Il n’est jamais facile de retrouver et de conserver l’ensemble des mails échangés, ou des discutions. On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document C’est la galère pour trouver une date commune On croule sous le nombre de mails On oublie toujours quelque chose Autant de raisons pour lesquelles il vaut mieux adopter les outils collaboratifs.

1. Les nouvelles technologies au service des jeunes
leaders des partis politiques et des associations
OUTILS DE
COLLABORATION

2. SOMMAIRE
Nous verrons dans ce module:
- Ce qu’est un outil collaboratif
- Des raisons pour adopter ces outils
- Les avantages de ces outils
Nous prendrons en mains un certain nombre de documents:
- Les groupes de discussion (Facebook, yahoo et google groupes…)
- Les outils de google (google documents, google agenda)
- Dropbox
- Doodle

3. QU’EST-CE QU’UN OUTIL COLLABORATIF
• Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le travail en
collaboration
• Qui associe la communication, La coopération La coordination
En gros, cela permet donc :
De partager des informations, des données
De travailler ensemble sur un projet commun
De répartir les actions, coordonner l’ensemble
De gérer des planning et des agenda communs

4. DES RAISONS POUR COLLABORER
Voici des raisons pour lesquelles il vaut mieux adopter les outils
collaboratifs
Il n’est jamais facile de retrouver et de conserver l’ensemble des
mails échangés, ou des discutions.
On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document
C’est la galère pour trouver une date commune
On croule sous le nombre de mails
On oublie toujours quelque chose

5. L’INTERÊT DES OUTILS COLLABORATIFS
 Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont
consultables et modifiables à tout moment;
 Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier
simultanément;
 Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel
poste internet
 Grâce à certains outils en ligne, on peut synchroniser les fichiers
avec des appareils mobiles (ex: Blackberry, smarphone)

6. QUELS OUTILS POUR QUELS USAGES?

7. LES GROUPES DE DISCUSSION
Facebook groupe, Google groupe, Yahoo groupe…
Tout le monde est au courant
Les réponses sont visibles par tous
On oublie personne
Un historique

8. PARTAGE DE DOCUMENTS: GOOGLE DOCS ET DROPBOX
Eviter d’envoyer le même document 2 fois par mail
Les documents sont tous au même endroit
Avoir toujours la dernière version
Collaborer

9. CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN GOOGLE DOCUMENT
Nécessaire: Avoir un compte Google (une adresse gmail)
(Le site: https://drive.google.com/#my-drive)
Fonctionnalités:
• Stocker et partager des documents
• Choisir les utilisateurs qui peuvent avoir accès aux documents à partir de
l'icône « Share » (ou "partager". Deux possibilités : la fonction "lecture seule"
ou la fonction "collaboration". Dans le deuxième cas, seuls les utilisateurs
autorisés peuvent éditer ces documents.
• Créer des documents à partir d'outils assimilés aux logiciels bureautiques
classiques : Word, Excel, Power Point. Trois principaux outils: Tableur
(calcul, planning, suivi de commandes, budget, etc), Traitement de texte
(communiqué interne, collaboration sur un projet d'écriture), Diaporama
(présentation d'un produit, d'une étude de marché, d'une activité).

10. CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN GOOGLE DOCUMENT
Collaboration sur un document: Google Doc
Google document permet:
 Un travail à plusieurs sur les mêmes documents (Word, Excel,
Powerpoint)
 Une Collaboration en temps réel (t’chat en marge du document sur
lequel on travail par exemple)
Cas concret:
 Aller sur google drive,
 Créer un doc,
 Partager avec un autre utilisateurs
 Procéder

11. CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN DROPBOX
Nécessaire:
• Créer un compte dropbox (aller sur https://www.dropbox.com/)
• Installer l’application dropbox (aller sur
https://www.dropbox.com/downloading?os=win)
Fonctionnalités:
 stocker et de synchroniser des fichiers en ligne
 partager avec d'autres ordinateurs, en déposant dans un dossier "Dropbox"
des fichiers qui seront automatiquement synchronisés sur des serveurs
sécurisés et sur les ordinateurs qui ont le client DropBox installé.

12. OUTILS DE PLANNING: GOOGLE AGENDA
Prendre en main Google agenda
 Nécessaire: avoir un compte gmail
 Créer son agenda, partager son agenda
o Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.
o Il est visible à partir de chaque compte mail en cliquant sur l'onglet
"Agenda".
o Configurer les rappels (mails, pop-up et sms pour les clients airtel au
Burkina)
Un autre outil: Doodle, pour trouver trouver une date

13. LES OUTILS DE SONDAGE: DOODLE
Plateforme gratuite (ou payante) qui permet de planifier des
meetings et des rendez-vous pour y inviter des participants
sous forme de sondages
Site: http://www.doodle.com/
1) Créez un sondage Doodle
2) Invitez des participants
3) Confirmez le jour et l’heure de la réunion