Apuntes de informática II: Sistemas de información

1. UNIDAD I. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

3. I. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. SISTEMA. Conjunto organizado de cosas o partes interactúantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Estas son ENTRADA, PROCESOS y SALIDAS.

5. Partes de un sistema: SALIDAS. Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. ENTRADA PROCESO SALIDA RETROALIMENTACIÓN

8. El conocimiento esta integrado por datos o información que se ha organizado y procesado para llevar entendimiento, experiencia, aprendizaje acumulado y pericia cuando se aplican a un problema o actividad presente. La información reduce nuestra incertidumbre (sobre algún aspecto de la realidad) y, por tanto, nos permite tomar mejores decisiones

9. Definición y tipos de sistemas de información

10. Es un conjunto de componentes relacionados para reunir, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información que ayude en la toma de decisiones y en el control de una organización. SISTEMAS DE INFORMACION. ¿Qué es un sistema de información? Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

12. Pirámide de decisiones: NIVEL OPERATIVO MANDOS MEDIOS NIVEL DIRECTIVO

13. ELEMENTOS DE UN SISTEMA INFORMACION DATOS SISTEMA INFORMACION ENTRADA SALIDA RETROALIMENTACIÓN FRONTERA DEL SISTEMA MEDIO AMBIENTE

14. Categorías de la información:

18. OTRA CLASIFICACIÓN: CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA FINANCIERA. Las organizaciones están conformadas por componentes como departamentos, equipos y unidades de trabajo. Casi todas tienen, por ejemplo un departamento de recursos humanos, uno de finanzas y contabilidad y quizás una unidad de relaciones públicas. Efraim Turban, Ephraim McClean y James Wetherbe , proponen una manera de clasificar los sistemas de información a lo largo de líneas de estructura financiera .

19. OTRA CLASIFICACIÓN: De este modo, es posible encontrar sistemas de información constituidos para oficinas centrales, divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para empleados individuales. Los sistemas de información comunes que siguen esta estructura son: Departamental Empresarial e Interorganizacional.

20. OTRA CLASIFICACIÓN: CLASIFICACIÓN POR ÁREA FUNCIONAL. En su libro Diseño de Sistemas de Información , de Jonh G. Burch y Gary Grudnitski, las empresas se han organizado tradicionalmente según líneas funcionales. Los sistemas de información funcionales más importantes son: El Sistema de Información Contable. El Sistema de Información Financiera. El Sistema de Información de Manufactura (operaciones/producción). El Sistema de Información de Comercialización. El Sistema de Información de Administración de Recursos Humanos.

21. Elementos de los sistemas de información: BASE DE DATOS PROCESAMIENTOS SOFTWARE Los procedimientos son las estrategias, políticas, métodos y reglas. Por ejemplo, en qué momento ejecutar un programa, quién tiene acceso a la información de la base de datos, qué debe hacerse en casos de desastre. Soft.- Blando, Ware objeto. Es la parte blanda, es decir; lo que observamos como: sistemas, programas, etc. Son la transmisión electrónica de señales de comunicación que permiten a las organizaciones conectar entre sí sistemas de computación para integrar redes. HARDWARE Hard.- Es duro, Ware objeto, por lo tanto es lo que se puede tocar, es decir; es la parte física de la computadora como: monitor, teclado, video cámara, impresora, etc. Es un conjunto organizado de datos e información. La base de datos de una compañía puede contener datos e información referente a clientes, empleados, inventarios, ventas de los competidores y mucho más. TELECOMUNICACIONES PERSONAS El personal incluye a los individuos que administran, operan, programan y mantienen el sistema. Los usuarios son quienes utilizan los sistemas de información para obtener resultados, como los ejecutivos financieros, los representantes de mercadotecnia, los operadores de manufactura y muchos otros individuos. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

22. Organizaciones enfocadas como sistemas: ORGANIZACIÓN CLIENTES PROVEEDORES MEDIO AMBIENTE EXTERNO OTRAS ORGANIZACIONES RETROALIMENTACIÓN

23. Son sistemas de procesamiento de información. Se le percibe como un sistema abierto que intercambia información, energía y materia con el medio ambiente. Organizaciones enfocadas como sistemas: Es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. Puede ser definida como un sistema social, integrados por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

24. SUBSISTEMAS. Al definir el sistema se hace referencia a los subsistemas que lo componen cuando se indica que esta formado por partes o cosas que forman un todo. Estos conjunto o partes pueden ser a su vez sistemas (subsistemas del sistema), ya que forman un todo en si mismo y estos serian de un rango inferior al del sistema que componen.

