Manual de microsft excel avanzado

2015
3cer SEMESTRE
DE ENFERMERIA
“A”
2015-2016
MANUAL DE MICROSFT EXCEL
AVANZADO

INDICE DE CONTENIDO
CALCULAR EL TOTAL DE VENTAS POR MESES.........................................................................2
GRÁFICO DE BARRAS CORRESPONDIENTE AL TOTAL DE VENTAS..........................................3
GRÁFICO DE BARRAS APILADAS DE LOS MESES ENERO, FEBRERO Y MARZO........................4
GRÁFICO DE SECTORES PARA LAS VENTAS MENSUALES........................................................5
GRÁFICO DE LÍNEAS................................................................................................................6
GRAFICO TIPO: COLUMNAS....................................................................................................7
GRAFICO TIPO: CIRCULAR.......................................................................................................9
GRAFICO TIPO: COLUMNA; ESTILO: CIRCULAR...................................................................11
GRAFICO: TIPO CIRCULAR - ESTILO CIRCULAR 3D................................................................12
COMPRAS DE CINCHOS AL MERCADO CENTRAL..................................................................14
PASOS PARA REALIZAR UNA COLUMNA AGRUPADA CON LINEA........................................16
PASOS PARA REALIZAR UN GRAFICO RADIAL CON ESTILO DE RADIAL CON MARCADORES.
..............................................................................................................................................17
PASOS PARA REALIZAR UN GRAFICO DE COLUMNAS APILADAS..........................................23
TABLA DINÁMICA..................................................................................................................29
Crear una tabla dinámica en Excel 2010...........................................................................29
EJERCICIO DE FORMATO CONDICIONAL...............................................................................32
EJERCICIO MEDIANTE LA UTILIZACION DE FILTROS..............................................................35

2
CALCULAR EL TOTAL DE VENTAS POR MESES
Para Calcular el TOTAL DE VENTAS:
1) Aplicamos la fórmula de SUMA =SUMA(B2:C2)
2) Realizamos la misma fórmula hasta encontrar el TOTAL DE VENTAS de todos los
meses.
A B C D
1 MES PRODUCTO1 PRODUCTO2 TOTAL VENTAS
2 Enero 100 40 =SUMA(B2:C2)
3 Febrero 150 25 =SUMA(B3:C3)
4 Marzo 240 41 =SUMA(B4:C4)
5 Abril 95 52
6 Mayo 75 167
7 Junio 175 286
8
9
10

3
GRÁFICO DE BARRAS CORRESPONDIENTE AL TOTAL DE VENTAS
1) Seleccionamos los datos que deseamos que aparezcan en nuestro gráfico de
barras.
2) En la cinta de opciones hacemos clic en INSERTAR, luego en la opción de BARRA
seleccionamos el tipo de formato que deseamos para nuestra gráfica.
3) Aparecerá nuestro GRAFICO DE BARRAS.
4) Donde le podremos dar el DISEÑO, PRESENTACIÓN, FORMATO, a nuestro estilo.

4
GRÁFICO DE BARRAS APILADAS DE LOS MESES ENERO, FEBRERO Y MARZO
barras.
2) En la cinta de opciones hacemos clic en INSERTAR, luego en la opción de BARRA
seleccionamos el tipo de formato que deseamos en este caso BARRA
APLICADA.
3) Aparecerá nuestro GRAFICO DE BARRA APLICADA

5
GRÁFICO DE SECTORES PARA LAS VENTAS MENSUALES
barras.
2) En la cinta de opciones hacemos clic en INSERTAR, luego en la opción de ÁREA
seleccionamos el tipo de formato que deseamos en este caso ÁREA APLICADA.
3) Aparecerá nuestro GRAFICO DE SECTORES PARA LAS VENTAS MENSUALES

