2. Persiapan
untuk
Mengendalikan
Organisasi
Page 2
3. Prakata
Kebanyak orang yang mampu
naik ke posisi puncak
adalah
orang-orang yang terampil dalam seni
mengelola orang lain.
Bakat seseorang menjadi manager mungkin bawaan sejak lahir atau sebagian orang
dari pengalaman dan segelintir orang yang terlahir dari pembelajaran sebab hal ini
menunjukkan sebuah kecerdasan, jika tidak berbekal warisan kekayaan maka harus
lebih cerdik, ambisius dan tegar dari yang lainnya, juga harus diketahui untuk sukses
harus lebih agresif dan sedikit egois.
Page 3
4. Pemimpin adalah jabatan berdasarkan
pengakuan dari bawahan
Manager adalah jabatan pemberian dari
atasan
Direktur adalah jabatan yang sebagian
besar dibeli
Page 4
5. Mengelola Diri
Kamu akan mengenal orang-orang yang
harus kamu kenal , dan mereka akan
mengenalmu, mempercayaimu serta
memanfaatkanmu sebagaimana kamu
memanfaatkan mereka
Maka,,,sebaiknya kamu membaca beberapa buku referensi.
Selamat datang di dunia nyata, segera buka mata,tutup mulut,
lengkapi senjata, bentuk diri sendiri dengan melenyapkan sifat-sifat
yang akan menjadi penghalang, walau harus berjuang keras, sebab
keras batu di cucuran lama ke lamaan akan berlobang juga
Page 5
6. Mengelola diri,, lanjutan............
Perlu dicamkan bahwa produktifitas adalah
sikap mental (attitude of mind)
Mewujudkan sikap mental yang baik dilakukan
peningkatan terhadap :
a. Berkaitan dengan individu
• pengetahuan.
• Keterampilan.
• Disiplin
• Upaya diri
• Kerukunan kerja
Page 6
7. Lanjutan ....................
b. Berkaitan dengan pekerjaan
• Management dan metode yang baik
• Penghematan biaya
• Tepat waktu
• Sistem dan teknologi yang lebih baik.
Demi terciptanya partisipasi secara terpadu dan aktif menuju produktifitas
dibutuhkan sistem management yang antara lain:
• Management by objektifitas (management berdasarkan sasaran)
• Management by exception (management by aksepsi)
• Management by partisipation (management partisipasi/pengendalian mutu
terpadu)
Page 7
8. Lanjut trusss bahh...............
Sebelum memegang komando, harus
belajar patuh. Dan harus diingat jangan
pernah menggunakan bawahan yang
belum pernah belajar patuh, betapapun
kompetennya dia, jika dalam posisi
bawahan harus berprilaku seperti
bawahan jangan terlalu penurut sebab
mencium bokong berlebihan juga maut
Page 8
9. Lanjutan............
Sebagai bahan penggalian diri sebaiknya
anda menambah bacaan antara lain:
1.Konsep diri
2.The 7 habits
3.Fire walking for confidence
Dan memahami fungsi-fungsi management
serta alat-alat management
Page 9
10. Alat-alat dan teknik management
• Intra personal
• Inter personal
• kelompok
• Antar kelompok
• Sistem / aliran kerja
• organisasi
Page 10
11. Intra personal
Intra personal adalah fokus
dari upaya pengembangan
diri baik oleh individu
maupun melalui intervensi
yang diarahkan oleh pihak
lain, dengan tujuan
meningkatkan pengenalan
diri dan kapasitas dalam
peran managerial. Sebagai
bahan bacaan (the 7 habits,
dream analysis, fire walking
for confidence)
The powers tools
Page 11
12. Interpersonal
Interpersonal meliputi
semua prilaku pribadi
dan orang lain
sebagai rekan
kerja,atasan, bawahan
dan orang lain
sebagai bahan
bacaan ( servant
leadership, outward
bound, listening skill)
The powers tools
Page 12
13. Kelompok
Berfokus pada
perilaku-perilaku
interpersonal dan
berfungsinya
kelompok kerja secara
utuh bahan pelatihan
berupa (team building,
quality of work life
diversity)
The powers tools
Page 13
14. Antar kelompok
Mempelajari /
meneliti hubungan
antar kelompok
atau departemen
contoh bahan
pembelajaran :
cross fungsional
team net work,
matrix
management.
The powers tools
Page 14
15. Sistem aliran kerja
Lebih berfokus pada
aspek teknologi
dalam desaign
pekerjaan dan
khususnya
bagaimana pekerjaan
dikordinasikan
sebagai bahan
belajar: reenginering,
right sizing,
downsizing, quality.
