PANAMERICA FORMAS E 
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Manual de ventanilla unica

  1. 1. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de MANUAL DE VENTANILLA Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón UNICA Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza
  2. 2. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción 2. Misión 3. Visión 4. Marco Normativo 5. Antecedentes 6. Justificación 7. Objetivo General 8. Objetivos Específicos 9. Definiciones 10. Paso a Paso 11. Recomendaciones 12. Glosario 13. Anexos 14. Bibliografía 15. Cibergrafía
  3. 3. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza INTRODUCCION Con este manual se pretende normalizar los procedimientos en cuanto al manejo de las comunicaciones oficiales, con el fin de facilitar una metodología clara, en el desarrollo de las primera fases del Programa de Gestión Documental de PANAMERICANA FORMAS E IMPRESOS S.A, las cuales son recepción, distribución y tramite, ya que las comunicaciones juegan un papel vital en la administración y es fundamental para continuar con la implementación del Programa de Gestión Documental en la entidad y poderle brindar al ciudadano una respuesta oportuna a cualquier requerimiento, con el fin de garantizar los derechos constitucionales y respetar los principios archivísticos El acuerdo No. 060 de 2001, en su artículo 3 contempla que las entidades deberán establecer de acuerdo a su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de gestión de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los Archivos de Gestión, Centrales e Históricos. Es por ello, que PANAMERICANA FORMAS E IMPRESOS S.A, en cumplimiento de la normatividad para y el caso, ha implementado este Manual de Ventanilla Única en su Programa de Gestión Documental.
  4. 4. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza MISION Somos una empresa enmarcada dentro de los principios filosóficos de nuestros valores corporativos, logrando a través de nuestros servicios de impresión y acabados, satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Para ello contamos con un capital humano altamente capacitado, comprometido y motivado, en alianza con nuestros proveedores y clientes, trabajando con equilibrio ecológico y responsabilidad ante la sociedad. VISIÓN Ser una organización que con la optimización en la utilización de nuestros equipos, la alta tecnología, el buen diseño y la excelente calidad de nuestros productos y servicios, logrará satisfacer y exceder todas las expectativas de nuestros clientes.
  5. 5. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de DECRETO 2527 DE 1950: “Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.” Artículo 1º.- Autorizase el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también en los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto. Artículo 5º.- La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que para cada archivo haya establecido el correspondiente Ministerio, Gobierno , Alcaldía, Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, y siempre que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los artículos siguientes. Artículo 6º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado deberán ser autenticadas al respaldo por el empleado que ejerzan las funciones de Jefe del respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, con la indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya concedido esa autorización, y el señalamiento del número de orden del rollo o cinta de donde se haya copiado. Artículo 7º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficiales ni sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticadas por la persona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un Notario Público, previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde se haya copiado. Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón MARCO NORMATIVO Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza
  6. 6. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Artículo 8º.- El original de las actas a que se refiere el artículo 4 de este Decreto debe conservarse sin ser destruido, para que sirva de control del archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá protocolizarse en una Notaria. LEY 527 DE 1999: “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” ARTÍCULO 1º. Ámbito de aplicación. La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo. ARTÍCULO 2º. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza
  7. 7. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera; c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales; e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto; f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. LEY 594 DEL 2000: “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.” Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza
  8. 8. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza ANTECEDENTES La gestión documental tiene sus inicios hacia los años 50 y su adopción generó grandes cambios en la práctica archivística, por cuanto incluyó el concepto de ciclo de vida de los documentos, el cual permite el control de estos desde su producción hasta su conservación permanente o destrucción, de acuerdo con su valor histórico. El Archivo General de la Nación, ha expedido acuerdos, por los cuales se reglamenta la Gestión de Documentos y determinan metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, contemplando su producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos. Panamericana Forma e Impresos S.A ha venido generando y gestionando la documentación institucional, bajo normas generales implícitas, pero no enmarcadas bajo una misma reglamentación, por lo que es necesario asumir políticas, normas y procedimientos que permitan la gestión y el control documental
  9. 9. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza JUSTIFICACIÓN El Acuerdo 060 del 2001 – del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, reguló en su Artículo 3: Unidades de correspondencia, la obligación que tienen las entidades para establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. Cabe anotar que durante muchos años los documentos generados por las entidades, no fueron tratados archivísticamente y es necesario asumir normas y políticas que permitan el control documental desde su producción para corregir estas situaciones. Una parte vital de la archivística son los documentos que se elaboran o producen para las comunicaciones institucionales internas o externas, los que deben tener el sello propio de identidad de la entidad que los emite, teniendo en cuenta su organización, misión y funciones, tal es el caso de Panamericana Formas e Impresos S.A, entidad privada que debe contar con un manual de ventanilla única de correspondencia, que fije los procedimientos que se deben cumplir en
  10. 10. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de producción, contenido, recepción y distribución de los documentos. Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza OBJETIVO GENERAL Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, de tal manera que se contribuya al desarrollo del Programa de Gestión Documental de la entidad, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, central e histórico OBJETIVOS ESPECIFICOS  Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que se reciben y despachan en PANAMERICANA FORMAS E IMPRESOS S.A  Instruir a los funcionarios de PANAMERICANA FORMAS E IMPRESOS S.A, sobre los procedimientos en cuanto al manejo de las comunicaciones oficiales.  Normalizar los procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción y distribución de los documentos de la entidad.  Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y adecuada utilización de la información tramitada por medios electrónicos
  11. 11. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de  Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza comunicaciones oficiales. DEFINICIONES Archivo electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional de Panamericana Formas e Impresos S.A Comunicación oficial enviada: son las comunicaciones producidas por los procesos de Panamericana Formas e Impresos S.A, radicadas y dirigidas a otras entidades privadas o públicas, o a personas naturales o jurídicas. Comunicación oficiales recibidas: son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla única dirigidas a Panamericana Formas e Impresos S.A como entidad y/o a sus empleados en calidad de tales. Comprende oficios, informes, etc. Comunicaciones oficiales internas: son las comunicaciones, circulares, memorandos, oficios internos que se producen por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas a los diferentes procesos. Comunicaciones oficiales: son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a Panamericana Formas e Impresos S.A, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
  12. 12. PANAMERICA FORMAS E IMPRESOS S.A Código GD200M1 Versión 1 Programa Gestión Documental Vigencia 16 OCTUBRE 2014- 16 OCTUBRE 2015 Manual de Ventanilla Única Página 1 de Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Privado: es el producido o tramitado por una entidad privada, en ejercicio de su cargo o intervención. Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por el medio del cual, Panamericana Formas e Impresos S.A asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Registro de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por el medio del cual, Panamericana Formas e Impresos S.A ingresa en el sistema de correspondencia que determine, todas las comunicaciones producidas o recibidas. Elaborado por Camilo Guaje Martha Pachón Revisado por Alexander Mendoza Aprobado por Alexander Mendoza

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