Mejoramiento Profesional




Optimización
del uso
del e-mail
en el trabajo

Juan Carlos Jiménez
Cograf Comunicaciones
Juni...
Verbos para orientar esta sesión
Escuchar
Para ver mejor las oportunidades.

Reflexionar
Para estimular tu creatividad
y e...
En la actualidad

El correo electrónico
cada vez influye más
en tu reputación
como profesional
y como persona
(la favorece...
¿Por qué optimizar el uso del e-mail?
• Porque cada día tiene más
  importancia en tu trabajo.

• Asumimos que saber escri...
Objetivos de este entrenamiento
                                        • Ayudarlos a cuidar su imagen
                   ...
Singularidades del correo electrónido
               ¿Qué es lo que más les gusta del e-mail?



                         ...
Pensamientos de los remitentes
Justo al enviar sus e-mail:

• "¿Ya habrán leido el e-mail?"

• "¿Le habrán hecho caso?"

•...
Pensamientos de los destinatarios
Al recibir los e-mail (sin leerlos):

• "Cónchale... Otro e-mail de..."

• "¿'Importante...
¿Qué tienen en común estas inquietudes?
• "Tengo que salir de este asunto de una vez por todas"

• "Por si a las moscas, t...
El peso del ego en el e-mail
                                      • Tendemos a actuar de manera
                         ...
Cuando escribimos un e-mail
• Escuchamos el tono de nuestra voz,
  pero no nos acordamos que los
  destinatarios no pueden...
El e-mail es más ambiguo que la voz
                                • Lo que tú escribes en un correo electrónico
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Mensajes suceptibles a confusión
La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no
logran distinguir ent...
El e-mail es un medio muy eficiente
• Cuando contiene
  información simple,
  objetiva, sin carga
  emocional que pueda
  ...
¿Cómo es tu cliente (destinatario)?

                                           • Está super ocupado y presionado.

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¿Cómo consumen y digieren e-mails?
Tus destinatarios quieren
el mayor beneficio posible
con el menor esfuerzo:

• Quieren ...
Tus destinatarios también quieren ver

                                          • Su nombre como destinatario.

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Títulos inapropiados (poco significativos)

•   En el texto
•   Asuntos varios
•   Asunto urgente
•   Temas pendientes
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Lineamiento para el título de un e-mail
Debe dar una idea concreta del contenido del mensaje.

Título Ambigüo: Reunión
Tít...
Otros ejemplos de títulos
Título Ambigüo: Reunión urgente
Título Preferible: Reunión el lunes 18, 2pm, sobre el presupuest...
Somos muy sensibles a lo escrito

• Como destinatarios, muchas veces
  no contamos con suficientes
  referencias para comp...
Cuidado con los e-mails "hostiles"

• ¿Qué siente el destinatario de un
  mensaje que lo delata públicamente
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El e-mail es un documento

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¿Cómo leen tus destinatarios?
• No son propensos a leer palabra
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Prueba de la lectura tipo "scan"
Si consigues leer las primeras palabras, el cerebro descifrará las otras...

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Buenas prácticas en el uso del e-mail
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• Evita discusiones y aclaratorias
  susceptibles a malas
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• Cuando sea inevita...
Buenas prácticas de redacción
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Buenas prácticas como destinatarios
• Responde los mensajes válidos...

• Limpia tu buzón.

• Desactiva la alarma automáti...
En síntesis
• La forma en la que gerencias
  tus e-mails laborales influye
  en tu reputación personal.

• Tu reputación p...
Gracias!

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<jucar@cograf.com>

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Optimización del email en el trabajo

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Seminario realizado con el personal de la empresa Cinex, en Venezuela, sobre las oportunidades de mejorar el uso del correo electrónico como canal de comunicación, tanto con los clientes externos como internos.

