Archieven Portaal Europa

APEx project co‐funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Archieven Portaal Europa
KIEZEN MAG, MAAR HOEFT NIET
Wim van Dongen
#KVAN13
10 juni 2013 - Amsterdam

#KVAN13: (gedwongen?) KIEZEN

Tekst bij de dia:
Het thema KIEZEN lijkt vooral ingegeven door bezuinigingen. Op de KVAN website staat o.a. als toelichting
op het thema: “De krimpende budgetten hebben gevolgen voor de inzet van mensen en middelen, terwijl
technologische ontwikkelingen tegelijkertijd om investeringen in nieuwe expertise en infrastructuren vragen.
Archivarissen staan daarbij voor moeilijke keuzes die gevolgen kunnen hebben voor de professie.”
Dit klinkt vrij negatief. Je kunt dit m.i. ook positief benaderen: zie dit gegeven niet als een probleem, maar
als een uitdaging: probeer er voor te kiezen om niet te hoeven kiezen.

oude situatie
restaureren
acquireren
inventariseren
terbeschikkingstellen
beheren
digitaliseren
publiceren
resultaten
taken

Tekst bij de dia:
Tot nu toe hadden archiefinstellingen hun “bedrijf” redelijk goed op orde: de te verrichten taken en de te
behalen resultaten waren goed in beeld, alsmede de bijbehorende kosten. De noodzakelijke “mensen en
middelen” waren er vaak ook in voldoende mate en soms zelfs toereikend om nog enige groei in de te
verwachten resultaten te kunnen realiseren.

nieuwe situatie
restaureren
acquireren
inventariseren
beheren
digitaliseren
publiceren
resultaten
taken

Tekst bij de dia:
Echter bij elke bezuiningingsronde raakte dit plaatje steeds meer in onbalans.

… probleem?
restaureren
acquireren
inventariseren
beheren
digitaliseren
publiceren
resultaten
taken

Tekst bij de dia:
Als je wordt geconfronteerd met bezuinigingen, dan kun je daar op twee manieren mee omgaan: besluiten
bepaalde taken niet meer of fors minder te doen, dus het aloude “de tering naar de nering zetten” …

… of uitdaging?
restaureren
acquireren
inventariseren
beheren
digitaliseren
publiceren
resultaten
taken
samenwerken

Tekst bij bovenstaande dia:
… of besluiten de taken die je al deed en het stapje extra dat je daarnaast eigenlijk ook nog wilde doen
(bijvoorbeeld innoveren), op een andere manier te organiseren.
Dit laatste – creatief omgaan met bezuinigingen – kan o.a. door veel en anders te gaan samenwerken en
daarbij volop gebruik te maken van de huidige mogelijkheden van de informatie technologie.

Tekst bij de dia:
Met name bij het publiceren van informatie over archiefmateriaal en het online beschikbaar stellen van het
archiefmateriaal zelf, kan het heel voordelig zijn om ‘slim’ samen te werken met gebruikmaking van de
verworvenheden van de informatie technologie.
Over de keuzes die dit biedt en de kansen die daardoor ontstaan, wil ik graag wat meer vertellen.

Publiceren: waarom?
• geredeneerd vanuit een archiefinstelling:
• de inhoud van je archieven publiekelijk bekend maken
• het gebruik van je archieven c.q. dienstverlening stimuleren
• geredeneerd vanuit “het publiek“:
• gemakkelijk toegang tot informatie opgeslagen in archieven
• sneller en doelgerichter onderzoek kunnen doen
Deze met elkaar verbonden belangen sturen de ontwikkeling van
het publiceren: (papieren) inventarissen > websites > portalen

