To pay or not to pay? Door: Ellen Fleurbaay en Gert Zwagerman

1. To pay or not to pay
is that the question?
Stadsarchief
KVAN dag KIEZEN!
Amsterdam, 10 juni 2013
Ellen Fleurbaay
Gert Zwagerman

2. Herformulering vraagstelling
 Hoe kan de online raadpleging van archieven
gefinancierd worden?
 Wie betaalt welk deel van de kosten?

3. Drie kandidaten voor de rekening
 Burger betaalt bij gebruik
 Archiefbewaarplaats met wettelijke opdracht archief te
beheren en beschikbaar te stellen
 Archiefvormer bij overdracht en / of bij gebruik

4. Overdracht Bevolkingsadministratie
 Archiefkaarten – 2.592.046 scans
 Persoonskaarten - 776.164 scans
 Woningkaarten - 780.727 scans
 GBS - 590.894 - tiffs met mutatieregels

6. Kosten online brengen en houden
 Incidentele kosten
Productie en indexeren 4.148.937 scans: € 297.000
 Structurele kosten
Afschrijving raadpleegdepot E-depot: € 27.500 p.j.
Hosting en onderhoud: € 64.000 p.j.
Helpdesk: ca. € 50.000
Ca. 1/4 structurele kosten toegerekend aan indexen = ca. € 35.000

7. Besparing voor archiefvormer
 Opslagkosten – ca. € 2.000 op jaarbasis
 Personeel, 1 fte op jaarbasis - € 50.000

8. Compliment ‘Der Standard’
 Träume eines Hobbyhistorikers werden wahr
Klaus Taschwer, 28. April 2013, 17:53
„ Hat man erst einmal im größten und vermutlich besten
Stadtarchiv der Welt Dokumente eingesehen, wird klar, wie
benutzerunfreundlich viele Archive in Österreich sind … „

9. Leges Stadsarchief Amsterdam
 2003 123.140
 2005 165.436
 2007 228.017
 2009 263.720
 2011 253.250
 2012 264.245
 schatting: 25% is direct of indirect gerelateerd aan deze
4 bestanden van het Bevolkingsregister

10. E-depot in concern Amsterdam
 Archiefbewaarplaats voor digitale informatie
> regulier over te brengen informatie
> vraag:
wanneer brengen we over?
 Generieke voorziening voor semi-statisch archiefbeheer
> vraag:
- alleen blijvend te bewaren informatie, of ook
- op termijn te vernietigen informatie
- en zo ja, voor alle bewaartermijnen?
 3 pilots: bouwdossiers stadsdelen, diensten Zuidas en

11. Overbrenging bouwdossiers (1)
 Bouwdossiers in beheer bij (ca. 4 km) bij stadsdelen
gevolgen:
> vanaf 1905 niet overgebracht
> intensief lokaal gebruik door publiek en administratie
> stadsdelen heffen leges voor inzage / onderzoek /
gevraagde reproducties
> digitalisering ingezet (vervanging)
 Belemmering voor overbrenging:
> intensief gebruik
> legesinning

12. Overbrenging bouwdossiers (2)
 Het plan:
> Alle dossiers overbrengen
> Per stadsdeelorganisatie in tenant E-depot
- raadpleging burgers via website Stadsarchief
- gebruik administratie met behulp van lokale systemen
> Openbaar tenzij:
- specifieke panden
- WBP: persoonsgegevens
> Raadpleging publiek via de website Stadsarchief
> Leges voor reproducties via Stadsarchief
> Leges voor technische hulp via stadsdeel

13. Overige pilots
 Dienst Zuidas:
Vanuit DMS (Sharepoint) E-depot inzetten als semi-
statisch archief voor digitaal geboren informatie
> vooralsnog geen overbrenging, maar overdragen in
beheer
 Ontwikkelingsbedrijf:
Gedigitaliseerde erfpachtdossiers overdragen naar
tenant in E-depot (semi-statisch archief)

14. Kosten online brengen en houden
 Incidentele aansluitkosten
Urencapaciteit Stadsarchief: € 24.000,-
Urencapaciteit Stadsdeel: € 9.500,-
Externe kosten leveranciers: € 15.000,-
Onvoorzien: € 14.000,-
Totaal € 62.500,-
 Structurele kosten
Tarief per Terabyte: € 5.000,- p/j
Software: € 19.000,- p/j
Totaal € 24.000,- p/j voor 1 Tb

15. Besparingen in concern
1. Inzage (bouw-)dossiers
2. Opslagkosten papieren dossiers
3. Het niet (volledig) hoeven inrichten van een Rodin-proof
digitale beheeromgeving
4. Ontdubbeling van digitale informatie in E-
depotomgeving
5. Besparing in backupvoorzieningen
1 en 2: ca. € 350.000,- p/j (casus bouwdossiers)
3, 4 en 5: P.M.

16. Ook hier: wie betaalt wat (1)
 Binnen concern:
- Stadsarchief
- archiefvormer
- en hoe als E-depot generieke voorziening is?
 Betaalt een archiefvormer voor raadpleging van ‘zijn’
informatie in het E-depot?

17. Ook hier: wie betaalt wat (2)
 Voorlopige conclusie:
 > Zo snel mogelijk onderbrengen digitale informatie in
E-depot bespaart kosten, zeker na vervanging
papier
> Of dat ook zo is ten opzichte van digitaal geboren
informatie, is de vraag
 Soortgelijke kostprijsberekening ook toe te passen bij
aansluiting externe organisaties.

18. Stelling
 Als je Open Data interpreteert als Toegankelijke en
Transparante Data is dat voor zowel burger als overheid
op termijn goedkoper dan wanneer je open data
interpreteert als Gratis Data

19. Stelling
 Hoe eerder archivalia centraal worden beheerd en aan
de archiefdienst overgedragen hoe transparanter en
goedkoper de service voor gemeentelijke diensten
onderling en voor de burger.

20. Nav EU-initiatief brief Staatssecretaris BZ
aan 2e Kr, dd: 20-1-2012
 “Nederland staat op hoofdlijnen positief tegenover de voorstellen van de
Commissie. Het Nederlandse beleid is gericht op het makkelijker maken van
hergebruik van overheidsinformatie”.
 “Uitbreiding van de reikwijdte van de richtlijn naar archieven, bibliotheken en
musea acht Nederland ongewenst”.
 “Archieven, bibliotheken en musea mogen voor hergebruik van hun data meer
vragen dan het marginale tarief. Dit betekent dat zij naast subsidies eigen
inkomsten kunnen blijven verwerven”.
 “Daarnaast steunt Nederland vrijwillige samenwerking van nationale
erfgoedinstellingen in Europeana”.