Best Practices: Intranet Nationale Suisse

Best Practices: Intrane Nationale Suisse
et

Enterprise 2.0 SUMMIT

Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Proje
ekte

Nationale Suisse

 Kurzprofil:
ssige Risiko- und Vorsorgelösungen sowie für
− international tätiger Schweizer Versicherer für erstklas
massgeschneiderte Nischenprodukte.
− Hauptsitz (Schweizerische National-Versicherungs-G
Gesellschaft AG): Basel
− SIX Swiss Exchange kotiert: NATN
− Tochtergesellschaften in Belgien, Deutschland, Italien Liechtenstein, Schweiz und Spanien
n,

 Umsatz-/ Mitarbeiterzahlen:
− Bruttoprämien: 1.67 Milliarden Schweizer Franken
− 30% des Umsatzes von Tochtergesellschaften
− 1796 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen, Stand vom 30 Juni 2009)
(Vollzeitstellen 30.

 Unternehmensstruktur: Diverse Fachbereiche, Vertriebs
snetz mit Agenturen, Querschnittsbereiche (z.B. IT)

 Ländergesellschaften in Spanien, Italien, Belgien und Deutschland

Seite 2 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Agenda
g

 Ausgangslage & Zielsetzung
 Projektablauf
 Lösung
 Migration
 Rückblick & Ausblick


Ausgangslage & Zielsetzung
g g g g

Hier steht ein Titel


Ausgangslage
g g g

Systemtechnische Einschränkungen

 Bestehendes Intranet nicht mehr State of the Art
 Verschiedene Stand-alone-Teilapplikationen
 keine Kollaborationselemente insb. soziale Elemente
− Ausnahme: Flohmarkt, wurde aber nicht genutzt
 Publikation auf Basis Frontpage
p g
 Keine Berechtigungen auf Stufe Publikation
− Jeder Contentmaster konnte alles bearbeiten


Ausgangslage
g g g

Erschwerter Informationszugang

 11.11.2009Informationsarchitektur nach Organisationen
n
− Hierarchisch nach Geschäftsbereichen (Wiedergabe d Organigramms)
des
 Schwieriges Auffinden von Inhalten über Navigation und Suche
d
− Garbage in – Garbage out
− Historisch gewachsen durch 168 ( ) ausgebildete Con
g (!!) g ntentmaster


Ausgangslage
g g g

Unzureichende Inhaltsqualität

 Viele alte, ungültige Inhaltsseiten
 Nur neue hinzugefügt, keine alten gelöscht, häufiger We
echsel der Zuständigkeiten
 Redundante Dokumente
 z.B. PDF für Ausdruck vs. HTML für Suche
 Viel zu viel Information (12.000 HTML-Seiten, 6555 PDF
( , F-Dokumente, 500 .doc-Dateien, 600 .xls-Dateien)
, , )


Ausgangslage
g g g

Intranet bietet keine Arbeits- und Prozessunterstützun
ng

 Nur manuelle Abläufe abgebildet
 Hoher Aufwand bei Pflege


Ausgangslage
g g g

Frustrierte Contentmaster und Mitarbeiter

 Besser Mail an alle statt Intranet-News
 Lieber Ausdrucke sammeln statt im Intranet nachschaue
en
 Resignation bei den Mitarbeitern
 Frust bei den Contentmaster

->> Kein soziales Element statt dessen asoziales Elemen
>> Element, nt


Ausgangslage
g g g


Zielsetzung
g

Technologieerneuerung Sicherstellung der Informationsqualität
 Realisierung eines funktional und visuell modern (Content Live Cycle Management)
gestalteten Intranets  Versionierung, Archivierung
 Technologie Microsoft SharePoint  Einführung eines Livecycle-Management
 Zentrale Ablage und Kategorisierung von Inhalten der Inhalte
und Suche
 Aufbau einer gruppenweiten Intranet-Plattform

Schneller Informationszugang Arbeits- und Prozessunterstützung
 Gruppenweites Personalverzeichnis  Gruppenweite Zusammenarbeit
 Informationsarchitektur nach Themen  Kollaboration
 Mehrsprachigkeit, Usability / Accessibility  Ablösung manueller administrativer
Workflows durch automatische Workflows
im Intranet


Zielsetzung
g

Verantwortung und Engagement der Mitarbeiter für da Intranet gewinnen
as

 Eigenverantwortung bei Mitarbeitern stärken
 Hilfestellung für Contentmaster bieten

->> Willen zur Veränderung schaffen


Projektablauf
j



In allen Projektphasen Einbezug der Mitarbeiter von
j g
Nationale Suisse

I. Konzeption II. Implementierun
ng III. Launch

Projektleitung
g

1. Übernahme Analyse 1. Set-Up 1. Schulung
2. Business Konzept ranet
2. Implementierung Intr 2. Migration
 Funktionales Konzept  Templating 3. Launchbegleitung
 GUI (Wireframes)  Funktionen/Features (Technik)
 Kollaboration  Schnittstellen/Umsyysteme
3. Technisches Konzept  Kollaboration
 MOSS Konzeption 3. Testing, QS
 Migrationskonzept 4. Deployment
 Integration Umsysteme,
Schnittstellen
4. Design