Tekst bij de dia:
Eerst even het uitgangspunt: waarom is het belangrijk om informatie over archiefmateriaal en het
archiefmateriaal zelf te publiceren?
Volgens mij is het belangrijkste antwoord op die vraag van een archiefinstelling: om bekendheid te geven
aan wat voor een schat aan gegevens hun archieven bevatten om daardoor het gebruik van die archieven
te stimuleren.
En daarmee samenhangend: om ook het gebruik van hun dienstverlening te stimuleren (en dit kan variëren
van een helpende hand bij onderzoek op een studiezaal tot het beschikbaar stellen van digitale kopiëen van
archiefmateriaal via een webshop).
Ik denk dat de verwachtingen van “het publiek” daarbij aansluiten en met “het publiek” bedoel ik natuurlijk
het hele scala aan gebruikers van archieven: onderzoekers, journalisten, hobbyisten, en noem ze allemaal
maar op: doordat informatie over wat er allemaal in archieven te vinden is, gemakkelijk toegankelijk is, kan
er sneller en doelgerichter onderzoek worden gedaan.
Die belangenverstrengeling van archiefinstellingen en publiek stuurt in feite de ontwikkeling van het proces
“publiceren” en daarbij zijn de verwachtingen van “het publiek” inmiddels leidend: anno 2013 verwacht “het
publiek” zeker geen papieren inventarissen meer, begint het afzonderlijke websites per archiefinstelling
omslachtig te vinden en wil het – verwend door Google – het liefst via één kanaal, via één online toegang,
alle informatie die het nodig heeft kunnen vinden.
Het mooie hiervan is: die extra stap naar grotere systemen, dat kunnen archiefinstellingen niet alleen, dat
moeten ze bij uitstek samen doen!

Publiceren: extra mogelijkheden
www.apex-project.eu/index.php/outcomes/publications

Tekst bij de dia:
Het Archieven Portaal Europa is een mooi voorbeeld van een extra mogelijkheid voor archiefinstellingen om
hun content aan een breder publiek en in een breder verband te publiceren.
Dit is de kop van mijn artikel over de achtergrond en het concept van dit portaal, verschenen in het april-
nummer van het Archievenblad van vorig jaar (2012). Het artikel is inmiddels ook online raadpleegbaar.

• twee doelstellingen:
• één online toegangspunt tot alle Europees archiefmateriaal
• aggregatie van metadata van digitaal archiefmateriaal naar Europeana
• infrastructuur:
• basis al opgeleverd door het APEnet project (2009-2012)
• uitbreiding wordt geregeld door het APEx project (2012-2015)
• deelname en workflow:
• elke archiefinstelling met gestandaardiseerde content kan deelnemen
• elke deelnemer houdt zelf volledige controle over de eigen content

Tekst bij de dia:
Een korte samenvatting van dit artikel:
Het Archieven Portaal Europa (http://www.archivesportaleurope.net) is een publicatie en aggregatie
platform, gericht op het verzamelen van informatie over alle Europees archiefmateriaal en het beschikbaar
stellen daarvan via één online toegangspunt.
Daarnaast heeft het als tweede doelstelling te fungeren als aggregator voor het Europese archieven
domein voor het overkoepelende Europees cultureel erfgoed portaal Europeana (http://www.europeana.eu).
De basis infrastructuur daarvoor is al gerealiseerd. Het is het resultaat van de inspanningen van een aantal
Europese nationale archieven binnen het door de EU gesubsidiëerde APEnet project (2009-2012).
Inmiddels is er een vervolgproject gestart, het APEx project (2012-2015), ook weer gesubsidiëerd door de
EU, met als doel het portaal verder uit te breiden. Niet alleen met meer functionaliteit, maar ook met meer
deelnemers (dus: meer landen en meer archiefinstellingen per land) en meer content (dus: meer
archiefbeschrijvingen en meer daaraan gekoppelde digitale content).
Het concept van het portaal is eenvoudig: elke archiefinstelling kan deelnemen en content aanbieden, mits
die voldoet aan internationaal geaccepteerde archiefstandaarden, waarvan EAD (Encoded Archival
Description) de belangrijkste is.
Vervolgens heeft elke deelnemende archiefinstelling via het back-end van het portaal – het Dashboard –
volledige controle over de eigen content.
De deelnemende archiefinstelling bepaalt dus zelf welke content via het Archieven Portaal Europa wordt
gepubliceerd en ook welke content daarvan wordt doorgestuurd naar Europeana.