The powers tools
Page 15
16. Organisasi
Mencakup seluruh
aspek lingkungan
organisasi , mulai
budaya, iklim hingga
perubahan sistem
contoh: japanese
management, theory
z, reinventing
The powers tools
Page 16
17. Antar organisasi
Melibatkan aktivitas
organisasi-organisasi
yang berhubungan
dengan berbagai bentuk
mulai dari aliansi sampai
dengan pesaing bisnis
secara keseluruhan yakni
pelanggan dan pemasuk.
Contoh strategic alliance,
outsourcing, just-in-time
inventory
The powers tools
Page 17
18. Agar alat-alat management dapat berfungsi
dengan baik, terutama yang mengalami
percabangan sistem seperti merubah budaya,
maka dilakukan dengan pengujian langsung
terhadap budaya,nilai, norma-norma yang
berlaku untuk menilai kecocokannya dengan
pemanfaatan alat tertentu, sehingga dibutuhkan
terlebih dahulu pemahaman terhadap tangga
prilaku organisasi
The powers tools
Page 18
19. Pyramid Diagram
Tangga Prilaku Organisasi
Program perubahan
Sering gagal jika di
Terapkan disini
Perubahan cenderung berakhir jika
Diterapkan menyangkut faktor-faktor
Ini dan diperkenalkan disini
Page 19
22. Planning
Planning atau program perencanaan merupakan langkah
awal dalam mengendalikan organisasi , memutuskan didepan
tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana
melaksanakannya, kapan dilaksanakan,dan siapa yg akan
melaksanakannya yang memuat:
a. Visi
b. Misi
c. Program kerja
d. Time scedhule
e. Budget
“Jika rencana mu terwujud, setiap orang akan menjadi
sahabatmu, jika gagal, kamu akan mendapat
sahabat sejati”
Page 22
23. Directing / comanding
Merupakan kemampuan memberikan
perintah/ intruksi langsung dimana
keahlian ini berhubungan erat dengan
kemampuan komunikasi, dalam mengolah
kata dimana para penerima perintah tidak
merasa disuruh dan terbentuk komitmen.
“Jika rencana kamu sangat rumit, maka
berikan perintah yang sederhana”
Page 23
24. Staffing
Pengarahan atau pengisian dan menjaga tetap terisinya
posisi-posisi dalam struktur organisasi
merupakan kemampuan untuk menempatkan orang atau
barang sesuai pada tempatnya, jika hal tersebut
berhubungan dengan barang maka akan dikenal
program house keeping atau 5s, jika mengenai manusia
maka istilah the right men in the right place maka sangat
berhubungan dengan kemampuan tata letak, baik
manusia, material, keuangan dan waktu.
“Satu orang baik jauh lebih baik
dari pada
seratus orang bodoh”
Page 24
25. Recruitment / organizing
yaitu bagian yang menyangkut pembentukan
struktur peran bagi orang-orang untuk mengisi
lowongan dalam suatu perusahaan. Dalam hal
ini seorang pengendali harus paham dalam
mengelola wawancara, pelatihan dan pemilihan
karakter calon anggota, sehingga setiap anggota
yang masuk tidak mubazir.
“Tutup wawancara jika sudah mengetahui apa
yang ingin diketahui walau hanya
membutuhkan lima atau lima puluh menit”
Page 25
26. Monitoring / targeting
Pengawasan berdasarkan laporan-
laporan dan informasi tanpa harus berada
dilokasi terus menerus,
memperbandingkan hasil dengan standar
ketetapan.
“Mesin sekalipun tidak dapat 100 persen
effisien, tapi cambuk anggotamu untuk
bekerja 100 persen namun jangan
banyak berharap”
Page 26
27. Controlling
Pengukuran dan membetulkan kegiatan-
kegiatan bawahan untuk menjamin
sesuainya kejadian-kejadian dengan
rencana.
“Jika diberi waktu yang cukup, tidak satu
tugas pun akan selesai”
Page 27
28. Cordinating
Kemampuan berkordinasi dengan
bawahan atau sejawat serta
menggunakan berbagai alat komunikasi
dengan kemampuan bahasa efektif yang
baik.
