El documento describe los pasos para crear una plantilla en Word vinculada a una base de datos en Excel. Primero, se configura la hoja en Word y se crea la plantilla. Luego, se crea una base de datos en Excel con campos como nombre, grado y carrera de los estudiantes. Se vinculan los campos de Excel a la plantilla de Word usando la pestaña de correspondencia. Finalmente, se generan documentos individuales con la plantilla para cada estudiante en el rango seleccionado.

2. •CREACIÓN DE LA PLANTILLA
EN WORD
•COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA

3. Al tener abierto ya el software
de Word, lo primero es la
configuración de nuestra hoja de
texto, para esto ingresamos a la
pestaña “Diseño de página”.

4. Dentro de esta pestaña, hacemos
clic en el botón pequeño que se
encuentra en la parte inferior
derecha de la sección “Configurar
página”.
Este botón nos desplegará una
ventana llamada “Configurar
página”. Puede configurarse la hoja
desde la pestaña “Diseño de
página”, pero necesitamos una
medida exacta de la hoja, para ello
esta ventana nos provee de esta
herramienta.

5. Ahora en la pestaña “Papel”, en la
opción “Ancho:” introducimos 10,8
cm y en “Alto:” introducimos
27,9cm y presionamos “Aceptar”, y
ya tenemos nuestra hoja
configurada.

6. Y creamos nuestra plantilla, en
este caso este sería mi modelo.

7. Ya creada nuestra plantilla
en Word, pasamos a crear
nuestra lista de alumnos
(BD) de cada grado en
Microsoft Excel. Para esto
creamos un nuevo
documento en este y
agregamos los siguientes
campos:
-Nombre
-Grado
-Carrera

8. Procedemos a ingresar
los alumnos y grado
requeridos.
Ahora guardamos nuestro
documento.

9. Ahora procedemos a
trabajar con nuestra
plantilla creada en
Word; la abrimos.
En Word, nos ubicamos
en la pestaña
“Correspondencia”.

10. En esta pestaña,
colocamos el cursor en
la opción “Seleccionar
destinatarios” y luego
ingresamos en “Usar
lista existente...”.
Nos desplegará la ventana “ Seleccionar archivos de origen de
datos” en la que tendremos que buscar nuestro archivo creado en
Excel con todos los datos del alumno, lo seleccionamos y luego
presionamos “Abrir”, de esta manera nos vinculará los campos y
los datos.

11. Procedemos a ubicar el
puntero en nuestra hoja
de plantilla en el primer
dato “Nombre:”
Hecho esto, de nuevo en la pestaña
“Correspondencia” ingresamos a
“Insertar campo combinado”, y
seleccionamos el correspondiente campo
de Excel a la opción correspondiente de
Word. En este caso sería “Nombre”.
Vemos con nos aparecerá lo siguiente,
que nos muestra que ya está vinculada
en el campo de Excel con el de Word.

12. Realizamos lo anterior con los siguientes
campos restantes hasta finalizar la vinculación
con todos los campos, y quedará de esta
manera.

13. Ahora para mostrar la
plantilla para cada uno de los
alumnos, de nuevo en la
pestaña “Correspondencia”,
ingresamos a la opción
“Finalizar y combinar” y
seleccionamos “Editar
documentos individuales”
Nos mostrará la siguiente ventana, en la cual tendremos que marcar la
opción que deseemos.
La opción “Todos” genera la plantilla para todos los datos. O podemos
elegir un rango determinado con la opción “Desde: … Hasta:”

14. En este caso seleccionaremos
un rango de 1 hasta 10. y
presionamos “Aceptar”.
Nos abrirá otro documento con la cantidad de plantillas, con los datos
del rango seleccionado. Y guardamos el archivo generado.