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Láminas de apoyo didáctico en conferencia de Juan Carlos Jiménez en evento Venezuela-Tech (http://www.venezuelatech.com), realizada el sábado 13 de noviembre, en Las Mercedes, Caracas, Venezuela.

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  1. 1. 1El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Juan Carlos Jiménez @jucarjim - @cograf Noviembre 2010 El e-mail en la productividad Feria Venezuela-Tech Auspiciada por CAVEDATOS
  2. 2. 2El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Puntos de partida •  Hoy no necesitamos "vender" el uso del e-mail... •  Pero si es necesario divulgar los aspectos del e-mail que que pueden afectar negativamente la productividad y el bienestar laboral. •  La efectividad del e-mail como canal de comunicación escrita tiene mucho en común con otros formatos de comunicación virtual (SMS, redes sociales, etc.)
  3. 3. 3El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 1. Afectan drásticamente la reputación Cada día influyen más en tu credibilidad e imagen, personal, profesional o como empresa. Por ejemplo: •  ¿Qué dicen de ti si envías muchas cadenas o gamelote? •  ¿Qué dicen de ti si solo envías mensajes urgentes o recordatorios? •  ¿Qué dicen de ti si tardas mucho en responder los e-mails legítimos? •  ¿Qué dicen de ti cuando cuando copias un e-mail a otros para cubrirte las espaldas? Comunicaciones escritas virtuales
  4. 4. 4El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 2. Hay poca conciencia sobre los costos Razón por la cual se abusa del medio... Del promedio de mensajes recibidos al día: •  30% Son copiados innecesariamente, son irrelevantes, o sin pertinencia. •  40% No son fáciles de leer. •  50% De las veces habría sido mejor usar el teléfono o tener una conversación cara-a-cara. Comunicaciones escritas virtuales Más del 90% es spam.
  5. 5. 5El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Efectos negativos del volumen creciente Bombardeo de información por diferentes medios puede hacer disminuir hasta 10 puntos el coeficiente intelectual. Universidad de Londres. Usuarios de e-mail pueden tardar hasta 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito que cara-a-cara o por teléfono. Informe Cisco. Las rutinas laborales inconcientes no nos ayudan a tener conciencia del impacto emocional y económico del e-mail.
  6. 6. 6El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Alguno de los costos involucrados Gerencia del e-mail Para calcular el costo de la lectura: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados En una empresa de 2.850 usuarios de e-mail el costo al año de lectura es 18.5 millones de US$. Loughborough University, Leicestershire, U.K.
  7. 7. 7El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 •  Número de Empleados: 480 •  E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40 •  Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos (1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del día) •  Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50 •  250 Días al año laborables. •  Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM OJO: Este monto no incluye costos de: * Escritura de mensajes. * Llamadas telefónicas para avisar o validar e-mails. * Tecnologías de la operación y seguridad. Referencia de costos: Un caso venezolano
  8. 8. 8El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Efectividad: •  Que te presten atención. •  Que te lean cuidadosamente. •  Que no te malinterpreten. •  Que te respondan. •  Que sigan confiando en ti. No contamos con suficiente entrenamiento sobre comunicaciones escritas y sobre el uso del e-mail. 3. Escribir no significa comunicarse Comunicaciones escritas virtuales
  9. 9. 9El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 El e-mail más ambiguo que la voz Harvard University y University of Illinois http://www.apa.org/monitor/feb06/egos.html •  Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen. •  Es muy difícil que un e-mail tenga las claves paralingüísticas de la comunicación oral. Por eso los destinatarios son muy sensibles a las emociones escritas. •  La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. •  Los prejuicios determinan la percepción del destinatario sobre las intenciones del e-mail. ¿Por qué no es un medio apropiado en ciertos casos?
  10. 10. 10El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Mensajes suceptibles a "confusiones" La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. Ejemplo... "Juan, no trabajes tanto" ¿Este es un mensaje serio o irónico?... Otros ejemplos: •  "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo". •  "Tenemos un grave problema con un cliente". •  "Se les recuerda ser puntuales... Asistencia obligatoria". •  "Me he tomado la molestia de...". •  "No entendiste bien mi mensaje".
  11. 11. 11El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Buenas prácticas de comunicación escrita Para proteger tu imagen profesional: •  Trata a tus destinatarios como clientes. •  Siempre ten presente: -Tus destinatarios están muy ocupados. -Tus mensajes compiten con muchos otros. •  No trates por escrito asuntos delicados, suceptibles a mala interpretación. •  Evita discusiones o aclaratorias escritas. Y si es inevitable no involucres a terceros. •  Es mucho más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos. •  Si no hay un acuerdo previo, el e-mail no sirve para asuntos urgentes.
  12. 12. 12El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010 Con operaciones en 90 países. www.inglobalnet.com Más información: Juan Carlos Jiménez <jucar@cograf.com> Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda con Av. Principal de Los Ruices, Centro Empresarial Miranda, Piso 1, Of. 1K. Los Ruices Telf.: 237-6630 / 237-9702 www.cograf.com Somos miembros de:

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