“ Banyak omong, banyak dusta”
“Berbicara pelan membuat orang pasang
telinga tetapi semakin banyak bicara
semakin banyak telinga yang lepas”
Page 28
29. Analysing
Kemampuan mengurai pokok persoalan yang
timbul dari segala informasi yang diterima baik
dalam bentuk laporan tulisan, laporan lisan
maupun visualisasi lapangan sebagai bahan
untuk membuat rangkuman dan pengambil
kebijakan selanjutnya.
“cara memindahkan gunung adalah dengan
mengangkut batu, pasir, tanah dan kayu-
kayu diatasnya”
Page 29
30. Evaluating
Memberikan klasifikasi penilaian yang objektif
dalam pelaksanaan langkah-langkah pengujian
atau pelaksanaan kebijakan yang dibarengi
dengan keahlian membedakan hal – hal objektif
atau subjektif.
“jika dalam 30 menit tidak melihat bercak
dimeja makan, berarti semua beres dan
tanganilah fakta dari suatu situasi buruk
seolah lebih buruk dari yang diketahui, fakta
situasi baik jangan diusik”
Page 30
31. Reporting
Membuat laporan yang mudah dipahami,
efektif dan tidak subjektif sebab ini
merupakan sumber data autentik sebagai
dasar pengambil kebijakan selanjutnya.
Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan
maka ikutilah dalil berikut ini.
“Jangan pernah mengatakan apapun
pada istri atau suami atau kekasihmu
sebab satu dari 5 pasangan yang
menikah telah bercerai”
Page 31
32. Menyusun plan (perencanaan)
Perencanaa yang biasanya mengandung visi, misi,
sasaran, mekanisme pencapaian, limit waktu,
penanggung jawab, serta biaya. Maka harus dilakukan
dengan baik dan benar serta berpedoman dengan pola
SMART:
Sistematis = tidak bertele-tele
Measurable = terukur
Achievement = orientasi pencapaian
Reality = tidak muluk-muluk
Timely = ada batasan waktu
Page 32
33. Menyusun budget............
Susunlah biaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan program kerja tersebut
sehingga diperoleh standar biaya sebagai
ketetapan dalam pelaksanaan sehingga
saat pelaksanaan dapat dibandingkan
denga real budget saat itu. Jika program
menjadi rutinitas akan diperolah standar
untuk acuan berikutnya.
“Jika ingin melakukan pemangkasan biaya ,
maka mulailah dari dirimu sendiri”
Page 33
34. Menyusun scedhule.........................
Buatlah tabel time schedule untuk acuan
pelaksanaan agar tahapan demi tahapan
lebih mudah diatur, sehingga tidak terjadi
tumpang tindihnya program kegiatan.
Page 34
35. MERINGKAS PENGENDALIAN MANAGEMENT
untuk mempermudah pengendalian management
organisasi sebaiknya dipahami SIKLUS PDCA .
Deming’s, yang merupakan pencetus dari siklus PDCA
ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin
menghasilkan mutu dari produk/ jasa yang akan
dihasilkan, maka “roda PDCA” harus berputar. Artinya,
jika kualitas dari suatu produk/ jasa ingin dicapai oleh
suatu organiasasi, maka organisasi tersebut dalam
melaksanakan pekerjaannya harus dengan siklus PDCA.
siklus PDCA bukanlah siklus harian, namun merupakan
siklus periodik dalam kurun waktu tertentu. Sedangkan
siklus proses kerja harian merupakan siklus SDCA
(standar-do-check-action). Hubungan antara siklus
SDCA dengan PDCA tersebut dapat digambarkan.
Page 35
36. MERINGKAS PENGENDALIAN..........................
Pekerjaan tersebut direncanakan, rencana yang
telah dibuat dilaksanakan, pelaksanaan yang
telah dilakukan dimonitoring, diukur atau dinilai,
hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis
digunakan untuk merencanakan pengembangan
berikutnya, demikian seterusnya sehingga
organisasi tersebut selalu mampu memenuhi
kepuasan stakeholders dan berkembang secara
berkelanjutan.
