se separa totalmente de su accionar.
Las fundaciones modernas no necesariamente se han organizado en la forma
tradicional, sino por el contrario muchas de ellas han optado por estructuras
similares a las organizaciones asociativas y corporativas.
Las fundaciones con estructura corporativa son aquellas constituidas por un
grupo de fundadores, que aportan un determinado patrimonio. Estos
fundadores no se separan del desarrollo de la fundación, sino ellos mismos
integran la junta directiva, y disponen en el estatuto la configuración de una
asamblea de fundadores con determinadas atribuciones, entre ellas,
normalmente la elección de la junta directiva, su organización es de estructura
corporativa, como la de una asociación. Es una fundación porque así se le
denominó en el acto constitutivo, se aplica la Ley de Fundaciones, pero no
tiene todas las posibilidades de cambio y reforma de una asociación, porque
tiene un patrimonio destinado a un fin de interés público.
6
La fundación asociativa se refiere a aquella fundación que se crea por uno o
más fundadores que únicamente aportan un patrimonio simbólico, pero
disponen en su estatuto o pacto constitutivo, la posibilidad de recibir nuevos
patrimonios en el transcurso de su vida jurídica, es una fundación abierta y es
una estructura muy utilizada en la actualidad, para poder captar grandes
patrimonios de organismos internacionales o entidades extranjeras con fines no
lucrativos.
Las fundaciones asociativas y corporativas dada su especial forma de actuar
han logrado que en ellas participen constantemente patrocinadores, nacionales
o extranjeros, públicos, privados que aporta bienes o valores económicos a la
fundación para contribuir en la consecución de sus fines.
Existe un régimen diferente respecto a la autoridad de sus integrantes, ya que
no se puede negar que en la asociación sus miembros tienen un poder decisivo
y dispositivo mayor que el que poseen los administradores en la fundación, ya
que se parte de que en la primeras figura ellos son los creadores y por lo tanto
pueden decidir sobre ella sin límite, en cambio en la segunda figura los
administradores son meros colaboradores, que están sujetos a lo que el
fundador reguló en el estatuto y como este no se introduce en el
funcionamiento interno, se carece de una voluntad dispositiva amplia,
específicamente a la posibilidad de reformar el Pacto Constitutivo y sus Fines.
De tal manera que en la fundación moderna, la junta directiva y la asamblea de
fundadores serán siempre órganos instrumentales, limitados por la consecución
de determinado objetivo que no pueden variar.
7
Si las fundaciones modernas desean ser eficientes, actuar y satisfacer sus
finalidades en la sociedad actual, no puede hacerlo con un patrimonio estático,
necesitan tener una administración patrimonial dinámica y ágil, para poder ser
competitiva en el ámbito económico como cualquier otro sujeto de derecho.
Esta actividad empresarial de las fundaciones, no debe prestarse para poner
en duda los fines generosos que necesariamente debe buscar la fundación,
puesto que puede generar lucro, pero este solo puede ser utilizado para el
desarrollo de los fines para lo que fue concebida.
De conformidad con lo expuesto, el hecho de que la fundación sea una persona
jurídica de fines no lucrativos no la inhibe de poder ser autosuficiente y
competitiva en lo económico, sino significa que toda la ganancia emanada de
su actividad debe de destinarse únicamente a la consecución y satisfacción de
los objetivos de interés social propuestos, nunca puede ser distribuida en forma
equitativa entre sus miembros.
El aspecto fiscalizador del Estado sobre las fundaciones en primera instancia
es en el interés público que se postula en sus fines y en segundo lugar se basa
en la usual falta de recurso humano capacitado en su organización. De este
modo encontramos legislaciones que crean oficinas estatales especializadas,
las cuales se dedican exclusivamente a controlar a las fundaciones, no sólo en
los aspectos financieros, sino para regular su administración, y autorizar la
compra de bienes inmuebles, permitir transferencias y donaciones de fondos
públicos y privados. De ahí la importancia de que en las fundaciones modernas
en sus estructuras organizativas establezcan contralorías y auditorias internas
8
que coadyuven con sus administradores en el control interno de su
organización.
La ley de fundaciones de nuestro país, a diferencia de otras leyes extranjeras,
tiene poco desarrollo respecto de la participación del estado en el
funcionamiento de la fundación, limitándola prácticamente al informe financiero
anual a la Contraloría General de la República, y a la posibilidad de modificar el
pacto constitutivo; salvo en los últimos años en que con la modificaciones al
articulo 18 de la Ley de Fundaciones y más recientemente con la nueva Ley de
Control Interno se regula toda la materia de transferencias y administración de
fondos públicos aún por entes privados.
1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA
Fundación Debra Costa Rica.
Fundación Demuda.
Fundación Omar Dengo.
Fundación Arias para la Paz y el Progreso Humano.
Fundación de Ciencia y Tecnología de Costa Rica. CIENTEC.
The Bosque LLuvioso Foundation.
Fundación Acceso.
Fundación Neotrópica Costa Rica.
Fundación Ríos Tropicales.
Fundación Paniamor.
Fundación Promotora de Vivienda FUPROVI.
Fundación DURIKA.
Fundación Déjame Vivir en Paz.
9
1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION
1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL
1. Inscripción de Sociedades Mercantiles, Civiles y Fundaciones.
El Reglamento del Registro Público, en sus artículos 21, 22, 23, 24 establece
los actos que les corresponde inscribir al Registro de Personas Jurídicas. Para
el caso de constitución de sociedades civiles, mercantiles y fundaciones, los
usuarios deberán cumplir con el siguiente trámite:
a. Acto de constitución en escritura pública.
b. Aportar testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del
notario autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro
Público.
c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta. En caso de las
fundaciones el usuario deberá: Indicarse por razón notarial la fecha de la
publicación.
d. Cancelar los timbres y derechos por entero bancario.
e. Cancelar los derechos correspondientes a la emisión de la cédula jurídica
(opcional).
2. Reforma de estatutos y nombramientos:
a. Protocolización del acta con vista del libro original.
b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario
autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público.
c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta (sólo aplica en caso
de reforma a estatutos).
10
d. Cancelar derechos y timbres de ley.
3. Poderes otorgados en el extranjero.
a. Debe otorgarse en escritura pública, ante notario costarricense o notario
extranjero o cónsul, siempre y cuando las formalidades que contenga el
acto, se ajustan a nuestra legislación.
b. Bajo el segundo presupuesto, es decir notario extranjero o cónsul, debe el
interesado verificar que las firmas sean autenticadas por parte del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
c. El poder debe ser aceptado en ese mismo acto o mediante escritura
adicional.
d. Cancelación de derechos y timbres de ley.
e. Cancelación de derechos por la emisión de la cédula jurídica (opcional).
4. Poder de persona a persona
a. Debe otorgarse en escritura pública.
b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario
autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público.
c. Cancelación de timbres y derechos por medio de entero bancario.
1.2.3. NORMATIVA
Las fundaciones en Costa Rica están bajo el amparo de la Ley de Fundaciones
No. 5338, la cual fue decretada por la Asamblea Legislativa el 28 de Agosto de
1973 y en sus artículos dice:
11
Artículo 1º.- Reconócese personalidad jurídica propia a las fundaciones, como
entes privados de utilidad pública, que se establezcan sin fines de lucro y con
el objeto de realizar o ayudar a realizar, mediante el destino de un patrimonio,
actividades educativas, benéficas, artísticas o literarias, científicas, y en general
todas aquellas que signifiquen bienestar social.
Artículo 2º.- El fundador puede ser una persona física o jurídica, nacional o
extranjera.
Artículo 3º.- Las fundaciones se constituirán por escritura pública o por
testamento. El fundador no podrá cambiar ninguna disposición constitutiva de
la fundación, una vez que ésta haya nacido a la vida jurídica.
Artículo 4º.- En el documento de constitución se consignará el nombre,
domicilio, patrimonio, objeto y plazo de la fundación y la forma en que será
administrada. El plazo de las fundaciones podrá ser perpetuo.
Artículo 5º.- Las fundaciones adquieren personalidad jurídica a partir de su
inscripción en la Sección de Personas del Registro Público.
Artículo 6º.- Como trámite previo para su inscripción en el Registro, se
publicará en el Diario Oficial un edicto con un extracto de los términos bajo los
cuales se constituye la fundación. Igualmente se publicarán la disolución, fusión
y cualesquiera otros actos que cambien su estructura. La publicación se hará
por el notario público o por el Juez Civil, según sea el caso.
Artículo 7º.- Las fundaciones no tienen finalidades comerciales.
12
Sin embargo podrán realizar operaciones de esa índole para aumentar su
patrimonio, pero los ingresos que obtengan deberán destinarlos
exclusivamente a la realización de sus propios objetivos.
Artículo 8º.- Los bienes donados para crear una fundación serán patrimonio
propio de ésta, y sólo podrán ser destinados al cumplimiento de los fines para
los que fue constituido. Tales bienes estarán exentos del pago de toda clase de
impuestos y derechos de inscripción.
Artículo 9º.- Los bienes donados a una fundación ya existente tendrán las
mismas exenciones establecidas en el artículo anterior.
Artículo 10.- Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de
inscripción y de impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios,
que sólo los podrá exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la
clase de bienes que se trate y su destino.
Artículo 17.- Sólo el Juez Civil respectivo, a instancia de la Junta
Administrativa, o de la Contraloría General de la República, podrá disponer la
disolución de una fundación, cuando haya cumplido los propósitos para los que
fue creada o por motivo de imposibilidad absoluta en la ejecución de sus
finalidades.
En caso de acordarse la disolución, el Juez ordenará que los bienes pasen a
otra fundación, o en su defecto a una institución pública similar, si el
constituyente de la fundación no les hubiere dado otro destino en ese caso, y
firmará los documentos necesarios para hacer los traspasos de bienes.
13
Artículo 18.- Para que las fundaciones puedan recibir de las instituciones
públicas donaciones, subvenciones, transferencias de bienes muebles o
inmuebles o cualquier aporte económico que les permita complementar la
realización de sus objetivos, deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Tener como mínimo un año de constituidas.
b) Haber estado activas desde su constitución, calidad que adquieren con la
ejecución de por lo menos, un proyecto al año.
c) Tener al día el registro de su personalidad y personería jurídicas.
d) Contar, cuando corresponda, con el visto bueno escrito de la Contraloría
General de la República, donde se muestre que las donaciones y
transferencias recibidas fueron ejecutadas y liquidadas según los fines
previstos y de conformidad con los principios de la sana administración.
Las fundaciones beneficiadas según lo dispuesto en este artículo, deberán
rendir ante la Contraloría General de la República un informe anual sobre el
uso y destino de los fondos recibidos. De no presentar los informes
correspondientes dentro del mes siguiente al surgimiento de la obligación, el
ente contralor lo informará de oficio a la respectiva administración activa, a la
vez que las fundaciones quedarán imposibilitadas para percibir fondos de las
instituciones públicas, mientras no cumplan satisfactoriamente esta obligación.
Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente y manejo de
esos fondos públicos por parte de las fundaciones, estas deberán llevar en una
cuenta separada las donaciones que reciban y la procedencia de estas, y
deberán especificar en qué se invierten.
14
Lo anterior deberá ser fiscalizado por la auditoria interna que toda fundación
está obligada a tener, la cual ejercerá sus funciones de conformidad con la
normativa vigente en la materia que fiscalice, y según lo establecido en los
manuales de normas técnicas de auditoria y control interno emitidos por la
Contraloría General de la República.
El informe de la auditoria deberá remitirse al ente contralor, junto con el informe
de la Junta Administrativa, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de esta
Ley.
1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS
FUNCIONES
1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338
Artículo 11.- La administración y dirección de las fundaciones estará a cargo
de una Junta Administrativa.
El fundador designará uno o tres personas como directores y también deberá,
en el propio documento de constitución, establecer la forma en que serán
sustituidos estos miembros.
Si el fundador designa sólo un director, la Junta Administrativa quedará
integrada por tres personas; si designa a tres, el número de directores será de
cinco. En ambos casos los dos miembros que completarán la Junta
Administrativa serán designados uno por el Poder Ejecutivo y el otro por la
municipalidad del cantón en donde tenga su domicilio la fundación. El cargo de
miembro de la Junta Administrativa será gratuito.
15
Artículo 12.- El fundador podrá dictar las disposiciones reglamentarias para
regir la actividad de la fundación. Si no lo hiciere, deberá efectuarlo la Junta
administrativa dentro de los sesenta días siguientes a su instalación.
Artículo 13.- El miembro director nombrado por el fundador, o el primero en
caso de que sean tres, quedará obligado a convocar a los restantes para que
se instalen, dentro del plazo de quince días a partir del momento en que la
fundación deba iniciar sus actividades. En este caso no habrá necesidad de
publicar ni inscribir la reelección, y para terceros se tendrá por hecha si no
consta en el Registro, cambio al respecto.
En la sesión de instalación los directores designarán entre ellos a un presidente
de la Junta Administrativa, que durará en sus funciones en año y podrá ser
reelecto.
El Presidente tendrá la representación legal de la fundación, con facultades de
apoderado general, y estará sujeto a esta ley, a los preceptos constitutivos y
reglamentarios de la fundación y a las disposiciones de la Junta Administrativa.
El Presidente podrá sustituir su representación en el delegado ejecutivo,
cuando exista, o en otra persona, pero siempre tal sustitución deberá ser
aprobada por la Junta Administrativa.
Artículo 14.- La Junta Administrativa podrá designar un delegado ejecutivo
como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación.
El delegado ejecutivo y cualquiera otro empleado necesario, tendrán las
atribuciones y remuneraciones que acuerde la junta.
16
Artículo 15.- La Junta Administrativa rendirá, el primero de enero de cada año,
a la Contraloría General de la República, un informe contable de las actividades
de la fundación.
La Contraloría fiscalizará el funcionamiento de las fundaciones, por todos los
medios que desee y cuando lo juzgue pertinente. Si en el curso de algún
estudio apareciera una irregularidad, deberá informarlo a la Procuraduría
General de la República, para que plantee la acción que corresponda ante los
tribunales de justicia, si hubiere mérito para ello.
Artículo 16.- Si la junta Administrativa considera que la fundación no puede ser
administrada de acuerdo con sus preceptos constitutivos o reglamentarios,
solicitará al Juez Civil de su jurisdicción que disponga la forma en que deberá
ser administrada o que ordene subsanar las deficiencias que en ella ocurran,
siempre con el propósito de que se mantengan los fines para los que fue
creada. A la solicitud se acompañará un informe de la Contraloría General de
la República. Esas diligencias se seguirán por los trámites de jurisdicción
voluntaria, con intervención de la Procuraduría General de la República. Igual
procedimiento se seguirá para remover los administradores cuando no cumplan
debidamente sus obligaciones. Acordada la remoción, el juez comunicará lo
conducente a fin de que se reponga el cargo de acuerdo con el artículo 11.
1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES
Artículo 1.- El presente reglamento regulará el nombramiento y desempeño de
las funciones del representante del Poder Ejecutivo en las fundaciones,
designación establecida en el artículo 11 de la Ley de Fundaciones.
17
Artículo 2.- La Junta Administrativa de la Fundación solicitará por escrito al
Ministerio de Justicia la designación del Representante del Poder Ejecutivo en
la Junta Administrativa de la Fundación. A tal efecto se deberán adjuntar los
siguientes requisitos:
a) Copia de la escritura constitutiva de la fundación.
b) Certificación del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional donde
se indique el número de la cédula jurídica, así como el Tomo, Folio y asiento de
la constitución de la Fundación.
c) Indicación del número de teléfono, fax, correo electrónico, apartado postal
y/o dirección exacta del domicilio de la Fundación.
Artículo 3.- El Poder Ejecutivo elaborará el Acuerdo Ejecutivo de
nombramiento el cual deberá ser publicado en el Diario Oficial La Gaceta.
Artículo 4.- El Ministerio de justicia llevará un Registro de los Representantes
del Poder Ejecutivo, en el cual hará constar los nombramientos efectuados, los
datos personales de cada representante, entre ellos, nombre completo,
fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados, dirección exacta,
teléfonos, fax, correo electrónico o cualquier otro que se considere pertinente
para efectos de control y supervisión de la labor que desempeñan.
Artículo 5.- El representante del Poder Ejecutivo de la fundación deberá
juramentarse ante el Ministro de Justicia o funcionario que éste designe, el día,
hora y lugar que se le señale.
18
Artículo 6.- Son obligaciones del Representante del Poder Ejecutivo las
siguientes:
a. Cumplir con responsabilidad, honestidad y corrección el cargo asignado.
b. Velar porque la actuación de la Fundación se adecue a su carta constitutiva
y reglamentos que la rigen, especialmente porque los fines de la misma se
cumplan fielmente.
c. Asistir y participar en las reuniones de la Junta Administrativa.
d. Remitir al Poder Ejecutivo copia del informe anual que de conformidad al
artículo 15 de la Ley de Fundaciones, debe presentar la Junta Administrativa a
la Contraloría General de la República, en el mes de enero de cada año.
e. Informar al Poder Ejecutivo de cualquier acto que perjudique los intereses
del Estado y sus instituciones, así como el manejo que se dé, de la
administración de los bienes y ayudas estatales, particulares o internacionales
que la Fundación reciba.
f. Deberá cumplir con la Constitución Política, Leyes y Reglamentos de la
República y con el juramento prestado.
g. Cualquiera otra obligación que expresamente se encomiende el Presidente
de la República y/o el Ministro de Justicia y Gracia.
