Mercadeo personal a través del e-mail

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Breve ensayo de Juan Carlos Jiménez sobre cómo proteger tu imagen profesional cuidando la gerencia de tus correos electrónicos en el trabajo.

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Mercadeo personal a través del e-mail

  1. 1. Mercadeo personal a través del e-mail. Tus oportunidades profesionales dependen de tu reputación Juan Carlos Jiménez Autor del libro: Septiembre 2008 “El e-mail en el trabajo”
  2. 2. Mercadeo personal a través del e-mail. Si quieres mejorar tus oportunidades de bajo o planifica su desarrollo profesional crecimiento profesional, necesitas estar dentro de una empresa no construye más conciente y alerta de lo que signi- una fuerte imagen positiva de sí mismo fica tu proceso permanente de merca- le resultará más difícil llamar la atención deo como persona. sobre sus cualidades, su valor y –en es- pecial– los beneficios que ofrece. Las mismas técnicas de mercadeo que utilizan las empresas para crear una mar- La marca personal es la suma cuantitati- ca comercial, para que sea percibida de va y cualitativa de la carrera profesional manera positiva y sea preferida por los como un todo, de manera integrada, consumidores, pueden ser aplicadas más la imagen de la persona que la por un profesional al buscar trabajo, o constituye. Por lo que planificarse y de- durante su experiencia laboral. sarrollarse como marca brinda ventajas importantes: Las marcas de productos, servicios o empresas desarrollan una imagen única • Nos ayuda a generar interés profe- y la utilizan de manera planificada para sional y llamar positivamente la aten- atraer y mantener clientes y consumi- ción entre clientes, jefes, compañeros Mercadeo comercial básicamen- dores. Igualmente, un profesional pue- de trabajo, amigos y potenciales em- de planificar su imagen en función de pleadores. te es el reto que tienen las marcas atraer a sus empleadores ideales u obte- para comunicar sus valores y be- ner mejores oportunidades de trabajo. • Nos permite enfocarnos en lo que nos interesa más que la gente recuer- neficios, a través de una imagen Mercadeo comercial básicamente es el de de nuestras cualidades como per- que las diferencie de sus competi- reto que tienen las marcas para comu- sonas y profesionales. nicar sus valores y beneficios, a través dores y las convierten en marcas de una imagen que las diferencie de sus • Nos facilita obtener confianza y cre- deseables. competidores y las convierten en mar- dibilidad, como consecuencia de la cas deseables. consistencia y coherencia en nuestro desempeño profesional. ¿Este no es acaso el mismo reto que uno tiene a la hora de buscar trabajo, o cuan- • Nos garantiza diferenciarnos como do uno aspira más chances en el trabajo trabajadores. actual? Al igual que lo que pasa con el mercadeo El concepto de “marca personal” no es de cualquier producto, si uno no se ocu- común en la perspectiva de las personas pa de su propia imagen de marca como que no son artistas, deportistas u otra profesional, los demás nos establecen profesión con relevancia en la opinión una, que muy probablemente no es la pública. Pero si la persona que busca tra- que queremos o nos interesa proyectar. 1 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  3. 3. Mercadeo personal a través del e-mail Por dónde comenzar Antes que nada necesitamos tener más Hacia todos ellos se deben orientar conciencia sobre el hecho de que en nuestras estrategias y tácticas de merca- todos los ámbitos de la sociedad con- deo. Nuestros clientes son las personas temporánea simpre nos estamos mer- con las que interactuamos de manera cadeando como personas. directa o indirecta, que nos importan y nos interesan profesionalmente, y tie- Esto significa, en primer lugar, que ne- nen posibilidades de recomendarnos cesitamos tomar más en cuenta que con otros. siempre estamos influyendo en la percepción que la gente se forma de En una sociedad con trabajos tan inter- nosotros. Siempre estamos inluyendo conectados entre tantas personas, para de manera positiva o negativa. No existe nuestro mercadeo personal los “clientes la “no influencia” o la “neutra”. externos” tienen igual de importancia que todos los compañeros de trabajo, Influimos con lo que hacemos y deja- incluyendo jefes de todos los niveles, mos de hacer. También influimos con personal de otros departamentos y pro- lo que decimos y dejamos de decir. Así veedores. que nuestro propio plan de mercadeo y de estos medios. Es decir, nuestro cuer- comunicación lo comenzamos a definir Sí, esta respuesta es muy amplia, porque po y comportamiento son como ca- con las siguientes preguntas: precisamente los errores más frecuentes nales ambulates de nuestro mercadeo, en mercadeo se comenten en parte por con mensajes verbales y no-verbales. • “¿Cómo quisiera ser conocido y recor- subestimar el alcance de los públicos o dado como profesional?” audiencias con las que interactuamos En este