Infrastruktur

Projektmarketing
P j kt k ti g

Einbezug der Mitarbeiter vo Nationale Suisse
on


Lösung
g



Startseite


Landingpage
g g


Inhaltsseite


Layout
y

Horizontale Hauptnavigation für den Einstieg in die
sechs Hauptthemen

In der vertikalen Subnavigation werden die
Inhaltskategorien/Seiten innerhalb eines
Hauptthemas (z.B. Nichtleben) aufgelistet

Inhaltsbereich mit Hauptüberschrift (grün
ausgezeichnet) und darunterliegenden Inhalte wie
Texte, Bilder
Texte Bilder, Aufzählungen oder Tabellen
Tabellen.

Link-Boxen (Weiterführende Links und
Applikationen) für weiterführende Informationen im
Intranet, welche im Zusammenhang mit dem Inhalt
benutzt werden.

Unter Ansprechpartner sieht der Intranetbenutzer
den Inhaltsverantwortlichen sowie den
Contentmaster der aktuellen Seite.


Informationsarchitektur nach Themen

Bisher: Bisherige Informationsarchitektur hierarchisch nach
g
Geschäftsbereichen

Neu: Themenorientierung

Das
D Fachwissen über das Versicherungsgeschäft
Mitarbeiter is auf weitere vier Bereiche verteilt. Hier sollen
st
Bereich für Inhalte, welche den Mitarbeiter bei In
nformationen zu Produkten, Regelungen, AVBs
Nationale Suisse direkt betreffen: Informationen zur sowie weiteres Fachwissen zu finden sein.
s
Anstellung, E t i kl
A t ll Entwicklungsmöglichkeiten sowie
ö li hk it i
Hilfestellungen rund um den Arbeitsplatz.
Personen
P
Nicht Personen
Nicht-Personen
N
Unternehmen
Schadenmanagement
S
In den Bereich Unternehmen gehören Informationen
über die gesamte Organisation – Von der
Beschreibung der einzelnen Abteilungen und
Vertrieb & Marketing
V
Standorte bis hin zur Kunstsammlung.


Funktionen im Überblick

Favorits Link
i kli
klistenElemente
k
Workflows Kunstteaser
K Forms
Personalverzeichnis Bild
Bildergalerie Suche
l i
Event-Kalender Perso onalisierte MySite
Gruppenweites Fehlerseiten
Helpdesk
DokumenteDruckfun nktion
StartseiteNavigattionManager Metadaten
Soziale ElementeTemp plates Formulare
WCMS Suche New ws Teaser
Mehrsprachigkeit
M


News

Link
Li kli t El
klistenElemente
k t
K
Personalverzeichnis Bildergalerie Suche
s
Event-Kalender Personalisierte
MySite
Gruppenweites Fehlerseiten
ehl it
Helpdesk
DokumenteDruckfun nktion
Startseite ationManager M t d t
Naviga Metadaten
Soziale ElementeTemplates Formulare
WCMS Suche Ne ews Teaser
Mehrsprachigkeit
M p g


News Anforderungen
g

Mitarbeiter sollen zeitnah über aktuelle Themen inform
miert sein

Bisher: News verschwand nach Ablauf der Gültigkeit (max. 90
0
Tage) aus dem Intranet

Neu: News wird aus bestehendem Inhalt erzeugt. News
verschwindet, Inhalt bleibt

 Newsübersicht auf St t it
N üb i ht f Startseite
 Farbliche Kennzeichnung, wenn eine Newsmeldung ber
reits gelesen wurde
 Newserfassung in unterschiedlichen Kategorien
− Hauptkategorien
− Subkategorien
 News erstellen direkt beim Publishing einer Inhaltsseite
 News werden abhängig von Branchen und Kategorien a Unterseiten dargestellt
auf
 Eleminierung der „Mails-an-alle“-Mentalität


Newsübersicht auf Startseite

Kennzeichnung
gelesene News


News Detailansicht


Suche

LinkklistenElemente
K
Event-Kalender Perso onalisierte MySite
S
Gruppenweites Fe ehlerseiten
Helpdesk
DokumenteD Druckfunkti
kf nktion
Startseite ationManager Metadaten
Naviga
Soziale ElementeTemplates F
l t Formulare
l
WCMSSuche New ws
Mehrsprachigkeit
M
Teaser


Anforderungen
g

Mitarbeiter sollten einfach und intuitiv Inhalte aus vers
schiedenen Datenquellen auffinden

 Gruppenweites Personalverzeichnis für 1‘800 Mitarbeite
er
− Vorname / Name, Organisation unit, Telefon, E-Mail, A
Adresse, Auto Complete
− MySite / später Team Site Integration
− Datenquelle: HR-System, Active Directory
 Intranet
− 2’100 deutsche Seiten
− 2’100 französische Seiten
 Dokumenten-Bibliothek (integriert in Sharepoint)
− 3‘500 Dokumente und Formulare (für interne Zwecke)
)
− unterschiedliche Dateitypen: .pdf, .doc, .xls, .ppt, etc.
 Formsmanager (ausserhalb Sharepoint)
− 1‘000 pdf-Dokumente und Formulare (für Kunden)
 Fileshares
− ca. 180 GB Datenvolumen


