ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA 
Descripción: 
El archivo tiene dos significados: 
• Conjunto ordenado de documentos 
que una per...
FINALIDAD DEL ARCHIVO 
• Guardar, conservar y custodiar la documentación 
• Facilitar la localización 
• Construir un cent...
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA 
Los motivos que justifican la obligación de 
conservar la documentación son: 
• P...
TIPOS DE ARCHIVOS 
-Un archivo puede contener diferentes tipos de 
documentos. 
• Documentos de texto en soporte papel, po...
EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO: 
MANTENIMIENTO 
CARPETAS 
SENCILLAS Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas...
MOBILIARIO 
ARCHIVADOR Mueble o caja que sirve para guardar documentos de un 
modo ordenado y por separado 
http://www.fre...
ARCHIVO INFORMATICO 
Gracias a la informática y a los sistemas de 
almacenamiento de datos, hoy es posible 
almacenar gran...
FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO 
Condiciones que la empresa deberá planificar previamente: 
•Precisar el método correcto para...
SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACION, ENTREGA Y 
DESTRUCCION DE DODUMENTOS 
•Seguimiento: 
Desde que se genera o recibe el 
...
Archivo: 
En toda organización debe existir unas 
condiciones de almacenamiento de la 
documentación que garanticen: 
– El...
Conservación: 
Para que la conservación de la 
documentación almacenada en los 
archivos sea adecuada, la organización 
de...
Entrega: 
Fases de la entrega: 
• Formulario de solicitud de 
préstamo. 
• Autorización y preparación. 
• Registro de prés...
Destrucción o expurgo: 
De cada uno de los archivos, activo, 
semiactivo o inactivo, se extraerán 
documentos para su dest...
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA 
INFORMACION 
• La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación de 
info...
SEGURIDAD 
Algunas de las medidas a adoptar pueden ser: 
• Identificar la información y su contenido 
como confidencial. 
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LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO 
SEGÚN LA FRECUENCIA DE 
UTILIZACIÓN 
Teniendo en cuenta el nivel de 
utilización de los docum...
SEGÚN EL LUGAR DE 
EMPLAZAMIENTO 
Dependiendo de donde se guardan y 
localizan los documentos, puedes 
diferenciar las sig...
SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE 
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA 
Concepto de ordenación y clasificación. 
La clasi...
CLASIFICACION ALFABÉTICA 
Nombres de empresa o instituciones: 
• Si están formados por un nombre propio se 
realiza la cla...
• NOMBRE DE PERSONAS: 
• La ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen 
el mismo apellido se ordena por el se...
Ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación alfabético 
VENTAJAS INCONVENIENTES 
-EL alfabeto es conocido por todo...
SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO 
• Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación numérico: 
VENTAJAS INCONVENIENT...
SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO 
Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación mixto son: 
VENTAJAS INCONVENIENTES 
...
CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA 
Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resume en: 
VENTAJAS INCONVENIEN...
CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA 
Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: País, región o zona geográfica, 
co...
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS 
• Un ejemplo de clasificación por materias sería: 
1. Zapatos 
1.1 Marrones 
1.1.1 Talla 42 
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Archivo y clasificación de documentación. Modo de clasificar la documentación en la empresa