Artículo 7.- El representante del Poder Ejecutivo debe coadyuvar a lograr los
fines y objetivos de la Fundación, asistiendo y participando diligentemente en
las reuniones de la Junta Administrativa y en las principales actividades que
realice la fundación donde ha sido nombrado. La ausencia injustificada a más
de cinco sesiones facultará al resto de la Junta Administrativa a solicitar al
19
Poder Ejecutivo la remoción del designado. El Poder Ejecutivo hará la
sustitución en caso de considerarlo oportuno.
Artículo 8.- En caso de renuncia, el representante deberá comunicarlo por
escrito, al Ministerio de Justicia con al menos quince días de anticipación. La
Junta Administrativa de la Fundación solicitará el nombramiento del nuevo
representante.
1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL)
La estructura organizacional de la fundación la establece el aportante de dichos
fondos, quien es el creador de ella. Así podrá el estimar que sus intereses (que
sus dineros sean usados para el objetivo que impuso) sean custodiados por
una persona, un conjunto de ellas (directorio) o por otra entidad.
Lo habitual es la existencia de un directorio, que es la instancia de toma de
decisiones y dirección de la Fundación, sus miembros son designados por el
creador de la Fundación o por terceros a quien el ha dado esa facultad. Por
ejemplo, se instituye una Comisión honorífica que busque personas con cierto
perfil.
El creador de la fundación puede ser también un grupo de personas, una
empresa, una organización, un municipio; y en general cualquier persona,
natural o jurídica, que pueda tener libertad para disponer de sus bienes.
20
1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y
ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL
Número ___________ante mí ___________________ Notario Público de esta
ciudad comparece: _____________________ mayor, Estado civil, profesión u
oficio, cédula_________vecino de
___________________________________Y DICE: Que constituye una
fundación con fines de bienestar social que se regirá por las disposiciones de
Ley de Fundaciones vigente y por las siguientes cláusulas. PRIMERA: La
Fundación se denominará ________________________ SEGUNDA: La
Fundación tendrá, su domicilio en Costa Rica, Provincia______
Cantón______distrito _____________ otras señas _____________________,
pero podrá establecer filiales o agencias en cualquier lugar del territorio
nacional o fuera de él. TERCERA: El plazo de la Fundación será perpetuo.
CUARTA: DEL OBJETO Y DE LOS CAMPOS DE APLICACIÓN. DEL
OBJETO: La Fundación tendrá como objeto ___________________________
Para el cumplimiento de sus fines la fundación podrá comprar, vender,
hipotecar, pignorar, arrendar, contratar y en cualquier otra forma poseer y
disponer de toda clase de bienes muebles e inmuebles, derechos reales y
personales. Además podrá contratar y gestionar cooperación económica y
técnica entre personas naturales o jurídicas, gobiernos nacionales y
extranjeros, organismos no gubernamentales ONG ‘S y demás organismos
internacionales, podrá contratar préstamos con organismos nacionales o
internacionales, tanto públicas como privados sí como divulgar con fines
promociónales sus principios, fines, actividades y campos de acción por
21
medio de publicaciones, conferencias, exposiciones y otros medios de
difusión. Podrá asimismo en el desarrollo de sus actividades otorgar y suscribir
todos los contratos, convenios e instrumentos con personas físicas y
jurídicas nacionales y extranjeras de conformidad con los objetivos y con las
leyes y reglamentos vigentes en cada país. QUINTA: El patrimonio de la
Fundación lo constituye la suma de _________________ que el otorgante o
fundador aporta en dinero efectivo de los cual el suscrito Notario da fe y que
ha quedado depositado en los tres directores nombrados en la cláusula décima
segunda. Así como las subvenciones; rentas, legados, herencias y demás
aportes económicos que perciba, la Junta Administrativa tendrá las facultades
de aceptar o rechazar donaciones, sin justificar las razones de esta
decisión. SEXTA: DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración y la dirección
de la Fundación estará a cargo de una Junta Administrativa integrada por
cinco directores. Los tres primeros los designará el otorgante o fundador, el
cuarto el Poder Ejecutivo y el quinto la Municipalidad de _________Los tres
primeros durarán en sus cargos por todo el plazo social, los representantes del
Poder Ejecutivo y la Municipalidad de _______ ejercerán sus funciones por el
plazo de su designación. El cargo de director es ad honorem.
La sustitución de los directores se hará de la siguiente manera: A) De los
designados por los fundadores: En el caso de los tres miembros designados
por el fundador una vez vencido el término para el cuál fueron nombrados o
en el caso de renuncia, impedimento o fallecimiento del miembro será
sustituido por designación que hará el fundador constituido en Asamblea. Los
directores nombrarán entre ellos un Presidente que durará en sus funciones un
año y podrá ser reelecto indefinidamente, en cuyo caso no habrá necesidad de
22
inscribir, ni publicar la reelección, para efectos de terceros se tendrá por hecha
si no consta en el Registro el cambio respectivo. El Presidente será el
representante legal de la Fundación con las facultades de apoderado General
de acuerdo con las disposiciones del artículo mil doscientos cincuenta y
cinco del Código Civil, pudiendo sustituir en todo o en parte este poder,
revocar sustituciones y hacer otras de nuevo mediante la aprobación de la
Junta Administrativa. Todo lo relativo a las funciones del Presidente se regirá
por lo dispuesto por el artículo trece de la Ley de Fundaciones. Asimismo la
Junta Administrativa y el Presidente podrán emitir los reglamentos internos
necesarios para regular el funcionamiento de este órgano. B) DE LOS
DESIGNADOS DOR EL PODER EJECUTIVO Y POR LA MUNICIPALIDAD
RESPECTIVA. Los Directores nombrados por el Poder Ejecutivo y la
Municipalidad de _______ serán sustituidos por dichos entes para lo cual el
Presidente de la Junta Administrativa dentro de los quince días hábiles
anteriores a la finalización del período para el cual fueron nombrados,
solicitará al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad respectiva su reelección o el
nombramiento respectivo del sustituto. En el caso de renuncia, impedimento o
fallecimiento del Presidente de la Junta Administrativa, dentro de los quince
días posteriores al hecho, solicitará al Poder Ejecutivo o a la Municipalidad
respectiva la designación del sustituto”. Si en la finalización del período,
renuncia, impedimento o fallecimiento recayera en el Presidente de la Junta
Administrativa corresponderá al funcionario fundador de la Junta
Administrativa nombrar el miembro faltante. DE LOS PATROCINADORES. La
23
Fundación podrá aceptar miembros patrocinadores de la Fundación entre las
personas físicas y jurídicas que hayan hecho donaciones de conformidad
con lo que dispone el Estatuto o Reglamento y que hayan prestado servicio
de gran valor para la fundación. Se establece una categoría de especial de
patrocinadores que se denominará “Asociados a la Fundación”, que serán
aquellas personas que mensualmente brinden aportes económicos en el monto
que fije la Junta Administrativa. Manifiesta e1 fundador que por todo el plazo
social de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula sexta, nombra en este acto
como directores a ______________________, mayor, estado civil, profesión o
oficio, cédula __________________, vecino (a) de
_________________________________.Cualquier otro punto relativo a la ley
de fundaciones que se mencionó se regulará por la vía de reglamento. Los
nombrados estando presentes aceptan sus cargos y lo acuerdos se declaran
firmes. SETIMA: Sobre el USO DE BIENES ADQUIRIDOS MEDIANTE
DONACIONES DEL ESTADO la Fundación se obliga a: Llevar un registro de
su existencia en forma independiente a los activos que forman parte de su
patrimonio o se encuentran bajo su custodia. B) No donar, gravar, ceder,
permutar, o en forma alguna traspasar su posesión o propiedad de hecho o
derecho, a otras personas físicas o jurídicas, por el término de la vida útil del
bien sin previa consulta y autorización del ente público que haya otorgado los
fondos. C) Entregar los bienes al IMAS en el caso de que se extinga de hecho
o por resolución administrativa o judicial. D) Permitir a los funcionarios del
IMAS la inspección del uso y estado de los bienes adquiridos con estos
recursos. E) Plaquear con recursos propios los bienes adquiridos mediante la
aplicación de las donaciones estatales. F) Dar a los bienes el cuido,
24
mantenimiento y destino idóneos, custodiándolos en lugar adecuado, de
conformidad con las obligaciones que al respecto le son aplicables al
depositario en el Código Civil.”. OCTAVA: ADDENDUM A LOS ESTATUTOS
DE LA FUNDACIÓN. Cuando la Fundación realice un addendum este deberá
ser avalada previamente por el Departamento de Administración de
Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS. NOVENA: DE LA
DISOLUCIÓN DE LA FUNDACIÓN: Al extinguirse la Fundación, los bienes se
distribuirán entre otras Organizaciones de Bienestar Social, que el
Departamento les haya otorgado el estatus de bienestar social y que se
encuentre al día con los requisitos del Departamento de Administración de
Instituciones de Bienestar Social. DE TODO LO ACTUADO EN AMBOS
CASOS, o sea tanto en lo concerniente a un addendum como de disolución de
la Fundación, se informará con anticipación al Departamento de
Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS, para
lo de su incumbencia. DECIMA: DISPOSICIONES FINALES: A) Acatar en
forma vinculante los pronunciamientos, lineamientos y directrices del
Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar
Social del Instituto Mixto de Ayuda Social. B) Acatar en forma vinculante los
pronunciamientos, lineamientos y directrices provenientes de los entes rectores
y del Ministerio de Salud. C) Facilitar la supervisión del desarrollo del Programa
y la fiscalización económica que el IMAS considere necesaria y conveniente
para constatar el uso idóneo de los recursos girados. Para tal efecto, el IMAS
podrá solicitar la presentación de los libros mayor, diario, registro de
asociados, inventarios y balances, actas de Asamblea General y actas de Junta
25
Directiva y cualquier otra documentación que se considere necesaria. D)
Permitir a los funcionarios del IMAS el ingreso a las instalaciones de la
ORGANIZACION y los locales en donde se está desarrollando el PROGRAMA,
para el cumplimiento de sus funciones de fiscalización económica, dirección
técnica y supervisión.
Es todo. Expido un primer testimonio. Leído lo escrito a los comparecientes
manifiestan que lo aprueban y firmamos en San José a las _______ del
________ de ____________del año dos mil _______.
1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS
Las fundaciones creadas en Costa Rica están amparadas bajo la Ley 5338 y
en su Artículo Nº 10 dice:
”Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de inscripción y de
impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios, que sólo los podrá
exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la clase de bienes que
se trate y su destino.”
26
En una nota al artículo 2º, inciso d) y e), de la Ley Reguladora de las
Exoneraciones, No. 7293, del 31 de marzo de 1992, concede privilegio sólo a
las fundaciones sin actividades lucrativas que se dediquen a la atención de
menores en abandono, deambulación o en riesgo social, y que estén
debidamente inscritas en el Registro Público así como a las dedicadas a la
recolección de tratamientos de basura, la conservación de los recursos
naturales y el ambiente y a cualquier otra actividad básica en el control de la
higiene ambiental y de la salud pública.
Así mismo, las fundaciones que organicen en Costa Rica la presentación de
espectáculos públicos o diversiones de carácter nacional o internacional, aún
cuando sean eventuales, resultan contribuyentes del impuesto sobre los
espectáculos públicos, sin que puedan aducir en su favor el régimen
exonerativo creado por la Ley de Fundaciones, salvo que se trate de aquéllas
que se dediquen a lo indicado en el artículo 2 de la Ley 7293 y que el producto
de, espectáculos y diversiones presentados sean para el cumplimiento de tales
fines.
1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES
Las fundaciones deberán perseguir fines de interés general, como pueden ser,
entre otros, defensa de los derechos humanos, de las víctimas del terrorismo y
actos violentos, asistencia social e inclusión social, cívicos, educativos,
culturales, científicos, deportivos, sanitarios, laborales, de fortalecimiento
institucional, de cooperación para el desarrollo, de defensa del medio ambiente,
de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones
físicas, sociales o culturales.
27
Independientemente de la responsabilidad social que persigan las fundaciones,
estas deben buscar la excelencia al servicio de los demás y principalmente de
la población menos favorecida, de acuerdo a los recursos disponibles.
1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES
La finalidad de las fundaciones debe ser sin ánimo de lucro, pero ello no impide
que la persona jurídica se dedique al comercio y a actividades lucrativas que
enriquezcan su patrimonio para un mejor cumplimiento del fin último, que es el
bienestar social.
La finalidad de una fundación depende en gran medida del objetivo de su
creación, todas las fundaciones buscan el interés general. Algunas de ellas
tienen fines profesionales, sociales, culturales, ambientales etc.
La finalidad fundacional debe beneficiar a colectividades genéricas de
personas.
En Costa Rica existen fundaciones que buscan el bienestar social como:
• La Fundación Neotrópica es una organización no gubernamental,
privada sin fines de lucro que desde 1985 trabaja para la conservación
y el desarrollo sustentable de los recursos naturales.
• La Fundación Omar Dengo de Costa Rica, es una institución privada,
que gesta y ejecuta proyectos nacionales y regionales en el campo del
28
desarrollo humano, la innovación educativa y las nuevas tecnologías.
• La Fundación Promotora de Vivienda (FRUPOVI), es una organización
de desarrollo privada sin fines de lucro, que apoya con sus programas
a familias de escasos recursos económicos, para que mejoren sus
condiciones de vida.
• Fundación Debra Costa Rica, brinda asistencia médica y moral a los
pacientes que padecen enfermedades genéticas de la piel, de forma
tal que se mejore su calidad de vida y se fortalezca su supervivencia.
En ningún caso las fundaciones podrán constituirse con la finalidad principal
de destinar sus prestaciones al fundador o a los patronos, a sus cónyuges o
personas ligadas con análoga relación de afectividad, o a sus parientes hasta
el cuarto grado de consanguinidad, así como a personas jurídicas que no
persigan fines de interés general.
CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION
2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ
La fundación es una organización sin fines de lucro tiene su domicilio en Santo
Domingo de Heredia, ciento cincuenta metros al este de la Farmacia Santo
Domingo de Heredia.
Es una Fundación muy reciente, fue en el mes de septiembre del año 2009 que
se realiza la primera reunión de la Junta Directiva de la misma.
29
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz nace para defender, tanto a nivel
nacional como internacional, a los pueblos históricamente excluidos o también
llamados minorías sociales, luego de una lucha que se emprendió para que las
personas ciegas votaran secretamente en Costa Rica posteriormente en Nueva
Zelanda, China, España, Nicaragua y por último en Honduras.
Se entiende como minorías sociales a los siguientes grupos:
a. Adulto Mayor.
b. Personas con Discapacidad.
c. Afro descendientes.
d. Personas homosexuales, lesbianas, bisexuales, transexuales, intersex,
trabajadores y trabajadoras del sexo.
e. Pacientes con enfermedades terminales y sus familias.
f. Campesinos.
g. Niñez y adolescencia.
h. Mujer.
i. Juventud.
j. Indigentes.
k. Espirituales.
l. Étnicos.
m. Trabajadores.
n. Aborígenes.
o. Emigrantes.
p. Discriminación Social.
q. Hombres.
r. Alcohólicos,
30
s. Privados de libertad.
Misión
Defender los derechos humanos de los grupos sociales generalmente
marginados o excluidos por la mayoría de la sociedad.
Visión
Lograr un acercamiento entre los diferentes grupos sociales por medio de
canales de comunicación adecuados donde la fundación sea un medio para
poder canalizar el correcto dialogo entre diferentes grupos.
Valores
Los valores de la Fundación son:
• Honestidad
• Perseverancia
• Ágape
• Igualdad
• Solidaridad
Objetivos Institucionales
31
• Contribuir por todos los medios lícitos y con todos los recursos
disponibles al progreso en general de las minorías sociales tanto a nivel
nacional como internacional.
• Ofrecer a las minorías sociales los servicios de apoyo necesarios para
su efectiva equiparación en los diversos campos del quehacer humano.
• Ejercer la autonomía de las minorías sociales y participar en la toma de
decisiones que afecten directa o indirectamente a este colectivo.
• Visualizar, documentar e implementar políticas mundiales que combatan
la discriminación negativa hacia las minorías sociales.
• Promover planes de igualdad y oportunidades en el trato para los grupos
habitualmente discriminados que incluyan acciones afirmativas en
ámbitos laborales, educativos, sanitarios y políticos.
• Promover la integración física, social de grupos vulnerables en sus
derechos respetando los espacios públicos de las ciudades, sus
ordenamientos y del tránsito a la medida de todos sus habitantes.
• Realizar proyectos para combatir la discriminación negativa hacia las
minorías sociales a través de la educación formal y mediante acciones
educativas no formales e informales.
• Promover el diálogo intercultural, inter generacional e inter religioso
prestando especial atención al respeto de las culturas de los pueblos
originarios de todos los grupos étnicos y poblaciones emigrantes que
habitan en nuestro territorio.
32
Obligaciones
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz deberá:
• Hacer lo necesario para el logro de los objetivos de su creación.
• Financiar programas, proyectos, actividades y demás, para la
consecución de sus fines, de conformidad con los términos, limitaciones
y condiciones que establezcan los convenios para la obtención de los
fondos de ese financiamiento.