6
GRÁFICO DE LÍNEAS
barras.
2) En la cinta de opciones hacemos clic en INSERTAR, luego en la opción de LÍNEA
seleccionamos el tipo de formato que deseamos.
3) Aparecerá nuestro GRAFICO DE LÍNEA

7
GRAFICO TIPO: COLUMNAS
ESTILO: COLUMNA AGRUPADA EN 3D
1. Seleccionamos los datos que deseamos que aparezcan en el gráfico.
2. Clic en insertar, luego clic en insertar grafico de columnas
3. Seleccionamos la opcion columna agrupada en 3D

8
4. Al obtener el grafico, clic en el signo mas y procedemos a colocar su respectivo
nombre.
5. Los meses colocarlos en la derecha.

9
GRAFICO TIPO: CIRCULAR
 ESTILO: CIRCULAR 3D
1. Seleccionamos los datos que deseamos que aparezcan en el gráfico.
2. Clic en insertar, seleccionamos grafico 3D

10
3. Al obtener el grafico, clic en el signo mas y procedemos a colocar su respectivo
nombre.
4. Las sucursales seran colocardos en la parte inferior

11
GRAFICO TIPO: COLUMNA; ESTILO: CIRCULAR
1. Seleccionamos los datos que deseamos que aparezcan en nuestro gráfico
2. En la BARRA de opciones hacemos clic en INSERTAR, luego en la opción de
CIRCULAR seleccionamos el formato que utilizaremos para nuestra gráfica.
3. Aparecerá nuestro grafico circular.
c
c
CARTERAS
CENTRO
PLAZA MUNDO
SAN LUIS
APOPA
LOURDES

12
4. Donde le podremos dar el DISEÑO, PRESENTACIÓN, FORMATO, a nuestro estilo.
GRAFICO: TIPO CIRCULAR - ESTILO CIRCULAR 3D
COMPRAS AL PROVEDOR DE ZAPATOS
1. Con el cuadro de datos que tenemos, precedemos a realizar el grafico,
seleccionando los datos que deseamos que aparezcan.
2. En la BARRA de opciones hacemos clic en el icono INSERTAR y en el icono
CIRCULAR y seleccionamos el grafico circular en 3D.
3. Aparecerá nuestro grafico
c
c

13
4. Una vez que tenemos el grafico, en la barra de opciones podremos darle el
DISEÑO, PRESENTACION Y FORMATO a nuestro estilo, y podremos agregarle
el título al gráfico.
c

14
COMPRAS DE CINCHOS AL MERCADO CENTRAL
Tipo: Circular.
Estilo: Anillo.
1. Realizar la tabla compras
2. Seleccionar toda la columna de sucursal y la columna chincos
3. Dar clip en insertar
4. Ir hasta gráfico y dar clip en otros escoger la opción anillos y dar clip

15
5. Grafico obtenido
6. Vamos a la barra de herramientas y escogemos la opción diseños de gráfico y
damos clip en
La flecha de abajo
7. Escogemos el diseño 6 y damos clip

16
PASOS PARA REALIZAR UNA COLUMNA AGRUPADA CON LINEA.
MATERIA: EMPREMATICA PRIMER PERIODO
1. Abrir una hoja d Excel.
2. Escribir el nombre de los alumnos de emprematica del primer periodo, las 3
notas.
3. De las 3 notas sacar el promedio (=promedio(#1,#2)).
4. Señalar 5 alumnos de la tabla y dar clic en insertar.
5. Buscar columna y dar clic.
6. Buscar columna agrupada-línea o cuadro combinado y dar clic.

17
PASOS PARA REALIZAR UN GRAFICO RADIAL CON ESTILO DE RADIAL CON
MARCADORES.
1. Dar clic en la pestaña “Insertar”.
Sin tener los datos seleccionados, pincha en la pestaña “Insertar”, que aparece
después de la pestaña “Inicio”.
2. Pincha en el tipo de gráfico “OTROS”.
En el apartado “Gráficos”, selecciona la categoría “otros”.