Page 36
37. Gambar siklus PDCA : proses pengembangan berkelanjutan
PENINGKATAN N
terpecahkan
D C S masalah
Apakah
MASALAH/KASU SOLVING
S A SISTEM PROBLEM
KEBIJAKAN
MANAGEMENT
STANDARISASI
Y
D C
P A
SISTEM
MANAGEMENT
SOLUSI PENGEMBANGAN RUTIN
Page 37
http://www.uin-malang.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1749:2010-11-09-06-44-30&catid=35:artikel-dosen&Itemid=210
39. Problem Solving
Dalam garis besarnya, langkah metode pemecahan
masalah dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Adanya masalah yang dipandang penting;
b. Merumuskan masalah
c. Analisa hipotesa
d. Mengumpulkan data
e. Analisa data
f. Mengambil kesimpulan
g. Aplikasi (penerapan) dari kesimpulan yang diperoleh
h. Menilai kembali seluruh proses pemecahan masalah
Page 39
40. Pada sebuah industri manufacture
biasanya penyebab masalah sering
disebut dengan 4M + 1L yaitu:
1.Manusia
2.Metode
3.Material
4.Mesin
5.Lingkungan
Sering digambarkan sebagai FISHBOND DIAGRAM
Page 40
41. FISHBOND DIAGRAM
MESIN MANUSIA
LINGKUNGAN KASUS
METODE MATERIAL
Page 41
42. Telaah .......
Saat proses pemecahan masalah sebaiknya
jangan terburu-buru menyalahkan manusia,
sebab manusia paling mudah dipersalahkan,
tetapi lakukanlah analisa berdasarkan langkah-
langkah tersebut diatas dan analisa kelima
aspek tersebut, lalu perhatikan aspek manakah
penyumbang terbesar terhadap terjadinya kasus
dengan memasukkan kedalam pareto diagram
ataw diagram batang
Page 42
44. Skala prioritas.......
Setelah diperoleh penyebab tertinggi
terjadinya kasus, maka dalam penyelesaian
masalah sebaiknya dilakukan pemilihan skala
prioritas, dengan memprioritaskan persentase
tertinggi penyumbang masalah tersebut,
kemudian dilanjutkan dengan persentase
dibawahnya dan seterusnya, hal ini diharapkan
setelah kasus besar selesai maka kasus kecil
akan selesai.
Page 44
45. Apakah hal ini berlaku untuk sebuah organisasi bukan
manufacture ???
Untuk organisasi nonmanufacture tetap
berlaku dan penyumbang masalah makin
sedikit sebab kebanyakan tidak
melibatkan mesin, penyebab terbesar
biasanya manusia, metoda, dan material
sedangkan lingkungan pengaruhnya
sangat kecil.
Page 45
46. Bagaimana menguraikan persoalan berdasarkan ke lima
penyebab tersebut diatas ????????
• Manusia
Apakah anggota atau pekerja paham
terhadap aturan, pola kerja, intruksi kerja.
Apakah tercipta komitmen management
partisipasi, perhatikan budaya kerja.
Bagaimana dengan punishmen and
reward.
Page 46
47. Lanjutan.......
• Material
Yang perlu diperhatkan pada material
meliputi : bentuk, warna, dimensi ukuran
(panjang, lebar, tebal, berat, diameter
dsb), rasa (asam, manis, pedas, pahit),
aroma (wangi, bau, dsb) yang sesuai
dengan kebutuhan produk.
Page 47
48. Lanjutan........
• Metode
Metoda atau cara merupakan aturan baku
yang telah ditetapkan sebagai SOP baik
dalam tata cara penyimpanan, pengepakan,
produksi, pola kerja, intruksi kerja, petunjuk
pelaksana dan petunjuk teknis serta meliputi
tatacara penyampaian keluh kesah yang
sering memiliki standar seperti ISO, TQM,
HACCP dsb.
Page 48
49. Lanjutan........
• Mesin
mesin atau peralatan harus dilihat apakah
dalam kondisi baik (sesuai standar)
dengan effisiensi tinggi,ergonomis, jika
tidak harus terlebih dahulu dilakukan
perawatan, baik sebahagian atau
menyeluruh.
Page 49
50. Lanjutan........
• Lingkungan
Apakah lingkungan kerja memberikan
kenyamanan kerja dengan melihat,
mendengar dan meraba parameter suhu,
tata letak sarana dan prasarana, sirkulasi
udara, sirkulasi material, sirkulasi
manusia, warna dinding, textur lantai,
suara dsb.
Page 50
51. Lanjutan........
“setiap masalah mempunyai dua macam
penanganan, dan setiap pemimpin
diberi dua pentungan yaitu pentungan
pembinaan dan pentungan
pembinasaan, agar cepat selesai
bersabarlah”
“jika satu-satunya alat yang kamu miliki
adalah palu, maka semua masalah
terlihat seperti paku”
Page 51
52. Penutup
Demikianlah sekelumit management
pengendalian organisasi
“ jangan salahkan palu jika jempol
terpukul sendiri, sebab palu hanyalah
sebuah alat, yang memakainya adalah
kamu”
Page 52