• Asegurar que las operaciones y resultados de las entidades que
ejecuten programas financiados por la Fundación Mundial Déjame Vivir
en Paz, sean supervisados mediante auditorías independientes en los
casos en que se amerite, ya sea por el monto, o por la clase de
actividad, y valorar prudentemente, tanto por los resultados obtenidos
como por los fondos destinados, si éstos se justifican, de acuerdo con
las actividades, a juicio la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
• Investigar oportunidades de inversión e invertir continuamente los
recursos disponibles que no estén siendo utilizados.
• Segregar, registrar y contabilizar sus activos, de conformidad con
Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), o con Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, según defina su Junta
Administrativa.
• Ejercer la custodia, administración o la actuación relacionados con
cualquier instrumento a que esté autorizada de conformidad con la Ley
33
de Fundaciones y sus estatutos, a fin de preservar o aumentar el valor
del patrimonio de la Fundación en el largo plazo.
• Contabilizar todos los movimientos financieros y conservar
comprobantes de todas las operaciones.
• Establecer sistemas y procedimientos confiables para el control y
seguimiento de las inversiones, activos, donaciones, legados y cualquier
otro ingreso que perciba la Fundación.
• Mantener seguros sobre activos, incluyendo dinero y valores en tránsito,
en las cantidades y tipos que a su juicio sean suficientes para proteger
los activos.
• Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que
sean apropiadas, para exigir el cumplimiento cabal de los contratos y
acuerdos que celebre, así como su rescisión, resolución o el
sometimiento a conciliación o arbitraje.
• Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que
sean necesarias o procedentes para defender, preservar y aumentar los
activos.
• Contratar personal, ya sea directamente o por medio de otras entidades,
para colaborar en su administración y en la ejecución de las actividades
que emprenda de conformidad con el Reglamento General.
• Elaborar presupuestos de gastos de administración y de las actividades
que emprenda, así como estados y balances.
34
• Presentar ante la Contraloría General de la República, dentro del
término de ley, los informes financieros, así como el informe de
liquidación, en caso de haber recibido fondos públicos. Asimismo,
presentar informes y aclaraciones sobre su administración y las
actividades que emprenda, cuando le sea requerido por los órganos
internos de la Fundación.
• Colaborar con las fiscalizaciones y evaluaciones que se practiquen
sobre su administración y las actividades que emprenda, así como
aquellas a que se hubiere obligado.
• Todas aquellas otras que a su entera discreción considere necesarias
para el cumplimiento de sus fines
2.2 ORGANIGRAMA
35
Asamblea de
Fundadores
Junta Directiva
Voluntarios Miembros Honorarios
Fiscal
2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION
2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz será dirigida y administrada por una
Junta Administrativa compuesta por cinco miembros. Los tres primeros serán
nombrados por la Asamblea de Fundadores. El cuarto y quinto director, serán
nombrados por el Poder Ejecutivo y la Municipalidad de Santo Domingo de
Heredia, respectivamente. Para efectos de orden interno, los directores se
desempeñarán como Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal.
La Junta Administrativa se reunirá en forma ordinaria una vez cada mes y en
forma extraordinaria, las veces que sea convocada para esos efectos. El
quórum lo formará la asistencia de por lo menos tres de sus Directores y las
votaciones se decidirán por simple mayoría de la totalidad de sus miembros,
36
pudiendo ejercer doble voto quien presida en caso de empate, a no ser que
otros instrumentos legales exijan asistencia y votaciones calificadas, caso en el
que los requerimientos de esos instrumentos deberán acatarse, para las
ocasiones en ellos contemplados.
2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa
La Junta Administrativa tendrá, además de las funciones otorgadas por la Ley
de Fundaciones y los Estatutos, las siguientes funciones:
a) Fijar las políticas para la dirección y administración de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz.
b) Emitir y dictar los reglamentos y disposiciones de carácter general o
específicos, para el adecuado funcionamiento de la Fundación, previo
acuerdo de la Asamblea de Fundadores, así como las regulaciones
requeridas para la ejecución de los lineamientos y políticas que al efecto
le sugieran, recomienden o dispongan los organismos donantes o
aportadores de recursos.
c) Nombrar y fijar las atribuciones, remuneraciones y plazo de
nombramiento del Delegado Ejecutivo y el Presidente de la Junta
Administrativa.
d) Nombrar a los asesores y fiscales y al personal de rango ejecutivo,
estableciendo el plazo, las atribuciones, las condiciones y la
remuneración del servicio.
e) Crear comisiones de trabajo, cuando lo juzgue necesario, para el mejor
cumplimiento de sus obligaciones.
37
f) Elaborar y rendir los informes requeridos en la Ley de Fundaciones, en
los Estatutos o en aquellos otros acuerdos que la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz llegue a tomar.
g) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores,
seleccionar los programas, proyectos y actividades, así como las
entidades con las que colaborará, asignándoles los recursos necesarios.
h) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores,
determinar las condiciones y términos bajo los cuales Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz prestará colaboración o ayuda, en cada caso,
incluyendo las condiciones y términos de desembolso de recursos
asignados a programas, proyectos o actividades.
i) Establecer los lineamientos a la Administración para la elaboración y
modificación de los presupuestos, y presentarlos a la Asamblea de
Fundadores para su aprobación final o ratificación, de conformidad con
las disposiciones contenidas en este Reglamento.
j) Velar por el sano y adecuado manejo de las inversiones y recursos de la
Fundación.
k) Aprobar la contratación o el encargo de consultorías, estudios o
conferencias para promover y realizar sus objetivos y fines.
38
l) Aprobar la contratación la adquisición de obligaciones, para cumplir con
sus fines y objetivos.
m) Acordar la convocatoria a asambleas, cuando proceda.
n) Ejecutar el presupuesto aprobado por la Asamblea de Fundadores.
o) Periódicamente realizar un ejercicio de evaluación de su actuar y
documentarlo e implementar los cambios requeridos.
p) Solicitar al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad de Santo Domingo de
Heredia, cuando corresponda, el nombramiento o la remoción de sus
representantes.
2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa
Los miembros de la Junta Administrativa serán responsables personalmente
por el cuidado, manejo y disposiciones de los bienes la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz, de conformidad con la prudencia de un buen padre de
familia. No serán responsables de las pérdidas, daños o perjuicios que por
fuerza mayor o caso fortuito sufrieren los bienes de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
La responsabilidad de los Directores se limitará al resarcimiento de los daños y
perjuicios realmente causados, sin perjuicio de las acciones penales que fueren
procedentes.
2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa
El Presidente de la Junta Administrativa cumplirá las siguientes funciones:
39
a) Cuando al mismo tiempo sea fundador o miembro de la asamblea,
presidir las sesiones de la Asamblea.
b) Presidir las Asambleas de la Junta Administrativa y cualquier otro evento
o reunión que requiera de su presencia.
c) De conformidad con la Ley de Fundaciones y con las facultades de
apoderado general, representar judicial y extrajudicialmente a la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
d) Firmar, en nombre de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, todos
los documentos para los cuales no haya otra persona expresamente
facultada al efecto, y, junto con el Secretario, firmar las actas de la Junta
Administrativa.
e) Convocar, previo acuerdo de la Junta Administrativa, a la Asamblea de
Fundadores, así como convocar a sesión a la Junta Administrativa, de
conformidad con lo establecido por los estatutos de la Fundación.
f) Convocar a la Asamblea General Ordinaria de Fundadores. En esta
Asamblea se conocerán los aspectos indicados en los Estatutos y en
este Reglamento. Asimismo, convocar a Asamblea General
Extraordinaria para la aprobación del presupuesto de la Fundación y
conocer las proyecciones financieras, la cual deberá realizarse en la
última semana completa del mes de septiembre de cada año, y dentro
de lo posible y razonable.
g) Someter a consideración de la Asamblea y de la Junta Administrativa,
todos los asuntos que considere convenientes.
40
Anualmente, durante la Asamblea Ordinaria de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, someter al conocimiento de ella, un informe detallado sobre las
actividades y la marcha de la Fundación.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa.
2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta
Administrativa
El Vicepresidente tendrá las facultades y funciones que la Junta
Administrativa le asigne. Asimismo, reemplazará al Presidente en sus
ausencias temporales, únicamente para la gestión, dirección y administración
interna de la Fundación, salvo autorización de la Junta Administrativa; pero no
podrá contratar ni ejercer actos en nombre de la Fundación, ni ejercer la
representación judicial o extrajudicial de ella.
2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa
El Tesorero de la Junta Administrativa tendrá las siguientes funciones:
a) Velar por el buen manejo y la custodia de todos los bienes, dineros y
valores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como de
fondos que provengan de acuerdos, convenios donaciones u otros.
b) Velar por que la contabilidad de la Fundación Mundial Déjame Vivir en
Paz se lleve dentro de los procedimientos y principios internacionales de
41
contabilidad o los principios vigentes en Costa Rica, según lo defina la
Junta Administrativa.
c) Velar por la elaboración de todos los informes financieros que solicite la
Asamblea o la Junta Administrativa.
d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos
de carácter financiero que considere convenientes.
e) Presentar a conocimiento de la Asamblea y de la Junta Administrativa
el informe contable de las actividades de la Fundación que la Junta debe
enviar a la Contraloría General de la República.
f) Representa a la Junta Administrativa en el Comité de Inversiones, el
cual presidirá.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, el Reglamento General, la Asamblea de Fundadores y la Junta
Administrativa.
2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa
El Secretario de la Junta Administrativa cumplirá con las siguientes funciones:
a) Velar por que la custodia, conservación y manejo de los libros,
documentos y archivos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se
realice en la forma adecuada por parte de la administración. Siempre y
cuando no los necesite el Presidente ó el Delegado Ejecutivo de la
Fundación.
42
b) Firmar junto con el Presidente, las actas de la Junta Administrativa y
cualquier otro documento que corresponda.
c) Velar por el correcto levantamiento de las actas o minutas de las
sesiones de la Junta Administrativa.
d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos
que considere convenientes.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa.
2.3.1.7 Principales funciones del Vocal de la Junta Administrativa
En ausencia del Presidente y Vicepresidente, presidir las reuniones de la Junta
Administrativa y desarrollar las funciones particulares que le fije ésta.
2.3.1.8 El Delegado Ejecutivo y sus principales funciones
La Junta Administrativa podrá nombrar un Delegado Ejecutivo para que la
represente en la gestión de los asuntos de la Fundación Mundial Déjame Vivir
en Paz. Este será el encargado de los asuntos protocolarios como
acompañante del Presidente en viajes o recepciones oficiales. Deberá en la
medida de sus posibilidades de asistir a reuniones, ceremonias, actos oficiales
y sociales, viajes nacionales e internacionales, ya sea con o en lugar del
presidente donde tenga presencia la fundación. Inaugurar proyectos de la
Fundación de carácter humanitarias y de caridad.
Al Delegado Ejecutivo en conjunto con el Presidente le corresponde nombrar al
personal de asesoría, administrativo y técnico que se requiera, y establecer el
plazo, las condiciones y remuneraciones del servicio. El Delegado Ejecutivo
43
tendrá funciones por acuerdo de la Fundación que así se le designe como
anfitrión de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, y también de
encargarse de todos los acontecimientos sociales y ceremoniales que su cargo
presente. Asimismo de decorar la sede de la Fundación Mundial Déjame Vivir
en Paz cuando cuente con edificio propio.
2.3.1.9 Aceptación de contribuciones, donaciones y legados
La Junta Administrativa ó el Presidente de la Junta Administrativa serán el
órgano autorizado para decidir, en última instancia, si una contribución,
donación o legado ofrecido a Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se
acepta con o sin condiciones o si no se acepta.
2.3.1.10 Asamblea de Fundadores
La Asamblea de Fundadores es el órgano superior jerárquico de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y es integrado por los fundadores y los primeros
miembros de la primera asamblea de la Fundación. Es el órgano encargado de
establecer los principios, valores y objetivos que deben regir el desempeño de
la Fundación, así como las políticas y los lineamientos generales dentro de los
cuales debe actuar la Junta Administrativa.
Asimismo, es el encargado de aprobar el presupuesto y los límites y
parámetros generales de su distribución y uso, los cuales deben ser ejecutados
por la Junta Administrativa, la cual designará los proyectos específicos a los
cuales se destinarán esos fondos, siempre dentro de los límites establecidos.
44
Sesión Ordinaria: Se celebrará una vez al año, la segunda o tercera semana
completa del mes de marzo, para:
a) Elegir, cuando proceda, a los miembros de la Junta Administrativa que le
corresponde nombrar, así como al Fiscal.
b) Conocer el informe anual de labores, el informe financiero y otros.
c) Aprobar políticas y directrices, proponer ideas en el desarrollo de la
Fundación y el uso e inversión de los fondos patrimoniales, a fin de
mejorar su desempeño y cumplir los objetivos de la Fundación.
Sesiones extraordinarias: Se reunirán cuando sean convocadas por el
Presidente, por quien lo sustituya, por cinco de sus fundadores, miembros de la
asamblea o por la Junta Administrativa, para:
a) Aprobar el presupuesto anual de la Fundación.
b) Verificar el cumplimiento en el uso y destino del presupuesto anual
aprobado, así como modificar las directrices de su uso. En estos casos,
la Asamblea tomará en consideración la posición de la Junta
Administrativa sobre las eventuales modificaciones.
c) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar el
Reglamento General de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
d) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar las
disposiciones de ética que rigen el comportamiento de los funcionarios y
directores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
45
e) Cada tres años revisar y actualizar el Plan Estratégico de la Fundación e
implementar los cambios que se aprueben.
f) Llenar las vacantes ocurridas por ausencia definitiva de los miembros
que le corresponda nombrar en la Junta Administrativa o en la Fiscalía
Interna.
g) Sugerir a la Junta Administrativa reformas a los Estatutos, para ser
tramitados de conformidad con el artículo dieciséis de la Ley y el
Reglamento General.
h) Si fuere el caso, proponer a la Junta Administrativa la disolución de la
Fundación.
i) Conocer de aquellos temas que la Ley, los estatutos o este Reglamento
dispongan.
Convocatoria a asambleas: Las asambleas ordinarias y extraordinarias,
podrán celebrarse en cualquier cantón de Costa Rica y en cualquier lugar
donde lo considere oportuno.
Las convocatorias realizadas por medio de la Junta Administrativa, el
Delegado Ejecutivo o cinco de los fundadores y miembros de la Asamblea,
deberán ser dirigidas al Presidente, quien será el encargado de realizar la
convocatoria.
La Asamblea General Extraordinaria en la cual se conoce y aprueba el
presupuesto de la Fundación, deberá realizarse la segunda o tercera semana
46
completa del mes de septiembre, de conformidad con el artículo 4.6.6. del
reglamento de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Quórum en asambleas: El quórum de cualquier clase de Asamblea, será:
a) En primera convocatoria, por lo menos la mitad más uno de las personas
que la integran.
b) En segunda convocatoria, por lo menos cinco de sus miembros que se
encuentran presentes. Esta convocatoria deberá tener por lo menos
media hora de diferencia con la primera.
Las resoluciones serán válidas cuando se tomen por más de la mitad de los
votos presentes y en caso de empate, el Presidente o quien presida la
sesión, decidirá con doble voto. Para los efectos indicados, quien presida la
Asamblea tendrá voto de calidad.
Participación en asambleas: Podrá invitarse en forma expresa a otras
personas a las sesiones de Asamblea, pero éstas sólo participarán en calidad
de observadores, salvo que la mesa de dirección de la Asamblea crea oportuno
concederles el uso de la palabra para que informen sobre algún punto de
interés para la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz; en todo caso, estos
invitados nunca tendrán derecho a voto. Los miembros de la Junta
Administrativa de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz asistirán a las
Asambleas con derecho a voz pero sin voto.
47
Dirección de las asambleas: Las asambleas estarán presididas por el
Presidente de la Junta Administrativa cuando este sea fundador o miembro de
la Asamblea.
En caso contrario o en caso de ausencia, la Asamblea decidirá quién de los
miembros presentes ejercerá esa función. Asimismo, se elegirá un Secretario.
En todas las sesiones de Asamblea se incluirá un espacio en la agenda para
tratar asuntos varios, de modo que los asistentes puedan plantear
preocupaciones o sugerencias para la mejor organización y marcha de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
De los fundadores y miembros de la asamblea.
Los fundadores son las personas firmantes del Acta Constitutiva de la
Fundación. Quienes los sustituyan, mediante nombramiento de la Asamblea,
serán miembros de la asamblea. De igual manera, los Directores de la primer
Junta Directiva de de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Deberes de los fundadores y miembros de la Asamblea.
 Los Fundadores y los miembros de la asamblea tendrán los siguientes
deberes:
 Participar con voz y voto en las Asambleas de Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
 Promover formas de cumplir con los fines y objetivos de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y participar en actividades que organice la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
48
 Denunciar ante el Fiscal cualquier irregularidad que notare en el
desempeño de las funciones de la Junta Administrativa y otros miembros
directivos, ejecutivos o funcionarios de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz.
 Nombrar a otro fundador o miembro de la asamblea como apoderado
especial, cuando no puedan asistir a sesiones de la Asamblea. Dicho
poder podrá ser enviado por cualquier medio de fácil comprobación.
 Cumplir con la Ley de Fundaciones, los Estatutos y Reglamentos de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como con los acuerdos que
emanen de sus órganos.
 Asistir a las Asambleas y demás reuniones a las que fuere convocado.
