1. de casus:
intranet
voor een complexe, middelgrote
en kennisintensieve organisatie
www.hi6.

2. voorbeeldcasus
onze klant:
Een middelgrote, complexe organisatie waar de uit te voeren
werkzaamheden veel kennis van de medewerkers vereisen.
het probleem:
 medewerkers beschikken over (te) veel én onoverzichtelijke
informatiebronnen: netwerkschijven, websites, verouderd en
incompleet intranet, fysieke mappen, mailen, bellen;
 er is onduidelijkheid over actualiteit, juistheid en volledigheid van de
gevonden informatie;
 verschillende en verouderde informatie / formats / handleidingen /
etc. in omloop met als gevolg geen eenduidige uitvoering van
werkzaamheden;
 zoeken naar de juiste informatie kost veel tijd, terwijl de uitkomst van
de zoektocht onzeker is.
hi6.nl

3. wat deze klant ons vroeg:
“zorg voor een plek waar medewerkers alle -voor de uitvoering
van hun werkzaamheden benodigde- relevante en actuele
informatie kunnen vinden”
de kaders:
 creëer een plek waar de benodigde, relevante informatie digitaal is
te verkrijgen;
 maak deze plek bereikbaar voor alle medewerkers;
 informeer op deze plek hoe, wanneer en vooral waarvoor men
collega’s kan benaderen;
 presenteer relevante nieuwsberichten.
hi6.nl

4. het resultaat
 nieuwe intranetomgeving, alleen van binnenuit bereikbaar (de
informatie is niet openbaar toegankelijk);
 presentatie van alle relevante, actuele informatie die nodig is voor
een goede uitvoering van de werkzaamheden zoals
processen, formats, kwaliteitshandvesten, etc.;
 aangevuld met relevante documenten en links naar relevante sites
over wetgeving, beleid, handboeken en
handleidingen, organogram, (gerichte) nieuwsberichten (feeds en
tweets);
 totaaloverzicht van medewerkers incl. relevante informatie zoals
telefoonnummer, mailadres, werktijden, competenties en
werkzaamheden (hoe, wanneer en waarvoor kan ik mijn collega
benaderen?)
 ruimte voor nieuwsberichten vanuit de organisatie, volgens vaste
rubrieken en op vaste tijden te publiceren om bezoekers terug te
laten keren; hi6.nl

5. de nieuwssite:
hi6.nl

6. de voordelen:
 vanuit iedere werkplek te ontsluiten informatie;
 beheer van informatie centraal georganiseerd;
 uniformiteit (lees: duidelijkheid) in presentatie van informatie;
 alleen actuele en relevante informatie wordt beschikbaar gesteld
zoals formats, procedures, handleidingen, etc. oude informatie wordt
gearchiveerd > verminderde foutgevoeligheid in de uitvoering van
de werkzaamheden;
 mogelijkheid om naar gelang de wens extra informatie beschikbaar
te stellen zoals organisatienieuws, telefoonlijst, BHV informatie,
etc.;
 mogelijkheid tot geheel of gedeeltelijk afschermen van
(bedrijfsgevoelige) informatie voor groepen gebruikers.
hi6.nl

7. randvoorwaarden voor succes:
 gebruikerswens inventariseren;
 organiseer een centraal punt voor sitebeheer en redactie (kan
uitbesteed worden aan hi6);
 sluit overige informatiebronnen af ter voorkoming dat (ver)oude(rde)
informatie gebruikt wordt.
hi6.nl

8. samengevat een greep uit onze mogelijkheden
 opmaak en inrichting naar wens (zowel indeling als lay-out);
 plaatsen van (nieuws)berichten (voorafgaande aan
publicatiedatum/-tijdstip klaar te zetten) incl. archief met oude
berichten;
 documentenbibliotheek voor bijv. handleidingen, processen, etc.;
 contactformulier incl. upload mogelijkheden van documenten;
 links naar andere sites;
 feeds & tweets: weergave van relevante nieuwsberichten en tweets;
 medewerkersoverzicht: van eenvoudige telefoonlijst tot uitgebreid
profiel (al naar gelang de wens);
 publicatie van aanstaande events;
 enquete, quiz, weerberichten en meer...
hi6.nl

9. contact
vragen? opmerkingen?
laat het ons weten via de site.
hi6.nl