contexto, el correo electrónico como clientes. cada día tienen más impacto en la ima- • “¿Con qué valores quisiera ser asocia- gen profesional que proyectamos como do cuando los demás me recuerden?” Por último, tener más conciencia del personas. Así que comprender mejor los mercadeo personal implica estar más factores de efectividad de la comunica- Las respuestas a esta preguntas nos pendientes del uso de las herramientas ción escrita nos permitirá gerenciar de proporcionan la orientación necesaria con las que comunicamos nuestras ha- manera más acertiva los aspectos que sobre el tipo de acciones que debemos bilidades, competencias, valores y bene- determinan nuestra reputación a través realizar para influir positivamente en los ficios. Es decir, necesitamos mantener de éste medio. demás y obtener la percepción profe- afinados nuestros canales y medios de sional que deseamos. comunicación interpersonal. En segundo lugar, necesitamos tener Ellos están constituidos principalmente una perspectiva amplia de quiénes por todos nuestros ámbitos de comu- son nuestros “clientes”. Lo cual po- nicación interpersonal, bien sea cara-a- demos definirlo respondiendo a “¿Quié- cara, a través del teléfono o la compu- nes pueden hablar de uno, bien o mal, tadora, y por la forma y el fondo de los como profesionales y como personas?”. contenidos que transmitimos a través 2 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  4. 4. Mercadeo personal a través del e-mail La productividad con el correo electrónico No hay dudas de que el e-mail nos ha a otros destinatarios son algunos de los proporcionado ventajas trascendenta- aspectos que contribuyen a formar una La cantidad de mensajes que les como herramienta de comunicación, reputación pública de nuestro desem- enviamos, la redacción de los trabajo, estudio, investigación y archivo, peño laboral. con una influencia creciente en todos mismos, su extensión y hasta la los aspectos de la vida de la gente, en Algunas de las expresiones cada día más hora en que escribimos dice mu- todos los países y culturas. frecuentes en el trabajo: cho de nuestra calidad como Pero, el proceso de asimilación del e- “Parece que Pedro no tiene más nada profesionales. mail se ha dado, prácticamente, sin su- que hacer que enviar e-mails. A cada ficiente preparación. En algunos casos rato están llegando sus mensajes. Son se da entrenamiento sobre el funcio- larguísimos y cuesta mucho entender Es decir, si logramos o no el propósi- namiento de un programa específico su redacción”. to de un mensaje eso refleja nuestra de correo electrónico (por ejemplo el efectividad en el manejo del e-mail. “Outlook”). En otros hay “políticas” de uso “María si es desconsiderada: Se la pasa Por ejemplo, si escribimos “demasia- del e-mail, pero principalmente cubren enviando cadenas. ¿Acaso no sabe que dos” correos es muy probable que los necesidades de seguridad y control de estoy muy ocupado y que no tengo destinatarios nos comiencen a igno- los sistemas informáticos. tiempo para esas tonterías? Además, rar, especialmente los que están en el me llenan mi buzón y evitan que me campo “Cc”. Hemos asumido que saber escribir es lleguen otros mensajes que sí son im- automáticamente saber redactar bien, portantes”. Si queremos mejorar nuestra efectividad y esto es suficiente para comunicarnos con el e-mail, necesitamos comprender por escrito con eficiencia. A veces pen- “José siempre copia todos los mensajes cómo actúan y qué valoran más los samos que si escribimos como habla- al jefe: No se puede confiar en él. Se que destinatarios de nuestros mensajes mos nos entenderán. Pero resulta más debemos documentar los procesos. escritos, para poder influir positivamen- difícil dominar correctamente la co- ¿Pero por qué no me llamó primero? te en sus percepciones y actitudes. municación escrita que la verbal y la Habríamos aclarado la situación y des- no-verbal. pués podía escribir el mensaje con lo Igualmente, debemos tratar a cada des- que acordamos”. tinatario de la manera más persona- Ahora el correo electrónico ejerce una lizada posible, tomando en cuenta el gran influencia en nuestra imagen per- Si a estos casos agregamos la gran can- impacto emocional que tienen las pala- sonal. La cantidad de mensajes que en- tidad de correos “spam” que nos llegan, bras escritas y la estructura del e-mail. viamos, la redacción de los mismos, su y el volumen de mensajes de los nos extensión y hasta la hora en que escri- llegan copias innecesarias, es compren- bimos dice mucho de nuestra calidad sible el estrés creciente en el trabajo de- como profesionales. rivado de la gerencia del e-mail. La velocidad de las respuestas que reci- La productividad que tenemos con bimos, si los leemos con detenimiento esta herramienta en gran medida está y hasta si enviamos copia del mensaje asociada a nuestra reputación personal. 3 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  5. 