 Cooperar con la conservación de los activos de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz, en la búsqueda de medios para incrementarlos y
asistir en el desarrollo de las actividades de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
 Aquellos otros que se acuerden en las Asambleas de Fundadores
Voluntarios
Concepto de Voluntario Social y de Voluntariado Social
Se considera voluntario social toda persona física mayor de edad, o menor con
autorización de padres o tutores, y que por decisión propia, sin mediar
obligación o deber, por motivos inspirados en principios de solidaridad,
participación o cooperación, se vincula a las actividades incluidas en los
49
diferentes Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, implicándose directamente en el desarrollo de alguna de sus
actividades de acción social, siempre que de tal integración no derive relación
laboral, mercantil o funcionarial ni medie remuneración de ningún tipo
(económica o en especie).
También deberá entenderse por voluntarios las siguientes personas:
- Estudiantes en prácticas, becarios, etc.
Por otro lado, se entiende por Voluntariado Social el conjunto de actividades de
carácter voluntario y desinteresado desarrolladas por un Voluntario Social.
No se considerarán actividades de Voluntariado Social las desarrolladas por:
- Quienes estén sometidos a una relación laboral, mercantil o funcionarial.
- Quienes reciban a cambio una remuneración económica.
Principios Básicos de la actuación del voluntario
La actuación del Voluntario Social estará vinculada a los proyectos y
programas que formen parte de los Programas de Voluntariado Social de
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Tales actuaciones deberán, en
cualquier caso, estar en consonancia con los siguientes principios:
1. Solidaridad: con las personas o colectivos, formales o informales,
necesitadas de la colaboración de la figura del Voluntario Social.
2. Participación: desde el inicio del proceso en aquellas actividades diseñadas
para los Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, en la medida de las posibilidades individuales.
3. Coordinación: con los equipos de trabajo que dirijan cada Programa de
Voluntariado Social.
50
4. Complementariedad con respecto a los servicios prestados desde cualquier
área de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
5. Gratuidad: en ningún caso el Voluntario Social buscará en el servicio que se
presta ningún beneficio de tipo económico.
6. Aceptación de las normas y criterios de actuación definidos por los equipos
de trabajo que dirijan los Programas de Voluntariado Social de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y con aquellas normas y criterios que se recogen
en el Acuerdo de Incorporación.
Derechos del Voluntario Social:
- Será informado de los proyectos y actividades recogidas en cada Programa
de Voluntariado
Social. Del mismo modo, será orientado hacia las actividades para las que
reúna las mejores aptitudes, respetándose las preferencias del aspirante a
Voluntario en todos los casos.
- Recibirá las indicaciones y la información necesaria para la labor que vaya a
desempeñar.
- Será asesorado a lo largo de la fase de desempeño de la acción por el equipo
de trabajo encargado de cada Programa de Voluntariado Social.
- Participará en el diseño, en el desarrollo y evaluación de la actividad que haya
elegido. Igualmente, el Voluntario Social tiene derecho a ser consultado en las
decisiones que afecten a su acción y a disponer de los recursos necesarios
para el ejercicio de las funciones que ha elegido. Programa de Voluntariado
51
- Será acreditado como Voluntario Social mediante un carné personal expedido
por el equipo de trabajo encargado de cada Social en caso de que sea
necesario.
- Recibirá acreditaciones de su participación en los proyectos y actividades.
- Obtendrá el respeto y reconocimiento a su contribución por todas las partes
implicadas en los Programas de Voluntariado Social.
- Obtendrá el cambio de Programa cuando existan causas que lo justifiquen,
dentro de las posibilidades existentes.
- Cesará cuando estime oportuno en su condición de Voluntario Social.
Deberes del Voluntario Social:
- Cumplir con los compromisos adquiridos con el equipo de trabajo encargado
de cada Programa de Voluntariado Social.
- Realizar la acción voluntaria conforme a los principios recogidos en el
presente Reglamento.
- Acatar las instrucciones que reciba para el desarrollo de su labor.
- Respetar las decisiones o modificaciones respecto de la tarea acordada o el
cese de la misma, si el equipo responsable de cada Programa lo considera
necesario.
- Participar en aquellas actividades de formación o de otro tipo que organice el
equipo de trabajo del Programa al objeto de capacitarle para un mejor
desempeño de su tarea.
- Rechazar cualquier tipo de contraprestación económica.
- Comprometerse a una dedicación mínima, según lo recogido en cada
Programa, para el desempeño de la acción voluntaria.
52
- Tratar con el respeto adecuado tanto a sus compañeros cuanto a las
personas a las que dirija su acción.
- Comunicar con antelación la no asistencia a la actividad en la que se
encuentra involucrado.
Fiscal
Además de la fiscalización que por ley ejerce la Contraloría General de la
República, según lo dispuesto por el artículo décimo quinto de la Ley de
Fundaciones, la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz contará con la
vigilancia de un Fiscal, nombrado por los fundadores o miembros de la
asamblea y que podrá ser sustituido por ellos. No podrán ejercer esa función
quienes desempeñen cargos en la Junta Administrativa de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz, ni sus parientes consanguíneos o afines hasta el
segundo grado. El Fiscal tendrá las siguientes obligaciones y facultades:
Velar por el cumplimiento de las resoluciones tomadas en las Asambleas.
Revisar el balance anual y examinar las cuentas y estados de liquidación de
operaciones al cierre de cada período fiscal.
Convocar a Asambleas en caso de omisión de la Junta Administrativa o del
Presidente.
Someter a la Junta Administrativa, a los fundadores y miembros de la
asamblea, sus observaciones y recomendaciones en relación con los
resultados obtenidos en el cumplimiento de sus atribuciones, por lo menos una
vez al año.
Asistir a las sesiones de la Junta Administrativa, con voz, pero sin voto.
Asistir a las Asambleas, para informar verbalmente o por escrito de sus
gestiones y actividades.
53
En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, para lo cual tendrá libre acceso a
libros y documentos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Recibir e investigar las quejas formuladas e informar a la Junta Administrativa,
con copia a los fundadores y miembros de asamblea, sobre sus gestiones.
Coordinar las actividades del Comité de Auditoría.
Recursos
El Patrimonio inicial de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz lo constituye
la suma de diez mil colones, será administrado y manejado por la Junta
Directiva de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Asimismo, formarán parte del patrimonio los derechos, bienes muebles e
inmuebles que adquiera por cualquier título, sus rentas, ganancias, dividendos,
frutos o rendimientos, títulos valores y demás bienes que se generen mediante
la operación normal de su patrimonio.
Los fondos serán administrados y manejados según disponga la Junta Directiva
de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Independiente de los bienes que forman del patrimonio de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz, para realizar las operaciones comerciales que
contempla el artículo siete de la Ley de Fundaciones y, de conformidad podrá
contar con recursos que provengan de las siguientes fuentes: contribuciones,
donaciones, legados, fideicomisos, custodias o encargos de confianza, de
gestión o de administración, ganancias de operaciones comerciales,
transferencias, traspasos, préstamos o aportes, testamentos. Todos ellos
54
podrán ser de origen contractual u originado en convenios o acuerdos que por
diversos conceptos adquiera, maneje, dirija o administre la Fundación.
Asimismo, podrán ser en dinero en efectivo, títulos valores y bienes muebles o
inmuebles. Los recursos provenientes de las fuentes citadas comprenden
Todos los ingresos que obtenga la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz
serán destinados exclusivamente al cumplimiento de los fines para los cuales
fue constituida la Fundación.
55
CAPITULO II CONTROL INTERNO DE UNA FUNDACIÓN
2.1 Importancia del Control Interno
El control interno es el proceso diseñado y efectuado por los encargados del
Gobierno Corporativo, la administración y otro personal con el fin de
proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad
respecto de la confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficiencia
de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.
Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la
empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección
hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así
como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro.
El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de
la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo
cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman
parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles “incorporados” se
fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes. Se evitan gastos
innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias
cambiantes.
56
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de
valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados
financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
El control interno es un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado para conseguir unos objetivos específicos.
Ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a
los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar
controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las
personas que componen la organización deben tener conciencia de la
necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello.
Los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos
de la dirección, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en
conjunto, conducen a cierto fin o resultado.
La forma en que se diseña e implementa el control interno varía con el tamaño
y complejidad de una entidad. Específicamente, las entidades pequeñas
pueden usar medios menos formales y procesos y procedimientos más
sencillos para lograr sus objetivos.
Hay una relación directa entre los objetivos de una entidad y los controles que
implementa para proporcionar seguridad razonable sobre su logro. Los
57
objetivos de la entidad, y por lo tanto sus controles, se relacionan con
información financiera operaciones y cumplimiento.
La experiencia previa del auditor con la entidad y la información obtenida para
entender la entidad y su entorno a lo largo de la auditoría, ayudan al auditor a
identificar los controles relevantes para la auditoría. Más aún, aunque el control
interno se aplique a toda la entidad o a cualquiera de sus unidades de
operación o procesos de negocios, puede no ser relevante para la auditoría un
entendimiento del control interno relativo a cada una de las unidades de
operación y procesos de negocios de la entidad.
Los controles relativos a objetivos de operaciones y cumplimiento pueden, sin
embargo, ser relevantes para una auditoría si son pertinentes a datos que el
auditor evalúa o utiliza al aplicar procedimientos de auditoría. Por ejemplo
pueden ser relevantes para una auditoría. Los controles pertinentes a datos no
financieros que el auditor usa en procedimientos analíticos, como estadísticas
de producción, o controles para detectar incumplimiento de leyes y
reglamentaciones que puedan tener un efecto directo y de importancia relativa
en los estados financieros como controles sobre el cumplimiento de leyes y
reglamentos de impuestos usados para determinar las provisiones.
Los cinco componentes del control interno.
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno
que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa.
Los mismos son:
58
• Ambiente de Control.
• Evaluación de Riesgos.
• Actividades de Control.
• Información y Comunicación.
• Supervisión o Monitoreo.
Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las
funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las
siguientes categorías”:
• - Eficacia y eficiencia de las operaciones
• - Fiabilidad de la información financiera
• - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
La división del control interno en los cinco componentes proporciona un marco
de referencia muy útil para que los auditores consideren cómo pueden afectar
la auditoría los diferentes aspectos del control interno de una entidad.
Estos componentes interrelacionados sirven como criterios para determinar si
el sistema es eficaz”, ayudando así a que la empresa dirija de mejor forma sus
objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en el proceso.
Se ilustra de forma gráfica los cinco elementos que deben actuar en forma
conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las
empresas.
59
Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada
componente haya de funcionar de forma idéntica, ni siquiera al mismo nivel, en
distintas entidades. Puede existir una cierta compensación entre los distintos
componentes, debido a que los controles pueden tener múltiples propósitos, los
controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que
normalmente están presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible
que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles
abarquen un riesgo específico, de modo que los controles complementarios,
cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto.
Existe una interrelación directa entre las tres categorías de objetivos, que son
los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que
representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los
componentes son relevantes para cada categoría de objetivo. Al examinar
cualquier categoría por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los
cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada
para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz.
60
Si se examina la categoría relacionada con los controles sobre la información
financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir
que el control interno de la información financiera es eficaz.
A continuación se detallan los componentes del control interno:
El ambiente de control: El entorno de control marca la pauta del
funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus
empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de
control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la
manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza
y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que
proporciona al consejo de administración.
“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo
la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja,
los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los
que descansa todo”.
El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los
objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
El proceso de evaluación del riesgo por la entidad: Las organizaciones,
cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e
internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del
61
riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados
entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los
riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y
operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de
mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos
correspondientes en las distintas áreas”.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe
identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que
ocurran así como las posibles consecuencias.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre.
Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la
evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora
continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro,
permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de
los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo
y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
62
El sistema de información, incluyendo los procesos del negocio
relacionados, relevantes a la información financiera y la comunicación: Se
debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo
que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa,
financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también
información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones
relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación
de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un
sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los
ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las
responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen
que comprender cual es el papel en el sistema de control interno y como las
actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por
otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a
los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con
terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de
información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan
corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores
63
se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar
demasiados datos para extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada
de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y
efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en
las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de
reactivas.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones
operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección,
de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo
debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así como la
forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los
demás.
Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las
obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados
también deben conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de
los demás.
Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización.
El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La
comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil,
especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la
importancia que tiene.
Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas
funciones operativas e interactúan directamente con el público y las
64
autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los
problemas a medida que surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y
efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos.
Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta
dirección.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los
problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán
medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas
o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente información
pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información
puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con
entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes.
Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre
dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la
información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos
importantes sobre el sistema de control interno.
Actividades de control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones
de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas
necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los
65
objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a
todos los niveles y en todas las funciones.
“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la unidad”.
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en
toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen
cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de
funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales
o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles
de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de
control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente
de control global.
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto
que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que
disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de
aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un
proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios
66
componentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de
estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas
que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de
control.
Monitoreo de controles: Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el
transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de
dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal
en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los
riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las
deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles
superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración
deberán ser informados de los aspectos significativos observados.
“Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones
pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede
reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias”.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de
que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a
medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez
67
resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los
riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el
proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y
mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de
auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión
continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen
las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones, y otras acciones de rutina.
2.2 El responsable del control interno y su aplicabilidad en las
operaciones diarias.
Funciones y responsabilidades
El sistema de control interno es realizado por diferentes personas (Dirección,
Auditores Internos, Consejo de Administración, Comité de Auditoría y el resto
del personal), donde cada una de ellas posee responsabilidades importantes.
También participan en cierta medida personas externas a la organización como
lo son, entre otros, los auditores externos y organismos de contraloría.
Cuando se analiza el sistema de control interno debemos tener en cuenta que
existen personas que son parte del sistema de control y otras que sin saberlo
afectan al mismo a través de su accionar.
68
Responsables
Todos los miembros de la organización desempeñan alguna función dentro del
sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto
grado de responsabilidad.
A continuación se exponen algunos ejemplos:
1. La dirección
La dirección es el responsable directo de todas las actividades de una entidad,
incluyendo lógicamente el sistema de control interno.
La responsabilidad de los directivos de una organización varía en función a su
jerarquía.
Sobre lo mencionado precedentemente, podemos decir que el presidente o
director general de la organización es el máximo responsable del sistema de
control interno, cuya responsabilidad es la de asegurar la existencia de un
entorno de control interno positivo.
Por ejemplo, si tenemos un presidente que posee altos valores éticos,
éste influiría para que los miembros del consejo de administración mantengan
los mismos valores, en cambio si no tuviese valores muy éticos, no querría
tener miembros del consejo que si los tengan.
El presidente de una organización debe averiguar sobre el funcionamiento de
todos los componentes del control interno, en general cumple con dicha
responsabilidad de la siguiente forma:
• Dirigiendo y orientando las actividades de los altos cargos,
estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base
del sistema de control interno de la organización.
69
• Reuniéndose periódicamente con los responsables de las distintas áreas
con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus
actividades.
• Los directivos de cada área poseen la responsabilidad sobre el control
interno relacionado con los objetivos de cada una de ellas, es decir que
implantan las políticas y procedimientos de control que permitan
conseguir los resultados de sus áreas y obviamente alcanzar los de toda
la organización en su conjunto.
Si bien cada directivo posee responsabilidades y funciones distintas en cuanto
al control interno, sus actuaciones deben integrarse al sistema de control
interno de la organización.
1. Responsables de las funciones financieras
Los directivos financieros y sus equipos poseen una importancia vital, dado que
sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades
operativas y funcionales de la organización, por ejemplo el desarrollo de
presupuestos y planificación financiera.
Uno de los papeles principales e importantes del contralor o director financiero
es el de prevenir y detectar información financiera fraudulenta.
70
2. Consejo de administración
La dirección es responsable ante el consejo de administración, cuya función es
gobernar, orientar y controlar las actividades de la organización. A través de su
supervisión el consejo se involucra en todos los aspectos referentes al control
interno.
El consejo puede poner un énfasis específico en determinados elementos del
control interno como por ejemplo en la información financiera.
3. Comité de auditoría
Un comité de auditoría eficaz tiene un papel importante en la organización.
Tiene la autoridad para interrogar a los directivos sobre como están cumpliendo
con sus responsabilidades, e investigar junto con auditoría interna la existencia
de altos directivos que intentan eludir los controles internos.
4. Auditores internos
Los auditores internos examinan en forma directa los controles internos,
recomendado, en caso de ameritar, mejoras sobre los controles aplicados.
Las principales responsabilidades y funciones de los auditores internos
deberían ser:
• Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y
los procedimientos aplicados para identificar, medir, clasificar y difundir
dicha información.
71
• Revisar los sistemas establecidos con el fin de asegurar el cumplimento
de las políticas, planes, procedimientos, leyes, etc. Que afecten las
operaciones de la organización.
• Analizar las operaciones, determinando si los resultados son coherentes
con los objetivos y metas previamente establecidas.
• Examinar los medios utilizados para la salvaguarda de los activos,
verificando además su existencia física.
Resulta necesario resaltar que los auditores internos deben ser independientes
de las actividades que auditan, esta independencia debe surgir de la posición y
autoridad que éstos poseen dentro de la organización.
También y para asegurar la independencia y objetividad de los auditores
internos, éstos no deberían auditar sobre actividades en las cuales hayan
tenido alguna responsabilidad operativa reciente.
Los auditores internos tienen un rol significativo en la evaluación de la
eficiencia de los sistemas de control, desempeñando un papel importante en el
control interno eficaz.