• automatisch voordeel voor deelnemers:
• groter publieksbereik voor de eigen content
• eigen content virtueel in ‘cross-border‘ en ‘cross-domain‘ context
• nieuwe rol nationale archieven > nog meer voordeel:
• ondersteuning bij de implementatie van archief standaarden
• beschikbaarstelling van open source software tools
• hulp bij publicatie van content via het portaal en via Europeana
• on-line en on-site support (handleidingen, workshops, demo-omgeving)
• beschikbaarheid van kennis netwerk

Tekst bij de dia:
Deelname aan het Archieven Portaal Europa levert zowieso één groot voordeel op:
De content van individuele archiefinstellingen krijgt automatisch een groter (internationaal) publieksbereik
en kan virtueel herenigd worden met soortgelijk, maar in de loop der tijden over verschillende locaties
verspreid geraakt archiefmateriaal (cf een grote wens van onderzoekers zoals vanochtend ook door mw.
Sheila Anderson naar voren gebracht).
Bovendien kan deze content – door gebruik te maken van de koppeling met Europeana – ook nog eens in
verband worden gebracht met een grote variëteit aan cultureel erfgoed objecten uit Europese bibliotheken,
musea en diverse andere cultureel erfgoed instellingen.
Door de focus van het APEx project op het uitbreiden van het portaal met meer deelnemers en meer
content, is de rol van de nationale archieven binnen dit project veranderd: zij zijn nu niet alleen
verantwoordelijk voor het publiceren van hun eigen content via het portaal, maar ook voor het aggregeren
van content van de lokale en regionale archiefinstellingen in hun land. Als zodanig dienen zij de lokale en
regionale archiefinstellingen zoveel mogelijk on-line en on-site bij te staan.
Dit levert extra voordelen op voor de aan het portaal deelnemende archiefinstellingen:
Naast meer naamsbekendheid, betere vindbaarheid voor de archieven die zij beheren en meer ‘traffic’ voor
hun eventueel beschikbare on-line services, kunnen zij ook gebruik maken van het potentieel van het
Archieven Portaal Europa netwerk.

Dat biedt namelijk:
• technische ondersteuning bij de implementatie van archief standaarden,
• werkbare open source software tools
• hulp bij het verwerken en publiceren van content via het Archieven Portaal Europa en via Europeana
• on-line en on-site support in de vorm van handleidingen, workshops en toegang tot een demo-omgeving
van het portaal
• maar bovenal toegang tot een community van toegewijde Europese collega-professionals en hun
kennis.

Publiceren: kiezen mag, hoeft niet

Tekst bij de dia:
Deelname aan het Archieven Portaal Europa kan prima samen gaan met het onderhouden van een eigen
website en deelname aan andere publicatie platforms. En omdat deelname gratis is, betreft het dan
eigenlijk geen echte keuze, althans niet een keuze die consequenties heeft inzake ‘mensen en middelen’ en
dus zou moeten worden gewikt en gewogen in het kader van de bezuinigingen problematiek.

Publiceren: kiezen hoeft niet

Tekst bij de dia:
Een voorbeeld van het niet maken van een keuze:
Het Nationaal Archief publiceert de eigen inventarissen op de eigen website Gahetna.nl.
Hier heb ik gezocht op het trefwoord “Remissorium” en dan krijg ik inventarisnummer 2149 “Remissorium
Philippi” van het archief van de Graven van Holland, feitelijk zelf ook een (eigentijdse) inventaris.

Tekst bij de dia:
Het Nationaal Archief publiceert de eigen inventarissen ook in het Archieven Portaal Europa.
Hier heb ik ook de zoekterm: “Remissorium” ingevoerd, vervolgens “land” je op het zoekresultaat in de
context van de volledige inventaris.

