Mejora el uso del e-mail en el trabajo
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Mejora el uso del e-mail en el trabajo

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Seminario de Juan Carlos Jiménez para empleados de la empresa Ron Santa Teresa (www.ronsantateresa.com). ...

Seminario de Juan Carlos Jiménez para empleados de la empresa Ron Santa Teresa (www.ronsantateresa.com).

Esta presentación busca ayudar a mejorar el uso del email como herramienta de trabajo. Para ello hace falta comprender los hábitos de los destinatarios y los factores claves que inciden en la efectividad de un correo electrónico.

El contenido se basa en el libro El e-mail en el trabajo

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  • Dar la bienvenida a los participantes. Agradecer su esfuerzo personal para estar presentes. Estamos conscientes de que han dejado otras cosas por hacer para participar en esta actividad. Preguntar por lo que m ás recuerdan del taller anterior ("Paradigmas y Creatividad"), como un ejercicio de "refrescamiento"...
  • Siempre necesitamos recordarle a los participantes, que no hacemos nuestros talleres para ense ñarlos a hacer su trabajo. Partimos del hecho de que ellos ya saben hacer su trabajo, y nuestras ideas pretenden estimular que cada quién decida buscar sus propias oportunidades para mejorar profesionalmente, basadas en la comprensión de su influencia permanente hacia todos las personas con las que interactua.
  • Parte de los efectos negativos de Internet tienen que ver con las dificultades para manejar el volumen de correos electr ónicos debemos leer y responder. Esto afecta la productividad real de la gente.
  • El objetivo es hacer una lista de los beneficios del correo electr ónico que m ás les gusta a los participantes, con frases completas y comprensibles. Por ejemplo, no tiene mucho sentido decir "es más rápido", sino decir qué es lo que se hace más rápido con el e-mail. Este ejercicio a su vez permite conocer mejor cuáles son los niveles de uso que los participantes tienen del e-mail, en términos de intensidad y propósitos.
  • Las exigencias involucradas han convertido al correo electr ónico en un asunto de importancia financiera estratégica: Cada día las empresas ponen más en juego grandes cantidades de dinero involucrado en la gerencia personal y corporativa del e-mail. Hacer un ejercicio en el que cada quién aplique la fórmula a su caso concreto, basado en los mismos parámetros, para determinar el potencial costo personal en la gerencia del e-mail.