25. Subsistemas que forman la Empresa: a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

26. b) Subsistema Técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

27. b) Subsistema Técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. Está determinado por los requerimientos de la organización en lo referente a especialización del conocimiento, habilidades y destrezas para la ejecución de los diferentes trabajos, tipo de maquinaria, equipo y distribución de las instalaciones.

28. c) Subsistema Administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

29. Efecto en las organizaciones LOS SISTEMAS DE INFORMACION están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues: * Automatizan los procesos operativos de las empresas. * Proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones. * Facilitan el apoyo al proceso de toma de decisiones. * Facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación en la empresa.

30. NECESIDADES ADMINISTRATIVAS. A medida que una organización crece, se requiere que se le proporcione a su administración teóricas y conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen de ese desarrollo. El éxito de una organización depende de una administración eficaz. Por lo tanto las necesidades administrativas aumentan como por ejemplo crear nuevos departamentos o asignar nuevas responsabilidades.

31. TEORIA DE LA ADMINISTRACION. rudimentaria La administración formas de organización beneficios

32. TEORIA DE LA ADMINISTRACION. ÉPOCA PRIMITIVA El hombre utiliza en forma rudimentaria la administración al trabajar en grupo; caza, pesca, etc. PERIODO AGRÍCOLA Desarrollo de grandes civilizaciones apoyándose en la administración empírica ANTIGÜEDAD GRECOLATINA Aplicación de la administración mediante una estricta supervisión del trabajo y sanciones de tipo físico

33. ÉPOCA FEUDAL * Inicialmente la administración de los feudos se efectúa de acuerdo al criterio del señor feudal. * Posteriormente los siervos se independizan apareciendo los talleres artesanales. * Nuevas formas de administración REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Centralización de la producción Administración de tipo coercitivo (obligada) La administración se caracteriza por la explotación inhumana del trabajador Aparición de diversas corrientes del pensamiento social Inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica TEORIA DE LA ADMINISTRACION.

34. SIGLO XX Desarrollo tecnológico e industrial y como consecuencia la consolidación de la administración. Surge la administración científica. Aparición de investigadores de la administración, teniendo ésta un desarrollo y proyección definitivos . TEORIA DE LA ADMINISTRACION.

35. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. La empresa es el ente que desarrolla una actividad económica, produciendo u ofreciendo bienes y servicios al mercado, lo que le permite obtener beneficios y además cumplir un rol social al ofrecer fuentes de trabajo y colaborar con el progreso y el bienestar de la sociedad. Desde el punto de vista económico se considera a la empresa como el quinto factor de la producción. En realidad es el que nucléa a los otros cuatro: naturaleza, trabajo, capital (factores tradicionales) y tecnología.

36. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Para realizar la clasificación de las empresas se utilizan distintos criterios: Clasificación a) Según la actividad que realizan empresas extractivas. empresas agrícola-ganaderas Actividades primarias Actividades secundarias empresas industriales Actividades terciarias empresas comerciales De transporte, profesionales Financieros, seguros, etc. Empresas de servicios

37. Teoría de la organización b) Ámbito en el que realizan su actividad Nacional Regional Internacional microempresa pequeña empresa mediana empresa gran empresa uniones de empresas c) Según su capacidad económica Publicas Privadas Mixtas d) Por la propiedad de su capital

38. Teoría de la organización Nacionales Extranjeras Multinacionales e) Por la nacionalidad de su capital f) Por la forma Jurídica adoptada * Sociedades de personas, sociedad colectiva. * Sociedades de capital sociedad anónima. * Sociedades intermedias sociedades de responsabilidad limitada. Empresas unipersonales Comercio en pequeño Empresas societarias g) Por su relación con otras empresas Independientes. Vinculadas. Principales y controladas

39. ESTRATÉGIAS/MÉTODOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

40. Ciclo de vida de los sistemas: Es un proceso por el cual los analistas de sistemas, los ingenieros de software, los programadores y los usuarios finales elaboran sistemas de información y aplicaciones informáticas. es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. CICLO DE VIDA: Conjunto de etapas que se han de llevar a cabo para crear, explotar y mantener un Sistema de información

42. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información.

43. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Las fases que incluye son nacimiento, desarrollo, operación, mantenimiento y muerte Nacimiento Desarrollo Operación Mantenimiento Muerte

44. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema. Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora un diseño que servirá de base para el desarrollo. Además, se elaboran los programas necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario.

45. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Operación: En este momento el sistema ya está terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que soporten la operación de la empresa. Si el sistema no satisface los requerimientos funcionales del usuario o si se detecta algún error en los programas, es necesario pasar a la fase de mantenimiento.

46. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Mantenimiento : Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. En esta fase además el usuario puede agregar nuevos requerimientos.

47. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Muerte : Un sistema de información llega a esta fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios, se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior ya ha muerto y se desarrollará uno nuevo Lo siento ya nada se puede hacer

48. El método del Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información Se puede definir como el conjunto de etapas por las que atraviesa el sistema desde su concepción, hasta su retirada de servicio pasando por su desarrollo y explotación. En otras palabras, se trata de la estructura del proceso de producción del sistema de información.

49. Identificación del problema Es la fase más importante del estudio del problema en la que no hay que regatear tiempo. ¿Cuál es el problema? Todo lo que suceda a continuación va a depender de la correcta definición del problema al que deseamos dedicar nuestros esfuerzos, y de la claridad con la que consigamos definirlo.

51. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados. El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos.

52. Determinación de los requerimientos del sistema El aspecto fundamental del análisis es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. El analista debe formarse una imagen de la empresa y sus objetivos. En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo

53. Determinación de los requerimientos del sistema El analista debe saber los detalles de las funciones actuales del sistema: ¿Quién? Las personas que están involucradas. ¿Qué? La actividad del negocio. ¿Dónde? El ambiente en donde se lleva al cabo el trabajo.

54. Determinación de los requerimientos del sistema Se debe de estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a todas estas preguntas. ¿Cuándo? En que momento ¿Cómo? De qué manera se desarrolla. ¿Que tan grande es el volumen de transacciones o decisiones? ¿Existe algún problema?, Si existe, que tan serio es?, Cual es la causa que lo origina?

55. Determinación de los requerimientos del sistema Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con las características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida. El analista prepara una propuesta del sistema que sumariza los que ha sido encontrado, proporciona análisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe ser hecho. Cada problema de sistemas es único y nunca hay una sola solución correcta.

56. ANALISIS DE NECESIDADES Identificar cuales son las principales necesidades y si pueden ser jerarquizadas. Decisiones: Estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas Diagrama de flujo (Flow Chart) Diccionario de datos Decisiones estructuradas Herramienta: Analizar Lenguaje estructurado Tabla de decisiones Árboles de decisión

57. ANALISIS DE NECESIDADES Propuesta de sistema Lo encontrado Análisis costo-beneficio Diagnósticos efectivos de fácil implementación, con recomendaciones prácticas de rápida ejecución y guías de acción.

58. TÉCNICAS DE PLANEACIÓN GRAFICA DE GANTT. Una gráfica de Gantt es una forma fácil para calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea. Para la planeación del sistema se utilizan dos técnicas: DIAGRAMA DE FLUJO (FLUJOGRAMA).

59. Simbología básica del flujograma: Conector dentro de página Inicio y término Documento Decisión Conector fuera de página Actividad Dirección Archivo

60. Ejemplo DF (FC) * Elaborar un caso practico en clases.

62. TÉCNICAS DE PLANEACIÓN GRAFICA DE GANTT. E s una forma fácil para calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea. METODOLOGÍA. Listar todas las actividades que componen el proyecto, en orden de importancia. Anotar una escala de tiempo (duración). VENTAJAS: Es muy sencilla y fácil de entender. Da una representación global del proyecto. Permite hacer sin muchas dificultades. Lo maneja los paquetes computacionales. DESVENTAJAS: No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente. No permite optimizar el desarrollo de un programa. No muestra las actividades críticas o claves de un proyecto.

63. TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

64. TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

66. Diseño del sistema El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. El analista usa la información recolectada anteriormente para realizar un diseño lógico Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determina con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida.

67. El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados en la base de datos que servirán a los administradores en la toma de decisiones. Así mismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Diseño del sistema Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas

69. Desarrollo y documentación. Generar de acuerdo con el documento de Análisis, el Diseño Formal que servirá como base para su posterior implantación. Integrar los diversos elementos de software generados en el desarrollo de sistemas para garantizar el acoplamiento y una buena portabilidad y estabilidad del sistema. Comprar Vs Hacer en casa

70. Desarrollo y documentación. Documentación: Manuales técnicos, de instalación y de usuarios Otros: Diseño formal (define las ED contemplando herramienta y plataforma), Plantillas de datos, Casos de uso y de negocio, Esquemas físicos de las bases de datos, Algoritmos propios del dominio de la aplicación, Estándares de programación, Catálogos de información, Scripts o guiones de las bases de datos, ES de intercambio y de relación de los objetos que conforman la base de datos, Definición del ES con usuarios, grupos, permisos, restricciones, bitácoras, etc. * ED=Estructura de desarrollo. ES=Esquema de seguridad

71. Desarrollo y documentación. Los manuales deben ser conocidos por los miembros de la organización ya que les permitirán conocer los objetivos de ésta, normar su trabajo e identificar la responsabilidad y participación que tienen en el uso del sistema de información. El manual de usuario debe de contener la forma de delegar responsabilidades en el manejo del S.I.