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  • Las personas que trabajan en una oficia deben conocer las principales técnicas que se emplean para archivar y gestionar la información generada.
    Conocer los distintos tipos de documentos, clasificarlos de acuerdo a diversos criterios, entender las clases de archivos que existen, la finalidad de cada uno de ellos y cuando deben ser archivados, es una tarea fundamental para que el trabajo administrativo en particular, y todos los procesos empresariales en general, funcionen correctamente y contribuyan a la eficiencia de la empresa.
  • Sin embargo cuando se habla de archivo en la empresa se trata además de un proceso sistemático en el que están involucradas varias fases.
    Para le empresa es de vital importancia tener un sistema de conservación de documentos que además, garantice su rápida localización. Para ellos es necesario establecer normas y criterios concretos de organización del archivo.
    En definitiva, el archivo se define como el lugar donde se custodian de forma ordenada y sistemática los documentos de interés para la empresa con el fin de preservarlos y garantizar las peticiones de consulta de información con rapidez.
  • Los documentos se acumulan en las empresas, lo que hace necesario marcar unas pautas que indiquen el procedimiento de gestión del archivo y así cumplir las siguientes finalidades:
    Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los departamentos de la organización es una obligación que puede exigir, la administración, o un cliente o un trabajador.
    Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo de la actividad empresarial.
    Construir un centro activo de información, como el medio más importante de consulta de la actividad empresarial.
    Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como procedimiento probatorio
  • El archivo es la memoria colectiva de la organización, lo que explica su importancia como elemento que representa el trabajo desarrollado y la necesidad de conservar los documentos para el buen funcionamiento de las actividades.
    Los motivos que justifican la obligación de conservar la documentación son:
    Por circunstancias legales de obligado cumplimiento. El código de comercio, en su artículo treinta, apartado uno, establece la obligación del empresario de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, desde su última anotación.
    Por la utilidad que nos proporciona para la gestión empresarial. El desarrollo de la actividad empresarial supone una serie de acciones que van directamente relacionadas con la información reflejada y que son la base fundamental de las decisiones empresariales.
    Por la información que contienen de carácter histórico para la organización. Los primeros productos que comercializo la empresa, los primeros facturas que se emitieron o las ventas que se realizaron en el primer ejercicio económico, son datos que para la empresa tienen un valor autentico.
  • 1 Las organizaciones producen una enorme cantidad de documentos cada día, la información que contienen es fundamental para lograr el éxito empresarial, tenemos que conservarlos y saber donde están, para utilizarlos en el desarrollo de la actividad empresarial.

    3 En la actualidad el archivo de la información en la empresa va a depender de dos factores, el primero a tener en cuenta es el soporte de la información, que puede ser papel o informático; en cada caso el procedimiento y manipulación de la información será diferente.
  • Existen en el mercado infinidad de software para generar y archivar documentación (contabilidad, facturación, nominas, etc.), pero todos se generan a través de base de datos, que son aplicaciones creadas para guardar información, consultarla y relacionarla, ocupando muy poco espacio y haciendo más ágil el manejo de la información.

    También se puede archivar la información generada en papel, escaneando los documentos originales e introduciéndolos en la base de datos.

    Es importante que de estos archivos se realicen, periódicamente, copias de seguridad para evitar la pérdida de datos, en caso de que el ordenador deje de funcionar por cualquier motivo no previsto. Estas copias pueden guardarse en cualquier dispositivo, como por ejemplo un pen drive, disco duro externo, DVD, etc.

    Cada vez es más frecuente que las organizaciones prescindan del papel y mucha de la documentación que generan (facturas, pedidos, reclamaciones, etc.) sea emitida a través de internet. Esta es una práctica habitual en ciertas empresas (compañías de luz, agua, gas telefonía,…) y de organismos oficiales (administración, hacienda, Ayto. seguridad social,…)
    Desde la puesta en funcionamiento de la firma electrónica, muchos particulares e instituciones gestionan la documentación a través de internet, ya que gracias a ella se autentifican los documentos y las operaciones que se realizan a través de la red. Con este sistema se puede enviar la declaración de la renta de las personas físicas a través de internet, o las empresas liquidar los impuestos de su actividad.
  • Para que el trabajo como empleado de una oficina se desarrolle adecuadamente es imprescindible que la información y documentación utilizada estén ordenadas y archivadas correctamente. El volumen de informes, cartas, expedientes, documentos oficiales y mercantiles va creciendo en la empresa, por este motivo es esencial que el funcionamiento de un archivo reúna unas condiciones que la empresa deberá planificar previamente:

    Hay que tener en cuenta que los archivos de todas las empresas no se organizan igual (no es lo mismo organizar una ferretería que una entidad bancaria). Para organizar un archivo es necesario realizar un análisis previo de las actividades y funciones de la empresa, además de identificar los fondos documentales para poder determinar el sistema de clasificación adecuados a cada negocio.
  • La conservación de algunos de los documentos de una archivo está regulada por normativa. Por ejemplo, el código de comercio establece la obligación de conservar los documentos, justificantes y libros de negocios durante un plazo de seis años.
  • Una de las funciones fundamentales del archivo es posibilitar la consulta o préstamo de información allí almacenada.
    Para que esta operación sea considerada segura han de cumplirse una serie de fases:
    -El interesado en consultar cierta documentación deberá solicitarlos a través de un formulario de solicitud de préstamo.
    -El personal encargado del archivo supervisara si está autorizado a dicha consulta, y en caso afirmativo preparara la documentación solicitada.
    -Cuando se entrega la documentación al solicitante, este anotara en el registro de préstamo sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para devolver la información prestada.
    -Si el usuario necesitase disponer de más tiempo para consultar la documentación, deberá solicitarlo debidamente.
    -Cuando se devuelve la documentación, el responsable del archivo registrara en la solicitud la fecha de entrega así como las observaciones pertinentes y devolverá a su lugar originario la documentación extraída
  • La mayoría de la documentación que se genera tiene un periodo de conservación limitado. Ya hemos comentado que por ley existen documentos que deben conservarse durante un tiempo determinado (libros contables, declaraciones de impuestos, facturas, etc.), sin embargo, en otros su ciclo de vida se limita a su utilidad (borradores de documentos, ofertas de productos, etc.)
    Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que no sea necesaria, a esta operación se la denomina expurgo de la documentación.
    La ley define el expurgo como “la destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible aprovechamiento del material o algunos de sus componentes”.
    Para la destrucción de documento existen una gran variedad de destructoras. Cuando el volumen es muy alto hay empresas especializadas que realizan la recogida y destrucción.
  • Es importante para proteger la información, que tengamos en cuenta una serie de conceptos que todo responsable del archivo debe conocer y cumplir:
    -La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados.
    -Sistema de seguridad son las acciones encaminadas a evitar el hurto o la destrucción de la información.
    -La integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas.
    -La disponibilidad es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

    Cualquier persona que posea información privilegiada tiene la obligación de salvaguardarla y de adoptar las medidas adecuadas para evitar que tal información pueda ser objeto de utilización abusiva o desleal.
  • Algunas de las medidas a adoptar pueden ser:
    -Identificar la información y su contenido como confidencial.
    -Restringir el acceso exclusivamente a las personas previamente autorizadas.
    -Asegurar la correcta y exclusiva entrega de información a sus receptores
    -Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos que contengan información confidencial.
    -Disponer de un buen sistema antivirus actualizable para los archivos informáticos, con el propósito de evitar la destrucción de documentación y el acceso a la misma de personas no autorizadas.
    -Si se tuviese que hacer copias de documentación, estas deberán estar controladas, identificando el número de copias y a los usuarios de las mismas.
    Instalar sistemas de seguridad contra incendios para proteger la información (alarmas contra incendios, mobiliario ignifugo, aislantes contra incendios en las paredes, etc.)

    En cuanto a la confidencialidad se tendrá en cuenta que hay que ser extremadamente cuidadoso con la información de carácter personal para lo que hay que observar las disposiciones establecidas en la Ley orgánica de protección de datos. En este sentido es muy importante respetar la información relativa a datos de clientes, proveedores, informes del personal o nominas
    El personal que interviene en las distintas fases de tratamiento de la información esta sujeto al imperativo legal del secreto profesional, que se extiende incluso después de finalizada la relación laboral.
  • Teniendo en cuenta el niel de utilización de los documentos que forman parte del archivo empresarial, se pueden diferenciar tres tipos:
    -Activos. Es aquel que contiene la documentación de uso habitual y de reciente actualidad, lo que significa que son documentos que se usan constantemente y que por lo tanto deben estar cerca del puesto de trabajo y archivados de tal forma que su localización sea rápida. También se les llama archivos de gestión.
    -Semiactivos. Contienen documentos provenientes de archivos activos que han perdido su utilidad o frecuencia de uso en los archivos activos. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Suelen estar situados en los departamentos y son responsabilidad de los directores o las secretarias de estos.
    -Inactivos. Alberga los documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o de consulta, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. También se les conoce como históricos.
  • Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, puedes diferenciar las siguientes clases:

    -Centralizados. Es aquel que recoge la totalidad de los documentos de la empresa. Los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos.
    -Descentralizados. Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad. Esta forma permite tener los documentos más cerca de donde son reclamados y por tanto mejora el funcionamiento del archivo.
    -Mixtos. Combina los dos sistemas anteriores, utiliza el archivo centralizado para la documentación de carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos.