5. Otro personal de la entidad
El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el
personal de una organización, dado que casi todos los empleados desempeñan
algún papel a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar
72
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Fundaciones cr

  • 1. “DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTROL INTERNO EN LA FUNDACIÓN MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ”
  • 2. Contenido Contenido..............................................................................................................2 CAPITULO I ANTECEDENTES............................................................................4 1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA........................................................4 1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y ASOCIATIVAS......................................................................................................6 1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA ...........................................................9 1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION......................................10 1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL.......10 1.2.3. NORMATIVA.............................................................................................11 1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS FUNCIONES...........15 1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338.........................................................15 1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES.......17 1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL).............................................20 1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL......................21 1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS .....................................................26 1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES ...........................................................27 1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES............................................................28 CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION............................29 2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ.......................................29 2.2 ORGANIGRAMA...........................................................................................35 2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION.....................................................36 2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA........................................................................36 2
  • 3. 2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa.....................................................37 2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa...........39 2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa...........39 2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta Administrativa....41 2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa..............41 2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa...........42 CAPITULO II CONTROL INTERNO DE UNA FUNDACIÓN............................56 2.1 Importancia del Control Interno....................................................................56 2.2 El responsable del control interno y su aplicabilidad en las operaciones diarias..................................................................................................................68 Funciones y responsabilidades..........................................................................68 DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO......................................................83 CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN).............86 CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)....................88 CONTROL INTERNO DE PASIVOS................................................................102 CONTROL INTERNO DE EGRESOS..............................................................104 INGRESOS.......................................................................................................108 3
  • 4. CAPITULO I ANTECEDENTES 1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA Las fundaciones son personas jurídicas de carácter privado, que se crean para desarrollar actividades educativas, artísticas, literarias, culturales o científicas que signifiquen bienestar social y utilidad general. La fundación se inicia cuando se destinan bienes al cumplimiento de un interés público, ligado a un fin lícito permanente y estable, con una organización de personas que administran un patrimonio para destinarlo sin afán de lucro, a un objetivo de interés social. El acto de dotación del patrimonio puede constituir, en el nacimiento de la fundación, en un mínimo símbolo, que podrá ser acrecentado, por los fundadores o nuevos patrocinadores en el transcurso de su vida. Las fundaciones se constituyen por escritura pública o por testamento; cada fundación debe inscribirse en el caso de Costa Rica en la Sección Personas del Registro Público, este pacto en su escritura constitutiva debe establecer su nombre, objetivo, patrimonio, plazo y administración. La fundación, al ser un ente privado se regirá por el principio de que puede hacer todo aquello que no le está expresamente prohibido, por lo tanto puede realizar todo tipo de relaciones jurídicas, puede administrar y poseer bienes de toda clase, contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles conforme a sus reglas de constitución y la ley. A pesar de lo señalado, las fundaciones tienen un límite en su actuar, que es no poder realizar aquellos actos que se salgan de los fines u objetivos para los que son constituidas. Uno de los elementos claves de la fundación es el fin; debe ser lícito y dinámico, de interés público, ello no impide que la fundación tenga varios fines 4
  • 5. simultáneos. Las personas que comparten en el momento de la constitución de la fundación, se denominan fundadores o fundador que tienen la voluntad de crear dicha institución y aquellos que una vez creada la persona jurídica la administran, es esta organización de personas que la dirige y administra, lo que le da vida e importancia a su quehacer. Esta institución actuará por medio de sus administradores, por medio de los cuales se plasma su voluntad. La administración y dirección de las fundaciones esta a cargo de una Junta Administrativa, el Presidente de la misma tendrá la representación legal, con facultades de apoderado general; la Junta podrá designar un Delegado Ejecutivo como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación. La importancia de la acción del Estado en materia de fundaciones no se limita al aspecto constitutivo, por la naturaleza de esta institución, el control y actividad del Estado se da durante toda su vida jurídica. Dentro de la concepción tradicional de la fundación, aquella en que el fundador la crea, nombra unos administradores y se separa completamente de su operación, es en la que se justificaba más ampliamente ese control. En las fundaciones actuales el Estado debe velar además porque el patrimonio sea utilizado para la obtención del objetivo propuesto, en Costa Rica sujetos al control que pueda ejercer la Contraloría General de la República. 5
  • 6. 1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y ASOCIATIVAS Tradicionalmente se ha considerado a las fundaciones basados en la necesidad de una prominente dotación de bienes al momento de constituirse, que son destinados a un determinado objetivo, por un sujeto distinto a la institución. Este fundador, en el acto constitutivo, dispone la administración de la fundación, nombrando a la junta directiva como sujetos atados a lo dispuesto en el estatuto. El fundador usualmente, una vez que ha creado la persona jurídica se separa totalmente de su accionar. Las fundaciones modernas no necesariamente se han organizado en la forma tradicional, sino por el contrario muchas de ellas han optado por estructuras similares a las organizaciones asociativas y corporativas. Las fundaciones con estructura corporativa son aquellas constituidas por un grupo de fundadores, que aportan un determinado patrimonio. Estos fundadores no se separan del desarrollo de la fundación, sino ellos mismos integran la junta directiva, y disponen en el estatuto la configuración de una asamblea de fundadores con determinadas atribuciones, entre ellas, normalmente la elección de la junta directiva, su organización es de estructura corporativa, como la de una asociación. Es una fundación porque así se le denominó en el acto constitutivo, se aplica la Ley de Fundaciones, pero no tiene todas las posibilidades de cambio y reforma de una asociación, porque tiene un patrimonio destinado a un fin de interés público. 6
  • 7. La fundación asociativa se refiere a aquella fundación que se crea por uno o más fundadores que únicamente aportan un patrimonio simbólico, pero disponen en su estatuto o pacto constitutivo, la posibilidad de recibir nuevos patrimonios en el transcurso de su vida jurídica, es una fundación abierta y es una estructura muy utilizada en la actualidad, para poder captar grandes patrimonios de organismos internacionales o entidades extranjeras con fines no lucrativos. Las fundaciones asociativas y corporativas dada su especial forma de actuar han logrado que en ellas participen constantemente patrocinadores, nacionales o extranjeros, públicos, privados que aporta bienes o valores económicos a la fundación para contribuir en la consecución de sus fines. Existe un régimen diferente respecto a la autoridad de sus integrantes, ya que no se puede negar que en la asociación sus miembros tienen un poder decisivo y dispositivo mayor que el que poseen los administradores en la fundación, ya que se parte de que en la primeras figura ellos son los creadores y por lo tanto pueden decidir sobre ella sin límite, en cambio en la segunda figura los administradores son meros colaboradores, que están sujetos a lo que el fundador reguló en el estatuto y como este no se introduce en el funcionamiento interno, se carece de una voluntad dispositiva amplia, específicamente a la posibilidad de reformar el Pacto Constitutivo y sus Fines. De tal manera que en la fundación moderna, la junta directiva y la asamblea de fundadores serán siempre órganos instrumentales, limitados por la consecución de determinado objetivo que no pueden variar. 7
  • 8. Si las fundaciones modernas desean ser eficientes, actuar y satisfacer sus finalidades en la sociedad actual, no puede hacerlo con un patrimonio estático, necesitan tener una administración patrimonial dinámica y ágil, para poder ser competitiva en el ámbito económico como cualquier otro sujeto de derecho. Esta actividad empresarial de las fundaciones, no debe prestarse para poner en duda los fines generosos que necesariamente debe buscar la fundación, puesto que puede generar lucro, pero este solo puede ser utilizado para el desarrollo de los fines para lo que fue concebida. De conformidad con lo expuesto, el hecho de que la fundación sea una persona jurídica de fines no lucrativos no la inhibe de poder ser autosuficiente y competitiva en lo económico, sino significa que toda la ganancia emanada de su actividad debe de destinarse únicamente a la consecución y satisfacción de los objetivos de interés social propuestos, nunca puede ser distribuida en forma equitativa entre sus miembros. El aspecto fiscalizador del Estado sobre las fundaciones en primera instancia es en el interés público que se postula en sus fines y en segundo lugar se basa en la usual falta de recurso humano capacitado en su organización. De este modo encontramos legislaciones que crean oficinas estatales especializadas, las cuales se dedican exclusivamente a controlar a las fundaciones, no sólo en los aspectos financieros, sino para regular su administración, y autorizar la compra de bienes inmuebles, permitir transferencias y donaciones de fondos públicos y privados. De ahí la importancia de que en las fundaciones modernas en sus estructuras organizativas establezcan contralorías y auditorias internas 8
  • 9. que coadyuven con sus administradores en el control interno de su organización. La ley de fundaciones de nuestro país, a diferencia de otras leyes extranjeras, tiene poco desarrollo respecto de la participación del estado en el funcionamiento de la fundación, limitándola prácticamente al informe financiero anual a la Contraloría General de la República, y a la posibilidad de modificar el pacto constitutivo; salvo en los últimos años en que con la modificaciones al articulo 18 de la Ley de Fundaciones y más recientemente con la nueva Ley de Control Interno se regula toda la materia de transferencias y administración de fondos públicos aún por entes privados. 1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA Fundación Debra Costa Rica. Fundación Demuda. Fundación Omar Dengo. Fundación Arias para la Paz y el Progreso Humano. Fundación de Ciencia y Tecnología de Costa Rica. CIENTEC. The Bosque LLuvioso Foundation. Fundación Acceso. Fundación Neotrópica Costa Rica. Fundación Ríos Tropicales. Fundación Paniamor. Fundación Promotora de Vivienda FUPROVI. Fundación DURIKA. Fundación Déjame Vivir en Paz. 9
  • 10. 1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION 1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL 1. Inscripción de Sociedades Mercantiles, Civiles y Fundaciones. El Reglamento del Registro Público, en sus artículos 21, 22, 23, 24 establece los actos que les corresponde inscribir al Registro de Personas Jurídicas. Para el caso de constitución de sociedades civiles, mercantiles y fundaciones, los usuarios deberán cumplir con el siguiente trámite: a. Acto de constitución en escritura pública. b. Aportar testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público. c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta. En caso de las fundaciones el usuario deberá: Indicarse por razón notarial la fecha de la publicación. d. Cancelar los timbres y derechos por entero bancario. e. Cancelar los derechos correspondientes a la emisión de la cédula jurídica (opcional). 2. Reforma de estatutos y nombramientos: a. Protocolización del acta con vista del libro original. b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público. c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta (sólo aplica en caso de reforma a estatutos). 10
  • 11. d. Cancelar derechos y timbres de ley. 3. Poderes otorgados en el extranjero. a. Debe otorgarse en escritura pública, ante notario costarricense o notario extranjero o cónsul, siempre y cuando las formalidades que contenga el acto, se ajustan a nuestra legislación. b. Bajo el segundo presupuesto, es decir notario extranjero o cónsul, debe el interesado verificar que las firmas sean autenticadas por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. c. El poder debe ser aceptado en ese mismo acto o mediante escritura adicional. d. Cancelación de derechos y timbres de ley. e. Cancelación de derechos por la emisión de la cédula jurídica (opcional). 4. Poder de persona a persona a. Debe otorgarse en escritura pública. b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público. c. Cancelación de timbres y derechos por medio de entero bancario. 1.2.3. NORMATIVA Las fundaciones en Costa Rica están bajo el amparo de la Ley de Fundaciones No. 5338, la cual fue decretada por la Asamblea Legislativa el 28 de Agosto de 1973 y en sus artículos dice: 11
  • 12. Artículo 1º.- Reconócese personalidad jurídica propia a las fundaciones, como entes privados de utilidad pública, que se establezcan sin fines de lucro y con el objeto de realizar o ayudar a realizar, mediante el destino de un patrimonio, actividades educativas, benéficas, artísticas o literarias, científicas, y en general todas aquellas que signifiquen bienestar social. Artículo 2º.- El fundador puede ser una persona física o jurídica, nacional o extranjera. Artículo 3º.- Las fundaciones se constituirán por escritura pública o por testamento. El fundador no podrá cambiar ninguna disposición constitutiva de la fundación, una vez que ésta haya nacido a la vida jurídica. Artículo 4º.- En el documento de constitución se consignará el nombre, domicilio, patrimonio, objeto y plazo de la fundación y la forma en que será administrada. El plazo de las fundaciones podrá ser perpetuo. Artículo 5º.- Las fundaciones adquieren personalidad jurídica a partir de su inscripción en la Sección de Personas del Registro Público. Artículo 6º.- Como trámite previo para su inscripción en el Registro, se publicará en el Diario Oficial un edicto con un extracto de los términos bajo los cuales se constituye la fundación. Igualmente se publicarán la disolución, fusión y cualesquiera otros actos que cambien su estructura. La publicación se hará por el notario público o por el Juez Civil, según sea el caso. Artículo 7º.- Las fundaciones no tienen finalidades comerciales. 12
  • 13. Sin embargo podrán realizar operaciones de esa índole para aumentar su patrimonio, pero los ingresos que obtengan deberán destinarlos exclusivamente a la realización de sus propios objetivos. Artículo 8º.- Los bienes donados para crear una fundación serán patrimonio propio de ésta, y sólo podrán ser destinados al cumplimiento de los fines para los que fue constituido. Tales bienes estarán exentos del pago de toda clase de impuestos y derechos de inscripción. Artículo 9º.- Los bienes donados a una fundación ya existente tendrán las mismas exenciones establecidas en el artículo anterior. Artículo 10.- Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de inscripción y de impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios, que sólo los podrá exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la clase de bienes que se trate y su destino. Artículo 17.- Sólo el Juez Civil respectivo, a instancia de la Junta Administrativa, o de la Contraloría General de la República, podrá disponer la disolución de una fundación, cuando haya cumplido los propósitos para los que fue creada o por motivo de imposibilidad absoluta en la ejecución de sus finalidades. En caso de acordarse la disolución, el Juez ordenará que los bienes pasen a otra fundación, o en su defecto a una institución pública similar, si el constituyente de la fundación no les hubiere dado otro destino en ese caso, y firmará los documentos necesarios para hacer los traspasos de bienes. 13
  • 14. Artículo 18.- Para que las fundaciones puedan recibir de las instituciones públicas donaciones, subvenciones, transferencias de bienes muebles o inmuebles o cualquier aporte económico que les permita complementar la realización de sus objetivos, deberán cumplir los siguientes requisitos: a) Tener como mínimo un año de constituidas. b) Haber estado activas desde su constitución, calidad que adquieren con la ejecución de por lo menos, un proyecto al año. c) Tener al día el registro de su personalidad y personería jurídicas. d) Contar, cuando corresponda, con el visto bueno escrito de la Contraloría General de la República, donde se muestre que las donaciones y transferencias recibidas fueron ejecutadas y liquidadas según los fines previstos y de conformidad con los principios de la sana administración. Las fundaciones beneficiadas según lo dispuesto en este artículo, deberán rendir ante la Contraloría General de la República un informe anual sobre el uso y destino de los fondos recibidos. De no presentar los informes correspondientes dentro del mes siguiente al surgimiento de la obligación, el ente contralor lo informará de oficio a la respectiva administración activa, a la vez que las fundaciones quedarán imposibilitadas para percibir fondos de las instituciones públicas, mientras no cumplan satisfactoriamente esta obligación. Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente y manejo de esos fondos públicos por parte de las fundaciones, estas deberán llevar en una cuenta separada las donaciones que reciban y la procedencia de estas, y deberán especificar en qué se invierten. 14
  • 15. Lo anterior deberá ser fiscalizado por la auditoria interna que toda fundación está obligada a tener, la cual ejercerá sus funciones de conformidad con la normativa vigente en la materia que fiscalice, y según lo establecido en los manuales de normas técnicas de auditoria y control interno emitidos por la Contraloría General de la República. El informe de la auditoria deberá remitirse al ente contralor, junto con el informe de la Junta Administrativa, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de esta Ley. 1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS FUNCIONES 1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338 Artículo 11.- La administración y dirección de las fundaciones estará a cargo de una Junta Administrativa. El fundador designará uno o tres personas como directores y también deberá, en el propio documento de constitución, establecer la forma en que serán sustituidos estos miembros. Si el fundador designa sólo un director, la Junta Administrativa quedará integrada por tres personas; si designa a tres, el número de directores será de cinco. En ambos casos los dos miembros que completarán la Junta Administrativa serán designados uno por el Poder Ejecutivo y el otro por la municipalidad del cantón en donde tenga su domicilio la fundación. El cargo de miembro de la Junta Administrativa será gratuito. 15