5. Mercadeo personal a través del e-mail Exigencias de los mensajes escritos nales y relacionales que no dependen Las referencias del lenguaje corporal son solamente de claves no-verbales de fundamentales para poder comprender comunicación. Por eso mucha gente las bases de la efectividad de la “comu- en muchos casos puede aprovechar de nicación mediada” a través del correo manera muy productiva el e-mail como electrónico y los retos para transmitir canal. Ellos logran adaptar su lenguaje y afinidad y empatía por escrito. su estilo verbal a las exigencias de la co- municación escrita, de acuerdo con sus La ausencia de claves no-verbales y físi- propósitos. cas en la comunicación escrita dificulta sustancialmente que el destinatario re- Si las personas hacen un esfuerzo es- ciba información clave del remitente, pecial en sus comunicaciones escritas, credibilidad, confianza y capacidad para relacionada con sus emociones y acti- se puede nutrir suficiente confianza y generar respuestas positivas a nuestras tudes. Esto determina la percepción y la construir un amplio marco contextual solicitudes. La calidad de nuestros men- interpretación final del mensaje escrito. para que los e-mails transmitan la afini- sajes escritos incrementan o debilitan dad necesaria para ser efectivos, como ese capital. Cuando nos comunicamos por e-mail de hecho ocurre en buena parte de con personas que conocemos, el proce- nuestras actuales comunicaciones vía Al igual que con productos, servicios, so es diferente que con desconocidos. correo electrónico. empresas o instituciones, la gente es El conocimiento previo de nuestros más proclive a responder positivamente destinatarios y remitentes nos brinda Pero para que esto ocurra, los remiten- a las personas que las hacen sentir mejor más información contextual sobre su tes debemos mantenernos cultivando a través del correo electrónico, gracias a personalidad, afinidades, estilos de co- constantemente la confianza y la credi- las satisfactorias y productivas experien- municación e intenciones. Como con- bilidad con nuestros interlocutores (as- cias de intercambio de información. secuencia, el intercambio de e-mails pectos claves del mercadeo personal), tiene un marco social y relacional que y entrenando nuestras habilidades de ¿Cuál es el posicionamiento o la reputa- facilita la comprensión y efectividad en redacción para poder compensar por ción que nos formamos de una persona la comunicación. escrito los componentes no-verbales de que nos envía muchos mensajes al día, la comunicación interpersonal. o de la persona que nunca nos respon- Pero no son pocos los casos de mala de? ¿Qué terminamos opinando de los interpretación, confusión e incompren- Por otro lado, la calidad de la atención compañeros cuyos mensajes nos cues- sión de mensajes escritos entre per- que reciben nuestros correos electróni- ta entender, o que nos envían mensajes sonas que se conocen bien. Inclusive, cos y la actitud de nuestros destinatarios muy extensos, o siempre nos envían gente que se aprecia puede fácilmente al leerlos, en buena medida son valo- “cadenas”? juzgar mal la intención implícita de un res determinados por el posiciona- mensaje escrito. miento que cultivamos como profe- sionales y como usuarios del e-mail. Sin embargo, la gente puede llegar a adaptarse al medio y hacerlo efi- Nuestro posicionamiento como remi- ciente. Hay expresiones socio-emocio- tentes determina nuestro capital de 4 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  6. 6. Mercadeo personal a través del e-mail Algunas recomendaciones gerenciales del e-mail Desde el punto de vista laboral, el e-mail 6. Los remitentes deben ser más explícitos es un canal eficiente de comunicación con lo que esperan de sus destinatarios. cuando el remitente gerencia de mane- Diariamente recibimos mensajes que no ra adecuada el contenido de su men- indican lo que debemos hacer, porque el saje, de acuerdo con sus intenciones y remitente lo asume como “obvio”. con las características propias de este medio. 7. No utilice la dirección de correo elec- trónico de su empresa para enviar chis- 1. En cada oportunidad que vayamos tes, tarjetas de felicitaciones que no sean a escribirlo, vale la pena detenernos un corporativas, fotos de la familia, o cual- En cada oportunidad que va- instante para que verifiquemos que el quier otro mensaje de carácter personal, envío de ese e-mail es mejor que una con el que haya alguna posibilidad de yamos a escribirlo, vale la pena llamada telefónica o una conversación arriesgar la imagen y la reputación de la detenernos un instante para que cara-a-cara. empresa frente a clientes, proveedores, verifiquemos que el envío de ese o compañeros de trabajo. 