72. Prueba del sistema En esta etapa el sistemas utilizado en forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir, que trabaje de acuerdo a las especificaciones y de la manera en la que los usuarios esperan que lo haga. En la prueba del sistema se examinan los datos de entrada de procesamiento y los resultados para localizar algunos problemas inesperados

73. Prueba del sistema Es preferible detectar cualquier falla o anomalía antes de que la empresa ponga en marcha el nuevo sistema La prueba debe ser realizada por personas diferentes a aquellas que desarrollaron el sistema (programadores), ya que de esta manera se asegura una mayor y más completa prueba, ya que es imparcial, lo que origina un software más confiable y de más calidad.

76. Prueba del sistema 2. Pruebas Especiales de Sistemas. PRUEBA DE CARGA MÁXIMA. PRUEBA DE ALMACENAMIENTO. PRUEBA DE TIEMPO DE EJECUCIÓN. PRUEBA DE RECUPERACIÓN. PRUEBA DE PROCEDIMIENTOS. PRUEBA DE FACTORES HUMANOS

77. Prueba del sistema Prueba funcional : Su propósito es asegurar que el sistema realiza sus funciones normales de manera correcta. Así, los casos de prueba se desarrollan y se alimentan al sistema; las salidas se examinan para ver si son correctos. También existen diferentes tipos de pruebas, tales como: Prueba funcional Prueba de recuperación Prueba de desempeño

78. Prueba del sistema Prueba de recuperación : El propósito de este tipo de prueba es asegurar que el sistema pueda recuperarse adecuadamente de diversos tipos de fallas, como: fallas de hardware, fallas de corriente, fallas en el sistema operativo, etc. Prueba de desempeño : El propósito de este tipo de prueba es asegurar que el sistema pueda manejar el volumen de datos y transacciones de entrada especificados en el módulo de implantación del usuario, además de asegurar que tenga el tiempo de respuesta requerido.

80. Implantación Estudios de factibilidad previos. Etapa Descripción 1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas. 2.- Prueba del sistema por usuarios Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma. 3.- Aprobación de resultados de la prueba La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba. 4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas. 5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico.

81. Implantación CAPACITACIÓN DE OPERADORES DEL SISTEMA - Conocer el equipo - Desperfectos más comunes y como solucionarlos. CAPACITACIÓN DE LOS USUARIOS - Identificación de los problemas. - Mantenimiento de los sistemas. MÉTODOS DE CAPACITACIÓN - Capacitación por el proveedor. - Capacitación en casa.

83. Implantación En Resumen: La implantación es el proceso de verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

84. Evaluación y mantenimiento. En mantenimiento, se agrupan una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en el sistema. La evaluación es el proceso de verificación del cumplimiento del sistema con las necesidades del usuario.

86. ¿Qué se busca obtener con un buen mantenimiento? Evitar, detectar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas. Disminuir la gravedad de las fallas. Evitar detenciones inútiles o paros del sistema. Evitar daños al equipo. Aumentar aumentar la seguridad para el manejo de datos. Conservar el equipo en condiciones seguras y preestablecidas de operación. Lograr un uso eficiente o racional del sistema. Alcanzar o prolongar las funciones y la vida útil de los equipos.

87. Mantenimiento del Sistema. Consiste en realizar todas las acciones necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos. Esta etapa tiene dos vertientes La primera es tendiente a eliminar deficiencias del desarrollo, normales si se considera que ningún sistema es perfecto, Estas deficiencias o inestabilidades se van presentando durante la operación del sistema y deben eliminarse, con un enfoque de mejoramiento.

88. La segunda vertiente es por modificaciones al sistema debido a: Nuevas disposiciones fiscales. Nuevos requerimientos de información. Cambios en la empresa.

89. Evaluación y mantenimiento. Mantenimientos: Preventivo Correctivo De emergencia Programado

91. Bibliografía: Sistemas de información para la administración . SENN, James A., México: Iberoamericana