  • 16. Artículo 12.- El fundador podrá dictar las disposiciones reglamentarias para regir la actividad de la fundación. Si no lo hiciere, deberá efectuarlo la Junta administrativa dentro de los sesenta días siguientes a su instalación. Artículo 13.- El miembro director nombrado por el fundador, o el primero en caso de que sean tres, quedará obligado a convocar a los restantes para que se instalen, dentro del plazo de quince días a partir del momento en que la fundación deba iniciar sus actividades. En este caso no habrá necesidad de publicar ni inscribir la reelección, y para terceros se tendrá por hecha si no consta en el Registro, cambio al respecto. En la sesión de instalación los directores designarán entre ellos a un presidente de la Junta Administrativa, que durará en sus funciones en año y podrá ser reelecto. El Presidente tendrá la representación legal de la fundación, con facultades de apoderado general, y estará sujeto a esta ley, a los preceptos constitutivos y reglamentarios de la fundación y a las disposiciones de la Junta Administrativa. El Presidente podrá sustituir su representación en el delegado ejecutivo, cuando exista, o en otra persona, pero siempre tal sustitución deberá ser aprobada por la Junta Administrativa. Artículo 14.- La Junta Administrativa podrá designar un delegado ejecutivo como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación. El delegado ejecutivo y cualquiera otro empleado necesario, tendrán las atribuciones y remuneraciones que acuerde la junta. 16
  • 17. Artículo 15.- La Junta Administrativa rendirá, el primero de enero de cada año, a la Contraloría General de la República, un informe contable de las actividades de la fundación. La Contraloría fiscalizará el funcionamiento de las fundaciones, por todos los medios que desee y cuando lo juzgue pertinente. Si en el curso de algún estudio apareciera una irregularidad, deberá informarlo a la Procuraduría General de la República, para que plantee la acción que corresponda ante los tribunales de justicia, si hubiere mérito para ello. Artículo 16.- Si la junta Administrativa considera que la fundación no puede ser administrada de acuerdo con sus preceptos constitutivos o reglamentarios, solicitará al Juez Civil de su jurisdicción que disponga la forma en que deberá ser administrada o que ordene subsanar las deficiencias que en ella ocurran, siempre con el propósito de que se mantengan los fines para los que fue creada. A la solicitud se acompañará un informe de la Contraloría General de la República. Esas diligencias se seguirán por los trámites de jurisdicción voluntaria, con intervención de la Procuraduría General de la República. Igual procedimiento se seguirá para remover los administradores cuando no cumplan debidamente sus obligaciones. Acordada la remoción, el juez comunicará lo conducente a fin de que se reponga el cargo de acuerdo con el artículo 11. 1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES Artículo 1.- El presente reglamento regulará el nombramiento y desempeño de las funciones del representante del Poder Ejecutivo en las fundaciones, designación establecida en el artículo 11 de la Ley de Fundaciones. 17
  • 18. Artículo 2.- La Junta Administrativa de la Fundación solicitará por escrito al Ministerio de Justicia la designación del Representante del Poder Ejecutivo en la Junta Administrativa de la Fundación. A tal efecto se deberán adjuntar los siguientes requisitos: a) Copia de la escritura constitutiva de la fundación. b) Certificación del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional donde se indique el número de la cédula jurídica, así como el Tomo, Folio y asiento de la constitución de la Fundación. c) Indicación del número de teléfono, fax, correo electrónico, apartado postal y/o dirección exacta del domicilio de la Fundación. Artículo 3.- El Poder Ejecutivo elaborará el Acuerdo Ejecutivo de nombramiento el cual deberá ser publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Artículo 4.- El Ministerio de justicia llevará un Registro de los Representantes del Poder Ejecutivo, en el cual hará constar los nombramientos efectuados, los datos personales de cada representante, entre ellos, nombre completo, fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados, dirección exacta, teléfonos, fax, correo electrónico o cualquier otro que se considere pertinente para efectos de control y supervisión de la labor que desempeñan. Artículo 5.- El representante del Poder Ejecutivo de la fundación deberá juramentarse ante el Ministro de Justicia o funcionario que éste designe, el día, hora y lugar que se le señale. 18
  • 19. Artículo 6.- Son obligaciones del Representante del Poder Ejecutivo las siguientes: a. Cumplir con responsabilidad, honestidad y corrección el cargo asignado. b. Velar porque la actuación de la Fundación se adecue a su carta constitutiva y reglamentos que la rigen, especialmente porque los fines de la misma se cumplan fielmente. c. Asistir y participar en las reuniones de la Junta Administrativa. d. Remitir al Poder Ejecutivo copia del informe anual que de conformidad al artículo 15 de la Ley de Fundaciones, debe presentar la Junta Administrativa a la Contraloría General de la República, en el mes de enero de cada año. e. Informar al Poder Ejecutivo de cualquier acto que perjudique los intereses del Estado y sus instituciones, así como el manejo que se dé, de la administración de los bienes y ayudas estatales, particulares o internacionales que la Fundación reciba. f. Deberá cumplir con la Constitución Política, Leyes y Reglamentos de la República y con el juramento prestado. g. Cualquiera otra obligación que expresamente se encomiende el Presidente de la República y/o el Ministro de Justicia y Gracia. Artículo 7.- El representante del Poder Ejecutivo debe coadyuvar a lograr los fines y objetivos de la Fundación, asistiendo y participando diligentemente en las reuniones de la Junta Administrativa y en las principales actividades que realice la fundación donde ha sido nombrado. La ausencia injustificada a más de cinco sesiones facultará al resto de la Junta Administrativa a solicitar al 19
  • 20. Poder Ejecutivo la remoción del designado. El Poder Ejecutivo hará la sustitución en caso de considerarlo oportuno. Artículo 8.- En caso de renuncia, el representante deberá comunicarlo por escrito, al Ministerio de Justicia con al menos quince días de anticipación. La Junta Administrativa de la Fundación solicitará el nombramiento del nuevo representante. 1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL) La estructura organizacional de la fundación la establece el aportante de dichos fondos, quien es el creador de ella. Así podrá el estimar que sus intereses (que sus dineros sean usados para el objetivo que impuso) sean custodiados por una persona, un conjunto de ellas (directorio) o por otra entidad. Lo habitual es la existencia de un directorio, que es la instancia de toma de decisiones y dirección de la Fundación, sus miembros son designados por el creador de la Fundación o por terceros a quien el ha dado esa facultad. Por ejemplo, se instituye una Comisión honorífica que busque personas con cierto perfil. El creador de la fundación puede ser también un grupo de personas, una empresa, una organización, un municipio; y en general cualquier persona, natural o jurídica, que pueda tener libertad para disponer de sus bienes. 20
  • 21. 1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL Número ___________ante mí ___________________ Notario Público de esta ciudad comparece: _____________________ mayor, Estado civil, profesión u oficio, cédula_________vecino de ___________________________________Y DICE: Que constituye una fundación con fines de bienestar social que se regirá por las disposiciones de Ley de Fundaciones vigente y por las siguientes cláusulas. PRIMERA: La Fundación se denominará ________________________ SEGUNDA: La Fundación tendrá, su domicilio en Costa Rica, Provincia______ Cantón______distrito _____________ otras señas _____________________, pero podrá establecer filiales o agencias en cualquier lugar del territorio nacional o fuera de él. TERCERA: El plazo de la Fundación será perpetuo. CUARTA: DEL OBJETO Y DE LOS CAMPOS DE APLICACIÓN. DEL OBJETO: La Fundación tendrá como objeto ___________________________ Para el cumplimiento de sus fines la fundación podrá comprar, vender, hipotecar, pignorar, arrendar, contratar y en cualquier otra forma poseer y disponer de toda clase de bienes muebles e inmuebles, derechos reales y personales. Además podrá contratar y gestionar cooperación económica y técnica entre personas naturales o jurídicas, gobiernos nacionales y extranjeros, organismos no gubernamentales ONG ‘S y demás organismos internacionales, podrá contratar préstamos con organismos nacionales o internacionales, tanto públicas como privados sí como divulgar con fines promociónales sus principios, fines, actividades y campos de acción por 21
  • 22. medio de publicaciones, conferencias, exposiciones y otros medios de difusión. Podrá asimismo en el desarrollo de sus actividades otorgar y suscribir todos los contratos, convenios e instrumentos con personas físicas y jurídicas nacionales y extranjeras de conformidad con los objetivos y con las leyes y reglamentos vigentes en cada país. QUINTA: El patrimonio de la Fundación lo constituye la suma de _________________ que el otorgante o fundador aporta en dinero efectivo de los cual el suscrito Notario da fe y que ha quedado depositado en los tres directores nombrados en la cláusula décima segunda. Así como las subvenciones; rentas, legados, herencias y demás aportes económicos que perciba, la Junta Administrativa tendrá las facultades de aceptar o rechazar donaciones, sin justificar las razones de esta decisión. SEXTA: DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración y la dirección de la Fundación estará a cargo de una Junta Administrativa integrada por cinco directores. Los tres primeros los designará el otorgante o fundador, el cuarto el Poder Ejecutivo y el quinto la Municipalidad de _________Los tres primeros durarán en sus cargos por todo el plazo social, los representantes del Poder Ejecutivo y la Municipalidad de _______ ejercerán sus funciones por el plazo de su designación. El cargo de director es ad honorem. La sustitución de los directores se hará de la siguiente manera: A) De los designados por los fundadores: En el caso de los tres miembros designados por el fundador una vez vencido el término para el cuál fueron nombrados o en el caso de renuncia, impedimento o fallecimiento del miembro será sustituido por designación que hará el fundador constituido en Asamblea. Los directores nombrarán entre ellos un Presidente que durará en sus funciones un año y podrá ser reelecto indefinidamente, en cuyo caso no habrá necesidad de 22
  • 23. inscribir, ni publicar la reelección, para efectos de terceros se tendrá por hecha si no consta en el Registro el cambio respectivo. El Presidente será el representante legal de la Fundación con las facultades de apoderado General de acuerdo con las disposiciones del artículo mil doscientos cincuenta y cinco del Código Civil, pudiendo sustituir en todo o en parte este poder, revocar sustituciones y hacer otras de nuevo mediante la aprobación de la Junta Administrativa. Todo lo relativo a las funciones del Presidente se regirá por lo dispuesto por el artículo trece de la Ley de Fundaciones. Asimismo la Junta Administrativa y el Presidente podrán emitir los reglamentos internos necesarios para regular el funcionamiento de este órgano. B) DE LOS DESIGNADOS DOR EL PODER EJECUTIVO Y POR LA MUNICIPALIDAD RESPECTIVA. Los Directores nombrados por el Poder Ejecutivo y la Municipalidad de _______ serán sustituidos por dichos entes para lo cual el Presidente de la Junta Administrativa dentro de los quince días hábiles anteriores a la finalización del período para el cual fueron nombrados, solicitará al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad respectiva su reelección o el nombramiento respectivo del sustituto. En el caso de renuncia, impedimento o fallecimiento del Presidente de la Junta Administrativa, dentro de los quince días posteriores al hecho, solicitará al Poder Ejecutivo o a la Municipalidad respectiva la designación del sustituto”. Si en la finalización del período, renuncia, impedimento o fallecimiento recayera en el Presidente de la Junta Administrativa corresponderá al funcionario fundador de la Junta Administrativa nombrar el miembro faltante. DE LOS PATROCINADORES. La 23
  • 24. Fundación podrá aceptar miembros patrocinadores de la Fundación entre las personas físicas y jurídicas que hayan hecho donaciones de conformidad con lo que dispone el Estatuto o Reglamento y que hayan prestado servicio de gran valor para la fundación. Se establece una categoría de especial de patrocinadores que se denominará “Asociados a la Fundación”, que serán aquellas personas que mensualmente brinden aportes económicos en el monto que fije la Junta Administrativa. Manifiesta e1 fundador que por todo el plazo social de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula sexta, nombra en este acto como directores a ______________________, mayor, estado civil, profesión o oficio, cédula __________________, vecino (a) de _________________________________.Cualquier otro punto relativo a la ley de fundaciones que se mencionó se regulará por la vía de reglamento. Los nombrados estando presentes aceptan sus cargos y lo acuerdos se declaran firmes. SETIMA: Sobre el USO DE BIENES ADQUIRIDOS MEDIANTE DONACIONES DEL ESTADO la Fundación se obliga a: Llevar un registro de su existencia en forma independiente a los activos que forman parte de su patrimonio o se encuentran bajo su custodia. B) No donar, gravar, ceder, permutar, o en forma alguna traspasar su posesión o propiedad de hecho o derecho, a otras personas físicas o jurídicas, por el término de la vida útil del bien sin previa consulta y autorización del ente público que haya otorgado los fondos. C) Entregar los bienes al IMAS en el caso de que se extinga de hecho o por resolución administrativa o judicial. D) Permitir a los funcionarios del IMAS la inspección del uso y estado de los bienes adquiridos con estos recursos. E) Plaquear con recursos propios los bienes adquiridos mediante la aplicación de las donaciones estatales. F) Dar a los bienes el cuido, 24
  • 25. mantenimiento y destino idóneos, custodiándolos en lugar adecuado, de conformidad con las obligaciones que al respecto le son aplicables al depositario en el Código Civil.”. OCTAVA: ADDENDUM A LOS ESTATUTOS DE LA FUNDACIÓN. Cuando la Fundación realice un addendum este deberá ser avalada previamente por el Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS. NOVENA: DE LA DISOLUCIÓN DE LA FUNDACIÓN: Al extinguirse la Fundación, los bienes se distribuirán entre otras Organizaciones de Bienestar Social, que el Departamento les haya otorgado el estatus de bienestar social y que se encuentre al día con los requisitos del Departamento de Administración de Instituciones de Bienestar Social. DE TODO LO ACTUADO EN AMBOS CASOS, o sea tanto en lo concerniente a un addendum como de disolución de la Fundación, se informará con anticipación al Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS, para lo de su incumbencia. DECIMA: DISPOSICIONES FINALES: A) Acatar en forma vinculante los pronunciamientos, lineamientos y directrices del Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social. B) Acatar en forma vinculante los pronunciamientos, lineamientos y directrices provenientes de los entes rectores y del Ministerio de Salud. C) Facilitar la supervisión del desarrollo del Programa y la fiscalización económica que el IMAS considere necesaria y conveniente para constatar el uso idóneo de los recursos girados. Para tal efecto, el IMAS podrá solicitar la presentación de los libros mayor, diario, registro de asociados, inventarios y balances, actas de Asamblea General y actas de Junta 25
  • 26. Directiva y cualquier otra documentación que se considere necesaria. D) Permitir a los funcionarios del IMAS el ingreso a las instalaciones de la ORGANIZACION y los locales en donde se está desarrollando el PROGRAMA, para el cumplimiento de sus funciones de fiscalización económica, dirección técnica y supervisión. Es todo. Expido un primer testimonio. Leído lo escrito a los comparecientes manifiestan que lo aprueban y firmamos en San José a las _______ del ________ de ____________del año dos mil _______. 1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS Las fundaciones creadas en Costa Rica están amparadas bajo la Ley 5338 y en su Artículo Nº 10 dice: ”Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de inscripción y de impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios, que sólo los podrá exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la clase de bienes que se trate y su destino.” 26
  • 27. En una nota al artículo 2º, inciso d) y e), de la Ley Reguladora de las Exoneraciones, No. 7293, del 31 de marzo de 1992, concede privilegio sólo a las fundaciones sin actividades lucrativas que se dediquen a la atención de menores en abandono, deambulación o en riesgo social, y que estén debidamente inscritas en el Registro Público así como a las dedicadas a la recolección de tratamientos de basura, la conservación de los recursos naturales y el ambiente y a cualquier otra actividad básica en el control de la higiene ambiental y de la salud pública. Así mismo, las fundaciones que organicen en Costa Rica la presentación de espectáculos públicos o diversiones de carácter nacional o internacional, aún cuando sean eventuales, resultan contribuyentes del impuesto sobre los espectáculos públicos, sin que puedan aducir en su favor el régimen exonerativo creado por la Ley de Fundaciones, salvo que se trate de aquéllas que se dediquen a lo indicado en el artículo 2 de la Ley 7293 y que el producto de, espectáculos y diversiones presentados sean para el cumplimiento de tales fines. 1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES Las fundaciones deberán perseguir fines de interés general, como pueden ser, entre otros, defensa de los derechos humanos, de las víctimas del terrorismo y actos violentos, asistencia social e inclusión social, cívicos, educativos, culturales, científicos, deportivos, sanitarios, laborales, de fortalecimiento institucional, de cooperación para el desarrollo, de defensa del medio ambiente, de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales o culturales. 27
  • 28. Independientemente de la responsabilidad social que persigan las fundaciones, estas deben buscar la excelencia al servicio de los demás y principalmente de la población menos favorecida, de acuerdo a los recursos disponibles. 1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES La finalidad de las fundaciones debe ser sin ánimo de lucro, pero ello no impide que la persona jurídica se dedique al comercio y a actividades lucrativas que enriquezcan su patrimonio para un mejor cumplimiento del fin último, que es el bienestar social. La finalidad de una fundación depende en gran medida del objetivo de su creación, todas las fundaciones buscan el interés general. Algunas de ellas tienen fines profesionales, sociales, culturales, ambientales etc. La finalidad fundacional debe beneficiar a colectividades genéricas de personas. En Costa Rica existen fundaciones que buscan el bienestar social como: • La Fundación Neotrópica es una organización no gubernamental, privada sin fines de lucro que desde 1985 trabaja para la conservación y el desarrollo sustentable de los recursos naturales. • La Fundación Omar Dengo de Costa Rica, es una institución privada, que gesta y ejecuta proyectos nacionales y regionales en el campo del 28
  • 29. desarrollo humano, la innovación educativa y las nuevas tecnologías. • La Fundación Promotora de Vivienda (FRUPOVI), es una organización de desarrollo privada sin fines de lucro, que apoya con sus programas a familias de escasos recursos económicos, para que mejoren sus condiciones de vida. • Fundación Debra Costa Rica, brinda asistencia médica y moral a los pacientes que padecen enfermedades genéticas de la piel, de forma tal que se mejore su calidad de vida y se fortalezca su supervivencia. En ningún caso las fundaciones podrán constituirse con la finalidad principal de destinar sus prestaciones al fundador o a los patronos, a sus cónyuges o personas ligadas con análoga relación de afectividad, o a sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, así como a personas jurídicas que no persigan fines de interés general. CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION 2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ La fundación es una organización sin fines de lucro tiene su domicilio en Santo Domingo de Heredia, ciento cincuenta metros al este de la Farmacia Santo Domingo de Heredia. Es una Fundación muy reciente, fue en el mes de septiembre del año 2009 que se realiza la primera reunión de la Junta Directiva de la misma. 29
  • 30. La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz nace para defender, tanto a nivel nacional como internacional, a los pueblos históricamente excluidos o también llamados minorías sociales, luego de una lucha que se emprendió para que las personas ciegas votaran secretamente en Costa Rica posteriormente en Nueva Zelanda, China, España, Nicaragua y por último en Honduras. Se entiende como minorías sociales a los siguientes grupos: a. Adulto Mayor. b. Personas con Discapacidad. c. Afro descendientes. d. Personas homosexuales, lesbianas, bisexuales, transexuales, intersex, trabajadores y trabajadoras del sexo. e. Pacientes con enfermedades terminales y sus familias. f. Campesinos. g. Niñez y adolescencia. h. Mujer. i. Juventud. j. Indigentes. k. Espirituales. l. Étnicos. m. Trabajadores. n. Aborígenes. o. Emigrantes. p. Discriminación Social. q. Hombres. r. Alcohólicos, 30
  • 31. s. Privados de libertad. Misión Defender los derechos humanos de los grupos sociales generalmente marginados o excluidos por la mayoría de la sociedad. Visión Lograr un acercamiento entre los diferentes grupos sociales por medio de canales de comunicación adecuados donde la fundación sea un medio para poder canalizar el correcto dialogo entre diferentes grupos. Valores Los valores de la Fundación son: • Honestidad • Perseverancia • Ágape • Igualdad • Solidaridad Objetivos Institucionales 31