2. Evite tener discusiones o “aclaracio- e-mail es mejor que una llamada nes” por escrito. Esto siempre nos lleva a 8. Para que sus e-mails reciban más telefónica o una conversación correr un gran riesgo de ser malinterpre- atención por parte de sus destinatarios, tados. Además, generamos procesos de vale la pena que tome en cuenta las cara-a-cara. intercambio de mensajes que resultan “horas pico” en las que muchos revisan mucho más largos. sus correos electrónicos: Primera y últi- ma hora del día (justo al llegar y antes 3. Las discusiones son naturales y nece- de irse del trabajo); antes y después del sarias en cualquier trabajo, pero lo que almuerzo. más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail sola- 9. Cada profesional debe desarrollar más mente los acuerdos. competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. Po- 4. Cuando no haya más opción y sea demos ser muy eficientes con nuestra inevitable “aclarar” un asunto por escrito, manera de expresarnos verbalmente, evite involucrar a terceras personas en el pero al hacerlo por escrito el mensaje mensaje. No le envíe copia de su aclara- puede ser confuso y difícil de leer. toria a otros destinatarios. 10. Debemos tomar en cuenta el or- 5. A menos que hayamos establecido den de procesamiento de los correos previamente un acuerdo con nuestro electrónicos antes de ser abiertos por interlocutor, el correo electrónico no es parte de los destinatarios: Primero leen el medio de comunicación laboral más quien es el remitente, después revisan el adecuado si se requieren respuestas ur- título del mensaje, y después verifican si gentes. su nombre está como destinatario. 5 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  7. 7. Mercadeo personal a través del e-mail Otras recomendaciones Adicionalmente, debemos tomar la ini- la herramienta “Sinónimos” que ofrece el ciativa de mejorar nuestras habilidades programa Word. Ampliar permanentemente el de redacción. Sólo así podremos ser vocabulario es el camino que nos más precisos en nuestros mensajes es- Ampliar permanentemente el vocabu- critos, podremos generar más interés en lario es el camino que nos permite su- permite superar las muletillas y ser leídos y tendremos más oportunida- perar las muletillas y los lugares comu- los lugares comunes y nos ayuda des de que su contenido sea más fácil- nes y nos ayuda a no sonar repetitivos mente comprendido. o retóricos. En otras palabras, mientras a no sonar repetitivos o retóricos. más vocabulario tengamos, menos En otras palabras, mientras más Hace una década, parecía exagerado “blah blah blah” escribimos. vocabulario tengamos, menos decir que una persona sin conoci- mientos mínimos de Office (Micro- Pero tenga cuidado, algunas personas “blah blah blah” escribimos. soft) tendría mucha dificultades para utilizan su vocabulario para escribir de conseguir trabajo, lo que hoy es una manera incomprensible. El objetivo de realidad. Así que a lo mejor igual sue- tener un vocabulario más amplio no es na exagerado decir que en 5 años demostrar que sabemos más, sino con- también será dificil obtener trabajo si tar con los recursos para comunicarnos no se cuenta con óptimas habilidades de la manera más simple y eficiente. para comunicarse eficientemente por escrito (recuerde que saber escribir Si quieres mejorar tu reputación pro- no significa saber comunicarse). fesional y tener más oportunidades de venta, necesitas estar más conciente y Es indispensable ampliar el vocabulario alerta de lo que significa tu proceso per- y mejorar la forma de estructurar y pre- manente de mercadeo como persona a sentar la información. Asista a cursos y través del correo electrónico. seminarios sobre redacción. Si puede haga posgrados sobre comunicación social, con énfasis en periodismo escri- to. Por la objetividad y amplitud que lo debe caracterizar, el estilo periodístico es un buen ejemplo de redacción a seguir. Tenga a mano libros prácticos y guías de redacción. Cuando uno está escribiendo siempre resulta útil contar con recursos de consulta para buscar sinónimos o precisar el significado de ciertas pala- bras. Dos de los recursos que recomien- do en español es el diccionario de La Real Academia Española (www.rae.es) y 6 Juan Carlos Jiménez - Septiembre 2008
  8. 8. El e-mail en el Trabajo Manual de supervivencia. Soluciones y Consejos • Mejore el rendimiento del correo electrónico: Ahorre tiempo y dinero. • Una guía para que los emails sean más eficientes y cumplan mejor con sus objetivos de comunicación y negocios. • Recomendaciones sobre la forma de estructurar los correos electrónicos, para que se diferencien mejor, sean más leídos, más comprendidos y obtengan respuestas. • Orientación práctica para la gerencia de las comunicaciones escritas, redacción de mensajes y manejo de las percepciones de los destinatarios. Adquiéralo en Amazon: http://bit.ly/12nsa Av. Francisco de Miranda con Av. Ppal, de los Ruices, Centro Empresarial Miranda, www.cograf.com Piso 1, Ofic. 1-K, Los Ruices, Caracas - Venezuela. Telds. / Fax: (58-212) 239.5864 / 237.9703 / 6630 E-mail: info@cograf.com - www.cograf.com www.cursoscograf.com www.libroscograf.com www.internetips.com Miembro Autorizado de International Network www.in-advertising.com www.folletoweb.com

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