Tekst bij de dia:
Het Nationaal Archief levert vanuit het Archieven Portaal Europa gegevens over digitale objecten door naar
Europeana. Ook hier is weer de zoekterm: “Remissorium” ingevoerd.
Conclusie: het Nationaal Archief heeft er dus voor gekozen om alle beschikbare publicatie kanalen te
gebruiken.

Tekst bij de dia:
Overigens – en misschien voor sommigen onder u ten overvloede – als er binnen het Archieven Portaal
Europa of binnen Europeana op de getoonde thumbnail van een digitale object wordt geklikt, dan wordt de
gebruiker automatisch doorgeleid naar de weergave van dat digitale object op de website van de originele
content aanbieder, in dit geval dus naar de specifieke scan van het “Remissorium Philippi” op Gahetna.nl

Publiceren: kiezen mag

Tekst bij de dia:
Maar natuurlijk is het ook mogelijk om bewust enkel en alleen voor deelname aan het Archieven Portaal
Europa te kiezen, juist in het kader van de bezuinigingen problematiek en juist omdat deelname gratis is.
Vooral voor kleinere archiefinstellingen kan dit een interessante optie zijn: het geld dat wordt bespaard door
zelf geen website met geavanceerde zoekmachine in te richten en te onderhouden, kan dan aan andere
taken worden uitgegeven, bijvoorbeeld aan digitalisering van archiefmateriaal.
Als wordt overwogen om een dergelijke bewuste keuze voor deelname aan het Archieven Portaal Europa te
maken vanuit het oogpunt van kostenbesparing, dan is het goed om te weten dat dit tevens ook een keuze
is voor een groei-model: de enige randvoorwaarde voor deelname – het standaardiseren van content – is
tegenwoordig welhaast een ‘must’ voor deelname aan de meeste publicatie platforms (denk maar aan “de
basis” van DEN) en in het geval van het Archieven Portaal Europa wordt de deelnemers daarbij ook nog
eens assistentie aangeboden. Daarnaast is het niet noodzakelijk om al over gedigitaliseerd archiefmateriaal
te beschikken: er kan worden gestart met het publiceren van inventarissen en op termijn kan aan die
inventarissen stapsgewijs gedigitaliseerd archiefmateriaal worden gekoppeld.
Zodra er op die manier gedigitaliseerd archiefmateriaal in het Archieven Portaal Europa beschikbaar is, dan
kan er ook gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om via het Archieven Portaal Europa content door
te leveren naar Europeana.
In dit verband wil ik nog even het grote verschil tussen het Archieven Portaal Europa en Europeana
benadrukken: het Archieven Portaal Europa heeft als uitgangspunt het publiceren van inventarissen en
bevat dus ook informatie over archiefmateriaal dat nog niet is gedigitaliseerd.
Europeana is echter alleen geïnteresseerd in links naar digitale objecten en de daarbij bijbehorende
metadata en zal dus altijd veel minder informatie over het in Europa beschikbare archiefmateriaal bevatten
dan het Archieven Portaal Europa. In die zin zou voor archiefinstellingen deelname aan het Archieven
Portaal Europa altijd eerste keus moeten zijn, want dat zorgt er namelijk voor dat de parafrase op: “wat niet
op internet staat bestaat niet” namelijk: “wat niet gedigitaliseerd is bestaat niet” niet bewaarheid wordt (ook
een zorg voor onderzoekers zoals vanmorgen geuit door mw. Sheila Anderson).

Tekst bij de dia:
Een voorbeeld van een bewuste keuze voor deelname aan het Archieven Portaal Europa:
Het Streekarchief van het Land van Heusden en Altena heeft op de eigen website geen uitgebreide
zoekfaciliteiten voor de eigen inventarissen, die het al wel naar EAD heeft omgezet.

Tekst bij de dia:
Het heeft daarom onlangs alle inventarissen geupload naar het Archieven Portaal Europa …

Tekst bij de dia:
… en daar zijn inmiddels 350 inventarissen, samen goed voor bijna 100.000 bestanddeelbeschrijvingen,
uitstekend doorzoekbaar.