    Dependiendo de la información a almacenar, se elegirá un tipo u otro, pero hay que tener en cuenta que dentro de una misma organización se puede utilizar varios tipos de archivo. Lo importante es que cumpla bien con los fines para los que se creó el archivo.

    En la siguiente tabla podemos ver las ventajas e inconvenientes del archivo centralizado y del descentralizado.
    Archivo centralizado ventajas:
    -Economía en el espacio.
    -Responsabilidad de la custodia definitiva.
    -Criterios únicos de clasificación.

    Archivo centralizado desventajas:
    -Pérdida de tiempo, para realizar la consulta, los departamentos tienen que solicitarlo
    -Aumento de la burocracia, es necesario disponer de un modelo en el que figuren los datos para retirar documentación.
    -Mayor coste de gestión y mantenimiento

    Archivo descentralizado ventajas:
    -Rapidez de acceso a los documentos
    -Aumento de accesibilidad de cada selección, ya que el archivo está más próximo.
    -Menor coste de mantenimiento.

    Archivo descentralizado desventajas:
    -Ocupan espacio en los departamentos.
    -No hay responsabilidad directa sobre las tareas del archivo.
    -Las normas de archivo se pueden interpretar de forma diferente de un departamento a otro.
  • Para que la actividad empresarial se desarrolle adecuadamente es imprescindible que todos los documentos se encuentren debidamente ordenados y archivados, no es lo mismo ordenar un memorándum, una factura o un libro contable.
    Previamente es necesario agrupar por categorías los documentos, determinar la forma de colocarlos y de conservarlos una vez clasificados, esto servirá a la empresa para establecer un sistema de clasificación que garantice la localización de la información de manera gil y eficaz.
    Concepto de ordenación y clasificación.
    La clasificación es la técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos en categorías, con unas características comunes, para ordenar cada categoría siguiendo un criterio que proporciones un orden especifico a cada uno.

    El sistema de clasificación establecido por la organización debe estar en consonancia con sus necesidades. Los más utilizados, que por lo tanto van a ser objeto de explicación, son los siguientes:
    Alfabético
    Numérico
    Mixto
    Cronológico
    Geográfico
    Por materias.

    Estos métodos se pueden aplicar individualmente o combinados para adaptar a las exigencias de cada organización.
  • Los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario.
    Cuando un nombre está formado por varias palabras hay que establecer cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve como patrón para la clasificación. Para establecer la palabra ordenatriz es necesario seguir unas reglas:
  • Los documentos toman como base de clasificación el sistema numérico. Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada y este número será el que se use para clasificarlos sin considerar ningún otro elemento.
    Se Emplea bastante en la clasificación de expedientes (académico. clínico, etc.).
    Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resumen en:

  • Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números. Dependiendo como se establezca el código deberemos tomar como referencia la primera parte del mismo para su ordenación:
    Si es C-425: alfabéticamente
    Si es 425-C: numérico

    Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resumen en:
  • Se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día.
    Se emplea para facturas, recibos, letras de cambio, etc.

    Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resume en:
  • El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos. Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: País, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle,….
    Dentro de cada grupo se realiza una clasificación por orden alfabético.
    Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resumen en:
  • Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere y luego se ordena siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético, numérico, cronológico,…)
    Un ejemplo de clasificación por materias sería: (leer esquema)
    Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resumen en: (leer cuadro)