  • 32. • Contribuir por todos los medios lícitos y con todos los recursos disponibles al progreso en general de las minorías sociales tanto a nivel nacional como internacional. • Ofrecer a las minorías sociales los servicios de apoyo necesarios para su efectiva equiparación en los diversos campos del quehacer humano. • Ejercer la autonomía de las minorías sociales y participar en la toma de decisiones que afecten directa o indirectamente a este colectivo. • Visualizar, documentar e implementar políticas mundiales que combatan la discriminación negativa hacia las minorías sociales. • Promover planes de igualdad y oportunidades en el trato para los grupos habitualmente discriminados que incluyan acciones afirmativas en ámbitos laborales, educativos, sanitarios y políticos. • Promover la integración física, social de grupos vulnerables en sus derechos respetando los espacios públicos de las ciudades, sus ordenamientos y del tránsito a la medida de todos sus habitantes. • Realizar proyectos para combatir la discriminación negativa hacia las minorías sociales a través de la educación formal y mediante acciones educativas no formales e informales. • Promover el diálogo intercultural, inter generacional e inter religioso prestando especial atención al respeto de las culturas de los pueblos originarios de todos los grupos étnicos y poblaciones emigrantes que habitan en nuestro territorio. 32
  • 33. Obligaciones La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz deberá: • Hacer lo necesario para el logro de los objetivos de su creación. • Financiar programas, proyectos, actividades y demás, para la consecución de sus fines, de conformidad con los términos, limitaciones y condiciones que establezcan los convenios para la obtención de los fondos de ese financiamiento. • Asegurar que las operaciones y resultados de las entidades que ejecuten programas financiados por la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, sean supervisados mediante auditorías independientes en los casos en que se amerite, ya sea por el monto, o por la clase de actividad, y valorar prudentemente, tanto por los resultados obtenidos como por los fondos destinados, si éstos se justifican, de acuerdo con las actividades, a juicio la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. • Investigar oportunidades de inversión e invertir continuamente los recursos disponibles que no estén siendo utilizados. • Segregar, registrar y contabilizar sus activos, de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), o con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, según defina su Junta Administrativa. • Ejercer la custodia, administración o la actuación relacionados con cualquier instrumento a que esté autorizada de conformidad con la Ley 33
  • 34. de Fundaciones y sus estatutos, a fin de preservar o aumentar el valor del patrimonio de la Fundación en el largo plazo. • Contabilizar todos los movimientos financieros y conservar comprobantes de todas las operaciones. • Establecer sistemas y procedimientos confiables para el control y seguimiento de las inversiones, activos, donaciones, legados y cualquier otro ingreso que perciba la Fundación. • Mantener seguros sobre activos, incluyendo dinero y valores en tránsito, en las cantidades y tipos que a su juicio sean suficientes para proteger los activos. • Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que sean apropiadas, para exigir el cumplimiento cabal de los contratos y acuerdos que celebre, así como su rescisión, resolución o el sometimiento a conciliación o arbitraje. • Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que sean necesarias o procedentes para defender, preservar y aumentar los activos. • Contratar personal, ya sea directamente o por medio de otras entidades, para colaborar en su administración y en la ejecución de las actividades que emprenda de conformidad con el Reglamento General. • Elaborar presupuestos de gastos de administración y de las actividades que emprenda, así como estados y balances. 34
  • 35. • Presentar ante la Contraloría General de la República, dentro del término de ley, los informes financieros, así como el informe de liquidación, en caso de haber recibido fondos públicos. Asimismo, presentar informes y aclaraciones sobre su administración y las actividades que emprenda, cuando le sea requerido por los órganos internos de la Fundación. • Colaborar con las fiscalizaciones y evaluaciones que se practiquen sobre su administración y las actividades que emprenda, así como aquellas a que se hubiere obligado. • Todas aquellas otras que a su entera discreción considere necesarias para el cumplimiento de sus fines 2.2 ORGANIGRAMA 35 Asamblea de Fundadores Junta Directiva Voluntarios Miembros Honorarios Fiscal
  • 36. 2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION 2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz será dirigida y administrada por una Junta Administrativa compuesta por cinco miembros. Los tres primeros serán nombrados por la Asamblea de Fundadores. El cuarto y quinto director, serán nombrados por el Poder Ejecutivo y la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, respectivamente. Para efectos de orden interno, los directores se desempeñarán como Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal. La Junta Administrativa se reunirá en forma ordinaria una vez cada mes y en forma extraordinaria, las veces que sea convocada para esos efectos. El quórum lo formará la asistencia de por lo menos tres de sus Directores y las votaciones se decidirán por simple mayoría de la totalidad de sus miembros, 36
  • 37. pudiendo ejercer doble voto quien presida en caso de empate, a no ser que otros instrumentos legales exijan asistencia y votaciones calificadas, caso en el que los requerimientos de esos instrumentos deberán acatarse, para las ocasiones en ellos contemplados. 2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa La Junta Administrativa tendrá, además de las funciones otorgadas por la Ley de Fundaciones y los Estatutos, las siguientes funciones: a) Fijar las políticas para la dirección y administración de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. b) Emitir y dictar los reglamentos y disposiciones de carácter general o específicos, para el adecuado funcionamiento de la Fundación, previo acuerdo de la Asamblea de Fundadores, así como las regulaciones requeridas para la ejecución de los lineamientos y políticas que al efecto le sugieran, recomienden o dispongan los organismos donantes o aportadores de recursos. c) Nombrar y fijar las atribuciones, remuneraciones y plazo de nombramiento del Delegado Ejecutivo y el Presidente de la Junta Administrativa. d) Nombrar a los asesores y fiscales y al personal de rango ejecutivo, estableciendo el plazo, las atribuciones, las condiciones y la remuneración del servicio. e) Crear comisiones de trabajo, cuando lo juzgue necesario, para el mejor cumplimiento de sus obligaciones. 37
  • 38. f) Elaborar y rendir los informes requeridos en la Ley de Fundaciones, en los Estatutos o en aquellos otros acuerdos que la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz llegue a tomar. g) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores, seleccionar los programas, proyectos y actividades, así como las entidades con las que colaborará, asignándoles los recursos necesarios. h) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores, determinar las condiciones y términos bajo los cuales Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz prestará colaboración o ayuda, en cada caso, incluyendo las condiciones y términos de desembolso de recursos asignados a programas, proyectos o actividades. i) Establecer los lineamientos a la Administración para la elaboración y modificación de los presupuestos, y presentarlos a la Asamblea de Fundadores para su aprobación final o ratificación, de conformidad con las disposiciones contenidas en este Reglamento. j) Velar por el sano y adecuado manejo de las inversiones y recursos de la Fundación. k) Aprobar la contratación o el encargo de consultorías, estudios o conferencias para promover y realizar sus objetivos y fines. 38
  • 39. l) Aprobar la contratación la adquisición de obligaciones, para cumplir con sus fines y objetivos. m) Acordar la convocatoria a asambleas, cuando proceda. n) Ejecutar el presupuesto aprobado por la Asamblea de Fundadores. o) Periódicamente realizar un ejercicio de evaluación de su actuar y documentarlo e implementar los cambios requeridos. p) Solicitar al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, cuando corresponda, el nombramiento o la remoción de sus representantes. 2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa Los miembros de la Junta Administrativa serán responsables personalmente por el cuidado, manejo y disposiciones de los bienes la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, de conformidad con la prudencia de un buen padre de familia. No serán responsables de las pérdidas, daños o perjuicios que por fuerza mayor o caso fortuito sufrieren los bienes de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. La responsabilidad de los Directores se limitará al resarcimiento de los daños y perjuicios realmente causados, sin perjuicio de las acciones penales que fueren procedentes. 2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa El Presidente de la Junta Administrativa cumplirá las siguientes funciones: 39
  • 40. a) Cuando al mismo tiempo sea fundador o miembro de la asamblea, presidir las sesiones de la Asamblea. b) Presidir las Asambleas de la Junta Administrativa y cualquier otro evento o reunión que requiera de su presencia. c) De conformidad con la Ley de Fundaciones y con las facultades de apoderado general, representar judicial y extrajudicialmente a la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. d) Firmar, en nombre de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, todos los documentos para los cuales no haya otra persona expresamente facultada al efecto, y, junto con el Secretario, firmar las actas de la Junta Administrativa. e) Convocar, previo acuerdo de la Junta Administrativa, a la Asamblea de Fundadores, así como convocar a sesión a la Junta Administrativa, de conformidad con lo establecido por los estatutos de la Fundación. f) Convocar a la Asamblea General Ordinaria de Fundadores. En esta Asamblea se conocerán los aspectos indicados en los Estatutos y en este Reglamento. Asimismo, convocar a Asamblea General Extraordinaria para la aprobación del presupuesto de la Fundación y conocer las proyecciones financieras, la cual deberá realizarse en la última semana completa del mes de septiembre de cada año, y dentro de lo posible y razonable. g) Someter a consideración de la Asamblea y de la Junta Administrativa, todos los asuntos que considere convenientes. 40
  • 41. Anualmente, durante la Asamblea Ordinaria de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, someter al conocimiento de ella, un informe detallado sobre las actividades y la marcha de la Fundación. Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa. 2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta Administrativa El Vicepresidente tendrá las facultades y funciones que la Junta Administrativa le asigne. Asimismo, reemplazará al Presidente en sus ausencias temporales, únicamente para la gestión, dirección y administración interna de la Fundación, salvo autorización de la Junta Administrativa; pero no podrá contratar ni ejercer actos en nombre de la Fundación, ni ejercer la representación judicial o extrajudicial de ella. 2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa El Tesorero de la Junta Administrativa tendrá las siguientes funciones: a) Velar por el buen manejo y la custodia de todos los bienes, dineros y valores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como de fondos que provengan de acuerdos, convenios donaciones u otros. b) Velar por que la contabilidad de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se lleve dentro de los procedimientos y principios internacionales de 41
  • 42. contabilidad o los principios vigentes en Costa Rica, según lo defina la Junta Administrativa. c) Velar por la elaboración de todos los informes financieros que solicite la Asamblea o la Junta Administrativa. d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos de carácter financiero que considere convenientes. e) Presentar a conocimiento de la Asamblea y de la Junta Administrativa el informe contable de las actividades de la Fundación que la Junta debe enviar a la Contraloría General de la República. f) Representa a la Junta Administrativa en el Comité de Inversiones, el cual presidirá. Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los Estatutos, el Reglamento General, la Asamblea de Fundadores y la Junta Administrativa. 2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa El Secretario de la Junta Administrativa cumplirá con las siguientes funciones: a) Velar por que la custodia, conservación y manejo de los libros, documentos y archivos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se realice en la forma adecuada por parte de la administración. Siempre y cuando no los necesite el Presidente ó el Delegado Ejecutivo de la Fundación. 42
  • 43. b) Firmar junto con el Presidente, las actas de la Junta Administrativa y cualquier otro documento que corresponda. c) Velar por el correcto levantamiento de las actas o minutas de las sesiones de la Junta Administrativa. d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos que considere convenientes. Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa. 2.3.1.7 Principales funciones del Vocal de la Junta Administrativa En ausencia del Presidente y Vicepresidente, presidir las reuniones de la Junta Administrativa y desarrollar las funciones particulares que le fije ésta. 2.3.1.8 El Delegado Ejecutivo y sus principales funciones La Junta Administrativa podrá nombrar un Delegado Ejecutivo para que la represente en la gestión de los asuntos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Este será el encargado de los asuntos protocolarios como acompañante del Presidente en viajes o recepciones oficiales. Deberá en la medida de sus posibilidades de asistir a reuniones, ceremonias, actos oficiales y sociales, viajes nacionales e internacionales, ya sea con o en lugar del presidente donde tenga presencia la fundación. Inaugurar proyectos de la Fundación de carácter humanitarias y de caridad. Al Delegado Ejecutivo en conjunto con el Presidente le corresponde nombrar al personal de asesoría, administrativo y técnico que se requiera, y establecer el plazo, las condiciones y remuneraciones del servicio. El Delegado Ejecutivo 43
  • 44. tendrá funciones por acuerdo de la Fundación que así se le designe como anfitrión de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, y también de encargarse de todos los acontecimientos sociales y ceremoniales que su cargo presente. Asimismo de decorar la sede de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz cuando cuente con edificio propio. 2.3.1.9 Aceptación de contribuciones, donaciones y legados La Junta Administrativa ó el Presidente de la Junta Administrativa serán el órgano autorizado para decidir, en última instancia, si una contribución, donación o legado ofrecido a Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se acepta con o sin condiciones o si no se acepta. 2.3.1.10 Asamblea de Fundadores La Asamblea de Fundadores es el órgano superior jerárquico de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz y es integrado por los fundadores y los primeros miembros de la primera asamblea de la Fundación. Es el órgano encargado de establecer los principios, valores y objetivos que deben regir el desempeño de la Fundación, así como las políticas y los lineamientos generales dentro de los cuales debe actuar la Junta Administrativa. Asimismo, es el encargado de aprobar el presupuesto y los límites y parámetros generales de su distribución y uso, los cuales deben ser ejecutados por la Junta Administrativa, la cual designará los proyectos específicos a los cuales se destinarán esos fondos, siempre dentro de los límites establecidos. 44
  • 45. Sesión Ordinaria: Se celebrará una vez al año, la segunda o tercera semana completa del mes de marzo, para: a) Elegir, cuando proceda, a los miembros de la Junta Administrativa que le corresponde nombrar, así como al Fiscal. b) Conocer el informe anual de labores, el informe financiero y otros. c) Aprobar políticas y directrices, proponer ideas en el desarrollo de la Fundación y el uso e inversión de los fondos patrimoniales, a fin de mejorar su desempeño y cumplir los objetivos de la Fundación. Sesiones extraordinarias: Se reunirán cuando sean convocadas por el Presidente, por quien lo sustituya, por cinco de sus fundadores, miembros de la asamblea o por la Junta Administrativa, para: a) Aprobar el presupuesto anual de la Fundación. b) Verificar el cumplimiento en el uso y destino del presupuesto anual aprobado, así como modificar las directrices de su uso. En estos casos, la Asamblea tomará en consideración la posición de la Junta Administrativa sobre las eventuales modificaciones. c) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar el Reglamento General de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. d) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar las disposiciones de ética que rigen el comportamiento de los funcionarios y directores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. 45
  • 46. e) Cada tres años revisar y actualizar el Plan Estratégico de la Fundación e implementar los cambios que se aprueben. f) Llenar las vacantes ocurridas por ausencia definitiva de los miembros que le corresponda nombrar en la Junta Administrativa o en la Fiscalía Interna. g) Sugerir a la Junta Administrativa reformas a los Estatutos, para ser tramitados de conformidad con el artículo dieciséis de la Ley y el Reglamento General. h) Si fuere el caso, proponer a la Junta Administrativa la disolución de la Fundación. i) Conocer de aquellos temas que la Ley, los estatutos o este Reglamento dispongan. Convocatoria a asambleas: Las asambleas ordinarias y extraordinarias, podrán celebrarse en cualquier cantón de Costa Rica y en cualquier lugar donde lo considere oportuno. Las convocatorias realizadas por medio de la Junta Administrativa, el Delegado Ejecutivo o cinco de los fundadores y miembros de la Asamblea, deberán ser dirigidas al Presidente, quien será el encargado de realizar la convocatoria. La Asamblea General Extraordinaria en la cual se conoce y aprueba el presupuesto de la Fundación, deberá realizarse la segunda o tercera semana 46
  • 47. completa del mes de septiembre, de conformidad con el artículo 4.6.6. del reglamento de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Quórum en asambleas: El quórum de cualquier clase de Asamblea, será: a) En primera convocatoria, por lo menos la mitad más uno de las personas que la integran. b) En segunda convocatoria, por lo menos cinco de sus miembros que se encuentran presentes. Esta convocatoria deberá tener por lo menos media hora de diferencia con la primera. Las resoluciones serán válidas cuando se tomen por más de la mitad de los votos presentes y en caso de empate, el Presidente o quien presida la sesión, decidirá con doble voto. Para los efectos indicados, quien presida la Asamblea tendrá voto de calidad. Participación en asambleas: Podrá invitarse en forma expresa a otras personas a las sesiones de Asamblea, pero éstas sólo participarán en calidad de observadores, salvo que la mesa de dirección de la Asamblea crea oportuno concederles el uso de la palabra para que informen sobre algún punto de interés para la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz; en todo caso, estos invitados nunca tendrán derecho a voto. Los miembros de la Junta Administrativa de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz asistirán a las Asambleas con derecho a voz pero sin voto. 47
  • 48. Dirección de las asambleas: Las asambleas estarán presididas por el Presidente de la Junta Administrativa cuando este sea fundador o miembro de la Asamblea. En caso contrario o en caso de ausencia, la Asamblea decidirá quién de los miembros presentes ejercerá esa función. Asimismo, se elegirá un Secretario. En todas las sesiones de Asamblea se incluirá un espacio en la agenda para tratar asuntos varios, de modo que los asistentes puedan plantear preocupaciones o sugerencias para la mejor organización y marcha de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. De los fundadores y miembros de la asamblea. Los fundadores son las personas firmantes del Acta Constitutiva de la Fundación. Quienes los sustituyan, mediante nombramiento de la Asamblea, serán miembros de la asamblea. De igual manera, los Directores de la primer Junta Directiva de de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Deberes de los fundadores y miembros de la Asamblea.  Los Fundadores y los miembros de la asamblea tendrán los siguientes deberes:  Participar con voz y voto en las Asambleas de Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.  Promover formas de cumplir con los fines y objetivos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz y participar en actividades que organice la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. 48