Los objetivos de este seminario (que usted puede realizar en su empresa) con:

1. Sensibilizar al personal sobre los costos involucrados en el uso del correo electrónico diario.

2. Mejorar sustancialmente el sentido de eficiencia sobre el e-mail, para que esta herramienta sea realmente productiva.

3. Reducir la generación del "spam" interno y los costos que esto involucra.

4. Promover el uso de buenas prácticas de comunicación escrita.

5. Homogenizar los criterios sobre el uso adecuado del correo electrónico.

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Optimización del email en el trabajo

  1. 1. Mejoramiento Profesional Optimización del uso del e-mail en el trabajo Juan Carlos Jiménez Cograf Comunicaciones Junio 2009 CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 1 / 34
  2. 2. Verbos para orientar esta sesión Escuchar Para ver mejor las oportunidades. Reflexionar Para estimular tu creatividad y excelencia intelectual. Participar Para que el aprendizaje sea interesante para ti. Disfrutar Un reconocimiento a tu potencial. El aprendizaje es un regalo. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 2 / 34
  3. 3. En la actualidad El correo electrónico cada vez influye más en tu reputación como profesional y como persona (la favorece o la perjudica). Reputación: Confianza, credibilidad, respeto, atención, aprecio... CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 3 / 34
  4. 4. ¿Por qué optimizar el uso del e-mail? • Porque cada día tiene más importancia en tu trabajo. • Asumimos que saber escribir es, automáticamente, saber informar o comunicarse. • Puede ser más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que la verbal y la no verbal. • Las rutinas laborales no facilitan ver el impacto económico y emocional que pueden tener los mensajes escritos. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 4 / 34
  5. 5. Objetivos de este entrenamiento • Ayudarlos a cuidar su imagen personal cuando usan el e-mail. • Ayudarlos a mejorar la efectividad y la gerencia de sus correos electrónicos. • Promover en CINEX el uso de buenas prácticas y protocolos relacionados con el e-mail. ¿Qué significa ser "más efectivos" con el e-mail? CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 5 / 34
  6. 6. Singularidades del correo electrónido ¿Qué es lo que más les gusta del e-mail? Amor Odio ¿Qué es lo que menos les gusta del e-mail? CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 6 / 34
  7. 7. Pensamientos de los remitentes Justo al enviar sus e-mail: • "¿Ya habrán leido el e-mail?" • "¿Le habrán hecho caso?" • "¿Lo habrán entendido todo?" • "¿Habrán captado la urgencia?" • "¿Qué no habrán captado?" • "¿Cómo se lo habrán tomado?" • "¿Llamaré?... Llamarán..." CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 7 / 34
  8. 8. Pensamientos de los destinatarios Al recibir los e-mail (sin leerlos): • "Cónchale... Otro e-mail de..." • "¿'Importante'?... ¿Y lo que hago?" • "Lo reviso en lo que pueda" • "Aún no tengo tiempo de leerlo" • "Seguro es otra pérdida de tiempo" • "¿Llamaré?... Llamarán..." CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 8 / 34
  9. 9. ¿Qué tienen en común estas inquietudes? • "Tengo que salir de este asunto de una vez por todas" • "Por si a las moscas, tengo que dejar esto por escrito" • "Otra vez tengo que repetir este e-mail: Qué fastidio!" • "Con este mensaje se van a molestar y me van a llamar" CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 9 / 34
  10. 10. El peso del ego en el e-mail • Tendemos a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. • Nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que comunicamos. • No estamos habituados a detenernos para considerar qué El control del ego estarán haciendo nuestros requiere de más maduréz. destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensaje que les enviamos. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 10 / 34
  11. 11. Cuando escribimos un e-mail • Escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. • Sobrestimamos nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el tono de nuestros mensajes. • Sentimos que nuestros destinatarios nos interpretarán bien porque, asumimos que tienen suficiente información sobre nuestras intenciones y motivaciones. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 11 / 34
  12. 12. El e-mail es más ambiguo que la voz • Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que ellos leen. • Es muy difícil que un e-mail tenga las claves no-verbales de la comunicación oral. • Sus creencias y expectativas determinan la forma en la que tu destinatario lee e interpreta tus e-mail. • Existe un gran riesgos de que tus mensajes escritos sean mal interpretados. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 12 / 34