18
3. Selecciona el sub-tipo “radial con marcadores”.
En el menú que aparece, selecciona el sub-tipo llamado “Columna Apiladas”. Este es el
tipo de gráfico de columnas más utilizado
4. Aparecerá un rectángulo en blanco.
Si el resultado de todo esto es un rectángulo en blanco, vacío, no te preocupes; es
precisamente lo que pretendíamos.
Pincha con el botón derecho sobre el rectángulo.
 Pincha con el botón derecho sobre el rectángulo blanco y elige la opción
“Seleccionar Datos…”

19
5. Arma tu gráfico, a gusto.
 Un campo llamado “Rango de datos del gráfico:“Este campo recibe el rango
que conforma la tabla de datos que pretendemos graficar.
 Un pequeño panel a la izquierda, en el que solo encontrarás habilitado el
botón “Agregar“.Si tu gráfico, por alguna razón, no te resulta usando la técnica
anterior o seleccionando directamente el Rango de Datos del gráfico en el
campo anterior, puedes hacerlo manualmente agregando cada serie una por
una, al pinchar en este botón.
 Al pinchar sobre este botón, verás aparecer un nuevo cuadro de diálogo en el
que aparecen solo dos campos:
 “Nombre de la Serie“, en el que tú le vas a escribir un nombre cualquiera, que
identificará a la serie en el gráfico. Ejemplo: NOTA 1

20
 “Valores de la serie“, donde vas a insertar el rango en el que se encuentran los
datos de la serie que vas a graficar.
 Una vez hecho esto, solo debes pinchar sobre el botón “Aceptar” para cerrar
este cuadro de diálogo.
 Volverás al cuadro de diálogo anterior, donde podrás repetir el proceso
cuantas veces necesites.
 A la derecha, encontrarás un segundo panel llamado “Etiquetas del eje
horizontal (categorías)“. Aquí encontrarás un botón llamado “Editar“.
 Pinchando en este botón podrás elegir el rango donde se encuentran las
categorías, es decir, aquellos valores que aparecerán como etiquetas.
 Una vez hecho esto, solo debes pinchar en el botón “Aceptar” y aparecerán
los nombres de las categorías.

21
 Pincha nuevamente en el botón “Aceptar” y tu gráfico quedará listo.
6. Ponle tu estilo.
Finalmente, vamos a darle un poco de color a nuestro gráfico. Para hacerlo, solo debes
seleccionar el gráfico y, en la ficha contextual “Herramientas de gráficos“, elije la ficha
“Diseño“.
En esta ficha, en el apartado “Estilos de diseño“, verás varios estilos predefinidos que
podrás utilizar para hacer tu gráfico más colorido en solo un par de clics.
0.00
2.00
4.00
6.00
8.00
PROMEDIO

23
PASOS PARA REALIZAR UN GRAFICO DE COLUMNAS APILADAS.
1. Dar clic en la pestaña “Insertar”.
Sin tener los datos seleccionados, pincha en la pestaña “Insertar”, que aparece
después de la pestaña “Inicio”.
2. Pincha en el tipo de gráfico “Columna”.
En el apartado “Gráficos”, selecciona la categoría “Columna”.

24
3. Selecciona el sub-tipo “Columna Apiladas”.
En el menú que aparece, selecciona el sub-tipo llamado “Columna Apiladas”. Este es el
tipo de gráfico de columnas más utilizado
4. Aparecerá un rectángulo en blanco.
Si el resultado de todo esto es un rectángulo en blanco, vacío, no te preocupes; es
precisamente lo que pretendíamos.

