Manajemen folder dan upload metadata dalam perpustakaan digital ITB

1. PERPUSTAKAAN DIGITAL:
Manajemen Folder dan Upload Metadata
Vika A. Kovariansi, S.Sos

2. Tujuan
Promosi hasil
karya ilmiah
sivitas akademika
dan diseminasi
informasi
mengenai institusi

3. Koleksi / Dokumen yang mewakili hasil karya
ilmiah sivitas akademika dan informasi
mengenai institusi
Disertasi
Tesis
Tugas Akhir/Skripsi
Laporan Penelitian
Grey Literature
Jurnal
Prosiding
Buku
Course Material
Organisasi
Direktori Kepakaran
Electronic clipping

4.  Supaya terorganisasi dengan baik dan mudah dicari melalui teknik
browsing, maka koleksi digital perlu dikelompokkan berdasarkan
kategori tertentu.
 Tidak disarankan membuat pengelompokan koleksi lebih dari 4 kategori.
Karena kalau terlalu panjang, pengguna akan merasa tidak nyaman
dalam pencarian koleksi, terlalu lama melakukan browsing
Koleksi dikelompokkan berdasarkan jenis
koleksi/dokumen (1)
Di dalam setiap jenis koleksi/dokumen, dikelompokkan
kembali berdasarkan Subjek studi (2)
Di dalam setiap subjek studi, dapat dikelompokkan
berdasarkan tahun pembuatan dokumen (3)

5.  Contoh Pengelompokan
koleksi digital di
Perpustakaan Digital ITB:
 Pengelompokan pertama
berdasarkan jenis
koleksi/dokumen

6.  Contoh Pengelompokan
koleksi digital di
Perpustakaan Digital ITB:
 Pengelompokan kedua
berdasarkan subjek studi

7.  Contoh Pengelompokan
koleksi digital di
Perpustakaan Digital ITB:
 Pengelompokan ketiga
berdasarkan tahun
pembuatan dokumen

8.  Klik pada menu “Registrasi”
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

9. Proses mengaktifkan keanggotannya dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :
a. Aktivasi yang dilakukan oleh
administrator. Administrator mempunyai
otoritas untuk mengaktifkan atau menon-
aktifkan member. Namun aktivasi tipe ini
disebabkan fasilitas pengiriman kode
aktivasi pada server digital library tidak
aktif.
b. Aktivasi yang dilakukan oleh user. Setelah
melakukan registrasi user akan dikirim
email yang berisi kode aktivasi. Kode
tersebut akan digunakan untuk
mengaktifkan keanggotaan melalui
Confirm for activation, klik mengaktifkan
account untuk mengaktifkannya. Inputkan
email dan validation number anda pada
form yang tersedia.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

10.  Guest: Merupakan user yang tidak login ke aplikasi GDL. User ini dapat
meng-explore digital library tetapi hanya sebatas metadata.
 Public User: Merupakan user yang telah melakukan registrasi dan telah
diaktifkan.Otoritas yang dimiliki meliputi browsing, searching, view article
sampai dengan file versi lengkapnya.
 Editor: Merupakan member yang bertanggung jawab terhadap pemuatan
berita di GDL. Otoritas editor hampir sama dengan member, dimana
editor dapat memasukkan berita yang akan dimuat di GDL.
 CKO (Chief Knowledge Officer): Merupakan member yang mempunyai
tanggung jawab untuk mengelola isi dari digital library. CKO dapat
mengelola metadata, file maupun struktur digital library yang berada
dibawah otoritasnya.
 Admin (Superuser): Merupakan member yang mempunyai otoritas paling
tinggi dari user-user lainnya. Superuser ini dimiliki seorang administrator
yang bertanggung jawab untuk mengelola server GDL.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

11.  Setelah berhasil aktivasi, maka anggota dapat login ke dalam Digilib
ITB, pada menu “Login”.
 User ID = alamat e-mail
 Kata kunci = kata kunci saat registrasi
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

12.  Tampilan halaman depan setelah berhasil login
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

13. Sebelum mengirimkan
metadata dan file ke
perpustakaan digital, kita
persiapkan terlebih dahulu
FOLDER UTAMA
dikelompokkan berdasarkan
jenis koleksi / dokumen.
Di masing-masing folder
utama tersebut, kita
persiapkan juga sub folder
yang dikelompokan
berdasarkan subjek studi.
Di masing-masing sub folder
subjek studi, kita persiapkan
juga sub folder berikutnya
yang dikelompokan
berdasarkan tahun
pembuatan dokumen

14.  Cara kerja pembuatan
folder dan sub-folder di
perpustakaan digital
sama dengan cara
pembuatan folder dan
sub-folder di Windows
Explorer
Menu
membuat
folder

15.  MenuTambah Folder untuk membantu kita dalam
membuat folder
 MenuTampilan Ganda untuk menampilkan Explorer dalam
2 panel, berguna saat memindahkan metadata dari folder
satu ke folder lain
 MenuTampilan satu untuk menampilkan Explorer dalam 1
panel, seperti tampilan di gambar
1
2
3

16.  Contoh ExplorerTampilan Ganda

17.  Contoh Form Pembuatan Folder
 Isi Nama Folder Baru di field “Nama”
 Pilih Folder induk tempat kita menyimpan folder baru

18.  Upload file hanya dapat dilakukan oleh user yang berstatur minimal Editor atau
CKO yang memililki kewenangan lebih luas.
 Editor hanya dapat meng-upload ke dalam foldernya sendiri, sedangkan CKO
dapat meng-upload ke dalam folder yang spesifik.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

19. Pilih folder
Pilih skema
dokumen

20. Judul
• Huruf Kapital atau sesuai asli ?
• Contoh:
• ANALISIS BESARAN
KOEFISIEN PENGALIRAN (C)
Serial
• Judul seri, vol, no., keterangan
waktu
• Contoh: MediaTeknik :
Majalah IlmiahTeknologi, No.
1,Th. XXIII, Edisi Februari 2001
Penulis
• Nama lengkap (gelar ditulis di
belakang nama), (NIM) (utk
mhs)
• Contoh:Yoshe Aulia (NIM
95004028)
Keyword
• Keyword 1, Keyword 2, dst.
• Contoh: Land use, sensitifity
run-off coefficient (C)
DDC
• [Kode Koleksi] [Nomor DDC] [3
huruf Entri Utama],
• Contoh:T 584 IZM
Abstrak & Abstract
• Abstrak Bahasa Indonesia
• Abstrak Bahasa Inggris
Kontributor
• Contoh:
• Pembimbing 1: M. Syahril, Dr.,
Ir., BK.
• Pembimbing 2: Noortjahjono,
Ir., Dipl.HE.
Tanggal dokumen
• Tanggal penerbitan dokumen
(jika tertulis lengkap), jika
tidak, cukup dituliskan
dengan tahun terbit
File
• Jumlah file yang
berkaitan yang akan
di upload

21. Pilih folder
Pilih menu
“upload/edit”
Pilih skema
dokumen ->
dokumen
umum
Isi data
dalam field
Browse file
yang akan di-
upload
Update index

22. Skema data yang digunakan dapat
berupa dokumen umum atau dokumen
format sederhana.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

23. Input data-data yang diperlukan terutama
yang diberi tanda (*) warna merah.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

24. Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

25. Contoh hasil metadata yang telah di-
upload beserta file-nya.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

26. Update Index berguna agar semua metadata yang telah di-upload dapat ditelusur kembali.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.