  • Administrativo mod 1 archivo y clasificacion

    1. 1. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
    2. 2. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA Descripción: El archivo tiene dos significados: • Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando se realiza una actividad • Lugar físico donde se guardan los documentos.
    3. 3. FINALIDAD DEL ARCHIVO • Guardar, conservar y custodiar la documentación • Facilitar la localización • Construir un centro activo de información • Cumplir con las disposiciones legales
    4. 4. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA Los motivos que justifican la obligación de conservar la documentación son: • Por circunstancias legales de obligado cumplimiento. • Por la utilidad que nos proporciona para la gestión empresarial. • Por la información que contienen de carácter histórico para la organización.
    5. 5. TIPOS DE ARCHIVOS -Un archivo puede contener diferentes tipos de documentos. • Documentos de texto en soporte papel, por ejemplo: documentos, carpetas y expedientes. • Documentos en soporte electrónico, por ejemplo: bases de datos, documentos de texto y mensajes de correo electrónico. -De acuerdo con la importancia de los documentos y la frecuencia de uso existen archivos: • Históricos y vitales: Contienen información de gran importancia pero en general tienen un uso muy escaso. • Activos, semiactivos e inactivos: Son archivos que recogen la documentación según el grado de uso que se haga de ellos. -Pero también es posible clasificar los archivos en función de la forma en la que se conservan los documentos, por lo que existen archivos: • Horizontales, verticales o laterales: Según si los documentos se colocan apilados unos sobre otros, se colocan apoyados sobre el más cortos, al igual que los libros en una librería, o se apoyan sobre el lado más largo. • En soporte convencional o informático: si los documentos se conservan físicamente o por el contrario se conservan en soporte informático.
    6. 6. EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO: MANTENIMIENTO CARPETAS SENCILLAS Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas para colocar los documentos relacionados con una persona, empresa o institución o referidos a un mismo tema http://www.freeimages.com/browse.phtml?f =download&id=799457 COLGANTES Son carpetas sencillas que dispones de unos ganchos laterales para poder ser colgadas en unos soportes especiales para ellas http://www.freeimages.com/browse.phtml?f =download&id=1370555 CARPETA ARCHIVADOR CON ANILLAS O TIPO A-Z Disponen de unas anillas para los documentos a archivar http://www.freeimages.com/browse.phtml? f=download&id=911443 DE PROYECTO Dispone de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan DE FUELLE O CLASIFICADOR A En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir la carpeta se despliega como si fuera un acordeón ARCHIVO DEFINITIVO Cajas de cartón desmontable que contienen carpetas y documentos que no se consultan habitualmente
    7. 7. MOBILIARIO ARCHIVADOR Mueble o caja que sirve para guardar documentos de un modo ordenado y por separado http://www.freeimages.com/browse.phtml?f =download&id=781603 http://www.freeimages.com/browse.phtml?f =download&id=314323 ESTANTERIAS De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivos http://www.freeimages.com/browse.phtml?f =download&id=267833 ARMARIO PARA CARPETAS COLGANTES En lugar de estanterías disponen de un sistema de raíles para colgar las carpetas ARMARIO GIRATORIO Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder girar sobre si mismo ARMARIO MOVIL Las estanterías se desplazan gracias a unos raíles colocados en el suelo
    8. 8. ARCHIVO INFORMATICO Gracias a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, hoy es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio, consiguiendo son ello: – Aumentar la capacidad de almacenamiento. – Ahorrar en gasto de papel. – Contribuir la mejora del medio ambiente. – Acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que desplazarse del lugar de trabajo. – Realizar un rápido mantenimiento de los datos almacenados.
    9. 9. FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO Condiciones que la empresa deberá planificar previamente: •Precisar el método correcto para que la clasificación sea sencilla, fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan. •Determinar criterios de selección de los documentos que se deben archivar. •Establecer unas normas internas de consulta. •Disponer de sistemas de seguridad adecuados, cámaras ignifugas y blindadas que garanticen la conservación de los documentos. •Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.
    10. 10. SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACION, ENTREGA Y DESTRUCCION DE DODUMENTOS •Seguimiento: Desde que se genera o recibe el documento, hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases, que determina su vida útil. •En todo momento debe saberse donde se encuentra el documento para facilitar su consulta cuando se necesite, por lo que es importante cumplir estrictamente con las normas que se dicten para gestionar y mantener debidamente el archivo. •Los pasos para la gestión del archivo se pueden observar en la siguiente imagen