Mejora el uso del e-mail en el trabajo Presentation Transcript

  • 1. Juan Carlos Jim énez Cograf Comunicaciones Agosto 2009 Optimizaci ón del uso del e-mail en el trabajo Seminario de Mejoramiento Profesional
  • 2. El aprendizaje es un regalo. Escuchar Para ver mejor las oportunidades. Reflexionar Para estimular tu creatividad y excelencia intelectual. Participar Para que el aprendizaje sea útil e interesante para ti. Disfrutar Un reconocimiento a tu profesionalismo. Verbos para orientar esta sesi ón
  • 3. El correo electrónico cada vez influye más en tu reputación como profesional y como persona (la favorece o la perjudica) . Reputación: Confianza, credibilidad, respeto, atención, aprecio... En la actualidad
  • 4. ¿Por qu é optimizar el uso del e-mail?
    • Porque cada día tiene más importancia en tu trabajo.
    • Asumimos que saber escribir es, automáticamente, saber informar o comunicarse.
    • Puede ser más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no verbal.
    • Las rutinas laborales no facilitan ver el impacto econ ómico y emocional que pueden tener los mensajes escritos.
  • 5. Objetivos de este entrenamiento
    • Ayudarlos a cuidar su imagen personal cuando usan el e-mail.
    • Ayudarlos a mejorar la efectividad y la gerencia de sus correos electr ónicos.
    • Promover en CA Ron Santa Teresa el uso de buenas prácticas y protocolos relacionados con el e-mail.
    ¿Qu é significa ser "más efectivos" con el e-mail?
  • 6. Singularidades del correo electrónido Amor Odio ¿Qu é es lo que menos les gusta del e-mail? ¿Qu é es lo que más les gusta del e-mail?
  • 7. Pensamientos de los remitentes
    • Justo al enviar sus e-mail:
    • "¿Ya habrán leido el e-mail?"
    • "¿Le habrán hecho caso?"
    • "¿Lo habrán entendido todo?"
    • "¿Habrán captado la urgencia?"
    • "¿Qué no habrán captado?"
    • "¿Cómo se lo habrán tomado?"
    • "¿Llamaré?... Llamarán..."
  • 8. Pensamientos de los destinatarios
    • Al recibir los e-mail (sin leerlos) :
    • "Cónchale... Otro e-mail de..."
    • "¿'Importante'?... ¿Y lo que hago?"
    • "Lo reviso en lo que pueda"
    • "Ahora no tengo tiempo de leerlo"
    • "Seguro es otra pérdida de tiempo"
    • "¿Llamaré?... Llamarán..."
  • 9. ¿Qu é tienen en común estas inquietudes?
    • "Tengo que salir de este asunto de una vez por todas"
    • "Por si a las moscas, tengo que dejar esto por escrito"
    • "Otra vez tengo que repetir este e-mail: Qué fastidio!"
    • "Con este mensaje se van a molestar y me van a llamar"
  • 10. El impacto del ego en el e-mail
    • Tendemos a actuar de manera mec ánica e impulsiva con el correo electrónico.
    • Nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que comunicamos.
    • No estamos habituados a detenernos para considerar qu é estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos.
    El control del ego requiere de m ás maduréz.
  • 11. Cuando escribimos un e-mail
    • Escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo .
    • Sobrestimamos nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes.
    • Sentimos que nuestros destinatarios nos interpretar án bien. Asumimos que tienen suficiente informaci ón sobre nuestras intenciones y motivaciones.
    El ego nos hace asumir, suponer o dar por obvio.
  • 12. El e-mail es m ás ambiguo que la voz
    • Lo que tú escribes en un correo electr ónico no siempre es lo que tus destinatarios leen.
    • Es muy dif ícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral.
    • Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que tu destinatario lee e interpreta tus e-mail.
    • La ambiguedad de los mensajes escritos explica por qu é algunos de tus e-mails corren riesgos de ser mal interpretados.
  • 13. Mensajes suceptibles a confusi ón La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre una iron ía y un mensaje serio . Ejemplo... "Juan, no trabajes tanto" ¿Este es un mensaje serio o ir ónico?
    • Otros ejemplos de frases que pueden malinterpretarse:
    • "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo".
    • "Tenemos un grave problema con un cliente...".
    • "Me he tomado la molestia de...".
    • "No entendiste bien mi mensaje...".
    • "De nuevo te molesto para…" "Te interrumpo por…"
  • 14.