25
Pincha con el botón derecho sobre el rectángulo.
 Pincha con el botón derecho sobre el rectángulo blanco y elige la opción
“Seleccionar Datos…”
5. Arma tu gráfico, a gusto.
 Un campo llamado “Rango de datos del gráfico:“Este campo recibe el rango
que conforma la tabla de datos que pretendemos graficar.
 Un pequeño panel a la izquierda, en el que solo encontrarás habilitado el
botón “Agregar“.Si tu gráfico, por alguna razón, no te resulta usando la técnica
anterior o seleccionando directamente el Rango de Datos del gráfico en el

26
campo anterior, puedes hacerlo manualmente agregando cada serie una por
una, al pinchar en este botón.
 Al pinchar sobre este botón, verás aparecer un nuevo cuadro de diálogo en el
que aparecen solo dos campos:
 “Nombre de la Serie“, en el que tú le vas a escribir un nombre cualquiera, que
identificará a la serie en el gráfico. Ejemplo: NOTA 1
 “Valores de la serie“, donde vas a insertar el rango en el que se encuentran los
datos de la serie que vas a graficar.
 Una vez hecho esto, solo debes pinchar sobre el botón “Aceptar” para cerrar
este cuadro de diálogo.
 Volverás al cuadro de diálogo anterior, donde podrás repetir el proceso
cuantas veces necesites.

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 A la derecha, encontrarás un segundo panel llamado “Etiquetas del eje
horizontal (categorías)“. Aquí encontrarás un botón llamado “Editar“.
 Pinchando en este botón podrás elegir el rango donde se encuentran las
categorías, es decir, aquellos valores que aparecerán como etiquetas.
 Una vez hecho esto, solo debes pinchar en el botón “Aceptar” y aparecerán
los nombres de las categorías.
 Pincha nuevamente en el botón “Aceptar” y tu gráfico quedará listo.
6. Ponle tu estilo.
Finalmente, vamos a darle un poco de color a nuestro gráfico. Para hacerlo, solo debes
seleccionar el gráfico y, en la ficha contextual “Herramientas de gráficos“, elije la ficha
“Diseño“.
0
2
4
6
8
10
12
14
PEPITO JUANITO LUISITO ANA MARIA
NOTA3
NOTA1

28
5
8
4
6
3
1.5 5
6.5
0
2
4
6
8
10
12
14
PEPITO JUANITO LUISITO ANA MARIA
Los mejores estudiante de
emprematica
NOTA3
NOTA1
En esta ficha, en el apartado “Estilos de diseño“, verás varios estilos predefinidos que
podrás utilizar para hacer tu gráfico más colorido en solo un par de clics.

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TABLA DINÁMICA
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la
tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Crear una tabla dinámica en Excel 2010
1. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.
2. Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del
grupo Tablas de la ficha Insertar.

30
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás
ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
4. En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón
Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
5. Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.

31
6. Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente
como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla
dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

32
EJERCICIO DE FORMATO CONDICIONAL
Ejercicio 1: GASTOS SERVICIOS Ingrese la siguiente tabla de datos y proceda a aplicar
un formato condicional de barras, y que:
* Resalte todos aquellos gastos superiores a 3.500.000 (un color).
* Resalte valores entre 2.000.000 y 2.900.000 (un color).
* Resaltar valores menores a 1.800.000 (un color).
GASTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
LUZ 1550700 1724600 1398200 2347300 1500500 1942000
AGUA 3830500 3942500 3567200 3500900 4329800 4051200
GAS 865500 800300 750200 690200 842300 955400
TELEFONIA 2540000 2670500 1875000 2983500 1724600 253000
INTERNET 2680000 2347300 2980500 3050400 2900300 2566300
MENSAJERA 3483000 3980450 4051200 4329800 3950500 4200100
CELADURIA 4695000 4789000 4200100 3765200 3980450 4200100
NOMINA 13590400 12842900 13592200 10982400 12500200 12988900
Para colocar formato condicional de barras
1. Primero seleccionamos toda la tabla
2. Damos clic en formato condicional
3. Luego en barra de datos y escogemos el degrado que deseamos para nuestra
tabla damos clic y quedara así:

33
Para resaltar gastos superiores a 3.500.000 (un color).
1. Seleccionamos solo las cifras de la tabla
3. Luego en resaltar reglas de celdas, escogemos es mayo que
4. aparecerá el siguiente cuadro donde colocaremos la cifra solicitada
escogeremos el color que deseamos que se resalte y damos clic en aceptar
5. Quedará así:
Para resaltar valores entre 2.000.000 y 2.900.000 (un color).
3. Luego en resaltar reglas de celdas, escogemos la opción entre
4. aparecerá el siguiente cuadro donde colocaremos las dos cifras solicitadas
5. quedará así

34
Para resaltar valores menores a 1.800.000 (un color).
3. Luego en resaltar reglas de celdas, escogemos la opción es menos que
4. aparecerá el siguiente cuadro donde colocaremos la cifra solicitada
5. finalmente quedara así:

35
EJERCICIO MEDIANTE LA UTILIZACION DE FILTROS
En el presente ejercicio se empleara los filtros de Excel tanto los sencillos como
avanzados para responder cada una de las interrogantes que se plantean a
continuación:
1. ¿Cuántos vehículos vendió Andrea?
La respuesta será 9 vehículos
COMPROBACION:
1.1. Vamos a filtrar en este caso la columna que dice vendedor.

36
1.2. Colocaremos filtros a toda la tabla para empezar a trabajar, señalando
toda la tabla, una vez hecho eso buscaremos una opción que dice ordenar y
filtrar se desplegara un menú donde escogeremos la opción FILTRO y
automáticamente se colocaran una direcciones en sentido para abajo en los
títulos de las columnas de la tabla, lo cual nos indicara que se ha colocado
correctamente el filtro.

37
1.3. Una vez colocado el FILTRO a toda la tabla, escogeremos la columna
vendedor para comprobar si la respuesta que tenemos es verdadera o falsa.
Daremos click en la fecha del título VENDEDOR donde se desplegara una menú
que contiene: ordenar de A a Z o de Z a A, ordenar por color filtro de texto, en
la parte de abajo aparecerá seleccionar todo y aparecerán los nombres de los
vendedores, en este caso vamos a seleccionar solo donde dice el nombre
Andrea y ponemos aceptar, para filtrar la columna vendedor así
comprobaremos que la respuesta de 9 vehículos que vendió es la correcta.

38
2. ¿Cuántos vehículos se vendieron al contado?
La respuesta es 9 vehículos se vendieron de contado.
2.1Vamos a filtrar en este caso la columna que dice forma de pago.
2.2
Daremos click en la fecha del título forma de pago y seleccionaremos la opción que dice
contado para filtrar la tabla según la forma de pago del vehículo dando como resultado la
respuesta obtenida anteriormente.

39
3. ¿Cuántos vehículos son de lujo del año 1998?
La respuesta es 2 vehículos de lujo del año 1998
COMPROBACION:
3.1Vamos a filtrar en este caso la columna que dice TIPO y MODELO.
3.2Podemosempezarafiltrarcualquierade lasdoscolumnasperovamosa empezarporla
columnaTIPOdonde apareceránEns.Nacional yLujo, escogeremoslaopcióndonde dice lujo
para filtrarlosvehículosde Lujo.

40
3.3Ahora procederemosafiltrarlacolumna MODELO escogiendoel año1998 para comprobar
que la respuestaenlacorrecta.

41
4. ¿Cuántos vehículossuperan los$ 20.000,00?
La respuestaesque 17 vehículossuperanlos$20.000,00
COMPROBACION:
4.1. Vamos a filtrar en este caso la columna que dice VALOR NETO.
4.2Para filtrarvaloresemplearemoslaopciónfiltrosde númerosdonde escogeremoslaopción
Mayor que,donde se abrirá unaventanaenla cual ingresaremosel valorafiltrareneste caso
es20000000 perosi comas ni puntosporque Excel noreconoce estossignosyel filtrosaldrán
incorrecto,luegode colocarlacantidada filtrardamosenclicken aceptary automáticamente
se filtraranumeromayoresa 20000000.