    11. 11. Archivo: En toda organización debe existir unas condiciones de almacenamiento de la documentación que garanticen: – El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar. – Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma sistemática, para evitar pérdidas de información. – La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento.
    12. 12. Conservación: Para que la conservación de la documentación almacenada en los archivos sea adecuada, la organización debe establecer un plan de conservación en el que se incluya: – El mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc) – La adopción de las medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc. – Disponer de recursos necesarios para que usuarios no autorizados puedan acceder a la información.
    13. 13. Entrega: Fases de la entrega: • Formulario de solicitud de préstamo. • Autorización y preparación. • Registro de préstamo. • Ampliación tiempo de préstamo. • Registro de fecha de entrega
    14. 14. Destrucción o expurgo: De cada uno de los archivos, activo, semiactivo o inactivo, se extraerán documentos para su destrucción: •Del archivo activo: documentos de consulta temporal como balances, movimientos de bancos, listado de clientes o proveedores… •Del archivo semiactivo: circulares, normativas, catálogos, informes, pedidos, albaranes,… •Del archivo inactivo: documentación que haya superado los plazos de custodia legal y que la empresa no estima necesario su archivo, como facturas o documentos de cobro y pago
    15. 15. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION • La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. • Sistema de seguridad son las acciones encaminadas a evitar el hurto o la destrucción de la información. • La integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. • La disponibilidad es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.
    16. 16. SEGURIDAD Algunas de las medidas a adoptar pueden ser: • Identificar la información y su contenido como confidencial. • Restringir el acceso exclusivamente a las personas previamente autorizadas. • Asegurar la correcta y exclusiva entrega de información a sus receptores • Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos que contengan información confidencial. • Disponer de un buen sistema antivirus. • Copias de documentación controladas. • Instalar sistemas de seguridad contra incendios. CONFICENCIALIDAD Ley orgánica de protección de datos. En este sentido es muy importante respetar la información relativa a datos de clientes, proveedores, informes del personal o nominas
    17. 17. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN Teniendo en cuenta el nivel de utilización de los documentos, se pueden diferenciar tres tipos: • Activos. • Semiactivos. • Inactivos. ESTADO DEL DOCUMENTO TIPO DE ARCHIVO Documentos del año Archivo Activo Consulta frecuente Poco Consultados Archivo Semiactivo Documento de valor histórico Archivo inactivo Documentos permanentes
    18. 18. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, puedes diferenciar las siguientes clases: • Centralizados. Es aquel que recoge la totalidad de los documentos de la empresa. • Descentralizados. Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad. • Mixtos. Combina los dos sistemas anteriores. Ventajas y desventajas TIPO DE ARCHIVO VENTAJAS INCONVENIENTES CENTRALIZADO -Economía en el espacio. -Responsabilidad de la custodia definitiva. -Criterios únicos de clasificación. -Pérdida de tiempo -Aumento de la burocracia -Mayor coste. DESCENTRALIZADO -Rapidez de acceso a los documentos -Aumento de accesibilidad de cada selección -Menor coste de mantenimiento. -Ocupan espacio en los departamentos. -No responsabilidad directa. -Diferencias de interpretación de las normas.
    19. 19. SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación. La clasificación es la técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos en categorías, con unas características comunes, para ordenar cada categoría siguiendo un criterio que proporciones un orden especifico a cada uno. El sistema de clasificación establecido por la organización debe estar en consonancia con sus necesidades. Los más utilizados, que por lo tanto van a ser objeto de explicación, son los siguientes: • Alfabético • Numérico • Mixto • Cronológico • Geográfico • Por materias.