    • Cuando contiene información simple, objetiva, sin juicios emocionales que puedan ser malinterpretados.
    • Cuando cultivamos la confianza con nuestros destinatarios.
    • Cuando pensamos en nuestros destinatarios como clientes.
    El e-mail es un medio muy eficiente Ser considerados con nuestros destinatarios nos permite controlar mejor el ego y ser m ás asertivos.
  • 15. ¿C ómo es tu destinatario?
    • Est á super ocupado y presionado.
    • Debe atender montones de e-mails: * Copiados innecesariamente. * Irrelevantes. * Difíciles de leer.
    • Está predispuesto (por lo anterior).
    • Recibe muchos e-mails parecidos al tuyo...
  • 16.
    • Tus destinatarios quieren
    • el mayor beneficio posible
    • con el menor esfuerzo:
    • Quieren recibir mensajes pertinentes.
    • Quieren poder diferenciar unos e-mails de otros.
    • Quieren poder leerlos fácilmente.
    • Quieren poder decidir qué hacer con ellos rápidamente.
    ¿C ómo consumen y digieren e-mails?
  • 17.
    • Su nombre como destinatario.
    • El nombre propio del remitente.
    • Un saludo adecuado.
    • Que el mensaje esté firmado.
    • Un título ("Asunto" o "Subject") que se diferencie.
    T us destinatarios también quieren ver
  • 18. T ítulos inapropiados (poco significativos)
    • En el texto
    • Asuntos varios
    • Asunto urgente
    • Temas pendientes
    • Urgente
    • Contacto
    • Pregunta
    • Respuesta
    • Para tu información
    • Solicitud de información
    • Información solicitada
    • Atención
    • Comunicado
    • Información para todos
    • Lee esto
    • (Sin título)
  • 19. Lineamiento para el t ítulo de un e-mail D ebe dar una idea concreta del contenido del mensaje. Título Ambigüo: Reunión Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto. TA: Necesito información TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X? TA: Solicitud de información TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am TA: Reporte importante TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia TA: Información solicitada TP: Anexo presupuesto de la reparaci ón de oficina en Mérida
  • 20. Otros ejemplos de t ítulos Título Ambigüo: Reunión urgente Título Preferible: ¿Podemos reunirnos m a ñana a las 9am? TA: Reunión corporativa TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio. TA: Presentación TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde TA: Pregunta TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada? TA: Información para todos TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo * Edita el t ítulo si es necesario!
  • 21. Somos muy sensibles a lo escrito
    • Como destinatarios, muchas veces no contamos con suficientes referencias para comprender el alcance de lo que leemos.
    • La gente puede olvidar lo que le dices o le das, pero nunca olvida lo que le haces sentir .
    • La forma de transmitir un mensaje escrito correcto puede tener efectos negativos.
    Del otro lado hay una persona (no una computadora).
  • 22.
    • ¿Qué siente el destinatario de un mensaje que lo delata públicamente frente a colegas y supervisores?
    • ¿Cuánto tiempo toma (y cuánto cuesta) responder y/o defenderse por escrito de los e-mails "hostiles"?
    • ¿Cuánto tiempo toma (y cuánto cuesta emocionalmente) las aclaratorias a trav és de e-mails ?
    El e-mail no comunica. Es sólo un medio. Cuidado con los e-mails "hostiles"
  • 23. El e-mail es un documento (formal)
    • Con el potencial de volverse público.
    • Lo que se dice verbalmente no queda plasmado en un soporte, pero lo que se escribe sí...
    • La facilidad de "disparar" correos electrónicos nos da la sensaci ón de que la comunicación escrita es m ás informal que la cara-a-cara.
  • 24. ¿C ómo leen tus destinatarios?
    • No somos propensos a leer palabra por palabra, sino que hacemos una especie de "barrido" del texto, o "scan".
    • Es más agotador leer en el monitor que en papel: 25% más lento.
    • Los textos muy largos tienden a ser impresos para ser leídos después.