Suche

Suche von jeder Inhaltsseites m Unterscheidung
mit
Personen oder Inhalte


Gruppenweites Personalverzeichnis

MySite:

Auto Complete:


Ergebnis Inhaltssuche
g

Faceted Search


Helpdesk

LinkklistenElemente
K
Event-Kalender P Perso li i t MySite
onalisierte
Dokumente Druckfunnktion H l d k
Helpdesk
Startseite gationManager Metadaten
Naviga g
Soziale ElementeTemplates Formulare
WCMS Suche Newws Teaser
Mehrsprachigkeit
M


Anforderungen
g

Mit dem Helpdesk auf dem Intranet sollen Mails an alle mit Systemmeldungen reduziert werden
e

 Anzeige aktueller Betriebsprobleme auf der Homepage
− Ampelstatus
− Schnelle Publikation
− Zugriff auf Textbausteine


Helpdesk Startseite


Erfassung & Verwaltung
g g


Soziale Elemente

LinkklistenElemente
K
Event-Kalender Perso onalisierte M Sit
MySite
Dokumente
D k t Druckfunkti Helpdesk
D kf nktion
Startseite ationManager Metadaten
Naviga
Soziale ElementeTemplates F
S Formulare
l
WCMS SucheNewws Teaser
Mehrsprachigkeit
M


Anforderungen
g

Sozialen Elemente sollen Mitarbeiter aktiv einbeziehen
n

 My Site
− Mitarbeiterprofil
− Einstieg in Kollaborationsplattformen
 Bildergalerie (für Kunstobjekte auf der Homepage)
− Kulturelles Engagement hervorheben
g g
− Beitrag zur Unterstützung des Schweizer Kunstschaff
fens mit jährlichem Kunstpreis
− Eigene Kunstsammlung
 Bildergalerie (für Veranstaltungen)
− Einbindung aller Mitarbeiter in Ausbau der Bildelemen
nte
 Event-Kalender
− Informationen über aktuelle, unternehmensbezogenen Veranstaltungen / Termine
aktuelle n
 Kollaboration
− Testbetrieb mit IT
− Testbetrieb mit HR
− „weniger ist mehr“


Bildergalerie
g


MySite
y


Event-Kalender


Kollaboration


Migration
g



Migration
g

Ablauf Eckdaten (Vorbereitung)
1. Erfassen der vorhandenen Inhalte und eindeutige  Anzahl Seiten: 12‘000
Zuweisung der Inhalte an Contentmaster  Anzahl Contentmaster: 78
2. Bereinigung der bestehenden, gültigen Inhalte  Dauer: 6 Monate
3. Löschen veralteter Inhalte  1 Vollzeitstelle intern
4. Anreicherung der Inhalte mit Meta-Daten in einem
Storybook
Eckdaten (reine Migration)
5. Manuelle Migration (da bisherige Inhalte nicht
strukturiert vorliegen) durch ext. Unterstützung
)  Anzahl Seiten: 4‘200
4 200
6. Laufende Abstimmung zwischen Migratoren und  Anzahl Migratoren: 8
Contentmastern  Dauer: 7 Wochen
7. Freigabe der Migration durch Contentmaster
F i b d Mi ti d h C t t t  1 V ll it t ll i t
Vollzeitstelle intern
(inhaltlich)
8. Übergabe der migrierten Inhalte in Verantwortung
Contentmaster
9. Optische Korrekturen durch Contentmaster


Rückblick & Ausblick



Rückblick

 Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen
 Einbezug der Contentmaster und Mitarbeiter
 Projektmarketing
 Einbezug der GL und der mittleren Führungsschicht
 Breites Spektrum an Wissen einbringen ( , Fachbereich, Psychologen, Gestalter)
p g (IT, , y g , )
 Rückhalt durch Geschäftsleitung sichern
 Meinungsbilder identifizieren und einbeziehen (oder elim
minieren ;-) )
 Migration und Test frühzeitig planen
 Integration frühzeitig planen
 Mitarbeiter mit neuem Intranet und neuen Funktionen ni
icht überfordern -> weniger ist mehr !
 Launch planen (Commitment CEO, Countdown, Tipps &
&Tricks)


Ausblick

 Einführung Kollaboration für IT-Bereiche und HR-Theme (produktiv ab 11/09)
en
 Ausbau auf weitere Länderintranets (2010: DE/IT, 2011 ES/BE)
1:
 Länderübergreifende Dokumentensuche
 Corporate Intranet mit Gruppenfunktionen
 Integration Webkonferenzen
g
 Gruppenweite Zusammenarbeit in gruppenweiten Projekten
 Erweiterung des automatischen, administrativen Workflo
ows


Fragen
g

?


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