Publiceren: kansen en uitdagingen

Tekst bij de dia:
Ik ben me er van bewust dat mijn verhaal tot nu toe een hoog “wij van WC-eend adviseren WC-eend”
gehalte heeft.
Er zijn naast het Archieven Portaal Europa natuurlijk ook andere nationale en internationale portaal
initiatieven, die ook hengelen naar de content van individuele cultureel erfgoed instellingen.
Collectie beheerders lopen momenteel dus het risico meer van dit soort verkooppraatjes te moeten
aanhoren en zullen mogelijk door de bomen het bos niet meer zien of – erger nog – afhaken, vooral als
deelname aan meerdere portaal initiatieven teveel werk met zich mee brengt.
Ik had het aan het begin van deze presentatie over “ervoor kiezen om niet te hoeven kiezen”: welnu de
verschillende portaal en aggregator initiatieven kunnen dat mogelijk maken door ook onderling ‘slim’ samen
te werken.

Tekst bij de dia:
Zij moeten niet met elkaar concurreren om de gunst van de cultureel erfgoed instellingen, maar moeten in
plaats daarvan hun systemen ‘slim’ aan elkaar koppelen, zodat het voor die individuele instellingen zo
eenvoudig en goedkoop mogelijk wordt om content aan te bieden en te laten aggregeren.
Als we aan de ‘voorkant’ van onze systemen streven naar één on-line toegangspunt, dan zouden we dat
eigenlijk ook aan de ‘achterkant’ van die systemen, bij het opnemen van content, moeten nastreven. Dat
zou de efficiëncy ten goede komen, zowel bij de individuele cultureel erfgoed instellingen als bij de diverse
portaal en aggregator initiatieven.
Het Archieven Portaal Europa kan en wil daarbij een rol spelen. Op dit moment wordt er al gewerkt aan een
koppeling tussen Archieven.nl en het Archieven Portaal Europa, waardoor Archieven.nl content ook
automatisch in het Archieven Portaal Europa kan worden opgenomen, en dit kan een blauwdruk opleveren
voor koppelingen met andere systemen, bijvoorbeeld met de afgelopen vrijdag (7 juni) gepresenteerde
noordelijke archiefnetten of met het Zuid-Holland portaal.
Maar er is meer mogelijk …

Tekst bij de dia:
Afgelopen woensdag (5 juni) heeft het project Digitale Collectie Nederland een aggregator dag gehouden.
Helaas kon ik daar niet bij aanwezig zijn, maar uit de reacties die ik on-line heb kunnen lezen concludeer ik
dat tijdens die dag ook naar voren kwam dat er meer moet worden samengewerkt, vooral ook tussen
aggregatoren. Er werd zelfs een nieuw motto geopperd: “van collectie naar connectie”.
Het project Digitale Collectie Nederland heeft als doel digitale content van alle cultureel erfgoed instellingen
op nationaal niveau voor te sorteren voor aggregatie naar Europeana.
Op de website van het project staat dit aggregatie plaatje. Daaruit maak ik op dat dit project voor de
realisatie van de beoogde nationale Europeana aggregator behoefte heeft aan een aggregator voor ieder
afzonderlijk cultuur domein, dus ook voor de Nederlandse archieven.

Tekst bij de dia:
Straks zal Martin Berendse het programma Archief2020 presenteren (voorheen het programma: “Innovatie
Archiefsector”) …

Tekst bij de dia:
… dit innovatieprogramma kent vijf actielijnen waaraan het wil bijdragen en nummer drie daarvan is:
de toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland …
… binnen deze derde actielijn wil het programma Archief2020 graag een nationaal archieven portaal helpen
realiseren.