42
5. ¿Cuántos vehículostienendescuento?
La respuestaaquíesque 9 vehículostienendescuento.
COMPROBACION:
5.1Vamos a filtrar en este caso la columna que dice DESCUENTO.
5.2 Daremos click en la fecha y quitaremos el tick en los valores en 0.00 que se
encuentran en la parte de debajo de ventana, para filtrar los vehículos que no tienen
descuento y podemos aceptar y automáticamente nos dará una lista solo de los
vehículos que si tienen descuentos que en este caso serán 9.

43
6. ¿Cuántos vehículossonmarca chevrolety su valor netoes de $ 18.000,00 a $
28.000,00?
La respuestaesque hay5 vehículos marca Chevroletque suvalornetoesde $18000000 a
$28000000
COMPROBACION:
6.1 Vamos a filtrar en este caso la columna que VALOR NETO.
6.2 Vamos a dar click en la fecha del título valor neto y utilizaremos la opción filtrado de
números nuevamente pero esta vez escogeremos la opción de ENTRE, se desplegara una
ventana nueva donde tendremos que colocar los dos valores que queremos filtrar, el valor
menor en la parte superior que en este caso es 18000000 y el valor mayor en la parte inferior
que en este caso es 28000000 pondremos aceptar y automáticamente se filtraran valores
entre estas dos cantidades.

44
6.3Una vez filtrados los valores procederemos a filtrar lo que es la marca del vehículos
en este caso filtraremos vehículos con la marca Chevrolet para que nos dé como
resultado los 5 vehículos que son marca Chevrolet y están dentro de los valores
$18000000 y $28000000.

45
7. Hacer una lista de los 8 vehículosconmás bajo precio.
- Aqui aplicaremos otra vez la opción filtrado de números seleccionando la
opción menor que, se desplegara la ventana donde colocaremos un valor
cualquiera para encontrar los 8 vehículos con más bajo precio en este caso yo
coloque 25000000, ponemos aceptar y se filtraran los vehículos con más bajo
precio.

46
8. Hacer una lista de las 10 comisiones más altas.
- Emplearemos otra vez el filtrado de números en la columna COMISION
seleccionaremos esta vez la opción mayor o igual que, así mismo iremos
probando con varios valores hasta que nos dé como resultado las 10
comisiones más altas, en este caso yo puse 400000, podemos aceptar y se
filtraran las comisiones que necesitamos.
9. ¿Cuánto suman los valoresnetosentre 20.000,00 y 30.000,00?
- Utilizaremosenmismofiltrode númerosperoestavezconlaopciónENTRE para filtrar
valoresentre 20000000 y 30000000 en la columnaVALORNETO,para luegoproceder
a sumarlosusandouna funciónbásicasuma=Suma (L2:L14).

48
10. Hacer una lista de los vehículos entre el año 1997 y 2000 que cuya forma de
pago sea a crédito.
- Para resolver este problema utilizaremos nuevamente filtros de números con la
opción ENTRE para filtrar vehículos cuyo MODELO sea entre los años 1997 y
2000, pero también utilizaremos un filtro en la columna FORMA DE PAGO
señalando la forma de pago sea a crédito dando como resultado la lista de los
vehículos entre esos años y su forma de pago sea a crédito.
Filtro en forma de pago (Crédito)

49
11. Hacer una lista de los vehículos Toyota del año 1998 y 2000.
- Para resolver este problema utilizaremos nuevamente filtros de números con la
opción ENTRE para filtrar vehículos cuyo MODELO sea entre los años 1998 y
2000, pero también utilizaremos un filtro en la columna MARCA señalando la
marca del vehículo sea a Toyota dando como resultado la lista de los vehículos
entre esos años y su marca sea Toyota.
FILTRO DE MARCA DEL VEHÍCULO

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