  • 49.  Denunciar ante el Fiscal cualquier irregularidad que notare en el desempeño de las funciones de la Junta Administrativa y otros miembros directivos, ejecutivos o funcionarios de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.  Nombrar a otro fundador o miembro de la asamblea como apoderado especial, cuando no puedan asistir a sesiones de la Asamblea. Dicho poder podrá ser enviado por cualquier medio de fácil comprobación.  Cumplir con la Ley de Fundaciones, los Estatutos y Reglamentos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como con los acuerdos que emanen de sus órganos.  Asistir a las Asambleas y demás reuniones a las que fuere convocado.  Cooperar con la conservación de los activos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, en la búsqueda de medios para incrementarlos y asistir en el desarrollo de las actividades de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.  Aquellos otros que se acuerden en las Asambleas de Fundadores Voluntarios Concepto de Voluntario Social y de Voluntariado Social Se considera voluntario social toda persona física mayor de edad, o menor con autorización de padres o tutores, y que por decisión propia, sin mediar obligación o deber, por motivos inspirados en principios de solidaridad, participación o cooperación, se vincula a las actividades incluidas en los 49
  • 50. diferentes Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, implicándose directamente en el desarrollo de alguna de sus actividades de acción social, siempre que de tal integración no derive relación laboral, mercantil o funcionarial ni medie remuneración de ningún tipo (económica o en especie). También deberá entenderse por voluntarios las siguientes personas: - Estudiantes en prácticas, becarios, etc. Por otro lado, se entiende por Voluntariado Social el conjunto de actividades de carácter voluntario y desinteresado desarrolladas por un Voluntario Social. No se considerarán actividades de Voluntariado Social las desarrolladas por: - Quienes estén sometidos a una relación laboral, mercantil o funcionarial. - Quienes reciban a cambio una remuneración económica. Principios Básicos de la actuación del voluntario La actuación del Voluntario Social estará vinculada a los proyectos y programas que formen parte de los Programas de Voluntariado Social de Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Tales actuaciones deberán, en cualquier caso, estar en consonancia con los siguientes principios: 1. Solidaridad: con las personas o colectivos, formales o informales, necesitadas de la colaboración de la figura del Voluntario Social. 2. Participación: desde el inicio del proceso en aquellas actividades diseñadas para los Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, en la medida de las posibilidades individuales. 3. Coordinación: con los equipos de trabajo que dirijan cada Programa de Voluntariado Social. 50
  • 51. 4. Complementariedad con respecto a los servicios prestados desde cualquier área de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. 5. Gratuidad: en ningún caso el Voluntario Social buscará en el servicio que se presta ningún beneficio de tipo económico. 6. Aceptación de las normas y criterios de actuación definidos por los equipos de trabajo que dirijan los Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz y con aquellas normas y criterios que se recogen en el Acuerdo de Incorporación. Derechos del Voluntario Social: - Será informado de los proyectos y actividades recogidas en cada Programa de Voluntariado Social. Del mismo modo, será orientado hacia las actividades para las que reúna las mejores aptitudes, respetándose las preferencias del aspirante a Voluntario en todos los casos. - Recibirá las indicaciones y la información necesaria para la labor que vaya a desempeñar. - Será asesorado a lo largo de la fase de desempeño de la acción por el equipo de trabajo encargado de cada Programa de Voluntariado Social. - Participará en el diseño, en el desarrollo y evaluación de la actividad que haya elegido. Igualmente, el Voluntario Social tiene derecho a ser consultado en las decisiones que afecten a su acción y a disponer de los recursos necesarios para el ejercicio de las funciones que ha elegido. Programa de Voluntariado 51
  • 52. - Será acreditado como Voluntario Social mediante un carné personal expedido por el equipo de trabajo encargado de cada Social en caso de que sea necesario. - Recibirá acreditaciones de su participación en los proyectos y actividades. - Obtendrá el respeto y reconocimiento a su contribución por todas las partes implicadas en los Programas de Voluntariado Social. - Obtendrá el cambio de Programa cuando existan causas que lo justifiquen, dentro de las posibilidades existentes. - Cesará cuando estime oportuno en su condición de Voluntario Social. Deberes del Voluntario Social: - Cumplir con los compromisos adquiridos con el equipo de trabajo encargado de cada Programa de Voluntariado Social. - Realizar la acción voluntaria conforme a los principios recogidos en el presente Reglamento. - Acatar las instrucciones que reciba para el desarrollo de su labor. - Respetar las decisiones o modificaciones respecto de la tarea acordada o el cese de la misma, si el equipo responsable de cada Programa lo considera necesario. - Participar en aquellas actividades de formación o de otro tipo que organice el equipo de trabajo del Programa al objeto de capacitarle para un mejor desempeño de su tarea. - Rechazar cualquier tipo de contraprestación económica. - Comprometerse a una dedicación mínima, según lo recogido en cada Programa, para el desempeño de la acción voluntaria. 52
  • 53. - Tratar con el respeto adecuado tanto a sus compañeros cuanto a las personas a las que dirija su acción. - Comunicar con antelación la no asistencia a la actividad en la que se encuentra involucrado. Fiscal Además de la fiscalización que por ley ejerce la Contraloría General de la República, según lo dispuesto por el artículo décimo quinto de la Ley de Fundaciones, la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz contará con la vigilancia de un Fiscal, nombrado por los fundadores o miembros de la asamblea y que podrá ser sustituido por ellos. No podrán ejercer esa función quienes desempeñen cargos en la Junta Administrativa de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, ni sus parientes consanguíneos o afines hasta el segundo grado. El Fiscal tendrá las siguientes obligaciones y facultades: Velar por el cumplimiento de las resoluciones tomadas en las Asambleas. Revisar el balance anual y examinar las cuentas y estados de liquidación de operaciones al cierre de cada período fiscal. Convocar a Asambleas en caso de omisión de la Junta Administrativa o del Presidente. Someter a la Junta Administrativa, a los fundadores y miembros de la asamblea, sus observaciones y recomendaciones en relación con los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus atribuciones, por lo menos una vez al año. Asistir a las sesiones de la Junta Administrativa, con voz, pero sin voto. Asistir a las Asambleas, para informar verbalmente o por escrito de sus gestiones y actividades. 53
  • 54. En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, para lo cual tendrá libre acceso a libros y documentos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Recibir e investigar las quejas formuladas e informar a la Junta Administrativa, con copia a los fundadores y miembros de asamblea, sobre sus gestiones. Coordinar las actividades del Comité de Auditoría. Recursos El Patrimonio inicial de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz lo constituye la suma de diez mil colones, será administrado y manejado por la Junta Directiva de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Asimismo, formarán parte del patrimonio los derechos, bienes muebles e inmuebles que adquiera por cualquier título, sus rentas, ganancias, dividendos, frutos o rendimientos, títulos valores y demás bienes que se generen mediante la operación normal de su patrimonio. Los fondos serán administrados y manejados según disponga la Junta Directiva de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Independiente de los bienes que forman del patrimonio de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, para realizar las operaciones comerciales que contempla el artículo siete de la Ley de Fundaciones y, de conformidad podrá contar con recursos que provengan de las siguientes fuentes: contribuciones, donaciones, legados, fideicomisos, custodias o encargos de confianza, de gestión o de administración, ganancias de operaciones comerciales, transferencias, traspasos, préstamos o aportes, testamentos. Todos ellos 54
  • 55. podrán ser de origen contractual u originado en convenios o acuerdos que por diversos conceptos adquiera, maneje, dirija o administre la Fundación. Asimismo, podrán ser en dinero en efectivo, títulos valores y bienes muebles o inmuebles. Los recursos provenientes de las fuentes citadas comprenden Todos los ingresos que obtenga la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz serán destinados exclusivamente al cumplimiento de los fines para los cuales fue constituida la Fundación. 55
  • 56. CAPITULO II CONTROL INTERNO DE UNA FUNDACIÓN 2.1 Importancia del Control Interno El control interno es el proceso diseñado y efectuado por los encargados del Gobierno Corporativo, la administración y otro personal con el fin de proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles “incorporados” se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes. 56
  • 57. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. Ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las personas que componen la organización deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello. Los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos de la dirección, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. La forma en que se diseña e implementa el control interno varía con el tamaño y complejidad de una entidad. Específicamente, las entidades pequeñas pueden usar medios menos formales y procesos y procedimientos más sencillos para lograr sus objetivos. Hay una relación directa entre los objetivos de una entidad y los controles que implementa para proporcionar seguridad razonable sobre su logro. Los 57
  • 58. objetivos de la entidad, y por lo tanto sus controles, se relacionan con información financiera operaciones y cumplimiento. La experiencia previa del auditor con la entidad y la información obtenida para entender la entidad y su entorno a lo largo de la auditoría, ayudan al auditor a identificar los controles relevantes para la auditoría. Más aún, aunque el control interno se aplique a toda la entidad o a cualquiera de sus unidades de operación o procesos de negocios, puede no ser relevante para la auditoría un entendimiento del control interno relativo a cada una de las unidades de operación y procesos de negocios de la entidad. Los controles relativos a objetivos de operaciones y cumplimiento pueden, sin embargo, ser relevantes para una auditoría si son pertinentes a datos que el auditor evalúa o utiliza al aplicar procedimientos de auditoría. Por ejemplo pueden ser relevantes para una auditoría. Los controles pertinentes a datos no financieros que el auditor usa en procedimientos analíticos, como estadísticas de producción, o controles para detectar incumplimiento de leyes y reglamentaciones que puedan tener un efecto directo y de importancia relativa en los estados financieros como controles sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos de impuestos usados para determinar las provisiones. Los cinco componentes del control interno. Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son: 58
  • 59. • Ambiente de Control. • Evaluación de Riesgos. • Actividades de Control. • Información y Comunicación. • Supervisión o Monitoreo. Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías”: • - Eficacia y eficiencia de las operaciones • - Fiabilidad de la información financiera • - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables La división del control interno en los cinco componentes proporciona un marco de referencia muy útil para que los auditores consideren cómo pueden afectar la auditoría los diferentes aspectos del control interno de una entidad. Estos componentes interrelacionados sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz”, ayudando así a que la empresa dirija de mejor forma sus objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en el proceso. Se ilustra de forma gráfica los cinco elementos que deben actuar en forma conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las empresas. 59
  • 60. Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada componente haya de funcionar de forma idéntica, ni siquiera al mismo nivel, en distintas entidades. Puede existir una cierta compensación entre los distintos componentes, debido a que los controles pueden tener múltiples propósitos, los controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que normalmente están presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles abarquen un riesgo específico, de modo que los controles complementarios, cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto. Existe una interrelación directa entre las tres categorías de objetivos, que son los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivo. Al examinar cualquier categoría por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz. 60
  • 61. Si se examina la categoría relacionada con los controles sobre la información financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir que el control interno de la información financiera es eficaz. A continuación se detallan los componentes del control interno: El ambiente de control: El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración. “El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo”. El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan. El proceso de evaluación del riesgo por la entidad: Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del 61
  • 62. riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. “La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas”. Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias. La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos. Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa. 62
  • 63. El sistema de información, incluyendo los procesos del negocio relacionados, relevantes a la información financiera y la comunicación: Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa. El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cual es el papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas. En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores 63
  • 64. se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para extraer la información pertinente. En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de reactivas. Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así como la forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados también deben conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de los demás. Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización. El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene. Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas funciones operativas e interactúan directamente con el público y las 64
  • 65. autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen. El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta dirección. Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente información pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información puede sufrir las consecuencias. Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos importantes sobre el sistema de control interno. Actividades de control: Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los 65
  • 66. objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. “Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad”. Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones. En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos. Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global. Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios 66
  • 67. componentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de control. Monitoreo de controles: Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados. “Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias”. Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez 67
  • 68. resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes. El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina. 2.2 El responsable del control interno y su aplicabilidad en las operaciones diarias. Funciones y responsabilidades El sistema de control interno es realizado por diferentes personas (Dirección, Auditores Internos, Consejo de Administración, Comité de Auditoría y el resto del personal), donde cada una de ellas posee responsabilidades importantes. También participan en cierta medida personas externas a la organización como lo son, entre otros, los auditores externos y organismos de contraloría. Cuando se analiza el sistema de control interno debemos tener en cuenta que existen personas que son parte del sistema de control y otras que sin saberlo afectan al mismo a través de su accionar. 68
  • 69. Responsables Todos los miembros de la organización desempeñan alguna función dentro del sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto grado de responsabilidad. A continuación se exponen algunos ejemplos: 1. La dirección La dirección es el responsable directo de todas las actividades de una entidad, incluyendo lógicamente el sistema de control interno. La responsabilidad de los directivos de una organización varía en función a su jerarquía. Sobre lo mencionado precedentemente, podemos decir que el presidente o director general de la organización es el máximo responsable del sistema de control interno, cuya responsabilidad es la de asegurar la existencia de un entorno de control interno positivo. Por ejemplo, si tenemos un presidente que posee altos valores éticos, éste influiría para que los miembros del consejo de administración mantengan los mismos valores, en cambio si no tuviese valores muy éticos, no querría tener miembros del consejo que si los tengan. El presidente de una organización debe averiguar sobre el funcionamiento de todos los componentes del control interno, en general cumple con dicha responsabilidad de la siguiente forma: • Dirigiendo y orientando las actividades de los altos cargos, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base del sistema de control interno de la organización. 69
  • 70. • Reuniéndose periódicamente con los responsables de las distintas áreas con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus actividades. • Los directivos de cada área poseen la responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cada una de ellas, es decir que implantan las políticas y procedimientos de control que permitan conseguir los resultados de sus áreas y obviamente alcanzar los de toda la organización en su conjunto. Si bien cada directivo posee responsabilidades y funciones distintas en cuanto al control interno, sus actuaciones deben integrarse al sistema de control interno de la organización. 1. Responsables de las funciones financieras Los directivos financieros y sus equipos poseen una importancia vital, dado que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y funcionales de la organización, por ejemplo el desarrollo de presupuestos y planificación financiera. Uno de los papeles principales e importantes del contralor o director financiero es el de prevenir y detectar información financiera fraudulenta. 70
  • 71. 2. Consejo de administración La dirección es responsable ante el consejo de administración, cuya función es gobernar, orientar y controlar las actividades de la organización. A través de su supervisión el consejo se involucra en todos los aspectos referentes al control interno. El consejo puede poner un énfasis específico en determinados elementos del control interno como por ejemplo en la información financiera. 3. Comité de auditoría Un comité de auditoría eficaz tiene un papel importante en la organización. Tiene la autoridad para interrogar a los directivos sobre como están cumpliendo con sus responsabilidades, e investigar junto con auditoría interna la existencia de altos directivos que intentan eludir los controles internos. 4. Auditores internos Los auditores internos examinan en forma directa los controles internos, recomendado, en caso de ameritar, mejoras sobre los controles aplicados. Las principales responsabilidades y funciones de los auditores internos deberían ser: • Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y los procedimientos aplicados para identificar, medir, clasificar y difundir dicha información. 71
  • 72. • Revisar los sistemas establecidos con el fin de asegurar el cumplimento de las políticas, planes, procedimientos, leyes, etc. Que afecten las operaciones de la organización. • Analizar las operaciones, determinando si los resultados son coherentes con los objetivos y metas previamente establecidas. • Examinar los medios utilizados para la salvaguarda de los activos, verificando además su existencia física. Resulta necesario resaltar que los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan, esta independencia debe surgir de la posición y autoridad que éstos poseen dentro de la organización. También y para asegurar la independencia y objetividad de los auditores internos, éstos no deberían auditar sobre actividades en las cuales hayan tenido alguna responsabilidad operativa reciente. Los auditores internos tienen un rol significativo en la evaluación de la eficiencia de los sistemas de control, desempeñando un papel importante en el control interno eficaz. 5. Otro personal de la entidad El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el personal de una organización, dado que casi todos los empleados desempeñan algún papel a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar 72