  13. 13. Mensajes suceptibles a confusión La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre una ironía y un mensaje serio. Ejemplo... "Juan, no trabajes tanto" ¿Este es un mensaje serio o irónico? Otros ejemplos de frases que pueden malinterpretarse: • "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo". • "Tenemos un grave problema con un cliente...". • "Me he tomado la molestia de...". • "No entendiste bien mi mensaje...". • "De nuevo te molesto para…" "Te interrumpo por…" CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 13 / 34
  14. 14. El e-mail es un medio muy eficiente • Cuando contiene información simple, objetiva, sin carga emocional que pueda ser malinterpretada. • Cuando cultivamos la confianza con nuestros destinatarios. • Cuando pensamos en nuestros destinatarios como clientes. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 14 / 34
  15. 15. ¿Cómo es tu cliente (destinatario)? • Está super ocupado y presionado. • Debe atender montones de e-mails: * Copiados innecesariamente. * Irrelevantes. * Difíciles de leer. • Está predispuesto (por lo anterior). • Recibe muchos e-mails parecidos al tuyo... CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 15 / 34
  16. 16. ¿Cómo consumen y digieren e-mails? Tus destinatarios quieren el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo: • Quieren recibir mensajes pertinentes. • Quieren poder diferenciar unos e-mails de otros. • Quieren poder leerlos fácilmente. • Quieren poder decidir qué hacer con ellos rápidamente. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 16 / 34
  17. 17. Tus destinatarios también quieren ver • Su nombre como destinatario. • El nombre propio del remitente. • Un saludo adecuado. • Que el mensaje esté firmado. • Un título ("Asunto" o "Subject") que se diferencie. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 17 / 34
  18. 18. Títulos inapropiados (poco significativos) • En el texto • Asuntos varios • Asunto urgente • Temas pendientes • Urgente • Contacto • Pregunta • Respuesta • Para tu información • Solicitud de información • Información solicitada • Atención • Comunicado • Información para todos • Lee esto • (Sin título) CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 18 / 34
  19. 19. Lineamiento para el título de un e-mail Debe dar una idea concreta del contenido del mensaje. Título Ambigüo: Reunión Título Preferible: Reunión el lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto. TA: Necesito información TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X? TA: Solicitud de información TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am TA: Reporte importante TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en San Ignacio TA: Información solicitada TP: Anexo presupuesto de la reparación en baño de El Recreo CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 19 / 34
  20. 20. Otros ejemplos de títulos Título Ambigüo: Reunión urgente Título Preferible: Reunión el lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto. TA: Reunión corporativa TP: Encuentro de gerentes de contabilidad. Jueves 20, 5 pm. Auditorio. TA: Presentación TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde TA: Pregunta TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada? TA: Información para todos TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo * Edita el título si es necesario! CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 20 / 34
  21. 21. Somos muy sensibles a lo escrito • Como destinatarios, muchas veces no contamos con suficientes referencias para comprender la magnitud de lo que leemos. • La gente puede olvidar lo que le dices o le das, pero no olvida lo que le haces sentir. • La forma de transmitir un mensaje escrito correcto puede tener efectos negativos. Del otro lado hay una persona (un cliente interno). CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 21 / 34
  22. 22. Cuidado con los e-mails "hostiles" • ¿Qué siente el destinatario de un mensaje que lo delata públicamente frente a colegas y supervisores? • ¿Cuánto tiempo toma (y cuánto cuesta) responder y/o defenderse por escrito de los e-mails "hostiles"? • ¿Cuánto tiempo toma (y cuánto cuesta emocionalmente) las aclaratorias a través de e-mails? El e-mail no comunica. Es sólo un medio. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 22 / 34
  23. 23. El e-mail es un documento • Con el potencial de volverse público. • Lo que se dice no queda plasmado en un soporte, pero lo que se escribe sí... • La facilidad de "disparar" correos electrónicos nos da la sensación de que la comunicación escrita es más informal que la cara-a-cara. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 23 / 34
  24. 24. ¿Cómo leen tus destinatarios? • No son propensos a leer palabra por palabra, sino que hacen una especie de "barrido" del texto, o "scan". • Es más agotador leer en el monitor que en papel: 25% más lento. • Los textos muy largos tienden a ser impresos para ser leídos después. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 24 / 34