    20. 20. CLASIFICACION ALFABÉTICA Nombres de empresa o instituciones: • Si están formados por un nombre propio se realiza la clasificación igual que para las personas. • Cuando el nombre contiene “sucesores de…” “viuda de…”, “hijos de…” no se tendrán en cuenta y se colocaran entre paréntesis. • En caso de que el nombre de la empresa contenga palabras como farmacia, despacho, peluquería, …, tampoco se tendrán en cuenta • Nombres de organismos oficiales e instituciones: se considerar palabra ordenatriz todo el nombre • Nombres de empresas que se conocen por siglas, se ordenaran por las mismas 1er Apellido 2º Apellido Nombre Delgado Domingo (Hijos de) Pascual Patiño (sucesores de) 1er Apellido Nombre Rizos (peluquería) Esperanza (bar) Sin ordenar Ordenado Conserjería de educación Ayuntamiento de Zaragoza Ayuntamiento de Zaragoza Conserjería de educación Sin ordenar Ordenado SEAT BBVA BBVA SEAT
    21. 21. • NOMBRE DE PERSONAS: • La ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido se ordena por el segundo, y si también coinciden por el nombre propio. • Si también coincidiese el nombre, se tomaría como ordenatriz el DNI, nº de expediente, domicilio… Estos aparecerán entre paréntesis y minúscula. • Cuando hay apellidos compuestos, si se separan o no por un guión, se considera como una sola palabra. • Si entre el nombre y el apellido existe una inicial, esta se toma como nombre. • Apellidos con artículos y preposiciones. Gracias a los sistemas informáticos que permiten realizar una ordenación automática, este ya no es problema, por lo que actualmente se considera parte de él. 1er Apellido 2º Apellido Nombre Mayo Montes Antonio Mayo Rodríguez Julio 1er Apellido 2º Apellido Nombre Mayo Rodríguez Antonio Mayo Rodríguez Pilar 1er Apellido 2º Apellido Nombre Expediente Garcia Ruiz Manuel (1958) Mercado Aguilera Pilar (3526) 1er Apellido 2º Apellido Nombre Garcia Aranda Peña Antonio Garcia-Lerma Rodríguez Juan 1er Apellido 2º Apellido Nombre Molina Peña AntonioM Ruiz Perez Juan A 1er Apellido 2º Apellido Nombre De la Torre García María La Hoz Fernández Luis
    22. 22. Ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación alfabético VENTAJAS INCONVENIENTES -EL alfabeto es conocido por todos -Permite que se amplíe según las necesidades. -No hay subdivisiones por categorías -Es válido para todo tipo de documentos -Hay que establecer primero la tabla ordenatriz -Los criterios para designar la palabra no son universales -Si se retira un documento hay que dejar una señal para saber que falta.
    23. 23. SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO • Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación numérico: VENTAJAS INCONVENIENTES -Sencillez y rapidez -Puede ampliarse añadiendo nuevos números -Dos documentos no pueden tener el mismo número, por ello es fácil determinar los errores. -Si se retira un documento no hay que dejar señas para saber que falta, ya que los números son correlativos -Si no se sabe el número del documento no se puede localizar -Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el número con los documentos. -No se pueden intercalar nuevos documentos.
    24. 24. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación mixto son: VENTAJAS INCONVENIENTES -Sencillez y rapidez -Dos documentos no pueden tener el mismo código, por ello es fácil determinar los errores. -Si se retira un documento no hay que dejar señas para saber que falta, ya que los números son correlativos -Se pueden intercalar nuevos documentos -Si no se sabe el código del documento no se puede localizar -Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el código con los documentos.
    25. 25. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resume en: VENTAJAS INCONVENIENTES -Sencillez y rapidez -Permite que se amplíe según las necesidades -No se requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares -Obliga a conocer la fecha del documento -Si se retira un documento hay que dejar una señal para saber que falta
    26. 26. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: País, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle,…. COMUNIDAD PROVINCIA LOCALIDAD NOMBRE Aragón Huesca Barbastro Tecno S.A. Castilla y León Burgos Aranda del duero Mercado de la Concha Castilla y León Burgos Caleruega CALB Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son: VENTAJAS INCONVENIENTES -Método sencillo, la documentación se identifica fácilmente. -No es necesario índice, ni fichas adicionales -Es útil para empresas que tienen una organización geográfica o por zonas. -Permite la ampliación. -Puede combinarse con otros sistemas. -Hay que designar la palabra ordenatriz -No es adecuado para archivos con mucha documentación.
    27. 27. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS • Un ejemplo de clasificación por materias sería: 1. Zapatos 1.1 Marrones 1.1.1 Talla 42 1.1.2 Talla 43 • Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son: VENTAJAS INCONVENIENTES -Los documentos se localizan rápidamente -Permite la ampliación y la intercalación de documentos -Los documentos que se refieren a mas de un asunto hay que hacer copias y colocarlos en las distintas carpetas. -Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para construir un apartado del archivo.

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