  • 25. Prueba de la lectura tipo "scan" Si consigues leer las primeras palabras, el cerebro descifrará las otras... C13R70 D14 D3 V3R4N0 3574B4 3N L4 PL4Y4 0853RV4ND0 D05 CH1C45 8R1NC4ND0 3N 14 4R3N4, 357484N 7R484J484ND0 MUCH0 C0N57RUY3ND0 UN C4571LL0 D3 4R3N4 C0N 70RR35, P454D1Z05 0CUL705 Y PU3N735. CU4ND0 357484N 4C484ND0 V1N0 UN4 0L4, 9U3 D357RUY0 70D0, R3DUC13ND0 3L C4571LL0 4 UN M0N70N D3 4R3N4 Y 35PUM4. P3N53 9U3 D35PU35 DE 74N70 35FU3RZ0 L45 CH1C45 C0M3NZ4R14N 4 L10R4R, P3R0 3N V3Z D3 350, C0RR13R0N P0R L4 P14Y4, R13ND0 Y JU64ND0, Y C0M3NZ4R0N 4 C0N57RU1R 07R0 C4571LL0.   C0MPR3ND1 9U3 H4814 4PR3ND1D0 UN4 6R4N L3CC10N; 6454M05 MUCH0 713MP0 D3 NU357R4 V1D4 C0N57RUY3ND0 4L6UN4 C054 P3R0 CU4ND0 M45 74RD3 UN4 0L4 3N L1364R 4 D357RU1R 70D0, S010 P3RM4N3C3 L4 4M1574D, 3L 4M0R Y 3L C4R1Ñ0, Y L45 M4N05 D3 49U3LL05 9U3 50N C4P4C35 D3 H4C3RN05 50NRR31R.   54LUD05    JU4N J053
  • 26. Se m ás conciente de los costos
    • De acuerdo a la cantidad de tiempo dedicado
    • al e-mail, estimamos estos niveles:
    • Bajo-Medio: 1 Hora diaria (12.5% de tu Tiempo Laboral).
    • Medio: 2 Horas diarias (25% del TL).
    • Medio-Alto: 3 Horas diarias (40% del TL).
    • Alto: 4 o más horas diarias (50% del TL).
    • ¿Cu ánto cuesta tu minuto de trabajo?...
  • 27. Gerenciar el e-mail puede ser costoso Para calcular el costo de lectura diaria: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados
  • 28. Costos del e-mail: Un caso venezolano
    • Número de Empleados: 480
    • E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40
    • Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos ( 1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del d ía )
    • Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50
    • 250 D ías al año laborables.
    • Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM
    • OJO: Este monto no incluye costos de:
    • * Escritura de mensajes.
    • * Llamadas telef ónicas para avisar o validar e-mails.
    • * Tecnolog ías de operación y seguridad.
  • 29. Buenas pr ácticas en el uso del e-mail
    • En cada oportunidad, verifica que el e-mail es más apropiado que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.
    • Si requieres respuestas urgentes, el e-mail no es el mejor medio, a menos que haya un acuerdo previo.
    • Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad individual.
    • Evalua el tiempo que inviertes en e-mails y tu efectividad comunicacional.
  • 30.
    • Evita discusiones y aclaratorias susceptibles a malas interpretaciones.
    • Cuando sea inevitable "aclarar", no involucres a terceros.
    • Es más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos.
    • En muchos casos, las personas incluidas en la "copia" deberían ser explicadas.
    Otras buenas pr ácticas
  • 31.
    • Para mayor orden y fluidez se recomienda un e-mail para cada asunto.
    • Las 5-10 primeras palabras, y la primera oración son críticas para motivar leer el resto del mensaje.
    • Una sola idea por párrafo hace que el mensaje tenga m ás posibilidades de ser comprendido y recordado.
    • Las oraciones m ás fáciles de comprender son de 15 a 20 palabras. Cuando las oraciones son muy extensas al lector le cuesta más identificar y seguir la idea principal.
    Buenas pr ácticas de redacción
  • 32. Buenas pr ácticas como destinatarios
    • Responde los mensajes que te competen: Limpia tu buzón.
    • Desactiva la alarma automática de los nuevos mensajes recibidos, y rev ísala manualmente. Obtendr ás m enos interrupciones (y estrés).
    • Organiza los e-mail por carpetas, de acuerdo a temas, remitentes, proyectos, u otros criterios personales, ayuda a revisarlos y leerlos con m ás eficiencia.
    • Utiliza los "filtros" que permiten distribuir los e-mails en carpetas antes de ser leídos; ayuda a clasificarlos y gerenciarlos mejor.
  • 33.
    • La forma en la que gerencias tus e-mails laborales influye en tu reputaci ón personal.
    • Tu reputación profesional a su vez incide en la efectividad de tus e-mails.
    • La efectividad de tus e-mails influye en tus oportunidades de crecimiento profesional.
    En s íntesis
  • 34. Gracias! Más información: Juan Carlos Jiménez <jucar@cograf.com> Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda con Av. Principal de Los Ruices, Centro Empresarial Miranda, Piso 1, Of. 1K. Los Ruices Telf.: 237-6630 / 237-9702 www.cograf.com Somos miembros de IN-Advertising.com Red Internacional de Agencias Independientes, con operaciones en 90 países. http://www.in-advertising.com