  25. 25. Prueba de la lectura tipo "scan" Si consigues leer las primeras palabras, el cerebro descifrará las otras... C13R70 D14 D3 V3R4N0 3574B4 3N L4 PL4Y4 0853RV4ND0 D05 CH1C45 8R1NC4ND0 3N 14 4R3N4, 357484N 7R484J484ND0 MUCH0 C0N57RUY3ND0 UN C4571LL0 D3 4R3N4 C0N 70RR35, P454D1Z05 0CUL705 Y PU3N735. CU4ND0 357484N 4C484ND0 V1N0 UN4 0L4, 9U3 D357RUY0 70D0, R3DUC13ND0 3L C4571LL0 4 UN M0N70N D3 4R3N4 Y 35PUM4. P3N53 9U3 D35PU35 DE 74N70 35FU3RZ0 L45 CH1C45 C0M3NZ4R14N 4 L10R4R, P3R0 3N V3Z D3 350, C0RR13R0N P0R L4 P14Y4, R13ND0 Y JU64ND0, Y C0M3NZ4R0N 4 C0N57RU1R 07R0 C4571LL0. C0MPR3ND1 9U3 H4814 4PR3ND1D0 UN4 6R4N L3CC10N; 6454M05 MUCH0 713MP0 D3 NU357R4 V1D4 C0N57RUY3ND0 4L6UN4 C054 P3R0 CU4ND0 M45 74RD3 UN4 0L4 3N L1364R 4 D357RU1R 70D0, S010 P3RM4N3C3 L4 4M1574D, 3L 4M0R Y 3L C4R1Ñ0, Y L45 M4N05 D3 49U3LL05 9U3 50N C4P4C35 D3 H4C3RN05 50NRR31R. 54LUD05 JU4N J053 CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 25 / 34
  26. 26. Se más conciente de los costos De acuerdo a la cantidad de tiempo dedicado al e-mail, estimamos estos niveles: • Bajo-Medio: 1 Hora diaria (12.5% del TL). • Medio: 2 Horas diarias (25% del TL). • Medio-Alto: 3 Horas diarias (40% del TL). • Alto: 4 o más horas diarias (50% del TL). ¿Cuánto cuesta tu minuto de trabajo?... CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 26 / 34
  27. 27. Gerenciar el e-mail puede ser costoso Para calcular el costo de lectura diaria: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 27 / 34
  28. 28. Un caso venezolano (empresa financiera) • Número de Empleados: 480 • E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40 • Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos (1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del día) • Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50 • 250 Días al año laborables. • Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM OJO: Este monto no incluye costos de: * Escritura de mensajes. * Llamadas telefónicas para avisar o validar e-mails. * Tecnologías de operación y seguridad. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 28 / 34
  29. 29. Buenas prácticas en el uso del e-mail • En cada oportunidad, verifica que el e-mail es más apropiado que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara. • Si requieres respuestas urgentes, el e-mail no es el mejor medio, a menos que haya un acuerdo previo. • Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. • Evalua el tiempo que inviertes en e-mails y tu efectividad comunicacional. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 29 / 34
  30. 30. Otras buenas prácticas • Evita discusiones y aclaratorias susceptibles a malas interpretaciones. • Cuando sea inevitable "aclarar", no involucres a terceros. • Es más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos. • En muchos casos, las personas incluidas en la "copia" deberían ser explicadas. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 30 / 34
  31. 31. Buenas prácticas de redacción • Para mayor orden y fluidez se recomienda un e-mail para cada asunto. • Las 5-10 primeras palabras, y la primera oración son críticas para motivar leer el resto del mensaje. • Una sola idea por párrafo hace que el mensaje tenga más posibilidades de ser comprendido y recordado. • Las oraciones más fáciles de comprender son de 15 a 20 palabras. Cuando las oraciones son muy extensas al lector le cuesta más identificar y seguir la idea principal. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 31 / 34
  32. 32. Buenas prácticas como destinatarios • Responde los mensajes válidos... • Limpia tu buzón. • Desactiva la alarma automática de los nuevos mensajes recibidos, y revísala manualmente. Obtendrás menos interrupciones (y estrés). • Organiza los e-mail por carpetas, de acuerdo a temas, remitentes, proyectos, u otros criterios personales, ayuda a revisarlos y leerlos con más eficiencia. • Utiliza los "filtros" que permiten distribuir los e-mails en carpetas antes de ser leídos; ayuda a clasificarlos y gerenciarlos mejor. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 32 / 34
  33. 33. En síntesis • La forma en la que gerencias tus e-mails laborales influye en tu reputación personal. • Tu reputación profesional a su vez incide en la efectividad de tus e-mails. • La efectividad de tus e-mails influye en tus oportunidades de crecimiento profesional. CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 33 / 34
  34. 34. Gracias! Más información: Juan Carlos Jiménez <jucar@cograf.com> Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda con Av. Principal de Los Ruices, Centro Empresarial Miranda, Piso 1, Of. 1K. Los Ruices Telf.: 237-6630 / 237-9702 www.cograf.com Somos miembros de IN-Advertising.com Red Internacional de Agencias Independientes, con operaciones en 90 países. http://w ww.in-advertising.com CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009 34 / 34

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