Tekst bij de dia:
Welnu: voor deze twee initiatieven moet de benodigde infrastructuur nog worden geregeld, terwijl het
Archieven Portaal Europa er al een heeft gerealiseerd. Bovendien bestaat binnen het Archieven Portaal
Europa al de mogelijkheid om content te filteren per land. Dit zou de basis kunnen zijn voor het aanbieden
van content per land in een virtueel afgeleide van het portaal.
Dit is mijns inziens een kans om samen gebruik te maken van één centrale infrastructuur, dus met één
aanleverpunt voor archiefinstellingen, om daar dan vervolgens één efficiënt aggregatie systeem op te
baseren.

Tekst bij de dia:
Voorwaarde is dan wel dat die gezamenlijke infrastructuur zodanig kan worden geconfigureerd dat die ook
kan fungeren als basis infrastructuur voor alle andere portaal initiatieven én dat collectie beheerders zelf
kunnen bepalen waar hun content naar toe gaat en langs welke wegen.
Voor het huidige Archieven Portaal Europa framework betekent dat slechts het inbouwen van een extra
‘afslag’ naast de reeds bestaande richting Europeana.

Publiceren: kansen en uitdagingen
APE:
the missing link for European archives
collaborating for accessibility

Tekst bij de dia:
Als dat gerealiseerd kan worden, dan zal het Archieven Portaal Europa ook in Nederland kunnen worden
geafficheerd als “de missing link voor archieven” en dan zal het APEx project deze oude slogan van het
voormalige APEnet project volledig kunnen waarmaken.

Meer informatie
• APEx project website:
http://www.apex-project.eu
• Archieven Portaal Europa:
http://www.archivesportaleurope.net
• Archieven Portaal Europa groep binnen de Archief 2.0 community:
http://www.archief20.org/group/archieven-portaal-europa
• Aanmelden voor deelname:
https://surveymonkey.com/s/apexwp5dutch1

Tekst bij de dia:
Via deze url’s is meer informatie te vinden over het Archieven Portaal Europa en het APEx project dat de
doorontwikkeling daarvan aanstuurt.
De eerste url is die van de website van het APEx project. De tweede url is die van het Archieven Portaal
Europa en de derde url is die van een speciale Archieven Portaal Europa groep binnen de Archief 2.0
community, waarbinnen alle nieuws over het project en het portaal wordt gepubliceerd.
De laatste url is er een naar een SurveyMonkey enquête: een vragenlijst voor archiefinstellingen die
geïnteresseerd zijn in deelname aan het Archieven Portaal Europa.
Het invullen van deze vragenlijst wordt warm aanbevolen. Hij begint met de vraag of er überhaupt interesse
is in deelname aan Archieven Portaal Europa en als die vraag bevestigend wordt beantwoordt, dan volgen
er wat vragen over de aard en de omvang van de data die zouden kunnen worden aangeleverd.
De vragenlijst kan ook worden gebruikt om enkel en alleen interesse in deelname kenbaar te maken.
Vervolgens zal er dan contact worden opgenomen om de mogelijkheden daartoe door te spreken.
Eventueel kan deze vragenlijst vooraf worden ingezien: hij is als PDF gepubliceerd in de Archieven Portaal
Europa groep van de Archief 2.0 community:
http://www.archief20.org/group/archieven-portaal-europa/forum/topics/enqu-te-archieven-portaal-europa
Uiteraard kan er ook altijd rechtstreeks contact met mij worden opgenomen, want ik ben namens het
Nationaal Archief contactpersoon voor Nederland voor het APEx project (APEx country manager
Nederland) voor zowel archiefinstellingen als software leveranciers die willen worden ‘aangesloten’:
• Email: wim.van.dongen@nationaalarchief.nl
• Skype: wim.v.dongen
• Twitter: @dongensis
Desgewenst kom ik graag bij u langs om e.e.a. nader toe te lichten.

dank voor uw aandacht!
VRAGEN?
wim.van.dongen@nationaalarchief.nl

Archieven Portaal Europa

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (16)

Destacado

Destacado (20)

Similar a Archieven Portaal Europa

Similar a Archieven Portaal Europa (20)

Más de KVANdagen

Más de KVANdagen (20)

Archieven Portaal Europa